Krisledningsplan för Örnsköldsviks kommun. vid allvarliga samhällsstörningar och extraordinära händelser samt höjd beredskap 2013-2016

Krisledningsplan för Örnsköldsviks kommun vid allvarliga samhällsstörningar och extraordinära händelser samt höjd beredskap 2013-2016 Dokumenttyp Ledningsplan Dokumentägare Brand och säkerhet Dokumentnamn Krisledningsplan för Örnsköldsviks kommun vid allvarliga samhällsstörningar och extraordinära händelser samt höjd beredskap 2013-2016 Dokumentansvarig Arne Persson Beslutad/Antaget KF/2012:438 2012-12-17 217 Reviderad Jan Edblad Version 2012-11-15 Giltighetstid 2013-2016

Innehållsförteckning 1. INLEDNING... 4 1.1 Bakgrund... 4 1.2 Krisledningsplanens ikraftträdande... 4 1.3 Syftet med krisledningsplanen... 4 1.4 Kommunens roll och ansvarsområden... 5 1.5 Krisledningsplanens omfattning... 5 1.5.1 Verksamhet som berörs av krisledningsplanens innehåll... 6 1.5.2 Definition av begreppet allvarlig samhällsstörning... 7 1.5.3 Definition av begreppet extraordinär händelse... 7 1.5.4 Definition av begreppet höjd beredskap... 7 1.5.5 Exempel på allvarliga samhällsstörningar och extraordinära händelser... 7 1.5.6 Exempel på naturkatastrofers och samhällsolyckors konsekvenser... 8 1.6 Uppdatering och revidering av krisledningsplanen... 8 2. VERKSAMHET... 9 2.1 Verksamhetens uppdrag... 9 2.2 Mål och krav för kommunens krisledningsarbete... 9 3. KOMMUNENS KRISLEDNINGSORGANISATION... 10 3.1. Organisation... 10 3.2 Politisk beslutande instans och övergripande kommunal krisledning... 11 3.2.1 Kommunstyrelsen och kommunfullmäktige (vid allvarliga samhällsstörningar)... 11 3.2.2 Krisledningsnämnden (vid extraordinära händelser)... 12 3.2.2.1 Krisledningsnämndens sammansättning... 12 3.2.2.2 Krisledningsnämndens ansvar... 12 3.2.2.3 Krisledningsnämndens huvudsakliga uppgifter... 13 3.2.2.4 Larmning av krisledningsnämnden... 13 3.2.3 Kommunfullmäktige (vid allvarliga samhällsstörningar)... 14 3.2.4 Kommunstyrelsen (vid höjd beredskap)... 14 3.2.5 Krisledningsgrupp... 14 3.2.5.1 Krisledningsgruppens sammansättning... 14 3.2.5.2 Krisledningsgruppens ansvar... 15 3.2.5.3 Krisledningsgruppens huvudsakliga uppgifter... 16 3.2.5.4 Krisledningsgruppens rapporteringsskyldighet... 17 3.2.5.5 Ekonomi... 17 3.2.5.6 Start av krisledningen... 17 3.2.5.7 Larmning av krisledningsgruppen... 18 3.2.5.8 Samordning av krisledningsarbetet (i stab)... 19 3.3 Samverkan... 19 3.3.1 Samverkanspartners... 19 3.3.2 Samverkan före en händelse inträffar... 19 3.3.3 Samverkan när en händelse har inträffat... 20 3.3.4 POSOM (psykiskt och socialt omhändertagande)... 20 3.3.5 Frivillig resursgrupp... 21 3.3.6 Krishanteringsråd... 22

4. KRISLEDNING... 23 4.1 Ledningslokaler... 23 4.1.1. Brand och säkerhets ledningslokal... 23 4.1.2 Krisledningsgruppens ledningslokal... 23 4.1.3 Krisledningsnämndens lokal... 23 4.1.4 Reservlokal för krisledningsfunktionen... 23 4.1.5 Ansvarig för iordningställande av ledningslokaler... 23 4.2 Stabsorientering... 24 4.3 Överföring av ledningsansvar... 24 4.4 Uppföljning och utvärdering av inträffad händelse... 24 5. ADMINISTRATIVT STÖD FÖR KRISLEDNING... 26 6. KRISKOMMUNIKATION... 27 6.1 Informationsverksamhet... 27 6.2 Informationsarbete... 27 6.3 Informationsgrupp med upplysningscentral... 27 6.3.1 Ansvaret för informationsgruppen arbete... 27 6.3.2 Organisation för informationsgrupp med upplysningscentral... 28 6.3.3 Start av informationsgrupp upplysningscentral... 28 6.3.4 Informationsuppgifter fördelat på funktioner... 29 6.4 Förvaltningarnas och bolagens information... 30 6.5 Spridning av information... 30 6.5.1 Krisledningsgruppens ansvar... 30 6.5.2 Information till allmänheten... 31 6.5.2.1 Informationsgruppens informationsansvar... 31 6.5.2.2 Särskilda målgruppers behov av information... 31 6.5.2.3 Särskilda åtgärder vid behov av information... 31 6.5.2.4 Myndighetsmeddelande... 32 6.5.2.5 VMA Viktigt Meddelande till Allmänheten... 32 6.6 Media-kontakter... 33 6.7 Intern information... 33 6.8 Delning av information mellan aktörer... 34 6.9 Övriga informationskanaler... 34 6.10 Stödfunktioner i informationsarbetet... 34 6.10.1 Växel och reception... 34 6.10.2 Kommunens alarmeringscentral (KAC)... 35 6.11 IT-verksamhet... 35 6.11.1 Viktiga datasystem för informationsverksamheten... 35 6.12 Samverkan... 36 6.12.1 Lokal informationssamverkan... 36 6.12.2 Regional informationssamverkan... 36 6.12.3 Behov av personalförstärkning... 36 6.13 Lokaler... 36 6.13.1 Lokaler för informationsgrupp och upplysningscentral... 36 6.13.2 Lokaler för massmedia kontakter... 37 6.13.3 Lokaler för allmänheten... 37

