Miljöledningssystem vid KTH Syd verksamhetsåret 2004

Miljöledningssystem vid KTH Syd verksamhetsåret 2004 Antagen av ledningsgruppen KTH Syd 2004-05-24

INNEHÅLL Miljöledningssystem vid KTH Syd 2004 3 1 Omfattning 3 2 Bindande referenser 5 3 Definitioner 5 3.1 Ständig förbättring 5 3.2 Miljö 5 3.3 Miljöaspekt 5 3.4 Miljöpåverkan 5 3.5 Miljöledningssystem 5 3.6 Revision av miljöledningssystem 5 3.7 Övergripande miljömål 5 3.8 Miljöprestanda 6 3.9 Miljöpolicy 6 3.10 Detaljerade miljömål 6 3.11 Intressent 6 3.12 Organisation 6 3.13 Förebygga förorening 6 4 Krav på miljöledningssystemet 7 4.1 Allmänt 7 4.2 Miljöpolicy 7 4.3 Planering 7 4.3.1 Miljöaspekter 7 4.3.2 Lagar och andra krav 8 4.3.3 Övergripande miljömål och detaljerade miljömål 8 4.3.2 Miljöledningsprogram 8 4.4 Införande och drift 9 4.4.1 Organisationsstruktur och ansvar 9 4.4.2 Utbildning, medvetenhet och kompetens 9 4.4.3 Kommunikation 9 4.4.4 Dokumentation av miljöledningssystem 10 4.4.5 Dokumentstyrning 10 4.4.6 Verksamhetsstyrning 10 4.4.7 Nödlägesberedskap 10 4.5 Kontroll och korrigerande åtgärder 11 4.5.1 Övervakning och mätning 11 4.5.2 Avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder 11 4.5.3 Redovisade dokument, verifikat 11 4.5.4 Revision av miljöledningssystem 12 4.6 Ledningen genomgång 12 Bilagor: 12 1. Miljöledningsprogram 2004, detaljerade planer 13 2 (19)

Miljöledningssystem vid KTH Syd 2004 1 Omfattning (Anm. - I kapitel 1 används ett antal benämningar, som ges sina strikta definitioner först i kapitel 3) Ett miljöledningssystem, eller en plan för miljöledning är ett verktyg för att bedriva ett målinriktat miljöarbete. Syftet med systemet är att miljöarbetet skall bli ständigt bättre och bättre enligt tidsbestämda och mätbara miljömål. Detta Miljöledningssystem vid KTH Syd 2004 skall bli en integrerad del av det kvalitets- och miljöledningssystem som är under uppbyggnad vid KTH Syd. Systemet som helhet skall ses som en preliminär version vilken kommer att successivt kompletteras, medan dess detaljerade handlingsplaner gäller för verksamhetsåret 2004. Som en del av systemet finns formulerad KTH Syds miljöpolicy. Det är en transformering till institutionsnivå av KTHs gemensamma miljöpolicy. Miljöledningssystemet utgår ifrån en s.k. miljöutredning, vilken redovisas i ett separat dokument. Miljöutredningen är ett sätt att för en organisation som tidigare inte haft något miljöledningssystem, att klargöra organisationens status i miljöfrågor. I miljöutredningen identifieras de miljöaspekter som härrör från institutionens tidigare, nuvarande och planerade aktiviteter/verksamhet. Baserat på dessa fasställs hur betydande institutionens miljöpåverkan är. I miljöutredningen identifieras också de lagkrav och föreskrifter inom miljöområdet, som är relevanta för institutionens aktiviteter/verksamhet. Då ett miljöledningssystem implementerats är avsikten att det bl.a. skall göra det möjligt för institutionen att identifiera prioriteter och fastställa lämpliga övergripande och detaljerade miljömål införa och bygga upp en struktur samt ett eller flera program för att kunna införa policyn och kunna uppnå övergripande och detaljerade miljömål underlätta planering, styrning, övervakning, korrigerande åtgärder, revision och genomgångar för att säkerställa dels att policyn följs, dels att miljöledningssystemet är fortsatt ändamålsenligt kunna anpassa sitt miljöledningssystem i takt med att organisationens förhållanden och omständigheter förändras Standarden ISO 14001 innehåller krav på miljöledningssystemet med utgångspunkt från en dynamisk, cyklist process enligt principen "planera, införa, följa upp och utvärdera" (PDSA, Plan, Do, Study, Act). En skiss över systemets disposition återfinns på nästa sida. Införandet av ett miljöledningssystem är en prioriterad fråga inom KTH Syd. I första hand prioriteras införandet av ett ledningssystem, i ett senare skede tas frågan om eventuell certifiering upp till diskussion. För att underlätta detta senare skede följer numrering och rubriker i planen standarden ISO 14001. Vissa avsnitt är mindre relevanta för KTH Syds verksamhet. De finns ändå medtagna, men då lämnade utan, eller med endast en kort kommentar. "Miljöledningssystem för KTH Syd 2004" omfattar institutionens driftsenheter Campus Haninge och Campus Telge och Campus Flemingsberg. 3 (19)

