Kontanthantering inom Folkhälsonämndens verksamheter



Relevanta dokument
Riktlinje för dagskassor med kontanthantering

Riktlinje för dagskassor med kontanthantering

Regler för kontanthantering

Riktlinjer för kontanthantering

Tid: Onsdagen den 9 april 2014, klockan Plats: Samlingssalen, Letälvsgården, Sveagatan 11, Degerfors

Konsekvensbeskrivning Konsekvenser för hållbar utveckling är enbart en positiv påverkan på kommunens ekonomi och kostnadseffektivitet.

Revisionsrapport 2014 Genomförd på uppdrag av revisorerna. Skurups kommun. Hantering av kontantkassa

Ärende 22. Redovisning av internkontroll kommunstyrelsen 2015 avseende fakturor för representation, kurser, resor och hotell

Tillämpning av finanspolicyn. Kontanthantering

Rapport från kommunrevisorerna avseende granskning av kommunens kontanthantering.

Riktlinjer för kontanthantering

Kontant försäljningsverksamhet

Anvisningar för hantering av kontanta medel vid Linnéuniversitetet

Attestreglemente för Borgholms kommun

Redovisning av beställarkompetens för kost inom vård och omsorg

Granskning av kontanthantering inom kostenheten

Brukarundersökningar kost och städ 2014

Attestreglemente Reviderat 2012 KS12.185

Revisionsrapport. Kontantkassor. Gällivare kommun. Februari Hans Forsström, certifierad kommunal revisor

Granskning av kontant försäljnings- Verksamhet

ATTESTREGLEMENTE 1(6) STYRDOKUMENT DATUM

Innehållsförteckning Kontanta medel... 3

SÖDERTÄLJE KOMMUNALA FÖRFATTNINGSSAMLING

Granskning kontanthantering Bildningsnämnden

Granskning av kontanthanteringen vid café- och restaurangverksamheten Servicenämnden

Motionssvar: schemalägga skollunch som lektion

Rapport Granskning av kontantkassor. Krokoms kommun

Instruktioner och generella anvisningar för hantering av privata medel

Återrapport om analysen av Nöjd Kund Index av måltid inom skola

Granskning kontanthantering

Tillämpningsanvisningar attestreglemente

Hantering av kontantkassor Kalix kommun

Ärende 26. Motion om konferenshotell med restaurang på Näset

Exempel på åtgärder för att minimera kontanthantering är:

Kommunal författningssamling. Attestreglemente. Motala kommun

Direktiv - Internbudget 2015

Tillämpningsanvisningar till reglemente för attest och kontroll av ekonomiska transaktioner

Riktlinjer för specialkost i skolan

Rutin för redovisning av dagskassor för enheter kopplade till TakeCare Hälso- och sjukvårdsförvaltningen

Rutin gällande fordons- och drivmedelskort samt körjournal för anställda i Håbo kommun

KS Ärende 9 Finansiell rapport 2013

Revisionsrapport Uppföljande granskning av rapporten Attester och utbetalningsrutiner

Riktlinjer för attest av ekonomiska transaktioner

Nöjd Kund Index av måltid inom skola

Borlänge kommun. Internkontroll KS Riktlinjer för kontanthantering- rutin för kontanta inbetalningar. Beslutad av kommunstyrelsen

Uppföljning Nöjd Kund Index städning skola

Riktlinjer för handkassor i Härnösands Kommun

Reglemente. Attest och kontroll av ekonomiska transaktioner. Mariestad. Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad

Reglemente för attest

Tillämpningsanvisning till Attestreglemente

Anvisningar för resor, kurser, konferenser och representation samt ersättning för utlägg vid Kommunstyrelseförvaltningen.

Riktlinje för hantering av privata medel och värdeföremål

Timrå kommun. Kontantkassor. Revisionsrapport. KPMG AB 6 mars 2012 Antal sidor: 9. Kontantkassor

Ärende 29. Medborgarförslag småbåtshamn i Karlskoga

Attestreglemente. Dokumenttyp: Reglemente Dokumentansvarig: Ekonomifunktionen Beslutad av: Kommunfullmäktige

Ärende 6 Finansiell rapport 2014

Datum: Attestreglemente. För kontroll av kommunens ekonomiska transaktioner. Antaget av kommunfullmäktige den 27 oktober 2014, 70

Attestreglementet år 2013

Kvalitetsåtagande städ förskola i Karlskoga och Degerfors

Ärendets Första giltig- Diarieplandiarienummer. 1 Det åligger kommunens nämnder att tillse att bestämmelserna i detta reglemente om attest iakttas.

