Protokoll / Minutes PTA möte representanter / PTA meeting representatives 2015-10-21 kl/hrs 18.00-20.00 Närvarande / Present: Anthony Beswick (8) Alison Salinas (6/7) Aaron Pasternack (4) Cecilia Bomboi Wadelis (5) Marie Thorwid Svedestig (7) Vice ordförande / Vice chairman Sekreterare / Secretary Ledamot / Board member Ledamot / Board member Ledamot / Board member PTA Representanter / PTA Representatives Karolina Frimon (4) Maria Davidsson (6) Harry Lillkaos (9) Johanna Dahlén (8) Carina Wirbrand (9) Sara Axenström (8) Karin Bergqvist (5) Agneta Larsson (8) Thibaut Caderas (9) Skolans representanter / Representatives from the school Frederik Granström Vicerektor / Assistant Principal 1. Mötets öppnande / Opening of the meeting PTAs vice ordförande Antony Beswick hälsade alla välkomna. Vice chairman of the PTA Antony Beswick greeted everybody welcome. 2. Godkännande av dagordning / Approval of the agenda Mötet godkände dagordningen. The agenda was approved by the meeting. 3. Information från skolan / Information from the school Nöjdhetsenkät: Mr. Granström har gjort en kort presentation av skolans resultat när det gäller enkäten som föräldrar, elever och personal fyllde i under vårterminen. Mr. Granström valde att lyfta fram 4 frågor som skolan ville belysa extra mycket. Skolan jobbar med att öka Survey: Mr. Granström presents an overview of the results when the parent s students and staff filled out the latest survey. Mr. Granström highlighted four different questions from the survey. The school aim to increase the 2015-10-21 PTA möte/pta meeting 1 (6)
svarfrekvensens speciellt bland föräldrar då det var något lägre än elever. Huvudkontoret har varit på besök på skolan idag och gåt igenom alla resultat och är mycket nöjda. Skolan jobbar ständigt med att utveckla enkäten och vill på sikt kunna dela junior och senior school för att kunna klargör vilka olika områden man behöver jobba på i de olika årskullarna. Just trygghets enkät utförs redan enligt årskullarna. 1. Rekommenderar skolan till andra: 80% av eleverna svarade ja vilket var lägre än både personal och föräldrar. Anledning för detta är att en del av eleverna anser att deras kompisar skulle tycka att skolan var för svår med alla rutiner och ordning. Skolan kommer att undersöka hur vidare man kan formulera frågan på ett tydligare sätt för att få tydligare svar. 2. Peace and quiet: Resultaten var lägre bland elever och detta är en fråga skolan jobbar med. När det gäller årskurs 4 har skolan schemalagt en extra lärarassistent under de längre rasterna för att öka vuxen närvaro och skapa lugn. 3. Take a stand: Skolan har en policy att all personal ska regera när det gäller skoj bråk eller mer allvarliga händelser. Mr Grannström informerar att han har ett åtagande att ta allt barnen berättar på allvar. Han har en open door vilket innebär att barnen är välkommen att komma och prata med honom när som helst. Denna information sprider han själv när han träffar elever och även via klassråd och student council. 4. Garbage free: Städ personal är nu anställt av skolan vilket gör att bland annat toaletterna städs under dagen. Städningen är mycket bättre men visa toaletter luktar konstigt trotts de olika åtgärder som skolan har genomfört. Skolan för nu en dialog med SISAB som har ansvar för lokalerna för att hitta en lösning. response rate especially amongst parents. The head office of the company have visited the school at reviewed the results and they are very happy. The school works continuously to develop and improve the survey and are hoping to be able to have a separate survey for the senior and junior school in the future in order for them to more easily define the different areas which require development in the different grades. The safety survey is already answered according to different grades. 1. Recommend the school: 80% of the students answered yes which was lower than the staff or parents. The reason for this seems to be that the students think their friends would find the school too difficult, with the structure and workload. The school is looking to develop the question to get more precise answers. 