Planens disposition KTH Syds miljöledningssystem bygger på standarden ISO 14001 och Lathund för miljöledning i staten. Det senare dokumentet är framtaget för att kunna användas av alla statliga myndigheter, oavsett verksamhet och utgör en delmängd av ISO 14001. (http://www.naturvardsverket.se/miljoledning/dokument/mallar/lathund.pdf) KTH Syds miljöledningssystem upprättas och underhålls enligt följande systematik. 1. Miljöutredning Hur påverkar vi miljön? En utredning genomförs, där institutionens påverkan på miljön undersöks och dokumenteras 2. Miljöpolicy (transformering av KTHs miljöpolicy) Hur ser vi på miljön? Synen på institutionens miljöarbete och åtaganden om ständiga förbättringar formuleras. 8. Kontinuerlig förbättring Hur skall vi förbättra oss? Resultatet kontrolleras och värderas. Förbättringar vidtas. Ny mål sätts upp. 7. Redovisning Hur sker redovisningen? Miljöledningsarbetet redovisas årligen i samband med verksamhetsberättelsen. Organisation Ansvarsfördelning Information/Utbildning Dokumentation 3. Operativa mål Vad skall förbättras? Konkreta mål fastställs för nästa period. 4. Handlingsplaner Hur skall vi gå tillväga? En handlingsplan upprättas som visar hur kraven i miljölagstiftningen skall uppfyllas och hur policy och mål skall uppnås. 6. Uppföljning Hur går miljöarbetet? En miljörevision genomförs av institutionen. 5. Genomförande Vem gör vad? Ansvar och resurser fördelas så att handlingsplanen kan genomföras. Hur drivs miljöarbetet? Rutiner, instruktioner och befattningsbeskrivningar för de olika stegen i miljöarbetet utvecklas och dokumenteras. 4 (19)

2 Bindande referenser Det finns för närvarande inga bindande referenser. 3 Definitioner I KTH Syds miljöledningssystem gäller följande definitioner: 3.1 Ständig förbättring Ständig förbättring är en process för att förbättra miljöledningssystemet i avsikt att uppnå bättre total miljöprestanda i enlighet med KTH Syds miljöpolicy. Anm. - Processen behöver inte nödvändigtvis ske inom alla verksamhetsområden samtidigt. 3.2 Miljö Miljö betecknar omgivningar, där organisationen verkar, vilket omfattar luft, vatten, mark, naturresurser, flora, fauna, människan samt samspelet mellan dessa. Anm. - I detta sammanhang sträcker sig omgivning inifrån en organisation och ut till det globala systemet. 3.3 Miljöaspekt Med miljöaspekt avses delar av en organisations aktiviteter/verksamhet, produkter eller tjänster, som kan inverka på miljön. Anm. - En betydande miljöaspekt är en miljöaspekt, som har eller kan ha en betydande miljöpåverkan. 3.4 Miljöpåverkan Med miljöpåverkan avses varje förändring i miljön, antingen negativ eller positiv, som helt eller delvis är ett resultat av organisationens aktiviteter/verksamhet, produkter eller tjänster. Följande exempel belyser ovanstående definitioner. Institutionens mest betydande miljöaspekt är resor. Resor medför utsläpp till luften. Utsläppen påverkar växthuseffekten, försurar mark och vatten, samt påskyndar övergödning av känsligt innanhav Östersjön. Det uppstår alltså en miljöpåverkan. (Tjänsteresor och resor till och från skolan för personal/studenter ger i genomsnitt 1,33 kilo koldioxid per mil och 0,005 kg kväveoxider per mil, sammantaget bil, tåg, flyg.) 3.5 Miljöledningssystem Miljöledningssystemet är den del av det övergripande ledningssystemet som omfattar organisationsstruktur, planering, ansvar, praxis, rutiner, processer och resurser för att utveckla, införa, uppfylla, revidera och underhålla miljöpolicyn. 3.6 Revision av miljöledningssystem Revision av miljöledningssystemet är en systematisk och dokumenterad verifieringsprocess för att objektivt samla in och utvärdera belägg för att avgöra om en organisations miljöledningssystem är i överensstämmelse med de revisionskriterier för miljöledningssystem, som fastställts av organisationen samt för att kommunicera resultatet från denna process till ledningen. 3.7 Övergripande miljömål Med övergripande miljömål avses generella miljömål baserade på den miljöpolicy, som en organisation bestämmer sig för att uppfylla och som är kvantifierbara där så är möjligt. 5 (19)

