Personalekonomisk redovisning Den personalekonomiska redovisningen innehåller uppgifter i form av fakta, analyser och nyckeltal. Redovisningen gäller hela kommunen. All statistik avser tiden mellan 1/1 31/12 respektive år (om inte annat anges). Sammanfattning För sjukfrånvaron har kommunen tydliga mål. Inom övriga områden som redovisas i det personalekonomiska bokslutet saknas övergripande mål. Personalavdelningen saknar också en koppling mellan den personalekonomiska redovisningen och budgetarbetet. 2007 fanns det 2 306 tillsvidareanställda årsarbetare i kommunen. Det är en ökning med 51 årsarbetare jämfört med 2006. Det fanns 2 496 tillsvidareanställningar 2007- en ökning med 22 personer jämfört med 2006. Sysselsättningsgraden ligger på 92,4 %, vilket är en ökning med 1,1 % från föregående år. Kostnaden för övertid och mertid minskade med cirka 1,8 miljoner kronor jämfört med 2006. Antalet utförda övertids- och mertidstimmar minskade med cirka 9 500 jämfört med föregående år. Uttagen kompensationsledighet har fortsatt att öka ytterligare under 2007. Kommunen har en semesterlöneskuld till sina anställda på cirka 44,3 mkr inklusive PO. Det är en ökning med 3,1 mkr jämfört med 2006. Kommunens anställda tog 2007 ut 61 000 semesterdagar, vilket är 1 550 fler dagar än föregående år. Totala sjukfrånvaron i timmar minskade med 20 000 timmar eller tio årsarbetare jämfört med 2006. Personal Förklaringar Anställd Fysisk person med en/flera anställningar i kommunen. Den anställde kan vara tillsvidareanställd och/eller visstidsanställd. Personen räknas endast en gång. Anställning Samtliga anställningar räknas. En anställd kan ha flera anställningar. Förvaltningarna KLK Kommunledningskontor BUF* Barn- och utbildningsförvaltning SF Socialförvaltning RDTJ Räddningstjänst TK Tekniskt kontor KUF Kulturförvaltning SBK* Samhällsbyggnadskontor * =Förvaltningarna har genomgått omstruktureringar och det kan därför vara svårt att jämföra statistik med tidigare år. För att underlätta detta har följande ändringar gjorts: BUF har gymnasieverksamhet, som tidigare låg på egen förvaltning. Statistiken har lagts till BUF. I SBK ingår f.d. Miljö- och hälsoskyddskontoret. Statistiken har lagts till SBK. Mertid Arbetstid som deltidsanställd fullgjort utöver ordinarie arbetstid upp till det arbetstidsmått som gäller för heltidsanställning. Ersättningsnivå 120%. Okompenserad övertid Övertid man vill ta ut i ledig tid istället för i pengar. PO Personalomkostnad. Lagstadgade avgifter plus avtalsenliga kostnader, t.ex. försäkringar och pension. Alla belopp där PO ingår beräknas med 2008 års PO på 41,52% (2007 års PO var 41,80%). Sjuktillfälle Antal tillfällen anställda varit frånvarande p.g.a. sjukdom. Sysselsättningsgrad Arbetstidsmåttet för tillsvidareanställda jämfört med heltidsmåttet (1 980 timmar/år) räknat i %. Tillsvidareanställd Fast anställd Timavlönad Vikarie som avlönas per arbetad timme och som anlitas vid behov. Allmän visstidsanställning Visstidsanställningar Årsarbete De anställdas sammanlagda timmar delat med heltidsmåttet (1 980 timmar/år). Övertid Arbete som fullgjorts utöver ordinarie arbetstidsmått för heltidsanställning. Enkel övertid: ersättningsnivå 180%. Kvalificerad övertid: ersättningsnivå 240%. Många pensionsavgångar är att vänta den närmaste tioårsperioden. Totalt rör det sig om 719 pensioneringar. 17
