Krisledningsplan för Villa Lidköping BK

Datum 1(10) Krisledningsplan för Villa Lidköping BK

2(10) 1 Inledning 1.1 Målgrupp Krisledningsplanen vänder sig till alla inom föreningen såväl spelare, ledare, styrelse, funktionärer, publikvärdar eller andra som på något sätt är delaktiga i föreningen. 1.2 Kris Per definition har en kris uppstått när den normala linjeorganisationens problemlösnings- och beslutsförmåga (i form av rutiner, resurser m.m.) av någon anledning inte räcker till. I just dessa situationer kan styrelsens beslut och handlingssätt bli avgörande för den fortsatta verksamheten, liksom omvärldens förtroende för föreningen i stort. För att kunna hantera dessa situationer finns en krisledningsgrupp KLG organiserad, se bilaga 1 Krisledningsgruppens medlemmar. 1.3 Krishanteringsförmåga Vid en kris bedöms ofta inte krisorsaken i sig utan vår förmåga att handskas med krisen. Villa Lidköping BK ska ha en god krishanteringsberedskap. För att uppnå en god krisberedskap är regelbundna övningar av största betydelse. Samverkan med kommunen, myndigheter och andra organisationer, framförallt media, är också viktig. En kris uppstår hastigt, mer eller mindre oväntat och oftast utan förvarning. Därför kräver en kris snabba beslut - ofta grundade på bristfällig information - och samordning mellan flera olika aktörer inom och utanför Villa Lidköping BK. 1.4 Ansvar vid krissituationer Utgångspunkten för vår krishantering är att klubbchefen ansvarar för att krisledningen initieras och att säkerhetsansvarig tar över ledningen av krishanteringen. Säkerhetsansvarig leder arbetet i nära samråd med klubbchef och styrelse. 1.5 Krisstöd Vi måste på ett professionellt sätt kunna ta hand om vår personal m fl. före, under och efter olyckor, akuta krissituationer och liknande allvarliga händelser som kan utlösa krisreaktioner. I varje del av föreningen ska det finnas beredskap och de rutiner för första hjälpen och krisstöd som behövs med hänsyn till verksamhetens art, omfattning och särskilda risker, se bilaga 8, Krisstöd.

3(10) 1.6 Information vid kris Behovet av information är i en krissituation mycket stort och måste hanteras så att informationsfrågorna inte fungerar som en förstärkning av själva krisen. Informationens primära syfte i en krissituation är att ge adekvat information till föreningen, anhöriga, kommunen, samverkande myndigheter och inte minst media. Utsedda pressombud/informatörer bör svara för denna information. 2 Krisledning inom Villa Lidköping BK Ibland inträffar oförutsedda händelser med stor inverkan på vår verksamhet och för att effektivt kunna hantera den uppkomna situationen och samverka med andra krävs att vi fokuserar våra resurser på att lösa den uppkomna situationen. Krisledning är till för att hantera dessa störningar mot vår verksamhet. Beroende på hur allvarlig en störning är brukar man benämna den: Grön nivå avviker från det normala, t.ex. att en spelare bryter benet. uppstår utan förvarning kräver snabba beslut de egna resurserna är tillräckliga Gul nivå avviker från det normala, t.ex. bil/buss krockar med sjukhusbesök som följd, dock ej allvarliga skador uppstår utan förvarning kräver samordning av resurser/kompetens flera delar av Villa Lidköping BK berörs de egna resurserna är tillräckliga och kan omfördelas Röd nivå händelse då behoven är så stora i förhållande till tillgängliga resurser, även efter förstärkning, att normala kvalitetskrav inte kan upprätthållas t.ex. plötsligt dödsfall eller allvarlig trafikolycka de egna resurserna inte är tillräckliga externt bistånd är nödvändigt, t.ex. kommunens krisledningsorganisation.

