Effektivisering av diktathantering Vårdcentralen City 22 maj 2015

EXAMENSARBETE 2015-05-22 Elin Roberts Medicinsk Sekreterare, 400 YH-poäng Effektivisering av diktathantering Vårdcentralen City 22 maj 2015 Stora torget 7 611 83 Nyköping Tfn 0155-24 87 85 info@campusnykoping.se www.campusnykoping.se

Sammanfattning Jag studerar till medicinsk sekreterare vid Campus Nyköping. Jag har genomfört 20 veckor av LIAperioder (lärande i arbete) på olika enheter och på min sista LIA-period på Vårdcentralen City väcktes mitt intresse för att effektivisera diktathanteringen då detta är en stor påfrestelse för just denna vårdcentral. Att ligga efter med oskrivna diktat påverkar arbetsmiljön för de medicinska sekreterarna, men det inverkar även på läkarna, sjuksköterskorna och framförallt patienter. Oskrivna diktat utgör även ett hot mot patientsäkerheten. Ett mål som verksamheten har är att alla diktat ska vara inskrivna inom 3 dagar från dikteringstillfället. Detta är i nuläget en ohållbar ekvation då verksamheten listar fler patienter som behöver vård och det endast är fyra medicinska sekreterare på plats för att dokumentera dessa nytillkomna besök. Jag valde att se efter hur man kan effektivisera diktathanteringen och med enkla förändringar genomföra detta och implementera metoder för att nå målet.

Innehållsförteckning BAKGRUND... 1 PROBLEMFORMULERING... 2 MÅL... 3 METOD... 4 RESULTAT... 5 SLUTSATSER... 8 ARBETSFÖRDELNING... 9 DIKTATLISTAN... 11 AVBROTT... 12 IMPLEMENTERING... 12 UPPFÖLJNING... 14 REFERENSER... 15 BILAGA 1... 16 BILAGA 2... 17 BILAGA 3... 18

Bakgrund Vårdcentralen City i Eskilstuna ligger centralt beläget och har cirka 16 300 listade patienter. Den har nyligen genomgått en renovering och varje dag listar sig nya patienter på vårdcentralen. Vårdcentralens motto är med engagerad och professionell personal vill vi på Vårdcentralen City ge dig bästa kvalitet vid varje besök. Vi erbjuder trygghet med en fast vårdkontakt för alla åldrar och behov. Verksamheten består av cirka 55 anställda; här finns bland annat läkare, sjuksköterskor, sjukgymnaster, kuratorer, arbetsterapi och en familjecentral med BVC. Inom den administrativa delen finns det en verksamhetschef, klinikassistent/samordnare och 6 medicinska sekreterare. Min idé till examensarbetet tog form när jag gjorde mina sista 8 veckors LIA (lärande i arbete) på Vårdcentralen City i Eskilstuna. Jag bestämde mig rätt tidigt att mitt examensarbete skulle handla om diktathantering. Något jag uppmärksammade när jag var på praktiken var att de medicinska sekreterarna halkade efter med diktaten varje vecka. Med omkring 150 mottagningsbesök till vårdcentralen varje dag blir det en hel del diktat som ska skrivas. De diktaten blir då fördelade på de 6 medicinska sekreterare (varav en är heltidssjukskriven och en sekreterare med andra arbetsuppgifter) som dessutom har andra arbetsuppgifter såsom receptionsarbete, posthantering och svara på inkommande telefonsamtal. Detta leder till en stressig arbetsmiljö för sekreterarna. Det påverkar även att patientsäkerheten blir hotad då konsekvensen för läkare och sjuksköterskor blir att de istället för att kunna läsa igenom en journal inför patientbesöket måste lyssna igenom diktatet vilket tar längre tid. Det innebär också att viktig information gällande patienten kan missas att ta upp vid mottagningsbesöket. Diktatlistan är indelat i tre olika prioriteringar. De mest akuta diktaten markeras med en 2:a, sedan en 1:a och de lägst prioriterade markeras med en 0:a. Många läkare markerar ofta sina diktat med en 2:a fast det inte är akut endast för att de vet att det blir fortare utskrivet då. Det som händer då är att 0:orna ofta blir liggande väldigt länge då de inte prioriteras lika snabbt. Detta är då början på en snöbollseffekt. Patienter får sena svar, ringer till vårdcentralen på grund av oro och detta tar då tid från sjuksköterskorna som svarar i telefonen på Tele-Q och inte kan få fram någonting skrivet från journalen. De i sin tur kontaktar sekreterarna som då måste avbryta det de håller på med för att skriva detta diktat. Eller så drabbas remitterande enheter av detta då det dröjer för vårdcentralen att skicka iväg ett remissvar. Det tar då tid från både remitterande enhet och mottagande enhet då de båda måste agera detektiver för att få fram remissen. Då vi tidigare i utbildningen har fått arbete med olika förbättringsmodeller (såsom LEAN och PGSA) har jag fått upp mitt intresse att arbeta med förbättring för att se hur man kan göra framsteg på en 1