17
Personalstruktur Anställda 2006 2007 Antalet tillsvidareanställningar i hela kommunen har ökat sedan föregående år med 22 personer, de är nu 2 496 stycken. Socialförvaltningen står för en ökning med 31 anställningar. Barn- och utbildningsförvaltningen har minskat med sex anställningar. Tekniska kontoret har minskat med tio anställningar, fem av dessa är dock vakanser som ska återbesättas under 2008. Övriga förvaltningar har ökat med två eller tre anställningar mellan 2006 och 2007. Antal anställningar i kommunen 2004 2005 2006 2007 Tillsvidareanställningar 2 484 2 474 2 474 2 496 Tillsvidareanställda årsarbetare 2 220 2 220 2 255 2 306 Timanställda under året i årsarbetare 184 180 181 190 2003 2007 Den senaste femårsperioden har Barn- och utbildningsförvaltningen minskat med 50 anställningar och Tekniska kontoret med nio anställningar. Socialförvaltningen har däremot ökat antalet anställningar med 83. På övriga förvaltningar har antalet anställningar ökat eller minskat med mellan en och tre anställningar. Antal anställda jämförelse län Oskarshamns kommun har fler antal årsarbetare per 1 000 invånare än genomsnittet i Kalmar län. Inom samtliga personalkategorier ligger Oskarshamns kommun över snittet, där Vård/ Omsorg har störst differens 5,5 årsarbetare per 1 000 invånare, vilket motsvarar 144 personer. Inom administrationen och Fritid/ Kultur är differensen minst, tre respektive åtta årsarbetare. Oskarshamns kommun bör följa upp om den högre personaltätheten motsvarar en högre kvalitet för kunder och brukare. Antal årsarbetare per 1000 invånare i kommunen och för länet 1 november 2006 Personalkategori Oskarshamn Kalmar län Arbetstidsmått och övertid Diff Diff i antal årsarbetare Förskola 12,2 10,9 1,3 34 Vård/Omsorg 39,1 33,6 5,5 144 Skola 17,2 15,2 2,0 52 Fritid/Kultur 2,2 1,9 0,3 8 Teknik 12,2 10,0 2,2 58 Adminstration 5,4 5,3 0,1 3 Sysselsättningsgrad Sysselsättningsgraden har ökat i hela kommunen och ligger på 92,4 %. Jämfört med föregående år är ökningen 1,1 %. Socialförvaltningen har ökat sysselsättningsgraden med 2,3 %. Ett ökat antal årsarbetare på Socialförvaltningen bidrar till detta. Ökningen av årsarbetarna beror på att resursturer införts. Bemanningsenheten ska jobba aktivt under 2008 för att bland annat minska antalet timavlönade vikarier och öka utnyttjandet av resursturerna. Den senaste femårsperioden har en ökning i sysselsättningsgrad skett med 2,9 %. Socialförvaltningen, Tekniska kontoret och Barn- och utbildningsförvaltningen har ökat sina sysselsättningsgrader med mellan 5,1 % och 6,6 % under nämnda period. Tekniska kontoret är den förvaltning som ökat sin sysselsättningsgrad allra mest. Övertid och mertid 2007 var antalet utförda övertidstimmar 1 856 färre än under 2006 i hela kommunen. Socialförvaltningen var den enda förvaltningen, där övertiden ökade (+212 timmar). Övriga förvaltningar minskade sin övertid, Räddningstjänsten med mest (-781 timmar). Räddningstjänsten har inrättat en pool inom ram för att minska övertiden vid revision, sjukdom etc. Barn- och utbildningsförvaltningens inrättade pool för lärare minskar behovet av vikarier och övertiden på förvaltningen. Tekniska kontorets övertid har minskat och den består till stor del av oförutsedda