3.8 Miljöprestanda Med miljöprestanda avses mätbara resultat från miljöledningssystemet, relaterade till en organisations styrning av sina miljöaspekter, baserade på egen miljöpolicy, övergripande och detaljerade miljömål. 3.9 Miljöpolicy En miljöpolicy är ett uttalande av en organisation om sina intentioner och principer för den egna totala miljöprestanda, som utgör grunden för åtgärder och definierar de övergripande miljömålen och de detaljerade miljömålen. 3.10 Detaljerade miljömål Med detaljerade miljömål avses detaljerade krav, som är kvantifierade där så är möjligt, tillämpliga på organisationen eller delar därav, som följer av de övergripande miljömålen och är sådana att de måste fastställas och uppfyllas för att dessa skall uppnås. 3.11 Intressent Intressent är den individ eller grupp som har intresse av eller påverkas av en organisations miljöprestanda. 3.12 Organisation Med organisation avses bolag, koncern, firma, företag, myndighet eller institution, del eller kombination av sådana, juridisk enhet eller ej, offentlig eller privat, som har egna uppgifter och egen administration. Anm. - För organisationer med mer än en driftsenhet kan en enskild driftsenhet definieras som en organisation. Organisationen som omfattas av detta miljöledningssystem utgörs av institutionen KTH Syd inkluderande driftsenheterna Campus Haninge och Campus Telge och Campus Flemingsberg. 3.13 Förebygga förorening Med att förebygga förorening menas tillämpning av processer, rutiner och användning av material eller produkter för att undvika, minska eller begränsa förorening, t.ex. återvinning, rening, processtekniska åtgärder, styrsystem, effektiv resurshushållning och utbyte av material. Anm. - Bland de potentiella fördelarna med sådana åtgärder är minskad negativ miljöpåverkan, förbättrad effektivitet och sänkta kostnader. 6 (19)

4 Krav på miljöledningssystemet 4.1 Allmänt KTH Syd skall upprätta och underhålla ett miljöledningssystem enligt de krav, som anges i detta avsnitt. 4.2 Miljöpolicy KTH Syds miljöpolicy är en transformering till institutionsnivå av Miljöpolicy för KTH, antagen av universitetsstyrelsen den 14 oktober 1999. Följande miljöpolicy gäller för KTH Syd. KTH Syd åtar sig att verka för uthållig utveckling och strävar efter att bli en miljömedveten institution. KTH Syds verksamheter ska präglas av ekoeffektivitet. Det innebär att hushålla med naturresurser. KTH Syds bidrag till en långsiktigt hållbar samhällsutveckling sker genom att de anställda, studenterna och de examinerade i sin verksamhet ökar ekoeffektiviteten, direkt och indirekt. Direkt genom att välja mera ekoeffektiva praktiska lösningar i verksamheten, indirekt genom att utveckla ny teknik, nya metoder, synsätt och kunskaper om sambanden mellan materialflöden, energiflöden och naturresurser å ena sidan och människans aktiviteter och institutioner å den andra sidan. KTH Syds ledning, organ och avdelningar ska fortlöpande tillse att miljö- och naturresursaspekter beaktas i planer och beslut. Varje anställd och student vid KTH Syd har också ett personligt ansvar för att tänka igenom hur hans eller hennes ämne, kurser, forskning, ansvarsområde eller studier skulle kunna bidra till ökad ekoeffektivitet, och för att sträva efter att förverkliga dessa möjligheter. KTH Syds anställda ska i miljödebatt och annan utåtriktad kommunikation i miljöfrågor sträva efter en hållning grundad på vetenskaplig och professionell kunskap. 4.3 Planering 4.3.1 Miljöaspekter Vid årlig genomgång av miljöutredning och miljöaspektlistor aktualiseras någon/några aspekt(er), vilka ledningen väljer att prioritera och arbeta med under den närmaste perioden. Aktiviteter och delmål bestäms. Normalt sker detta inför varje nytt verksamhetsår. Institutionen arbetar sakta men ständigt mot ökad ekoeffektivitet. 7 (19)

