Fallstudie Branden i Västmanlands län - utvärdering av livsmedelsförsörjningen
Innehåll Introduktion...2 Syfte och mål...2 Frågeställning...2 Material...2 Livsmedelsförsörjningen under krisen...3 Livsmedelsförsörjning i räddningsinsatsen genom Frivilliga Resursgruppen och ICA...3 Frivilliga Resursgruppen i Ramnäs...3 Frivilliga Resursgruppen i Västerfärnebo...7 Livsmedel för de evakuerade... 10 Sammanfattning... 11
Introduktion Syfte och mål Livsmedelsverkets utvärdering av branden i Västmanlands län syftar till att inhämta kunskap om hur livsmedelsförsörjningen genomfördes i samband med händelsen. Vi har undersökt hur försörjning av både evakuerade och de som arbetande i räddningsinsatsen skedde rent praktiskt. Eftersom vi även fått information att privata livsmedelsföretag bidrog, vill vi också belysa hur denna privat-offentliga samverkan organiserades. Genom utvärderingen vill vi också kunna lyfta fram goda exempel som kan bidra till ökad förmåga att försörja med livsmedel vid krissituationer. Följande frågor har särskilt beaktats: Frågeställning Hur organiserades livsmedelsförsörjningen till de som drabbades av branden och de som arbetade med räddningsinsatsen? När kom FRG in i arbetet och vad var deras roll i livsmedelsförsörjningen? Hur arbetade privata livsmedelsföretag under krisen och vad ledde det till? Vad gick bra och mindre bra i livsmedelsförsörjningen samt vilka lärdomar kan vi dra? Material Materialet för den här utvärderingen kommer från intervjuer av involverade aktörer. Bilaga 1 visar på brandens förlopp över tiden, liksom när FRG kommer in. 2
Livsmedelsförsörjningen under krisen Livsmedelsförsörjning i räddningsinsatsen genom Frivilliga Resursgruppen och ICA Frivilliga Resursgruppen i Ramnäs Vissa personer inom Frivilliga Resursgruppen (FRG) började redan den 3 augusti med stabsarbete då den kommunala räddningstjänsten fortfarande var ansvarig för bekämpningsarbetet. När Länsstyrelsen tog över den 5 augusti så upplevde FRG att de glömdes bort trots att de hade personal till förfogande. När räddningsinsatsens stab från länsstyrelsen väl kom till Ramnäs 5 augusti, där FRG redan var placerade sedan den 3 augusti, fick FRG uppdrag att arbeta med livsmedelsförsörjningen. Uppgiften med livsmedelsförsörjning medförde flera stora utamningar för FRG-gruppen. Det var inte många från FRG som hade tidigare kompetens eller erfarenhet av livsmedelshantering och logistik. FRG fick senare in en person som hade viss kompetens inom livsmedelshantering vad gäller transporter. De fick också stor hjälp av ICA att hantera många frågor inom logistik och livsmedelshantering. Mer utförligt hur ICA:s arbete fungerade kommer längre fram. Arbetet som dagligen skulle utföras delades in i ansvarsområden som oftast tilldelades en och samma person för att skapa kontinuitet och struktur. Dock krävdes en viss flexibilitet då arbetet utfördes av frivilliga och dessa behöver variation för att vilja vara kvar. De roller som togs fram var; GODSANSVARIG Tog emot varor och såg till att dessa hanterades på ett hygieniskt sätt när de kom fram. I det här fallet hade FRG tillgång till både kyl- och värmemöjligheter. Dels via kylcontainrar och en livsmedelslastbil med kylkapacitet men också värmeskåp som lånat av Tegners matsalar. Med den kyl- och värmekapacitet man hade tillgång till i slutet av brandbekämpningen, kunde de hantera hundratals matlådor och livsmedelsprodukter. De kollade även temperaturen regelbundet för att hålla rätt temperatur på livsmedlen. Den som var godsansvarig förde också bok på vilka livsmedel och även andra produkter som kom in och fanns tillgängliga. 3
