Sida 1 av 10 Verksamhetsplan för BK S:t Erik 2014/2015 Inledning För sjunde året tar styrelsen fram en verksamhetsplan kopplad till budgeten. Skälet till det är att klubbens medlemmar därigenom får bättre information och ett större inflytande över klubben och dess verksamhet. Samtidigt ökar styrelsens möjligheter att styra verksamheten på kort och lång sikt. I denna plan lämnas översiktliga budgetsiffror. Alla summor är ungefärliga och där det fordras redovisas belopp inklusive moms. Mer detaljer finns i den föreslagna budgeten. Verksamhetsplanens innehåll 1. Föreningens grundläggande syfte och mål 2. Vår huvudinriktning 2014/2015 3. Tävlingsverksamheten 4. Utbildning 5. Information 6. Ungdomsverksamheten 7. Lokal & säkerhet 8. Medlemsfrågor 9. Brickläggningen 10. Smartkort 11. Övrigt 1. Föreningens grundläggande syfte och mål Nya stadgar togs 2009/2010. I dem redovisas syfte och mål för S:t Eriks bridgeklubb. Klubbens ändamål är att anordna tävlingsbridge i olika former samt bedriva utbildningsverksamhet inom bridgen. Plats ska finnas för såväl enklare bridge i sällskapliga former som förberedelse för tävlingsspel och för målinriktad tävlingsbridge. 2. Vår huvudinriktning 2014/2015 2014-06-28 Mårten Gustawsson Allmänt Vi budgeterar på ett överskott med 210 000 kronor. Överskottet kan vara bra att ha efter två förlustår och inför den planerade upprustningen av lokalen nästa år. Överskottet beror till stor del på att bordsavgiften ska höjas från 70 till 80 kronor i samband med höstens ligastart. Samtidigt beräknas Svenska Bridgeförbundets höjning av avgifterna för mästarpoäng under nästa år kosta oss 82 000 kronor extra. Organisation Styrelsens fortsätter att arbeta i kommittéer för att kunna möta ett allt större administrativt arbete i en klubb som växer. Betalning med smartkort Investeringar i samband med introduktionen av det nya systemet för betalning av startavgifter beräknas gå på över 200 000 kronor, kostnader som dock kommer att skrivas av över de fem närmaste åren. För utförligare information se avsnittet om smartkort.
Sida 2 av 10 Ny städfirma Styrelsen tänker anlita en ny städfirma. Avtalet med den gamla är uppsagt och löper ut den 31 oktober. Ideella föreningar På några års sikt är det troligt att EU ser till att ideella föreningar får betala moms. Styrelsen ska försöka förbereda klubben inför detta och klubben ändrade därför vid det senaste årsmötet sina stadgar. Ombyggnad av lokalen Klubben flyttade in i en nyrenoverad lokal den 1 augusti år 2000. Sedan dess har det gått åtskilliga år och styrelsen tycker att det börjar bli dags för en större renovering. Troligtvis kommer då klubben att behöva stängas under några veckor varför renoveringen lämpligen görs i samband med Festivalveckan i Örebro, som anordnas i månadsskiftet mellan juli och augusti 2015, varför kostnaderna kommer att belasta först nästa verksamhetsår. En förutsättning för att renoveringen ska bli av är att vår värd är intresserad av att skriva ett längre kontrakt och bidra till en del av ombyggnadsåtgärderna. Ett proffsigare BK S:t Erik Det var svårt att som en liten och ideell förening sköta verksamheten professionellt. BK S:t Eriks verksamhet har dock nått en sådan omfattning att vi är tvungna att sköta oss och inte bara låta verksamheten rulla på som tidigare. Ett led i denna strävan är att klubben från och med den 1 juli kommer att vara medlem i IDEA, en arbetsgivarorganisation som vänder sig till arbetsgivare som utan vinstsyfte bedriver verksamhet av ideell natur. Ett annat är att styrelsen planerar att ta fram ett antal dokument som beskriver och reglerar olika uppdrag i klubben. Närmast i tur står: Uppdragsbeskrivning för förtroendevalda Uppdragsbeskrivning för förtroendeuppdragstagare, Uppdragsbeskrivning för tävlingsledare och Uppdragsbeskrivning för juniorkonsulent. Ekonomi Översiktligt räknar styrelsen med: Totala intäkter 9 970 000 kr Totala kostnader 9 760 000 kr Resultat för året 210 000 kr 3. Tävlingsverksamheten 2014-06-28 Mattias Weiler Tävlingsverksamheten Spelet dagtid fortsätter som tidigare med spel cirka 40 veckor per år. Den största förändringen är att styrelsen på rekommendation av tävlingskommittén beslutat att slå ihop Vi tävlar och Öppen klass på måndagar till en tävling vid höststarten. Skälen till det är:
