Kallelse Kultur- och fritidsnämnden Tid: Tisdagen den 27 maj kl. 18:00 Plats: Östra Roten, Kommunhuset i Lilla Edet Ärenden 1. Upprop 2. Val av justerare samt fastställande av tid för justering 3. Godkännande av dagordning 4. Information om destinationsutveckling Lödöse Dnr /ULN044 dpl 841 5. Fördjupad översiktsplan Lödöse Dnr /ULN030 dpl 870 6. Tertialrapport 1 Dnr /ULN044 7. Beslut om budget i balans Kostandsanalys och prognos för ishallen Dnr /ULN067 dpl 821 8. Bibliotekssamarbete inom SOLTAK Dnr /ULN046 9. Ansökan om särskilt bidrag till låtskrivarworkshop från Västerlanda kultur och media Dnr /ULN038 10. Ansökan om bidrag till skatepark från IK Bergaström Dnr /ULN041 11. Information om ägarförhållanden gällande fastigheter Föredraganden Projektledare Erik Larsson Projektledare Erik Larsson och kultur- och fritidschef Eva Lejdbrandt Kultur- och fritidschef Eva Lejdbrandt och ekonom Anna Ernhede Kultur- och fritidschef Eva Lejdbrandt Kultur- och fritidschef Eva Lejdbrandt Kultur- och fritidschef Eva Lejdbrandt Kultur- och fritidschef Eva Lejdbrandt Kultur- och fritidschef Eva Lejdbrandt 12. Information från förvaltning och presidium
Kallelse Kultur- och fritidsnämnden 13. Anmälan om inkomna skrivelser 14. Anmälan av delegeringsbeslut Kjell Johansson Ordförande
TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Dpl -04-30 /ULN044 841 Information och lägesrapport för Leader-projekt Destinationsutveckling Lödöse Dnr /ULN044 dpl 841 Sammanfattning Erik informerar om projektet Destinationsutveckling Lödöse, tillvägagångssätt och berättar om eventuella slutsatser fram till dags datum. Beslutsunderlag Eventuellt bifogas Fakta om turism i Sverige Finansiering Projektet drivs som ett Leader-projekt och finansieras därför av EU. Medfinansiering från kommunen består av nyttjande av offentliga resurser så som: del av Eva Lejdbrandts och Maria Anderssons tid samt lokaler och arbetsredskap. Förslag till beslut Nämnden noterar informationen Erik Larsson, Projektledare
TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Dpl -05-14 /ULN030 870 Synpunkt på FÖP Lödöse, utvecklingsområde för turiständamål Sammanfattning Med hänvisning till FÖP Lödöse vill Kultur- och fritid tydliggöra utvecklingen av kulturturism och besöksnäring inom det tänkta nyttjandet av varvsområdet i Lödöse. Dessutom ifrågasätts möjligheten att utveckla turistisk verksamhet på tänkt område då ytan är begränsad och svår att exploatera samt lämpligheten i att fortsatt utveckla varvet som verksamhetsområde då det angränsar till ovan nämnda utvecklingsområde för turiständamål. Kultur och fritid vill också lägga till idrott med utvecklingsbehov på den mark som avsatts för bostäder söder om Ekeberg och i anslutning till grönområde och älvpark samt att ta bort utveckling på området för idrott på Heden, men låta området kvarstå för idrottsanvändning parallellt med det nya området. Avslutningsvis rekommenderas kultur- och fritidsnämnden att ge ett antal förslag till ändringar och tillägg i FÖP Lödöse. Ärendet Fram till och med 26 juni finns möjlighet att lämna in synpunkter på Fördjupad översiktsplan för Lödöse. FÖP ska vara vägledande för beslut i frågor som rör användning av mark- och vattenområden och ge information om den mark- och vattenanvändning som kommunen vill eftersträva. Den ligger också till grund för kommande arbete med detaljplan för Lödöse. Därför är det mycket viktigt att tydliggöra hur en önskvärd utveckling av Lödöse ska ske medan möjligheten finns. Utveckling av besöksmålet Lödöse Turistattraktionen i Lödöse idag utgörs uteslutande av Lödösehus museum samt Ljudaborg med tillhörande evenemang. Därför är det också rimligt att föreslå en vidare utveckling av Lödöse som turistdestination i direkt anslutning till just museet. En sådan utveckling föreslås också i FÖP Lödöse genom att avsätta området norr om varvet för utvecklingsområde för turiständamål. I aktuell FÖP Lödöse finns dessutom en vision om att älven ska tillgängliggöras på ett bättre sätt för invånarna och att fler och bättre kopplingar mot älven behövs där återigen området runt museet lyfts fram som ett område för möjligheter. I ett tredje stycke uttrycks ett stort behov av försköning och upprustning av varvsområdet för att svara mot det krav en plats mellan centrum och älven kräver. Utifrån hittills genomförda intervjuer(i projektet Destinationsutveckling Lödöse) med representanter från bland annat näringslivet och politiken framkommer också att det genomgående är önskvärt att utveckla varvsområdet till ett attraktivt område för besökare med exempelvis småbåtshamn, servering och handel.
sid- 2 - Ovan nämnda exempel visar på en gemensam vision om hur varvsområdet och området runt museet kan bli en attraktiv del av ett framtida Lödöse för såväl besökare som för invånare. Kultur och fritid ifrågasätter att det vid sidan om denna vision uttrycks en önskan om att fortsatt utveckla stora delar av varvsområdet som verksamhetsområde. Argumenten för en sådan utveckling är att det finns en internationellt klassad hamn i området samt att det på grund av fornlämningar, förorenad mark, översvämningsrisk och stabilitetsbegränsningar är svårt att exploatera marken för något annat ändamål. Kultur och fritid ifrågasätter inte dessa fakta men önskar att FÖP Lödöse tydligare visar på att avsikten med hela varvsområdet är att skapa ett attraktivare Lödöse för såväl invånare som besökare med en naturlig koppling mot älven. Mot bakgrund av att Göta Älv är dricksvattentäckt för hela stor-göteborg, finns anledning att sanera varvsområdet. Speciellt mot bakgrund av att ett av Sveriges största saneringsarbeten genomförts i Bohus i Ale kommun av samma anledning, hjälper det föga att Bohus sanerar för att rädda dricksvattnet när ytterligare föroreningar släpps ut högre upp i älven. Här finns det möjligheter till dialog och stöd från Naturvårdsverket med sanering för att området ska kunna användas till andra ändamål än industriell verksamhet. Med tänkt utveckling riskeras att nuvarande och framtida turistiska verksamheter störs och omöjliggörs på grund av den närliggande mer industriellt inriktade miljön. Kultur och fritid ifrågasätter också vilken typ av turistisk utveckling som skulle kunna ske på den avsatta ytan norr om varvet. Genomförda intervjuer (projekt Destinationsutveckling Lödöse) visar på att en av Lödöses största svagheter som turistdestination är avsaknaden av en större