Riktlinjer för kommunikation i digitala kanaler
Navet för kommunikationen mellan föräldrarna i Mac & Mulles styrelse är de styrelsemöten som äger rum en gång i månaden. Närvaro på styrelsemöte är viktig och eventuell frånvaro ska anmälas till ordförande. Kommunikationen inom de olika arbetsgrupperna läggs upp så som grupperna själv önskar. Vissa grupper har egna grupper på Facebook och andra hörs via telefon och e-post. Alla föräldrar får underteckna ett avtal där man godkänner att bilder på det egna barnet/barnen publiceras (i enlighet med riktlinjerna nedan) på hemsidan och på Facebook. Självklart kan man som förälder även välja att inte tillåta sådan publicering. E-post Kallelse till styrelsemöte, protokoll från styrelsemöte, uppdaterade kontaktlistor, information från personalen och annan central information meddelas alltid via e-post till alla föräldrar. För att nås av all e-post är det centralt att ha korrekt e-postadress i kontaktlistorna. Ändringar till listorna meddelas till Omvärldsgruppen via Maria Lantz. Hemsidan (externa sidor) På hemsidans externa sidor finns information som riktar sig till såväl nuvarande familjer som till potentiella familjer och andra intressenter. Här finns övergripande information om förskolan och dess inriktning och verksamhet. Sidorna illustreras med bilder från verksamheten. De bilder som används ska visa barn och personal i aktivitet och inte visa enskilda porträttbilder på enskilda barn. Barn ska heller inte namnges.
Hemsidan (interna sidor) På hemsidans interna sidor kan bara personal och föräldrar logga in. Klickar man på fliken för internt så dyker in inloggningsruta upp där man loggar in med bästapersonalen samt ett särskilt lösenord. Har du glömt lösenordet så kontakta någon i Omvärldsgruppen (Ann T Ottestig, Anna Larsson, Maria Lantz eller Lina Näsström). På de interna sidorna publicerar Omvärldsgruppen alla de dokument som tidigare skickats ut via e-post (protokoll, städscheman, kontaktlistor etc). Här hittar du också en hel del dokument från tidigare år som t ex årsplaner och anteckningar från forumdagar. Här finns också mer detaljerade beskrivningar av de olika arbetsgruppernas arbetsuppgifter och vilka familjer som är med i vilka grupper. De bilder som publiceras här kan bara ses av föräldrar och personal. Här finns fler bilder på barn och personal i aktivitet. Inte heller här namnges barnen.
Facebook (sida) Syftet med den externa Facebook-sidan är att driva trafik till hemsidan. Här lägger Omvärldsgruppen ut information om tjänster, öppet hus-dagar och annat med syfte att rekrytera familjer och personal när så behövs, samt för att driva mer trafik till www.mac-mulle.se Facebook-sidan är öppen och vem som helst kan välja att gilla den och på så sätt prenumerera på dess flöde. Aktiviteten här är begränsad och här finns bara bilder på större barngrupper i aktivitet tagna på lite längre håll. Inga barn namnges. Facebook (intern grupp) I den slutna Facebook-gruppen finns personal, föräldrar och några andra nära familjemedlemmar som har godkänts av Mac & Mulles styrelse. Det huvudsakliga syftet med Facebookgruppen är att vara en anslagstavla för personalen där de kan visa i bild och text vilka aktiviteter de och barnen har under dagarna. De som är medlemmar i gruppen får då ett flöde av bilder när olika typer av aktiviteter sker. Personalen uppdaterar flödet när de gör någon speciell aktivitet med barnen. Det kan handla om allt från en utflykt eller en extra rolig samling, till bakning och pyssel. Gruppen ska uppdateras varje vecka, men den behöver inte uppdateras dagligen. Möjligheten till uppdatering ska kännas som något relevant och roligt för personalen och inte som ett tvång.
De i personalen som inte har en egen Facebook-användare uppdaterar under den gemensamma profilen Fröken Mac & Mulle. Föräldrar uppmanas lämna feed back till personalen J på gjorda inlägg för ökad interaktivitet. Självklart får också föräldrar bidra med bilder till gruppen. Bilderna ska dock ha fokus på förskoleverksamheten. Även inlägg om personlig försäljning av kläder/skidor/cyklar eller annat som kan vara av intresse för föräldrarna får förekomma, samt tips om barnaktiviteter inom friluftsliv, kultur och idrott. Obs! Vill man nå alla föräldrar med allmän information ska man inte använda Facebook-gruppen utan då är det e-post som gäller! Detta för att inte alla nås av Facebook. Riktlinjerna uppdaterade 2014-02-18 av Ann Ottestig