7. FÖRVALTNINGARNA OCH BOLAGENS PLANERING... 38 7.1 Ansvar och planering... 38 7.2 Agerande vid händelser... 38 8. UTBILDNING OCH ÖVNING... 40 9. BILAGOR OCH BAKOMLIGGANDE DOKUMENT... 41 9.1 Bilagor... 41 9.2 Bakomliggande dokument... 41

4 (41) 1. INLEDNING 1.1 Bakgrund Lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap tillkom efter en rad inträffade händelser i slutet av 1990-talet och början av 2000- talet. Kännetecknande för dessa händelser var att kommuner, och i vissa fall landsting, ställdes inför en svår akut ledningsuppgift, vars syfte var att så långt som möjligt minska konsekvenserna av det inträffade för kommunens eller landstingets invånare. Utifrån denna lag (2006:544) ska kommunen för varje mandatperiod fastställa en plan för hantering av extraordinära händelser. Kommunen ska inom sitt geografiska område verka för att: 1) Olika aktörer i kommunen samverkar och uppnår samordning i planerings- och förberedelsearbetet. 2) De krishanteringsåtgärder som vidtas av olika aktörer under en sådan händelse samordnas. 3) Information till allmänheten under sådana förhållanden samordnas. 1.2 Krisledningsplanens ikraftträdande Krisledningsplanen för allvarliga samhällsstörningar och extraordinära händelser samt höjd beredskap 2013 2016 ersätter efter beslut i kommunfullmäktige Örnsköldsviks kommuns gällande ledningsplan för extraordinära händelser och höjd beredskap 2008 2011samt informationsplan för extraordinära händelser och höjd beredskap 2008 2011. 1.3 Syftet med krisledningsplanen Syftet med krisledningsplanen för allvarliga samhällsstörningar och extraordinära händelser samt höjd beredskap är att: Säkerställa Örnsköldsviks kommuns krisledningsarbete vid allvarliga samhällsstörningar och extraordinära händelser samt höjd beredskap för att med kommunens resurser kunna organisera, leda, samverka, samordna, prioritera och informera förvaltningarna, bolagen samt övriga samhället och dess medborgare. Stärka förutsättningarna för att den verksamhet som förvaltningarna och bolagen är skyldiga att utföra enligt lagar och förordningar, även ska kunna bedrivas vid allvarliga samhällsstörningar och extraordinära händelser samt höjd beredskap. Fastställa att respektive förvaltning och bolag är skyldig att ha en långsiktig dokumenterad planering som fastställs av nämnd respektive styrelse för att hantera allvarliga samhällsstörningar och extraordinära händelser.

5 (41) 1.4 Kommunens roll och ansvarsområden Det är verksamhetsansvaret som är utgångspunkten för kommunens uppgifter i samhällets krishanteringssystem. Det betyder att ansvaret för olika samhällsviktiga uppgifter under normala förhållanden också gäller vid allvarliga samhällsstörningar. Kommunen måste kunna upprätthålla samhällsviktig verksamhet oavsett krisens omfattning och karaktär samt kunna tillgodose särskilda behov av information och stöd till enskilda som uppstår i samband med krisen. För att klara sitt verksamhetsansvar måste kommunen ha en organisation för krishantering, upprättade planer och förberedda lokaler samt kontinuerligt utbilda och öva berörd personal. Det svenska krishanteringssystemet är uppbyggt kring följande principer: Ansvarsprincipen den som har ansvar för en verksamhet under normala förhållanden ska också ha det under en krissituation. Likhetsprincipen under en kris ska verksamheten, så långt det är möjligt, fungera på liknande sätt som vid normala förhållanden. Närhetsprincipen en kris ska hanteras där den inträffar och av dem som är närmast berörda och ansvariga. Först om de lokala resurserna inte räcker till blir det aktuellt med regionala och statliga insatser. 1.5 Krisledningsplanens omfattning Krisledningsplanen gäller för kommunens ledning vid allvarliga samhällsstörningar och extraordinära händelser i det geografiska området Örnsköldsviks kommun. Planen kan även tillämpas vid inträffade händelser i kommunens närområden i samverkan med berörda grannkommuner eller om en händelse inträffar på annan plats, men berör många boende i Örnsköldsviks kommun. Tillämpliga delar av planen kan användas vid allvarliga samhällsstörningar som inte är en extraordinär händelse men som ändå kräver samordning och ledning från kommunens krisledning.