reseanledning. Ytan som är tänkt för turistutveckling är begränsad och skapar dåliga förutsättningar att utveckla en sådan attraktion. Fritidsverksamhet Området runt Hedens idrottsplats är tänkt för idrottsändamål även i framtiden, men här finns begränsningar i utbyggnadsmöjligheterna främst pga tillgänglighet till området. Båda tillfartsvägarna går genom villabebyggelse och någon ytterligare tillfart från motorvägen är troligen inte aktuell i närtid. I området strax söder om Ekeberg, på nuvarande jordbruksmark, planeras för bostäder och skola. Området kring den platsen skulle lämpa sig avsevärt bättre för utbyggnad av en fullskalig idrottanläggning som dessutom hamnar i anslutning till en tänkt framtida skola och område avsatt för rekreation och älvpark på västra sidan av gamla E 45. Idrottsanvändningen kan kvarstå i sin nuvarande form på Heden, men en omfattande utveckling på platsen blir problematisk. Föreslagna tillägg och ändringar i FÖP Lödöse Genomgående föreslås att det tydliggörs att målet är att varvet ska utvecklas på ett sådant sätt att såväl invånare som besökare på ett attraktivt sätt får tillgänglighet till älven. I avsnittet Konflikter och avvägningar (sid 21) föreslås att även en trolig konflikt mellan utveckling av verksamhetsområde och utvecklingsområde för turiständamål lyfts fram. sid 2/3
sid- 3 - På markanvändningskartan med tillhörande information föreslås att utvecklingsområde för turiständamål utökas till att även innefatta större delen av varvsområdet. Hänsyn till den internationellt klassade hamnen kan tas genom att reservera en mindre del för denna eventuella verksamhet. På markanvändningskartan lägga till idrott med utvecklingsbehov på den mark som avsatts för bostäder söder om Ekeberg och i anslutning till grönområde och älvpark samt att ta bort utveckling på området för idrott på Heden, men låta området kvarstå. Beslutsunderlag FÖP Lödöse Förslag till beslut Nämnden föreslås besluta att föreslagna tillägg och ändringar översänds till Samhällsbyggnadsnämnden såsom Kultur- och fritidsnämndens synpunkter på FÖP Lödöse. Erik Larsson, projektledare Destination Lödöse Handläggare Eva Lejdbrandt Kultur- och fritidschef Beslutet expedieras till Förvaltningen Mark och exploatering sid 3/3
TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Dpl -05-20 /ULN044-2 000 Tjänsteskrivelse, tertialrapport 1 Dnr /ULN044 Sammanfattning Utbildningsnämndens tertialrapport 1 för presenteras i bilaga. Beslutsunderlag Tertialrapport 1 Förslag till beslut Tertialrapport 1 för godkänns. Eva Lejdbrandt Kultur- och fritidschef Beslutet expedieras till Ekonomiavdelningen Kommunstyrelsen
Tertialrapport 1 Dnr /ULN044 1-05-16
Tertialrapport 1 2 INNEHÅLL 1. Sammanfattning... 3 2. Uppföljning av nämndens grunduppdrag... 3 2.1. Nämndens grunduppdrag enligt verksamhetsplanen... 3 2.2. Uppföljning av nämndens grunduppdrag... 4 3. Uppföljning av mål och riktade uppdrag... 4 3.1. Kommunfullmäktiges mål... 4 3.2. Nämndens egna mål... 9 4. Ekonomisk uppföljning kopplat till prestation... 10 4.1. Nämndens ekonomiska utrymme... 10 4.2. Analys av utfall och prognos... 10 4.3. Åtgärder för att uppnå ekonomisk balans... 10 4.4. och prognos... 10 4.5. och prognos enligt nämndens organisatoriska struktur... 11 4.6. Prestationer... 11 5. Fördjupning till nämnden... 12 5.1. Kulturskola... 12 5.2. Samarbete Lödöse museum... 12 5.3. Föreningsstöd... 12 5.4. Simskola... 12 5.5. Säker och trygg förening... 12 5.6. Energibesparingsåtgärder... 12 5.7. Föreningsdrivna fritidsgårdar... 12 5.8. Tillgänglighetsanpassning Bodasjön... 13 6. Investeringar... 13
Tertialrapport 1 3 1. Sammanfattning Kommunen har under årets första tertial genomfört olika kulturaktiviteter för såväl barn och ungdomar som för äldre i form av teater, konserter, författarträffar m.m. Kommunen har vidare sammanställt och erbjudit olika fritidsaktiviteter för främst barn och ungdomar under sportlovet, däribland ett LAN särskilt riktat till åldersgruppen 13-18 år. Kultur och fritid har initierat kontakt med styrgruppen för Bibliotek i Väst, ett bibliotekssamarbete inom ramen för SOLTAK kommunerna utom Lilla Edet. Frågan om att Lilla Edet anslutning till samarbetet har bemötts mycket positivt och arbete har startats för att möjliggöra en integrering fr o m 2015-01-01. Kultur och fritid har beviljats Leaderpengar för att göra en analys och en utvecklingsplan för Lödöse som besöksmål. En projektledare har anställts och började 1 mars. Arbetet utförs i nära samråd med Göta Älv turism, Lödöse museum och Västarvet, hembygdsföreningar, näringsidkare samt kommunens Mark- och Exploateringsenhet. Beslut har fattats av KS efter förslag från KFN att Musikskolan ska flytta till Folkets Hus i syfte att få bättre anpassade lokaler till lägre hyra och samtidigt påbörja utvecklingen av en Kulturskola och en mötesplats för ungdomarna i Lilla Edet. Kommunens idrotts- och fritidsanläggningar har skötts och underhållits. En avloppsreningsanläggning har installerats i anslutning till klubbhuset på Billerödsvallen, då det inte funnits någon avloppsrening där tidigare. Drickvattenbrunnen på Bertilsgården sinade i vintras och trots ett flertal åtgärder gick det inte att få upp mer vatten, med problem att vattna hästarna på stallet till följd. En ny brunn har nu borrats avsevärt djupare och Bertilsgården har återigen tillgång till dricksvatten. Konstgräsplanen är nu färdigställd och har börjat användas. Återstår några smärre åtgärder kring stängsel. Maskiner för underhåll och sommarskötsel är inköpta, men behöver ställas under tak. Diskussion om en uppställningsplats för maskinerna pågår. Badplatsen i Prässebo har fått nya bryggor som medger att rullstolsbundna nu kan bada i sjön. Till och frånfart har också ordnats så att personer med fysiska funktionshinder kan ta sig ner till vattnet. Toaletterna har bytts ut. 2. Uppföljning av nämndens grunduppdrag 2.1. Nämndens grunduppdrag enligt verksamhetsplanen Nämndens grunduppdrag är att ge alla kommuninvånare möjlighet att uppleva ett rikt och varierat kultur- och fritidsliv, präglat av mångfald och hög kvalitet som ger invånare i Lilla Edets kommun möjlighet att berika sin livssituation genom att stödja och bedriva kultur- och fritidsaktiviteter. Barn och ungdomar är en prioriterad målgrupp i alla verksamheter. Jämställdhet, jämlikhet, mångfald, delaktighet och folkhälsa ska särskilt beaktas och genomsyra all kultur- och fritidsverksamhet.
