Miljöfika för företag Kristianstad 140918 140320 Britt Carlsson Green britt.carlsson-green@hmskane.se HMSkåne för en hållbar framtid med hållbara transporter www.hmskane.se 1
Framtidsfråga! Det sätt vi väljer att resa på påverkar inte bara vårt eget liv utan även andras! Varför en Mötes och resepolicy? En policy skapar förändringar i stort och smått som ger stora besparingar och åstadkommer såväl miljövinster som ekonomiska vinster. Dessutom bidrar en policy till bättre hälsa, ökad trafiksäkerhet och bättre goodwill. 2
Utsläpp av växthusgaser från inrikes transporter 3
Fossilfrihet på väg 4
En policy ska ge organisationen möjlighet till styrning och kontroll av tjänsteresor på ett enkelt och klokt sätt. Alla organisationer olika - ingen är riktigt lika! Resepolicy - en del i pusslet 5
1. Överväg alternativ till att resa. Vid val av färdmedel skall en sammanvägning av kostnader, miljöhänsyn, tid, och säkerhet göras för att mest kostnads- och miljövänliga alternativet väljs. Finns det möjlighet att resan och/eller mötet kan ersättas med ett telefon- eller internatbaserat möte skall detta prioriteras framför att resa. Finns det möjlighet att resan och/eller mötet kan ersättas med kommunikation via e-post eller vanlig post skall detta prioriteras framför att resa. Går det att samordna resor och möten i form av fler möten på samma ort, eller samordna med andra som skall göra samma resa är det ett bättre alternativ Finns det möjlighet att cykla eller promenera till mötet är det att föredra framför transport med bil Ansvar Det är viktigt med en tydlig ansvarsfördelning gällande resor och möten. Ditt ansvar som medarbetare innebär att du undersöker vilka alternativ det finns till att resa på möten, och att du som medarbetare följer denna resepolicy och de regler som är uppsatta för det resesätt du väljer. Vid tveksamheter angående ansvar, reseplanering etc. ska ansvarig chef kontaktas. Ditt ansvar som chef innebär att du ansvarar för att dina medarbetare känner till och följer resepolicyn och dess riktlinjer. Du som chef är ansvarig för att dina medarbetare har goda kunskaper om kostnadseffektivt, miljöanpassat och säkert resande. Du skall även se till att förutsättningarna för att följa resepolicyn med tillhörande riktlinjer är tydlig för medarbetarna. Du är även ansvarig för uppföljning och utveckling av resepolicyn 6
Lokala resor: 1. Gå eller cykla 2. Åk buss eller tåg 3. Åk bil Resor i/utanför Skåne: 1. Överväg alternativ till resan 2. Åk buss eller tåg 3. Åk bil/annat färdmedel Vi ser på tjänsteresor annorlunda idag! Nu tycker många att det är ett privilegium att få stanna hemma. Förr var det ett privilegium att få resa! 7
Motivet för förändringen måste vara tydligt för alla Förmedla och förankra Om och om och om igen Var uthållig! 8
Resultatet - en produkt av kvalitet och delaktighet R= Q x D Om du vill skaffa dig fiender försök då att förändra någonting Det kan vara nyttigt att ha en fiende kan skapa infallsvinklar till nya argument och gör att man får vässa sina egna argument. Gå inte ut för hårt då blir det lätt en principfråga och tar längre tid. För mycket problematisering skapar ställningskrig. Använd tiden låt det sjunka in pö om pö. Ta förändringen i en liten grupp först som sedan kan stå bakom dig och bli ambassadörer. Bättre att det blir lite urvattnat men att fler följer det. Upprepa ta om ofta Förvänta dig inte någon lång livslängd för en policy, ett beslut m.m. Max 3 år sedan krävs omtag. En kortare tidsplan är mer realistiskt. Omsättning på anställda för med sig detta. Vill man genomföra något snabbt och lätt blir det ofta konflikt. Är det pengar att vinna? Då börjar man lyssna. Ta med personalchefen i arbetsgruppen Ducka låtsas som om det regnar Ta om ifrån början, varför gör vi detta. 9