För verksamhetsåret 2004 väljs att arbeta med Information ut i verksamheten om ledningens planer för ett miljöledningssystem. Upprättandet av miljöutredning och miljöeffektlistor för minst fyra av totalt åtta definierade områdena. För att stimulera förståelse och kunskap inom miljöområdet hos undervisande personal prioriteras teknikämnesområdena (bygg-, data-, elektro- och maskinteknik). Sammanställning av nyckeltal för ekoeffektivitet, framtagning av rutiner för kontroll av nyckeltal och kommunikation av dessa ut i verksamheten. Organisationsstrukturen för ledning av miljöarbetet, och rutiner för att allokera erforderliga resurser för miljöarbetet. Presentation av miljöledningssystemet på intranet 4.3.2 Lagar och andra krav KTH Syd skall upprätta och underhålla rutiner för att identifiera och ha tillgång till lagkrav och andra krav som organisationen berörs av och som är direkt tillämpliga på miljöaspekterna för KTH Syds aktiviteter. Detta sker inledningsvis som en del av miljöutredningen. Den ansvarige i kvalitets- och miljöfrågor i ledningsgruppen följer kontinuerligt förändringar inom området. Därtill sker genomgång i samband med den årliga utvärderingen av miljöledningsarbetet. 4.3.3 Övergripande miljömål och detaljerade miljömål KTH Syd skall upprätta och underhålla dokumenterade övergripande och detaljerande miljömål för varje relevant funktion och nivå inom KTH Syd. När övergripande miljömål införs och ses över skall KTH Syd ta hänsyn till lagkrav och andra krav, betydande miljöaspekter, tekniska möjligheter och sina ekonomiska krav samt synpunkter från intressenter (studenter, avnämare). De övergripande och de detaljerande miljömålen skall vara förenliga med miljöpolicyn, inklusive åtagandet att förebygga föroreningar. Övergripande och detaljerade miljömål preciseras utifrån den föreliggande miljöutredningen. I samband med denna sker också genomgång av de lagar och förordningar som berör KTH Syds verksamhet. I ett fortfarighetstillstånd beaktas kraven enligt pkt 4.3.3 i samband med den årliga uppföljningen. 4.3.2 Miljöledningsprogram KTH Syd skall upprätta och underhålla ett eller flera program för att uppnå sina övergripande och detaljerande miljömål. A) ansvarsfördelning för att uppnå övergripande och detaljerade miljömål för varje relevant funktion och nivå i organisationen. B) resurser och tidplaner för att uppfylla dessa. För projekt som innebär nyutveckling och nya eller ändrade aktiviteter som t.ex. nya kurser, nytt material, skall dessa anpassas så att dessa även kommer att omfattas av KTH Syds miljöledningssystem. Kravet på miljöledningsprogram blir helt relevant först sedan miljöutredningen genomförts och övergripande och detaljerade mål definierats. För de aktiviteter som bestämts för år 2004 finns program utarbetat enligt bilaga 1. 8 (19)

4.4 Införande och drift 4.4.1 Organisationsstruktur och ansvar Roller, ansvar och befogenheter skall definieras, dokumenteras och kommuniceras för att underlätta effektiv miljöledning. Ledningen skall tillhandahålla nödvändiga resurser för att införa och styra miljöledningssystemet. I begreppet resurser ingår såväl mänskliga resurser som speciella kunskaper, teknik samt ekonomiska resurser. KTH Syds högsta ledning skall utse en särskild ledningsrepresentant som, oberoende av annat ansvar skall ha ansvar och befogenhet att kunna: 1. försäkra sig om att kraven på miljöledningssystemet är upprättade, införda och underhållna i enlighet med denna standard 2. rapportera miljöledningssystemet prestanda till högsta ledningen för granskning och som underlag för förbättring av systemet Organisationsstrukturen, liksom rutiner för att allokera erforderliga resurser för miljöarbetet, är en del av det planerade arbetet under år 2004. Samordnaren i kvalitets- och miljöfrågor har uppgiften att samordna och rapportera till ledningsgruppen. 4.4.2 Utbildning, medvetenhet och kompetens KTH Syd skall identifiera behoven av utbildning och praktisk erfarenhet. All personal vars arbete kan ge upphov till betydande miljöpåverkan skall ha erhållit lämplig utbildning. KTH Syd skall upprätta och underhålla rutiner så att anställda och studenter inser: 1. betydelsen av att miljöpolicyn, rutinerna och miljöledningssystemet följs. 2. sina roller och ansvar för att uppnå överensstämmelse med miljöpolicyn, rutinerna och kraven i miljöledningssystemet inklusive krav på nödlägesberedskap. För studenterna gäller att innehållet av miljövetenskap i programmen bestäms av Utbildningsnämnden. Ett minimikrav finns formulerat i KTHs Miljö och handlingsplan 2003-2005. I KTH Syds anvisningar för examensarbeten finns speciellt understruket kravet att behandla även miljöaspekter och miljöpåverkan där så är relevant. Anvisningar finns utarbetade för bedömning av miljöinslagen i examensarbetsrapporter. Ledningen ser den miljöutredning som skall genomföras, och där all personal blir delaktig, som ett bra tillfälle att fokusera på miljöfrågorna och ett tillfälla till erfarenhetsutbyte och ökad kunskap. Miljöfrågorna markeras som en punkt att ta upp vid personalutvecklingssamtal. För att säkerställa att behov av utbildning inom miljöområdet identifieras, ges speciella anvisningar för genomförandet av personalutvecklingssamtal. KTH Syds uppdragstagare bör avkrävas bevis på genomgången erforderlig utbildning inom miljöområdet. 4.4.3 Kommunikation Med hänsyn till KTH Syd miljöaspekter och miljöledningssystem skall rutiner upprättas och underhållas för intern kommunikation mellan olika nivåer och funktioner inom KTH Syd. KTH Syd skall beakta behovet av rutiner för att externt kommunicera sina betydande miljöaspekter samt dokumentera sitt beslut. Internt kommuniceras miljöledningssystemet via institutionens intranet. Arbetet att exponera miljöledningssystemet via intranet påbörjas under år 2004 och slutförs då miljöutredningen finns tillgänglig. Rutiner utarbetas för att kontinuerligt kunna ta emot, dokumentera och svara på relevant information och förfrågningar angående KTH Syds miljöresultat. En gång per år redovisas miljöarbetet externt, som en del av verksamhetsberättelsen. 9 (19)