Tertialrapport 1 4 2.2. Uppföljning av nämndens grunduppdrag Kultur och fritid har under årets första fyra månader Planerat för och genomfört olika kulturaktiviteter för såväl barn och ungdomar som för äldre i form av teater, konserter, författarträffar m.m. Planerat och genomfört olika fritidsaktiviteter för främst barn och ungdomar i form av en rad olika sportlovsaktiviteter, däribland ett LAN särskilt riktat till åldersgruppen 13-18 år. Skött och underhållit kommunens idrotts- och fritidsanläggningar Stöttat alla registrerade föreningar inklusive ett par tillkommande föreningar, med kostnaderna för lokaler, drift och i förekommande fall bidrag till ungdomsverksamhet för att skapa goda förutsättningar för att bedriva kultur- och fritidsaktiviteter. Baserat på ovanstående görs bedömningen att nämnden uppfyllt sitt grunduppdrag under. 3. Uppföljning av mål och riktade uppdrag 3.1. Kommunfullmäktiges mål Prioriterat mål 1 Prioriterat mål: Skapa mötesplatser för ungdomar Inriktningsmål: Utveckla de demokratiska processerna arbetsformer, samspel nämnd/förvaltning och mötesplatser 1) I samråd med ungdomarna erbjuda attraktiva aktiviteter - - 2 >5 2) Erbjuda ungdomsaktiviteter i flera av kommunens delar. - - 3 >3 Kultur och fritid har under första tertialen genomfört ett LAN med spelturneringar på begäran av ungdomarna i åldern 13-18 år. Vidare har kultur och fritid hjälpt till att arrangera olika sportlovsaktiviteter såsom t ex bussresa till bioföreställning på Folkets Hus under sportlovet. Musikskolan förbereder en flytt till Folkets Hus för att på så sätt skapa en aktiv mötesplats för ungdomar. Verksamheten på Tingbergsgården i Lödöse har fortsatt utvecklas och kultur och fritid har stötta föräldraföreningens verksamhet. Kultur och fritid har också stöttat arrangemang som genomförts av Västerlanda Kultur och Media riktade till barn och ungdomar en bedöms vara uppnått vid årets slut.
Prioriterat mål 2 Tertialrapport 1 5 Prioriterat mål: Möjliggöra för medborgarna att delta i kommunens utveckling. Inriktningsmål: Utveckla de demokratiska processerna arbetsformer, samspel nämnd/förvaltning och mötesplatser 3) Öka antalet föreningsaktiva 2 % Ett antal möten med företrädare för olika föreningar har genomförts under tertial 1 för att stötta och utveckla föreningarnas verksamhet. Planerad föreningsutbildning Säker och trygg förening har tvingats ställas in vid två tillfällen pga av för få anmälda deltagare. uppfyllelsen är svårbedömd för närvarande. Prioriterat mål 3 Prioriterat mål: Arbeta i enlighet med kommunens jämställdhetsstrategi. Inriktningsmål: Jämställdhetsarbetet ska den innevarande mandat vara ett prioriterat område, därför har en jämställdhetsberedning tillsatts. Hanteras inte av Kultur och fritidsnämnden Prioriterat mål 4 Prioriterat mål: Samverkan inom SOLTAK Inriktningsmål: Samverka över kommungränserna. 4) Biblioteket ska ingå i nätverket Bibliotek i väst inom ramen för SOLTAK samarbetet. Ja Ja Kultur och fritid har initierat kontakt med styrgruppen för Bibliotek i Väst, ett bibliotekssamarbete inom ramen för SOLTAK kommunerna utom Lilla Edet. Frågan om att Lilla Edet anslutning till samarbetet har bemötts mycket positivt och arbete har startats för att möjliggöra en integrering fr o m 2015-01-01. et bedöms vara uppnått vid årets slut. Prioriterat mål 5 Prioriterat mål: Fortsätta samverkan inom turismområdet för att skapa bestående nätverk inom turismnäringen. Inriktningsmål: Samverka över kommungränserna. 5) Utarbeta en utvecklingsplan för Lödöse i samarbete med turistföreningen, Lödöse Ja museum, ideella föreningar, studieförbund och näringsliv. Ja
Tertialrapport 1 6 Kultur och fritid har beviljats Leaderpengar för att göra en analys och en utvecklingsplan för Lödöse som besöksmål. En projektledare har anställts och började 1 mars. Arbetet utförs i nära samråd med Göta Älv turism, Lödöse museum och Västarvet, hembygdsföreningar, näringsidkare samt kommunens Mark- och Exploateringenhet. et bedöms vara uppnått vid årets slut. Prioriterat mål 6 Prioriterat mål: Söka alternativ till externa placeringar respektive arbeta med förebyggande åtgärder för att undvika att placeringar blir nödvändiga. Inriktningsmål: Ge förutsättningar för goda uppväxtvillkor för barn och unga. Hanteras inte av Kultur och fritidsnämnden Prioriterat mål 7 Prioriterat mål: Fortsätt arbeta för att nå de miljömål som ska uppnås till 2020 utifrån antagen handlingsplan Inriktningsmål: De nationella miljömålen ska vara en ledstjärna i miljöarbetet i Lilla Edets kommun 6) Minska energiförbrukningen på 5 % -5,6 % -23% -10 % kommunens fritidsanläggningar Den kraftiga minskningen av energiförbrukning kan bara förklaras av en ovanligt mild vinter och tidig vår. Åtgärder för att minska energiförbrukningen har vidtagits på Alevi, det är dock för tidigt att notera några besparingar, eftersom de iscensattes först i mars. Ytterligare analyser genomförs på ett tiotal andra anläggningar med hög energiförbrukning och det sammanställda resultatet ska presenteras efter sommaren för ev vidare åtgärder. et kan därför inte bedömas för närvarande. Prioriterat mål 8 Prioriterat mål: Invånarantalet ska öka med en procent jämfört med föregående år. Inriktningsmål: Antalet invånare i kommunen ska öka 7) Erbjuda attraktiva kulturarrangemang tillsammans med kommunens kulturaktörer 74 116 300 10 Kultur- och fritid har under första tertialen genomfört olika kulturevenemang så som författaraftnar, teaterföreställningar för skolbarn i samarbete med Regionteater Väst, konserter med musikskolan mm et är uppfyllt.
Tertialrapport 1 7 Prioriterat mål 9 Prioriterat mål: Det offentliga rummet ska vara snyggt och rent med trygga och tillgängliga miljöer. Inriktningsmål: Antalet invånare i kommunen ska öka 8) Fritidsanläggningarna ska vara välskötta och säkra 100 % 100 % 100 % 9) Tillgänglighetsanpassa kommunens anläggningar 0 0 1 1 1 Fritidsanläggningarna är skötta enligt tidigare års plan. Då vädret varit gynnsamt under första tertialen, har inga större snöröjningsinsatser behövts. Brunnen på Bertilsgården slammade igen och vattnet tröt, varför vattenbrist uppstod för uppstallade hästar. En snabb brunnsborrningsinsats genomfördes för att klara vattenförsörjningen och nu finns det en ny djupborrad brunn med god vattentillförsel igen. Gräsplanerna har vertikalskurits för att förbättra gräsväxten. Konstgräsplanen har färdigställts och underhåll i form av borstning ha påbörjats. Badplatsen i Prässebo har fått nya bryggor som medger att rullstolsbundna nu kan bada i sjön. Till och frånfart har också ordnats så att personer med fysiska funktionshinder kan ta sig ner till vattnet. Toaletterna har bytts ut. et bedöms vara uppnått vid årets slut. Prioriterat mål 10 Prioriterat mål: Gator ska asfalteras enligt den beläggningsplanering som genomförs utifrån budgeterade medel för. Inriktningsmål: Antalet invånare i kommunen ska öka Hanteras inte av Kultur och fritidsnämnden Prioriterat mål 11 Prioriterat mål: Brukarna skall vara nöjda med sitt särskilda boende. Inriktningsmål: Äldre och funktionsnedsatta ska kunna leva ett aktivt liv och ha inflytande över sin vardag. Hanteras inte av Kultur och fritidsnämnden Prioriterat mål 12 Prioriterat mål: Utveckla kollektivtrafikresandet utifrån medborgarnas behov. Inriktningsmål: Verka för ett ökat resande i kollektivtrafiken.
