Möjliga tekniklösningar för LOK-stöd, SISU-verksamhet och antidoping.

Möjliga tekniklösningar för LOK-stöd, SISU-verksamhet och antidoping. FoU-rapport 2008:8

STOCKHOLM MARS 2009 ANDRÈN & HOLM FOTO: COLOURBOX FoU-rapporter 2004:1 Ätstörningar en kunskapsöversikt (Christian Carlsson) 2004:2 Kostnader för idrott en studie om kostnader för barns idrottande 2003 2004:3 Varför lämnar ungdomar idrotten (Mats Franzén, Tomas Peterson) 2004:4 IT-användning inom idrotten (Erik Lundmark, Alf Westelius) 2004:5 Svenskarnas idrottsvanor en studie av svenska folkets tävlings- och motionsvanor 2003 2004:6 Idrotten i den ideella sektorn en kunskapsöversikt (Johan R Norberg) 2004:7 Den goda barnidrotten föräldrar om barns idrottande (Staffan Karp) 2004:8 Föräldraengagemang i barns idrottsföreningar (Göran Patriksson, Stefan Wagnsson) 2005:1 Doping- och antidopingforskning 2005:2 Kvinnor och män inom idrotten 2004 2005:3 Idrottens föreningar - en studie om idrottsföreningarnas situation 2005:4 Toppningsstudien - en kvalitativ analys av barn och ledares uppfattningar av hur lag konstitueras inom barnidrott (Eva-Carin Lindgren, Hansi Hinic) 2005:5 Idrottens sociala betydelse - en statistisk undersökning hösten 2004 2005:6 Ungdomars tävlings- och motionsvanor - en statistisk undersökning våren 2005 2005:7 Inkilning inom idrottsrörelsen - en kvalitativ studie 2006:1 Lärande och erfarenheters värde (Per Gerrevall, Samanthi Carlsson och Ylva Nilsson) 2006:2 Regler och tävlingssystem (Bo Carlsson, Kristin Fransson) 2006:3 Fysisk aktivitet på Recept (FaR) (Annika Mellquist) 2006:4 Nya perspektiv på riksidrottsgymnasierna(maja Uebel) 2006:5 Kvinnor och män inom idrotten 2005 2006:6 Utvärdering av den idrottspsykologiska profi len - IPS-profi len (Göran Kenttä, Peter Hassmén och Carolina Lundqvist) 2006:7 Vägen till elittränarskap (Sten Eriksson) 2006:8 Näridrott i skolmiljö (Björn Forsberg) 2006:9 Kartläggning av det idrottspsykologiska området med avseende på svensk elitidrott (Göran Kenttä) 2007:1 Idrotten Vill - en utvärdering av barn- och ungdomsidrotten (Lars-Magnus Engström, Johan R Norberg och Joakim Åkesson) 2007:2 Sexualisering av det offentliga rummet (Birgitta Fagrell, Jesper Fundberg, Kutte Jönsson, Håkan Larsson, Eva Olofsson och Helena Tolvhed) 2007:3 Det sociala ledarskapet (Martin Börjeson, Johan von Essen) 2007:4 Frivilligt arbete inom idrotten (Lars-Erik Olsson) 2007:5 Varumärkets betydelse inom idrotten (Anna Fyrberg, Sten Söderman) 2007:6 Analys av träningstider inom föreningsidrotten - en studie av sju lagidrotter sett ur ett ålders- och könsperspektiv (Christian Augustsson, Göran Patriksson, Owe Stråhlman och Stefan Wangsson) 2007:7 Målstyrning och bidragsgivning inom svensk idrott (Johan Söderholm ) 2007:8 Ekonomiska styrmedel inom ideella organisationer (Erik Lundmark, Alf Westelius) 2007:9 Näridrott i skolmiljö, etapp 2 (Josef Fahlén, Björn Forsberg) 2007:10 Doping - personlighet, motiv och moral i idrotten (Jesper Thiborg, Bo Carlsson) 2007:11 Eliten e liten - men växer. Förändrade perspektiv på elitidrott (Mikael Lindfelt) 2008:1 Doping- och antidopingforskning - En inventering av samhälls- och beteendevetenskaplig forskning och publikationer 2004-2007 (David Hoff) 2008:2 Idrottens anläggningar ägande, driftsförhållanden och dess effekter (Josef Fahlén, Paul Sjöblom) 2008:3 Idrottens roll i samhället ll (Sara Sandström, Mats Nilsson) 2008:4 Vilka stannar kvar och varför? (Britta Thedin Jakobsson, Lars-Magnus Engström) 2008:7 Äldre en resurs för idrottsrörelsen (Margareta Johansson) 2008:8 Möjliga tekniklösningar för LOK-stöd, SISU verksamhet och antidoping (Kenneth Olausson, Stewe Gårdare, Torbjörn Johansson, Mikael Wiberg, Oskar Juhlin) Rapporterna kan beställas från Riksidrottsförbundets kundtjänst kundtjanst@rf.se eller tel 08-699 62 03 9 789197 739795

Innehåll INNEHÅLL...2 BAKGRUND OCH PROBLEMSTÄLLNING...3 ARBETSMETODIK...3 MEDVERKANDE...4 INTERVJUER PÅ CENTRAL NIVÅ...5 SISU-idrottsutbildarna...7 SAMMANFATTNING AV RESULTAT CENTRAL NIVÅ...10 INTERVJUER MED FÖRETRÄDARE FÖR IDROTTSFÖRENINGAR...11 SAMMANFATTNING AV RESULTAT - FÖRENINGSNIVÅ...17 OMVÄRLDS- OCH TEKNIKANALYS...18 OMVÄRLDSANALYS...18 SYSTEM FÖR NÄRVARORAPPORTERING HOS ANDRA AKTÖRER...18 RIKSIDROTTSFÖRBUNDEN HOS VÅRA GRANNLÄNDER...19 TEKNIK ANALYS - GRUNDLÄGGANDE TEKNIKER OCH BEGREPP:...20 Smartphone...20 RFID...20 Kortläsare...20 Digitala pennor - Anototeknologi...21 Biometrisystem...21 Några exempel på biometri...21 Biochip - injicerbara ID-chip...22 GPS-teknik...23 ALTERNATIVA TEKNIKLÖSNINGAR...25 ALTERNATIV 1: MOBILTELEFONI...25 ALTERNATIV 2: RFID-SYSTEM...26 ALTERNATIV 3: KORTLÄSARE...27 ALTERNATIV 4: DIGITALA PENNOR ANOTOTEKNOLOGI...27 ALTERNATIV 5: BIOMETRI...27 ALTERNATIV 6: GPS - ANTI-DOPING...28 ETIK OCH INTEGRITET...29 SLUTSATSER OCH FÖRSLAG...30 FÖRSLAG TILL TEKNIKLÖSNINGAR FÖR RAPPORTERING OCH ANTIDOPING...30 FÖRSLAG TILL NÄSTA STEG...33 2