GLÖM INTE Att kommunicera nyttan med det förändringsarbete ni gör! Att kommunicera resultatet av det förändringsarbete ni gör! Syfte Denna rese- och mötespolicy är en del av kommunens arbete för en långsiktigt ekonomisk, ekologisk, kulturell och social hållbar utveckling, effektivare resursanvändning och bättre hälsa. Policyn skall fungera som ramverk för medarbetare, förtroendevalda och andra berörda gällande resor och möten som sker i kommunens regi. Kommunen stödjer de nationella, regionala och lokala miljömålen genom att aktivt ta sitt ansvar i arbetet med att minska påverkan från transporter. 10
Mål Planering av resor och möten skall ske med största möjliga hänsyn till verksamheten krav, förutsättningar och behov i förhållande till ekonomi och miljö Kommunen skall jobba för att minska föroreningar genom att, vid planering av resor och möten, överväga alternativa sätt för att resa och mötas; för att välja det mest effektiva och hållbara resesättet. Kommunen skall ha grundliga miljö-, och säkerhetskrav på kommunens fordon. Kommunen delar den av riksdagen uppsatta nollvisionen och arbetar aktivt för ett minskat antal skadade och döda i trafiken Alla medarbetare, förtroendevalda och andra berörda skall följa lagar, regler och krav som är kopplade till resor och möten. Det är av vikt att kommunens ledning aktivt kommunicerar, utvärderar och utvecklar den vedertagna resepolicyn. Det är av vikt att alla medarbetare strävar efter-, och förstår vikten av att följa den vedertagna policyn. Denna policy innehåller minimikrav som gäller för alla. Därutöver kan förvaltningarna, utifrån verksamhetens förutsättningar, själva besluta om högre krav på ekonomiska, miljömässiga, kulturella, sociala eller andra i sammanhanget relevanta aspekter. 1. Överväg alternativ till att resa. Vid val av färdmedel skall en sammanvägning av kostnader, miljöhänsyn, tid, och säkerhet göras för att mest kostnads- och miljövänliga alternativet väljs. Finns det möjlighet att resan och/eller mötet kan ersättas med ett telefon- eller internatbaserat möte skall detta prioriteras framför att resa. Finns det möjlighet att resan och/eller mötet kan ersättas med kommunikation via e-post eller vanlig post skall detta prioriteras framför att resa. Går det att samordna resor och möten i form av fler möten på samma ort, eller samordna med andra som skall göra samma resa är det ett bättre alternativ Finns det möjlighet att cykla eller promenera till mötet är det att föredra framför transport med bil 11
2. Planering av tjänsteresor Vid planering av resor skall det billigaste alternativet med hänsyn till miljöoch trafiksäkerhet väljas Vid beräkning av kostnader för resor och möten skall samtliga delar räknas in; rese-, transport-, boendekostnader samt traktamente och arbetstidsersättning Vid resa inom tätort bör främst cykel eller gång användas Vid resa inom kommunen skall Skånetrafikens kollektivtrafikstjänster alltid beaktas Vid resa inom länet skall Skånetrafikens kollektivtrafikstjänster alltid beaktas Kollektiva resor skall alltid prioriteras framför resa med personbil Vid längre resor skall tåg prioriteras framför flyg, där tåg med övernattning, om möjligt, är att föredra framför flyg Om och när resa med flyg skall användas skall det saknas rimliga alternativ 3. Samordna resor med andra medarbetare Det är väsentligt att resor och möten samordnas så gott det går. Planering av resor och möten kan bidra att samåkning kan ske och att fler möten kan ordnas under samma resa för att minska antalet resor och således minimera utsläpp från transporter. 12
