Projekt RESONANS 2015-03-06 Fallstudierapport Studie av en samling offentliggemensamma digitala resurser: Ladok Owen Eriksson Institutionen för Informatik och Media Uppsala universitet Sammanfattning: Detta är en fallstudieredovisning av digitala resurser för Ladok inom ramen för forskningsprojektet RESONANS. Detta projekt leds av Linköpings universitet och bedrivs i nära samverkan med E-delegationen, SKL och Uppsala universitet. Ekonomiskt stöd ges av VINNOVA. Projektets fokus är offentliggemensamma digitala resurser. Med begreppet digital resurs menas sådan digitalt representerad information och mjukvara som i något avseende kan ses som en samlad resurs och som kräver särskild styrning vad gäller utveckling, drift och förvaltning. Med offentliggemensamma digitala resurser menas sådana IT-resurser som i någon mening kan ses som en gemensam angelägenhet för flera offentliga förvaltningar. Vi har beskrivit och analyserat samstyrning och samanvändning av dessa digitala resurser utifrån sju samverkansdimensioner som definierats inom RESONANS-projektet: normativ, regulativ, relationell, performativ, semantisk, presentativ och teknisk dimension.
Innehållsförteckning 1 Inledning... 1 1.1 Projektbakgrund... 1 1.2 Fallstudien Ladok... 2 2 Ladok i högskolesystemet... 3 2.1 Ladok... 3 2.2 Problem med Ladok 2 (nuvarande system)... 6 3 Mål och värden... 8 4 Regelverk... 9 5 Aktörsrelationer och ansvarsfördelning... 10 5.1 Studieregistret och roller... 10 5.2 Programvara och roller: Ägande och styrning... 12 5.3 Drift av Ladok- systemet och roller... 14 6 Verksamhetsprocesser och funktionalitet... 15 6.1 Planera och fastställa utbildningstillfällen... 15 6.2 Publicera utbildningstillfällen... 15 6.3 Hantera studiedeltagande... 15 6.4 Sätta betyg och göra resultatet officiellt... 16 6.5 Reflektioner verksamhetsprocesser... 16 7 Verksamhetsspråk - information... 17 8 Presentation och interaktion... 19 9 Digitalt landskap... 20 10 Sammanställning av intressenter och roller... 22 10.1 Ladokkonsortiet... 22 10.2 Centrala StudiestödsNämnden (CSN)... 22 10.3 Universitetets och HögskoleRådet UHR... 22 10.4 Varje enskild Högskola... 22 i
10.5 ITS vid Umeå Universitet... 23 10.6 Sveriges universitets- och högskoleförbund (SUHF)... 23 10.7 Migrationsverket... 23 10.8 SCB... 23 10.9 Utbildningsdepartementet... 23 10.10 Systemleverantörer... 23 11 Sammanfattande analys... 23 12 Avslutande reflektioner kring samstyrning och samanvändning... 25 12.1 Samverkansvillkor... 25 12.2 Samstyrning... 26 12.3 Migrationsproblemet och dess påverkan på Ladok 3 projektet... 28 12.4 Avslutande kommentarer... 29 Referenser... 30 ii
1 Inledning 1.1 Projektbakgrund Detta är en fallstudieredovisning av digitala resurser för Ladok inom ramen för forskningsprojektet RESONANS 1 (Goldkuhl, 2014; Goldkuhl mfl, 2014a). Detta projekt leds av Linköpings universitet och bedrivs i nära samverkan med E-delegationen, SKL och Uppsala universitet. Ekonomiskt stöd ges av VINNOVA. Svensk e-förvaltning befinner sig i ett mycket dynamiskt och expansivt skede. Omfattande utvecklings- och förändringsarbete sker på lokal nivå inom enskilda myndigheter, regioner/ landsting och kommuner, ofta med utgångspunkt i de övergripande e-förvaltningsmålen enklare, öppnare och effektivare (E-delegationen, 2011; SKL, 2011; Näringsdepartementet, 2012). En av de stora utmaningarna inom svensk e-förvaltning är digital samverkan mellan olika förvaltningar. Projektets fokus är offentliggemensamma digitala resurser. Med begreppet digital resurs menas sådan digitalt representerad information och mjukvara som i något avseende kan ses som en samlad resurs och som kräver särskild styrning vad gäller utveckling, drift och förvaltning. Med offentliggemensamma digitala resurser menas sådana IT-resurser som i någon mening kan ses som en gemensam angelägenhet för flera offentliga förvaltningar. Det kan handla om förvaltningar som kommunicerar och agerar i roller av informationsleverantörer respektive informationskonsumenter. Det kan också handla om att flera offentliga förvaltningar har intresse i och utövar styrning av den digitala resursen, dess utveckling och förvaltning. En väsentlig del av RESONANS-projektet utgörs av diagnostiska fallstudier av offentliggemensamma digitala resurser. Vi studerar offentliggemensamma digitala resurser som kan karaktäriseras som front-office (dvs som riktar sig mot externa användare) respektive backoffice (administrativ handläggning inom förvaltningen). Inom RESONANS studerar vi följande fyra typer av samverkanssituationer avseende gemensamma digitala resurser (Goldkuhl, 2014): Gemensam webbplats Gemensamma/likartade IT-komponenter i webbplatser Informationsutbyte mellan förvaltningar Gemensamma/likartade IT-system (back-office) RESONANS arbetar med ett brett angreppssätt för att studera samverkan kring gemensamma digitala resurser. Samverkan studeras uppdelat i ett antal samverkansdimensioner. Vi arbetar med följande sju samverkansdimensioner (Goldkuhl, 2014): Mål och värden som styr den digitala resursen (normativ dimension) Olika regelverk som styr den digitala resursen (regulativ dimension) 1 Projektets officiella namn är Former för utveckling och förvaltning av offentliggemensamma digitala resurser. Vi använder akronymen RESONANS som projektbenämning. RESONANS står för digitala RESurser i OffeNtlig sektor samanvändning och Samstyrning. 1
Ansvarsfördelning och aktörsrelationer kring den digitala resursen (relationell dimension) Verksamhetsprocesser som den digitala resursen ingår i (performativ dimension) Verksamhetsspråk som används i den digitala resursen (semantisk dimension) Presentation av information och tjänster på den digitala resursens användargränssnitt (presentativ dimension) Tekniska komponenter och dess strukturering inom det digitala landskapet (teknisk dimension) 1.2 Fallstudien Ladok Vi har genomfört åtta fallstudier av offentliggemensamma digitala resurser. Ett av dessa utvalda fallstudieobjekt är Ladok. Denna rapport dokumenterar den fallstudie av Ladok som vi genomfört inom RESONANS. Vi har valt att studera Ladok eftersom de digitala resurser som tillsammans utgör Ladok har stor betydelse för e-förvaltning inom högskoleutbildningen i Sverige. Ladok är viktigt därför att det visar på hur man genom en frivillig samverkan mellan en rad statliga myndigheter på central och regional nivå har lyckas med att utveckla ett gemensamt komplicerat IT-system. Just samverkan över myndighetsgränser har ofta lyfts fram som ett problemområde inom svensk e-förvaltning. Inom Ladokkonsortiet har man åstadkommit ett samarbete över myndighetsgränser genom att landets högskolor tillsammans med Centrala Studiestödsnämnden (CSN) långsiktigt och strategiskt har utvecklat samarbetet kring denna viktiga digitala resurs. Det som också är intressant är att Ladokkonsortiet just nu står inför ett mycket viktigt förnyelsearbete av denna digitala resurs i och med Ladok 3 projektet vilket kommer att ställa nya och omfattande krav på samarbetet inom Ladokkonsortiet. Denna fallstudie utgör, tillsammans med övriga fallstudier inom RESONANS, underlag för den jämförelse och tväranalys som görs i projektets