2015-06-08 Sida 1 (22) Protokoll från Ledningsutskottets sammanträde 2015-06-08 Innehåll Djurskyddskrav i den offentliga upphandlingen, medborgarförslag - yttrande... 4 Förstudie avseende kommunens avtal med Höglandets IT, HIT... 6 Riktlinjer för Eksjö kommuns externa webbplatser... 8 fattade med stöd av delegation... 9 Budgetuppföljning per 2015-05-31...10 Föreningsbidrag till nystartade invandrarföreningar...12 Facility Management, information...13 Upphandling skolskjuts, samordning...14 Obesvarade motioner och medborgarförslag, förvaltningen...17 Markärenden, information...18 Arbetsgivarärenden, information...19 Anmälningsärenden...21 Ledningsutskottets protokoll 2015-05-12...22
Ledningsutskottet 2015-06-08 4 (22) Lu 96 Dnr 2015-KLK0007 Djurskyddskrav i den offentliga upphandlingen, medborgarförslag - yttrande Ledningsutskottets förslag till beslut: Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att Eksjö kommun ska fortsätta att ställa de hållbarhetskrav som finns framtagna av Konkurrensverket på minst basnivå vid upphandlingar av mjölk och mjölkprodukter, samt att därmed anse medborgarförslaget besvarat. Ingela Moser har i medborgarförslag daterat 2015-02-25, föreslagit att kommunen bör gå i bräschen och ställa krav på att de mejeriprodukter som köps in måste komma ifrån kor som hålls enligt den svenska djurskyddslagens standarder och har tillgång till utevistelser. När Eksjö kommun köper varor eller tjänster måste reglerna i Lag Om offentlig Upphandling, LOU, följas. För att värna om det djurskydd Sverige har är det istället möjligt att ställa krav på hur varan ska framställas, så att det sker på ett sådant sätt som gör att svenska regler och lagar upprätthållits vid framställningen. Detta är dock ingen garanti för att varan man sedan får blir svensk. Det kan finnas varor från andra länder som också uppfyller dessa krav och de varorna måste i så fall beaktas och godkännas i likvärdighet med de svenska varorna. Konkurrensverket har tagit fram hållbarhetskriterier kring miljö-och djurskydd, som ett stöd för den upphandlande myndigheten att ställa relevanta hållbarhetskrav på produkter som upphandlas utan att riskera att bryta mot principerna i LOU. Inom produktguppen Livsmedel Mjölk och mjölkprodukter finns hållbarhetskriterier framtagna som enligt Konkurrensverket innebär att kommunen genom att använda dessa, går så långt som för närvarande är möjligt inom LOU för att tillgodose den djurhållning som överensstämmer med svensk lagstiftning. Enligt riktlinjer till Eksjö kommuns Upphandlings- och inköpspolicy, antagna av kommunstyrelsen 2014-09-02 226, ska Konkurrensverkets hållbarhetskriterier på basnivå användas där sådana finns. Konkurrensverket uppdaterar kontinuerligt sina rekommendationer och hållbarhetskriterier och vid varje ny upphandling använder Eksjö kommun i enlighet med antagna riktlinjer de rekommendationer och hållbarhetskriterier som finns framtagna vid det aktuella tillfället.