4. Val av mötesplats Det är viktigt att planera plats för möte så det blir effektivast möjligt för deltagarna. Alla deltagare bör ha chansen att ta sig till mötet på ett så säkert och miljövänligt sätt som möjligt. När möten sker på konferensanläggningar bör sådana med ett engagemang för miljö, jämställdhet och mångfald, samt erbjuder etiska och/eller ekologiska produkter prioriteras. Även hotell som jobbar med dessa frågor bör prioriteras; enligt beslut i kommunfullmäktige xxxxxxx skall hotell där kommunanställda bor vara porrfria. Boenden som ligger nära besöks- och mötesplatsen skall alltid eftersträvas för att minska behovet av transporter. Resenär kan medges att förlänga sin vistelse/resa med användning av sin egen fritid om det inte tillkommer några extra kostnader för kommunen. 5. Efterlevnad av lagstiftningen Vid alla resor skall gällande regler och lagar efterföljas. Vid bilresor skall föraren inneha giltigt körkort, följa trafikregler och hastighetsbegränsningarna, använda säkerhetsbälte, ta ansvar för sina medresenärer samt aldrig köra under påverkan av vare sig droger eller alkohol. Vid cykelresor skall trafikreglerna följas, och användning av säkerhetsutrustning uppmuntras. Ingen skall cykla under påverkan av droger eller alkohol. Samma regler gäller vid resor med båt, tåg och flyg. 13
6. Körsätt Det är viktigt att medarbetarna framför sina fordon på ett lagligt och respektfullt sätt. Kommunerna skall uppmuntra ett sparsamt körsätt, såsom EcoDriving, vilket är viktigt både ur ett ekonomiskt och ekologiskt perspektiv. Även utbildning i trafiksäkerhet genom t.ex. halkträning och första hjälpen kan vara att föredra. Under färd bör mobiltelefonsamtal undvikas, när samtal är nödvändiga bör handsfreeutrustning brukas. Vid längre resor är det viktigt med raster och vila. Rökning får inte ske i kommunens tjänstebilar. 9. Uppföljning av resepolicyn och återkoppling av resultaten till alla medarbetare För att arbetet med resepolicy skall utvecklas bör rapportering av resor ske på ett planerat och standardiserat vis. En del av uppföljningen kan vara att rapporteringen nämns/presenteras i förvaltningarnas/kommunens miljöredovisning (eller i annan redovisning beroende på vilket sätt kommunens redovisning presenteras, och vilken roll i organisationen som dessa frågor har). 14
10. Ansvar Det är viktigt med en tydlig ansvarsfördelning gällande resor och möten. Ditt ansvar som medarbetare innebär att du undersöker vilka alternativ det finns till att resa på möten, och att du som medarbetare följer denna resepolicy och de regler som är uppsatta för det resesätt du väljer. Vid tveksamheter angående ansvar, reseplanering etc. ska ansvarig chef kontaktas. Ditt ansvar som chef innebär att du ansvarar för att dina medarbetare känner till och följer resepolicyn och dess riktlinjer. Du som chef är ansvarig för att dina medarbetare har goda kunskaper om kostnadseffektivt, miljöanpassat och säkert resande. Du skall även se till att förutsättningarna för att följa resepolicyn med tillhörande riktlinjer är tydlig för medarbetarna. Du är även ansvarig för uppföljning och utveckling av resepolicyn Lista över vad som gäller för olika transportslag (plus tips kanske?): Resor till och från arbetet Medarbetarnas resor till och från arbetet har även en betydande påverkan på miljön. Kommunen och dess förvaltningar bör därför informera om vilka alternativa färdsätt det finns samt uppmuntra medarbetarna till att nyttja dessa. Kommunen bör även uppmuntra cykling genom att erbjuda säker cykelparkering, och kontinuerligt minska möjligheterna till förmånsparkeringar för medarbetarnas privata bilar. Förmånsparkeringar kan finnas kvar om det finns särskilda skäl, som t ex handikapp. Vid resor med cykel inom tjänsten För alla kortare resor skall cykel och promenad prioriteras. Kommunen bör erbjuda tillgång till cykel, cykelhjälm och reflexväst för sina medarbetare. Vid resor med Skånetrafiken inom tjänsten Vid resor inom kommun och län skall Skånetrafikens tjänster brukas. Information angående rabattkort/biljettregler inom kommunen bör nämnas här Vid tågresor inom tjänsten Resor med tåg bokas genom de resebyråer kommunen har avtal med. Vid resa med tåg då restiden överstiger tre timmar får 1:a klass användas. Vid övriga tågresor skall 2:a klass användas. Vid resa med nattåg får egen kupé bokas. 15