4(10) 2.1 Villa Lidköping BKs krisledningsorganisation Förutom Villa Lidköping BKs centrala krisledning finns en initial krishanteringsförmåga hos ledare inom föreningen för att kunna hantera en lokal störning/avvikelse. Ledare samverkar med Villa Lidköping BKs centrala krisledning och håller klubbchef och säkerhetsansvarig orienterad. 2.2 Villa Lidköping BKs centrala krisledning Villa Lidköping BKs krisledningsgrupp är en anpassad och utvecklad del av den ordinarie ledningen för Villa Lidköping BK. Liten alternativt stor krisledningsgrupp ska aktiveras när ordinarie organisation eller ledare inte längre bedöms ha förmåga att hantera den situation som uppkommit eller förväntas uppkomma. GRÖN NIVÅ ledare inom föreningen leder den fortlöpande verksamheten GUL NIVÅ Villa Lidköping BKs lilla krisledningsgrupp RÖD NIVÅ Villa Lidköping BKs stora krisledningsgrupp aktiverad 2.3 Villa Lidköping BKs lilla krisledningsgrupp Villa Lidköping BKs klubbchef och säkerhetsansvarig har till uppgift att initiera och samordna det inledande arbetet för att upptäcka, verifiera, larma och informera vid allvarliga kriser. Vid en extraordinär händelse inom Villa Lidköping BK ska särskilda resurser finnas för att snabbt utreda hur uppkommen händelse påverkar föreningen. Klubbchef och säkerhetsansvarig benämnes Villa Lidköping BKs lilla krisledningsgrupp. Den lilla krisledningsgruppen har till uppgift att samla, sammanställa och analysera information om extraordinära händelser i syfte att ge föreningen och styrelsen bästa möjliga beslutsunderlag för hantering av händelserna och koordinering i linjeorganisationen. I uppgiften ingår att kunna upprätta ledningsfunktion eller medför behov av stöd till ledare och samverkan med andra aktörer. Villa Lidköping BKs klubbchef och säkerhetsansvarig ska alltid underrättas när en extraordinär händelse inträffar eller förväntas inträffa med betydelse för verksamheten och/eller våra medarbetare. Villa Lidköping BKs lilla krisledningsgrupp har befogenhet att avgöra hur en uppkommen händelse bäst hanteras av verksamheten samt avgöra om händelsen är av sådan omfattning att den stora krisledningsgruppen ska aktiveras. Den lilla krisledningsgruppen ska efter aktivering fortlöpande informera styrelsen om förändringar av betydelse.

5(10) Villa Lidköping BKs lilla grupp består av; Säkerhetssansvarig eller dennes ersättare Klubbchef eller dennes ersättare samt Ordförande alternativt vice ordförande Villa Lidköping BKs klubbchef och säkerhetsansvarig tillkallar vid behov annan befattningshavare med specialistkompetens inom relevant område. Underrättelse eller aktivering sker genom telefonlarm via Villa Lidköping BK klubbchef eller säkerhetsansvarig. 2.4 Krisledningsgrupp Uppgiften är att inom föreningen leda och samordna arbetet i samband med krissituationer. Krisledningsgrupp svarar för ledningsansvaret redan vid händelsens början. Krisledningsgruppen ska stödja spelare, ledare m.fl. och dess anhöriga vid hot, våld eller olycksfall samt fungera som kontakt med massmedia, räddningstjänst, Svenska Bandyförbundet, polis m.fl. Även här bedöms graden av stöd från fall till fall och ansvaret för att samordna insatserna ligger hos klubbchef. Aktivering av lilla krisledningsgruppen sker via klubbchef och/eller säkerhetsansvarig. Klubbchef och säkerhetsansvarig kan aktivera stora krisledningsgruppen. 2.5 Åtkomst till krisplanen Krisledningsplanen finns på hemsidan och hos samtliga ledare. Krisledningsplanen är gemensam för alla inom föreningen. Därutöver ska instruktioner, telefonlista m.m. finnas på hemsidan för t.ex. krisledningsgruppens bemanning, lokal för krisledning, telefonlistor, checklistor m.m. Krisplanen finnas tillgänglig i pappersform hos styrelsen, klubbchef och säkerhetsansvarig. Utskriven kopia ska finnas på kansliet. Utsedd medarbetare på kansliet svarar för att föreningens telefonlista upprättas, uppdateras och införs som bilaga till krisledningsplanen. Samtliga medlemmar i krisledningsorganisationen ska ha alla nödvändiga telefonnummer inlagda i sin mobiltelefon, t.ex. övriga medlemmars kontaktuppgifter.