Sida 3 av 10 Öppen klass har de senaste säsongerna i genomsnitt haft 16-18 par. Vi tävlar har de senaste säsongerna stadigt ökat sitt snitt till cirka 62 par. Vid en sammanslagning kan båda de närvarande tävlingsledarna utnyttjas för att ge spelarna bättre service. Problem med nivågruppering. Flera spelare har vägrat att börja spela i Öppen klass då de uppnått hjärternål. Andra spelare har krävt att styrelsen ska tvångsförflytta spelare med hjärternål till Öppen klass. Öppen klass tål i dagsläget ingen större minskning av deltagarantal utan att komma i farozonen för att läggas ned. Samtidigt har det tänkta tävlingsupplägget med fyra olika prislistor (en för alla par, en för par med max hjärternålen, en för par med max ruternålen och en för par med max klövernålen) som används på Onsdagsmötet varit framgångsrikt då denna tävling ökat sitt deltagarantal en hel del. Klubbens helgbarometrar har fortfarande ett ganska lågt deltagarantal och vi letar efter en lösning för att få upp deltagarantalet. Våra sommartävlingar har tyvärr drabbats av en minskning i deltagarantalet dock är den inte särskilt stor och vi funderar på att ändra upplägget på klubbens sommarspel, det vill säga vilka tävlingar som spelas när. Under kommande verksamhetsår kommer klubben att arrangera två guldtävlingar: Plattliret den 21 februari och Guld-IAF den 23 maj. I Allsvenskan sponsrar klubben deltagande lag med halva anmälningsavgiften och i de högre divisionerna även halva logikostnaden. Ligan på kvällen är den tävling som står för klubbens största intäkter. Vi har cirka 260 lag per säsong. Inga större förändringar är planerade. Ansvariga för administrationen av ligan är Ola Weinberg och Mattias Weiler. Dagligan har cirka 60 deltagande lag per säsong. Inga större förändringar är planerade men vi börjar nå maximalt antal lag vi kan ha med nuvarande upplägg av dagligan och vi undersöker olika alternativ för att lösa detta. Ansvarig för administration av dagligan är Björn Gustafsson. Budgeterat nettoresultat 2014/2015 (kr): Intäkter Kostnader Resultat Ligan 2 615 000 564 000 2 051 000 Dagligan 565 000 175 000 390 000 Dagbridge 968 000 555 000 413 000 Sommardag 75 000 42 000 33 000 Barometrar 152 000 170 000-18 000 Sommarserien 158 000 110 000 48 000 Guldtävlingar 48 000 43 000 5 000 Silvertävlingar 120 000 90 000 30 000 Övriga tävlingar 180 000 210 000-30 000 Allsvenskan 28 000 40 000-12 000 Administration 5 000-5 000 TL-utbildning 15 000-15 000 Kontorsmateriel 47 000-47 000 Summa (netto) 2 843 000
Sida 4 av 10 4. Utbildning (inkl. D-serie, E-serie, Fredagsgodis samt träningsspel) 2014-06-28 Fredrik Alfredsson Klubben ansvarar för all utbildning som bedrivs även om kursverksamheten sköts av en extern leverantör, Nya Bridgeskolan. I utbildningskommittén ansvarar vi för drift och utveckling av kurser, spel i D- och E-serien samt den nya spelformen bridgeträning. Våra huvudsakliga uppgifter är att: Skolan Ansvara för utbildning inom bridgen (skolan). Ansvara för rekrytering av medlemmar. Ansvara för trivselbridgen och populära tävlingar som Julkul dag. Nya Bridgeskolans grundkurser har till höststarten lockat något färre deltagare. Redan tidigare har det funnits farhågor om en vikande marknad för nya kursdeltagare på framför allt på instegsnivå. Det är en trend som redan tidigare har märkts i andra delar av landet. Förväntan i år är att ha cirka 900 elever i kursverksamheten vilket i så fall blir något färre än de senaste åren. Till vårterminen kommer en satsning att ske för att få upp nyteckningsantalet till Grundkurserna. Återvändandet till fortsättningskurser av tidigare elever förväntas bli fortsatt högt. Sammantaget förväntas kursverksamheten fortsatt att gå bra. Även fortsättningsvis försöker vi skapa bra alternativ för elever som gått flera kurser inom skolans verksamhet innan de börjar med tävlingsbridge inom klubbens normala tävlingsverksamhet. Ett mellansteg mellan ligan och skolans miljö