1.5.1 Verksamhet som berörs av krisledningsplanens innehåll Planen omfattar organisatoriskt alla kommunala nämnder/ förvaltningar och styrelser/bolag. 6 (41)

7 (41) 1.5.2 Definition av begreppet allvarlig samhällsstörning Allvarliga samhällsstörningar är ett begrepp som används inom Örnsköldsviks kommun för att definiera en händelse som kräver att kommunens resurser måste organiseras, ledas, samordnas och användas utifrån befintlig krisledningsplanering men som ändå inte anses så pass allvarlig att kommunens krisledningsnämnd fattar beslut om extraordinär händelse. 1.5.3 Definition av begreppet extraordinär händelse Av lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap framgår att: 4 Med extraordinär händelse avses i denna lag en sådan händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i samhällsviktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av en kommun eller ett landsting. 1.5.4 Definition av begreppet höjd beredskap Sveriges kommuner är enligt lagen (1992:1403) om totalförsvar och höjd beredskap en del av totalförsvaret. I lagens 1 beskrivs totalförsvaret som: verksamhet som behövs för att förbereda Sverige för krig. För att stärka landets försvarsförmåga kan beredskapen höjas. Höjd beredskap är antingen skärpt beredskap eller högsta beredskap. Under högsta beredskap är totalförsvar all samhällsverksamhet som skall bedrivas. Totalförsvar består av militär verksamhet (militärt försvar) och civil verksamhet (civilt försvar). 1.5.5 Exempel på allvarliga samhällsstörningar och extraordinära händelser Kommunens krisledningsorganisation är sammansatt för att kunna verka vid allvarliga samhällsstörningar och extraordinära händelser som: - Stora störningar i infrastrukturen - Omfattande väderstörningar - Brand eller annan olycka som berör ett stort antal kommuninnevånare - Annan allvarlig störning eller risk för störningar i samhällsfunktioner - När ordinarie rutiner för ledning inte svarar mot situationens krav - Flera verksamhetsområden berörs, stort behov av samordning - Stort informationsbehov - Stort behov av samverkan med andra organisationer - Misstro mot myndigheter.

8 (41) 1.5.6 Exempel på naturkatastrofers och samhällsolyckors konsekvenser Naturkatastrofer och samhällsolyckor kan medföra störningar/risker för den kommunala verksamheten såsom: Svår störning i elförsörjningen ger också: - Svår störning i kommunikationer - Svår störning i samhällsviktiga IT-system - Svår störning i vattenförsörjningen - Svår störning i värmeförsörjningen - Svår störning i drivmedelsförsörjningen. Förorenat vatten och vattenbrist ger: - Svår störning i vattenförsörjningen 1.6 Uppdatering och revidering av krisledningsplanen Kommunens beredskapssamordnare är ansvarig för uppdatering och revidering av Örnsköldsviks kommuns krisledningsplan vid allvarliga samhällsstörningar och extraordinära händelser samt höjd beredskap. Planen ska antas i kommunfullmäktige en gång per mandatperiod eller vid större förändringar av dess innehåll. Genomgång av krisledningsplanen och revidering av larmlistor, förteckningar över samverkande myndigheter och organisationer ska ske årligen samt, om behovet finns, efter övningar och inträffade händelser. Relevanta behov av förändringar av planens innehåll meddelas kommunens beredskapssamordnare som ansvarar för uppdatering av planens innehåll. Beredskapssamordnaren ska meddela förändringar i planen till kommunens krisledningsgrupp, ledningsgrupp för säkerhet samt förvaltningarnas och bolagens säkerhetssamordnare.

9 (41) 2. VERKSAMHET 2.1 Verksamhetens uppdrag Kommunens krisledningsorganisation, förvaltningar och bolag ska vid allvarliga samhällsstörningar och extraordinära händelser: Vara organiserad och personellt förberedd för att skador på människor, miljö, egendom och samhälle ska kunna minimeras. I största möjliga utsträckning kunna bedriva verksamhet enligt ordinarie organisation och i ordinarie lokaler. Beakta att särskild hänsyn tas till människor med behov av stöd. 2.2 Mål och krav för kommunens krisledningsarbete För att verksamhetens uppdrag ska kunna utföras vid allvarliga samhällsstörningar och extraordinära händelser krävs att: Riskanalys Riskanalyser genomförs och nödvändiga förberedelser vidtas. Planering Det finns upprättade aktuella planer samt uppdaterade och övade rutiner för central ledning och information. Att krisledningsnämnden genom krisledningsgruppen har en förmåga att inom fyra timmar från larmning kunna fatta beslut och samordna ledning från kommunens ledningsplats. Det planeras för att kommunens informationsgrupp ska vara igång med krisinformation inom fyra timmar. En prioritering av kommunens samhällsviktiga IT-system är upprättad. Ledningsplatser hos räddningstjänsten och i Stadshuset samt ITavdelningens lokaler är ändamålsenliga, uthålliga och driftssäkra. Det finns reservkraft för elförsörjning samt säkerhetsskydd mot åverkan, vatten, brand och driftsstörningar för lokaler, el-, tele- och datanät. Beredskap Krisinformation finns tillgänglig på kommunens hemsida inom fyra timmar via en särskilt upprättad Krisinformationssida. Kommunens upplysningscentral vid behov kan öppnas inom fyra timmar. Kommunens växel ska kunna öppnas inom fyra timmar om händelsen inträffar under icke kontorstid. Uppföljning Krisledningsplan och eventuella delegationer ses över under mandatperioden. Förteckning över samverkande myndigheter uppdateras löpande Larmlistor som finns digitalt och i pappersformat för krisledningsnämnd, krisledningsgrupp, förvaltningar och bolag uppdateras löpande.