arbetsplats genom att använda sig av olika modeller och arbeta fram en struktur som leder till förbättring. I detta fall gäller det sekreterarnas arbetssituation för att effektivisera diktathanteringen. Jag har förankrat min idé med verksamhetschefen Irene Bävman-Fjäll som var positiv till förslaget och likaså de medicinska sekreterarna som vill förbättra och effektivisera sitt arbete. Problemformulering En medicinsk sekreterares arbetsdag är fylld av att skriva ut diktat i form av journal -anteckningar, men arbetsdagen inkluderar även en hel del andra arbetsuppgifter såsom posthantering, svara på inkommande telefonsamtal, receptionsarbete etc. Enligt medicinske juristen Oskar Höllgren är det läkarsekreterarna som har ansvaret för patientsäkerheten (http://www.imrab.se/kurs/hantering-avfarliga-diktat/). Om det nu är en sekreterares ansvar, hur kan man då: frigöra mer tid åt denne för att arbetet ska bli patientsäkert och minska stressen för de medicinska sekreterarna? göra förändringar så att det blir kortare tid mellan diktattillfället till ett färdigskrivet diktat? strukturera om arbetsdagen för att få mer ostörd tid till att skriva diktaten? För att hitta lösningar till problemen ovan har jag använt mig av det så kallade problemträdet (Föreläsning med Patric Landin - Ledning och styrning av komplexa organisationer och verksamhet ). De grundläggande frågor ett problemträd/problemanalys bör besvara är dessa: Vilket är det huvudsakliga problemet som ska lösas med hjälp av projektet? Vad orsakar problemet? Vilka är de grundläggande orsakerna till att huvudproblemet existerar? Vilka konsekvenser har problemet? Vem drabbas av problemet? I problemträdet utgör orsakerna rötterna till problemet som i sin tur symboliserar stammen, det centrala problemet. Problemets effekter blir trädets krona. Ett problemträd (fig 1) läses alltid nedifrån och upp. Jag har valt att undersöka en sekreterares arbetsuppgifter, störmoment/avbrott och antal skrivna diktat per dag för att hitta eventuella tidstjuvar. Syftet med detta förbättringsarbete är alltså att försöka minska stressen hos de medicinska sekreterarna och att hitta lösningar på att strukturera om arbetsdagen för att frigöra mer tid åt diktathantering och att göra den mer patientsäker. 2