har identifierats som önskvärt. Likt föregående år fortsätts försöken med att få igång en andra verksamhet på torsdagar i likhet med den lyckade D-serien på tisdagkvällar. Det här sammanför de två verksamheterna och skapar ett naturligt steg från skolans miljö till klubbens reguljära verksamhet. Spelverksamheten för skolan förväntas fortsätta gå bra med att slussa ut tidigare elever. Höjningen av bordsavgiften för Bridgeträningsverksamheten kommer att ge ett visst tillskott. Under hösten kommer en Groupon-kurs med fokus på spelare upp till 35 år att hållas. Beroende på utfallet kommer kanske ytterligare en kurs på våren. Försök med ligapriser som ger rabattcheckar till de avancerade kortkurserna i skolan ska utvärderas. Målsättningen är att återuppta detta. Vi måste i så fall ge utförlig information som gör klart att kursutbudet är till även för spelare som har mångårig erfarenhet och kan spela bra bridge. För ökad tydlighet kommer en namnförändring ske av klubbens träningsverksamhet så att inte den sammanblandas med skolans D-serie. Trivseltävlingar I våra trivseltävlingar är fokus mer på den sociala aspekten av bridge, många spelare är mindre intresserade av själva tävlandet än den samvaro som erbjuds. Förutom de trivseltävlingar som vi regelbundet anordnar varje vecka fortsätter vi med populära tävlingar dagtid, som Höstkul och Vårkul. Ett exempel på en trivseltävling är Bridgeträning, en spelform där alla kan pröva på hur spelet går till, med kommenterade givar. Spelet sker på onsdagar, torsdagar och fredagar mitt på dagen.
Sida 5 av 10 Budget för utbildningskommitténs verksamhet 2014/2015 (kr): Intäkter Kostnader Resultat Nya Bridgeskolan 3 100 000 2 793 000 347 000 Fredagsgodis 352 000 298 000 54 000 Bridgeträning 318 000 265 000 53 000 Lektioner vid spel 17 000 14 000 3 000 E-serien 50 000 40 000 10 000 D-serien 231 000 194 000 37 000 Totalt resultat spelverksamhet 157 000 Totalt resultat Nya Bridgeskolan 504 000 Trivseltorsdag lektion 18 000 Trivseltorsdag spel 97 000 Trivseltorsdag totalt 115 000 79 000 36 000 GroupOn-kurs 7 000-7 000 Övrigt 10 000-10 000 Totalt resultat utbildningsverksamheten 523 000 5. Information (inklusive IT och hemsida) 2014-06-28 Rolf Molin Den viktigaste uppgiften för IT-gruppen under verksamhetsåret är att få en optimal hosting av klubbens och Bridgeskolans hemsida och mejl. Det finns flera alternativ att välja mellan. Vi har beslutat att i dessa frågor samarbeta med Svenska Bridgeförbundet, som driver ett omfattande projekt med just hemsida och mejl. Att samverka med förbundet har flera fördelar, dels får vi en samarbetspartner som vill samarbeta med oss, dels kan bättre villkor uppnås och dels borde vi få billigare och bättre support. Under det senaste verksamhetsåret har två TV-skärmar köpts in och satts upp på centrala platser i lokalen med syfte att förbättra och effektivisera informationen för medlemmarna. På skärmarna ligger nu information som tidigare fanns på klubbens stora anslagstavla vid TL-rummet. Under 2014/2015 kommer klubben att undersöka om mer information kan läggas ut på skärmarna. Det finns också plats för att köpa in ytterligare två TV-skärmar i anslutning till nuvarande skärmar om behov finns. I dagsläget finns alltså mycket information att hämta från TV-skärmarna och vår ambition är att bygga vidare på det. Ett naturligt nästa steg är att effektivisera inrapporteringen av ligaresultaten. Nu skrivs matchresultaten in för hand på en särskild lista vid TL-rummet. Tjänstgörande TL matar sedan in resultaten och dessa blir omgående tillgängliga på hemsidan. En klart rationellare hantering är att lagen själva matar in matchresultaten i särskilda terminaler. En angelägen uppgift för IT-kommittén under verksamhetsåret är att göra rationaliseringen möjlig. En annan uppgift för kommittén är att via olika kanaler informera om införandet av smartkort. Under 2014/2015 införs den här något omvälvande nyheten vad gäller betalning av startavgifter på klubben. Vi är övertygade om att en bred informationsinsats är nödvändig för att nå ut med nyheten. Se även det separata avsnittet om smartkort.