4.4.4 Dokumentation av miljöledningssystem KTH Syd skall upprätta och underhålla information, i pappersform eller i elektronisk form, för att: a) beskriva ledningssystemets huvuddelar och hur dessa samverkar b) ge hänvisningar till relaterad dokumentation Ledningssystemets huvuddelar beskrivs i översikt under kapitel 1. Under 2004 läggs motsvarande bild ut på intranet och länkar upprättas därifrån till aktuella bakomliggande dokument. Dessa inordnas i det övergripande dokumenthanteringssystemet vid institutionen. 4.4.5 Dokumentstyrning KTH Syd skall upprätta och underhålla rutiner för styrning av alla de dokument som krävs enligt denna standard (ISO 14001) för att försäkra sig om att: a) dokumenten går att lokalisera b) dokumenten regelbundet skall kunna granskas, ändras vid behov och godkännas av behörig personal c) gällande versioner av relevanta dokument finns tillgängliga på varje plats där sådan verksamhet bedrivs som är av betydelse för att miljöledningssystemet skall fungera på ett effektivt sätt d) inaktuella dokument omedelbart avlägsnas, eller att man på annat sätt skyddar sig mot att inaktuella dokument kommer i användning e) alla inaktuella dokument som arkiveras av legala och/eller kunskapsbevarande syften är identifierade på lämpligt sätt Dokument skall vara tydliga, daterade (med ändringsdatum) och lätt identifierbara, bevarade på ett korrekt sätt och arkiverade under en viss bestämd tid. Rutiner och ansvar skall upprättas och underhållas vad det gäller framtagning och ändring av samtliga typer av dokument. Ovanstående regler kommer att helt inrymmas i reglerna för det allmänna kvalitetssystemet. Detta finns till väsentliga delar utarbetat, men skall ytterligare förstärkas. Lokaliseringen av miljöledningsdokument skall stödjas av miljöledningssystemets presentation på intranet. Strukturen för miljöledningssystemet på intranet påbörjas under 2004. 4.4.6 Verksamhetsstyrning KTH Syd skall i enlighet med miljöpolicyn och de övergripande och detaljerade miljömålen identifiera de verksamheter, som kan sättas i samband med de miljöaspekter som har identifierats som betydande. KTH Syd skall planera dessa aktiviteter/verksamheter, inklusive underhåll och säkerställa att dessa bedrivs i enlighet med angivna villkor genom att: a) upprätta och underhålla dokumenterade rutiner som innefattar de situationer där avsaknad av rutiner skulle kunna leda till avvikelser från miljöpolicyn och de övergripande och detaljerade miljömålen b) fastställa driftkriterier i rutinerna c) upprätta och underhålla rutiner vad gäller de identifierbara betydande miljöaspekterna som orsakar av de varor och tjänster som används vid KTH Syd samt kommunicera relevanta krav till leverantörer, entreprenörer och andra uppdragsgivare Punkten relevant först sedan miljöutredningen genomförts. 4.4.7 Nödlägesberedskap KTH Syd skall upprätta och underhålla rutiner för att identifiera olycksrisker och för att kunna reagera i händelse av olyckor och nödsituationer samt förhindra och mildra miljöpåverkan som sådana kan tänkas orsaka. 10 (19)