10 (41) 3. KOMMUNENS KRISLEDNINGSORGANISATION 3.1. Organisation Kommunens krisledningsorganisation vid allvarliga samhällstörningar och extraordinära händelser består av följande funktioner: Politisk beslutande instanser - Krisledningsnämnden (vid extraordinära händelser) - Kommunfullmäktige (vid allvarliga samhällsstörningar) - Kommunstyrelsen (vid höjd beredskap) Krisledningsgrupp - Krisledningschef (med beslutsmandat) - Stabschef (med mandat att leda stabsarbetet) - Informationsansvarig - Räddningschef i beredskap(kommunens tjänsteman i beredskap) - Säkerhetschef - Beredskapssamordnare - IT/informationssäkerhetsansvarig - Lägesbildsansvarig - Sekreterare (för dagbokshantering m.m.) - Analysansvarig - Serviceansvarig - WIS ansvarig Informationsgrupp Upplysningscentral Servicegrupp Analysgrupp POSOM Frivillig resursgrupp Krishanteringsråd (personal från kommunens informations avdelning) (personal från kommunledning och växel/reception) (personal från konsult och service) (sakkunnig personal från förvaltningar, bolag och externa aktörer) (personal från välfärd och bildning (med lokala stödgrupper) samt Svenska kyrkan) (personer från frivilligorganisationer som bildar kontaktgrupp och resursenheter) (samverkande lokala myndigheter och organisationer samt adjungerade myndigheter)

11 (41) Organisation vid allvarliga samhällsstörningar och extraordinära händelser 3.2 Politisk beslutande instans och övergripande kommunal krisledning 3.2.1 Kommunstyrelsen och kommunfullmäktige (vid allvarliga samhällsstörningar) Vid allvarliga samhällsstörningar utövar kommunstyrelsen och ordinarie nämnder inom respektive ansvarsområde politisk ledning. Däremot är det alltid kommunfullmäktige som har den yttersta beslutsrätten enligt ordinarie reglementen för nämnder och styrelser. Vid beslut om att en allvarig samhällsstörning övergår till en extraordinär händelse har krisledningsnämnden den yttersta beslutanderätten enligt upprättat reglemente. Alla beslut ska dock delges kommunfullmäktige i efterhand. Vid höjd beredskap har kommunstyrelsen den yttersta beslutanderätten.

12 (41) 3.2.2 Krisledningsnämnden (vid extraordinära händelser) 3.2.2.1 Krisledningsnämndens sammansättning Enligt lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap, ska kommunen ha en krisledningsnämnd för att fullgöra uppgifter under extraordinära händelser. Kommunfullmäktige tillsätter en krisledningsnämnd för att fullgöra uppgifter vid extraordinära händelser. Krisledningsnämnden i Örnsköldsviks kommun utgörs av ledamöter från kommunstyrelsens arbetsutskott. Nämnden består av 7 ledamöter samt 7 ersättare. Ordföranden i krisledningsnämnden beslutar om händelsen ska, enligt lagstiftningen, bedömas som extraordinär och om nämnden ska träda i funktion. Om ordföranden är förhindrad att göra det ska denna bedömning i andra hand utföras av krisledningsnämndens vice ordförande, i tredje hand av den till åldern äldste ledamoten och i fjärde hand av krisledningschefen eller dennes ersättare. Kommunfullmäktige har fastställt reglemente (se bilaga 1) för krisledningsnämnden. Dessutom har kommunfullmäktige fastställt i ägardirektiven till de kommunala bolagen dess skyldighet att ingå i kommunens organisation för extraordinära händelser. Förhållandet mellan krisledningsnämnden och bolagen kan regleras mer specifikt via avtal. 3.2.2.2 Krisledningsnämndens ansvar Krisledningsnämnden har rätt att fatta beslut om övertagande av verksamhet från övriga förvaltningar och bolag om det är nödvändigt med hänsyn till den extraordinära händelsens art och omfattning. När förhållandena medger ska krisledningsnämnden besluta att de uppgifter som nämnden har övertagit från andra nämnder och styrelser ska återgå till ordinarie nämnd/styrelse. De delar av den kommunala verksamheten som inte direkt berörs av den extraordinära händelsen arbetar enligt ordinarie organisation. Krisledningsnämnden har rätt att fatta beslut om bistånd från/till annan kommun eller besluta om bistånd till enskilda i samband med en extraordinär händelse. Krisledningsnämndens beslut ska delges vid närmast följande fullmäktigesammanträde. Till varje beslut ska finnas en beskrivning av bakgrund till och motivering av de åtgärder som vidtagits. Kommunfullmäktige har rätt att besluta att krisledningsnämndens verksamhet ska upphöra. Om fullmäktige fattar ett sådant beslut återgår de verksamhetsområden som krisledningsnämnden har övertagit till respektive nämnd/styrelse.