Syfte Denna rese- och mötespolicy är en del av kommunens arbete för en långsiktigt ekonomisk, ekologisk, kulturell och social hållbar utveckling, effektivare resursanvändning och bättre hälsa. Policyn skall fungera som ramverk för medarbetare, förtroendevalda och andra berörda gällande resor och möten som sker i kommunens regi. Kommunen stödjer de nationella, regionala och lokala miljömålen genom att aktivt ta sitt ansvar i arbetet med att minska påverkan från transporter. Mål Planering av resor och möten skall ske med största möjliga hänsyn till verksamheten krav, förutsättningar och behov i förhållande till ekonomi och miljö Kommunen skall jobba för att minska föroreningar genom att, vid planering av resor och möten, överväga alternativa sätt för att resa och mötas; för att välja det mest effektiva och hållbara resesättet. Kommunen skall ha grundliga miljö-, och säkerhetskrav på kommunens fordon. Kommunen delar den av riksdagen uppsatta nollvisionen och arbetar aktivt för ett minskat antal skadade och döda i trafiken Alla medarbetare, förtroendevalda och andra berörda skall följa lagar, regler och krav som är kopplade till resor och möten. Det är av vikt att kommunens ledning aktivt kommunicerar, utvärderar och utvecklar den vedertagna resepolicyn. Det är av vikt att alla medarbetare strävar efter-, och förstår vikten av att följa den vedertagna policyn. Denna policy innehåller minimikrav som gäller för alla. Därutöver kan förvaltningarna, utifrån verksamhetens förutsättningar, själva besluta om högre krav på ekonomiska, miljömässiga, kulturella, sociala eller andra i sammanhanget relevanta aspekter. 16
1. Överväg alternativ till att resa. Vid val av färdmedel skall en sammanvägning av kostnader, miljöhänsyn, tid, och säkerhet göras för att mest kostnads- och miljövänliga alternativet väljs. Finns det möjlighet att resan och/eller mötet kan ersättas med ett telefon- eller internatbaserat möte skall detta prioriteras framför att resa. Finns det möjlighet att resan och/eller mötet kan ersättas med kommunikation via e-post eller vanlig post skall detta prioriteras framför att resa. Går det att samordna resor och möten i form av fler möten på samma ort, eller samordna med andra som skall göra samma resa är det ett bättre alternativ Finns det möjlighet att cykla eller promenera till mötet är det att föredra framför transport med bil 2. Planering av tjänsteresor Vid planering av resor skall det billigaste alternativet med hänsyn till miljöoch trafiksäkerhet väljas Vid beräkning av kostnader för resor och möten skall samtliga delar räknas in; rese-, transport-, boendekostnader samt traktamente och arbetstidsersättning Vid resa inom tätort bör främst cykel eller gång användas Vid resa inom kommunen skall Skånetrafikens kollektivtrafikstjänster alltid beaktas Vid resa inom länet skall Skånetrafikens kollektivtrafikstjänster alltid beaktas Kollektiva resor skall alltid prioriteras framför resa med personbil Vid längre resor skall tåg prioriteras framför flyg, där tåg med övernattning, om möjligt, är att föredra framför flyg Om och när resa med flyg skall användas skall det saknas rimliga alternativ 17
3. Samordna resor med andra medarbetare Det är väsentligt att resor och möten samordnas så gott det går. Planering av resor och möten kan bidra att samåkning kan ske och att fler möten kan ordnas under samma resa för att minska antalet resor och således minimera utsläpp från transporter. 4. Val av mötesplats Det är viktigt att planera plats för möte så det blir effektivast möjligt för deltagarna. Alla deltagare bör ha chansen att ta sig till mötet på ett så säkert och miljövänligt sätt som möjligt. När möten sker på konferensanläggningar bör sådana med ett engagemang för miljö, jämställdhet och mångfald, samt erbjuder etiska och/eller ekologiska produkter prioriteras. Även hotell som jobbar med dessa frågor bör prioriteras; enligt beslut i kommunfullmäktige xxxxxxx skall hotell där kommunanställda bor vara porrfria. Boenden som ligger nära besöks- och mötesplatsen skall alltid eftersträvas för att minska behovet av transporter. Resenär kan medges att förlänga sin vistelse/resa med användning av sin egen fritid om det inte tillkommer några extra kostnader för kommunen. 18