Granskning av utbetalningar

Föreliggande dokument är antaget av kommunfullmäktige/styrelsen , 52. Reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner i Partille kommun

Ärende 16. Projekt IT-Guide

KS Ärende 4. Löpnummer i Politikerrummet: 8

Attestreglemente för Eda kommun

Skurups kommun. Uppföljning av granskningen av kommunens hantering av kontantkassor

Intern kontroll avseende fakturahantering

Riktlinjer för hantering av enskildas privata medel inom social- och äldrenämnden

Ärende 23. Motion om att nämndernas utbildningar hålls inom kommunens gränser eller i närheten

Arbetsmiljöplan, folkhälsonämnden 2015

Tillämpningsanvisningar till reglemente för attestering av ekonomiska transaktioner i Bengtsfors kommunkoncern

Landstingets innehav av företagskort (kontokort)

Granskning av manuella utbetalningar svar på revisionsskrivelse

Redovisning och överföring av ungdomsrådet Ung Kungs medel

INTERN KONTROLL AV Regionstyrelsen (Regionstyrelsen/Regionala Utvecklingsnämnden/Personalnämnden) RAPPORT 2015

Remissvar - motion om att skapa ett ungdomens hus

Utförd intern- och egenkontroll 2014

Ärende 25. Motion om att utreda möjligheterna att återuppliva Sandvikens camping

Ärende 15. Medborgarförslag om kommunala lönespecifikationer via e-post

Granskning av intern kontroll Arbetsmarknadscentrum. Finspångs kommun. Revisionsrapport. Karin Jäderbrink Certifierad kommunal revisor

Granskningsrapport Nr

Riktlinjen trädde i kraft den 1 januari 1997 enligt beslut i kommunfullmäktige den 19 december 1996, 161.

Föreliggande dokument är antaget av kommunfullmäktige Dokumentet är fastställt på nytt av kommunfullmäktige , 63.

Regler för användande av betalkort och drivmedelskort i Botkyrka kommun

Riktlinjer för hantering av kontanta medel

Revisionsrapport. Granskning av kontanthantering Ängelholms kommun. Mars 2009 Sven E. Rosén Karin Andersson

Ärende 7. Medborgarförslag att piffa upp gång- och cykeltunnel

Uppföljning avseende granskning av attestrutiner

Denna rutin ingår som en del av omsorgsnämndens förfrågningsunderlag.

Attestreglemente med tillämpningsanvisningar

Ekonomiavdelningen (5) REGLEMENTE FÖR KONTROLL AV EKONOMISKA TRANSAKTIONER I VÄRNAMO KOMMUN

Ärende 26. Arkivbeskrivning för kommunstyrelsens ledningskontor

Ärende 26. Motion om att skapa ekonomiska förutsättningar för förebyggande arbete för barn och unga

REGLEMENTE FÖR ATTEST OCH KONTROLL AV EKONOMISKA TRANSAKTIONER

Hantering av privata medel inom socialtjänsten

Riktlinjer för hantering av brukares privata medel

1 (5) Attestreglemente. Regler för kontroll av verifikationer. Antagen av Kommunfullmäktige

Intern kontroll Kultur och livsmiljö Håbo kommun

Rapport Granskning av försörjningsstöd. Krokoms Kommun

ATTESTREGLEMENTE FÖR SOTENÄS KOMMUN

Transkript:

Tjänsteskrivelse 2013-04-17 FHN 2013.0051 Folkhälsonämnden Kontanthantering inom Folkhälsonämndens verksamheter Sammanfattning Deloitte har på uppdrag av kommunrevisorerna granskat kommunens kontanthantering med syfte att kartlägga omfattningen av kontanthanteringen inom Karlskoga kommun samt att undersöka på vilket sätt den interna kontrollen har uppfyllts i rutinerna. En omfattande kontanthantering innebär en ökad risk för ekonomisk skada för kommunen. Det finns alltid en risk för oegentligheter vid kontanthantering och det är därför extra viktigt med noggrant utformade rutiner och interna kontroller vid denna hantering. Kontrollerna bör vara organiserade så att tillfälle för stöld och förskingring minimeras samt att indikationer för förekomsten av oegentligheter upptäcks i ett så tidigt skede som möjligt. Efter genomförd granskning av rutiner och tillvägagångssätt både centralt på redovisningsenheten och stickprovsvis ute bland de olika kassaenheterna konstaterades att den stora bristen är avsaknaden av styrdokument och rutinbeskrivningar avseende kassahanteringen inom kommunen. Kontanthantering är som angavs ovan ett område som är förknippat med risker och en god intern kontroll är därför extra viktig på detta område. God internkontroll bygger dock på att det finns fastställda rutiner och regler att följa upp. Efter genomförd granskning rekommenderar revisorerna att Karlskoga kommun; - Upprättar kommunövergripande styrdokument och rutinbeskrivningar rörande kontanthantering. - Se över behovet av utbildning av kassaansvariga. - Överväga om samtliga hand-och kontantkassor inom kommunen är nödvändiga. - Förbättra den interna kontrollen av kontanthantering. - Säkerställa att godkända kassaregister används och se över möjligheten får att använda samma kassasystem vid alla större kassaenheter inom kommunen. g:\nämnden\nämndadministration\pdf till hemsidan\2013-05-08\ärende 02. kontanthantering i folkhälsonämndens verksamheter\tjänsteskrivelse intern fhf.doc