Ledningsutskottet 2015-06-08 5 (22) Eksjö kommun genomförde sin senaste upphandling av livsmedel år 2013-2014. De rekommendationer och hållbarhetskriterier som då fanns framtagna styrde de hållbarhetskrav som ställdes för mjölk och mjölkprodukter i upphandlingen: - För mjölkprodukter ska skriftlig information kunna lämnas vid förfrågan om i vilket land mjölkråvaran kommer ifrån - Antibiotika ska användas endast efter ordination av veterinär och när det är veterinärmedicinskt motiverat - Mjölk ska komma ifrån nötkreatur som har tillgång till bete under en sammanhängande betestid om minst två månader - Mjölk ska komma från djur som bedövats vid avhorning och andra operativa ingrepp Kravuppfyllnad har verifierats genom leverantörsförsäkran från producenten, sådana kommer även fortlöpande att begäras in under avtalsperioden då det bedöms som nödvändigt. sunderlag Medborgarförslag från I Moser, daterat 2015-02-25 Kommunfullmäktiges beslut 2015-03-26, 188 Tjänsteskrivelse från upphandlare Malin Svensson, daterad 2015-05-27 Utdrag: I Moser Ks
Ledningsutskottet 2015-06-08 6 (22) Lu 97 Dnr 2015-SocN0072 Förstudie avseende kommunens avtal med Höglandets IT, HIT Ledningsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att notera rapporten, samt att anmäla densamma till kommunfullmäktige. Kommunens revisorer har med stöd av Deloitte AB genomfört en förstudie avseende kommunens avtal med Höglandets IT, HIT. Syftet med förstudien har varit att klargöra om kommunstyrelsen säkerställer att avtalet avseende IT-tjänster mellan kommunen och HIT efterlevs. I samband med förstudien har en rapport upprättats. I dess sammanfattning framgår att kommunstyrelsen rekommenderas att i samverkan med Höglandets kommunalförbund utveckla rutinerna för att säkerställa att samtliga kostnader debiteras rätt sektor, och att inga kostnader faktureras då det saknas grund för det. sunderlag Förstudie med rapport från Deloitte AB, daterad april 2015 Utdrag: Ks
Ledningsutskottet 2015-06-08 7 (22) Lu 98 Dnr 2015-KLK0167 Lokalt Ledd Utveckling, Astrid Lindgrens Hembygd - avsiktsförklaring Ledningsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att för innevarande år medfinansiera Astrid Lindgrens Hembygd med 125 070 kr, att för perioden 2016-2023 medfinansiera Astrid Lindgrens Hembygd med 379 tkr/år, att godkänna avsiktsförklaringen avseende Leaderområde Astrid Lindgrens Hembygd för Lokalt Ledd Utveckling, programperioden 2014-2020, att finansiera kostnaden via anslaget för EU-medfinansiering, samt att hänskjuta ärendet till budgetberedningen. Astrid Lindgrens Hembygd (ALH) har, inför EUs nya planperiod 2014-2020, utsetts som ett av de prioriterade områdena som får arbeta med lokalt ledd utveckling genom Leadermetoden. Budget för ALH uppgår till 34 mnkr för den aktuella perioden. Den nya planperioden omfattar perioden 2014-2020, men på grund av att beslutet om EUs budget fördröjdes betalades inga EU-medel ut under 2014. Inför 2015 beräknas de första ansökningarna komma i gång under september månad med sannolik utbetalning under 2016. Jordbruksverket som är ansvarig myndighet har därför begärt att de prioriterade områdena budgeterar medfinansiering för perioden 2016-2023, samt att de medverkande kommunerna inkommer med medfinansieringsintyg för 2016. Vid styrelsemötet i ALH 2015-05-20 beslutades att finansieringen för den aktuella perioden ska ske med 23 kr per invånare. För Eksjö kommuns vidkommande uppgår kostnaden för perioden september-december till 125 070 tkr, samt därefter 379 tkr per år 2016-2023. Under den förra leaderperioden 2007-2013, uppgick Eksjö kommuns medfinansiering till 520 tkr årligen. sunderlag Tjänsteskrivelse från utvecklingschef Jürgen Beck, daterad 2015-05-26 Utdrag: Ks