2. Peace and quiet: Students answers were again lower than staff and parents. With regard grade 4 the school has already increased staff presence during breaks. 3. Take a stand: The school has a no tolerance policy regarding fighting or any play acting. Mr. Granström informed us that he has an open door policy which entails that any and all issues raised by the student with him will be followed up. This information has been circulated to all the students through student council, klassråd and by Mr. Granström when he is in different classes. 4. Garbage free: The cleaning staff is now employed directly by the school. This has improved the situation. There is still a strange smell in some of the toilets. The school is working with SISAB to find a solution. Akademiska Resultat: Mr Grannström lyfter fram lite olika resultat från Årskurs 6 och Årskurs 9. Huvudkontoret sammanställer en lista varje år när det gäller Academic results: Mr. Granström highlights some of the results from Grade 6 and Grade 9. Head office compile a list 2015-10-21 PTA möte/pta meeting 2 (6)
resultaten och Hässelby IES ligger väldigt bra till i relation till de övriga skolorna. Urval från 6:an; Engelska 2015 plats 3/24 Matte 2015 plats 2/24 Svenska 2015 plats 7/24 Urval från 9:an; Engelska 2015 plats 5/20 Matte 2015 plats 4/20 Svenska 2015 plats 12/20 Skolan satsar extra mycket när det gäller killar och det svenska språket. Det pågår ett projekt i skolan som har fokus på svenska och hur man kan göra killarna mer intresserade och öka deras resultat i svenska. För övrigt har cirka 40% av eleverna en annan ursprung eller modersmål än svenska. De allra flesta elever studerar dock svenska och inte svenska som andra språk. Skolan jobbar även med ett projekt med att öka lärarna kunskaper kring anpassning till olika barns inlärning. Merit värde för skolan 2015 var 274 jämfört med meritvärden för övriga skolar i Stockholm som låg på 229. Skolan satsar mycket på att skapa en lugn miljö som lärarna kan gå in i och lära ut och som barnen kan lära sig i. Det är just nu mycket reklam för sociala frågor i skolan. Skolan tittar på hur de kan öka reklam för det akademiska samtidigt som det är viktigt att behåller balansen med det sociala. Skolan jobbar med att skapa en öppen dialog mellan skolan, personal och eleverna. Academic reps träffar Mr. Dent, Elevrådet träffar Mr Grannström. Systemet i skolan bygger på att alla gör lika d.v.s. håller sig till den strukturen som finns för att kommunicera och följer de reglar som finns. ranking the schools within IES each year and Hässelby is doing well. Grade 6: English 2015 ranked 3/24 Maths 2015 ranked 2/24 Swedish 2015 ranked 7/24 Grade 9: English 2015 ranked 5/20 Maths 2015 ranked 4/20 Swedish 2015 ranked 12/20 The school is focusing on improving boys results in Swedish. They have an on-going project to increase boy s interest in the language to in turn increase their grades. About 40% of the students in the school have a first language other than Swedish. Most of these students do there exams in Swedish, not Swedish as a second language. The school also has a project which aims to increase the teacher s knowledge regarding adapting teaching methods to students learning methods. Merit worth for the school 2015 was 274 compared to average for Stockholm which was 229. Creating a calm working environment is a priority for the school, to enable teachers to teach and students to learn. The school has a lot of material in the corridors promoting the social aspects of the school environment. They are looking at how to introduce more promotion of the academic side of things without affecting the good social environment that exists. The school is constantly working to maintain an open dialogue between the staff, students and the management. The academic reps meet Mr. Dent regularly and the student council meet Mr. Granström. The system is dependent on everyone following the structure that is in place and adhering to the rules. Spring Fair; Skolan önskar bättre framförhållning när det gäller Spring Fair för att möjliggör ett så gott samarbete som möjligt. Spring Fair; The school would appreciate information as soon as possible regarding Spring fair, to enable the best collaboration. 2015-10-21 PTA möte/pta meeting 3 (6)