Tertialrapport 1 8 Hanteras inte av Kultur och fritidsnämnden Prioriterat mål 13 Prioriterat mål: Verka för att utveckla fibernät i kommunens olika delar. Inriktningsmål: Verka för en utvecklad datakommunikation och bandbredd i kommunen. Hanteras inte av Kultur och fritidsnämnden Prioriterat mål 14 Prioriterat mål: Förbättra kommunernas myndighetsutövning gentemot företag Inriktningsmål: Förbättra kommunernas myndighetsutövning gentemot företag med utgångspunkt från SKL:s öppna jämförelser avseende Företagsklimatet, en insikts- och servicemätning av kommunernas myndighetsutövning. Hanteras inte av Kultur och fritidsnämnden Prioriterat mål 15 Prioriterat mål: Påbörja arbetet med kvalitetsstyrning i kommunens verksamheter. Inriktningsmål: Införa kvalitetsstyrning i alla verksamheter. Hanteras inte av Kultur och fritidsnämnden Prioriterat mål 16 Prioriterat mål: Samtliga elever som lämnar grundskolan ska vara behöriga till gymnasiet. Inriktningsmål: Alla barn och ungdomar ska, oberoende av ekonomiska och sociala villkor, ha tillgång till en god utbildning samt vara behöriga till gymnasieskolan. 10) Utveckla kvalitativt samarbetet mellan Ja Ja kultur, förskola och skola Ett avtal om teaterföreställning för samtliga årskurser har tecknats med Regionteater Väst under kalenderåret. En föreställningsserie har genomförts under första tertialen. Ansökan om medel för ytterligar Skapande skola projekt under kommande läsår fick avslag av Kulturrådet, då samma samarbetspartner (Lödöse Museum) ingick för fjärde året i rad. Biblioteket fortsätter med bokprat på skolorna, men minskar på klassbesöken pga resursbrist. et bedöms uppnått vid årets slut.
Prioriterat mål 17 Tertialrapport 1 9 Prioriterat mål: Meritvärdet ska öka i kommunens skolor. Inriktningsmål: Alla barn och ungdomar ska, oberoende av ekonomiska och sociala villkor, ha tillgång till en god utbildning samt vara behöriga till gymnasieskolan. Hanteras inte av Kultur och fritidsnämnden Prioriterat mål 18 Prioriterat mål: Alla elever i årskurs F-3 ska ha tillgång till moderna pedagogiska hjälpmedel. Inriktningsmål: Alla barn och ungdomar ska, oberoende av ekonomiska och sociala villkor, ha tillgång till en god utbildning samt vara behöriga till gymnasieskolan. Hanteras inte av Kultur och fritidsnämnden Prioriterat mål 19 Prioriterat mål: Personaltätheten ska öka inom verksamheten i förskolan. Inriktningsmål: Alla barn och ungdomar ska, oberoende av ekonomiska och sociala villkor, ha tillgång till en god utbildning samt vara behöriga till gymnasieskolan. Hanteras inte av Kultur och fritidsnämnden Prioriterat mål 20 Prioriterat mål: Öka möjligheterna att anordna arbetsmarknadsanpassad vuxenutbildning. Inriktningsmål: Alla barn och ungdomar ska, oberoende av ekonomiska och sociala villkor, ha tillgång till en god utbildning samt vara behöriga till gymnasieskolan. Hanteras inte av Kultur och fritidsnämnden 3.2. Nämndens egna mål Nämndens egna mål 11) Ge kvinnor och män lika möjligheter i föreningslivet. - - - 40-60 måltal Under året planeras en totalanalys av föreningsstödet som kan visa på hur stödet fördelas på kvinnor och män. Arbetet har inte påbörjats. et är därför svårbedömt för närvarande.
Tertialrapport 1 10 4. Ekonomisk uppföljning kopplat till prestation 4.1. Nämndens ekonomiska utrymme Tabellen visar det budgeterade utrymme som nämnden har att förhålla sig till. Beslutsdatum Beslutet avser Beslutat belopp Nämndens totala i KF utrymme -06-19 MoR-beslut 21 900 tkr 21 900 tkr 4.2. Analys av utfall och prognos Kultur- och fritidsnämnden redovisar ett överskott i på 0,2 mkr och prognostiserar ett nollresultat för året. Periodens resultat beror på en utebliven periodisering gällande hyra för ishallen på 0,2 mkr. Bibilioteksverksamheten redovisar ett överskott för, beroende på att verksamheten planerar sin ekonomi utifrån att större inköp av litteratur nästan uteslutande sker under hösten. Nettokostnadsutvecklingen för har varit 10,7 % högre jämfört med samma period föregående år. Detta är något högre än inflationen och förklaras bland annat av ökade kostnader för ishallen. Viss del av kostnadsökningen är kostnader för ishallen som kan härledas till men som inkom efter att årsbokslutet blev klart. För året prognostiseras en nettokostnadsutveckling på knappt 12,3% jämfört med vilket främst beror på en volymökning i form av drift av konstgräsplan och ishall, samt en satsning på mötesplatser för unga där vi haft större kostnader än budgeterat på grund av uppstartskostnader. Lönekostnadsutveckling har varit 6,7 % högre jämfört med samma period föregående år och kan förklaras av att lönerevisionen för föregående år inte var utbetald. I årets period så har lönerevisionen redan blivit utbetald. För året prognostiseras en lönekostnadsutveckling på knappt 10 % på grund av en utökning av en kultursekreterartjänst. 4.3. Åtgärder för att uppnå ekonomisk balans Kultur- och fritidsnämnden prognostiserar ett nollresultat och därmed föreslås inga åtgärder. 4.4. och prognos Nämnden totalt till och med Periodens budget Budget Avvikelse i denna prognos Avvikelse Nettokostnad i tkr (anges med minustecken) -7 352-7 539 187-21 900-21 900 0-19 509 Lönekostnad (anges med minustecken) -1 741-1 783 42-5 033-5 033 0-4 591