6(10) 3 Villa Lidköping BKs krisledning 3.1 Krisledningsgruppens uppgift uppgiften är som tidigare redovisats - att leda och samordna arbetet i samband med krissituationer. Krisledningsgruppen ska också bl.a. stödja medarbetare och anhöriga vid hot, våld eller olycksfall samt svara för kontakter med massmedia, räddningstjänst, polis, styrelse m.fl. Även här bedöms graden av stöd från fall till fall och ansvaret för att samordna insatserna ligger hos den klubbchefen. 3.2 Händelser som kan leda till kriser Risken för att en händelse ska utvecklas till en kris avgörs ofta hur organisationen inledningsvis hanterar händelsen. Nedanstående händelser kan leda till kriser beroende på hur de har uppstått och hur händelsen hanterats. Därför ska alla exempel nedan samt liknade händelser tas på allvar. Exempel på händelser som kan utvecklas till en kris varför klubbchef, säkerhetsansvarig omgående ska informeras: allvarligare hot och våld mot person eller verksamhet, dödsfall, olyckshändelse med allvarligare personskada och/ eller sakskador som drabbat verksamheten t.ex. brand, explosion, omfattande vattenskada etc, sabotage eller annan grov brottslighet mot Villa Lidköping BK, händelser som har eller kan få ett stort massmedialt intresse, händelse som strider mot gällande riktlinjer om moral och etik, medarbetare eller spelare som har gjort sig skyldig till allvarlig brottslighet, extern händelse som kan påverka vår verksamhet som t.ex. större brand eller bombhot omfattande störningar i försörjningen av el, vatten, värme, kyla, tele/data etc. som innebär svårigheter att kunna upprätthålla verksamheten. 3.3 Ansvar Klubbordförande har det övergripande ansvaret vid kris. I krisledningsarbetet ansvarar klubbchefen alt säkerhetsansvarig för ledningsfunktionen och ska även under krisen ansvara för att leda och samordna den ordinarie verksamheten. Det operativa krisledningsarbetet leds av säkerhetsansvarig och dennes ersättare. Ansvaret för beslut om att kalla in ytterligare medarbetare för att medverka i krisledningsarbetet tas av säkerhetsansvarig tillsammans med klubbchefen.

7(10) 3.4 Bemanning av krisledningsgruppen Samtliga deltagare i krisledningsgruppen ska vara väl förtrogna med sin funktion och roll i krisledningsarbetet. I den mån viss funktion/roll inte finns tillgänglig på orten så kan den tillfälligt upprätthållas av annan utsedd person, t.ex. om nyckelpersonal är borta på semester eller tjänsteresa. Det är särskilt viktigt att man redan i inledningsfasen av krisledningsarbetet planerar in möjligheter till avlösning, skiftgång m.m. - allt för att säkerställa effektivitet, kontinuitet och uthållighet. Ansvaret för denna planering ligger hos säkerhetsansvarig. 3.5 Krisledningsgruppens funktioner, roller och uppgifter Den stora krisledningsgruppen är indelad i en strategisk ledningsfunktion samt en operativ funktion. Den lilla krisledningsgruppen följer detta i tillämpliga delar. Följande roller/funktioner bör finnas; Strategisk ledningsfunktion för överblick Operativ funktion som leds av säkerhetsansvarig och ansvarar för den direkta hanteringen av krisen Informationsfunktion Loggningsfunktion som dokumenterar beslut och för en logg över vad som sker Personalfunktion 3.5.1 Strategisk ledningsfunktion Klubbordförande knyter till sig styrelsemedlemmar för att svara för den övergripande ledningen. Den strategiska ledningsfunktionens uppgifter består, förutom att säkerställa den ordinarie verksamheten, bl.a. i att: svara för den strategiska ledningen och beslut, analysera och överblicka, följa krisledningsarbetet samt delta vid lägesrapporteringar/statusmöten, ge inriktningen för verksamheten på kort/lång sikt, företräda verksamheten internt och externt, ge direktiv inför presskonferenser och logga beslut och åtgärder inom den egna funktionen. 3.5.2 Operativ funktion Den operativa funktionen består av primärt av klubbchef och säkerhetsansvarig. Funktionen svarar för framtagande av beslut och verkställigheten av dessa för att hantera den uppkomna situationen. Arbetet leds av säkerhetsansvarig eller dennes ersättare, som säkerställer att beslut och information - genom återkommande lägesorienteringar om läget - sprids till alla berörda.