Ledningsutskottet 2015-06-08 8 (22) Lu 99 Dnr 2015-KLK0181 Riktlinjer för Eksjö kommuns externa webbplatser Ledningsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att godkänna riktlinjerna med bilagor för Eksjö kommuns externa webbplatser. Eksjö kommuns webbplats eksjo.se är öppen för alla dygnet runt, året runt. Årligen besöks den cirka 200 000 gånger av personer som söker information om kommunen och verksamheterna. Kommunens webbplats, eksjo.se, ska vara organisationens främsta kommunikationskanal, och all extern information kring Eksjö kommuns verksamhet, tjänster och aktiviteter ska gå att hitta där. Redovisade riktlinjer gäller samtliga externa webbplatser där Eksjö kommun är juridisk avsändare. För Eksjö kommuns interna webbplats, intranätet Ekot, eller för medverkan i sociala medier, finns separata riktlinjer framtagna. Riktlinjerna är en fördjupning av Eksjö kommuns kommunikationspolicy och syftar till att vara ett stöd i arbetet med externa webbplatser. Riktlinjerna syftar till att uppnå hög kvalitet ur ett kommunikativt, tekniskt, tillgänglighetsmässigt och kostnadseffektivt perspektiv. Riktlinjerna syftar också till att värna om Eksjö kommuns varumärke, både som organisation och som plats. De principer som ska prägla arbetet med Eksjö kommuns externa webbplatser utgår från de grundläggande principer som anges i den övergripande kommunikationspolicyn, antagen av kommunfullmäktige 2015-05-21, 226. sunderlag Förslag till riktlinjer, daterat 2015-04-07 Utdrag: Ks
Ledningsutskottet 2015-06-08 9 (22) Lu 100 Dnr 2015-KLK0075 fattade med stöd av delegation att anmäla ärendet i kommunstyreslen. Följande delegationsärenden redovisas vid dagens sammanträde: Ekonomi- och upphandlingsavdelningen Ramavtal avseende skrivare och multifunktionsprinters har tecknats med Konica Minolta Business Solutions Sweden AB. Avtalet gäller från och med 2015-05-01 och gäller i två år med möjlighet till förlängning med ett år i taget vid två tillfällen. sunderlag Förteckning från ekonomi- och upphandlingsavdelningen Utdrag: Ks
Ledningsutskottet 2015-06-08 10 (22) Lu 101 Budgetuppföljning per 2015-05-31 att godkänna lämnad rapport, samt att anmäla densamma i kommunstyrelsen. Kommunledningskontorets driftutfall efter 5 månader är 33,9 mnkr, vilket motsvarar 42 procent av helårsbudgeten, jämfört med riktpunkten 41,6 procent. Kommunledningskontorets helårsprognos för driften är 82,6 mnkr vilket motsvarar en negativ avvikelse mot budget om 2,5 mnkr. Den procentuella avvikelsen mot budget i prognosen är 3,1 procent. sunderlag Rapport från ekonomiavdelningen Utdrag: Ks
Ledningsutskottet 2015-06-08 11 (22) Lu 102 Dnr 2015-KLK0180 Vänstersvängfält Spilhammar, Mariannelund tilläggsavtal att godkänna upprättat förslag till tilläggsavtal med Trafikverket avseende finansiering av vänstersvängfält vid Spilhammar. Eksjö kommun avser att utveckla Spilhammarsområdet med verksamheter. En detaljplan för del av Mariannelund 9:1 med flera, har framtagits. För att hantera den tillkommande trafiken från Rv 40 har Trafikverket ställt krav på att ett vänstersvängfält anläggs på vägen för trafik som kommer österifrån. Idag finns två anslutningar från området till Rv 40, dels en till informationsplatsen och dels en till Spilhammarvägen. I samband med att ombyggnationen i enlighet med detaljplanen genomförs stängs dessa anslutningar och ersätts med en ny. Kommunstyrelsen antog 2013-10-08 275, medfinansieringsavtal mellan Trafikverket Region Syd och Eksjö kommun, varigenom Trafikverket åtar sig att medfinansiera åtgärden med 1/3 av kostnaden, max 700 tkr. Den totala kostnaden beräknades då uppgå till 2 mkr. Ett tilläggsavtal, daterat juni 2015, mellan Trafikverket och Eksjö kommun har upprättats i syfte att reglera åtgärdens fördyring vilken bedöms uppgå till 3 mnkr. Parterna är överens om att Trafikverkets övre tak för medfinansiering, det vill säga 700 tkr, tas bort. Parterna svarar således för kostnadsförändringar i proportion till sitt åtagande, det vill säga kommunen finansierar 2/3 av totalkostnaden och Trafikverket 1/3. sunderlag Tilläggsavtal mellan Eksjö kommun och Trafikverket Utdrag: Trafikverket