slutrapport (Goldkuhl mfl, 2014b). Föreliggande rapport har ett värde som en separat fallstudie av en viktig samling av offentliggemensam digitala resurser. Med denna rapport vänder vi oss till både personer som har särskilt intresse för Ladok och andra personer som är allmänt intresserade av svensk e- förvaltning. Denna diagnostiska fallstudie har genomförts i enlighet med begrepp och undersökningsuppläggning som beskrivs i Goldkuhl (2014) och Goldkuhl mfl (2014a). Vi har beskrivit och analyserat samstyrning och samanvändning av digitala resurser för informationsförsörjning inom Ladok utifrån de sju samverkansdimensioner som definierats inom projektet (se ovan). Genomgång av dessa samverkansdimensioner behandlas i avsnitt 3-9 nedan. I kapitel 2 ger vi en introduktion till studerade digitala resurser (dess verksamhetssammanhang och tillkomsthistoria samt en introduktion till det komplexa digitala landskapet). I kapitel 10 sammanfattar vi intressenter och deras roller i förhållande till Ladok. I kapitel 11-12 sammanfattas och slutförs analysen av studerade digitala resurser. Datainsamling har skett genom studier av olika IT-system (som t.ex användargränssnitt, dataspecifikationer/databasscheman) 2
studier av olika dokument som t.ex författningar, policydokument, utredningar, planer, samt olika typer av systemdokumentation (t.ex begreppslistor, processmodeller, begreppsmodeller, arkitekturbeskrivningar) intervjuer/samtal med personer med kunskap om Ladok Studier av Ladok i tidigare och pågående forskningsprojekt och rapporter har också utgjort underlag för analysen (Eriksson och Ågerfalk, 2010). 2 Ladok i högskolesystemet 2.1 Ladok Varje högskola är ålagd att för varje student dokumentera uppgifter om deltagande i utbildning. Processen för att genomföra detta startar med att student har blivit antagen till ett utbildningserbjudande ett program, fristående kurs eller kurspaket. Studenten registrerar sig sedan på kurstillfället och meddelar därmed sin avsikt att påbörja och delta i ett visst kurstillfälle (undervisningsaktivitet) som ges vid en viss tidsperiod och som regleras av en kursplan. Pedagogisk personal sätter sedan betyg baserat på avklarade prov och gällande kursplan. Figur 1: Studiedeltagandeprocessen Ladoksystemet (förkortning för Lokalt AD-baserat DOKumentationssystem) är ett nationellt standardsystem uppbyggt av en stor mängd rutiner och funktioner som hanterar administration inom högre utbildning (Ladokkonsortiet, 2014) 1, där den grundläggande funktionaliteten handlar om att registrera studenter och studieresultat i ett studieregister. Utvecklingen av Ladok startade 1983 genom att en preliminär kravspecifikation togs fram beställare var då Universitets Högskoleämbetet UHÄ (Ladokkonsortiet, 2012a). Innan dess fanns ett batch-orienterat system Studok, och olika rutiner för studiedokumentation hade utvecklats på de 11 olika Högskolorna som då använde Studok. En viktig idé med Ladok var att standardisera arbetet och utveckla ett gemensamt system. Det första införandet av systemet gjordes i Linköping 1987 där systemet också först utvecklades, testades och förvaltades. Systemet infördes sedan succesivt på 11 Högskolor under perioden 1987-1991. Förvaltningen av Ladok flyttades till Umeå Universitet 1991, ägare av Ladok-systemet var då fortfarande UHÄ. UHÄ lades ned 1992 och Verket för Högskoleservice (VHS) erbjöd sig då att ta över Ladok. Förvaltningscheferna på högskolorna avböjde dock detta erbjudande och började istället diskutera samarbete i konsortieform. 1993 inrättades också Förordning (SFS, 1993:1153) som föreskriver att varje högskola skall ha ett studiedokumentationssystem. 1994 skrevs det första konsortieavtalet. Under 90-talet anslöt sig de medelstora högskolorna och under 2000-talet de mindre. Idag har konsortiet 39 medlemmar. Tekniskt sett utvecklades 1 Faktauppgifterna är hämtade från https://www.ladok.se 3
den första versionen av Ladok (Ladok 1) med Cobol och databashanteringssystemet Mimer. Utvecklingen av nästa version Ladok Noveau (Ladok 2) startade i mitten av 90-talet, och var implementerat 2000. I samband med detta bytte man också teknisk plattform till UNIFACE, och senare till databashanteringssystemet MySQL. Under början av 2000 utvecklades också LadokPåWeb som tillgängliggjorde Ladok på webben, och i samband med detta utvecklades e-tjänster för studenterna. Diskussionen om nästa version av Ladok (Ladok 3) startades 2007, och själva projektet startades 2010. Detta projekt pågår fortfarande. Ladok-systemet används idag på nästan alla universitet och högskolor och är ett komplext IT-system, som är uppbyggt av en stor mängd rutiner och funktioner för administration inom högre utbildning och som samtidigt används för att underhålla studieregistret. Det är viktigt att poängtera att Ladok-systemet består av två huvudtyper gemensamma digitala resurser: Studieregistret Programvara (Ladok, Ladok 2 (Noveau), Ladok på Web samt Ladok 3 som är under utveckling) Högskoleförordningen (1993:100) ligger till grund för den information som ska finnas i systemet, men det är Förordning (SFS 1993:1153; SFS 2012:713) "Förordning om högskolornas redovisning av studier m. m." som reglerar den information som ska registreras i Ladok, och vilka andra aktörer som skall ha tillgång till denna information (se avsnitt 4). Varje högskola som använder systemet har idag sitt eget studieregister. Programvaran ägs av Ladokkonsortiet som består av Sveriges 38 högskolorna samt Centrala StudiestödsNämnden (CSN). Ägandet och ansvaret för programvaran regleras i två konsortieavtal (UmU 243-1740-13; CSN 2008-5115-8771, se avsnitt 5). Syftet med systemet enligt avtalen är att det ska underlätta det administrativa arbetet på institutioner och förvaltning, vid uppföljning av studieresultat samt att trygga studentens rättssäkerhet. Systemet är utvecklat för att kunna användas av alla högskolor, och kan kompletteras med lokala funktioner. Det är programvaran och dess gränssnitt, samt studieregistret som möjliggör den kommunikation och informationssamverkan som regleras i Förordning (SFS 1993:1153; SFS 2012:713). Programvaran används främst för registrering på kurser och program, dokumentation av studerandes närvaro och resultat i studieregistret. Figuren nedan illustrerar den kommunikation som sker via Ladok. 4
Högskolerepresentant& Studieadministratör&& & & & & & & & & & Antagen&Student& LADOK& Studieregistret& & & & & & Högskolerepresentant& Pedagogisk&personal& UHR& & CSN& & SCB& & Andra& &Organisa1oner& Figur 1: Kommunikation med hjälp av Ladok Ladok 2 har ett grafiskt gränssnitt som är utvecklat för att användas av studieadministratörer på högskolorna. Ett exempel finns i figur 2 som visar på gränssnittet för kursregistrering. Figur 2: Kursregistrering i Ladok (Mälardalens Högskola, 2012) Ladok på Web (LPW) kan infogas i lärosätenas webbportaler och riktar sig främst till studenter och lärare. Studenter kan t.ex. registrera sig och anmäla sig till tentamen. Pedagogisk personal t.ex. kursansvariga och lärare kan använda LPW för en annan viktig grundfunktion i Ladok nämligen att registrera resultat (beslut om betyg), se exemplet i figuren nedan. 5