13 (41) Krisledningsnämnden har inte rätt att fatta beslut som på sikt förändrar kommunens verksamhet eller ändrar kommunens policy. Uppstår sådant behov av beslut måste kommunstyrelsen kallas in för beredning i avvaktan på att ärendet överlämnas till kommunfullmäktige. 3.2.2.3 Krisledningsnämndens huvudsakliga uppgifter Ordföranden och krisledningsnämnden ska: Värdera händelsen och besluta om att hela eller delar av krisledningsorganisationen för extraordinära händelser ska träda i funktion. Fatta övergripande beslut med anledning av den extraordinära händelsen. Fatta beslut om att överta hela eller delar av verksamheten från övriga nämnders och styrelsers verksamhetsområden. Företräda kommunen tillsammans med krisledningsgruppen. Ansvara för inriktning på samordning och prioritering beträffande samhällsverksamhet inom kommunens geografiska område. Ta ställning till övergripande frågor som aktualiseras av t.ex. en grannkommun eller av länsstyrelsen. Besluta om extra ekonomiska resurser i samråd med krisledningsgruppen. Prioritera och samordna resurser. Besluta om sänkt servicenivå för kommunens verksamhet med anledning av en extraordinär händelse. Besluta när särskilda åtgärder med anledning av en extraordinär händelse ska upphöra. Planera för uthållighet/avlösning för politiker ingående i nämnden. 3.2.2.4 Larmning av krisledningsnämnden Krisledningschefen kontaktar krisledningsnämndens ordförande som har att fatta beslut om krisledningsnämnden ska kallas in eller om det finns behov av annan samordning mellan nämnder och styrelser i kommunen. På uppdrag av krisledningsnämndens ordförande och krisledningschefen larmar kommunens alarmeringscentral (KAC) krisledningsnämnden enligt uppgjord larmlista antingen via systemet Rapid Reach eller telefon och SMS. Larmlistor ska uppdateras fortlöpande och finnas tillgängliga (digitalt och i pappersform) hos ordinarie ledamöter och ersättare i krisledningsnämnden, krisledningsgruppen, informationsfunktionen, kommunväxeln, KAC och SOS Alarm. Larmlistor ska även finnas på kommunens intranät Örnkom. Larmlista för krisledningsnämnden finns framtagna som bakomliggande dokument till krisledningsplanen

14 (41) 3.2.3 Kommunfullmäktige (vid allvarliga samhällsstörningar) Vid allvarliga samhällsstörningar är det alltid kommunfullmäktige som har den yttersta beslutsrätten enligt ordinarie reglementen för nämnder och styrelser. När krisledningsplanen används utan att krisledningsnämnden sammankallas, gäller ordinarie nämnders/bolagsstyrelsers ansvarsområden, beslutsbefogenheter och delegation. 3.2.4 Kommunstyrelsen (vid höjd beredskap) Under höjd beredskap ansvarar kommunstyrelsen för ledningen av den del av det civila försvaret som kommunen ska bedriva. Utifrån det rådande säkerhetspolitiska läget görs ingen närmare planering för höjd beredskap. Arbetet utgår så länge inget annat anges från den planering som finns för allvarliga samhällstörningar och extraordinära händelser. Hänsyn ska dock tas till följande förändringar som kan uppstå under höjd beredskap: Vidta de förberedelser som behövs för verksamheten (beslut om höjd beredskap fattas av regeringen). Skapa förutsättningar för effektiv och säker ledning för att värna befolkning, trygga livsnödvändig försörjning och säkerställa livsviktiga samhällsfunktioner. 3.2.5 Krisledningsgrupp Örnsköldsviks kommuns krisledningsgrupp är sammansatt för att kunna verka vid allvarliga samhällsstörningar och extraordinära händelser. 3.2.5.1 Krisledningsgruppens sammansättning När situationen bedöms vara en allvarlig samhällsstörning eller extraordinär händelse kallas krisledningsgruppen in. Krisledningsgruppen består i utgångsläget av följande funktioner: Funktion Ordinarie Ersättare Krisledningschef Kommundirektör Avdelningschef tillväxt Stabschef Stabschef Kommunjurist Informationsansvarig Informationschef Informatör Räddningschef i beredskap Räddningschef Utsedd av räddningschef Säkerhetschef Säkerhetschef Utsedd av säkerhetschef Beredskapssamordnare Säkerhetsutvecklare Säkerhetssamordnare IT/Infosäkansvarig IT-chef Enhetschef IT Lägesbildsansvarig Planerare Fysisk planerare Sekreterare Kommunsekreterare Utredningssekreterare

15 (41) Analysansvarig Forskningsassistent Utsedd av stabschef Serviceansvarig Förvaltningschef Kostchef WIS-ansvarig Utredare Utsedd av stabschef Finns det ett behov av att andra funktioner i ett tidigt skede knyts till krisledningsgruppen, är det upp till stabschefen i samråd med krisledningschefen att göra denna bedömning samt kalla dessa personer till ledningsrummet Kubbe. 3.2.5.2 Krisledningsgruppens ansvar Funktionerna krisledningschef, stabschef och räddningschef i beredskaps och deras ansvar beskrivs nedan. Övriga funktioners ansvarsområden i krisledningsgruppen finns nedskrivna på funktionskort. Krisledningschefen har behörighet att fatta beslut om krisledningsgruppens sammansättning. När kraven på insatsen blir tydliga anpassas krisledningsgruppens sammansättning genom att företrädare för berörda verksamheter förs till eller tas bort från gruppen. För varje nytillkommen person som tillförs krisledningsgruppen ska ersättare finnas utsedd. Krisledningschefen ansvarar för ledningen av verksamheten och fungerar som en länk mellan krisledningsnämnd och krisledningsgrupp. När krisledningsnämnden är i funktion övergår det yttersta ansvaret för fattandet av beslut vid extraordinära händelser till nämnden. Vid händelser som klassas som allvarliga samhällsstörningar är det krisledningsgruppen som fattar beslut om dessa ska föregås av en dialog med berörda förvaltningar/bolag samt informeras till ansvariga politiker. Vid brådskande situationer och i avvaktan på sammankallande av krisledningsnämnden kan krisledningschefen tillsammans med berörda verksamheter besluta om kommunens samlade resurser. Om meningsskiljaktigheter uppstår är det krisledningschefen som fattar de avgörande besluten. Beslut som fattas utan krisledningsnämnds inblandning ska i efterhand delges till närmast kommande sammanträde i kommunstyrelsen. Krisledningschefen ansvarar för att informera politikerna om pågående arbete och fattade beslut, under och efter hanteringen av den uppkomna händelsen. Stabschefen samordnar verksamheten i krisledningsgruppen och skapar förutsättningar för ett effektivt arbete. Stabschefen ska kontinuerligt hålla sig uppdaterad om situationen för att kunna ha ett helhetsper-