Ledningsutskottet 2015-06-08 12 (22) Lu 103 Dnr 2015-KLK0158 Föreningsbidrag till nystartade invandrarföreningar att notera informationen och åter behandla ärendet vid ledningsutskottets sammanträde 2015-08-18. Vänskapens förening och Föreningen Ambassadörer är två nystartade så kallade invandrarföreningar i Eksjö, som vardera ansöker om 30 tkr till dess verksamheter. Ordföranden i Föreningen Ambassadörer informerar vid dagens överläggning om dess verksamhet. Föreningen har som syfte att främja det islamiska och arabiska kulturella och sociala arvet. Ändamålet uppfylls genom studiecirklar, seminarium och föreläsningar. Målet är att bibehålla den islamiska och arabiska kulturen, och att anta den svenska kulturen på ett sätt som passar med dess kultur. I stadgarna för Vänskapens förening står bland annat att föreningen ska verka för social gemenskap och motverka rasism och extremism. Föreningen ska även verka för bättre integration i det svenska samhället, och skapa en bättre bild av mångfalden. Ärendet behandlas åter vi ledningsutskottets sammanträde i augusti då även föredragning av Vänskapens förening genomförs. sunderlag Tjänsteskrivelse från bitr socialchef Peter Wallenberg, daterad 2015-06-03 Ansökan från Föreningen Ambassadörer, daterad 2015-05-20 Ansökan från Vänskapens Förening, daterad 2015-05-20 Utdrag: Lu 2015-08-18
Ledningsutskottet 2015-06-08 13 (22) Lu 104 Facility Management, information att notera informationen och åter behandla ärendet vid ledningsutskottets sammanträde 2015-08-18. Facility management avser strategisk ledning och styrning av de resurser och tjänster som krävs för att en byggnad eller fastighet ska fungera effektivt. Facility management- tjänsterna delas ofta i två kategorier, fastighetsanknutna tjänster (fastighetsskötsel, energioptimering, säkerhet) och arbetsplatsanknutna tjänster (lokalvård, reception, posthantering), men de två kategorierna flyter mer och mer ihop. Syftet med uppdraget är att skapa en effektiv organisationsmodell utifrån tankarna kring facility management och samtidigt få förutsättningar för att fortsätta utveckla Eksjö kommun till en attraktiv plats att bo och arbeta i. Intervjuer har genomförts med sektors- och avdelningschefer. Ett delmål är att under samtalen med chefer plocka upp de som kan behöva hjälp att komma vidare i sina roller och inta en coachande och lärande roll. Detta görs efter samråd med uppdragsgivaren. Utdrag: Lu 2015-08-18
Ledningsutskottet 2015-06-08 14 (22) Lu 105 Dnr 2015-KLK0182 Upphandling skolskjuts, samordning att stödja det fortsätta arbetet med inriktning 1 och 3, samt att godkänna att en särskild grupp för ändamålet tillsätts. Landstinget blev fr.o.m. 2012 kollektivtrafikmyndighet och ensam ansvarig för kollektivtrafiken i länet. I samband med detta avvecklades bolaget Jönköpings Länstrafik AB som ägts av länets kommuner och Landstinget. Andra förändringar som genomförts är att handläggningen av sjukresor som tidigare varit utlagd på de olika förvaltningarna inom Landstinget från och med 2013 samordnats till ett ställe inom Landstinget, och att ansvaret för färdtjänsten övertogs av Landstinget 2014 via en skatteväxling med länets kommuner. All denna verksamhet bedrivs numera i förvaltningsform, men går under namnet Länstrafiken. Ansvaret för skolskjuts har kopplingar till andra frågor inom kollektivtrafiken, men är ett ansvar för kommunerna. De skolkort som finns i dagsläget har kommunal finansiering, men administreras och nyttjas inom det som hör till Länstrafikens ansvarsområde. Mot bakgrund av detta finns anledning att utreda om det finns möjligheter till ytterligare samordning och utveckling inom resor med offentlig finansiering. Följande fem tänkbara inriktningar för utveckling av samverkan mellan länets kommuner och Länstrafiken kan övervägas. Flera olika alternativ/inriktningar och även kombinationer av inriktningar kan väljas: 1. Expertstöd från Länstrafiken 2. Upphandling via Länstrafiken 3. Genomgång av trafikupplägg inför upphandling 4. Gemensamt regelverk 5. Genomgripande förändring så att samordning mellan skolskjuts och linjelagd kollektivtrafik görs som utgångspunkt för hela trafikupplägget i en länsdel Det kommunala beredningsorganet för regional kollektivtrafik beslutade 2013-02-08 att tillsätta en gemensam arbetsgrupp mellan länets kommuner och Landstinget som utreder om ansvar för, och upphandlingen av, skolskjutsarna i länet kan överföras till Landstinget, det vill säga skapa ett samlat ansvar för alla offentligt upphandlade resor i länet.
