Grundläggande kvalitet i arbetsterapi Självskattning och starthjälp
Grundläggande kvalitet i arbetsterapi självskattning och starthjälp, 2014 Förbundet Sveriges Arbetsterapeuter Layout: Gelinda Jonasson Foto: Colourbox Tryck: FSA, Box 760, 131 24 Nacka www.fsa.se
Innehåll Förord 4 FSAs kvalitetspolicy 5 Självskattning av FSAs kvalitetsindikatorer 10 Handledning för självskattning av FSAs kvalitetsindikatorer 12 Starthjälp för kvalitetssystem inom arbetsterapi 14 Goda erfarenheter från hur kvalitetsombuden arbetar i kretsarna 19
Förord I arbetsterapi är det både nödvändigt och angeläget med god kvalitet. Att vara en professionell yrkesgrupp ställer bland annat krav på att uppfylla yrkesmässiga kvalitetskrav. Därför har FSA i sin kvalitets policy upprättat nationella kvalitetsindikatorer vars syfte är att skapa och upprätthålla en grundläggande kvalitet i arbetsterapi. FSA har också inrättat ett kvalitetsråd som bland annat har till uppgift att initiera och utveckla metoder för att beskriva, mäta och förbättra kvaliteten i arbetsterapi. Kvalitetsrådet har i broschyren du håller i din hand Grundläggande kvalitet i arbetsterapi samlat en rad viktiga kvalitetsdokument. Skriften är tänkt att ge en överblick över styrande dokument, arbetssätt för kvalitets utveckling av arbets terapi samt goda exempel på hur lokalt kvalitetsarbete kan genomföras. Vi hoppas att detta kan underlätta kvalitetsarbetet för arbetsterapeuter. Denna starthjälp har reviderats 2014 avseende aktuella referenser. Den är tidigare reviderad utifrån beslut om förändringar i kvalitetspolicyn på fullmäktige 2010 och erfarenheter från användare. Lena Haglund Förbundsordförande, FSA 4
FSAs kvalitetspolicy Version 4, antagen av fullmäktige 2010, rev. 2014 Inledning Målet med arbetsterapi är att stödja personens förmåga till aktivitet och delaktighet på ett sätt som främjar möjligheterna att leva ett så gott liv som möjligt. Detta kan ske med utgångspunkt från personens syn på sin situation och sina behov, samt med hänsyn till möjligheter och hinder i omgivningen. (Etisk kod, 2012) Ämnet arbetsterapi omfattar kunskaper om människors vardagliga aktiviteter och dess relation till delaktighet och hälsa. Inom ämnet arbetsterapi bedrivs grundforskning och tillämpad forskning. Grundforskning i arbetsterapi omfattar hur resurser och begränsningar hos personen och i omgivningen påverkar människors möjlighet till aktivitet, delaktighet och hälsa. Tillämpad forskning i arbetsterapi omfattar hur aktivitetsbaserade hälsofrämjande, förebyggande och rehabiliterande insatser kan främja aktivitet och delaktighet samt hälsa (antaget av FSAs förbundsstyrelse, 2013). Arbetsterapi omfattar insatser för barn, ungdomar, vuxna och äldre med hälsoproblem som begränsar eller hotar att begränsa deras aktivitet och delaktighet. Insatserna omfattar personlig vård, boendeaktiviteter, arbete, studier, lek och fritid. Arbetsterapi bedrivs även på grupp- och samhällsnivå, till exempel när det gäller tillgänglighet i bostäder, yttre miljö och kollektivtrafik. Att arbeta för att utveckla och säkerställa kvaliteten i arbetsterapi har länge varit ett angeläget område för arbetsterapeuter. Förbundet Sveriges Arbetsterapeuters kvalitetspolicy antogs första gången 1996 och har tidigare reviderats 1998, 2004 och 2011. 5