Figur 3: Rapportering av resultat på prov (Mälardalens Högskola, 2012) Det finns 5000 behöriga Ladokanvändare i landet, de flesta är studieaministratörer. Ladok har dock betydligt fler indirekta användare genom att informationen i studieregistret används av många intilliggande system som finns på varje lokal högskola (se avsnitt 9). Ladok används också i samverkan med NyA som är det centrala antagningssystemet och för högskolans rapportering till externa informationsmottagare, till exempel Centrala studiestödsnämnden (CSN) och Statistiska centralbyrån (SCB). Totalt hanteras information om en halv miljon aktiva studenter varje år. 2.2 Problem med Ladok 2 (nuvarande system) Ladok 2 fungerar bra som ett isolerat system som används av studieadministratörerna, men det fungerar sämre i samverkan med andra lokala system på högskolorna. Detta blev tydligt i samband med den omfattande datoriseringen av utbildningsverksamheten som skedde vid millennieskiftet då flera Högskolor satsade på nätbaserad utbildning och nya utbildningserbjudanden. I samband med detta investerade Högskolorna på Learning Management Systems (LMS) och studentportaler. Det uppstod då stora problem med hur dessa system skulle samverka med Ladok se avsnitt 9. Detta gör också att Ladok fungerar mindre bra som en komponent i högskolornas tjänsteproduktionssystem. Möjligheterna att tänka nytt när det gäller utbildningserbjudande och kursplanering motverkas av Ladoks grundläggande informationsstruktur. Orsaken till detta är att de grundläggande informationsstrukturerna i Ladok utvecklades på 80-talet, och att dessa strukturer från början inte var utvecklade för att kunna samverka med andra system på ett effektivt sätt. 6
Nuvarande Ladok (Ladok 2) som utvecklades från mitten på 1990-talet bygger på en gammal teknisk plattform UNIFACE som det idag finns dålig support för vilket gör att det tekniska underhållet onödigt kostsamt. Ladok på Web är utvecklat genom ett Jawa-skikt som ligger utanpå Ladok vilket gör lösningen komplex. Själva databasen har också ändrats på olika sätt genom åren. Drifts- och förvaltningskostnaderna för Ladok är därför höga. Den centrala basförvaltningen kostar 20 milj. kronor per år se figur 3 nedan. För att lösa de problem som beskrivits ovan startade Ladokkonsortiet utvecklingen av Ladok 3 år 2010 (Ladokkonsortitet, 2013a). Det fanns tre olika beslutsalternativ innan beslutet fattades att utveckla ett helt nytt Ladok 3 (beslutsalternativ 3 se nedan). 1. Inköp av ett redan befintligt modernare studieadministrativt system. 2. Refactoring av det gamla systemet. 3. Ett helt nytt Ladok 3 där man helt gör om systemet (detta kallas för redevelopment). Det nya Ladok 3 utgör ett mycket stor åtagande. Den planerade projekttiden löper från 2010-2017 och den planerade kostnaden för Ladok 3 ligger mellan 286 till 314 miljoner. Den beräknade kostnaden för Ladok under åren 2012-2020 (vilket inkluderar kostnaderna för utvecklingen av Ladok 3) framgår av följande figur. Figur 4: Beräknade kostnader för Ladok 2 och Ladok 3 (SUHF, 2013) Kostnaderna avser endast Ladok 3 fr.o.m. 2017 då det nya systemet beräknas vara implementerat och det gamla systemet (Ladok 2) har lagts ned. Observera att kostnaderna i figur 3 inte inkluderar de lokala kostnaderna för drift som varje Högskola har. Baserat på en enkätundersökning där 27 Högskolor svarade uppskattas kostnaden för den lokala driften av nuvarande Ladok 2 till 18,7 Mkr/år (Ladokkonsortiet, 2013b). Detta är en lokal kostnad som övergår till en beräknad minskad gemensam kostnad när den gemensamma driften startar 2015. Ambitionen med det nya Ladok 3 projektet är att kunna minska på förvaltnings- och driftskostnaderna. Kostnaderna i figur 3 inkluderar inte heller kostnader för de införandeprojekt på varje Högskola som måste genomföras. För ett stort universitet kan dessa kostnader på ligga på ca 20 miljoner kronor fördelade över 3 år 2015-2017. I dessa 7
kostnader ingår dock bara själva införandet av Ladok 3, kostnader som gäller intilliggande system är inte medräknade i den summan. 3 Mål och värden De grundläggande målen och värderingarna för Ladok framgår av konsortiets visionsdokument (Ladokkonsortiet, 2013c). Där står det att: "Ladokkonsortiet levererar alltid ett tillförlitligt, effektivt och användbart utbildningsadministrativt systemstöd som är självklar standard nationellt och en intressant partner internationellt. Därmed bidrar vi till att tillgodose studenternas behov av studierelaterad information och pedagogiskt verksammas behov av utbildningsadministrativt stöd samt ger lokal och nationell administration planerings- och beslutsunderlag. Utvecklingen syftar till att ytterligare underlätta samverkan, integration och informationsutbyte, nationellt och internationellt." I visionsdokumentet framgår det också vilka de viktigaste målgrupperna är: "Visionsformuleringen nämner målgrupperna studenter, pedagogiskt verksamma, lokal och nationell administration. Fördjupade behovsanalyser hos berörda målgrupper ska ligga till grund för all utveckling av system och e-tjänster. Det är angeläget att utvecklade tjänster förutom ökad service leder till administrativa fördelar för verksamheten. Interaktionen mellan den nationella förvaltningen och lokala systemägare, systemförvaltare och lokala verksamhetsutvecklare ska vara en process i ständig utveckling. " I visionen betonar man också vikten av ökad självbetjäning, och att Ladok 3 inte bara ska ses som ett system för den studieadministrativa personalen: "Studenterna ska erbjudas vad de uppfattar som funktionella verktyg som bidrar till egen kontroll över sin studiesituation. Studenter såväl som pedagogiskt verksam personal ska ges adekvata verktyg för att genom självbetjäning bidra till att Ladokregistren håller hög kvalitet, aktualitet och tillgänglighet." Man betonar också vikten av att målgrupperna ska få ett ökat inflytande över kravställningen på Ladok. Detta ses som speciellt viktigt nu när en ny systemgeneration (Ladok 3), och avvecklingsarbete för den gamla systemgenerationen (Ladok 2) ska genomföras. Dessa processer ska vara väl förankrade hos Konsortiets medlemmar. "Konsortiet ska under perioden fram till 2018 förbättra målgruppernas möjlighet till inflytande i utvecklingsprocessen. Vid utvärdering av Konsortiets utvecklingsverksamhet ska kravställargrupper anse att man kunnat påverka utformningen av funktionaliteten." När det gäller den gemensamma digitala resursen har konsortiet följande mål: "Det gemensamt utvecklade Ladoksystemet ska i första hand tillgodose sektorsgemensamma behov på ett sätt som över tid är hållbart och flexibelt. I samband med val av teknik och programvara ska aspekter som leverantörs- och produktoberoende samt ekonomi alltid beaktas. Ladok ska vara anpassat till gängse standarder inom utveckling, teknik och information. Öppna standarder och generella ramverk ska användas i första hand, och bedömas utifrån principer om best practice och total ägandekostnad. Konsortiet har en hög ambitionsnivå för systemprodukten Ladok ifråga om IT-säkerhet, datakvalitet, 8