LEVERANTÖRSANSVARIG Den som var leverantörsanvarig såg till att de fick in de produkter som saknades, från de leverantörer som FRG hade till förfogande. INVENTERING Det fanns alltid en person som gjorde en daglig inventering för att uppdatera vad som fanns och vad som behövde beställas. TRANSPORTANSVARIG En person hade ansvar för de fordon som FRG hade tillgång till. Bilarna skulle alltid vara tankade och redo för leverans. Det fanns tre till fyra bilar som kunde åka ut i skogen för att lämna mat åt de som jobbade med släckningsarbetet. Brandpersonalen arbetade i skift vilket gjorde att det kunde variera hur mycket mat som skulle ut vid en viss tidpunkt. Stöd fanns från Frivilliga Automobilkåren och Bilkåren. MATANSVARIG Den matansvariga tog emot beställningar från stab, räddningstjänst, polis och militär och planerade även de körningar som skulle göras. Den matansvarige personen fick information från insatsens informationsansvariga om till var i skogen de skulle köra ut matlådor. Uppgifterna stämde dock inte alltid och då fick de köra vidare och lämna maten på den plats som de fick beskrivet att de skulle finnas på och hoppas att räddningspersonalen kunde hämta upp den därifrån själva. Ibland kunde de inte köra ända fram till den punkt där räddningspersonalen befann sig, på grund av faran med branden. Då lämnade de matlådorna på en särskilt utvald plats så fick räddningspersonalen hämta den själva. MEDICINANSVARIG Den medicinansvariga personen var i det här falleten frivillig som hade kompetens om läkemedelshantering. Personen ansvarade för de receptfria läkemedel som skickades in också hanterades och delades ut på ett korrekt sätt. De hade inga läkemedel som var receptklassade. 4
Livsmedelsförsörjningen som verksamhet strukturerades allt efter som. Till en början var inflödet av livsmedel inte strukturerat alls. Man fick in produkter från både företag och privatpersoner utan att veta vem eller vilket företag som produkterna kom ifrån. I vissa fall var det varor som det inte fanns något behov av. Det gjorde i sin tur att FRG upplevde det var initialt svårt att få maten att räcka till alla dem som arbetade ute i fält. 1 Innan kylfunktionerna var på plats så var det även svårt att strukturera upp varor som kom in från privatpersoner. Det gjorde att väldigt mycket var tvunget att slängas då det stått framme i värmen under flera dagar. Bland annat så kom det i början in kassar med livsmedel och varor till FRG. I en kasse så kunde det vara en kombination av barnmat, blöjor och rå kyckling. Det fanns inget sätt att strukturera upp hanteringen av de kassar som skänktes, vilket gjorde att de radades upp och packades upp efter hand. 2 Efter tre till fyra dagar så hade FRG fått kontakt med Länsstyrelsens Facebookgrupp 3 och kunde via den nå ut till privatpersoner som ville hjälpa till, men även större företag. På så sätt kunde FRG Lista av livsmedel och övrigt önskat av FRG - Chips och godis - Dricka och stilla vatten. Helst 50cl flaskor men burkar går bra lättare att bära med sig i skogs än stora flaskor. - Kepsar - Spritpennor/tuschpennor - Myggmedel - Wasa knäckebröd Sandwich - Druvsocker Dextrosol - Kaffemuggar engångs - Makrill i burk Som går att förvara utan kyl - Tonfinsk i burk Som går att förvara utan kyl Uppdatering - Vanlig tejp - Silvertejp - Madrasser Skumgummi - Russin, torkad frukt, nötter - Våtservetter - Blåbärs/nyponsoppa - Äpple o Apelsinjuice - Drickyoghurt - Risifrutti - Frukt - Skavsårsplåster - Fryspåsar - Handsprit - Solkräm - Proteinbars/Energybars - Färdiga proteinshakes - Vätskeersättning i brustablett Uppdatering - Fikabröd - Kakor o Kex Både söta och salta - Engångshandskar -Skivat pålägg ost och skinka - Whiteboard tavla på ben inkl.whiteboardpennor Listan är tagen från den Facebook sida där FRG efterlyste produkter som de var i behov av. I en senare uppdatering kompletterades listan med skalad potatis eftersom de hade hjälp av en konferensrestaurang som bistod med matlådor. FRG lyckades samla in 430 kilo skalad potatis. 1 Andreas Weiborn, FRG, Västerås. Möte: 03-12-2014 2 Helena Lindström, Sala kommun. Möte: 18-12-2014 3 https://www.facebook.com/lansstyrelsenvastmanland?fref=nf 5