Under 2013/2014 drog klubben igång en fotoblogg med Måns Berg som ansvarig. Vår uppfattning är att bloggen inte är så känd bland våra medlemmar och den behöver därför marknadsföras. Ett utvecklingssteg är att förse bilderna med texter, något som ska påbörjas under verksamhetsåret. Lägg märke till att de totalt budgeterade 100 000 kronorna för kontorsmateriel här i verksamhetsplanen fördelas på Tävlingsverksamhet, Information och Medlemsfrågor. Budgeterade kostnader för 2014/2015 (kr): IT-kostnader 67 000 Hemsida/Internet 15 000 Fotoblogg 7 000 Telefon och porto 17 000 Kontorsmateriel 50 000 Annonsering 10 000 Informationskommittén 20 000 Summa 186 000 Pass 2013-06-28 Rolf Molin Pass är klubbens medlemstidning och är tillsammans med hemsidan den viktigaste informationskällan för klubbens medlemmar. Tidningen ska vara öppen för diskussioner i aktuella frågor. Tidningens redaktör är ansvarig utgivare; att så är fallet överensstämmer med den standard som finns i branschen. I de fall kritiska inlägg publiceras ska styrelsen ges utrymme till svar i samma nummer. Vi bör under verksamhetsåret vidare försöka få fler bridgespelande medlemmar att medverka i tidningen. Redaktören Måns Berg och redaktionskommittén med Kenneth Bäckström, Rolf Molin och Malin Siwe ska under verksamhetsåret fortsätta utveckla tidningen till ett forum för alla medlemmar. Budgeterad kostnad för 2014/2015 (kr): Pass 175 000 Sida 6 av 10
Sida 7 av 10 6. Ungdomsverksamheten 2014-06-28 Erika Rodin & Sofia Ryman Under verksamhetsåret 2014/2015 planerar juniorkommittén att återigen anordna en Pro-am-tävling för att samla in pengar till juniorbridgen i Stockholm. Den kommer äga rum den 8 februari. En förhoppning är att flera juniorer då ska kunna medverka som proffsspelare. Måns Bergs arbete som juniorkonsulent fortskrider och en uppdaterad och timbaserad uppdragsbeskrivning ska skrivas. Måns Bergs arbete ska preliminärt vara att värva och ta hand om nya juniorer genom fredagsbridgen och olika minikurser. Juniorkommitténs förhoppning är att det ska anordnas minst en minikurs per termin, alternativt en kurs som går över hösten till våren och avslutas samtidigt som rikslägret anordnas för att på så vis kunna slussa iväg juniorerna direkt till rikslägret. Tidigare år har Måns Berg anordnat olika tävlingar för de juniorer som finns i Stockholm och det är något som juniorkommittén vill fortsätta med. Ett exempel är julkul för juniorer som brukar ske under mellandagarna. I år vill juniorkommittén även arrangera ett KM/DM-par för juniorer som avslutas med middag och socialt umgänge. Under våren kommer det att anordnas ett vanligt riksläger för juniorer. 2013/2014 skickade S:t Erik 22 juniorer till rikslägret och målsättningen är att skicka minst lika många 2014/2015. Även i JSM-par och JSM-lag hoppas vi kunna öka antalet juniorer från Stockholm. Det ska ske genom information via Måns samt mejl och andra sociala medier. En viktig faktor för att få iväg juniorer är att informera i god tid men även genom bidrag och att tjata lite. Många juniorer tror inte att de är tillräckligt bra och vågar därför inte åka, en inställning som måste arbetas bort. Eventuellt kommer även ett bidrag för juniorkonsulenten att erhållas från StBf. Budgeterade kostnader för 2014/2015 (kr): Juniorkonsulent 140 000 Bidrag till juniorer 30 000 Tävlingsbidrag 10 000 Pro-Am -50 000 Summa 130 000