Då så är nödvändigt skall KTH Syd gå igenom och revidera sin beredskap för olyckor och nödsituationer, i synnerhet efter att olyckor eller nödsituationer har inträffat. Där så är praktiskt möjligt skall KTH Syd även genomföra regelbundna övningar av sådan beredskap. Som underlag för detta arbete utnyttjas rapporten från den riskinventering som skall utföras under 2004 av KTHs skyddsingenjör. 4.5 Kontroll och korrigerande åtgärder 4.5.1 Övervakning och mätning För de verksamheter, som kan ha en betydande miljöpåverkan skall KTH Syd upprätta och underhålla dokumenterade rutiner för regelbunden övervakning och mätning av kriterier för miljöprestanda. Detta skall omfatta registrering av uppgifter som spårar/visar organisationens miljöprestanda, relevant processtyrning och överensstämmelse med KTH Syds övergripande och detaljerade miljömål. Mätutrustningen skall kalibreras och underhållas och protokoll från denna process skall arkiveras i enlighet med KTH Syds rutiner. KTH Syd skall upprätta och underhålla en dokumenterad rutin för att regelbundet utvärdera att tilllämplig miljölagstiftning och föreskrifter föls. Punkten sannolikt relevant för KTH Syd endast i den del som avser miljölagstiftning och föreskrifter. Åtgärder utformas efter att miljöutredningen genomförts. 4.5.2 Avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder KTH Syd skall upprätta och underhålla rutiner för att definiera ansvar och befogenheter för att hantera och utreda avvikelser, vidta åtgärder för att mildra den miljöpåverkan som orsakats av avvikelser och för att initiera och genomföra korrigerande och förebyggande åtgärder. Varje korrigerande eller förebyggande åtgärd som vidtas för att undanröja orsakerna till faktiska och möjliga avvikelser skall vara anpassad till problemens omfattning och stå i proportion till den uppkomna miljöpåverkan. Förändringar som bygger på att korrigerande och förebyggande åtgärder genomförts skall införas och dokumenteras i KTH Syds rutiner. Rutinerna bör innehålla: - att identifiera orsaken till avvikelsen - att identifiera och vidta nödvändiga korrigerande åtgärder - att införa eller ändra nödvändig styrning för att undvika att avvikelsen upprepas - att dokumentera de ändringar i systemet som följer av de korrigerande åtgärderna Punktens relevans för KTH Syd kräver ytterligare överväganden. 4.5.3 Redovisade dokument, verifikat KTH Syd skall upprätta och underhålla rutiner för identifiering, underhåll och förvaring av miljöredovisande dokument. Dessa dokument skall inkludera uppgifter om genomförda utbildningar och resultaten från revisioner och genomgångar. Miljöredovisande dokument skall vara tydliga, identifierbara och gå att spåra till respektive aktivitet/verksamhet, produkt eller tjänst. Dokumenten skall förvaras och underhållas på ett sådant sätt att de är lätt åtkomliga och skyddade mot skada, förlust eller mot att förstöras. Arkiveringstiden för dokumenten skall fastställas och vara dokumenterad. Dokumenten skall underhållas, på ett sätt som överensstämmer med systemet och organisationen, för att visa att kraven på denna standard följs. 11 (19)

Rutiner för dokumenthantering finns vid KTH Syd. Dessa måste dock ytterligare förstärkas. I ett nästa steg tas ett helhetsgrepp omfattande såväl kvalitetslednings- som miljöledningssystem. Arbetet genomförs med början verksamhetsåret 2005. 4.5.4 Revision av miljöledningssystem KTH Syd skall upprätta och underhålla ett eller flera program och rutiner för att regelbundet utföra revisioner av miljöledningssystemet. Revisionerna skall utföras för att kunna: a) bestämma huruvida miljöledningssystemet: 1) är i överensstämmelse med planerade miljöledningsåtgärder och kraven enligt denna standard, och: 2) har införts och underhållits på ett riktigt sätt och b) ge ledningen information om resultatet från revisioner. Revisionsprogrammet, inklusive varje tidplan skall vara baserad på den berörda aktivitetens/ verksamhetens betydelse för miljön och resultaten från föregående revisioner. Revisionsrutinerna skall för att vara heltäckande innefatta både revisionens omfattning, frekvens och metodik samt ansvaret och kraven på dem som genomför revisionerna och hur resultatet skall rapporteras. Mindre formella revisioner gentemot ett antal styrdokument genomförs som rutin i slutet av varje verksamhetsår. Dessa formaliseras och specialanpassas där så erfordras för miljöledningssystemet f.o.m. verksamhetsåret 2005. 4.6 Ledningen genomgång KTH Syds högsta ledning skall, med den periodicitet den själv bestämmer, gå igenom miljöledningssystemet för att säkerställa dess fortsatta lämplighet, riktighet och effektivitet. Processen för ledningens genomgång skall säkerställa att nödvändig information samlas in för att ge ledningen förutsättningar att genomföra denna utvärdering. Ledningens genomgång skall dokumenteras. Ledningens genomgång skall omfatta eventuella behov av ändringar i policy, övergripande miljömål och andra delar i miljöledningssystemet, baserades på resultat från revision av miljöledningssystemet, ändrade förutsättningar och åtagandet om ständig förbättring. Genomgång inom ledningen av uppnådda resultat (baserat på sammanställningar/"revisioner") gentemot uttalade mål genomförs som rutin i slutet av varje verksamhetsår. Dessa formaliseras och specialanpassas där så erfordras för miljöledningssystemet f.o.m.. verksamhetsåret 2005. Bilagor: 1. Miljöledningsprogram 2004, detaljerade planer 12 (19)