Kvalitet i hälso- och sjukvård Enligt Hälso- och sjukvårdslagen (31 HSL) ska kvaliteten i verksamheten systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. Socialstyrelsen anger i föreskriften SOSFS 2011:9 att det ska finnas ett ledningssystem som ska användas för att systematiskt planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. I föreskriften beskrivs vårdgivarens eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ansvar, såväl som personalens ansvar och medverkan i kvalitetsarbetet. För att säkra verksamhetens kvalitet ska processer och rutiner identifieras och fastställas. Riskanalys, egen kontroll, utredning av avvikelser och förbättring av processer och rutiner ligger till grund för en årlig sammanhållen kvalitets- och patient säkerhetsberättelse. När man arbetar med utredning och intervention av patienter/klienter tillhör arbetsterapeuter hälso- och sjukvårdspersonal oavsett var man är anställd. I Socialstyrelsens skrift God vård om ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet i hälso- och sjukvården, 2006, beskrivs sex kvalitetsområden som alla ska beaktas för att säkerställa kvaliteten i hälso- och sjuk vården. Hälso- och sjukvård ska vara kunskapsbaserad och ändamålsenlig, säker, patientfokuserad, effektiv, jämlik samt ges i rimlig tid. På följande sida presenteras vad detta innebär för arbetsterapi. Kvalitet i arbetsterapi Kunskapsbaserad och ändamålsenlig arbetsterapi Arbetsterapi bygger på vetenskap och beprövad erfarenhet och utformas för att möta den individuella patientens/klientens behov, det vill säga en evidensbaserad praxis tillämpas. Patienten/klienten ska få en adekvat utförd arbetsterapeutisk utredning och intervention. Detta innebär att definiera behov, formulera mål, genomföra intervention, utvärdera samt att inhämta patientens/klientens synpunkter på kvaliteten i arbetsterapin. 6
Säker arbetsterapi Genom ett aktivt riskförebyggande arbete förhindras skador som kan orsakas av arbetsterapi. Att arbetsterapeuter använder ett gemensamt språk för att underlätta kommunikation, dokumentation och åtgärdsregistrering. Patientfokuserad arbetsterapi Arbetsterapi ges med respekt och lyhördhet för patientens/klientens behov, förväntningar och värderingar och att dessa vägs in i beslut om insatser. Att arbetsterapeuten arbetar utifrån FSAs etiska kod. Effektiv arbetsterapi Tillgängliga resurser nyttjas på bästa sätt för att uppnå målen med arbetsterapi. Jämlik arbetsterapi Arbetsterapi tillhandahålls och fördelas på lika villkor för alla. Arbetsterapi i rimlig tid Att ingen patient/klient ska behöva vänta oskälig tid på arbets terapiinsatser som han/hon har behov av. Vad innebär ett systematiskt kvalitets- och patientsäkerhetsarbete i arbetsterapi Att identifiera förbättringsområden, vidta och följa upp åtgärder för att förbättra kvaliteten i arbetsterapi. Att skapa och använda ett systematiserat arbetssätt som baseras på dokumenterad och tillförlitlig kunskap från vetenskap och beprövad erfarenhet. Nationella kvalitetsindikatorer för arbetsterapi Med hjälp av en kvalitetsindikator kan arbetsterapins kvalitet följas och mätas. En kvalitetsindikator kan finnas på struktur-, process- eller 7
resultatnivå. Strukturindikatorer Plan med mätbara mål och uppföljning med måluppfyllelse ska göras varje år. Arbetsterapiprogram ska finnas för de mest frekventa patient grupperna inom verksamheten. Processindikatorer Rutiner ska finnas beskrivna och utvärderade med mål och mål upp fyllelse för: delaktighet i utredning och intervention, användning av FSAs klassifikation av sökord och åtgärder inom arbetsterapi, 2008, redovisning av resultat till remittent och samverkanspartner avseende utredning och intervention på individnivå, och arbetet med yrkesetiska frågor i enlighet med FSAs Etiska kod. Resultatindikatorer Mätbara resultatmål på gruppnivå ska finnas för patienter/klienter som erhållit enbart utredning. Mätbara