sprida vilka produkter de var i behov av, samt vart allmänheten kunde lämna varor så att de sedan kunde fraktas upp i lastbil till Ramnäs. På så sätt undvek FRG även en ökad trafik med personbilar i området. När införseln av varor börjat struktureras och det fanns en kontrollfunktion var varor kom ifrån, kunde de konstatera att donationer kom från Stockholm, Örebro, Uppsala, men främst de orter som låg i närområdet. FRG tillagade ingen mat själva utan köpte in eller blev sponsrade med matlådor till dem i räddningsinsatsen. Företag som var till stor hjälp just med färdiglagad mat var bland annat McDonalds, Max och andra restauranger i närområdet. Drivers Bar i Västerås gjorde insamlingar bland kunder och leverantörer och levererade cirka 1 600 måltider. FRG fick kontakt med dessa, dels genom Facebook-gruppen, men också att de fysiskt åkte dit och beställde ett antal matlådor, samt att restaurangerna tog eget initiativ och skickade mat. I efterhand så inser FRG att det finns flera saker som de till en början missade och som skulle kunnat få konsekvenser för räddningsinsatsen. Bland annat så tänkte de inte på hygienen vid hantering av livsmedlen. När de började göra smörgåsar själva insåg de att det fanns en risk att räddningspersonalen kunde bli sjuk om hygienen brister. De tänkte inte heller på att kontrollera de livsmedel som kom in från privatpersoner eller att man kanske inte skulle ta emot bakverk, då de inte kunde garantera säkerheten på produkterna. Några dagar in i processen sattes det därför som krav att så mycket som möjligt skulle på något sätt vara plomberat till exempel i form av obruten förpackning. Ett mindre problem var att personer från räddningsinsatsen ville ta med sig livsmedel hem. Det ledde inte till att någon behövde stå vakt men vid flertalet tillfällen var man tvungen att poängtera att det inte var tillåtet att ta med sig varor hem efter arbetsskiftet var slut. 4 Det fanns i stort sett inte heller någon kontakt med den grupp som arbetade med livsmedelsförsörjningen i Västerfärnebo. 4 Andreas Weiborn, FRG, Västerås. Möte: 03-12-2014 6
Frivilliga Resursgruppen i Västerfärnebo Även i Västerfärnebo fanns det en Frivillig Resursgrupp som arbetade med livsmedelsförsörjningen. Gruppen i Ramnäs och Västerfärnebo tycks till en början ha agerat utan att veta om att den andra gruppen fanns, vilket gjorde att det till en början dubbelarbetades och att matleveranser ute i skogen till brandpersonal kunde ske dubbelt. I Västerfärnebo så fanns det tillagningsplatser som användes, dels ett storkök i Björkgården samt ett i skolan i Västerfärnebo. Sedan användes handelsboden som ett lagerutrymme. De som hanterade matlagningen i Västerfärnebo var alltså personer som i normala fall också jobbar med livsmedelshantering. De livsmedel som behövdes för matlagning antingen köptes in eller skänktes till storköken. Totalt så gick det ut 200 portioner per dygn. Hur dessa storkök fick kompensation för inköpen av mat är inte klart. Den mat som kördes ut till brandpersonal i skogen levererades till vissa bestämda uppsamlingsplatser. Vid vissa av dessa fanns kylskåp och vid andra fanns det även fyrhjulingar så att maten kunde köras ännu närmare brandpersonalens faktiska position. Totalt så blev det väldigt korta sträckor som maten fraktades innan den åts upp. Västerfärnebo arbetade för att få till en bra kommunikation med Ramnäs när det gäller matttransporter. Ramnäs hjälpte Västerfärnebo med att få fram ett kylskåp. Ramnäs levererade mat till brandmän och Hemvärnet medan Västerfärnebo körde mat till de, främst ortsbor, som frivilligt arbetade i skogen. Personligen så tror samtliga som var delaktiga i livsmedelsförsörjningen från Sala kommun att försvarsmaktens tidigare sätt att hantera försörjningen med lottor och fältutrustning hade varit med effektiv. 5 5 Gunnar Larsson, Sala kommun. Möte: 18-12-2014 7