Bakgrund och problemställning Registrering och rapportering LOK-stöd och studiecirklar (SISU) sköts idag antingen via pappersblanketter eller via webb. Arbetet är omfattande och innebär bland annat att mycket tid måste läggas på sortering och inmatning av data från pappersblanketterna. Till detta kommer den problematik som finns i att det är svårt att fylla i blanketterna i fält vilket leder till att detta ofta genomförs i efterhand. Det ökar risken för att fel uppkommer. Utifrån den utveckling som skett inom IT-området så erbjuds idag flera nya tekniska alternativ för att genomföra dessa arbetsuppgifter. Vilka/vilket av de tekniska alternativen som kan användas för att utforma långsiktigt hållbara och etiskt försvarbara lösningar är dock svårt att veta utan att först se på olika konceptlösningar, analysera och testa dem. Syftet med projektet har varit att visa på de möjligheter som finns för att lösa ovanstående problem och samtidigt kritiskt granska olika lösningar när det gäller användarvänlighet, funktionalitet, systemanpassning, integritet, etik och ekonomi. Kravet är att tekniklösningen ska vara utvecklings- och anpassningsbar i ett långsiktigt hållbart perspektiv. Systemet ska möjliggöra enkel redovisning av aktiviteter, sammankomster och deltagartillfällen vid träffar/träningar och enkel direktrapportering till det administrativa systemet med bibehållande av den personliga integriteten. I arbetet har vi även beaktat möjligheten att använda dessa och kompletterande tekniklösningar inom anti-doping arbetet för vistelserapportering av elitidrottsmän. Detta för att underlätta såväl för idrottsmän och tränare samt den personal som ska utföra oanmälda tester. Arbetsmetodik Utgångspunkten för arbetet var att snabbt skapa god kunskap om hur rapportering och interaktionen mellan de olika parterna fungerar idag, vilka problem och möjligheter de olika aktörerna ser och hur de skulle vilja att det fungerar framgent. Med detta i kombination med vad som händer i omvärlden gällande olika IT-lösningar så har vi tagit fram ett underlag som kan användas som stöd för beslut om vidareutveckling av nuvarande system och framtagande av nya rutiner. Arbetet med att se på nya ITlösningar innebär inte att det är tekniken i sig som varit undersökningens kärna. Det handlar istället om teknikens potentiella möjlighet att påverka den dagliga verksamheten och samspelet mellan idrottsutövaren, idrottsföreningen/klubben och Riksidrottsförbundet och bli ett incitament till verksamhetsutveckling. Social interaktion med användarna är i ett sådant här arbete en viktig förutsättning när det gäller att utveckla nya och innovativa tjänster baserade på förståelse av befintliga situationer och mänskligt beteende. För att få nödvändig och tillräcklig förståelse för projektets frågeställningar både inom idrottsrörelsen och inom andra relevanta samhällsområden så har etnografiska studier genomförts. Detta som utgångspunkt för att utgå ifrån social interaktion som stöd för design av de nya tjänster och rutiner som efterfrågats. Det har varit viktigt att utvalda användargrupper matchat den specifika problematiken samt att de för datainsamlingens skull haft en lämplig aktivitetsprofil, relevant för projektet och studierna som genomförts. Användargrupperna har speglat ett så brett spektrum som möjligt för att ge relevanta data. Det innebär att användarna representerat olika idrotter (sommar/vinter, lag och individuell), skilda rapportsituationer samt att erfarenheter inhämtats från alla nivåer från tränare till lokal handläggare och central administratör. Det har också varit viktigt att möta personer med olika kunskap och erfarenhet av IT-användning. Den metodik vi använt utgår ifrån traditionella etnografiska forskningsmetoder för att fördjupa kunskapen om social interaktion inom användargrupperna. Metoden är inriktad på att observera avgörande detaljer i interaktionen mellan användarna, deras beteende, vad de säger och vilka hjälpmedel de använder. Fokus sätts på vad de faktiskt gör och inte varför de gör det. Det är viktigt att försöka förstå de specifika användaraktiviteterna. 3

Empiriska data har i detta fall samlats in genom fältstudier och intervjuer med frågeställningar utformade utifrån projektets inriktning och behovet av detaljeringsnivå. De förslag som tagits fram baseras på insamlade data och den omvärldsanalys som genomförts. Vid formulering av koncept och förslag har samarbete med relevanta forsknings- och utvecklingsområden varit av stor vikt. När det gäller användarvänlighet och funktionalitet utgår vi ifrån den forskning som idag ligger på fronten gällande att utveckla interaktiva och mobila lösningar för tjänster och produkter. Frågorna kring etik och integritet relateras dels till gällande lagstiftning och till aktuell forskning inom området. Gällande teknik och systemanpassning har ambitionen varit att i konceptet använda existerande teknik, hård- och mjukvaruplattformar och kombinera dessa på nya sätt i nya tillämpningar. Om inte befintlig teknik bedömts tillräcklig för att genomföra relevanta konceptidéer har vi studerat möjligheterna att utveckla ny teknik. Utifrån resultatet av detta arbete bör uppdragsgivaren kunna ta beslut om lämplig utveckling av systemet med närvarorapportering. Vi menar att man utifrån detta sen bör ta fram funktionella (tjänste)prototyper som testas av utvalda användare under realistiska förhållanden och användningssituationer. Det slutliga steget är utvärdering av användares erfarenheter från användning av en funktionell prototyp för att ge underlag för eventuell re-design innan fullständig implementering genomförs. Medverkande Uppdraget har genomförts av Kenneth Olausson, Stewe Gårdare och Torbjörn Johansson, Innovation Impact. Dessutom har forskarna Mikael Wiberg, Umeå universitet och Oskar Juhlin, Interactive Institute medverkat som diskussionspartners i arbetet med metodikfrågor kopplat till användarmedverkan, (angreppssätt, intervjuunderlag, analysförfarande), positionering av forskningsfronten inom möjliga tekniska lösningar samt i arbetet med frågor om användarvänlighet, stabilitet och funktionalitet kopplat till olika lösningar. Mikael Wiberg är docent i informatik, Umeå universitet och Oskar Juhlin, är docent och föreståndare för Interactive Institutes Mobility studio samt biträdande föreståndare för Mobile Life VinnExcellence Center. Se http://www.tii.se/mobility/people/oskar-web/index.htm och http://www.umu.se/umu/forskning/forskarportratt/forskarp_mikael_wiberg.html 4