Frågor från föräldrar till skolan; Questions from the parents to the school; 4:an reps lyfter att det sakandes bilder på webbsidan på de nya lärarna i början av terminen. Skolan svarar att anledningen var att den nya IT ansvarig kom på plats sent. 4:an reps lyfter att det behövs tydligare information till nya föräldrar gällande PTS, Study day samt flera andra olika begrepp. Mr. Granström ta med sig frågan och ska se över en eventuell ordlista som kan beskriva kort vad dessa begrepp betyder. Mr. Grannström lyfter att informationen finns i handboken som finns på SchoolSoft. 4:an lyfter att klockan utomhus fungerar ej, vaktmästaren är medveten om problemet och jobbar med att åtgärda det. Alla klockor inomhus styrs numera av satelliter så de visar samma tid. 4:an lyfter att det finns flera responsibilities än rights och detta kan upplevas som orättvist. Förslag att man ändra om i upplägget och jämnar ut punkterna så att det finns lika många på både. Skolan kommer att se över upplägget men påminner att de inte kan andra innehållet, d.v.s lägga till eller ta bort några rights eller responsibilities. 8:an lyfter att det har hänt att maten har tagit slut och att barnen upplever att man inte får äta så mycket som man vill. Mr. Granström är medveten om det och har ett pågående kommunikation med köket för att undvika att detta ska ske igen. Detta handlar om bland annat vilka rätter man erbjuder. 4:an lyfter en fråga gällande personalens tillgänglighet. Det är flera föräldrar som har uppmärksammat att lärarna svarar på mail på kvällar och helger och undrar hur detta kan påverka bland annat deras stress nivåer. Det är bra som förälder att få en snabb respons men samtidigt måste lärarna kunna koppla av utanför arbetet. Skolan har ingen policy om att lärarna ska svara på mail utanför sin arbetstid. Mr. Granström kommer att ta upp frågan och påminner om att man som förälder kan tydliggör att man inte förväntar sig svar på kvällen eller under helgen. Grade 4 reps inform us that all of the staff pictures were not on the website when the school term began. The reason for this was that the new IT staff member started just as the term began. Grade 4 reps would like clearer information regarding PTS, Study days and so on. Mr. Granström will bring this question back to management and possibly compile an easy list explaining the different concepts. Mr. Granström reminded us that the information is available in the parent student handbook on SchoolSoft. Grade 4 reps highlight that the outside clock is not working. The school are aware of this and are trying to solve the problem. All of the indoor clocks are now run by satellite so the times should be exact. Grade 4 reps observed that there are numerically more responsibilities than rights which the students make perceive as unfair. A solution could be to reconfigure the amount of points to balance the text out. The school is going to review the layout but cannot change the wording. Grade 8 are concerned about the food. There has been no food left on a couple of occasions and sometimes the students are not allowed to eat as much as they like. Mr. Granström is aware of the problem and has is working with the company in charge of the kitchen to insure that this does not happen again. Grade 4 parents raise the issue that staff seems to be available 24/7via e-mail which is a concern as it could lead to higher stress levels and possible burnout. It is positive that parents receive a quick response but it is not expected especially during evenings and weekends. The school does not require staff too answer e-mails out of hours and Mr. Granström is going to discuss the issue with staff. He reminds us that we can as parents be clear in our communication with the staff that we do not expect and immediate response out of hours. 2015-10-21 PTA möte/pta meeting 4 (6)