resultatmål på gruppnivå ska finnas för patienter/klienter som erhållit både utredning och intervention. Vem ansvarar för vad? Varje enskild arbetsterapeuts ansvar Att i sin verksamhet arbeta utifrån FSAs kvalitetsindikatorer. Att aktivt skaffa sig kunskap för att genomföra kvalitetsarbete. Att medverka i kvalitetsutveckling. Huvudmannens ansvar Att fastställa övergripande mål för kvalitetsarbetet. Att ge direktiv för och säkerställa ledningssystemet för kvalitet. Att tillhandahålla adekvata resurser, exempelvis arbetstid, utbildning och nödvändigt material. 8
FSAs ansvar Att följa utvecklingen inom kvalitetsområdet, såväl nationellt som internationellt. Att stimulera arbetsterapeuter till kvalitetsarbete. Att bevaka att behovet av resurser för kvalitetsutveckling inom arbetsterapi tillgodoses. Att utse mottagare av FSAs utmärkelse för kvalitetsutveckling. Att erbjuda en webbplats för att samla material som stödjer arbete med kvalitet i arbetsterapi. Kvalitetsrådets ansvar Att initiera och utveckla metoder för att beskriva, mäta och förbättra kvaliteten i den arbetsterapeutiska verksamheten. Att följa tillämpning av kvalitetsindikatorerna i den arbets terapeut iska verksamheten. Att bedriva fortbildning för arbetsterapeuter och producera material inom kvalitetsområdet. Att informera FSAs medlemmar om rådets arbete och andra angelägna kvalitetsfrågor. Att ansvara för att förbundets styrelse hålls informerad om utvecklingen inom kvalitetsområdet. Kvalitetsombudens ansvar Att sprida information om FSAs kvalitetsarbete till medlemmarna i den egna kretsen. Att inventera pågående kvalitetsarbete i kretsen samt ge information om vad som pågår till medlemmarna i den egna kretsen och till FSAs kvalitetsråd. Att kunna informera om hur man hittar verktyg för förbättrings arbete. Att initiera och utifrån lokala förutsättningar genomföra en årlig kvalitetsdag för arbetsterapeuter. 9
Självskattning av FSAs kvalitetsindikatorer FSAs kvalitetspolicy, version 4, beskriver syftet med de nationella kvalitetsindikatorerna som är att utgöra en hjälp för att följa och mäta arbetsterapins kvalitet. Självskattningsformuläret är konstruerat utifrån FSAs kvalitetsindikatorer. Formuläret är ett stöd i arbetet för att skapa ett ändamålsenligt system för egenkontroll av arbetsterapiverksamheten. Nationell kvalitetsindikator för arbetsterapi: Ej tillämplig Finns inte Finns men görs inte Finns/görs till viss del Finns/ görs helt Kommentarer STRUKTURINDIKATORER Plan med mätbara mål och uppföljning av måluppfyllelse ska göras varje år. Arbetsterapiprogram ska finnas för de mest frekventa patientgrupperna* inom verksamheten. * Patientgrupperna kan bytas ut mot klientgrupperna. I kvalitetspolicyn har genomgående använts begreppet patient/klient som mottagare av arbetsterapi. 10
PROCESSINDIKATORER Rutiner ska finnas beskrivna och utvärderade med mål och måluppfyllelse för: Delaktighet i utredning och intervention. Användning av FSAs klassifikation av sökord och åtgärder inom arbetsterapi, 2008. Redovisning av resultatet till remittent och samverkanspartner avseende utredning och intervention på individnivå. Arbetet med yrkesetiska frågor enligt FSAs etiska kod. RESULTATINDIKATORER Mätbara resultatmål ska finnas på gruppnivå för patienter/klienter som erhållit enbart utredning. Mätbara resultatmål ska finnas för patienter/klienter som erhållit både utredning och intervention. 11