Intervjuer på central nivå Nedan ges sammanfattningar av de intervjuer som genomförts på central nivå för att skapa underlag för arbetet. Möte med LOK-stödsgruppen. Tid och plats: 10 december 2007, Idrottens Hus i Västerås, Ånghammargatan 4, 721 33 Västerås. Medverkande: Göran Larsson, RF, Tor-Erik Henriksson, LOK-stöds gruppen, Kenneth Olausson och Stewe Gårdare, Innovation Impact. LOK-stöd definition och regler LOK-stödet är ett statligt lokalt aktivitetsstöd för idrottsföreningarnas ungdomsverksamhet. Bidragsberättigad ålder är 7-20 år och maximalt antal deltagare per sammankomst är 30. En bidragsberättigad sammankomst definieras som en ledarledd, beslutad samling på en timme där man tränar tillsammans. Det får inte vara drop in-verksamhet. Stödet för 2007 är 22,50 kr per sammankomst och 7,50 kr per deltagartillfälle. Det sammanlagda statliga stödet är på c:a 6 miljarder kronor grundat på 58 miljoner deltagartillfällen. Stödet kan sökas av ideell förening som är medlem i specialidrottsförbund anslutet till Riksidrottsförbundet. Även om föreningen består av flera sektioner som är anslutna till olika specialidrottsförbund lämnas en gemensam ansökan. Detta görs då av huvudföreningen. Ansökan om LOK-stöd skall innehålla redovisning av genomförda deltagartillfällen och antal deltagare fördelade på ålder och kön. Föreningens firmatecknare ska underteckna ansökan som sedan sänds in i original. Underlag för hela processen är de närvarokort som förs för varje deltagargrupp. Dessa upptar deltagarnas namn, födelsedata samt dag och tid för aktiviteten. Närvaron förs av ledaren som efter periodens slut intygar riktigheten i lämnade uppgifter genom sin namnteckning på kortet. Kortet lämnas därefter till föreningens handläggare av LOK-stöd. LOK-stödet får bara betalas ut via föreningens juridiska ombud, och därmed är det också bara dessa som får godkänna ansökan. Den identifikationen görs genom Bank ID. LOK-stödet söks två gånger per år. Ansökan för perioden 1/1-30/6 ska vara insänt senast den 15 augusti och för perioden 1/7-31/12 senast den 15 februari. Närvaroregistrering och ansökan görs på särskilda blanketter som finns att hämta på RF:s hemsida. Här finns också anvisningar för hur man fyller i blanketterna. Föreningarna kan också redovisa LOK-stödet på internet genom Klubben Online. Detta görs då genom att man går in på föreningens Klubben Online-sida där man har tillgång till ett ansökningsformulär. Utbetalning av LOK-stöd påbörjas den 15 september respektive den 15 mars. För ansökningar gjorda i Klubben Online påbörjas utbetalningen två veckor tidigare vid respektive tillfälle. Så arbetar man idag LOK-stödet administreras av RF:s LOK-stödsgrupp med ett kansli på 5 personer i Idrottens Hus, Västerås. Det fanns till en början skepsis mot att en centraliserad handläggning av stödet skulle fungera. Detta sköttes tidigare av förbunden. Idag konstaterar man att det fungerar mycket bra. Ansökan om LOK-stöd görs idag till största delen genom att föreningarna sänder in ansökningsblanketter i pappersformat. 2007 använde sig 1837 klubbar av Klubben Online för att ansöka om LOKstöd. Dagens upplägg innebär att det i augusti och februari blir mycket hög arbetsbelastning på kansliet. Där för man över pappersuppgifterna till databaser och hanterar informationen digitalt. En stor mängd ärenden uppstår gällande ansökningar som tas ut för kontroll eller som kräver justering, komplettering 5

eller ändring. Mellan 1200-1700 ansökningar blir ärenden som man får jobba extra med. Sådana ärenden är t ex relaterade till postgiro, närvarokort, medlemsförteckningar, ekonomi och juridiska frågor. 500 föreningar väljs ut för kontroll. Urvalet sker slumpvis eller utifrån särskilda kriterier. Den kontinuerliga kontrollverksamheten är viktig för att hålla hög kvalitet och trovärdighet i administrationen av stödet. Även kommunerna tar del av RF:s kontroller när det är relevant för det kommunala stödet. Komplicerade frågor hänförs till LOK-stödsnämnden som kan gå vidare till Riksidrottsstyrelsen. Några vanliga problem Ett generellt problem för hela administrationen av LOK-stödet är den stora mängden information som ska hanteras och transformeras vid två koncentrerade perioder under året. Detta påverkar arbetssituationen både för tränare, funktionärer och handläggare i föreningarna och på det centrala kansliet. Många av de redovisade problemen kan relateras till denna process. Ett stort antal ansökningar om LOK-stöd leder på grund av någon felaktighet till extra arbete både för kansliet och föreningarna. En vanlig orsak till detta problem är att många nya funktionärer har för dålig kunskap om LOK-rapporteringen. Överlämningen mellan gamla och nya är ofta dålig. Ett annat problem är också dålig koppling till styrelsen som är formellt ansvarig för ansökan. Viss utbildning av nya funktionärer sker idag genom SISU för ledare och styrelser. Det är vanligt att föreningarnas dokumentation av närvaro sker på närvarokort på plats vid träningstillfället eller efteråt förs in på närvarokort eller till dator hemma. Det kan lätt uppstå fel i överföringen av data från närvarokorten till sammanställningar på papper eller digitala närvaroformulär. Problem uppstår också när någon ska sammanställa informationen utifrån ofullständiga eller svårtolkade underlag. Problem kan också hänföras till att det är svårt att få tag i firmatecknaren. Det finns ett visst motstånd mot att göra rapportering digitalt. Det är behov av att få ut information och få användarna, rapportörerna att använda den digitala tekniken. Tidigare utbetalning används idag för att stimulera föreningarna att ansöka om LOK-stöd digitalt. Generellt gäller att de föreningar som fungerar dåligt också har fler problem med rapporteringen. Det finns skillnader mellan idrotterna när det gäller att rapportera. De stora idrotterna och stora föreningarna fungerar generellt bättre än små föreningar och mindre idrottsförbund. Nya föreningar har ofta problem och upplever att det är svårt att få hjälp. De små förbunden börjar inse betydelsen av LOK-stöd och verksamhet för barn och ungdomar för att kunna söka utvecklingsmedel från Idrottslyftet. Så här vill man ha det Det är positivt om man kan få bort hanteringen av närvarokorten. Idealet är en enkel rapportering på plats ute i föreningarnas verksamhet som hamnar direkt i databasen. En digitalisering av hela hanteringen av LOK-stödet är målet. En strategi kan vara att man från den 1 januari 2009 säger att det bara går att rapportera via webben. En sådan rationalisering och effektivisering kan ge det centrala kansliet, och även föreningarna, mer tid till kvalitetsarbete, kontroll och trovärdighetshöjande insatser. Det skulle också ge möjlighet att förstärka handledning och utbildningsinsatser riktade till föreningarna och ge återkoppling till föreningarna för att öka motivationen att satsa på verksamheten. En digital hantering av hela LOK-stödsadministrationen skulle ge nya möjligheter att ge återkoppling till föreningarna i form av statistik, dokumentation och underlag som de kan använda i utvecklingen av sin verksamhet. Från den 1 januari använder man personnummer i administrationen av deltagare. Detta ger nya möjligheter att t ex ta fram åldersstatistik. 6

LOK-stödet är den viktigaste parametern för RF när man fördelar bidrag till specialidrottsförbunden. Här finns stora möjligheter att synliggöra idrottens insatser genom visualisering och kommunikation av den information som man kan få genom LOK-stödet. SISU-idrottsutbildarna Telefonmöte med Thomas Eklund SISU idrottsutbildarna den 20/12 2007. Verksamhet SISU Idrottsutbildarna som funnits sen 1985 är idrottens utbildningsorganisation vars verksamhet utgår från idrottens behov av utveckling. Folkbildningen är stommen i verksamheten och man är ett av nio studieförbund i Sverige. Verksamheten inrymmer också ett omfattande kurs- och konferens program och ett projekthotell. Dessutom driver SISU en mängd processer tillsammans med sina uppdragsgivare. Man har ett eget förlag, SISU Idrottsböcker, som utvecklar studiematerial och idrottsböcker tillsammans med idrotten. 1999 blev SISU Idrottsutbildarna även huvudman för Bosöns Idrottsfolkhögskola. SISU har ca 250 anställda och mellan 400-500 000 deltagare i studier varje år. Ca 60 % av intäkterna kommer från stat, kommun och landsting. Ca 40% kommer från olika typer av uppdrag. Verksamhetsområdena är: - Folkbildningsverksamheten är stommen. SISU Idrottsutbildarna är ett studieförbund som genom folkbildningsarbete svarar upp mot idrottens behov, främst föreningsutveckling, men även förbundsutveckling. - Kursverksamheten kompletterar utbudet. SISU Idrottsutbildarna är en kursarrangör som gör kompetenshöjande insatser. - Konferenser är naturliga arrangemang. SISU Idrottsutbildarna är en konferensarrangör som skapar mötesplatser för erfarenhetsutbyte, inspiration och problemlösning. - Förlagsverksamheten har en avgörande betydelse. SISU Idrottsutbildarna är ett förlag som ger folkbildningsverksamheten tillgång till pedagogiskt utformade studiematerial, ger SF utbildningsmaterial som redskap att utveckla sin idrott samt ger den enskilde idrottaren tillgång till litteratur för eget lärande och egen utveckling. - Idrottsfolkhögskolan Bosön är en naturlig och väl integrerad del. SISU Idrottsutbildarna är en folkhögskola som erbjuder möjligheter till längre utbildningar samt en plattform för kortkursverksamhet och uppdragsutbildning. - Projekt och projektledning är givna delar. SISU Idrottsutbildarna är ett projekthotell som leder och driver projekt på uppdrag av och till gagn för idrotten. - Processledning stödjer utvecklingsprocesser. SISU Idrottsutbildarna är processledare som leder processer i utvecklingsarbeten och organisationsförändringar inom idrotten. Så arbetar man idag Rapportprocessen inom folkbildnings- och kursverksamheten består av flera steg. Först lämnas en blankett in med de som anmält sig till en kurs. Denna blankett omvandlas till en närvaroblankett som skickas ut till cirkelledaren som fyller i närvaron för hand. Varje cirkelledare har en koppling till en utbildningskonsulent som stöder och planerar för gruppen, ofta som en del av en större helhet under en tidslängd om ett år. Efter att cirkelledaren fyllt i närvarouppgifterna går dessa till en administratör som matar in och summerar i datorsystemet. Som regel passerar rapporteringen först konsulenten. Tre typer av stöd ska hanteras med olika typer av blanketter: 1. Allmänt stöd för all utbildning inom idrotten. Stor del är här barn och ungdomsledarutbildning. 2. Stöd för arrangemang. Det finns idag ingen utbildning i att sköta arrangemang, det är informell kunskap som sprids vidare. 7