händelser utanför ordinarie arbetstid. Övertiden ökade 2006 och nu är den tillbaka på ungefär samma nivå som 2005. Mertiden har fortsatt sjunka. Mellan 2006 och 2007 har antalet mertidstimmar sjunkit med nästan 8 000 timmar. Barn- och utbildningsförvaltningen och Socialförvaltningen stod för den kraftigaste minskningen. Minskningen kan ha samband med den ökade sysselsättningsgraden, eftersom mertid utförs av anställda som inte har 100 % sysselsättningsgrad. Den senaste femårsperioden tenderar övertiden men framförallt mertiden att minska. Utförd övertid och mertid i antal timmar Till Enkel övertid Kvalificerad övertid Mertid kompensationsledighet 2003 11 719 29 626 73 244 36 316 2004 9 449 25 692 65 646 31 923 2005 8 740 23 111 68 601 34 805 2006 9 638 25 453 67 280 40 294 2007 9 465 23 770 59 500 39 422 Under 2007 var kommunens totala kostnad för utförd övertid och mertid 15,9 mkr inklusive PO. Det är en minskning med 1,8 mkr jämfört med 2006. Den utförda övertiden och mertiden motsvarar 47 årsarbetare, vilket är en minskning med fem årsarbetare från 2006. Fördelat på 18
Förvaltningarna motsvarar den utförda mer- och övertiden 15 årsarbetare på Barn- och utbildningsförvaltning, 24 på Socialförvaltningen, en på Kommunledningskontoret, tre på Räddningstjänsten, och fyra på Tekniska kontoret. Något färre valde att ta ut övertiden i kompensationsledighet jämfört mot 2006. Anställda inom Socialförvaltningen motsäger det och väljer att ta ut sin övertid i ledighet i allt högre grad (en fördubbling jämfört mot 2003). Den ledighet som de anställda tagit ut som kompensation för övertid har ökat något, med 1 499 timmar sedan 2006. De senaste fem åren väljer de anställda att i högre grad ta ut ledigheten istället för att spara den, en ökning har skett med 5 300 timmar. Se under rubriken Okompenserad övertid för specifikation av kostnaderna. Personalkostnader Löne- och personalomkostnad Kommunen betalade 2007 ut drygt 687 mkr i lön till de anställda. Lagstadgade avgifter, så kallade personalomkostnader (PO), uppgick till 268 mkr och var dyrare än de varit tidigare år. Antalet anställda har ökat, vilket påverkar lönekostnadens ökning. Procentuellt har lönekostnaden ökat med 6,3 % (även om de flesta avtalen gav cirka 3 %), vilket är den högsta ökningen de senaste fem åren. I takt med fler pensionsavgångar har också kostnaden för utbetalda pensioner ökat och har inte heller varit högre tidigare. Frågan är hur vi kan arbeta mer strategiskt med personalkostnaderna- pensionskostnaderna ökar i och med med åldrande personal, en tydligare lönepolitik efterfrågas och mer kvalitet i arbetet- där de personalsociala kostnaderna bland annat spelar stor roll. Personalkostnader i mkr 2003 2006 2007 Diff 06-07 Lönekostnad 574,2 646,2 687,1 40,9 Personalomkostnader 238,6 255,5 268,9 13,3 Utbetald pension 23,1 26,3 28,0 1,6 Avsättning pensionsskuld 1,4-1,2 9,3 10,5 Personalsociala kostnader (friskvård, kurser etc.) 6,6 9,3 10,5 1,2 Arvode 4,2 3,8 4,0 0,3 Summa 848,2 939,9 1 007,8 67,9 De personalsociala kostnaderna ökade med 1,2 mkr. Mellan 2006 och 2007 ökade kostnaderna för friskvård och sjukvård, personalrepresentation, kompetensutveckling, rekrytering och avveckling (personalsociala kostnader) med 1,8 mkr. Personalrepresentationen minskade mest och kostnaderna