Tertialrapport 1 11 Nämnden totalt utveckling i procent jft med samma period fg år jämfört med fg år Nettokostnad 10,7% 12,3% Lönekostnad 6,7% 9,7% 4.5. och prognos enligt nämndens organisatoriska struktur Nettokostnad i tkr per verksamhet Periodens utfall Periodens budget Avvikelse Budget Avvikelse Nämnd & styrelsevht -144-93 -51-280 -280 0 Ledning & -367-455 88-1 520-1 520 0 administration Allmän -1 744-1 873 129-5 620-5 620 0 fritidsverksamhet Studieorganisationer -158-70 -88-210 -210 0 Allmän kulturverksamhet -785-535 -250-1 605-1 605 0 Biblioteksverksamhet -1 321-1 454 133-4 000-4 000 0 Musikskola -655-795 140-2 060-2 060 0 Idrott & -1 956-2 168 212-6 320-6 320 0 fritidsanläggningar Mötesplats unga -222-95 -127-285 -285 0 Totalt -7 352-7 539 187-21 900-21 900 0 4.6. Prestationer till och med fg år Förändring 12 månader Utveckling i procent Budget Avvikelse fg år Utveckling i procent Antal medialån per invånare 2,2 6,3-4,1-65% 5,7 5,7 0,0 5,7 0% Antal besök huvudbibliotek (inkl web) 19 981 17 988 1 993 11% 53 000 53 000 0 53 300-1% Antal deltagare musikskolan 190 190 0 0% 195 195 0 192 2% Antal bidragsberättigade föreningar som sökt bidrag 22 18 4 22% 21 21 0 21 0% Antal bidragsberättigade aktiviteter 17 308 17 193 115 1% 40 000 40 000 0 38 086 5% Antal besök Lödösehus (inkl bibliotek) 7 929 8 552-623 -7% 30 000 30 000 0 30 048 0%
Tertialrapport 1 12 Kommentar till första punkten: Medialånet är beräknat på 28 478 st medialån och 12 909 invånare. Enligt Biblioteket så har inte utlåningen minskat varpå vi kan konstatera att beräkningen baseras på första tertialets utlån. 5. Fördjupning till nämnden Under året är även följande arbete/aktiviteter prioriterat. 5.1. Kulturskola Förberedelsearbete inför Musikskolans flytt till Folkets Hus pågår. Vidare planeras för att kunna erbjuda dansundervisning under hösten som ett första steg mot en fullt utvecklad Kulturskola. 5.2. Samarbete Lödöse museum Med anledning av Leader-projektet Destinationsutveckling Lödöse pågår en planering för ett långsiktigt strategiska samarbete med Västarvet / Lödöse Museum. Bl a ingår att anpassa basutställningen så att framtida Pilgrimsvandrare kan få fördjupad information om företeelsen pilgrimsfärder under medeltiden, en eventuell framtida utgrävning av klosterruinen, en utvecklad interaktiv och tematisk digital guidning av såväl museet som Lödöse. Lödöse kan utvecklas till ett besöksmål med kulturturistiska förtecken som leder till ökad tillväxt och fler arbetstillfällen om man i den fördjupade översiktsplanen skapar förutsättningar för kulturutbud och turistnäringen. Därför har även ett nära samarbete med Mark- och exploateringsavdelningen inletts. 5.3. Föreningsstöd En totalanalys av det samlade föreningsstödet planeras att genomföras under året. 5.4. Simskola Sommarsimskola planeras att genomföras under sensommaren. 5.5. Säker och trygg förening Föreningsutbildningen Säker och trygg förening som skulle genomföras tillsammans med idrottsutbildarna SISU har tvingats ställas in vid ett par tillfällen till följd av för få anmälningar. 5.6. Energibesparingsåtgärder Se Prioriterat mål nr 7. 5.7. Föreningsdrivna fritidsgårdar För närvarande finns inga resurser i form av lokaler att erbjuda föreningsdrivna fritidsgårdar. Dessutom har det varit svårt att locka de äldre ungdomarna i åldern 13-16 år att gå till fritidsgården som finns i Lödöse. Ungdomarna tycks inte vara intresserade av företeelsen fritidsgård, men gärna av en mötesplats av typen internetcafe eller dylikt. Efter musikskolans flytt till Folkets Hus planeras att starta enklare servering ett par dagar i veckan i ett försök att locka ungdomar att mötas på Folkets Hus.
Tertialrapport 1 13 5.8. Tillgänglighetsanpassning Bodasjön Se Prioriterat mål nr 9. 6. Investeringar Investeringsobjekt tom Budget Avvikelse budg - prog Reningsverk Billerödsvallen 500 tkr 500 tkr 500 tkr 0 tkr Total budget för KFN 1 700 tkr 0 tkr 0 tkr Summa 500 tkr 500 tkr 500 tkr 0 tkr
TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Dpl -05-05 /ULN067 821 Kostandsanalys och prognos för ishallen Lödöseborg Sammanfattning Efter en analys av kostnadsutvecklingen för ishallen under och och i ljuset av renoverings- och underhållsbehov som föreligger, bedömde kultur- och fritid redan i november att avsatt budget för på 1 000 000 kr riskerade att inte räcka för hyra, avskrivningar till följd av stor ombyggnad och renovering samt drift under förutsättning att ombyggnationen genomfördes under Q2 och Q3 så att verksamheten kom igång igen vid säsongens början. Bedömd kostnad under, hyra för ombyggd hall och drift inkl rep av ismaskin, landar på ca 1,35 mkr vilket innebär att det saknas finansiering för ca 450 tkr. Resonemanget byggde på att hyra och driftskostander betalades under hela året. Nu har beslutet dragit ut på tiden och det innebär att ombyggnationen av hallen genomförs först under Q3 och Q4, vilket i sin tur kan leda till att kostnaderna för eventuellt kan hålla sig inom budget förutsatt att ingen hyra och driftskostnad betalas under byggtiden. Hyran ackumuleras och slås ut på den totala avtalstiden (40 år) och eventuella elkostnader under byggtiden inkluderas i bygginvesteringen. I gengäld kommer kostnaderna att stiga under 2015. I dagsläget finns endast 900 tkr avsatt i Kultur- och fritids budget avsedda för ishallen, det kommer inte att räcka. I dagsläget finns inte några indikationer på utökad budget 2015 för att täcka kostnaderna för ishallen. Även om energibesparingar kan komma att göras i och med ombyggnationen så kommer driftskostnaderna ändå att ligga på ca 3-400 tkr/år då de även omfattar reparationer och löpande underhåll, som antingen inte gjorts alls tidigare eller via GEF försorg tidigare. Omdisposition och/eller besparingar för 2015 måste påbörjas redan nu för att få effekt när ombyggnaden är klar vid årsskiftet. Bakgrund Driftskostnaderna för ishallen har sedan betalats av kommunen. GEF valde att gå i frivillig likvidation per -02-08 och hallen togs över av Leifab som inlösen av den fordran kommunen hade på föreningen, per -09-01. Driftskostnaderna har under uppgått till 485 tkr och för slutade driftskostnaderna på 560 tkr (inkl de 106 tkr som inkom för sent, men som ändå hänför sig till ). Ingen hyra har betalats under.