3. Utbildning av aktiva. De studieformer som används av SISU är: a. Studiecirkeln, en lärgrupp om ca 7-8 personer Plats: den egna lokalen ofta med SISU-producerat material. b. Renodlad kursverksamhet, som sker efter en tydlig utbildningsplan, Kurser med och inom de olika idrotterna. c. Föreläsningar och kulturverksamhet, utställningar, musikunderhållning m.m i linje med folkrörelseuppgiften. För registrering och administration av närvaro används det med andra studieförbund gemensamt utvecklade Gustavsystemet. Några vanliga problem Man når idag ut lite ojämnt i Sverige med utbildningsstödet vilket gör att vissa regioner och sporter kommit längre än andra när det gäller kompetensutveckling. Ojämnheten kan bero på ledarkompetens, föreningskompetens som stöder vissa idrotter men utesluter andra. Jämnare spridning eftersträvas. När det gäller rapporteringssystemet så är det en ganska omständlig procedur idag. En förenklad process efterfrågas. Man får arbetstoppar i samband med halvårsrapporteringen då man måste jaga listor och rapportörer. Största toppen är december/januari. Så här vill man ha det Man vill ha ett enkelt system för rapportering och administration som förenklar och sparar tid där man kan identifiera deltagarna och deras närvaro. Önskemålet är att alla de system som finns idag ska utgå från samma bas. Det ska klara bidragsgivarens krav på säker hantering samtidigt som förbunden enkelt ska få veta vad och vilka som utbildads, vilka resurser som tillförts inom olika idrotter och till olika förbund och föreningar vilket tydligt ska kunna redovisas. Alltså finns det både interna och externa behov för ett nytt redovisningssystem. En digital rapportering direkt från cirkelledaren med möjlighet till insyn och avstämning av konsulent och administratör när så behövs vore önskvärt. Intervju med Håkan Nyberg Verksamhetsansvarig, antidoping Riksidrottsförbundet, Idrottens Hus Torsdag den 5 mars 2008 Efter OS i Aten 2004 gäller World Antidoping Code (WAC), ett globalt regelverk för antidopingarbetet. Ansvarig organisation är World Antidoping Association, (WADA). En viktig del i regelverket är elitidrottsmännens skyldighet till vistelserapportering för att dopingtester ska kunna göras oanmälda. På internationell nivå finns Register Testing Pool (RTP) som utgörs av de internationella elitidrottsmän som omfattas av skyldighet till vistelserapportering. Sverige har också en nationell pool av idrottsmän som omfattas av skyldighet till vistelserapportering. Den består dels av de svenska interna- 8

tionella idrottsmännen som ingår i RTP samt svenska elitidrottare på nationell nivå som RF väljer ut. Sammanlagt handlar det om c:a 750 individer i Sverige. Ett 100-tal klubbar har kollektiv vistelserapportering. Vistelserapportering innebär att idrottarna i förväg rapporterar var de kommer att befinna sig under minst en månad framåt. Rapporteringen omfattar träningar, tävling, resor mm. Rapporteringen kan göras för en period om 3 månader framåt och ska vara registrerad minst två veckor innan perioden börjar. En månad framåt måste alltid vara uppdaterad. Påminnelse om utebliven rapportering sänds ut via sms. Idrottaren kan ändra inlämnad rapportering innan en planerad aktivitet. Detta görs då via telefon. Alla dopingkontroller görs oanmälda. Sverige har en lång tradition på detta redan på 1980-talet var 75% av alla kontroller oanmälda. Så gott som alla dopingkontroller görs i samband med träning och tävling. Av ekonomiska skäl gör man flera tester när man är på plats vid ett träningstillfälle/tävling. Inga kontroller görs på natten. Det finns många faktorer som komplicerar vistelserapporteringen. En del idrotter är mycket rörliga geografiskt t ex orientering och cykling. Det finns också andra faktorer som gör att planerade aktiviteter förändras i sista sekund, t ex idrotter som är beroende på väder och naturförhållanden eller att man i lagidrotter är beroende av ledarnas beslut. Vilka är idrottarnas synpunkter på vistelserapporteringen? Sverige ligger långt fram i antidopingarbetet och det finns en stor enighet hos de aktiva som stöd för en kraftfull antidopingverksamhet. Man är beredd att ta besväret med rapportering för att komma åt dem som fuskar. 0,5% av dopingtestade blir idag bestraffade i Sverige. Internationellt ligger siffran på 1-2%. Rent administrativt är dagens system för vistelserapportering betungande för de aktiva. Det tar tid, det komplicerar vardagen och planeringen, det är lätt att glömma uppdatera när förhållanden förändras etc. Hela systemet bygger på att det finns ett högkvalitativt underlag från idrottsmännen. Ett nytt system för vistelserapportering ska underlätta så att det skapar acceptans. Idrottarna ska vinna fördelar av ett nytt system samtidigt som det effektiviserar antidopingarbetet. Ett nytt system bygger förmodligen på mobiltelefoni och GPS. Vistelserapporteringen är alltid individuell så varje person måste ha tillgång till utrustning för rapportering. Utrustningen får inte vara ekonomiskt betungande för idrottaren. Rapporteringsstrategierna kan se olika ut. Det kan vara så att RF söker idrottaren under vissa tider då alltså utrustningen måste vara påslagen. Man kan tänka sig former där tillgången till information om vistelse är begränsad i tid eller är kopplat till särskilda GPS koordinater t ex för idrottarens hem eller träningslokal och att utrustningen signalerar när de är där. Systemet bör ge idrottaren möjlighet till val av hur man vill sköta sin rapportering. RF vill ha ett mer flexibelt system för vistelserapportering som ger valmöjligheter, ger mervärde och resulterar i högre effektivitet. Frågorna kring integritet är viktiga men det framhölls att även dagens rapportsystem är integritetshotande och tar mycket tid och energi från de aktiva. Ledande mobiltelefon företag bör kunna intresseras för arbetet. Ett nytt system behöver också testas och RF kan föreslå elitidrottare som kan vara med i sådana tester. 9