ICA:s lager i Västerås ICA:s bidrag till arbetet startade genom en önskan från chefer och medarbetare på ICA att få göra en samhällsinsats. Vid den första kontakten som togs med FRG, måndagen den 4 augusti, insåg ICA att det inte fanns någon samordning eller struktur för arbetet. ICA hjälpte då till att strukturera upp arbetet, till exempel vilka uppgifter som var viktiga och hur de kunde skötas. De bistod också genom att kontakta andra företag för att ordna fler resurser till FRG, såsom en husvagn för extra lagerutrymme, ägg från ett äggpackeri i närheten, samt varor från ICA Maxi Erikslund etc. ICA lade också märke till att FRG inte hade kompetens inom livsmedelshantering, till exempel vad som ska var kylt och vad som inte ska det. ICA beskriver de två första dygnen som kaosartade. Anledningen till det upplevda kaos var för att de inte kunde få svar på vad FRG faktiskt behövde och vad de hade i lager. Väl i Ramnäs så fanns det under måndagen inte en struktur för att hantera en så stor insats som det blev. Den bristen på struktur som var upplevdes därför också av ICA. Tredje dygnet ordnade ICA ett orderverktyg till FRG så att de själva kunde lägga in beställningar och få leverans fem timmar senare. På så sätt hanterades leveranserna till FRG precis som till vilken butik som helst. ICA beskriver också att det fanns olika uppfattningar mellan ICA och FRG om hur tillgången på livsmedel skulle hanteras. FRG ville lagra varor medan ICA menade på att de kunde köra upp mer varor om de andra skulle ta slut. Livsmedel och produkter som ICA skickade upp till Ramnäs Resorb Proteinbars Godis mindre påsar Kexchoklad Energidryck Plåster Skavsårsplåster Värktabletter Handsprit Mygga Våtservetter Tandkräm Tandborstar Reseförpackningar av tvål, schampo (CURA) Platsbestick Kaffekoppar(plast) Glas (plast) Folieformar En lista på exempel av varor som skickades upp till FRG från ICA. FRG hade även ont om personalresurser och hade inte mattältet, som användes av de som arbetade med räddningsinsatsen, öppet nattetid även fast brandpersonal arbetar skift och då även natt. Frivilliga från ICA ställde därför upp att bemanna tältet under natten. För att deras engagemang för FRG skulle fungera praktiskt blev de medlemmar i FRG för att kunna få ersättning för sitt arbete då de missade arbetstid på ICA. 8
ICA upplevde en frustration över att arbetet med livsmedelsförsörjning till en början hade så bristande struktur i skötsel och hantering. ICA kände dock att deras bidrag gjorde skillnad i organisation, struktur och i hanteringen av livsmedel. Efter den här händelsen så inser de att det inte går att förutsätta att de som är med och hanterar kriser har den kompetens som behövs för att hantera och distribuera livsmedel till behövande. ICA kan därför fylla en viktig funktion och roll i situationer som dessa. ICA stod för samtliga kostnader för sina egna leveranser. De avslutade sitt arbete andra veckan i samband med att den officiella räddningsinsatsen avslutades. 