sid- 2 - Ishallen är inte i gott skick. Under mottog kommunen 4 förelägganden om olika åtgärder. Föreläggandena avsåg bedömd legionellasmitta i varmvattnet och allmänt nedslitna omklädningsrum vilket ledde till stängning av omklädningsrummen i anslutning till hallen, elsäkerheten vars akuta brister har åtgärdats, utrymningsvägarna som har åtgärdats och slutligen kylanläggningen som inte får användas fortsättningsvis utan att åtgärder vidtas och dokumenteras. Sammantaget krävs renovering och ombyggnad för bedömt knappt 3 mkr för att få hallen i användbart skick. Kommunen löste in leasingkontraktet av befintlig begagnad ismaskin under hösten, då klubben finansiella eller organisatoriska status inte var sådan att finansieringsbolaget tillät klubben att ta över kontraktet. Det visade sig att ismaskinen också var i dåligt skick och behöver repareras alt ersättas med ny maskin. Offert för reparation av maskinen ligger på ca 200 tkr. Det går inte att bedriva någon verksamhet utan en fungerande ismaskin. Befintlig sarg är också i dåligt skick, men kan, efter smärre reparationer, användas tills vidare i väntan på ett helhetsbeslut om finansiering. Bedömning av kostnadsutvecklingen under Hyran fr o m -01-01 landar på ca 500 tkr på årsbasis för hallen i sitt nuvarande skick. Den är då framräknad för att täcka Leifabs kostnader för räntor och amorteringar samt ett ytterst litet avkastningskrav från kommunen i enlighet med ägardirektivet. Efter investering i ombyggnad tillkommer avskrivningskostnad på ca 150 tkr på årsbasis. De löpande driftskostnaderna kommer sannolikt även under att ligga på ca 500 000 kr för et. Då eventuell ombyggnad ska ske under andra halvåret, bedöms eventuella besparingar till följd av eventuella energieffektiviseringar inte ge någon effekt under. Därutöver tillkommer underhållskostnader i form av bl a reparation av ismaskinen, som är offererad till 200 tkr. Kostnadsalternativet att anskaffa en ny maskin bedöms inte bli lägre än 200 tkr. Sammantaget landar den samlade kostnaden för hyra, drift och underhåll på ca 1,35 mkr för. Skulle en ombyggnad påbörjas efter sommaren och pågå under hösten betalar kommunen ingen hyra under ombyggnadstiden och elkostnaderna under ombyggnaden inkluderas i investeringen vilket innebär att kostnaderna sjunker med ca 400 tkr, vilket innebär att års budgetram kan hålla då prognosen hamnar på ca 1 mkr för. Förelägganden pga bristande underhåll Efter besiktning av hallen vid upprepade tillfällen de senaste åren med avseende på miljö och hälsa, brandsäkerhet och elsäkerhet har åtskilliga protokoll med krav på åtgärder tillsänts GEF som fastighetsägare och LN-70 som verksamhetsansvariga för ishallen. Inga åtgärder har vidtagits av vare sig GEF eller LN-70 sedan åtminstone 2011. Istället står nu kommunen inför en omfattande renovering som måste genomföras på kulturoch fritidsnämndens bekostnad för att säkra verksamheten i hallen. Vissa akuta åtgärder avseende elsäkerheten och utrymningsvägar har Leifab åtgärdat. Kostnaderna för detta inkluderas i kommunens hyra. sid 2/7
sid- 3 - Till det kommer kraftig eftersatt underhåll av anläggningen i sin helhet. Klubben beställde reparation av läckage i kylanläggningen hösten utan samråd med vare sig kultur- och fritid eller Leifab. I samband med det utfördes ett flertal extraåtgärder i kylanläggningen och fakturan skickades till kommunen trots att en överenskommelse med klubben, som gjordes i juni av ordförande i kultur- och fritidsnämnden och kulturoch fritidschefen, uttryckligen sa att det inte fanns pengar till reparation av kylanläggningen under säsongen 13/14 och att om anläggningen gick sönder fick hallen stängas i väntan på ombyggnad och renovering. Dessvärre har leverantören, som utförde åtgärderna i kylanläggningen, inte heller dokumenterat vare sig sin auktorisation att utföra sagda arbete eller sitt utförda arbete, vilket framkom i samband med en inspektion beställd av Leifab, som ska utföras årligen, men inte blivit gjord tidigare. Detta ledde till att kommunen fick ytterligare ett föreläggande, den här gången om användningsförbud av befintlig kylanläggning. Bedömning av kostnadsutvecklingen 2015 Ombyggnadskostnader Leifabs bedömning av ombyggnadskostnaden, som endast omfattar kyl- och avfuktaranläggningen samt ytrenovering av omklädningsrummen, landar på knappt 3 mkr. Flytt av cafeteria och byggande av en förbindelse mellan omklädning och hall ingår inte. Avskrivningskostnader för investeringen läggs på hyran med ca 150 tkr som då uppgår till ca 650 tkr /år fr o m 2015. Beställning och ombyggnadstid Eftersom osäkerhet har rått en längre tid kring finansieringen av fortsatt verksamhet i ishallen, har någon beställning ännu inte lagts. Det råder fortfarande osäkerhet om hur finansieringen ska säkras långsiktigt för att klara kostnaderna för ombyggnad och verksamhet i ishallen över tid, vilket påverkar beslutet om såväl ombyggnad som verksamhet i ishallen. Något hyreskontrakt har inte kunnat tecknas med Leifab då denna osäkerhet råder och därmed inte heller något nyttjanderättsavtal med klubben eller andra aktörer. Enligt uppgift från Leifab tar processen, inklusive framskrivning av förfrågningsunderlag, upphandling samt byggnation ca 6 månader. Läggs beställningen i juni efter KF beslutat om MOR, kan byggnationen tidigast komma igång i mitten av oktober för att vara slutförd runt årsskiftet. Det innebär att LN-70 inte kan påräkna någon verksamhet i hallen förrän efter årsskiftet 2015. Finansiering 2015 För 2015 finns det föreslaget 900 tkr kr till ishallen i Kultur- och fritids budget och i skrivande stund finns det enligt uppgift ingen planerad utökning av den ramen. Baserat på kostnaderna tidigare år är det rimligt att prognosen för 2015 blir i närheten av kostandsutfallet för tidigare år. Eventuellt kan en kostandssänkning av el påräknas i samband med ombyggnationen, då energieffektiviseringsåtgärder kommer att vidtas, men hur stor den minskningen blir är mycket svårt att förutse. 20% kan var en första försiktig bedömning och skulle i så fall motsvara en kostnadssänkning på ca 100 tkr/år. Det skulle innebära att driftskostnaderna skulle summera till ca 400 tkr/år fr o m 2015. sid 3/7