för kompetensutveckling ökade mest. Kostnaderna för arvode till förtroendevalda har ökat något mer mellan 2006 och 2007. För första gången har de totala personalkostnaderna överstigit 1 miljard kronor: Personalkostnaderna har ökat med 67,9 mkr jämfört med 2006. Mellan 2005 och 2006 var ökningen på 36,3 mkr. Skulder till de anställda Semesterlöneskuld För innestående, ej uttagna semesterdagar, har kommunen en semesterlöneskuld till sina anställda på cirka 44,3 mkr, inklusive PO, fördelat på trettio tusen dagar. Det är en ökning med 3,1 mkr jämfört med föregående år (2,7 mkr 2005-2006) och en ökning med 7 mkr den senaste femårsperioden. Enligt avtal får de anställda fler semesterdagar ju äldre de blir och ju äldre medarbetarna i kommunen blir, desto fler dagar sparar de. Detta fenomen understryks av Kulturförvaltningen som säger att de har många anställda över 50 år som sparar sin semester. Under 2008 kommer Kulturförvaltningen att söka förmå de anställda att i högre grad ta ut sin avtalsenliga semester. De anställda ska enligt avtal ta ut minst 20 dagar i semester under året men vid slutet av varje år är det väldigt många medarbetare som fortfarande inte tagit ut sina tjugo dagar. Frågan är om förvaltningarna följer avtalet. Inom nästan alla förvaltningar har de anställda dock ökat sitt semesteruttag jämfört med 2006. Okompenserad övertid Skulden för okompenserad övertid/ mertid uppgår till cirka 8 mkr inklusive PO. I pengar har skulden ökat med cirka 200 tkr men timmarna är färre än under 2006. De senaste fyra åren har timmarna legat på ungefär samma nivå runt 33 tusen timmar. Total skuld till kommunens anställda Den totala skulden för okompenserad övertid/ mertid och semester ligger på 52,3 mkr inklusive personalomkostnader. Skulden har ökat med 3,3 mkr sedan 2006 och med 8,6 mkr de senaste fem åren. Sedan 2003 har Socialförvaltningen stått för den stora ökningen i skuld nämligen 5 mkr, Räddningstjänsten och Tekniska kontoret har ökat sin skuld med 1,4 respektive 1,5 mkr. I övrigt ligger förvaltningarna kvar på ungefär samma nivå. Total skuld till kommunens anställda per förvaltning i Mkr inkl PO Förvaltning 2003 2006 2007 Diff 06-07 KLK 1,9 2,1 2,1 0,1 BUF 15,8 15,4 16,1 0,7 SF 18,0 21,2 23,0 1,8 RDTJ 1,4 2,4 2,8 0,4 TK 4,6 6,1 6,1 0,0 KUF 0,8 0,9 1,0 0,1 SBK 1,1 1,0 1,1 0,1 Kommunen 43,7 49,0 52,3 3,3 19
Frånvaro Semester Semesteruttaget är den frånvaro som ökat sedan 2006 i övrigt har föräldraledighet, semester och övrig frånvaro (tjänstledigheter med flera ledigheter) minskat. Sjukfrånvaron i dagar är den frånvaro som stadigt minskat de senaste fem åren. Semesteruttaget ligger på ungefär samma nivå som 2003. Föräldraledigheten har ökat sedan 2003 och övriga frånvaron har minskat. Frånvaro i kalenderdagar för hela kommunen 2003 2006 Diff 06-2007 07 Sjukdagar 102 968 80 970 75 280-5 690 Föräldraledighet 48 036 55 614 52 685-2 929 Semesterdagar 61 286 59 499 61 052 1 553 Övrig frånvaro 46 228 39 056 35 346-3 710 Summa 258 518 235 139 224 363-10 776 Sjukfrånvaro All sjukfrånvaro i kommunen som helhet har minskat. Totalsjukfrånvaron i timmar har ökat inom Kommunledningskontoret, Kulturförvaltningen, Barn- och utbildningsförvaltningen i övriga har den minskat och för hela kommunen är det en minskning på 20 000 timmar eller tio