leveranskvalitet, tillgänglighet i olika avseenden och användbarhet, väl i nivå med stora verksamhetskritiska system i offentlig sektor." Ur ett digitalt samverkansperspektiv framgår det också att Ladok 3 ska utvecklas för att enkelt kunna samverka med andra system på bästa möjliga sätt på lokal, nationell och internationell nivå. I strategidokumentet står det att "Stöd för lokala integrationer ska möjliggöras genom standardiserade lösningar. Ladok ska tillhandahålla gränssnitt med hög grad av generalitet och standardisering. Integrationen mellan Ladok och antagningssystemet NyA resp CSNs system och andra närliggande system ska förbättras." CSN hävdar t.ex. att alla former av fördröjningar av data från lärosäte in till Ladok och från Ladok till CSN kan störa CSN:s verksamhet allvarligt. (Ladokkonsortiet, 2013a) Tanken är att man ska uppnå följande mål med Ladok 3 och att Ladok 3 ska innebära följande förbättringar jämfört med Ladok 2:. 1. Förbättrad kommunikation, kompletta och stabila gränssnitt för enkel integration med andra system och myndigheter 2. Tillgänglighet och identitetshantering, integration mot lokala användarkataloger, nationellt e-id och ökad tillgänglighet, 24/7 3. Gemensam kostnadseffektivitet, lägre kostnader för systemutveckling och systemförvaltning 4. Lokal kostnadseffektivitet, lägre driftkostnader, självservice, ingen lokalt installerad klient, enklare integration 5. Tillförlitlighet och säkerhet, minimerat antal fel, möjlighet att dela särskiljbara data mellan högskolor i ett systemstöd som uppfyller högskolans ökande krav på ITsäkerhet 6. Flexibilitet, bättre förberett för framtida förändringar och enklare att integrera med tredjepartskomponenter 7. Användbarhet, bättre anpassat till administrativa processer Ladokkonsortiet har lyckats väl med att utveckla mål på strategisk nivå. Det problem som finns när det gäller målbilden ligger på taktisk och operativ nivå när det gäller Ladok 3 projektet. I den utvärdering som genomfördes av Ladok 3 projektet 2013 (Ladokkonsortiet, 2013a) framgår det t.ex. att kraven som utgör en av de viktigaste målen är otydliga. 4 Regelverk Förutsättningarna för studieregistret är noga reglerat i förordningarna (SFS 1993:1153; SFS 2012:713). Den första förordningen (SFS 1993:1153) "Redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor som började gälla 1993. Den andra förordningen (Förordning, 2012:713) började gälla 2012 och utgör en förändring av (SFS 1993:1153). I kapitel 2 1 (SFS 2012:713) fastställs det att: "Varje högskola ska dokumentera uppgifter om studenter. Varje högskola ska föra ett studieregister och där ange uppgifterna individuellt för varje student. Registret får föras med hjälp av automatiserad behandling. En högskola ska upprätthålla en god intern kontroll över registret, och det ska finnas en beskrivning av hur registret förs. Om en högskola avser att 9
införa ett nytt system för att föra registret eller göra väsentliga förändringar i ett befintligt system, ska högskolan samråda dels med Ekonomistyrningsverket i syfte att säkerställa att de uppgifter i registret som ligger till grund för resurstilldelningen blir tillförlitliga, dels med Universitetskanslersämbetet och Universitets- och högskolerådet i syfte att säkerställa att uppgifterna i registret uppfyller krav på kvalitet och jämförbarhet mellan olika högskolor. Förordning (2012:713). I kapitel 2 2 beskrivs innehållet i studieregistret på ett detaljerat sätt: 1. behörighet, 2. urvalsgrund, 3. skyldighet att betala anmälningsavgift och studieavgift, 4. betalning av anmälningsavgift och studieavgift, 5. antagning, 6. deltagande i utbildning och prov, 7. studieresultat, 8. betyg, 9. tillgodoräknad utbildning eller annan tillgodoräknad verksamhet, och 10. examen. Studieregistret ska därutöver innehålla sådana uppgifter som krävs för att högskolan ska kunna lämna uppgifter till SCB enligt 3 kap. och Universitets- och högskolerådet enligt 4 kap. Studieregistret får också innehålla de uppgifter om studenter som behövs för resultatredovisning. I Förordning (2012:713) anges också på vilket sätt som Högskolorna skall samverka med andra myndigheter och studenter. I kapitel 2 6 är det fastställt att information ska kunna lämnas ut till en annan högskola, och organisationer en annan stat ett lärosäte i en annan stat inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet eller i Schweiz, Centrala studiestödsnämnden, Universitets- och högskolerådet, SCB, en annan myndighet i Sverige eller Europa, en studentkår samt till en enskild student. Denna författning gör att varje enskild högskola ansvarig att hålla sitt eget studieregister. Det betyder att högskolorna har en särställning när det gäller ansvaret för studieregistret, och att den lokala Högskolan har skyldigheter att se till att studieinformation kan kommuniceras till andra organisationer. Den kritik som finns när det gäller lagstiftningen är det att den skulle kunna vara tydligare rent begreppsmässigt när det gäller viktiga begrepp som kursplan, kurs och program. 5 Aktörsrelationer och ansvarsfördelning Samverkan när det gäller utveckling och förvaltning av programvaran för Ladoksystemet är organiserad via Ladokkonsortiet. Bakom Ladokkonsortiet står samtliga 38 Högskolor samt CSN. UHR (tidigare Verket för HögskoleService, VHS) är ansvarig för den tekniska förvaltningen d.v.s. förändring av programvara, detta regleras i ett tekniskt förvaltningsavtal (UmU 243-1830-11). Det är Enheten för IT-stöd och systemutveckling (ITS) vid Umeå Universitet som sköter den tekniska förvaltningen. Aktörsrelationer och ansvarsfördelning är beroende av vilken dimension som avses. Studieregistret, Programvaran samt drift av Ladoksystemet. 5.1 Studieregistret och roller Aktörsrelationer och ansvarsfördelning med avseende på studieregistret och dess informationssamverkan regleras i den lagstiftning som beskrivs i avsnitt 4. Genom Ladoksystemet och dess studieregister kommunicerar pedagogisk och administrativ personal 10
vid Högskolan med de antagna och registrerade studenterna på ett formaliserat sätt. Detta sker genom kurs- och termins registreringar, och genom att information om studiedeltagande och studieresultat läggs in i studieregistret. För att möjliggöra denna kommunikation måste Ladoksystemet kunna samverka med UHR och dess antagningsregister NyA. Man kan säga att Högskolorna och UHR har en gemensam verksamhet genom att beslut om antagningar som finns i NyA utgör grunden för studieregistret. För att kunna registrera studenter på grund- och fördjupningsnivå, samt deras studiedeltagande och studieresultat måste studenterna vara antagna studenter i NyA. Högskolorna och CSN delar också en gemensam verksamhet genom att den information som registreras i Ladok utgör grund för CSN:s uppföljning och beslut om tilldelning av studiemedel till de antagna studenterna. En effektivare samverkan med Ladok stödjer deras strategi att öka andelen automatiserad handläggning. Utbildningsdepartementet har rollen som finansiär av utbildning och studieregistret utgör originalkällan till den information som ligger till underlag för högskolornas rapportering till utbildningsdepartementet. Det sker också informationssamverkan mellan Högskolan och en rad andra myndigheter som är reglerad i