Handledning för självskattning av FSAs kvalitetsindikatorer Så här går man tillväga vid självskattningen av kvalitetsindikatorer Steg 1: Läs frågan och ta ställning till om det som efterfrågas är relevant för den egna enheten. Om så är fallet går bedömningen vidare med steg 2. I annat fall besvaras frågan med ett kryss i den rutan som är markerad med Ej tillämplig. Steg 2: För de frågor som är relevanta för enheten är nästa steg att svara på om det som efterfrågas finns inom enheten. Om svaret är nej besvaras frågan med ett kryss i den rutan som är markerad med Finns inte. Om svaret är ja ska den fortsatta självskattningen göras med stöd av bedömningsskalan. En bedömning ska göras av i vilken omfattning som enheten har och tillämpar det som efterfrågas. Frågan besvaras med ett kryss i någon av rutorna Finns men görs inte, Finns/görs till viss del eller Finns/görs helt. Steg 3: När bedömningen är genomförd kan man, som till exempel underlag för beslut om prioritering och åtgärder för förbättringar, skriva kommentarer i det vita fältet intill respektive fråga. Steg 4: Använd FSAs Starthjälp för kvalitetsarbete för planering och genomförande av era förbättringsåtgärder (se sid 14). Bedömningsskala Ej tillämplig: Används när det som efterfrågas inte är relevant eller aktuellt inom den enhet som besvarar frågan. 12
Finns inte: Används när det som efterfrågas inte finns dokumenterat inom enheten, trots att det är relevant. Finns men görs inte: Används när det som efterfrågas finns dokumenterat inom enheten, men tillämpas inte eller fakta om tillämpning saknas. Finns/görs till viss del: Används när det som efterfrågas finns dokumenterat, men tillämpas bara till viss del, eller inte har slagit igenom hos alla berörda inom enheten. Fakta om tillämpning finns. Det finns ett system för uppföljning och utvärdering. Finns/görs helt: Används när det som efterfrågas finns dokumenterat och tillämpas i alla delar och av alla berörda. Fakta om tillämpning finns. Det finns ett system för uppföljning, utvärdering och förbättring. 13
Starthjälp för ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet inom arbetsterapi I SOSFS 2011:9 tydliggör Socialstyrelsen att verksamheter inom hälsooch sjukvård, socialtjänst och verksamheter enligt LSS är skyldiga att ta fram ett ledningssystem för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Ledningssystemet ska anpassas till verksamhetens inriktning och omfattning och de processer som behövs för att säkra vårdens kvalitet ska fastställas. Aktiviteter som ingår i processerna ska fastställas och rutiner tas fram. Processer ska också identifieras där samverkan behövs för att förebygga att patienter drabbas av vårdskada. Riskanalyser ska genomföras för att bedöma risk för händelser som kan medföra brister i verksamhetens kvalitet. Personalen inom hälso- och sjukvården är skyldiga att bidra till att hög patientsäkerhet uppnås och att medverka i verksamhetens kvalitetsarbete. Systematisk kvalitetsutveckling är en ständigt pågående process. I det kontinuerliga kvalitetsutvecklingsarbetet betraktas kvalitet som ett rörligt mål. Utmaningen ligger i att fortlöpande söka förbättringsmöjligheter och att aldrig slå sig till ro. FSAs kvalitetsråd har utarbetat denna starthjälp, för att ge dig som arbetsterapeut en handledning i hur du kan komma igång med ledningssystem. Handledningen är tänkt att passa dig antingen du är chef för en arbetsterapiverksamhet eller anställd i en organisation som enda arbetsterapeut. Syftet är att du ensam eller tillsammans med arbetskamrater med hjälp av befintliga instrument och verktyg ska kunna komma igång med att utveckla kvalitetssystem för arbetsterapi. 14