Får mer att göra i och med att diktatlistan växer Uppnår ej patientsäkerhet Stressig arbetsmiljö Lång diktat lista Störmoment/avbrott Andra arbetsuppgifter Möten Figur 1- Problemträd Mål Det önskade läget för verksamheten är att akuta diktat (prioritering 2) skrivs omgående, diktat med prioritering 1 ska skrivas samma dag och oprioriterade diktat (0) ska vara utskrivet inom 3 arbetsdagar. För att nå dit passar det att använda SMART-modellen (Föreläsning med Patric Landin - Ledning och styrning av komplexa organisationer och verksamhet ); det är ett hjälpmedel för att ta fram effektiva mål. SMART (https://www.ledarna.se/globalassets/checklistor/smarta_mal_checklista.pdf ) står för: Specifika (det ska vara tydligt vad som ska uppnås) Mätbara (ska kunna gå att mäta förändringen) Accepterade (de som ska uppfylla målen måste vara med på tåget annars blir motivationen låg och möjligheten för att målet inte uppfylls ökar) Realistiska (det ska vara faktiskt möjligt att uppnå målet. Om det uppstår diskussion är det viktigt att vara lyhörd för det upplevda motståndet hos medarbetarna) Tidsbundna (det ska finnas en tydlig deadline och prioritering för målet) 3

Viljan till förändring hos de som ska utföra förbättringen, det vill säga de som har problemet i sin vardag, är förbättringsarbetets viktigaste hörnstenar, alltså de medicinska sekreterarna. Målet är således att se så att diktathanteringen flyter på mer effektivt eftersom detta är en medicinsk sekreterares huvudsakliga uppgift. Att kunna minska avbrotten/störmomenten genom att titta lite extra på sekreterarnas schema och eventuellt strukturera om det skulle möjligtvis få arbetet att flyta på bättre. Metod Det gäller att finna roten till det onda och för att bli av med problemet måste man genom aktiviteter angripa rötterna. Rötterna har jag angripit genom att dela ut enkäter till sekreterarna som mätte störningsfrekvensen (bilaga 3), arbetsuppgifter (bilaga 2) och antal skrivna diktat (bilaga 3). Detta mättes under två veckor i april på de tre heltidsarbetande medicinska sekreterarna. De fick föra pinnstatistik för att mäta antal avbrott per dag och antal skrivna diktat per vecka. De fick även skriva hur många timmar de utför på de mest vanliga arbetsuppgifterna en sekreterare har och anteckna kommentarer på övriga uppgifter om något saknades i enkäten. Intervjuerna har varit helt anonyma. De har försökt ge så utförliga svar som möjligt, något jag har all respekt för då jag vet hur mycket de har att göra på vårdcentralen. Jag har även tittat på hur andra vårdcentraler har genomfört förbättringar inom samma problem. (https://www.skane.se/upload/webbplatser/utvecklingscentrum/dokument/programrapport_patientdata _webb_okt10.pdf ) Det har varit väldigt intressant att läsa om olika förbättringsarbeten och implementeringar. Jag har kunnat använda mig av dessa metoder och jämföra olika tillvägagångssätt för att det ska passa mitt examensarbete. 4

Resultat På Vårdcentralen City arbetar sex medicinska sekreterare, varav tre stycken arbetar heltid och en 75 % med enbart medicinska sekreteraruppgifter. Två sekreterare är heltidssjukskrivna. En sekreterare är klinik assistent och har andra arbetsuppgifter. Jag lämnade ut fyra enkäter och tyvärr blev det ett objektbortfall av dessa fyra. Eftersom jag bara har kunnat mäta resultat på tre sekreterare faller resultatet något (vårdcentralen har tre timanställda pensionärer som enbart skriver) då det egentligen skrivs mer diktat än vad som är inräknat på enkäten. Dessutom har det nyligen anställts en sekreterare på 90 % och de är i processen att anställa en till sekreterare på 100 %. Den sammanlagda arbetstiden för de tre sekreterarna uppgår till 120 timmar/vecka. Sekreterarna fick uppskatta hur många timmar de har utfört respektive arbetsuppgift och även ange kommentarer om det var något som hade glömts bort på enkäten. Diagrammet visar tydligt att den vanligaste förekommande arbetsuppgiften som tar mest tid är receptionen, sedan diktatskrivning och posthantering. Kommentarer innefattar bland annat bokning av läkemedelsluncher och Heromaarbete. Hur arbetsfördelningen är fördelade i procent över de mest förekommande arbetsuppgifterna ses i diagrammet nedan: 5