Förordning (2012:713). Det finns också ett stort behov av informationssamverkan mellan Ladok och de lokala systemen på varje Högskola (se avsnitt 9 digitalt landskap). Dessa behov regleras inte via lagstiftning. Det skall också vara möjligt att utbyta information mellan olika högskolor men det möjliggörs bara i begränsad omfattning idag (se avsnitt 2 problembeskrivning ovan). Ett exempel på detta är e-tjänsten LadokPing som möjliggör att ett lärosäte kan ta del av studentinformation hos andra lärosäten i realtid. Detta används av examenshandläggare, studenter samt CSN för att ge en samlad bild av en students studieresultat. I konsortieavtal 1 (UmU 243-1740-13) fastställs också att varje högskola har ett kvalitets- och registeransvar för det egna studieregistret. Detta ska inte utgöra ett hinder för en konsortiemedlemshögskola att hämta information från registret. I Konsortieavtalet framgår det också att medlemshögskolorna utan oskäligt dröjsmål ska omsätta sådana funktioner i lokal användning som styrelsen beslutat som är av stor betydelse för samverkan inom Konsortiet och som levererats från teknikleverantören i kvalitetssäkrat skick. Styrelsen har rätt att ålägga medlemshögskolor att upphöra med sådan användning av systemet som kan leda till fel eller allvarliga störningar hos andra medlemmar. Genom att verksamheten som berör studieadministration är helt beroende av Ladok så kräver Ladokkonsortiet att det finns en lokal supportorganisation som stödjer verksamheten. I Konsortieavtalet står det att "Den lokala förvaltningsorganisationen är en lokal angelägenhet. Det ska dock finnas utsedda personer för funktionerna Lokal objektägare och Kontaktperson för Ladok." Den lokala verksamhetssupporten som finns vid varje Högskola kring Ladok handlar mycket om rutinerna kring Ladok och hur olika uppgifter ska registreras i studieregistret. Man gör också mycket förändringar i studieregistret som inte den normala studieadministratören kan göra. 11
Den nära kopplingen mellan Ladok och studieadministrationen gör också att ske stora förändringar i studieadministrationen när Ladok 3 börjar införas på respektive Högskola. Tanken med Ladok 3 är att Studierektorer, Lärare och Studenter kommer att arbeta mer med Ladok och sköta uppgifter som idag sköts av studieadministratörerna. Det kommer också innebära stora förändringar i verksamheten genom att det är en helt ny produkt som ska införas som innebär att man måste arbeta på ett nytt sätt. Det kommer också att innebära stora förändringar när det gäller verksamhetssupporten. Idag kan man t.ex. ändra i registret lokalt i rollen som en superuser. Det kommer man inte att tillåta längre när Ladok 3 har införts. Skälet till detta är att man vill höja informationskvaliteten i registret. På lokal nivå kommer man att tillhandahålla 1 line support och centralt kommer man att tillhandahålla 2:nd line och 3:rd line support. Genom att studieadministrationen och studieregistret är så nära förknippade med Ladok krävs också en nära samverkan mellan Ladok 3 projektet och de införandeprojekt som formerats på Högskolorna. Ladok 3 projektet informerar därför de lokalt Ladokansvariga om hur Ladok 3 projektet utvecklas. Det finns också ett nätverk som samarbetar när det gäller det lokala införandet i landet. Nätverket har möte ca 1 g/månad. Man har kommit olika långt på olika Högskolor. Det är representanter från 25-30 lärosäten som deltar. Det är fortfarande svårt att exakt se vad införandet exakt kommer att omfatta genom att det fortfarande är oklart vad som kommer att ingå i Ladok 3. Skälet till detta är att Ladok 3 projektet prioriterar tid och kostnad framför funktionalitet och att de arbetar agilt. Det är därför otydligt exakt vilka funktioner som kommer att ingå i Ladok 3, och var och hur gränssnitten kommer att ligga gentemot Ladok 3. Det krävs också en omfattande samverkan mellan CSN och NyA när det gäller införandet av Ladok 3 genom att deras verksamhetsprocesser är så intimt förknippade med Studieregistret. Se avsnittet 9 nedan. 5.2 Programvara och roller: Ägande och styrning Samverkan när det gäller utveckling och förvaltning av programvaran för Ladoksystemet regleras i de 2 konsortieavtalen (UmU 243-1740-13; CSN 2008-5115-8771r). Det första konsortieavtalet reglerar samverkan mellan de 38 Högskolorna. Det andra konsortieavtalet reglerar CSN:s skyldigheter och rättigheter. Alla statliga högskolor ha anslutit sig på frivillig basis. Enligt Ladokkonsortiet (2013b) så kommer samarbetet att omprövas under de närmaste åren "Under de komman de åren kommer frågan om lämplig form för det nationella Ladoksamarbetet att lyftas och beredas i en förutsättningslös prövning av tillgängliga alternativ." Utträde ur konsortiet måste ske under noga reglerade former "Uppsägning av avtalet kan endast ske per kalenderårsskifte. Medlem som vill säga upp avtalet för omförhandling eller för att utträda ur Konsortiet ska inge skriftlig anmälan till ordföranden i Konsortiets styrelse senast tolv månader i förväg." (UmU 243-1740-13). Upplösning av hela konsortiet kräver att två ordinarie vårstämmor efter varandra så beslutat. Beslutet måste ha föregåtts av information till regeringen (ibid.). Ladokförvaltningen finansieras genom avgifter från konsortiemedlemmarna. Avgiftens storlek baseras på den budget för Konsortiet som årligen beslutas av stämman. Konsortiets högsta beslutande organ är stämman som sammanträder två ggr per år. Den behandlar och avgör ärenden av övergripande och principiell natur såsom övergripande strategi- och andra policydokument, 12
innehåll i nytt konsortialavtal, huvudavtal med teknikleverantör samt upptagande av ny konsortiemedlem. I det första konsortieavtalet (UmU 243-1740-13) fastställs det att konsortiet ansvarar för att Ladoksystemet minst ska säkerställa att de uppgifter som följer av lag och förordning avseende studiedokumentation och därtill hörande studieadministrativa frågor kan fullgöras. Det betyder att programvaran måste kunna säkerställa den informationssamverkan som beskrivs i 5.1. I avtalet framgår det att Konsortiet ansvarar för att systemet löpande vidareutvecklas i enlighet med fastställd vision och strategi (Ladokkonsortiet, 2013c, se avsnitt 3) för att möta nya behov och förändrade förutsättningar, samt att systemet levereras till samtliga medlemshögskolor. Programvara som konsortiet utvecklar och förvaltar ska tillhandahållas till alla medlemmar. Ny Ladokprogramvara och löpande förändringar i denna levereras utan särskild kostnad till Konsortiets medlemmar genom teknikleverantörens försorg (UmU 243-1740-13). I strategidokumentet för Ladokkonsortiet (2013c) står det att "Ladok ska ägas och förvaltas av medlemshögskolorna i den form som ger bästa möjliga rörelsefrihet och utvecklingsmöjligheter. Samverkan inbegriper gemensamt ansvarstagande för finansieringen av utveckling och förvaltning av programvaran." Vidare står det att "För att säkra påverkansmöjligheter för högskolorna arbetar Konsortiet med referensgrupper för olika intressentkategorier. Förankringsprocessen syftar till hög acceptans hos medlemmarna och god information till intressenter. Konsortiets arbete förutsätter att erforderlig