Sammanfattning av resultat central nivå Problem: Gällande LOK-stödet är det idag en stor mängd information som ska hanteras under två mycket begränsade perioder vilket innebär mycket hög arbetsbelastning för kansliet. Digitaliseringen av informationen görs till största delen på LOK-stödskansliet - endast ett begränsat antal klubbar redovisar idag över internet. Kansliet får i samband med de två ansökningstillfällena många ärenden som kan relateras till felaktigheter i hanteringen av närvarokort, deltagarlistor och sammanställningar på klubbnivå. Nya funktionärer och handläggare på klubbnivå behöver bättre kunskap om hanteringen av LOK-stödet. Stora föreningar fungerar generellt bättre än små, och nya föreningar har oftare problem med LOK-stödet. SISU:s hantering av utbildningsbidragen är pappersbaserad och innehåller många manuella och arbetskrävande moment. Studiekonsulenterna spelar en viktig roll i processen. Antidopingarbetet behöver förenklas för de aktiva så de slipper det idag ganska omständiga adminstrativa arbete som vistelserapporteringen innebär. Detta skulle samtidigt kunna ge de som ska utföra testerna bättre möjlighet till fler oanmälda tester och bättre uppföljning och analys av resultaten. Så här vill man ha det: Man önskar att få bort hanteringen av närvarokorten. En förenklad process med rapportering on-line och digital hantering genom hela processen efterfrågas. En digital hantering kan öka säkerhet och kontrollmöjligheter samt ge personalen på kansliet mer tid att handleda och utbilda funktionärer, ge klubbarna feedback på rapporteringen i form av statistik mm och arbeta med kvalitetsutveckling. Teknik som förenklar vistelserapportering för de aktiva samtidigt som det minskar chanserna till fusk och ger bättre möjlighet till analys, uppföljning och feedback. 10

Intervjuer med företrädare för idrottsföreningar Här sammanfattas de intervjuer som vi gjort med funktionärer och handläggare av LOK-stödet på klubbnivå. Förening: Enskede Lawn Tennisklubb Sockenvägen 290, 120 40 Årsta Telefon: 08 81 90 70 E-mail: eltk.tennis@tele2.se Intervjuade/funktion: 11 januari 2008, Enskede Rackethall. Andreas Larsson, sportchef. Jasmin Galijasevic, chefstränare Verksamhet: Tennis. Två heltidsanställda tränare plus en halvtid och c:a 10 timanställda. Barn- och ungdomsgrupperna har c:a 15 tränings pass per termin, plus tävlingar, läger och lovaktiviteter. Så här arbetar man idag: Man använder administrationsprogrammet Borga för LOK-stödet. Träningsgruppernas namn och schema läggs in i kansliets dator. Närvarokort tas sedan ut i pappersformat och förvaras av tränaren som för närvaro på plats i hallen vid träningstillfällena och lämnar in de ifyllda korten i slutet på terminen. Informationen läggs då in programmet, sammanställs och skrivs ut. Ansökan till RF sker på papper som skrivs under av sportchef och en styrelseledamot. Klubben använder inte webben för att hämta blanketter eller redovisa. Man beräknar att det tar ungefär 4 heltidsveckor/år att administrera LOK-stödet. Fram till idag har man haft en kanslist som skött administrationen av LOK-stödet. Viss omorganisation på gång i klubben och rutinerna för LOK-stöd ses över. Chefstränaren har nu ansvaret tillsammans med sportchefen. Kunskapen om hur man arbetar med stödet får de nya tränarna (klubbens juniorer) genom de mer erfarna. Ett problem är att rapportering och utbetalning haltar så att klubben i praktiken får ligga ute med pengar för verksamheten. Så här vill man ha det: Man anser att man har ett väl fungerande administrationsprogram och rutiner som fungerar för LOKstödet. Samtidigt är man öppen för nya lösningar som gör att man ännu mer kan utveckla och prioritera idrottsverksamheten. Man är positiva till en lösning där man för närvaro och rapporterar direkt på webben och att både klubben och RF har tillgång till dokumentationen en gemensam arbetsyta. Det finns ett stort intresse av att få tillgång till mer information och statistik baserad på LOK-stödet, t ex om antal barn i olika åldersgrupper. Angeläget att detta utvecklas eftersom det är bra för planering och uppföljning både för tränarna och styrelsen. När det gäller bidrag från SISU så menar man att definitionen av vad som är bidragsberättigad verksamhet är alltför diffus och att ansökningsförfarandet är tidskrävande. Detta gör att man ofta bort att söka medel därifrån. Här skulle man önska tydligare hantering. Man ser gärna en koppling mellan LOK-stödet, SISU-hanteringen och Idrottslyftet när det gäller administrationen. 11

Förening: IKSU Sport, Umeå Intervjuad: Billy Ljung Funktion: Idrottskonsulent och ansvarig för tävling och friluftsliv, ansvarig för sektionsansvarigas inrapportering, LOK-stödet Verksamhet: IKSU - Idrottsklubben studenterna Umeå - är en av Sveriges största idrottsföreningar med ca 15.000 fasta medlemmar. Mängden aktiviteter är stor och IKSUs största anläggning - IKSU sport har under högsäsong mer än 20 000 besök per vecka! Följande träningsaktiviteter finns: Boll & Racket: Badminton, Basket, Beachvolley, Bordtennis, Fotboll, Innebandy, Squash, Volleyboll; Gruppträning: Aerobics, Afro Power Dance, Aqua, Bodybalance, Bodycombat, Bodypump, Core Control, Cykel, Forza, Fysträning, Gympa, Mamma-babygympa, Pilates, Punch Out, Simträning, Step, Yoga; Individuell träning: Gym, Klättring, Konditionsträning, Simning. Dessa träningsaktiviteter ligger under 16 olika sektioner. Så här arbetar man idag: Närvarorapporteringen görs idag på olika sätt beroende på typ av aktivitet. Vissa sektioner rapporterar klassiskt med kryss på närvarokort av lagledaren eller tränaren (en ansvarig utsedd per aktivitet/grupp). Närvarokorten fylls i regel i direkt vid aktiviteten, men i ett antal fall i efterhand vilket är ett bekymmer. Närvarokorten förs sedan över till dator, till kommunens webb baserade on-linesystem, sammanställningslistor utformas en gång per halvår och printas ut på papper. Dessa sammanställningslistor skickas sedan med vanlig post till RF och till kommunen. Detta fungerar relativt bra, med undantag för att få in de handskrivna närvarolistorna utan tjat. Vore mycket bra med möjligheter till elektronisk direktrapportering Gruppträningsaktiviteterna registreras elektroniskt direkt in i IKSUs databas för varje individ, då medlemmarna i träningsgruppen drar sina träningskort i spärren som måste passeras. Dessa sorteras automatiskt in i rätt grupp. Enda problemet är de som deltar i flera aktiviteter som inträffar samma dag, vilket ger två närvaroregistreringar samma dag vilket inte är tillåtet. Den övergripande ansvarige måste kontrollera att sådana multipla registreringar inte sker. Detta skulle enkelt kunna åtgärdas automatiskt i databasprogrammet. Vid den halvårsvisa rapporteringen görs sammanställningslistor som skrivs ut och skickas till RF och kommunen per post. All träning skulle idag kunna hanteras på samma sätt som gruppträning med automatisk registrering via träningskorten då man måste passera en spärr på väg till omklädningsrum eller träningslokal. Förutsättningarna finns att göra all rapportering on-line idag med ömsesidig anpassning av RF:s, kommunens och IKSU:s databassystem, vilket kraftigt skulle underlätta arbetet. Idag tar det ca 3 mandagar för IKSU:s samordnare av LOK-stödet jämfört med tidigare 3 4 manveckor, då man inte hade automatregistrering av gruppträningen. Problem: Ledarna/tränarna på sektionsnivå upplever att rapporteringen idag tar onödigt mycket tid och att detta inkräktar på träningen och tär på intresset. Det är ett onödigt hanterande att vara tvungen att vara i flera system samtidigt (RFs och kommunens), att gå fram och tillbaka mellan papper och dator mm. Man tycker sig ha dålig kontakt med RF samt att RF och RFs system ger dålig feedback. Saknar visualiserad strukturerad statistik för uppföljning av verksamheten. Så här vill man ha det: Man skulle vilja kunna rapportera enligt följande: 12