5. Efterlevnad av lagstiftningen Vid alla resor skall gällande regler och lagar efterföljas. Vid bilresor skall föraren inneha giltigt körkort, följa trafikregler och hastighetsbegränsningarna, använda säkerhetsbälte, ta ansvar för sina medresenärer samt aldrig köra under påverkan av vare sig droger eller alkohol. Vid cykelresor skall trafikreglerna följas, och användning av säkerhetsutrustning uppmuntras. Ingen skall cykla under påverkan av droger eller alkohol. Samma regler gäller vid resor med båt, tåg och flyg. 6. Körsätt Det är viktigt att medarbetarna framför sina fordon på ett lagligt och respektfullt sätt. Kommunerna skall uppmuntra ett sparsamt körsätt, såsom EcoDriving, vilket är viktigt både ur ett ekonomiskt och ekologiskt perspektiv. Även utbildning i trafiksäkerhet genom t.ex. halkträning och första hjälpen kan vara att föredra. Under färd bör mobiltelefonsamtal undvikas, när samtal är nödvändiga bör handsfreeutrustning brukas. Vid längre resor är det viktigt med raster och vila. Rökning får inte ske i kommunens tjänstebilar. 19
9. Uppföljning av resepolicyn och återkoppling av resultaten till alla medarbetare För att arbetet med resepolicy skall utvecklas bör rapportering av resor ske på ett planerat och standardiserat vis. En del av uppföljningen kan vara att rapporteringen nämns/presenteras i förvaltningarnas/kommunens miljöredovisning (eller i annan redovisning beroende på vilket sätt kommunens redovisning presenteras, och vilken roll i organisationen som dessa frågor har). 10. Ansvar Det är viktigt med en tydlig ansvarsfördelning gällande resor och möten. Ditt ansvar som medarbetare innebär att du undersöker vilka alternativ det finns till att resa på möten, och att du som medarbetare följer denna resepolicy och de regler som är uppsatta för det resesätt du väljer. Vid tveksamheter angående ansvar, reseplanering etc. ska ansvarig chef kontaktas. Ditt ansvar som chef innebär att du ansvarar för att dina medarbetare känner till och följer resepolicyn och dess riktlinjer. Du som chef är ansvarig för att dina medarbetare har goda kunskaper om kostnadseffektivt, miljöanpassat och säkert resande. Du skall även se till att förutsättningarna för att följa resepolicyn med tillhörande riktlinjer är tydlig för medarbetarna. Du är även ansvarig för uppföljning och utveckling av resepolicyn 20
Lista över vad som gäller för olika transportslag (plus tips kanske?): Resor till och från arbetet Medarbetarnas resor till och från arbetet har även en betydande påverkan på miljön. Kommunen och dess förvaltningar bör därför informera om vilka alternativa färdsätt det finns samt uppmuntra medarbetarna till att nyttja dessa. Kommunen bör även uppmuntra cykling genom att erbjuda säker cykelparkering, och kontinuerligt minska möjligheterna till förmånsparkeringar för medarbetarnas privata bilar. Förmånsparkeringar kan finnas kvar om det finns särskilda skäl, som t ex handikapp. Vid resor med cykel inom tjänsten För alla kortare resor skall cykel och promenad prioriteras. Kommunen bör erbjuda tillgång till cykel, cykelhjälm och reflexväst för sina medarbetare. Vid resor med Skånetrafiken inom tjänsten Vid resor inom kommun och län skall Skånetrafikens tjänster brukas. Information angående rabattkort/biljettregler inom kommunen bör nämnas här Vid tågresor inom tjänsten Resor med tåg bokas genom de resebyråer kommunen har avtal med. Vid resa med tåg då restiden överstiger tre timmar får 1:a klass användas. Vid övriga tågresor skall 2:a klass användas. Vid resa med nattåg får egen kupé bokas. 21