6 ICA:s huvudkontor i Solna ICA:s huvudkontor i Solna gick upp i krisledning i samband med branden och arbetade på en strategisk nivå med frågor som berörde ICA under händelsen. Man fokuserade på att skapa förutsättningar för att ICA:s lager i Västerås skulle kunna arbeta på ett effektivt sätt. Detta skedde med beviljande att bekosta det som gick åt till insatsen. Arbetet var också att ta fram olika scenarion och åtgärder för de händelser som skulle kunna drabba butiker, lager och personal i brandområdet. Dagligen hade man kontakt inom krisledningsgruppen, samt med de sju butiker som finns i det närliggande området för branden, där tre butiker var direkt påverkade. Praktiska åtgärder som vidtogs var bland annat kontakt med försäkringsbolag och att erbjuda berörda butiker stöd i försäkringsfrågor samt i annat som skulle kunna vara aktuellt. Man månade även om att hålla en god kontakt med butikernas personal utifall de var i behov av någon annan form av hjälp, till exempel om de skulle behöva evakueras eller påverkats av händelsen på annat sätt. ICA ordnade även med bevakning av butikerna för att försäkra sig om att det inte skulle förekomma någon plundring eller annan skadegörelse. ICA har varit med om liknande arbete sedan tidigare, efter framfarten av stormen Gudrun. De har även krisberedskapsplaner för flera olika scenarion såsom logistik- och IT-störningar. ICA:s upplevelse av sin insats var att det hela fungerade bra och att de har en god struktur på sitt arbete. ICA hade tur i den bemärkelsen att inga butiker drabbades allvarligt av händelsen och ingenting i krishanteringen gick egentligen fel. Den slutsats som går att dra är att ICA 6 Niclas Ramsin, Lagerchef, Västerås. Möte: 01-12-2014 9
hade en god krishanteringsförmåga i sitt arbete med branden. Det enda som kan komma att behöva ses över är om det finns behov av att ta fram kontrollfrågor för checklistor för liknande scenarion. 7 Att ICA engagerade sig, både centralt och lokalt, var ett ställningstagande att bidra till samhällets krishantering. Detta engagemang tror man också bidrar positivt till ICA som varumärke. Livsmedel för de evakuerade Det var över tusen personer som totalt evakuerades från de fyra kommuner som var närmast drabbade av branden. I Fagersta och Norberg så erbjöd kommunerna att betala första natten på hotell, men därefter fick evakuerade stå för sina egna kostnader. Kommunen hjälpte till att hänvisa till härbergen, hotell eller vandrarhem som kunde ta emot evakuerade som inte hade släkt eller familj att åka till.8 Även Sala kommun erbjöd de evakuerade att stanna på hotell första natten men samtliga ordnade med boende själva. 9 Det samma gäller för Surahammars kommun. Därmed behövde kommunerna aldrig ordna med särskild livsmedelsförsörjning till de evakuerade. I Fagersta och Norberg så var det ett vårdhem som behövde evakueras och de boende fick rum på ett korttidsboende som hade lediga platser. 10 Även i Surahammar flyttades 19 boende från Virsbo till andra vårdplatser i Surahammar. 11 Liknande situation gäller även för Sala där ett äldreboende och ytterligare tre personer med hemtjänst omplacerades dels på sjukhuset och vidare på ett vandrarhem. Livsmedel till dessa skickades som vanligt ut i form av matlådor. Mat till övriga omplacerade ordnades där de var och personalen följde med de boende till respektive plats. 12 7 Jan-Olof Ehk, ICA huvudkontor i Solna. Telefonkontakt: 08-12-2014 8 Anna Nilsson, Beredskapssamordnare, Norberg-Fagersta. Telefonkontakt: 08-12-2014 9 Agneta Von Schoting, Förvaltningschef, Sala kommun. Telefonmöte: 10-12-2014 10 Kristina Sandberg, Socialförvaltningens ledningsgrupp, Norberg-Fagersta. Telefonkontakt: 08-12-2014 11 Martina Nordin, Socialchef för Surahammars kommun. Telefonkontakt: 10-12-2014 12 Agneta Von Schoting, Förvaltningschef, Sala kommun. Telefonmöte: 10-12-2014 10