Bilaga 1 1. Miljöledningsprogram 2004, detaljerade planer I kapitel 4.3.1 anger KTH Syd följande avsikter för år 2004: För verksamhetsåret 2004 väljs att arbeta med Information ut i verksamheten om ledningens planer för ett miljöledningssystem. Upprättandet av miljöutredning och miljöeffektlistor för minst fyra av de totalt åtta definierade områdena. För att stimulera förståelse och kunskap inom miljöområdet hos undervisande personal prioriteras teknikämnesområdena (bygg-, data-, elektro- och maskinteknik). Sammanställning av nyckeltal för ekoeffektivitet, framtagning av rutiner för kontroll av nyckeltal och kommunikation av dessa ut i verksamheten. Organisationsstrukturen för ledning av miljöarbetet, och rutiner för att allokera erforderliga resurser för miljöarbetet. Presentation av miljöledningssystemet på intranet För att uppnå denna målsättning definieras följande aktiviteter/projekt: 13 (19)

Bilaga 1, forts. Aktivitet: Ansvarig: Deltagare: Berörda: Information ut i verksamheten om ledningens planer för ett miljöledningssystem Prefekten Prefekt, proprefekter, avdelningschefer, samordnare kvalitets- och miljöfrågor All personal, alla studenter Tidplan: Kontinuerligt med start maj 2004 Genomförande: På lämpligaste sätt (mail till all personal?) informerar prefekten all personal om avsikten att införa ett miljöledningssystem. Syftet är att skapa förståelse och acceptans. Speciellt måste framhållas syftet med ett miljöledningssystem (att skapa "ordning och reda" och ett program på lång sikt för att bli bättre inom miljöområdet) att alla förväntas vara delaktiga i arbetet att den förestående miljöutredningen, främst upprättandet av miljöaspektlistorna, av alla kräver speciella insatser av engångskaraktär att fakta beträffande vissa frågeställningar i miljöutredningen kommer att inhämtas via enkäter och att alla då förväntas bidraga med fakta/synpunkter att ledningen också ser personalens deltagande i aktiviteterna kring upprättandet av miljöutredning/miljöaspektlistor som ett utmärkt tillfälle till vidareutbildning inom miljöområdet... Aktiviteten bevakas kontinuerligt vid ledningsgruppens genomgång - punkten kvalitets- och miljöfrågor. Tillkommande informationsbehov noteras och information delges berörda på lämpligaste sätt. 14 (19)

Bilaga 1, forts. Aktivitet: Sammanställning av nyckeltal för ekoeffektivitet, framtagning av rutiner för kontroll av nyckeltal och kommunikation av dessa ut i verksamheten Ansvarig: Deltagare: Berörda: Tidplan: Samordnaren i kvalitets och miljöfrågor Samverkan med projektgruppen för miljöutredningen Viss personal, såsom fastighetsskötare, vaktmästare m.fl. Sammanställning av nyckeltal och rutiner för kontroll klart under höstterminen 2004. Kommunikation ut i verksamheten sker via miljöutredningen (se tidplan för projektet "Miljöutredning KTH Syd 200x") och via verksamhetsberättelsen 2004 (februari/mars 2005) Genomförande: Med utgångspunkt dels från KTHs miljöredovisning 2003 och dels från tidigare genomfört arbete inom Rådet för kvalitets- och miljöfrågor upprättas en förteckning över möjliga och lämpliga nyckeltal för KTH Syds ekoeffektivitet. Framtagna förslag diskuteras och avstäms med institutionens ämnesexpertis. Målsättningen skall vara att KTH Syd minst skall kunna redovisa nyckeltal för de miljöaspekter som KTH redovisar i sin årliga miljöredovisning. Kontakter tas med närmast berörd operativ personal (fastighetsförvaltare, vaktmästare m. fl.) för att diskutera nuvarande rutiner och eventuellt erforderliga kompletteringar/ändringar för att kunna mäta önskade nyckeltal. Inhämtade nyckeltal och diskussion av hur nyckeltal skall inhämtas och redovisas framgent behandlas som en del av miljöutredningen. 15 (19)

