Medlemsutveckling MCHK Rix

Transkript

1 Medlemsutveckling MCHK Rix Aktiva medlemmar exempel på registeranvändning År Nya Totalt 2010 (12-31) (10-31) Nya Totalt fr å b Januari Februari 7 17 Mars 8 25 April 7 32 Maj Juni 5 48 Juli 6 54 Augusti September 8 79 Oktober

2 Ekonomiredovisning per Utf Rev. budg. Budg. åm Intäkter Medlemsavgifter Årsrally 0 Arkiv/Regalia Ersättning MHRF Räntor/utdelning Övriga intäkter Summa Intäkter

3 Kostnader Utf Rev. budg. Budg. åm MCHK-tidningen Matrikel tryckning Årsrally Blickfånget Regalia inköp Hemsida Medlemsregister Lokal, el,tele, it Kontorsmateriel Internet avgift Porto/frankering Kansliarvoden/lbikostn Kansliets resor Styrelsens resor Intern representation Representation Årsmöte Rixdag Utåtriktad verksamhet Försäkring/Larm MHRF-avgift Bokinköp Prenumerationer Övriga kostnader Övriga externa tjänster Avskrivning Summa kostnader RESULTAT Resultaträkning kostnader Prognos Kostnader till årets slut: Tidning Övrigt Summa Resultat Avgår matrikelfondering engg Resultat

4 2 För att fullgöra dessa syften och ändamål ska MCHK -främja samhörigheten mellan riksorganisation/avdelningar/sektioner och deras medlemmar 14 Styrelsens åligganden Det åligger styrelsen att - verka för klubbens syften och ändamål - leda klubben och löpande informera medlemmarna om klubbens samlade verksamhet - förbereda de ärenden som ska avgöras av medlemsmötet samt verkställa dess beslut - fatta inriktande beslut och uttala sig i frågor som rör klubbens intresseområde - förvalta klubbens tillgångar och tillse att räkenskaperna för föregående verksamhetsår överlämnas i färdigt skick till revisorerna senast en månad före ett ordinarie medlemsmöte

5 Styrelsens, kansliets och redaktionskommitténs ansvar och uppgifter i korthet Styrelsen: verkställa årsmötets beslut verka inriktande och framåtblickande lämna förslag till utveckling i enlighet med stadgarna Kansliet och redaktionskommittén, Rixdan: styrelsens verktyg

6 Ett medlemskap-ett MCHK? Syftar till genomarbetade och förankrade förslag till beslut för årsmötet Styrelsens uppslag för diskussion Medlemsregister, medlemskap, styrning, ekonomi och organisation m.m. Dagens dubbla medlemskap är oklart och fördyrande. Det finns ingen fungerande kommunikationskanal som når alla medlemmar. Framtidsvision Ett enhetligt MCHK där medlemmarna tillhör en lokal enhet, varav MCHK (riks) kan betraktas som en. Alltså: ett medlemskap, enhetliga förmåner (arkiv, tidning, medlemsservice, hemsida och försäkring). Kansli och redaktionskommitté är service- och stödenheter med särskilda uppgifter. Ett gemensamt medlemsregister är en grundbult

7 Medlemsregister Webblösning genom MAWIK Hanteras av kansliet/3:e året Fungerar utmärkt Epostadress ytterst viktigt (f.n. ca 1100) Avisering/mekanisk avstämning/påminnelse/utskick Ekonomisk uppföljning/analyser/rapporter Medlemmarna kan uppdatera sina uppgifter (via Min sida på hemsidan ) söka medlemmar/fordon få matrikel online eller för nedladdning/uppdaterad varje dygn

8 medlemsregister forts. All kommunikation underlättas. Nya tillämpningar lätta att ta fram. Lokalavdelningar och sektioner är välkomna att ansluta sig. Med ett gemensamt system har man ett modernt, aktuellt och säkert verktyg. Stöder en enhetlig struktur och organisation. Lokala enheter kan ägna sig åt aktiviteter i stället för administration En fungerande support En framtidssäker lösning

9 Tänkbara nackdelar med lokala medlemsregister (enbart lokala medlemmar) Från lokal synpunkt: Gamla versioner av systemstöd utan support Svårt att ersätta nuvarande funktionärer Personberoende/sårbarhet Otillförlitlig säkerhetskopiering och kontinuitet Inte integrerade administrativa rutiner Stöder inte kommunikationen Plusfaktorer Kostar ingenting i dagsläget om funktionen utförs ideellt och ostört. Minusfaktorer En kostnad som kan vara avsevärd om en störning inträffar, t.ex. efter dataförlust, avbrott, förlust av person eller en systemkrasch. Kan leda till stora problem. Dolda kostnader i form av ineffektivitet och därmed nedlagd tid för frivilliga funktionärer. Medlemskommunikationen besvärlig. Från samlad klubbhorisont: Inte enhetliga lösningar Inte webbaserade Stöder inte medlemskommunikation och inte heller anpassning och utveckling på samlad klubbnivå

10 Ett medlemsregister Från styrelsens sida är ett starkare MCHK en önskvärd utveckling. Ett gemensamt medlemsregister ses som en grundbult för detta. Motiven i tidigare bild. Hur kan det gå till? IT-mässigt går det till så att MAWIK bygger upp moduler för lokala enheter med samma funktionalitet som har presenterats. De lokala enheterna fortsätter sin verksamhet precis som förut med stöd av systemet, t.ex. tar in sina egna medlemsavgifter. Kostnader, t.ex. för brevutskick, tas även fortsättningsvis lokalt. Styrning och behörighet En lokal enhet äger sina data och uppdaterar. Ingen annan har behörighet att ändra. Kansliet har behörighet att läsa och efter överenskommelse skapa rapporter och kommunicera. Kostnad MCHK kansli har fått en offert. Styrelsen anser att den godtas som en rimlig kostnad för att få ett verktyg för kommande utveckling av MCHK. Inga andra anbud är i detta fall aktuellt att ta in, av naturliga skäl

11 Finansiering och genomförande Från finansiell synpunkt kan insatsen lätt finansieras av MCHK riks. Det uppstår också licenskostnader för varje lokal enhet, i storleksordningen 2000 kr per år. Även denna kostnad skulle mycket väl kunna rymmas i MCHKs budget. Sammanfattningsvis: ett gemensamt medlemsregister medför besparingar och nytta på lokalplanet men också kostnader för MCHK. För hela klubben uppstår väsentliga effektivitets- och utvecklingsfördelar. Styrelsen anser det önskvärt att det skapas ett gemensamt medlemsregister för MCHKs alla medlemmar. Beslut om detta kan tas årsmötet 2017 för ett införande till Detta läggs nu fram för Rixdan att diskuteras under eftermiddagen