16 (41) spektiv och fungera som en länk mellan krisledningschefen och krisledningsgruppens stödfunktioner. Stabschefen ansvarar för genomförandet av stabsorienteringar. Räddningschef i beredskap är förutom ansvarig för räddningstjänsten även utsedd att fungera som kommunens tjänsteman i beredskap, benämnt TIB. TIB-funktionen innebär att räddningschef i beredskap har ansvaret att alltid finnas tillgänglig för att kunna ta emot frågeställningar och begäran om hjälp från förvaltningar och bolag i samband med allvariga samhällsstörningar eller extraordinära händelser. TIB samråder alltid med krisledningschef som fattar beslut om krisledningsgruppen ska kallas samman. Finns inte krisledningschef eller dennes ersättare tillgänglig är det räddningschef i beredskap som fattar beslut om att kalla samman krisledningsgruppen. 3.2.5.3 Krisledningsgruppens huvudsakliga uppgifter Krisledningsgruppen ansvarar för: Leda Leda och samordna samt att verkställa beslut. Organisera och svara för att effektiva förbindelser upprättas såväl inom krisledningsgruppen som till räddningschef i beredskap och dennes stab samt till berörda förvaltningar/bolag och andra samverkande aktörer. Samverka Samverka med externa intressenter efter krav och behov, d.v.s. rekvirera, konsultera och samordna externa resurser och expertis. Planera för uthållighet och behov av avlösning för tjänstemannaledning och tjänstgörande personal. Planera åtgärder och bedöma utveckling på längre sikt. Skapa och vidmakthålla en aktuell bild av läget i kommunen både internt och externt. Prioritera Arbeta med analyser, konsekvenser och framförhållning av händelseutvecklingen. Ge direktiv för inriktningen av det skadeavhjälpande arbetet. Upprätta och föredra samt vid behov lämna förslag till beslutsunderlag för krisledningsnämnden eller vid allvarliga samhällsstörningar till berörda nämnder, styrelser och ledningsgrupper. Informera Informera och samordna arbetet med kommunens krisledningsnämnd. Se till att all personal som berörs hålls informerad om läget. Följa upp Följa upp och utvärdera vidtagna åtgärder.

17 (41) 3.2.5.4 Krisledningsgruppens rapporteringsskyldighet Kommunen är skyldig att före, under och efter en extraordinär händelse förse länsstyrelsen med lägesrapporter och information om händelseutvecklingen, tillståndet och den förväntade utvecklingen samt vidtagna och planerade åtgärder. Ansvarig för detta är kommunens krisledningsgrupp. För att dela information med externa aktörer ska i första hand systemet WIS (webbaserat informationssystem) användas för delning av dagboksinformation mellan aktörer. Ansvarig för informationen i WIS är kommunens beredskapssamordnare. Ytterst ansvarig för rapportering till länsstyrelsen är krisledningschefen. Om WIS inte är i funktion ska rapportering till länsstyrelsen ske via RAKEL; telefon, fax eller mail. 3.2.5.5 Ekonomi Kostnader som härrör från en allvarlig samhällsstörning eller extraordinär händelse ska debiteras egenkoden (28155) för att tydliggöra kostnadsfördelningen mellan verksamheter samt för eventuella framtida försäkrings- och skadeståndsanspråk. Den särskilda konteringshänvisningen för egenkod ska även finnas tillgänglig digitalt på kommunens intranät Örnkom (under rubriken ekonomi), samt i pappersform hos kommunledningsförvaltingens ekonomifunktion. Ansvariga attestanter är krisledningschefen och ekonomidirektören. Om både krisledningschef och ansvarig nämnd är i funktion (oavsett typ av händelse) kan krisledningschefen fatta beslut om åtgärder upp till 500 basbelopp som berör kommunala verksamheter. Är behovet ännu större ska dialog föras med ekonomidirektör och ansvariga politiker innan beslut fattas. Om behov finns kan kommunfullmäktige i efterhand avsätta medel för hanteringen av den inträffade händelsen. 3.2.5.6 Start av krisledningen Vid händelser som kan komma att behöva ett utökat stöd för ledning, information, och samordning ska händelsen så långt det är möjligt hanteras inom drabbad förvaltnings/bolags organisation. Om förvaltningen/bolaget inte kan hantera händelsen, eller om man anser att händelsens framtida utveckling kan ta en sådan vändning att ett utökat stöd kan behövas, är det förvaltningschef / eller Vd:s ansvarar att kontakta kommunens krisledningsgrupp för stöd.