Ledningsutskottet 2015-06-08 15 (22) Arbetsgruppen har bestått av representanter från några av länets kommuner, samt från Länstrafiken och Landstingets kansli. Arbetsgruppen förslår att inriktning 3 väljs för att utöka samverkan inom skolskjuts i Jönköpings län. Därmed kommer även inriktning 1 att ingå i det föreslagna angreppssättet. Gruppen tar inte ställning till frågan om gemensamt regelverk (inriktning 4) och konstaterar att detta är en separat fråga som inte nödvändigtvis hänger samman med utökad samverkan. En gruppering kommer att etableras på länsnivå där representanter från kommunerna och Länstrafiken träffas några gånger per år för att bearbeta aktuella frågor inom skolskjutsområdet. sunderlag PM från Region Jönköpings län Utdrag: BUs
Ledningsutskottet 2015-06-08 16 (22) Lu 106 Vänortsutbyte, augusti 2015 - information att notera informationen. Den 6-9 augusti kommer Eksjö kommuns vänorter Barlinek, Polen, och Schneverdingen, Tyskland, till Eksjö för vänortsutbyte. Temat för utbytet är jämställdhet. Utvecklingschefen informerar om programmet och förväntningar på den politiska representationen.
Ledningsutskottet 2015-06-08 17 (22) Lu 107 Obesvarade motioner och medborgarförslag, förvaltningen att notera informationen. Förteckning över samtliga obesvarade motioner och medborgarförslag inom förvaltningen redovisas varvid framkommer att 11 motioner och 12 medborgarförslag för närvarande är obesvarade. sunderlag Förteckning obesvarade motioner och medborgarförslag
Ledningsutskottet 2015-06-08 18 (22) Lu 108 Dnr 2015-KLK0081 Markärenden, information att notera informationen. Exploateringschefen informerar om markförvärv vid Nannylund, Eksjö.
Ledningsutskottet 2015-06-08 19 (22) Lu 109 Arbetsgivarärenden, information att notera informationen. Samarbetsavtal med Kommunal är uppsagt. Avtalet upphör att gälla 2015-06-12. Under hösten kommer förhandlingschefen träffa mindre chefsgrupper för utbildning i samverkan, förhoppningen är att man med denna aktivitet kan ta ett omtag och uppsägningen av avtalet upphävas. Deltidsbrandmän tillhör RIB, räddningstjänst inom beredskap. Parterna är inte överens om nytt avtal och BRF, Brandmännens Riksförbund, har varslat om konflikt. Kommer man inte överens kommer varslet gå igång 2015-06-15.
Ledningsutskottet 2015-06-08 20 (22) Lu 110 Nytt livsmedelsavtal, information att notera informationen. Upphandlaren och kostchefen informerar vid dagens sammanträde om nytt ramavtal som är tecknat inom området Livsmedel att gälla från 2015-01-01. Ramavtalet är tecknat med Menigo Foodservice AB, samma huvudleverantör som Eksjö kommun har haft under tidigare ramavtalsperiod, men det nya avtalet innebär en ny nettoprislista med nya produkter och nya priser.
Ledningsutskottet 2015-06-08 21 (22) Lu 111 Anmälningsärenden att notera informationen. Förteckning över anmälningsärenden redovisas. sunderlag Förteckning anmälningsärenden
Ledningsutskottet 2015-06-08 22 (22) Lu 112 Ledningsutskottets protokoll 2015-05-12 att lägga protokollet till handlingarna. Protokoll från ledningsutskottet 2015-05-12 redovisas.