2 (2) Folkhälsoförvaltningen har arbetat fram en rutin för kontanthantering inom nämndens verksamheter för att säkerställa hanteringen av kontanta medel. Beslutsunderlag Folkhälsoförvaltningens tjänsteskrivelse den 17 april 2013. Rutin för kontanthantering inom Folkhälsonämndens verksamheter. Folkhälsoförvaltningens förslag till beslut Folkhälsoförvaltningen föreslår Folkhälsonämnden att godkänna rutin för kontanthantering inom Folkhälsonämndens verksamheter. Ekonom Expedieras till Verksamhetschefer Kontaktekonom

Rutin för kontanthantering inom Folkhälsonämndens verksamheter Kostverksamheter med tillgång till kassaapparat Kost Äldreomsorg Vid servicehusen förekommer kontanthantering i samband med köp i restaurangen(inga lunchkuponger finns framtagna). Alla köp registreras i en kassaapparat och kassan räknas ut dagligen. Räkna kassan och banka Vid Nickkällan och Solbringens restaurang räknar personalen samman dagskassorna för varje vecka och fyller i insättningskvittot till Loomis samt kassarapport. Kökschefen attesterar och faxar (613 95) eller mailar (kassa.redovisning@karlskoga.se) en kopia på kassarapporten till. Bergmästarens personal räknar samman dagskassorna varannan vecka och fyller i insättningskvittot till Loomis samt kassarapport. Kökschefen attesterar och faxar (613 95) eller mailar (kassa.redovisning@karlskoga.se) en kopia på kassarapporten till varannan vecka. Caféverksamhet Kostverksamheten har ett café i kommunhusen (Ledningskontoret samt Skranta) i Karlskoga. Alla köp registreras i en kassaapparat och kassan räknas ut dagligen. Räkna kassan och banka Cafépersonalen räknar samman dagskassorna efter månadens slut och fyller i insättningskvittot till Loomis samt kassarapport. Kökschefen alternativt verksamhetschefen attesterar och faxar (613 95) eller mailar (kassa.redovisning@karlskoga.se) en kopia på kassarapporten till efter månadens slut. g:\nämnden\nämndadministration\pdf till hemsidan\2013-05-08\ärende 02. kontanthantering i folkhälsonämndens verksamheter\rutin för kontanthantering fhn.doc POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO 691 83 KARLSKOGA Fakturahantering 0586-610 00 fkn@karlskoga.se 12 27 80-0 BESÖKSADRESS Box 50755 TELEFAX WEBBADRESS ORG NR Skrantahöjdsvägen 35 202 71 MALMÖ 0586-622 49 www.karlskoga.se 212000-1991