18 (41) Om initiativet kommer från krisledningsgruppen är det viktigt att i kontakten med berörd förvaltningschef eller Vd tydligt fråga behöver ni hjälp med något? för att inte kommunens krisledningsgrupp ska ta över hanteringen av händelser som kan lösas inom ordinarie verksamhet. Vid starten: Samråd sker med krisledningschef som fattar beslut om gruppen ska kallas samman. Finns inte krisledningschef eller dennes ersättare tillgänglig är det räddningschef i beredskap som fattar detta beslut. När krisledningsgruppen samlas för en första träff inför eller efter att en händelse inträffat ska både ordinarie och ersättare kallas in (se stycke 3.2.5.1 Krisledningsgruppens sammansättning). Krisledningschef meddelar krisledningsnämndens ordförande eller dennes ersättare om att krisledningsgruppen är i funktion. 3.2.5.7 Larmning av krisledningsgruppen Krisledningsgruppen kallas in genom att den kommunala alarmeringscentralen (KAC) larmar efter initiativ från krisledningschef, dennes ersättare eller räddningschef i beredskap. Följande grupperingar inom kommunens krisledning kan larmas ut via KAC: - Kommunens krisledningsgrupp - Upplysningscentral - Krisledningsnämnd - POSOM (gäller endast ledningsgruppens personer). Behöver ytterligare funktioner knytas till krisledningsgruppen så ansvarar gruppen själva för att dessa kallas in. Larmning går till på följande sätt: Förvaltningschef/Vd inom kommunens organisation ställer frågan till krisledningschefen eller dennes ersättare om krisledningsorganisationen bör startas upp. Krisledningschefen fattar beslut om att krisledningsgruppen ska träda i funktion. Krisledningschef kontaktar KAC för att larma krisledningsgruppen. Om krisledningschefen eller dennes ersättare inte finns tillgänglig ska detta förfarande ske genom räddningschef i beredskap. KAC larmar alla personer enligt upprättade larmlistor, antingen via systemet Rapid Reach eller telefon och SMS.

19 (41) Larmlista för krisledningsgruppen finns redovisad som bakomliggande dokument. 3.2.5.8 Samordning av krisledningsarbetet (i stab) Stabschefen samordnar verksamheten i krisledningsgruppen och skapar förutsättningar för ett effektivt arbete. Stabschefen ska kontinuerligt hålla sig uppdaterad om situationen för att kunna ha ett helhetsperspektiv och fungera som en länk mellan krisledningschefen och krisledningsgruppens stödfunktioner. Stabschefen har ansvar för (se även avsnitt 3.2.5.2): Förberedelse och genomförande av stabsorienteringar. Att sammanställa en enkel stabsarbetsplan och en lägesbild med tidpunkter och händelser samt riktlinjer. 3.3 Samverkan 3.3.1 Samverkanspartners Vid allvarliga samhällsstörningar och extraordinära händelser samverkar kommunen bl.a. med följande myndigheter, organisationer och företag: - Länsstyrelsen i Västernorrlands län - Försvarsmakten med hemvärnet - Landstinget i Västernorrlands län - Polismyndigheten - Trafikverket - Kustbevakningen - EON - Vattenfall - Telia Sonera - Statkraft - Sveriges Radio Västernorrland - Media - Svenska kyrkan - Civilförsvarsförbundet. 3.3.2 Samverkan före en händelse inträffar Konsekvenserna av en allvarlig samhällstörning eller en extraordinär händelse kräver samverkan mellan olika aktörer. Samordning kan förberedas genom att myndigheter och organisationer har fortlöpande kontakt med varandra genom utbildningar, övningar och konferenser. Personkännedom och kunskap om samverkande myndigheters organisation och resurser underlättar kontakter när en händelse inträffar.

20 (41) Samordningen bygger på: Att vi behöver samma grundsyn om vad som kan förväntas drabba kommunen vid en allvarlig samhällsstörning eller en extraordinär händelse. Hur våra beredskapsåtgärder bör inriktas på ett samordnat sätt och hur samverkan bör ske. Hur samordning av resurser bör ske. 3.3.3 Samverkan när en händelse har inträffat Konsekvenserna av en allvarlig samhällstörning eller en extraordinär händelse kräver samverkan mellan olika aktörer under händelsen. Kommunen, andra myndigheter och organisationer, näringslivet och övriga aktörer måste försäkra sig om att man har samma uppfattning om vad som här hänt, hur krisen kan komma att utvecklas samt vilken inriktning som bör intas för de åtgärder och prioriteringar som måste göras. Alla aktörer är beroende av information från varandra för att kunna genomföra sina uppgifter på ett bra sätt. Den information som förmedlas till allmänheten och media måste också vara samstämmig. I kommunens krisledningsorganisation ingår en analysgrupp som leds av en analysansvarig som ingår i krisledningsgruppen. Analysgruppen bemannas utifrån uppkomna behov med personal från förvaltningar, bolag och externa aktörer för att den allvarliga samhällstörningen eller den extraordinära händelsen ska kunna analyseras utifrån vad som har hänt, vad som behöver göras samt vad som behöver prioriteras. Analysgruppen finns placerad i Stadshuset Nygatan 16 våning 2, sammanträdesrum Lunne. Rapportering från kommunens krisledning till länsstyrelsen sker via WIS (Webbaserat informationssystem, se avsnitt 3.2.5.4) i form av lägesrapporter och löpande information om händelseutvecklingen, lägesbeskrivning, den förväntade utvecklingen samt vidtagna och planerade åtgärder. Ansvarig för detta är krisledningsgruppen. För att dela information med övriga externa aktörer som inte finns på plats i Stadshuset används i första hand WIS. Fungerar inte WIS sker rapportering via telefon, fax eller mail. 3.3.4 POSOM (psykiskt och socialt omhändertagande) Vid en allvarlig samhällsstörning eller en extraordinär händelse kan det finnas behov av särskilt psykiskt och socialt omhändertagande inklusive öppnande av uppsamlingsplatser, stödcentra m.m. för berörda.