Underhållskostnadernas omfattning är svår att förutse. Förutsatt att reparationen av ismaskinen görs på budget kan kostnader kring reparation av sarg och allmänt underhåll tillkomma på bedömt ca 100 tkr. Totalkostnaden för ishallens hyra, drift, underhåll och landar på ca 1,2 mkr/år. Underskottet i 2015 års ram utgör alltså fortfarande av ca 300 tkr. sid- 4 - Lagen om offentlig upphandling Kommunen är ålagd följa LOU för alla typer av köp av varor och tjänster som samlat inom kommunen överstiger 5 BB, beloppet gäller alltså inte enbart varje enskild reparation. Det innebär att när det gäller anläggningar som ägs av kommunen eller kommunens helägda dotterbolag Leifab, måste kommunen/leifab upphandla/avropa de leverantörer vi har tecknat avtal med för reparationer och underhåll alternativt använda vår egen anställda underhållspersonal. Ur ett försäkringsperspektiv och ett ansvarsperspektiv måste kommunen säkerställa att reparationer/underhåll utförs fackmannamässigt och med gängse garantier. Kommunen får inte heller driva verksamhet som utgör illojal konkurrens med det lokala näringslivet eller som kan betraktas som grå arbetskraft. Därför kan LN-70 inte köpa varor och tjänster eller utföra större reparationer och underhåll avsedda för den kommunägda anläggningen längre, som var möjligt tidigare, då hallen ägdes av den ekonomiska föreningen GEF. Besparingsalternativ 1. Stäng och avveckla Musikskolan. Musikskolan är redan så kraftigt bantad i samband med den förra stora besparingsomgången 2010, så ytterligare neddragning är dagsläget inte meningsfull om kommunen fortfarande vill erbjuda musikundervisning. Då är det bättre att helt lägga ner musikskolan och låta någon annan aktör erbjuda musikundervisning. Musikskolans nettobudget omfattar ca 1,8 mkr och hela beloppet kan hämtas hem förutsatt att hyreskontraktet kan sägas upp per årsskiftet och att uppsägningar kommer till stånd före halvårsskiftet, då personalen generellt har 6 mån uppsägningstid då uppsägningen sker från arbetsgivaren. För varje månad efter årsskiftet löper hyreskostnaden och personalkostanaden med ca 130 tkr/mån. Konsekvenser: Kommunen kommer inte att kunna erbjuda musikundervisning fortsättningsvis. 180 elever får söka sig till andra musikundervisningsformer eller helt avstå från musikundervisning. Kommunen kan inte starta upp dansundervisning i syfte att utveckla en Kulturskola och Folkets Hus blir inte den mötesplats för ungdomar som planeras. 2. Stäng biblioteksfilialen i Lödöse. Biblioteksfilialen i Lödöse stängs och en anställd flyttas till huvudbiblioteket. Samarbetet Bibliotek i Väst medför att samtliga bibliotek inom 7 kommuner får gemensamt bokbestånd som kan lånas och återlämnas på vilket bibliotek som sid 4/7
sid- 5 - helst inom samarbetskommunerna genom självbetjäning. Besparingen blir ca hyreskostnaden för lokalen ca 100 tkr/år samt bokinköpen som också ligger på ca 100 tkr. Totalkostnad ca 200 tkr. Konsekvenser: Om Lödösefilialen stängs hänvisas samtliga låntagare till huvudbiblioteket i Lilla Edet och då behöver bibliotekarien från Lödöse flyttas till Lilla Edet för att klara bemanningen om inte öppettiderna ska skäras ner radikalt. Samarbetet med Tingbergsskolan och i viss mån även med Nygårdsskolan och förskolorna i området försämras. Biblioteksfilialen tar emot klassbesök och har bokprat med dessa skolor och förskolor. 3. Neddragning av underhåll på kommunens övriga anläggningar Underhållsbehovet på kommunens fritidsanläggningar ökar i takt med ökande ålder på anläggningarna men också med tillkommande uppdrag såsom konstgräsplanen och ishallen. Anläggningsunderhållet har dessutom varit föremål för besparingar redan under, vilket medför att befintliga anläggningar redan i nuläget har eftersatt underhåll i stor utsträckning. Anläggningsunderhåll som kan tas bort eller minskas Skötsel av grusplanerna I samband med att konstgräsplanen färdigställts hänvisar vi klubbarna dit vilket innebär att snöröjningen på grusplanerna upphör. Det sparar tid för personalen. Strömsvallens konstgräsplan Ombyggnationen/renoveringen av omklädningsrummen på Strömsvallen får skjutas upp. Utebliven kostnad ca 300 tkr. Bertilsgården Fortsatt renovering av stallets yttervägg och grund på Bertilsgården skjuts på framtiden. Vi slutför påbörjade projekt men startar inga nya. Denna kostnad ligger huvudsakligen som investering, så besparingen i driftsbudgeten blir endast avskrivningskostnaderna på ca 80 tkr. Elljusspår Elljusspåren i kommunen har behov av omdragning av el och nya armaturer, som får vänta. Besparing ca 50 tkr/spår totalt ca 100 tkr. Tingevi Kommunen stänger Tingevis omklädningsrum och slutar underhålla planen och hänvisar LNIK till Alevianläggningen. Tidsbesparing för personalen. Underhållet är eftersatt och det skulle krävas bl a målning och fasadrenovering. Utebliven kostnad ca 100 tkr. Tingbergshallen Tingbergshallen stängs och säljs. Verksamheten hänvisas till konstgräsplanen. Inget underhåll av hallen och ev en försäljningsintänkt. Konsekvenser: Underhållet på anläggningarna har varit föremål för besparingar sid 5/7
sid- 6 - och neddragningar under en rad år. Anläggningarna är i många fall gamla, används mycket och slitaget är stort, vilket medför att behovet och omfattningen av underhåll hela tiden ökar. Risken är överhängande att kostnaderna blir många gånger större desto längre man väntar med att genomföra underhållsåtgärder. 4. Särskilda bidrag Nya rutiner bör utarbetas för särskilda bidrag. Dels bör en fast summa på årsbasis avsättas för fritids- resp kulturbidrag. Dessutom bör ansökningsförfarande regleras så att det endast blir möjligt att ansöka två gånger om året vilket ger en mer rättvis fördelning av de särskilda bidragen. Besparingen beror på hur stort belopp som avsätts för särskilda bidrag. Konsekvenser: Föreningarna får inte bidrag till sin marknadsföring (vilket är det huvudsakliga användningsområdet för de särskilda bidragen) i samma utsträckning som tidigare. 5. Bidrag till studieförbunden Kultur- och fritidsnämnden drar in bidragen till studieförbunden. En besparing på 210 tkr. Konsekvenser: Studieförbundet kan få problem med sin finansiering eftersom deras centrala finansiering bygger till del på medfinansiering från kommunerna. 6. Ställa in simskolan Ställa in sommarsimskolan, där det redan finns ett tidigare beslut om nedläggning. Besparing 40 tkr. Konsekvenser: Ca 50 barn > 6år får ingen extra simundervisning utanför skolans obligatoriska simundervisning, vilket kan inverka på simkunnigheten. 7. Bidraget till bygdegårdar. Kultur- och fritidsnämnden föreslår Kommunfullmäktige att bidragen till bygdegårdarna uteblir fr o m 2015. Bygdegårdsföreningar bedriver barn- och ungdomsverksamhet i mycket liten eller ingen omfattning alls, vilket är den verksamhet som genererar 100% subventionerade lokaler. Bidraget bygger på en fast kostnad och en kvadratmeterbaserad kostnad som bygger på egenrapportering av antalet m 2 och som indexuppräknas årligen. Besparingsprognosen för 2015 är 210 tkr. Konsekvenser: Underhållet av bygdegårdarna kan bli eftersatt om inte bygdegårdsföreningarnas medlemmar kan skjuta till pengar eller utför underhållsarbetet ideellt. Sammantaget kan kultur och fritid inte åstadkomma så stora besparingar, då verksamheten redan tidigare är oerhört slimmad och underhållet av anläggningarna i stora delar är eftersatt sedan tidigare besparingsomgångar. Åtgärder som långsiktigt skulle ge besparingar kräver uppsägning av personal, vilket innebär att den typen av åtgärder måste göras med minst 6 månaders framförhållning. Förslag till beslut Nämnden bör ta ställning till åtgärder för att säkerställa finansieringen av ishallen inom en budget i balans. sid 6/7