För att klargöra i timmar ser arbetsfördelningen ut såhär fördelat på två veckors mätning: Reception 102 Diktatskrivning 77 Telefonsamtal 15 Hanterat bevakningar 1 Möten 3 Scannat 0 Posthantering 26 Annat 9 Sekreterarna fick också fylla i en enkät om vilka de vanligt förekommande avbrotten är under en arbetsdag, nedan är resultatet för avbrott under en arbetsdag för vecka 16 och 17. Telefonen ringer 14 Läkare behöver hjälp 7 Strul med datorn 18 Material saknas 4 Hjälp till receptionen 18 Avlösning kollegor 23 Möten 0 Annat 44 Kommentarer innefattar bland annat dator- och skrivarhaveri, övrig personal som behövt hjälp, avbrott av patienter när andra kategorier är sjuka. 6

Telefonen ringer 26 Läkare behöver hjälp 14 Strul med datorn 6 Material saknas 2 Hjälp till receptionen 19 Avlösning kollegor 5 Möten 1 Annat 5 Kommentarer innefattar bland annat hjälpa kollega att lyssna, städa i köket, fylla på kopiatorn, städa i postrummet, fixa med tolkar till distriktssköterska, bokning till väntelista. 7

Antal skrivna diktat över två veckor uppgår till 319 stycken mätt på tre sekreterare. 350 Antal skrivna diktat vecka 16-17 300 250 200 150 100 50 0 Vecka 17 144 Vecka 16 175 Slutsatser Jag spenderade 8 veckors praktik på Vårdcentralen City. Under den tiden såg jag hur diktatlistan bara växte och växte och att inga direkta insatser gjordes för att hejda tillväxten. Med insatser menar jag att det aldrig hölls några möten om rådande situation och lösningar till tillväxten av diktat listan. Som jag nämnde tidigare så måste man ta tag i roten till det onda och även om det betyder att man i nuläget måste lägga tid på att komma åt problemet så blir det bättre på längre sikt. Prokrastinering (från latinets pro = framåt och crastinus = morgondagen) är i det här fallet en dålig metod. Prokrastineraren tenderar att ägna sig åt lågprioriterade sysslor så snart något verkligt högprioriterat står och stampar vid dörren. (http://www.svd.se/kultur/understrecket/konsten-att-skjuta-upp-detoundvikliga_8083916.svd) Att skjuta upp att ta tag i diktatlistan förvärrar arbetsmiljön för sekreterarna och kan i värsta fall leda till utbrändhet och sjukskrivningar. Det är lätt att bli hemmablind på en arbetsplats efter många år i yrket och det kan kännas svårt att ta tag i problemen. Det gäller att alla är med på att vilja genomgå en förändring och framförallt krävs det gehör och förtroende från chefen. Efter att ha läst olika rapporter om förbättringsarbeten inom vården så verkar det som att det medicinska sekreteraryrket är lite undanskjutet. Det är viktigt att kommunicera med alla yrkesgrupper på en arbetsplats och extra viktigt för sekreterarna då vi är spindlarna i nätet och visa vad vi egentligen gör så att resten av yrkesgrupperna får upp ögonen för oss. 8