årsarbetare. Den totala sjukfrånvaron har minskat med 0,6 % sedan 2006. Sjukfrånvaro i hela kommunen 2006 2007 Total ordinarie arbetstid i timmar 4 781 060 4 877 806 Total sjukfrånvaro i timmar 389 995 369 554 Total sjukfrånvaro i % 8,2 7,6 Sjukfrånvaro över 60 dagar i % av total sjukfrånvaro 69,5 68,1 Kvinnor i % 9,3 8,6 Män i % 4,3 4,0 Upp till 29 år 3,7 3,3 30-49 år 10,7 8,2 Över 50 år 9,8 8,4 Räddningstjänsten har lägst sjukfrånvaro med 1,92 %. Tekniska kontoret och Socialförvaltningen har högst sjukfrånvaro med 8,4 % men den fortsätter stadigt att minska. Långtidssjukfrånvaron har ökat på Samhällsbyggnadskontoret, Kommunledningskontoret, Räddningstjänsten och Barn- och utbildningsförvaltningen övriga förvaltningar har sänkt sjukskrivningarna över 60 dagar, vilket påverkat siffrorna för hela kommunen och en minskning har skett. Kommunen har som mål att de anställda ska ha 5 % eller lägre sjukfrånvaro av ordinarie arbetstid. Ingen förvaltning (utom Räddningstjänsten med ett fåtal kvinnor anställda) når målet för kvinnorna på förvaltningen. Männen är däremot mindre sjukfrånvarande. På alla förvaltningar, utom på Tekniska kontoret (5,5 %), ligger männen under 5 % i sjukfrånvaro. Inom alla ålderskategorier har en minskning av sjukfrånvaron skett för kommunen som helhet. Personalförsörjning Pensionsavgångar Statistiken beräknas på att de anställda väljer att gå i pension vid 65 år (RDTJ har en pensionsålder på 58 år). Lagen om anställningsskydd (LAS) ger anställda en rättighet att ha kvar sin anställning till 67 års ålder. Det finns ingen övre gräns för när en anställd måste gå i pension. Många pensionsavgångar är att vänta den närmaste tioårsperioden och detta kommer att märkas på samtliga förvaltningar. Totalt rör det sig om 719 pensioneringar mellan 2008 och 2018. Antal pensionsavgångar vid 65 år (58 år RDTJ) per förvaltning, kommande 5- och 10-årsperiod 2008-2012 2013-2018 Totalt 2008-2018 KLK 4 16 20 BUF 118 156 274 SF 114 177 291 RDTJ 14 13 27 TK 34 42 76 KUF 9 6 15 SBK 8 8 16 Kommunen 301 418 719 Flest pensionsavgångar har BUF (274 personer) och SF (291 personer). På Räddningstjänsten, Samhällsbyggnadskontoret och Kulturförvaltningen går mellan 40 % och 50 % av de anställda i pension fram till 2018. På Socialförvaltningen går minst antal personer i pension i relation till antal anställda nämligen 26 %. De stora förvaltningarna har flera stora yrkeskategorier med omfattande pensionsavgångar, vilka kräver speciella insatser. Kommunledningskontoret överväger kompetensväxling vid pensionsavgångarna för att bland annat förstärka de kvalificerade handläggarresurserna. Inom alla förvaltningar finns dessutom specialister som kan vara svårrekryterade. Tekniska kontoret och Samhällsbyggnadskontoret har till exempel pensionsavgångar inom både ingenjörs- och inspektörsområdena som är svårrekryterade både med hänsyn till utbud och marknad. Räddningstjänsten har flera brandmästare som går i pension, dessa utbildas dock internt. Barn- och utbildningsförvaltningen möter pensionsavgångar genom arbetsmarknadsdagar, traineeprogram och andra marknadsföringsåtgärder. Kommunen behöver en personalförsörjningsstrategi på central nivå för att möta pensionsavgångarna och ta emot nyrekryterad personal på ett positivt sätt. 20
PERSONALEKONOMISK REDOVISNING 1