Sida 8 av 10 7. Lokal & säkerhet 2014-06-28 Marianne Öjestål (lokal) och Caroline Tesch (säkerhet) Arbetet med att ha trivsamma och väl underhållna lokaler fortsätter. Renoveringar och förbättringar görs kontinuerligt och en genomgång av lokalen görs varje månad för att se vad som behöver åtgärdas. Till verksamhetsåret 2015/2016 har vi planer på att hela lokalen ska genomgå en större renovering och då kommer klubben troligtvis att behöva hållas stängd i några veckor. Planen är att göra renoveringen i samband med Festivalveckan i Örebro kring månadskiftet mellan juli och augusti. Kontakt kommer att tas med vår värd Brf Inedal 16 för att höra om de kan bistå med ekonomiskt bidrag. Vi hoppas att vi inom snar framtid får också våra inre entrédörrar bytta av hyresvärden, eftersom de har låsproblem. I juni köptes fyra stycken sex meters långa entrémattor in för totalt 28 000 kronor av vilka två används medan de andra två tvättas. Inköpskostnaderna för de nya mattorna tas dock 2014/2015 då fakturan kom i slutet av augusti 2014. De två nya ersätter sex enfärgade och korta standardhyresmattor. De nya visar samtliga de fyra spelkortssymbolerna. I längden blir det billigare för oss, trots egen logo, både att äga mattorna och att ha färre men längre. Den årliga kostnaden sjunker från 47 000 till 25 000 kronor. För oss kortspelare ser det dessutom trevligt ut när vi kommer in i lokalen och ser symbolerna. Utrymningsarmaturerna måste uppdateras. Den 16 november kommer en utbildning för utrymningsledare att utföras. Det kan tilläggas, även om inga intäkter ingår nedan, att vi i en liten omfattning hyr ut vår lokal, förutsatt att det inte inkräktar på vår egen verksamhet, till andra ändamål än bridge. Till exempel brukar vi hyra ut skolsalen till bostadsrättsföreningen som är vår hyresvärd när den har årsmöte. Budgeterade kostnader för 2014/2015 (kr): Lokalhyra 1 749 000 Lokalvård 300 000 El 140 000 Rökbur 92 000 Entrémattor inköp 28 000 Entrémattor byten 25 000 Sophämtning 50 000 Förbrukningsmateriel - toaletter 47 000 Säkerhetsfrågor 70 000 Utbildning säkerhet 10 000 Inköp inventarier 160 000 Oförutsedda utgifter lokal 10 000 Lokalkommittén 40 000 Delsumma 2 721 000
Sida 9 av 10 8. Medlemsfrågor 2014-06-28 Yvonne Flodqvist Uppdraget som medlemsansvarig för 2014/2015 utgår från att stödja och informera medlemmarna på bästa sätt, men innebär också att ta fram och säkerställa bra administrativa rutiner och stämma av med kassören att avgifterna är betalda. Vårt mål är att informera våra medlemmar hur de enkelt själva kan uppdatera och ändra sina uppgifter i Spader. Då krävs att varje medlem har sina inloggningsuppgifter. Saknar man dem går de att få via Svenska Bridgeförbundet. Vårt mål är att alla som spelar på klubben ska bli medlemmar och därmed känna att de tillhör klubben och kan påverka, bland annat genom sin rösträtt på årsmötet. Enligt de beslut som stämman tog på årsmötet 2013 kan styrelsen senast 31 mars 2015 ändra medlemsavgiften till BK S:t Erik för säsongen 2015/2016 till maximalt 230 kronor. Medlemsavgiften för säsongen 2014/2015 är 130 kronor. Budgeterade intäkter för 2014/2015 (kr): Intäkter medlemsavgifter 360 000 Intäkter för medlemmar som representerar annan klubb 35 000 Kontorsmateriel (inbetalningskort och kuvert) -3 000 Summa 392 000 9. Brickläggningen 2014-06-28 Yvonne