Sammanfattning Nästintill samtliga som evakuerats av branden ordnade med boende själva. De som var inom vård och omsorg kunde flyttas till andra vårdplatser inom respektive kommun. För räddningsinsatsen så fick FRG uppgiften att sköta livsmedelsförsörjningen. FRG i Ramnäs hade personal att tillgå men ingen med erfarenhet av livsmedelshantering eller annan erfarenhet av den här typen av verksamhet. De första dagarna beskrivs av samtliga inblandade aktörer som kaosartade. Trots det lyckades FRG i Ramnäs efter ett par dagar in i processen, med stor hjälp från privata aktörer, att strukturera upp ett fungerande arbetssätt att hantera och distribuera livsmedel. Att få en djupare inblick i FRG:s arbete har varit svårare än väntat då den person som Länsstyrelsen samt FRG meddelat har mest kunskap på området och som var aktiv i Ramnäs inte verkar ha vetat om, eller talat om under intervjun, att det fanns en liknande grupp i Västerfärnebo. Det har gjort att en djupare kunskap om arbetet i Västerfärnebo inte har kunnat inskaffas under den tid som fanns till det här arbetet. Det blir dock tydligt att livsmedelsförsörjningen skedde från två fronter som under en hel vecka var omedveten om den andras arbete. Trots det så lyckades både FRG i Ramnäs och FRG i Västerfärnebo att dela ut livsmedel till de i räddningsinsatsen, ibland skedde dock dubbla leveranser. Det arbete som ICA utförde från sitt lager i Västerås hade en stor betydelse för hur FRG utvecklade förmågan att arbeta strukturerat med livsmedelshantering och distribution. ICA försåg FRG inte bara med varor, utan även med ett orderverktyg för beställningar, stöd i form av hantering och struktur i arbetet och försåg dem med andra resurser som de annars inte haft tillgång till. Bland annat den husvagn som användes för extra lagringsutrymme och hjälp med leverans av varor från andra företag, så som äggeriet. Utifrån de förutsättningar som fanns så ordnades livsmedelsförsörjningen på ett bra sätt. Det går dock att konstatera från händelsen att ingen initialt var beredd på att ansvara livsmedelsförsörjningsfrågan. Samt att ingen, varken kommunen, länsstyrelsen eller räddningsinsatsen funderat på att det behövdes tillgång till livsmedel för de som hanterade krisen. Den slutsats som går att dra av detta arbete är att livsmedelsförsörjning kan vara en fråga som myndigheter och kommuner inte har någon beredskap eller planering för. Detta gör att företag, som tar ett stort samhällsansvar, kan vara en resurs att räkna med i hanteringen av samhällsstörningar och kriser. Därför bör också myndigheter och företag både ta fram planer samt genomföra övningar tillsammans. 11
BILAGA 1 FRG arbetar med livsmedelsförsörjningen, men har inte några direkta order om det. Det finns ingen struktur på plats för arbetet. Första dagen som ICA har kontakt med FRG var den 4:e Branden är fortfarande inte under kontroll, men vattenbombningar pågår. FRG tar hand om logistiken för insatsen även försvaret. De får också uppdrag att sköta ett tillfälligt logement med matservering till 50-100 personer Brandområdet har minskats, men det brinner under marken i vissa områden. FRG arbete fortsätter. Branden hålls innanför begränsningslinjerna. De utländska planen lämnar Sverige Situationen bedöms återigen som kritisk på grund Vattenbombningar pågår hela dagen. FRG behöver lösa kylhanteringen på grund av en stor efterarbete fortsätter. av väderförhållandena Räddningsinsatsen avslutas och mängd gåvor. FRG blir en del av ledningsstaben De upprättar också gratiskiosker innan för att bistå med info. om i Ramnäs för godis, läsk och hygienprodukter leveranser till FRG resurser. ICA avslutar sina insatsen FRG kommer in på morgonen och arbetar med uppgifter i bakre och främre staben Den17 augusti är faran över. FRG resurser avvecklas och den 18 hjälper FRG till att avveckla ledningscentralen