INFORMATION FRÅN VITEC VITEC Lathund Ärende Teknisk Förvaltning Skapa ny felanmälan VITEC Affärsområde Fastighet www.vitec.se infofastighet@vitec.se Växel 090-15 49 00 GÖTEBORG: REDEG 1 C, 426 77 V. FRÖLUNDA KALMAR: BORGMÄSTAREGATAN 5, BOX 751, 391 27 KALMAR, VÄXEL: 0480-43 45 00 LINKÖPING: SNICKAREGATAN 20, BOX 472, 581 05 LINKÖPING MALMÖ: RUNDELSGATAN 16, 211 36 MALMÖ STOCKHOLM: LINDHAGENSGATAN 116, BOX 30206, 104 25 STHLM, VÄXEL: 08-705 38 00 UMEÅ: TVISTEVÄGEN 47, BOX 7965, 907 19 UMEÅ VÄSTERÅS: KOPPARBERGSVÄGEN 17, BOX 209, 721 06 VÄSTERÅS ÖSTERSUND: PRÄSTGATAN 51, 831 34 ÖSTERSUND, VÄXEL: 08-705 38 00
INNEHÅLLSFÖRTECKNING Skapa ny felanmälan... 3 Via ärendefliken... 3 Via huvudmenyn (ribbon)... 3 Via trädet... 5 Via sök objekt... 5 Registrera felanmälan... 6
Skapa ny felanmälan Ett nytt ärende av typen felanmälan kan skapas på flera olika sätt i Vitec Teknisk Förvaltning. På följande olika sätt skapas en ny felanmälan. VIA ÄRENDEFLIKEN Högerklick i Ärendefliken och därefter Ny felanmälan i menyn som visas. Detta öppnar sedan en sökdialog där användaren kan söka fram det objekt den vill skapa en felanmälan på. Skapa ny felanmälan Ärendefliken Genom att högerklicka på en rad i ärendelistan går det att skapa en ny felanmälan på just detta objekt. Skapa ny felanmälan via åtgärdslistan VIA HUVUDMENYN (RIBBON) Skapa ny felanmälan Felanmälan Ny felanmälan... I sökdialogen som nu visas går det leta fram önskat objekt via egenskaper för objektet, fastigheten eller hyresgästen på objektet. 3
Skapa ny felanmälan via Sök När ett objekt väljs i den övre listan visas senaste årets alla ärenden i den nedre listan, detta för att förhindra att dubbletter av samma felanmälan läggs in. När man valt ett objekt som man vill skapa felanmälan på klickar man på knappen Skapa ärende till höger i bilden. 4
VIA TRÄDET Högerklick på ett objekt i trädet skapar en ny felanmälan specifikt för det valda objektet. Skapa ny felanmälan via objektsträdet VIA SÖK OBJEKT Även via i Sök objekt i navigeringsdelen av Teknisk Förvaltning är det möjligt att skapa ett nytt ärende. 5
Skapa ny felanmälan via Sök objekt Notera: Om kryssrutan Övriga objekt är markerad så sker sökningen enbart bland underhållsobjekten och inte hyresobjekten. REGISTRERA FELANMÄLAN När något av de ovanstående sätten att skapa ett nytt ärende nyttjats kommer ärendedialogen att öppnats. Notera att vissa av fälten inte alltid används. I nedan bilder vissas alla tillgängliga fält och beroende på systeminställningar kan vissa fält döljas. 6
En felanmälan består av ärendeinformation uppe till höger med en beskrivning av felet samt en eller flera åtgärder, ärenderader nertill. Dessa åtgärder skapas med hjälp av knappen Ny åtgärd och knappen Spara åtgärd. Skapa ny åtgärd till en felanmälan Välj först Enhet (Ex. Badrum ). Om man har konfigurerat systemet att man ska använda detaljer kommer detta upp som en separat lista enligt nedan bild. Listan med åtgärder fylls då upp med de åtgärder som är kopplade till den valda enheten (eller detaljen). Om den detalj som man väljer har en utförd underhållsåtgärd som det finns garanti kvar på blir man uppmärksammad om detta via den röda texten till höger. 7
Välj aktuell åtgärd, t.ex. Badkar/dusch och ange därefter vilken resurs (vem som ska utföra jobbet) och eventuellt en beskrivning. Spara därefter åtgärden med Spara åtgärd -knappen, detta så åtgärden kan läggs till i listan. Ärendet sparas sedan med knappen Spara och skicka om ärendet dessutom skall e-postas till entreprenör. I annat fall räcker det att klicka på Spara. Om systemet är konfigurerat att med automatik tilldela resurser och handläggare behöver man inte fylla i dessa. Om systemet är konfigurerat att skicka notifieringar görs detta när ärendet sparas. 8