Flodqvist Brickläggningens fasta kostnader förväntas bli täckta av läggningen till interna tävlingar. Därför är målsättningen att vid läggning till externa kunder bara att täcka de rörliga kostnaderna, det vill säga kostnaderna för läggningsarvoden. Vid redovisningen för interna tävlingar redovisas varken intäkter eller lönekostnader utan lönekostnaden för brickläggningen läggs direkt på tävlingen. Det innebär att läggningen kommer att redovisa förlust eftersom dess övriga kostnader inte blir täckta i bokföringen. Brickläggningen kommer att fortsätta under Kalle Perssons ledning. Budgeterade kostnader för 2014/2015 (kr): Intäkter för läggning till externa kunder - 50 000 Lönekostnader för läggning till externa kunder 50 000 Delsumma 0 Inköp av nya kortlekar 20 000 Avskrivning av kostnader för tidigare inköp 80 000 av plastbrickor, kortlekar och maskiner Totalt 100 000
Sida 10 av 10 10. Smartkort 2014-06-28 Mårten Gustawsson Styrelsen har en längre tid velat minska på kontanthanteringen på S:t Erik. För närvarande betalar vi årligen 65 000 kronor bara för hanteringen av kontanter. För några år sedan började vi sälja förköpshäften men även det kräver hantering. Efter en utredning beslöts att satsa på smartkort där spelarna ska kunna betala med smartkort som de innan dess laddar i en laddningsterminal. På marknaden finns ännu inte några färdiga standardlösningar utan egen utveckling och anpassning av befintliga lösningar krävs. I en första etapp började klubben den 26 juni, efter att till 21 spelare sålt förladdade smartkort, försiktigt använda betalningsfunktionen vid tre kvällstävlingar i veckan. I samband med ligastarten planeras att sälja förladdade kontantkort i stor skala och använda betalningssystemet allmänt. Till den andra etappen senare under höstterminen kommer vi även att sätta upp två laddningsstationer i vår lokal. Det innebär att vi då kommer att sälja tomma smartkort för 20 kronor/styck som spelarna själva vid en laddningsstation får ladda med pengar från ett kontokort. För att uppmuntra betalning med smartkort kommer det att vara billigare att betala med ett sådant än kontant. Vid en laddning av minst 400 kronor kommer en rabatt på 10 procent att utgå. Det innebär, efter höjningen av startavgifterna vid höstens ligastart, att en normalstartavgift vid en betalning med smartkort blir 72 kronor i stället för de nominella 80. Vi ser framför oss ett flexibelt system. Det gör det möjligt att samtidigt kunna ta betalt i flera olika pågående tävlingar. Likaså kommer det att klara av att flera tävlingsledare samtidigt tar upp betalning i en och samma tävling. Vi tror och hoppas också att betalsystemet för tävlingsledaren blir lättstartat, lättskött och underlättar den ekonomiska redovisningen. Budgeterad kostnad för 2014/2015 (kr): Avskrivning av utveckling, inköp av terminaler 40 000 och kortläsare. (Kostnaderna fördelas på fem år.) Underhållskostnader 20 000 11. Övrigt 2014-06-28 Mårten Gustawsson Arvoden till styrelse och andra funktionärer Inga höjningar av ersättningar till styrelse och funktionärer är planerade. Landslagsaktiviteter Klubben ska enligt ett tidigare stämmobeslut sätta av 10 kronor per medlem för bidrag till landslagsaktiviteter. Budgeterade kostnader för 2014/2015 (kr): Styrelsearvoden 175 000 Styrelsemöten, personalfest 40 000 Landslagsaktiviteter 32 000 Summa 247 000