Då syftet med detta examensarbete är att ge förslag på hur diktathantering på Vårdcentralen City kan effektiviseras har jag arbetat fram en rad förbättringsförslag. Arbetsfördelning Att göra en enkät där man ska uppskatta hur många timmar man lägger på en viss arbetsuppgift per vecka var nog inte det mest optimala sättet att gå till väga. Det blir lätt att man höftar eftersom man som sekreterare blir störd så ofta och inte kan slutföra ett arbete i ett sträck. Men i och med att jag var där på praktik i 8 veckor så vet jag att det läggs mer tid åt andra arbetsuppgifter än med diktatskrivningen. Enkäten ger iallafall en generell bild av hur arbetsfördelningen är förlagd. Den sammanställda enkäten visar att av de 240 timmar på tre heltidstjänster på två veckor så läggs 204 timmar på receptionsarbete. Detta är en stor del av sekreterarnas arbetsdag. Jag funderar på om man skulle kunna dela på den uppgiften tillsammans med undersköterskorna. På Vårdcentralen City arbetar 6 undersköterskor på laboratoriet, är det möjligt att undersköterskorna kan hoppa in i receptionen på schemalagda halvdagar till att börja med? I Madelene Rundgrens examensarbete, Kan diktatskrivningen effektiviseras? från 2013, skriver hon att undersköterskorna på Vårdcentralen Bagaregatan i Nyköping delar på den arbetsuppgiften med sekreterarna just för att de upplevde hög arbetsbelastning med stort patientflöde på vårdcentralen. Vidare skriver Rundgren att sekreterarna upplever förändring bättre ur arbetsmiljösynpunkt. Om man genomförde en sådan förändring på Vårdcentralen City så skulle det betyda att det frigör för en extra sekreterare att hjälpa till med diktatskrivning och övriga arbetsuppgifter. Detta skulle vara en stor underlättning för sekreterarna och dessutom minska på stressen om någon är sjukskriven. Ett annat förslag är självincheckning som vissa tandvårdsmottagningar använder sig av. Detta används redan av flera landsting, bl. a Gävleborg och Värmland (www.sydostran.se/karlskrona/klart-att-checkain-pa-sjukhus) Jag stärker detta förslag från Analys samt förslag till effektivisering av patientflödet vid en vårdcentral (Andersson & Josefsson, 2012). Självincheckning skapar även fördelar för sköterskorna då detta leder till att de kommer tillbringa mindre tid i receptionen och kan istället fokusera på de inskrivna patienterna. En annan rapport Digital incheckning förenklar i vården (januari 2014) från Moderaterna i Örebro pekar på att digital incheckning är en tilltalande lösning som sparar tid och resurser för vårdens medarbetare. Detta är naturligtvis en vision och inget man kan införa på kort tid då det dessutom skulle vara väldigt kostsamt men absolut något man bör efterforska i. 9

Jag har fått ta del av sekreterarnas schema (fig 2) och vid en första överblick så är schemat väldigt svårt att tyda med olika siffror som betyder olika arbetsuppgifter. Detta känns inte optimalt och ger ingen känsla av tydliga arbetsuppgifter enligt mig. Figur 2 sekreterarnas schema Förklaring till schemat är som följer: 1 = Reception förmiddag, tar i första hand emot patienter. 2 = Back-up till 1:an, skriver akuta journaler, svarar i telefon, sköter post, fungerar även som joursekreterare för övrig personal. 3 = Reception eftermiddag, tar i första hand emot patienter. 4 = Back-up till receptions 3:an på eftermiddagen. Annars samma uppgifter som 2:an. När man ser förklaringen till schemat så känns det väldigt hoppigt mellan arbetsuppgifterna och det stärks även med diagrammet arbetsfördelning. Receptionen verkar vara det man koncentrerar sig mest på. Schemat har ingen siffra med ostörd diktatskrivning. Jag förslår en schemaändring med tydliga utskrivna arbetsuppgifter. Jag tycker inte att joursekreteraren (2) ska vara back-up till sekreteraren i receptionen (1). Joursekreteraren anser jag endast ska ha hand om de störande momenten, såsom posthantering, telefonsamtal, frågor från övrig personal. Som det är nu så sitter det 4 sekreterare i samma rum med en dörr som leder in till receptionen som är bemannad av en sekreterare. Jag tycker att den som är joursekreterare för dagen bör sitta i ett separat rum och ta hand om sina arbetsuppgifter därifrån. På så sätt minskas avbrotten för de övriga sekreterarna. Detta gjordes även på Akutcentrum SUS i Skåne med bra resultat - kunde övrig personal komma med frågor och de som behövde hjälp kunde vända sig dit. Detta var mycket lyckat då 10

