Malmö stad Stadsområdesförvaltning Väster 1 (1) Datum 2015-08-04 Vår referens Petra Olsson Planeringssekreterare Petra.Olsson6@malmo.se Tjänsteskrivelse Begäran om yttrande från Justitieombudsmannen SOFV-2015-1009 Sammanfattning Flera stadsområden har vid flertalalet tillfällen skickat iväg sekretess handlingar till tredje part. Bland annat har företag i Svedala kommun fått sådana handlingar. Stadsområdesförvaltning Väster har kännedom om likande händelser längre tillbaka i tiden och hörsammar därför JO:s begäran. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Väster föreslås besluta att yttra sig till JO i enlighet av förvaltningen framlagt förslag Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse-Begäran från JO Yttrande-Begäran från JO Begäran om yttrande till JO avs fax Malmö stads riktlinjer vid användning av fax Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Västers arbetsutskott 2015-08-18 Stadsområdesnämnd Väster 2015-08-26 Ansvariga Maria Popoola Gisela Gréen SIGNERAD
Malmö stad Stadsområdesnämnd Väster 1 (1) Datum 2015-08-04 Adress Diarienummer SOFV-2015-1009 Yttrande Till Riksdagens ombudsmän Begäran om yttrande från Justitieombudsmannen Ert dnr: 3483-2015/3617-2015 Stadsområdesnämnd Väster föreslås besluta att lämna följande yttrande: Yttrande JO har begärt yttrande från berörda nämnder avseende användning av fax. Nämnden har fått vetskap om att det längre tillbaka i tiden har begåtts avvikelser i samband med faxhantering. I dagläget finns det ingen konkret avvikelse, vilket gör att de fastslagna faxrutiner som finns tycks fungera. Personalen har i våras även haft en utbildning i Offentlighet och sekretess, där fokus låg på hantering av handlingar som innehåller sekretess. I samband med utbildningarna har det även förts diskussioner på enheterna om vikten av att hantera känsliga uppgifter korrekt och rättsäkert. Individ och familjeomsorgen är i stort behov av att få tillgång till ett mer rättsäkert sätt att förmedla information över nämnds-och stadsgränser. I dagsläget är man hänvisad till mail och fax vilket inte är säkert. Ett antal ärende inom Individ och familjeomsorgen kräver omedelbar kommunikation med flertalet myndigheter. Vikten att ta fram ett system som möjliggör detta och samtidigt uppfyller de krav på sekretess och rättsäkerhet är mycket angeläget. Ordförande Jamal El Haj sekreterare Monika Laurell [Här anger du om det finns reservationer/särskilda yttranden]
Bilaga Malmö stads riktlinjer vid användning av fax Att tänka på vid användning av fax Fax betraktas inte som säker överföringsmetod. Det innebär att handlingar som innehåller sekretessbelagd eller känslig information ska distribueras på annat sätt. Distributionen måste ske på annat sätt beroende på att det är lätt att avsändaren knappar in fel nummer i faxen, och även om rätt nummer knappats in är det svårt för avsändaren att säkerställa att det verkligen är rätt person som tar emot handlingen när den landar hos mottagaren. Om handlingen nödvändigtvis måste skickas via fax ska handlingen så långt det är möjligt utifrån syftet med överföringen avidentifieras* och mottagaren uppdateras i samband med överföringen. Det kan också finnas behov av att skicka ett kontroll/testblad, för att säkerställa att det kommit rätt, innan ordinarie handling skickas. Ett sätt att säkerställa att handlingen inte når obehörig är att avsändaren och mottagaren har kontakt under överföringen och att mottagaren bekräftar att handlingen kommit fram innan samtalet avslutas**. Verksamheter som skickar fax ofta och till återkommande mottagare kan utöver ovanstående, i den mån faxen har den funktionen, med fördel programmera in mottagerens telefonnummer i faxen och därefter istället använda sig av direktval. Då reduceras risken att knappa in fel nummer