8(10) Uppgifterna består bl.a. i att: leda och samordna arbetet, svarar för det praktiska ledningsarbetets - innefattande lägesorienteringar/statusmöten, pauser och avbyten, planera krisledningsarbetet på kort och lång sikt, utarbeta förslag till beslut, ansvara för informationen som lämnas internt och externt, uppdatera alla medverkande, ansvara för att säkerställa åtgärder inom områdena skydd och säkerhet samt svara för kontakterna med räddningstjänst och polis, analysera och överblicka utifrån tänkta scenarion och ta fram förslag till åtgärder, logga beslut och åtgärder inom den egna funktionen. 3.5.3 Informationsfunktion Denna svarar för att rätt information finns och ges till ordförande och övriga berörda samt andra intressenter såsom massmedia och anhöriga. Uppgifterna består bl.a. i att: Upprätta ett ingående nummer för krisledning informera den egna organisationen svara för information internt och externt, upprätthålla kontakterna med massmedia, ta fram pressmeddelanden och ordna presskonferenser, följa händelseutvecklingen i press, på radio, TV och webben m.m, avrapportera vid lägesorienteringar/statusmöten och logga beslut och åtgärder inom den egna funktionen. 3.5.4 Infofilter Denna funktion tar emot och är ett filter för inkommande telefonsamtal, noterar och vidarebefordrar inkommande information. Funktionen bemannas av kanslipersonal. Uppgiften består bl.a. i att: ta emot inkommande samtal/meddelanden i första ledet, vidarebefordra samtal/meddelanden till rätt mottagare, förmedla meddelanden/besked, avrapportera vid lägesorienteringar/statusmöten och logga beslut och åtgärder inom den egna funktionen.

9(10) 3.5.5 Loggningsfunktion Denna funktion svarar för mottagande och förmedling av inkommande information samt att föra logg över såväl den inkommande som utgående information. Logguppgifterna utgör en viktig del i det löpande arbetet liksom i uppföljningsarbetet. Funktionen bemannas av kanslipersonal. Uppgiften består bl.a. i att: föra den centrala loggen genom att samordna alla händelser, åtgärder och beslut m.m. i kronologisk ordning med angivande av relevanta uppgifter, föra en i krisledningslokalen samlad logg och/eller väggnoteringar över aktuellt läge i situationen, avrapportera vid lägesorienteringar/statusmöten och logga beslut och åtgärder inom den egna funktionen. 4 Beslut om stora krisledningsgruppens sammankallande Beslut om sammankallande av stora krisledningsgruppen tas av klubbdirektör, klubbchef, säkerhetsansvarig eller dennes ersättare. Finns ingen av dessa på plats eller om dessa av olika anledningar inte kan nås, tas beslutet av annan medlem i styrelsen. 4.1 Aktivering och inkallande av krisledningsgruppen När beslut om att sammankalla KLG fattats larmar behörig beslutsfattare krisledningsgruppens medlemmar via telefonlistan/larmlista. Telefonlista för krisledningsorganisationen ska upprättas och hållas aktuell av utsedd medarbetare på kansliet, mall se bilaga 2, telefonlista Villa Lidköpings BK:s krisledningsgrupp. 4.2 Krisledningslokal Krisledningsarbetet är tänkt att bedrivas på Villa Lidköpingskansli. Situationer kan även uppkomma då KLG, verkar på annan plats/lokal än huvudalternativet. Krisledningslokalen ska vara förberedd för att underlätta KLG: s arbete i en krisledningssituation. Lokalen ska vara försedd med lämpliga hjälpmedel och teknisk utrustning, se bilaga 12 Utrustningslista krisledningslokal.

10(10) 5 Loggning m.m. 5.1 Loggningsunderlag Den loggansvarige svarar för att händelser dokumenteras så att händelseförloppet kan återges på ett korrekt sätt. Av loggen ska framgå: Tid, Från/Till, Händelse, Åtgärd/Beslut, Ansvar, Övrigt Logg kan föras på dator eller papper. Vid loggföring på dator ska utskrifter ske regelbundet, se bilaga 11, Loggunderlag. 6 Information, utbildning, övning För att kunna agera snabbt och rätt i krissituationer måste krisledningsgruppen vara väl förberedd. Förberedelser ska göras genom information, utbildning och övning. 7 Uppdatering av krisledningsplan Säkerhetsansvarig är ansvarig för att uppdatera den föreningsövergripande planen. Uppdatering av bilagorna och checklistorna ska ske minst en gång per år och beslutas av styrelsen. Aktuell version ska framgå av versionsuppgift och datum. 8 Bilagor Ansvaret för att hålla bilagorna uppdaterade åligger säkerhetsansvarig Till stöd för krisledningsgruppens arbete ska följande bilagor finnas: Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Bilaga 5 Krisledningsgruppens medlemmar Telefonlista Intern och extern information Krisstöd Logg-blad och huvudlogg Listorna finns samlade i ett dokument som finns i anslutning till krisplanen.