Bilaga 1, forts. Aktivitet: Ansvarig: Deltagare: Berörda: Organisationsstrukturen för ledning av miljöarbetet, och rutiner för att allokera erforderliga resurser för miljöarbetet Prefekten Ledningsgruppen KTH Syd Indirekt all personal, alla studenter Tidplan: Startfasen, april - maj 2004. Fortfarighetstillståndet, aktiviteten avklarad före sommaruppehållet 2004. Genomförande: För startfasen, mars - april 2004 leds arbetet direkt av ledningsgruppen KTH Syd, med ansvarige i kvalitets- och miljöfrågor som drivande. Inga speciella medel (utöver personalkostnad för samordnaren i kvalitets- och miljöfrågor) finns avsatta i budget för år 2004. Resurser tillskapas genom utnyttjande av odisponerad tid i vissa tjänster (och eventuell omdisposition mellan medarbetare). På detta sätt skapas resurser för projektgruppen för "Miljöutredning KTH Syd 200x". Organisationsstruktur och rutiner för resurser i ett fortfarighetstillstånd tas upp till diskussion vid lämpligt möte i ledningsgruppen KTH Syd under vårterminen 2004. Beslutad struktur och beslutade rutiner dokumenteras. 16 (19)

Bilaga 1, forts. Aktivitet: Ansvarig: Deltagare: Berörda: Presentation av miljöledningssystemet på intranet Prefekten Ledningsgruppen KTH Syd, webbansvarige Webb-ansvarige, indirekt all personal, alla studenter Tidplan: Klart september 2004 Genomförande: I detta arbete bör erfarenheter och tips från genomförd benchmarking studeras och tas till vara. En första diskussion förs i ledningsgruppen för att bl.a. studera andras lösningar (benchmarking) och förslag till lösningar i relevanta skrifter och dokument beakta webbpresentationens koppling till kommande kvalitetsledningssystem och till övrig befintlig information på intranet bestämma behörighet till ledningssystemet (bara för personal och studenter eller öppet för alla?) Ledningsgruppen (via samordnaren) håller kontinuerlig kontakt med webbansvarige under arbetets gång. 17 (19)

Bilaga 1, forts. Projekt: ML1. Miljöutredning, KTH Syd 2005 Projektledare: Bakgrund: Nils-Erik Åkesson, samordnare i ledningsgruppen KTH Syd i kvalitets- och miljöfrågor Enligt beslut av prefekten KTH Syd skall ett miljöledningssystem utarbetas och implementeras vid institutionen KTH Syd Syfte/Mål: Som underlag för institutionens miljöledningssystem genomförs en miljöutredning inom institutionen Avgränsningar: Miljöutredningen omfattar KTH Syds enheter i Haninge och Södertälje och Flemingsberg Kort projekt- Miljöutredningen utförs med standarden ISO 14001 som grund. Dispositionen fölbeskrivning: jer förslag i "Lathund för miljöledning i staten". Följande disposition används: 1. Sammanfattning 2. Genomförande 3. Beskrivning av verksamheten 4. Beskrivning av den aktuella miljösituationen 5. Beskrivning av nuvarande styrning av miljöarbetet 6. Drivkrafter 7. Miljölagstiftning och andra krav 8. Värdering Bilaga: Miljöaspektlistor Metod: Information: Tidplan: Vilka deltar: KTH Syds verksamhet delas in i ett antal områden. Från Naturvårdsverkets lista, över miljöhot, prioriteras relevanta hot förknippade med KTH Syds verksamhet. Utifrån prioriterade miljöhot och den valda områdesindelningen sker genomgång med all berörd personal för att upprätta miljöaspektlistor. Parallellt med detta sker en systematisk genomgång av alla lagar och förordningar inom miljöområdet, som är relevanta för KTH Syd verksamhet. För denna del av arbetet utnyttjas genomförd benchmarking, och tas kontakt med miljöhandläggare vid KTH Valhallavägen. "Kick-off-information" ges från prefekten vid start av arbetet med miljöledningssystemet. Dessutom ges kontinuerlig information under arbetets gång, och riktad information till berörd personal inför genomgångarna för upprättandet av miljöaspektlistorna. Miljöplanen klar senast 2005-03-01. Miljöaspektlistor upprättade för minst hälften av verksamheten (hälften av områdena) under år 2004. I projektgruppen ingår ämnessakkunniga inom miljöområdet. Som projektledare ingår samordnaren i kvalitets- och miljöfrågor. För upprättandet av miljöaspektlistor kan ytterligare personer verksamma inom aktuellt område komma att temporärt knytas till projektgruppen. 18 (19)

Resursbehov: Styrning av projektet: Utvärdering/ uppföljning: Projektgrupp: Nils-Erik Åkesson, projektledare Minst 2 representanter från vardera Campus Haninge och Campus Telge Resurs krävs i form av tjänstgöringstid. För projektledaren ingår denna i tjänsten. Övrig verksamhet under år 2004 anpassas till tillgänglig resurs hos berörda medarbetare. Projektgruppen uppdras att inför år 2005 precisera resursbehovet. Projektledare ingår i och rapporterar kontinuerligt till ledningsgruppen KTH Syd, så att prefekten och ledningsgruppen ges möjligheten att följa och styra projektet. Projektet följs och utvärderas kontinuerligt i ledningsgruppen. Se ovan Projektplanen godkänd: Datum: Prefekt: Projektledare: 19 (19)