kompetens från medlemshögskolorna kan anlitas i den nationella förvaltningen." Ladokkonsortiet skiljer på verksamhetsmässig förvaltning och teknisk förvaltning. Det är den verksamhetsmässiga förvaltningen vilket främst handlar om verksamhetsutveckling och kravfångst som Konsortiet ansvarar för. Konsortiet arbete bygger på att verksamhetskompetens tillförs systemförvaltningen i tillräcklig omfattning för testverksamhet, utredningar, kravställande eller deltagande i arbetsgrupper, vilket utgör den verksamhetsmässiga förvaltningen. UHR (tidigare Verket för HögskoleService, VHS) är ansvarig för den tekniska förvaltningen d.v.s. förändring av programvara, detta regleras i ett tekniskt förvaltningsavtal (UmU 243-1830-11). Detta är en organisatorisk nödvändighet då Konsortiet inte utgör en egen juridisk person som kan anställa personal direkt till Konsortiet. Resurser till verksamhetsförvaltningen lånas idag in från Konsortiets medlemmar mot ersättning och tekniska tjänster köps från UHR. Detta avtal ger UHR rätten att lägga ut den tekniska förvaltningen till underleverantörer. Men UHR måste behålla styrnings- och ledningsansvaret för den tekniska förvaltningen. Det är Enheten för IT-stöd och systemutveckling (ITS) vid Umeå Universitet som sköter den tekniska förvaltningen. Det sker också en lokal förvaltning vid flera Högskolor genom att varje Högskola har rätt till att göra lokala anpassningar av programvaran. Hur dessa lokala anpassningar skall hanteras regleras också i Konsortieavtalet (UmU 243-1740-13) där står det att "Till den centralt distribuerade programvaran får göras lokala tillägg, som högskolan själv ansvarar för. Tilläggen får inte försvåra samverkan och informationsutbyte högskolorna emellan. Medlemshögskolorna åtar sig att inta en positiv attityd till fri distribution av lokalt utvecklad 13
Ladokrelaterad programvara inom Konsortiet. Sådana kan efter prövning av förvaltningsledningen upptas i gemensam Ladokförvaltning." CSN intar en särställning som associerad medlem till Konsortiet genom att det inte är en Högskola (CSN 2008-5115-8771r). CSN har ingen rösträtt vid stämmorna och bidrar inte till finansieringen av systemförvaltningen utifrån samma grund som andra medlemmar. Genom konsortieavtalet med CSN framgår det att "CSNs behov av utveckling och anpassning av programvara hanteras prioriteringsmässigt tillsammans med övriga behov hos högskolorna i de delar som ska finansieras av gemensamt tillskjutna medel." Det framgår också att "CSN ska beredas tillfälle att delta i kravställandeprocessen på ett sådant sätt att t ex styrande ändringar i lag och förordning kan beaktas särskilt i prioriteringsarbetet. Därutöver kan CSN och Konsortiet komma överens om utvecklingsinsatser som finansieras av CSN." CSN betalar därmed inte en lika hög avgift som Högskolorna. CSN uttrycker dock att Ladok är ett mycket viktigt informationssystem för deras del (Ladokkonsortiet. 2013a). 5.3 Drift av Ladok-systemet och roller När det gäller driften av Ladoksystemet så tecknar respektive Högskola ett avtal med en av de tre driftcentralerna: Uppsala, Lund och Umeå som Konsortiet har certifierat. Driften av Ladok ska ske enligt av Konsortiet fastställda krav och på ett för sektorn som helhet kostnadseffektivt sätt. Det är beslutat att nya Ladok ska driftas som en gemensam installation och vid en extrainkallad stämma den 2/10 2013 fattade stämman följande beslut:. 1. att Ladokkonsortiets ansvar utökas till att omfatta drift och acceptanstest för den gemensamma installationen av Ladok, 2. att godkänna den föreslagna uppdelningen av driftansvaret i två delar: applikationsdrift och serverdrift, 3. att applikationsdrift och support respektive serverdrift för Ladok avtalas med ett eller två av de befintliga driftställena, 4. att serverdriften för Ladok ska utvärderas under avtalsperioden för att i god tid kunna ta ställning till om en upphandling ska göras inför kommande avtalsperiod. Applikationsdrift utgör driftrelaterade arbetsuppgifter som kräver verksamhetsnära kunskap, medan serverdrift är hantering av teknik där storskalig drift är kostnadseffektiv. Konsortiet kommer enligt förslaget att ansvara för både serverdrift och applikationsdrift samt viss support för den gemensamma installationen av Ladok. Det är beslutat att ITS vid Umeå universitet ska sköta driften av den gemensamma installationen. Det kommer fortfarande att finnas en lokal verksamhetssupport medan den mer tekniska förvaltningen kommer att centraliseras. 14
6 Verksamhetsprocesser och funktionalitet Dessa mål utgör grunden i Ladoksamarbetet: 1. Högskolorna skall leverera ett studieregister med hög kvalitet enligt Förordning (2012:713), och 2. leverera ett tillförlitligt, effektivt och användbart utbildningsadministrativt systemstöd som är självklar standard nationellt. Detta betyder att den funktionalitet och det verksamhetsspråk som implementeras i Ladok standardiserar arbetssättet vid varje Högskola i landet. Kärnprocesserna (Ladokkonsortiet, 2011) som skall standardiseras utgörs av Planera och fastställa utbildningstillfällen Publicera utbildningstillfällen Hantera Studiedeltagande Sätta betyg och göra resultatet officiellt 6.1 Planera och fastställa utbildningstillfällen Syftet med processen är att Högskolan färdigställer och publicerar utbildningstillfällen för att tillgängliggöra utbudet för sökande. Processen startar med att tidpunkt för att planera utbildningstillfällen infaller. Inflöde till processen är att det finns en godkänd utbildning. Högskolan fattar beslut om att genomföra utbildningstillfällena. Processen resulterar i ett beslutat utbud av utbildningstillfällen. Resultatet hanteras sedan i processen Publicera utbildningstillfälle. Denna process hanteras inte i dagens Ladok men tanken är att funktionalitet för att stödja denna process ska finnas i nya Ladok 3. 6.2 Publicera utbildningstillfällen Högskolan färdigställer och publicerar utbildningstillfällen för att tillgängliggöra utbudet för sökande. Processen startar med att det finns ett fastställt och tillgängligt utbud av utbildningstillfällen för viss period. Administratör färdigställer utbildningstillfället med erforderliga uppgifter för antagningssystem, söksidor och godkänner för publicering. Processen resulterar i ett publicerat utbud av utbildningstillfällen. Detta utgör också en delad process med UHR som sköter antagningen av studenter på högskolorna. Denna process hanteras inte i Ladok 2 men tanken är att funktionalitet för att stödja denna process ska finnas i nya Ladok 3. Tanken är också att både NyA och CSN ska kunna hämta information om utbildningsutbudet från Ladok 3 detta hämtas idag från olika utbildningsdatabaser som finns vid högskolorna. Tanken är också att tillhandahålla aktuella uppgifter till och från Learning Management System (LMS) system. 6.3 Hantera studiedeltagande Högskolan är ålagd att för varje student dokumentera uppgifter om deltagande i utbildning. Studenten vill och behöver kunna bevisa sin studieaktivitet för att kunna få rättigheter som student. Processen startar med att student har blivit antagen till kurstillfälle, utbytestillfälle, programtillfälle, kurspaketstillfälle eller till studier på forskarnivå. Studenten registrerar sig på ett sådant tillfälle och meddelar därmed sin avsikt att påbörja och delta i ett visst 15