Stegen i arbetet 1. Utred vad som är starka och svaga sidor i er arbetsterapiverksamhet. 2. Prioritera vilka områden som behöver förbättras utifrån analysen i steg 1. Vad är viktigt att förbättra nu, vad ska göras senare alternativt inte alls? 3. Sök verktyg (till exempel på www.fsa.se, kvalitetsverktyg) för att förbättra de områden av verksamheten som prioriterats i steg 2. 4. Planera och genomför de förbättringar som behövs. Formulera mätbara mål. 5. Gå tillbaka till steg 1 eller steg 2 för att kontinuerligt förbättra arbetsterapins kvalitetssystem. Schematisk bild över tänkt förlopp: Utredning Starka/svaga sidor Prioritering Förbättring Utvärdering Kom vi dit vi ville? Mål 15
1. Utredning Vilka är våra starka och svaga sidor? Kartlägg vad som ska ingå i ert kvalitetssystem utifrån något instrument som innehåller de frågor som kan vara aktuella inom hälso- och sjukvården (SOSFS 2011:9). Exempel på instrument som innehåller sådana frågor är SIQ:s Modell för Kundorienterad Verksamhetsutveckling, EFQM (European Foundation for Quality Management) och värde kompassen. Med dessa instrument beskrivs verksamhetens starka och svaga sidor/förbättringsområden. Välj bland de instrument som finns på marknaden, kanske har din arbetsgivare redan fastställt vilket instrument som ska användas. Om er verksamhet inte har erfarenhet av något av ovanstående instrument kan föreskriften (SOSFS 2011:9) vara utgångspunkt för arbetet. Språket i samtliga instrument är generellt gångbart och därför måste ni omsätta detta så att det passar för arbetsterapiverksamheten. Till exempel finns naturligtvis inte arbetsterapienhet eller liknande begrepp tydligt uttalade. Ni får helt enkelt tänka er var i texten det bör stå arbetsterapienhet. I de fall det finns frågor som inte känns relevanta så är det bara att hoppa över dessa eftersom kvalitetssystemet ska vara anpassat till er verksamhets behov. Se även bilaga med exempel på hur begrepp kan förtydligas. I verksamheter där arbetsterapi organisatoriskt ingår som en del av vården är det viktigt att först klargöra vad som är specifikt för arbetsterapin. I många frågor kanske allmänna riktlinjer och rutiner tillgodoser även arbetsterapins behov av kvalitetssystem. Om du är osäker på vilka riktlinjer och rutiner som finns inom verksamheten där du arbetar blir en kartläggning av dessa också en del av kvalitetsarbetet. En grundförutsättning i kvalitetsarbetet är att alla på arbetsplatsen deltar. Följ de instruktioner som finns i instrumentet för att genomföra en skattning av era starka/svaga sidor. Dela upp arbetet mellan er så att ni hinner med det vanliga arbetet, verksamheter som provat att arbeta på detta sätt har till exempel satt av en halvtimme per vecka för all personal. Räkna med att steg 1 tar mellan en och tre månader beroende på arbetsterapiverksamhetens storlek samt vilket instrument ni väljer. 16
2. Prioritering När ni fått fram en lista på styrkor och svagheter i arbetsterapiverksamheten gör ni en prioritering av vilka områden som är viktigast att förbättra och vilka som kan vänta till senare eller helt förkastas. Det är kanske på sin plats att påpeka att instrument av den sort vi angett även pekar på svagheter i de strukturer som finns utanför den egna verksamheten. Svagheter i andra delar av organisationen än er egen kan ni sannolikt inte bestämma över själv varför det i första hand är klokt att avgränsa er till områden som ni har möjlighet att påverka. När ni gör prioriteringarna så välj gärna områden som är viktiga men inte för stora, till att börja med. Det är betydelsefullt att ro iland de första områdena ni prioriterat. 