Elektronisk direktrapportering via sina spärrar och träningskort, kompletterat med rapportering via mobiltelefon/pda eller t ex rfid-system eller biometrisystem. Rapporteringen ska gå direkt in i en databas och kunna åskådliggöras i grafiska datorgränssnitt där klubbens ansvariga och tränare kan se, kontrollera, korrigera och följa upp det inrapporterade. Klubbens LOK-stödsansvarige ska sen godkänna rapporteringen innan det går till utbetalning. Blanketter ska bygga på enkla standarder som excel. Förening: Röbäcks idrottförening (RIF), Umeå Intervjuade: Pär Ericsson, föreningsordförande, Anette Johansson, kassör och Lilith Eleblad, kanslist. Funktion: Ansvarig för förenings verksamhet, ansvarig för sektionsansvarigas inrapportering av närvaro samt föreningens inrapportering av LOK-stödet till RF och kommunen. Verksamhet: RIF huvudverksamheter är idag fotboll och innebandy, fotbollsverksamheten är störst. Föreningen har idag 1145 medlemmar och i snitt 500 LOK-stödsberättigade ungdomar per halvår. Så här arbetar man idag: Närvarorapporteringen görs av varje grupps lagledare/tränare (en ansvarig utsedd per aktivitet/grupp) genom kryss på närvarokort (papper). Närvarokorten ska fyllas i direkt vid aktiviteten, men görs i ett flertal fall i efterhand vilket är ett bekymmer, för kassören som ansvarar för kontroll av inrapporteringen. Närvarokorten förs sedan över till dator av kassören till Umeå kommuns webbaserade onlinesystem. (se länk http://www.umea.se/kulturfritid/foreningar/aktivitetskortpanatet.4.4830d5b10bd1651247800011358.ht ml ) Problem att RF inte tar emot kommunens elektroniska dokument eller rättar sagt att samordning mellan kommun och RF inte finns. Elektronisk rapportering via Klubben Online och kommunens elektroniska system stämmer ej. Nuvarande mix av pappershantering och elektronisk hantering skapar merjobb för kassören. Ledarna/tränarna skulle kunna hantera rapporteringen direkt via on-linesystem efter viss utbildning. RIF har inte funderat själva på tekniklösningar för rapportering då man upplever att rapporteringssystemen ändras ofta. RIF har däremot byggt upp ett kvalitetssystem för uppföljning av tränande ungdomar inom fotboll, hur länge finns ungdomarna kvar inom RIF, resp inom fotbollen, hur väl uppfyller RIF sina mål. Man har också en utsedd policyombudsman. Sammanställningslistor utformas en gång per halvår och skrivs ut på papper. Dessa sammanställningslistor skickas sedan med vanlig post till RF och till kommunen. Detta fungerar relativt bra, med undantag för att få in de handskrivna närvarolistorna utan tjat. Vore mycket bra med möjligheter till elektronisk direktrapportering. Problem: Ledarna/tränarna på sektionsnivå upplever att rapporteringen idag tar onödigt mycket tid och tär på intresset. Problem med ledare som glömmer rapportera eller rapporterar sent. Nuvarande hantering kräver mycket hantering, påminnelser och kontroller. RFs nuvarande system och hantering ger dålig feedback till föreningen. Saknar strukturerad statistik för uppföljning av verksamheten. Så här vill man ha det: Vill ha mobila tekniska hjälpmedel som gör det möjligt för ledarna/tränarna att efter viss utbildning i rapporteringssystem och gränssnitt kunna direktrapportera till RF on-line. Viktigt med möjligheter för föreningen att kontinuerligt kunna kontrollera vad som rapporterats via inloggning i RFs system, för korrigeringar och kommentarer. Föreningens LOKstöds-ansvarige ska godkänna sammanställning av 13

uppgifter innan medel betalas ut. Elektronisk direktrapportering via mobiltelefon/pda eller t ex rfidsystem eller biometrisystem. Förening: Spårvägens brottningsklubb Box 23, 129 21 Hägersten Tränings- och klubblokal: SL-Sporthall, Hägersten. Intervjuade/funktion: Rickard Fridh Mobil: 073 564 01 91 E-post: rickard.fridh@comhem.se Intervju den 28 januari 2008. Rickard Fridh är klubbens kontaktperson, styrelseledamot och ansvarig för LOK-stödsrapportering mm. Verksamhet: Klubben bedriver brottningsverksamhet från klubbnivå upp till elitnivå. 6 tränare, varav en fast anställd. C:a 130 deltagare i åldrarna 7-20 år. 72 grupper/år administreras. Så här arbetar man idag: Rickard Fridh sköter hela hanteringen hemma. Det finns ingen datorutrustning i klubblokalerna. Klubben använder administrationsprogrammet Borga för LOK-stödet. Uppdaterat medlemsregister finns digitalt. Utifrån detta tas närvarokort ut i pappersformat. Tränarna fyller i korten vid träningstillfällena. Rickard har som egen företagare möjlighet att avsätta tid en eftermiddag varje vecka och för då kontinuerligt över närvarokorten till administrationsprogrammet. Han har också många andra sammanhållande och koordinerande funktioner i klubben. Vid terminssluten sker sammanställning i pappersformat som skrivs under av klubbens firmatecknare ordföranden och kassören och sedan sänds in till RF. Beräknad tidsåtgång för administration av LOK-stödet är 3-4 heltidsveckor/år. Klubben är inte ansluten till Klubben Online. Tränarna är fd brottare som följer sina barn in i klubbens verksamhet. Ledarutbildning genomförs med SISU-medel. Dessa administreras centralt av Svenska Brottningsförbundet som har en bra konsulent. Idrottslyftsmedel används för bl a brottningsveckor på skolorna i området för att få fler medlemmar. Även dessa medel administreras på förbundsnivå. Problem Borgaprogrammet fungerar bra på flera sätt men har många brister och är oflexibelt att hantera och tar tid att arbeta med. Det är omständigt med hanteringen av närvarokorten, framför allt när det gäller att skapa dem inför varje termin. Ett övergripande problem är att klubben är beroende av att en person ideellt avsätter mycket tid för att sköta administrationen av LOK-stödet, borde kunna ägnas åt annan verksamhet. Det bedöms som omöjligt att ha datorutrustning i tränings- och klubblokalerna pga stöldrisk och förstörelse. Kommunikationen mellan många brottarklubbar ligger tekniskt på faxnivå. Så här vill man ha det En online-lösning för rapportering av LOK-stödet skulle vara idealisk. Det skulle stödja klubbens hantering och administration och avlasta arbetstoppar. Man vill gärna ha service i form av statistik och underlag för ledarnas och styrelsens planering av verksamheten. Generellt vill man kunna marknadsföra sin verksamhet mer och få fler medlemmar. Man ser idag inget större behov av mobila lösningar eftersom man har en fast träningslokal. 14