de övriga skrivplatserna fick mer arbetsro och kunde på så sätt producera fler antal utskrivna journaler (Programrapport, Region Skåne, sida 45) Diktatlistan Diktatlistan är nästa stora del av sekreterarnas arbetsdag och det läggs väldigt mycket tid på den men ändå är det något som gör att diktaten halkar efter från dikteringstillfället till ett färdigskrivet diktat. Det har varit svårt att få till mätningen av diktatlistan då diktatlistan kan ändras från dag till dag. Men, det som är tydligt enligt resultaten är att det finns störande moment och andra arbetsuppgifter som gör att diktatlistan blir lidande. Vårdcentralen City har också hand om läkarjouren på helgerna vilket gör att det under en helg kan tillkomma cirka 70 diktat. Ju längre helger (t ex påskhelgen) producerar mer diktat. Dessa diktat prioriteras och ska helst vara utskrivna senast på måndagen. Detta medför då att de egna diktaten blir lidande och ett väldigt pressat arbetsschema för sekreterarna. Patienterna på Vårdcentralen City blir också lidande då de inte får reda på sina provsvar i tid och detta kan på längre sikt leda till att patienterna söker sig till andra vårdcentraler för att de inte är nöjda med servicen. Mitt förslag till att få igenom minskningen av diktatlistan är tyvärr att man går in och jobbar av listan på helgerna. Gärna med ett bra incentiv av verksamhetschefen, t ex en middag. På andra vårdcentraler (t ex Tunafors) har detta fungerat, sedan gäller det naturligtvis att hålla diktaten till prioriteringsnivån. Ett annat förslag är att de läkarna som har jouren på helgen tar med sina egna sekreterare från sina vårdcentraler. Diktat listan på VC City ligger i skrivande stund (2015-05-07) på 1000 oskrivna diktat. Ett diktat kan vara mellan 15 sekunder till 20 minuter. Det betyder dock inte att ett diktat tar 15 sekunder till 20 minuter att skriva, man får i stället räkna med att det tar tre- fyra gånger så lång tid (Susanna Eklöf, Patientsäker diktatlista, examensarbete 2014) med allt detektivarbete runtomkring (söka information på icd.nu, be kollega lyssna vid icke hörbara ord osv) Jag har sett ett antal förbättringsarbeten där man har infört så kallade dikteringsmallar. Dessa kan vara bra att använda på läkarstudenter som är nya i sitt arbete, men för en äldre läkare som har många års erfarenhet tror jag bara det är bortkastad tid att försöka implementera ännu en mall. Istället tror jag på att ta upp problemet på ett APT-möte för att visa för övriga yrkesgrupper hur stort detta problem är. T ex så skulle man kunna spela upp ett diktat som är lite halvsvårt att förstå och så får medarbetarna som är på APT mötet försöka tyda det, bara för att få upp ögonen för vårt arbete. Jag tror att det skulle vara bra att schemalägga diktatskrivning på schemat så att det är enbart diktaten man hanterar när det ligger på ens schemarad. På Vårdcentralen City finns en del tomma rum som inte 11

används. Jag har som förslag att utnyttja dessa rum och gå dit och skriva ostört när man känner att det behövs. Avbrott Som jag nämnde i början av kapitlet så gjordes det aldrig några insatser för att stoppa tillväxten av diktat. Det var väldigt sällan det hölls möten endast för sekreterarna, APT hölls en gång i månaden. På diagrammet Avbrott under en arbetsdag vecka 17 kommer ett möte upp som avbrott. Detta kan ju ses både som positivt och negativt. Positivt just för att mindre antal möten betyder mindre antal avbrott. Negativt för att man kanske inte ska se möten som något störande, möten på en arbetsplats är ju väldigt viktiga just för att stämma av hur alla har det. På sekreterarsidan anser jag att det fattas möten för att stämma av läget i gruppen. Jag tror att det blir svårt att få till ett morgonmöte varje morgon men ett veckomöte, t ex på en måndag, skulle vara en bra ide för att gå igenom veckan. Agendan skulle kunna se ut såhär: Gå igenom schemat för veckan; vem gör vad i veckan? Eventuella sjukskrivningar Planera in raster Gå igenom eventuella avvikelser (om någon utrustning är trasig) och eventuell inventering Morgonmötet skulle kunna hållas vid 7.45 på stående fot framför en förbättringstavla (fig 3) så att alla känner sig delaktiga och att synliggöra arbetet med t ex antal diktat. Detta borde vara något som går att planera in i schemat och att göra det obligatoriskt, för att få arbetet för sekreterarna att flyta på mer effektivt. Detta är verkligen en punkt som bör förbättras då jag med egen erfarenhet vet att ett morgonmöte kan ge en boost om man som medarbetare vet var man är på väg den veckan. Implementering Landstinget Sörmland arbetar med ständiga förbättringar och har själva gett ut en handbok, Metoder för förbättringsarbete, som ska vara en enkel manual för hur en verksamhet kan förbättra sina resultat. Som arbetsgivare så känns det ju som att Landstinget Sörmland ser positivt på att verksamheter genomför förbättringsarbeten och att man som arbetstagare får ta den tiden att förbättra sitt arbete. Sekreterarna på Vårdcentralen City bör planera in en planeringsdag så snart som möjligt, helst innan sommaren så att en plan finns tillgänglig att starta med direkt i höst när alla är tillbaka efter 12