3. Förbättringsverktyg När ni har klart för er vilka områden som ska prioriteras är det dags att söka verktyg för att kunna åstadkomma förbättringar. Här kan ni ha god hjälp av FSAs kvalitetsverktyg eller andra verktyg som finns på marknaden. Under förbättringsmetodik på Sveriges kommuner och Landstings hemsida, www.skl.se, kan man läsa mer. Arbetsterapiprogram blir en betydelsefull del av ett kvalitetssystem för en arbetsterapiverksamhet. För att utveckla dessa finns avsnitt om kvalitet och arbetsteraprogram på FSAs webbplats. 4. Planering och genomförande Gör en plan för förändringsarbetet som innehåller uppgifter om vem som gör vad, när och hur samt vilka verktyg som ska användas. För att kunna utvärdera, kom ihåg att formulera mätbara mål som ni kan gå tillbaka till för att se hur ni lyckats. Sedan gäller det att ta hem vinsterna av det arbete som gjorts exempelvis införa nya rutiner och ta bort gamla, strukturera patient arbetet utifrån överenskomna program, mäta måluppfyllelse med mera. Att här såväl som tidigare fördela kvalitetsarbetet så att alla blir delaktiga är en förutsättning för att lyckas. 17
5. Kontinuerlig förbättring Nu finns början till arbetsterapins kvalitetssystem, gå tillbaka till utredning (steg 1) om det behövs, annars till prioriteringarna (steg 2) och börja med nya områden. Arbetet med kvalitetssystemet ska inte bli färdigt utan vara ständigt pågående. Exempel på förtydligande av begrepp ur ett arbetsterapiperspektiv I alla instrument som nämnts finns begrepp som går att översätta till arbets terapiverksamhet, här kommer några exempel. Vårdenhet/enhet Här avses arbetsterapiverksamhet med eller utan arbetsterapeut som chef/arbetsledare. Enheten kan vara en ensam arbetsterapeut, en grupp av arbetsterapeuter med eller utan arbetsledare, en egen enhet med en chefarbetsterapeut etc. Verksamhetschef/ledning, enhetschef/chef/arbetsledare För arbetsterapiverksamhet innebär det att det kan vara jag själv om jag är ensam, gruppen (eller någon i gruppen) arbetsterapeuter, en formellt utsedd arbetsterapeut/annan profession som är arbetsledare/chef beroende på frågan. Vård Ordet vård kan ersättas med det begrepp som är tillämpligt i den verksamhet som granskas, exempelvis omsorg i primärkommunal verksamhet. Vård inkluderar arbetsterapi och kan i vissa frågor direkt ersättas med ordet arbetsterapi. Patient Ordet patient kan ersättas med det begrepp som är tillämpligt i den verksamhet som granskas, exempelvis omsorgstagare, brukare, klient. 18
Goda erfarenheter från hur kvalitetsombuden arbetar i kretsarna Exempel på informationsspridning Arbetsplatsombud med e-postadresser för utskick Vara uppdaterad när det gäller hemsidan, vidarebefordra adekvat information Delta i styrelsemöten Puffa för FSAs webbplats, lägga in kvalitetsarbeten där Informera om kvalitetsarbetet i arbetsplatspärmarna Informera ledningen personlig lobbying utifrån konkreta kvalitetsarbeten Riktad information till vissa chefer Vara lyhörd för vad om är på gång i den egna kretsen och stödja där Sända information hem till medlemarna Exempel på inventering av kvalitetsprojekt Sända ut förfrågan i arbetsplatspärmarna, kretsmöten, uppföljande aktiviteter Sända personliga förfrågningar till medlemmarna med samtidig förfrågan om kompetens/utbildningsbehov Kompetensbarometer (från Jönköping), redovisning av resultatet på årsmöte Ringa chefer och kolla av Exempel på informationsinsamling Samtala med länets ansvarige vad gäller kvalitet (landstinget) Exempel på hur kvalitetsdag genomförts Ta hjälp av FSA och kretsen, vara en grupp som hjälps åt Gemensam utbildningsdag Ansvaret att arrangera kvalitetsdagar cirkulerar mellan kretsarna 19
Planiavägen 13, Box 760, 131 24 Nacka, 08-466 24 40, www.fsa.se