Förening: Stockholmspolisens IF Simsektionen Färgargårdstorget 94 nb, 11643 Stockholm Tel: 08 642 05 15 E-post: kansliet@polisensim.com Intervjuade/funktion: Eva Andersson, kanslist, LOK-stödsansvarig Verksamhet: C:a 950 medlemmar. C:a 85 tränare. Så här arbetar man idag: Tränarna lämnar grupplistor som läggs in i administrationsprogrammet Borga. Närvarokort tas ut i pappersformat och lämnas åter till tränarna. Efter terminen lämnas korten åter till kansliet ifyllda och underskrivna. Uppgifterna förs in i programmet för sammanställning och utskrift. Ansökningarna går sedan till samordnaren på Stockholmspolisens centrala kansli som sammanställer och slutför ansökan till RF. Enligt uppgiftslämnaren är det ett krav från Stockolms kommun att använda Borga. Fördelen är att det finns vissa rutiner som förenklas i programmet. Nackdelarna är att svårt att genomföra ändringar och anpassningar i programmet, det upplevs därför som synnerligen oflexibelt. Problemet är att all information ligger på en dator på kansliet och har mycket begränsad tillgänglighet. Närvarokorten fylls ibland i på bassängkanten, vilket kan göra dem svårläsliga när de lämnas in. Tränarna borde kunna gå in själva och ändra online. Föreningen utnyttjar SISU för bl a utbildning av funktionärer. Kansliet tar fram namnlistor som sedan registreras hos SISU som sänder ut rapporter. Efter aktiviteten skrivs dessa under och skickas in. Bidragen sätts på ett konto och får disponeras för utbildningsaktiviteter mm. Föreningen är ännu inte registrerad på Klubben Online. All kommunikation med ledare görs digitalt. Personalen har tidsrapportering online. Anmälningar till tävlingar görs via webben. Teknisk utrustning bredband finns lättillgängligt, även i Eriksdalshallen. Kansliet beräknar att hanteringen av LOK-stödet tar minst en månads heltidsarbete per år. Så här vill man ha det: Det viktigaste är att få bort hanteringen av deltagarlistor och närvarokort. Slopa det administrativa programmet som har funnits i 8-9 år och ta fram en on-line lösning. En digitalisering skulle inte vara något problem, tränarna är unga och datorvana. En digitalisering skulle också göra hanteringen säkrare och försvåra för de klubbar som fuskar med närvarokorten. Ta fram en lösning som inte bara är närvaroregistrering utan också ger mer tillbaka till klubben i form av information och dokumentation för att utveckla verksamheten. Gör det möjligt att rapportera successivt så att inte allt ska hanteras samtidigt under en kort tid. Koppla samman föreningens eget medlemsregister med LOK-hanteringen, idag förs det dubbla medlemsregister. De pengar som finns för stöd till idrotten i form av LOK-stöd borde kunna redovisas och fördelas på annat sätt än genom grupplistor och närvarokort. En sådan lösning skulle fånga upp bredd och spontanidrottande mer än idag och svara mot samhällets folkhälsosynpunkt. Man ser gärna en lösning där deltagarna själva rapporterar och tränaren sedan kollar upp. 15

Förening: Täby orienteringsklubb Intervjuad: Inger Vikström Funktion: Tränare för juniorerna och administrativt ansvarig Verksamhet: Klubbens verksamhet är renodlad till orientering och skidorientering med löpning, gympa och skidåkning som delar i träningen. Man har ca 350 medlemmar inom alla ålderskategorier varav 40-50 ligger inom gränserna för LOK-stödet. En av de största orienteringsklubbarna i Stockholmsdistriktet som arbetar aktivt med nyrekrytering, kurser, motion och elit. Så här arbetar man idag: Tre personer delar upp att ta närvaro vid klubbens träningar. Oftast är alla tre med och då tar Inger hand om detta eftersom hon är den som fyller i rapporteringsblanketterna. Vid orienteringsträning och tävling läggs alla resultat upp på klubbens hemsida varför det är enkelt att i efterskott fylla i rapporteringsblanketterna. När det gäller löpträning, jympa mm så fylls det oftast först i på pappersblanketter. Man använder idag de excel-mallar som Täby kommun tagit fram för att skapa listor och blanketter vilka man fyller i via dator men sen skickar in både till kommunen och RF i pappersformat. Problem: Man upplever att det är svårt att förstå hur man rapporterar digitalt via klubben online till RF. Det har uppstått någon slags svårighet som måste övervinnas som gör att man fortsätter att skicka in i pappersformat. Möten och utbildning efterfrågas för att kunna förstå hur en förenklad rapportering kan gå till. Så här vill man ha det: Man vill rapportera digitalt och hela tiden kunna följa det inrapporterade och få möjlighet att korrigera om något blivit fel. Så få moment som möjligt även om man inte idag ser tidsaspekten som något stort problem. Förening: Täby Slalomklubb Intervjuad: Nils Leijonhuvud Funktion: Ansvarig för lagledarna, LOK-stödet och web-master. Verksamhet: Klubbens verksamhet är renodlad till utförsåkning på skidor. Man har ca 220 medlemmar inom ålderskategorierna som berörs av LOK-stödet. Tränings- och tävlingssäsongen sträcker sig mellan augusti-april. Så här arbetar man idag: Närvarorapporteringen görs idag i tre steg. De flesta av tränarna registrerar närvaro manuellt på papper vid träning i fält. (Några rapporterar vid dator hemma efter träningen). Uppgifterna går sen vidare till en lagledare som ansvarar för en hel ålderskategori (flera träningsgrupper) vilken sammanställer och digitaliserar närvaron för de träningsgrupper som ingår i den ålderskategori man ansvarar för. Lagle- 16

darna skickar sedan sina uppgifter vidare till den ansvariga för lagledarna vilken räknar samman alla uppgifter och rapporterar till RF och kommunen. Man använder idag de excel-mallar som Täby kommun tagit fram för att skapa listor och blanketter. Problem: Man upplever att rapporteringen idag tar onödigt mycket tid och att detta kan inkräkta på träningen. Så här vill man ha det: Man skulle vilja kunna rapportera enligt följande: Direktrapportering i fält via mobiltelefon/pda och möjlighet att rapportera via dator efter en träning för de som inte kan/vill använda mobil utrustning. Rapporteringen ska gå direkt in i en databas och visualiseras i datorgränssnitt där klubbens ansvariga och tränare kan se och följa upp det inrapporterade. Klubbens LOK-stödsansvarige ska sen godkänna rapporteringen innan det går till utbetalning. Blanketter ska bygga på enkla standarder som excel. Sammanfattning av resultat - föreningsnivå Problem: Arbetet med LOK-stödet på föreningsnivå involverar idag tränare, ledare, kanslipersonal, styrelse och frivilliga funktionärer. Arbetet är tidskrävande med två stora arbetstoppar i augusti/september och januari/februari. Hanteringen av närvarokort, deltagarlistor och sammanställningar görs både digitalt och i pappersformat. Mycket av arbetet görs manuellt vilket ofta orsakar fel och problem. Flera av klubbarna använder ett digitalt administrationsprogram som är stabilt med mycket oflexibelt och begränsande. Många har uppfattningen att rapporteringen idag tar onödig tid som kunde användas för att stödja idrotten. Detta kan påverka viljan till ideellt arbete inom idrotten. En av de intervjuade klubbarna använder automatregistrering vid gruppaktiviteter vilket sparar mycket tid för samordnaren av LOK-stödet. De flesta föreningar ansöker idag om LOK-stöd genom att sända in papper per post. Det finns ett behov av information och utbildning för att fler ska börja utnyttja möjligheterna att rapportera digitalt. Det finns ett utbildnings-/handledningsbehov hos de nya funktionärer som blir involverade i arbetet med LOK-stödet på föreningsnivå. Den nuvarande hanteringen ger mycket litet feedback till föreningarna. Så vill man ha det: De intervjuade klubbarna är mycket positiva till digital rapportering on-line och att själva kunna kontrollera och korrigera sin rapportering kontinuerligt. Klubbarna är positiva till att få information och statistik baserad på LOK-stödsrapporteringen som underlag för planering och analys. Flera av de intervjuade klubbarna kan tänka sig att ställa upp som testobjekt om tester med nytt rapporteringssystem ska genomföras. 17