utbildningstillfälle under en viss tidsperiod. För utbildning på grund- och avancerad nivå skall man som student registrera sig för att få delta på det utbildningstillfälle man har blivit antagen till. För annan typ av utbildning ges motsvarande möjlighet att dokumentera deltagande. För att på nytt få delta i påbörjad men ej slutförd kurs, skall man som student omregistrera sig, antingen för deltagande i undervisning (i mån av plats) eller för självstudier. Registreringen gäller till dess att tidsperioden är slut eller studenten meddelar uppehåll eller avbrott. Hela processen resulterar i att en student antingen har blivit registrerad på utbildningstillfälle eller gjort studieuppehåll eller avbrott. Denna process utgör en av kärnprocesserna i Ladok och här finns också en nära samverkan med UHR och CSN. Från NyA (UHR) hämtas antagningsbesluten och CSN behöver information om studenternas studiedeltagande. Här finns också en nära koppling till studenportaler, LMSsystem och planeringssystem som finns vid Högskolorna. 6.4 Sätta betyg och göra resultatet officiellt Processen startar med att student har genomfört utbildningstillfälle/avhandling. Betygsrapportering kan ske på kurs- och modulnivå samt på uppsats/avhandling. Det finns också möjlighet att rapportera t ex deltagande på komponentnivå. Examinator granskar och därefter godkänner betygsrapporteringen. Processen resulterar i att betygen dokumenteras, arkiveras och blir officiella. Denna process utgör en av kärnprocesserna i Ladok och här finns också en nära samverkan med SCB, CSN och Migrationsverket. Det finns också nära koppling till LMS system och uppföljningssystem lokalt på högskolorna. 6.5 Reflektioner verksamhetsprocesser Det finns en oklarhet när det gäller vilka verksamhetsprocesser som Ladok 3 skall stödja. När det gäller verksamhetsprocesserna (se 6.1) "Planera och fastställa utbildningstillfällen" och (se 6.2) "Publicera utbildningstillfällen så används idag olika typer av utbildningsdatabaser, för att stödja dessa processer. Hur denna samverkan ska ske i samband med att Ladok 3 implementeras är ännu inte klarlagt. Det pågår en förstudie mellan Ladok 3 projektet och NyA hur detta skall utformas. Processen (se 6.3) hantera studiedeltagande utgör kärnan både i Ladok 2 och Ladok 3. En viktig förändring i Ladok 3 är att ingen reservantagning skall utföras där. Den skall ske via NyA. Processen "Hantera studiedeltagande" har också en nära koppling till CSN genom att studiedeltagande utgör ett viktigt begrepp när CSN fattar beslut om studiemedel. Processen (se 6.4) sätta betyg och göra resultatet officiellt utgör en kärnprocess i både Ladok 2 och Ladok 3 men här finns också en problematisk gränsdragning med LMS-system och Studentportaler. Idag sker mycket av betygsättningen som pedagogisk personal i dessa system, och dagens Ladok erbjuder begränsad funktionalitet för att integration mellan dessa system. En viktig idé bakom nya Ladok 3 är att denna funktionalitet ska finnas i Ladok 3 så att pedagogisk personal direkt lägger in resultaten i studieregistret. Hur integration skall vara mellan Ladok 3 och de högskolor som väljer att sköta resultatrapporteringen via studentportaler och LMS är fortfarande oklart. 16
En ökad användning av Ladok 3 av den pedagogiska personalen kräver därför att man klarar av att utbilda dessa i det nya systemet och att man lyckas genomföra förändringar i verksamhetsrutiner så att de är i linje med hur nya Ladok 3 är tänkt att användas. Det gäller främst att få lärare att inse fördelarna med att själv lägga in betygsresultaten och att ge stöd till studieadministratörerna vars arbetsuppgifter kommer att förändras. 7 Verksamhetsspråk - information De grundläggande begreppen i verksamhetsspråket har redan berörts i samband med processbeskrivningarna ovan. De begrepp som används inom Ladok finns dokumenterade i en begreppslista (Ladokkonsortiet, 2014b). De grundläggande begreppen i verksamhetsspråket finns också modellerade på ett djupare sätt i en s.k. domänmodell (ibid.) där sambandet mellan olika begrepp har analyserats. Verksamhetsspråket, (det institutionella språket) som det beskrivs i domänmodellen och begreppslistan är mycket viktigt för den grundläggande arkitekturen. Domänmodellen och verksamhetsspråket utgör därmed en mycket viktig gemensam resurs. Exempel på sådana domänmodeller är Utbildningsinformation och Studiedeltagande som den beskrivs i Ladok 3 dokumentationen där begreppen Utbildning, Utbildningstillfälle, Tillfällesantagning, Kurstilfälles/Period deltagande och deras relationer analyseras i mer detalj. I Figuren nedan har de viktigaste begreppen från de två domänmodellerna sammanställts. Student& Period-llstånd& Ej&påbörjad& Registrerad& KursHällesantagning& &Perioddeltagande& (3)&Tllfällesantagning& Omregistrerad& Kurspaketeringssantagning& (4)&Kurs-llfällesdeltagande& Utbildning& Utbildningskod+ (1)&Utbildningsversion& Versionsnummer+ Gil.g+från+ Anteckning+ Omfa8ningsvärde+ Benämnigar+ (2)&Utbildnings-llfälle& Utbildnings.llfällekod+ StartperiodID+ Kurspaketerings-llfälle& Kurs-illfälle& Kurspaketering& Kurs& Modul& Komponent& Utbytes-llfälle& Utbytesavtal& Inriktning& Modul-llfälle& Modultyp& Inriktnings-llfälle& ÄmnePåForskarnivå& Program& Program-ilfälle& ÄmnePåForskarnivå-llfälle& KomponenEllfälle& Figur 5: Domänmodell Ladok 3 (Baserad på domänmodellerna för Utbildningsinformation och Studiedeltagande (källa Ladok.se) 17
Denna domänmodell täcker bara in begrepp och informationsstrukturer som används i processerna: (6.1) Planera och fastställa utbildningstillfällen, (6.2) Publicera utbildningstillfällen, och (6.3) Hantera studiedeltagande. Domänmodellen visar ett antal centrala begrepp: (1) Utbildningsversion, (2) Utbildningstillfälle, (3) Tillfällesantagning och (4) Kurstillfällesantagning. (1) Det centrala begreppet "Utbildningsversion" som är en version av Utbildning förklaras inte närmare varken i begreppskatalogen eller i domänmodellen. Det avser antingen en kurs eller en kurspaketering. Med Kurs menas den största enhet som betygsätts, och utbildning bedrivs i form av kurser. Dess omfattning anges i högskolepoäng eller annan valuta som föreskrivs. Kurser kan sammanföras till program. Kurs kan indelas i modul som i sin tur kan indelas i komponenter. Modul är den lägsta nivån som kan åsättas omfattning och betyg. Komponent är undernivå till modul som ej omfattning och kan inte betygssättas. Med Kurspaketering avses sammanhållen utbildning bestående av kurser eller motsvarande åtaganden. Kurspaketering kan delas in i utbytesavtal, inriktning, ämnepåforskarnivå och program. Det finns dock inte några definitioner av dessa begrepp utan de beskrivs bara som exempel på kurstillfällespaketering. (2) När det gäller det andra centrala begreppet "Utbildningstillfälle" definieras det som "Specifikation av när och i vilken form en viss utbildning genomförs." Detta kan underindelas i kurstillfälle och kurspaketeringstillfälle. Begreppet kurspaketeringstillfälle är ej definierat och begreppet Kurspaket finns