semestrarna. Alternativt anser jag att sekreterarna och undersköterskorna från Vårdcentralen City kan styra upp ett möte med de samma från Vårdcentralen Bagaregatan i Nyköping för att se hur de har lyckats lägga om receptionsarbetet och för att utbyta inspiration och idéer. Mina förslag till implementering är alltså: Morgonmöte varje måndag framför en veckovis förbättringstavla Undersköterskorna får dela tiden i receptionen Jobba de helger då Vårdcentralen City är helgjouren (rullande schema och t ex måndagen ledig i utbyte) För att sekreterarna ska kunna samlas på morgonmöte krävs det att underskötersketeamet samarbetar med sekreterarna och tar receptionen på måndagsförmiddagen för att sekreterarna ska kunna organisera sitt arbete för veckan. Jag tror på att använda sig av en förbättringstavla där man strukturerar upp vad som behövs utföras. Då får man som medarbetare känna sig engagerad, komma med förslag och man känner mer ansvar för sina arbetsuppgifter. Om man känner ansvar för sina arbetsuppgifter skapar det i sin tur en effektiv och trivsam arbetsplats. Dessutom är det ett bra sätt att göra alla delaktiga och att synliggöra arbetet. (fig 3) Mål och ramar Hur går det för oss? Ständiga förbättringar Agenda Mätpunkter Pågående aktiviteter Övergripande mål Status Mål Ämne Ansvarig Deadline Veckans avvikelser 1 2 3 4 Förbättringsidéer Genomförda förbättringar Figur 3 Förbättringstavla (Metoder för förbättringsarbete. Landstinget Sörmland). 13

Uppföljning Målet för detta arbete var att arbeta fram en bättre struktur för sekreterarnas arbetsdag och för att effektivisera diktathanteringen Det är inte lätt att få en verksamhet att arbeta med ständiga förbättringar, det är en process som tar många år. Sekreterarna på Vårdcentralen City behöver stöd och ledning från verksamhetschefen för att få tid till att kontinuerligt arbeta med förbättring inom sitt område. Om man tillåts att få denna tid för förbättring så får verksamheten mycket tillbaka. För att åstadkomma förbättring bör sekreterarna använda sig av PGSA-cirkeln (fig 4) ( Metoder för förbättringsarbete sid 13, Landstinget Sörmland) och testa olika idéer för att få fram de som ger bäst effekt. Om man t ex börjar med att få till ett måndagsmöte och att undersköterskorna tar receptionen så är man inne i cirkeln under göra och efter ett tag får man följa upp det hela med att studera (analysera resultatet) och senare agera (bestämma om man behöver ett varv till på cirkeln för att vara säker på att förändringen blir en förbättring). Figur 4 PGSA-cirkeln (http://plus.rjl.se/infopage.jsf?nodeid=39597&childid=13914) Jag anser att den första uppföljningen bör ske efter ett kvartal, så runtomkring mitten av december om förbättringsarbetet startade i september. Då bör en ny mätning ske för att se om implementeringen av mina förslag har gjort någon skillnad. 14