Personal omsättning kommer upp som en fråga då en lärare har slutat nu mitt i terminen. Mr. Granström förklara att det är ovanligt i detta fall handlade inte om att läraren inte trivdes med sitt uppdrag. Skolan har ett ständigt med att säkerställa att personal trivs och stannar kvar. Det har visat sig vara svårare att behålla svenska lärare vilket kan beror på att svenska lärare kommer in från det svenska systemet vilket är annorlunda än lärare som kommer från andra länder och medför en större omställning och anpassning. Staff turnover is a question. Mr.Granström informs us that there is not a very high turnover during the school term. There has been one staff member who has left midterm this year; this was for reasons other than work. It seems to be more difficult to retain Swedish teachers; this could be due to teaching environment and system being so different to the Swedish system. For the Mr. Granström tackar för sig och mötet fortsätter. Mr. Granström finishes and thanks the group. 4. Information från PTA PTA informerar; Anthony informerar kring Spring Fair och de ändringar som kommer att ske i år. Årskull 8 kommer att ha ansvar för Spring Fair från och med i år. Erfarenheten har visat att Årskull 9 inte har tid eller intresse att planera Spring Fair då både elever och föräldrar är upptagna med ansökningar till gymnasium. Anthony förklarar att vinsterna från Spring Fair går till skolan som använder för 9:ans ball. Årskull 8 ha ansvar för planering men alla årskullar kommer att ha ett ansvars område under dagen. Frågan om Glöggmingel tas upp och diskuteras. Vi bestämmer att vi PTA inte kommer att bedriva glöggmingel i år. Varje årskull behöver bestämma vem som är ansvarig för årskullskassan och meddela Annika, är man osäker kring vem som hade ansvar före året kan man ta kontakt med Annika som är kassören för PTA. 30% av familjerna har gått med i PTA hittills i år. För att ska kunna fortsätta och bedriva sitt arbete behöver alla reps jobba med att få flera familjer att gå med i PTA. Vi tar upp och beslutar att det är det utgående styrelsen som bestämmer medlemsavgiften för nästkommande år. Detta för att förenkla arbetet med att komma igång med arbete i början av terminen. Vi diskutera vad man kan använda årskullskassan till, bland annat föreläsningar eller aktiviteter eller man PTA information; Anthony informs the group of the changes regarding the planning and running of Spring Fair. Grade 8 will be in charge of the organisation of Spring fair in the future. Our past experience has shown that grade 9 is too busy and moving on to the next phase in their lives. Grade 8 is responsible for the planning but all the grades will be given areas to run during Spring Fair. Glöggmingel is brought up and we decide that the PTA will not organise it this year. Every grade must decide who is responsible for their grades finances and inform Annika (the treasurer) 30% of families have joined the PTA this year, we need to increase membership in order fot the PTA to be viable. All of the reps need to promote the PTA and encourage new members to join. It is decided that the outgoing board will in the future set the membership cost for the next coming year; this is to enable to board to commence planning as soon as the new term begins. We discuss what activities the årskullskassan can be used for. Every year decides individually what 2015-10-21 PTA möte/pta meeting 5 (6)
kan spara det till ballen i 9:an. Man kan använda pengarna till inköp av jul och sommar presenter till mentorer m.m. Varje årskull bestämmer själva över deras pengar och kring olika aktiviteter för att samla in pengar. Anthony går igenom vad reps behöver tänka på inför föräldramötet. PTA styrelsen kommer att skicka ut en inbjudan till alla föräldrar samt ett mail till alla reps inför mötet. they want to spend their money on. It can be saved for the grade 9 ball or used for activities every year. It can be used to buy summer and Christmas gifts for the mentors or you can gather in funds for these separately. Anthony runs through what the reps should think about before the parents meeting. The PTA will send an e-mail with information to all the reps and a general invitation to all the parents. 5. Avslut / End of meeting Mötet avslutades med att representanter för respektive årskull hade egna diskussioner. The meeting ended with the representatives of the respective grade had their own discussions. Hässelby Strand [2015-10-21] Alison Salinas Sekreterare / Secretary Anthony Beswick Vice ordförande / Vice chairman 2015-10-21 PTA möte/pta meeting 6 (6)