inte förklarat. Det finns dock en kommentar i begreppslistan som anger att det finns en osäkerhet när det gäller skillnaden i betydelse mellan Kurspaket och Kurspaketering. Analogt med indelningen av utbildning finns kurstillfälle som är underindelat i modultillfälle och komponenttillfälle, samt kurspaketeringstillfälle som i sin tur är underindelat i utbytestillfälle, programtillfälle, inriktningstillfälle, samt ÄmnePåForskningstillfälle. Dessa begrepp är otydliga genom att utbytesavtal, inriktning, ämnepåforskarnivå och program ej är definierade (se punkt 1 ovan). (3) Det tredje centrala begreppet är "Tillfällesantagning", men det finns ingen definition av detta begrepp. Domänmodellen visar att studenten blir antagen på ett utbildningstillfälle. En tillfällesantagning kan bara vara relaterad till en samling utbildningstillfällen. (4) Det fjärde viktiga grundbegreppet "Kurstillfällesdeltagande" har inte heller någon begreppsdefinition. En student kan vara relaterad till ett kurstillfällesdeltagande som är relaterad till ett antal perioddeltagande. Ett perioddeltagande kan vara kopplat till ett antal periodtillstånd. Det finns ingen förklaring av dessa begrepp. All verksamhets- och systemutveckling kräver begreppsutveckling. Det finns förvirring kring grundläggande begrepp i nuvarande Ladok 2 som skapar problem i verksamheten och i samverkan med intilliggande system. Ett exempel på detta är att det i princip är omöjligt att från Ladok 2 kunna söka fram alla studenter som finns registrerade på ett kurstillfälle. Detta är en grundläggande uppgift som varje Learning Management System (LMS) eller Studentportal behöver, och som inte borde vara problematisk att få fram. Ett annat exempel är att begreppet kurstillfälle som är det centrala kursbegreppet i Ladok 2 inte är definierat och identifiera på ett adekvat sätt. Kurstillfället identifieras med en kombination av kurskod och anmälningskod (eller en kombination av 8 attribut) men detta fungerar inte på ett bra 18
sätt. En adekvat definition och identifiering av kurstillfälle är nödvändigt att kunna få en smidig integration med planeringssystem, LMS-system och Studentportaler. Det implementerade verksamhetsspråket i Ladok 2 medger därmed inte en önskvärt arbetssätt ur undervisnings- och avrapporteringssynpunkt. Grundproblemet kring detta ligger i att grundläggande begrepp som kurs, kurstillfälle och kurstillfällesregistrering är otydligt implementerade och identifierade i dagens Ladok 2. Ett skäl till detta är att Ladok utvecklades på 1980-talet med ett helt annat syfte än det har idag. Det betyder att man inte kan förvänta sig att Ladok 2 skall kunna klara dagens behov av ökade krav på samverkan mellan system. En annan orsak är att begrepp som kurs och program är abstrakta och svårfångade begrepp. När man skapar en standardiserad och i hög grad digitaliserad verksamhetsprocess som i fallet med Ladok 3 är det viktigt att grundläggande och viktiga begrepp tydliggörs. Skälet till detta att det krävs en högre grad av formaliserat språkbruk i ett sådant sammanhang annars blir systemen svåra att använda och verksamheten svår att bedriva. I detta sammanhang är det t.ex. viktigt att skilja på: kurs som plan, d.v.s. kursplan identifierad med en kurskod, från kurs som erbjudande, t.ex. kurspaket, fristående kurs eller programkurs som identifieras med en anmälningskod, samt kurs som aktivitet, d.v.s. när undervisning och studier faktiskt genomförs som kräver ytterligare en entydig identifiering, d.v.s. kurskod och anmälningskod är inte en tillräckligt entydig identifiering av kursen som aktivitet. Den begreppsmodell som finns beskriven i figur 5, och som nya Ladok 3 är tänkt att vila på, bidrar inte till en tydligare begreppsapparat. Ett exempel på detta är att de viktigaste begreppen och informationsobjekten som styr hela utbildningsverksamheten kursplan och utbildningsplan inte finns med i modellen. Förutom detta saknar samtliga begrepp i modellen definitioner vilket gör dem svårförståeliga och att det inte finns någon bra hjälp att tolka dem. 8 Presentation och interaktion I (se figur 2) och Ladok 2 är användargränssnittet anpassat för administratörer som använder Ladok dagligen. När det gäller Ladok på Web (se Figur 3) är användargränssnittet rollbaserat vilket betyder att det är uppdelat efter rollerna Student, Lärare och Administratör. Tanken med Ladok 3 är att gränssnittet ska bli ännu bättre när det gäller användbarheten för lärare och studenter. Tanken är att studenter och lärare skall registrera informationen själva och att det skall finnas tjänster speciellt anpassade för dem. Ett viktigt mål med Ladok 3 är att det ska stödja en högre grad av "självbetjäning" och att gränssnittet ska vara helt anpassat till användning på Internet. Den ökade orienteringen gentemot att Ladok används av studenter innebär att Ladokkonsortiet i viss mån också tillhandahåller e-tjänster. Tanken med Ladok 3 är också att nya gränssnitt ska kunna utvecklas gentemot mobila enheter. Men detta ligger inte inom ramen för Ladok 3 projektet. En viktig aspekt av interaktionen utgörs också av den system-till-system interaktion som sker mellan olika digitala resurser. Detta beskrivs i nästa avsnitt. 19
9 Digitalt landskap Ladok 2 är en organisationsövergripande digital resurs genom det lagstiftade kravet på att Ladokdatabasen ska vara är ett standardiserat nationellt studieregister. Varje Högskola har skyldighet att digitalt lämna uppgifter från sitt eget studieregister till andra organisationer. Detta gäller främst till UHR, CSN och SCB. Den digitala samverkan som sker gentemot UHR och antagningssystemet NyA är speciellt genom att högskolorna bedriver en gemensam verksamhet med UHR när det gäller antagningen till högskolorna. Ladok Gemensammadigitalaresurser 1. IT3system 2. System3systemtjänster 3. E3tjänster 4. Studieregistret Samverkanskrav Samverkanskrav Na.onella system CSNSystemför Studiemedel Antagninsystemen NyA Sta@s@ksystempå SCB Migra@onsverket Behörighets3 system Utbildnings3 informa@on Kursplanerings3 system Lokalasystem Schema system LMS Student3 portal Examina3 @onssystem Uppföljnings3 system Ekonomi3 system Figur 6: Ladoks digitala landskap Ladok 2 samverkar också med interna system på respektive Högskola genom sitt studieregister. Ladok 2 driftas på tre olika driftcentraler men det finns en instans av systemet för varje Högskola. Varje instans av Ladok 2 samverkar lokalt med en rad IT system (det kan vara ca 20 system i vissa fall) och utgör ett viktigt och grundläggande system på varje Högskola. Ladok 2 utgör därmed också ett grundläggande system i det digitala landskapet på varje Högskola. Studieregistret är kopplat till behörighetssystem, register för utbildningsinformation, kursplaneringssystem, schemaläggningssystem, Lärplattformar (LMS-system), Studentportaler, Examinationssystem, Uppföljningssystem och Ekonomisystem på varje Högskola. Det finns också krav på att Högskolorna på ett enkelt sätt ska kunna utbyta information mellan varandra men detta sker i begränsad omfattning idag. En del i beslutet att drifta Ladok 3 som en installation har varit att underlätta möjligheterna för att kunna utbyta 20