sid- 7 - Eva Lejdbrandt Kultur och fritidschef Beslutet expedieras till Förvaltningen Leifab Ishockeyföreningen LN-70 sid 7/7
TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr -05-19 /ULN046 Bibliotekssamarbete Sammanfattning Redan 2007 startade ett samarbete mellan biblioteken i de sex kommunerna Stenungsund, Orust, Öckerö, Tjörn, Ale och Kungälv. Lilla Edets kommun var inbjuden att delta, men av skäl som inte gått att få fram, avstod LEK från att gå med i samarbetet vid den tiden. Det har inneburit att Lilla Edets bibliotek har halkat efter i utvecklingen av arbetssätt och teknikstöd i och med att vi stått utanför samarbetet. Under hösten uppstod behov av att uppgradera bibliotekets databas LIBRA och flytta den till en modernare datamiljö. I samband med den diskussionen stod det allt mer klart att Lilla Edets bibliotek borde gå med i samarbetet med Bibliotek i väst. Inriktningen är att Lilla Edets bibliotek ska anslutas per 2015-01-01. På så vis har vi tid under att genomföra de anpassningar som behöver göras för att harmonisera med övriga biliotek i samarbetet. Beslutsunderlag Beskrivning av Bibliotek i Väst Finansiering Investeringsplan 2015 resp 2016, förslag bifogas. Förslag till beslut Nämnden föreslås besluta att Lilla Edets folkbibliotek ska gå in i samarbete med Bibliotek i Väst från och med 2015-01-01 enligt bifogat utredningsförslag. Eva Lejdbrandt Kultur- och fritidschef Beslutet expedieras till Förvaltningen Biblioteket
Bibliotek i Va st Ett samarbete mellan SOLTAK kommunerna Bakgrund Redan 2007 startade ett samarbete mellan biblioteken i de sex kommunerna Stenungsund, Orust, Öckerö, Tjörn, Ale och Kungälv. Lilla Edets kommun var inbjuden att delta, men av skäl som inte gått att få fram, avstod LEK från att gå med i samarbetet vid den tiden. Det har inneburit att Lilla Edets bibliotek har halkat efter i utvecklingen av arbetssätt och teknikstöd i och med att vi stått utanför samarbetet. Under hösten uppstod behov av att uppgradera bibliotekets databas LIBRA och flytta den till en modernare datamiljö. I samband med den diskussionen stod det allt mer klart att Lilla Edets bibliotek borde gå med i samarbetet med Bibliotek i väst. Inriktningen är att Lilla Edets bibliotek ska anslutas per 2015-01-01. På så vis har vi tid under att genomföra de anpassningar som behöver göras för att harmonisera med övriga biliotek i samarbetet. Förutsättningar Vinster med samarbetet I ett framtida samarbete får vi tillgång till ett gemensamt bokbestånd som är många gånger större än det vi själva förfogar över och där alla bibliotek inte behöver köpa in alla böcker utan att man kan dela på bokinköpen och låna av varandra. Samarbetskonceptet bygger på självbetjäning av lån och återlämnande på vilket bibliotek som helst inom samarbetet, vilket också öppnar möjligheter till meröppet dvs låntagarna kan själva gå till ett bibliotek vilken tid som helst som passar dem utan att det behöver vara bemannat och låna eller lämna tillbaka böcker. Kultur- och fritid ser det som en avsevärd kvalitetshöjning för låntagarna i kommunen. Personalen kan utföra kvalitetshöjande arbete som t.ex. service och rådgivning till låntagarna istället för att tvingas sitta i en utlåningsdisk och hantera lån och återlämningar. Mot bakgrund att personalantalet på biblioteket och filialen här i kommunen har varit mycket slimmad de senaste åren, har det varit problematiskt att genomföra meningsfull och kostnadseffektiv kompetensutveckling då bemanningen har varit svår att klara med hänsyn till öppettiderna. I det här samarbetet skulle förutsättningarna öka avsevärt att erbjuda meningsfull och gemensam kompetensutveckling av personalen till kostnader som kan delas mellan sju kommuner eller t o m bekostas av Kultur i Väst som paraplyorganisation. Anpassningar Biblioteket i Lilla Edets kommun måste givetvis anpassa sin verksamhet till de övriga sex kommunernas regelverk och överenskommelser i ett flertal frågor. Inledningsvis har vi redan tvingats uppgradera databasen LIBRA och flytta den till en modernare datamiljö och vi valde då att lägga databasen med hosting hos Axiell, på samma sätt som övriga bibliotek i samarbetet gör (oavsett om de har LIBRA eller BOOKIT). Kultur- och fritid bedömde att
driften skulle kvalitetssäkras på ett bättre sätt än drift inhouse, framför allt i förhållande till övriga bibliotek i samarbetet. Samtliga bibliotek i samarbetet har självbetjäning och egen hantering av transport av böcker mellan biblioteken vilket motsvarar fjärrlånesamarbetet som LEK ingår i för närvarande. En grundförutsättning för samarbete är alltså byte av fjärrlånegrupp och införande av självbetjäning. Bytet av fjärrlånegrupp från Fyrbodal till Bibliotek i Väst för fjärrlånetransporter medför också att Lilla Edet behöver begära att få med den regionala finansieringen över i bytet. För att införa självbetjäning måste utrustning för lån och återlämning anskaffas. Likaså måste alla böcker förses med chip för avläsning. I samband med det bör bokbeståndet gallras ordentligt, för att inte behöva chippa böcker i dåligt skick eller som inte varit efterfrågade på lång tid (de kan finnas på något av de andra biblioteken för utlåning redan dessutom), eftersom det är förenat med en kostnad. Vidare måste biblioteken förses med stöldskyddsutrustning och personalen behöver registreringsutrustning för att kunna lägga in nya böcker i databasen efter hand. Chippningen av befintligt bokbestånd, efter gallring, planerar biblioteket att låta sommararbetande ungdomar utföra under sommaren. Bibliotek i Väst har idag en gemensam hemsida från vilken man kan länka sig vidare till det enskilda biblioteket, men som också länkar till en gemensam katalog för reservationer av böcker mm. Biblioteket i Lilla Edet måste byta ut sitt nuvarande användargränssnitt, OPAC, till Arena, som den gemensamma sidan heter. Rent tekniskt är det enkelt att tillföra ytterligare en bibliotekssida till hemsidan, men den måste fyllas med informationsinnehåll rörande Lilla Edets bibliotek, vilket kräver personalresurser. Vidare behöver taxor, låneregler, öppettider mm ses över för att i möjligaste mån harmonisera med övriga bibliotek efter hand. Kostnader Uppgradering och flytt av LIBRA Uppgraderingen och flytten av LIBRA har redan kostnadsförts med 25 tkr som en engångskostnad. Ev kan mindre kostnader för viss anpassning tillkomma. Investering Självbetjäningsautomater 2st inkl installation 140 000 Anpassad disk mm 50 000 Läsplattor RFID (registrering av nya böcker i systemet) 5 st 60 000 Larmbågar 2 par inkl installation 110 000 RFID-chip 60 000 st + kostnad för hanteringen 85 000 Anslutning till Arena 75 000 TOTAL INVESTERING 520 000 Årliga underhållskostnader Självbetjäningsutrustning + Arena 100 000 (ingen skillnad mot idag)