Referenser Oskar Höllgren. http://www.imrab.se/kurs/hantering-av-farliga-diktat/ Patric Landin - Ledning och styrning av komplexa organisationer och verksamhet Föreläsning Eskilstuna 2014-11-20 Ledarna Sveriges chefsorganisation. https://www.ledarna.se/globalassets/checklistor/smarta_mal_checklista.pdf Region Skåne. (Oktober 2010). Programrapport. https://www.skane.se/upload/webbplatser/utvecklingscentrum/dokument/programrapport_patientdata _webb_okt10.pdf ) Magnus Bremmer. SvD. (2016-04-14). http://www.svd.se/kultur/understrecket/konsten-att-skjutaupp-det-oundvikliga_8083916.svd) Madelene Rundgren. (2013). Kan diktatskrivningen effektiviseras? Campus Nyköping. Ebba Blume. Sydöstran. (2014-11-06). www.sydostran.se/karlskrona/klart-att-checka-in-pa-sjukhus. Andersson & Josefsson. (2012). Analys samt förslag till effektivisering av patientflödet vid en vårdcentral. Göteborg: Chalmers Tekniska Högskola. Hanna Alvne. (2014-01-27). Digital incheckning förenklar i vården. Moderaterna i Örebro läns landsting. https://moderatlandstingorebro.wordpress.com/2014/01/27/digital-incheckning-forenklar-ivarden/. Susanna Eklöf. (2014). Patientsäker diktatlista. Campus Nyköping. Olsson & Vestergren. Metoder för förbättringsarbete. Landstinget Sörmland. PGSA-cirkel. http://plus.rjl.se/infopage.jsf?nodeid=39597&childid=13914. Samtal med de medicinska sekreterarna på Vårdcentralen City. 15

Bilaga 1 Hej! Jag heter Elin Roberts och studerar till medicinsk sekreterare. Jag går sista terminen på denna utbildning och ska nu skriva ett examensarbete. Jag skulle vilja undersöka diktathanteringen på Vårdcentralen City och se hur den kan effektiviseras då jag har förstått att diktatlistan blir lidande vid olika störningsmoment /avbrott under dagen. Som störningsmoment /avbrott menar jag t ex att telefonen ringer, läkare behöver hjälp, störande ljud/prat. Jag ska också kartlägga arbetsuppgifter och antal skrivna diktat per vecka. Observera att en mall täcker en hel arbetsvecka. Jag har tänkt att utföra denna pinnstatistik under en 14 dagars period (vecka 16 och vecka 17) och jag är tacksam för all hjälp jag kan få för att kunna utföra mitt förbättringsarbete. Jag uppskattar eventuella kommentarer om det är något avbrott eller annat som jag har glömt bort att ta med i mätningsmallen. Denna undersökning är helt anonym. Tack för din medverkan! 16

Bilaga 2 Arbetsuppgifter vecka 17 Hur många timmar jobbar du per vecka? Nedan finns en lista över vanligt förekommande arbetsuppgifter, hur många timmar uppskattar du att du har utfört respektive arbetsuppgift denna vecka? Är det något du saknar som är vanligt förekommande för just dig så fyll gärna i det under kommentarer. Reception Diktatskrivning Telefonsamtal Hanterat bevakningar Möten Scannat Posthantering Annat Kommentar: 17

Bilaga 3 Antal avbrott vecka 17 Nedan finns en lista över vanligt förekommande avbrott/störmoment under en arbetsdag. Sätt ett streck vid varje avbrott. Är det något du saknar som är vanligt förekommande för just dig så fyll gärna i det under kommentarer. Telefonen ringer Läkare behöver hjälp SSK behöver hjälp Strul med datorn Material saknas Hjälp till receptionen Avlösning kollegor Möten Annat Kommentar: Antal skrivna diktat vecka 17: Sätt ett streck för varje diktat du skriver. Mätningen är anonym och är till för att jag ska kunna mäta procentuella störningar per antal diktat. 18