2 (5) Verksamheter utan tillgång till kassaapparat I övriga verksamheter inom förvaltningen där det inte finns tillgång till kassaapparat för registrering av köp: - Förskolekök - Skolkök - Torpdalen och Letälvsgården Köp av skollunch Lunchkuponger finns att köpa hos Folkhälsoförvaltningens ledningskontor och kostnaden dras direkt på den anställdes lön. Det går även att äta i skolrestaurangen utan att ha kupong och då sker kontant betalning. Dessa pengar tas om hand och förvaras av kökschefen. Kökschefen räknar samman kassan och fyller i insättningskvittot till Loomis samt kassarapport. Kökschefen attesterar och faxar (613 95) eller mailar (kassa.redovisning@karlskoga.se) en kopia på kassarapporten till när summan uppnår 6 000 kronor. Personal som köper frukost/lunch/kaffe/mellanmål etc. Kökspersonal som köper frukost/lunch/kaffe/mellanmål skriver upp sig på listor som finns i varje kök. Betalning sker direkt eller så sammanställs listan varje månad och då ska betalning ske. När övrig personal gör måltidsköp eller annat köp av köken ska direkt betalning ske. Kökschefen räknar samman kassan och fyller i insättningskvittot till Loomis samt kassarapport. Kökschefen attesterar och faxar (613 95) eller mailar (kassa.redovisning@karlskoga.se) en kopia på kassarapporten till när summan uppnår 6000 kronor. Attestreglemente I kommunens attestreglemente (KS 2009.0224) regleras ansvar och rutiner för den interna kontrollen av ekonomiska transaktioner. Nämnden ges ett helhetsansvar för den interna kontrollen inom sin förvaltning. Vidare ska nämnd, inom sitt ansvarsområde, utse attestanter och samt ersättare till dessa. Attest är den namnteckning, eller vid elektronisk attest unik användaridentitet plus lösenord, med vilken av nämnd därtill utsedd person, bekräftar att ekonomisk transaktion är sakligt motiverad och att erforderligt kontrollmoment utförts.

3 (5) Handkassor i verksamheterna Se särskild anvisning från redovisningsenheten i bilaga 1. Ekonom Folkhälsoförvaltningen

Tjänsteskrivelse 2010-07-14 Per Nordin, Ekonomiavdelningen Bilaga 1 Till utställare och innehavare av handkassor Anvisning för handkassor Handkassans syfte Handkassans syfte ska vara att täcka kostnader för mindre inköp där rekvisitioner eller beställningar fungerar mindre bra. Beslut om handkassa Beslut om att en handkassa ska öppnas fattas av den som är ansvarig för den verksamhet som ska belastas med de kostnader som handkassan ska täcka. Den som är ansvarig för verksamheten kallas här utställare. Ansvarig för handkassan Den som har kvitterat ut en handkassa är personligt ansvarig för handkassan. Den som kvitterat ut handkassan kallas här innehavare. Handkassan betalas ut till innehavaren via utbetalningsavi eller insättning på konto. Handkassans storlek Utställaren beslutar om handkassans storlek. Rutin vid öppnande av handkassa Utställaren av handkassan fyller i blanketten Beslut om ny handkassa. Blanketten ligger på Kikaren med sökväg Kikaren/ekonomi/råd, anvisningar och blanketter. På blanketten framgår vem som ska vara ansvarig för handkassan, beloppets storlek samt vilken förvaltning och enhet som avses. Blanketten undertecknas av utställaren samt innehavaren. Blanketten skickas till redovisningsenheten. Löpande redovisning av inköp Då handkassan förbrukats helt eller delvis upprättar innehavaren en utanordning. Till utanordningen bifogas kvitton som visar vad som köpts, syftet med inköpet, datum, till vem betalning skett, belopp samt momsbelopp. Säljaren registreringsnummer till moms ska framgå av kvittot.

Tjänsteskrivelse 2010-07-14 Per Nordin, Ekonomiavdelningen Bilaga 1 Utanordningen ska konteras, attesteras och i övrigt kontrolleras enligt gällande attestreglemente. Redovisning vid årsskifte Senast i samband med årsskifte har innehavaren ansvaret för att kvitton redovisas, så att kostnaden blir redovisad på rätt år. Om kvitton redovisas för sent har ekonomiavdelningen rätt att inte medge utbetalning för dessa kvitton. Ekonomiavdelningen skickar inför varje årsskifte ut en tidsplan när kostnader senast ska redovisas. Återbetalning av handkassa Om en verksamhet upphör ska handkassan som är knuten till verksamheten slutredovisas och återbetalas av innehavaren. Om innehavaren slutar sin tjänst eller har tjänstledigt ska handkassan slutredovisas och återbetalas. Beslut får sedan eventuellt fattas om att öppna en ny handkassa till efterträdaren på tjänsten. Återbetalning ska även ske om förvaltningsledningen eller ekonomichefen begär det. Blanketten för avslut av handkassa, Avslut av handkassa, ligger på Kikaren med sökväg Kikaren/ekonomi/råd, anvisningar och blanketter. Inventering av handkassa Inventering av handkassor ska ske en gång per år. Inventeringen utförs av ekonomiavdelningen. Förteckning över handkassor Ekonomiavdelningen för en förteckning över öppna handkassor. Tidigare rutiner om handkassor Denna anvisning ersätter de olika rutiner kring handkassor som respektive förvaltning tidigare haft. Per Nordin Redovisningschef