Omvärlds- och teknikanalys I denna del ges en översiktig analys av vad som pågår inom området i omvärlden. Omvärldsanalys kan i detta fall ses som en mindre bench-marking process där förutsättningar inom området jämförs med vad som händer hos andra aktörer i ett nationellt och internationellt perspektiv. Utifrån ovanstående analyserar vi vilka tekniklösningar som är möjliga för att utforma användarvänliga och intuitiva tjänster. Detta handlar förstås både om anpassning av befintlig teknik samt eventuell utveckling av ny teknik men även system- och interaktionsdesign. Omvärldsanalys Den väsentligaste delen i en tekniklösning för registrering och rapportering av medverkande inom studiecirklar (SISU) och LOK-stöd är en entydig och säker digital identifiering av de medverkande. Andra viktiga inslag är att så långt det är praktiskt möjligt kunna automatisera förfarandet och göra processen oberoende av medverkandes och ledares kom ihåg. Därefter kommer metoder för att med så få mellanled som möjligt kunna överföra registrerade data direkt till en speciell server hos RF och skapa visualiserad återkoppling av inrapporterad data för klubbarna. Beroende på val av tekniklösning/ar kan hela processen automatiseras i olika grad. Vi har nedan listat några intressanta fungerande tekniker och mobila lösningar med belysande exempel inom RFID-, Biometri- och Biochip-teknik. RFID är en väletablerad teknik, biometri är en snabbt växande teknik och biochip-tekniken är väletablerad vad gäller identifiering av djur och den håller på att etableras även vad gäller människor. Dessutom visar vi på möjligheter att använda mobiltelefoner tillsammans med speciell anpassad mjukvara samt mobiltelefoner som bärare /terminal för speciell digital teknik, t ex RFID. Exemplen visar på digital identifiering och registrering av individer (samt i vissa fall tracking /följning) inom olika områden som utbildning, tillträde till speciella lokaler, elektronisk signering, säkerhet i kommunikationer mm. Exemplen visar på fungerande och etablerade metoder via webb- och internetteknik, RFID- och transponderteknik, biometrisystem med fingeravtryck och/eller ögonscanning, GPS-system, Biochipsystem samt kombinationer av dessa. Vid varje exempel finns en länk för fördjupad information. Vi visar även på möjliga lösningar för mobiltelefoner som uppfyller kraven för att vara sk smartphones kopplat till RFID- och Biometrilösningar. Vi har bedömt Biochip-tekniken som framtida intressant men vi ser den inte som aktuell nu, varför vi inte föreslagit någon sådan lösning. Om önskemål finns kan även ett sådant förslag utformas. System för närvarorapportering hos andra aktörer Närvaroregistrering med hjälp av digital teknik sker inom många områden i samhället. På arbetsplatser finns lösningar från magnetkort till digitala nycklar av olika slag. Användningen av biometriska lösningar ökar snabbt. Ett exempel på detta är SAS Sverige och en del andra flygbolag som använder fingeravtryck för incheckning. Inom skolvärlden används digital närvaroregistrering i olika former. Ett exempel är SchoolSoft vilket är ett internetbaserat verktyg för elevdokumentation och en plattform för administration av scheman, planeringsunderlag mm. Där kan skolpersonal, elever och föräldrar registrera närvaro och ha tillgång till det samlade materialet. Systemet används idag mest för närvaroregistrering. Inom Folkbildningsförbundet använder idag sju av de nio studieförbunden i Sverige det administrativa systemet Gustav. Detta har utvecklats utifrån organisationernas behov av digitalt stöd för närvaroregistrering, hantering och rapportering av verksamheten. Idrottsrörelsens studieförbund, SISU är som tidigare sagts en av användarna. Inget av de andra studieförbunden verkar ha utvecklat andra tjänster för närvarorapportering än vad som SISU har. 18

Vid gym och träningslokaler görs närvaroregistrering ofta genom att besökaren drar ett magnetkort i en terminal som då ger tillgänglighet till tjänster och lokaler beroende på personlig profil. En utveckling är på gång att använda denna information som del i nya tjänster där kunderna kan följa sin utveckling och få underlag för analys och reflektion. Riksidrottsförbunden hos våra grannländer Vi har också samtalat med personer inom de övriga nordiska ländernas idrottsförbund. Här följer en kort sammanfattning av hur fördelning och rapportering av statligt stöd till barn- och ungdomsidrotten genomförs i övriga nordiska länder. Norge På ett övergripande plan stöds idrotten genom att förbunden söker medel för ledarutveckling och idrottsverksamhet som ska inriktas mot barn och ungdom. Medlen finns hos förbunden och verksamheten rapporteras också av dessa. Rapportering görs på webben. Lokala aktivitetsmedel är tipsmedel som går till klubbarna via departementet. Kommunerna tilldelas medel baserat på invånarantal. I varje kommun finns sedan ett idrottsråd som utifrån idrottsregistreringen och prioriterade satsningar bestämmer hur de tilldelade medlen slutligt ska fördelas till klubbarna. Idrottsregistreringen innebär att klubbarna varje år registrerar antalet medlemmar, ålder mm. Registrering görs på webben. Klubbarna/tränarna rapporterar inte närvaro vid träningstillfällen eller annan verksamhet. Grundidéen är att Idrottsregistreringen ska erbjuda en öppen information som alla ska ha tillgång till och där man ska kunna följa förändringar och utveckling. Kontaktperson Linda Torge, Norges Idrottsförbund. Telefon: 004721029000 www.idrett.no Finland Det statliga stödet till barn- och ungdomsidrotten i Finland går till klubbarna i form av utvecklingsmedel som söks och rapporteras på webben. Inget verksamhetsbaserat statligt stöd går direkt till klubbarna. Uppgiftslämnare Pasi Mäenpää vid organisationen Nuorisuomi (Unga Finland). Telefon: 00358 934812465 www.nuorisuomi.fi Danmark Medel från Danska spel fördelas som rambelopp till idrottsförbunden i Danmark. Klubbarna är inte engagerade i någon rapportering kring detta, förutom eventuella lokala projekt. Fördelning av medel till de lokala klubbarna sker i förhållande till antalet medlemmar. Klubbarna redovisar sin ekonomi och verksamhetsbeskrivning, hur man arbetar med samarbeten och prioriterade områden. Ingen detaljerad redovisning av närvaro vid aktiviteterna görs. Enligt sagesmannen har Danmark det mest obyråkratiska systemet i Norden. Man vill ha ett fritt system som gynnar frivilligt arbete utan mycket administration. Samtal med representant för Danmarks idrottsförbund. Telefon: 004556961220. 19