21 (41) Humanistiska nämnden har ansvaret för det psykiska och sociala omhändertagandet och att det inom kommunkoncernen finns en POSOMverksamhet som är organiserad, övad och utbildad. Organisationen består idag av en central styrgrupp/ledningsgrupp samt lokala stödgrupper i Grundsunda/Husum, Nätra/Sidensjö, Anundsjö/Bredbyn, Björna/Trehörningssjö och centrala Örnsköldsvik. POSOM organisationen har till uppgift att: Ge stöd till drabbade anhöriga. Organisera stödcentra Samordna resurser Upprätta kontakter med andra berörda hjälpinsatser. Räddningstjänsten, landstinget, polismyndigheten samt kommunens krisledningsgrupp har vid allvarliga samhällsstörningar och extraordinära händelser mandat att begära hjälp av POSOM-organisationen. Begäran ska ställas till den centrala ledningsgruppen som i sin tur kallar in lokala stödgrupper efter behov. Larmlista för POSOM:s ledningsgrupp finns redovisad som bakomliggande dokument. 3.3.5 Frivillig resursgrupp Kommunens krisledningsorganisation vid allvarliga samhällsstörningar och extraordinära händelser har mandat att begära hjälp av en frivillig resursgrupp (FRG) med resurspersoner från frivilligorganisationerna. Resursgruppen byggs upp genom att kommunen tecknar en överenskommelse med de frivilligorganisationer som anmäler intresse att delta. När det händer en allvarlig samhällsstörning eller extraordinär händelse tecknas ett separat avtal med varje person i FRG som tjänstgör. Resursgruppen är en förstärkningsresurs för kommunala förvaltningar att användas när de egna resurserna inte räcker till. Ansvarig för samverkan med FRG-gruppen är kommunens beredskapssamordnare. Den frivilliga resursgruppen (FRG) har till uppgift att: Upprätta en kontaktgrupp för att kunna leda och samordna arbetet inom FRG-gruppen. Upprätta resursenheter som kan användas som förstärknings- och uthållighetsresurs för att utföra arbetsuppgifter inom kommunala verksamhetsområdena som t.ex. utspisning, stabsarbete, radiokommunikation, transporter, information och omhändertagande under en utdragen kris/konflikt.

22 (41) Lokala och regionala samverkande myndigheter samt föreningar i frivilliga resursgruppen (FRG) finns redovisade i bakomliggande dokument till krisledningsplanen. 3.3.6 Krishanteringsråd Kommunen sammankallar Krishanteringsrådet minst en gång per år samt när särskilt behov uppstår. I krishanteringsrådet får olika myndigheter och organisationer tillfälle att i förebyggande syfte utbyta information och diskutera risker, beredskap och ledningsfrågor som kan uppstå vid en allvarlig samhällsstörning eller en extraordinär händelse. Krishanteringsrådet ska vara utformat så att myndigheter, organisationer och företag som är verksamma i kommunen och har en viktig roll vid allvarliga samhällsstörningar och extraordinära händelser kan förbättra förutsättningarna för samordning och samverkan tillsammans med kommunens krisledning. Kommunen är aktörernas gemensamma kontaktpunkt med länsstyrelsen. Följande lokala krisaktörer (myndigheter, näringsliv och organisationer) ingår i det lokala krishanteringsrådet: - Kommunen (kommunledning, räddningstjänst, energibolaget, vattenbolaget, flygplatsbolaget m.fl.) - Länsstyrelsen (krisberedskap och skydd mot olyckor) - Landstinget (sjukhus/primärvård) - Polismyndigheten i Örnsköldsvik - Svenska kyrkan (Örnsköldsviks kontrakt) - Försvarsmakten (Hemvärnet) - Kustbevakningen - Lokalradion (Radio Västernorrland) - Frivilligorganisationerna (FRG-organisationen). Kommunalrådet eller kommundirektören är ordförande i rådet. I övrigt ingår kommunala representanter från kommunledningsförvaltningen (ledning, information) och samhällsbyggnadsförvaltningen (brand, säkerhet). Berörda förvaltningar och andra regionala organisationer och myndigheter (EON, Vattenfall, Telia Sonera, Trafikverket) adjungeras in vid behov. Representanter i det lokala krishanteringsrådet finns redovisade i bakomliggande dokument till krisledningsplanen.

23 (41) 4. KRISLEDNING 4.1 Ledningslokaler 4.1.1. Brand och säkerhets ledningslokal De personer som kallats in vid en allvarlig samhällsstörning eller en extraordinär händelse (kommunens krisledningsgrupp, politiker och tjänstemän) samlas först i brand och säkerhets ledningslokal på Vikingagatan 38 i Örnsköldsvik. Denna lokal är tillgänglig dygnet runt med tillgång till telefoner, fax, IT-utrustning, radio, TV, video, kartor och andra tekniska hjälpmedel. Lokalen har fast reservkraft för elförsörjning. Chefen för brand och säkerhet är ansvarig för lokalen. I anslutning till ledningslokalen finns ytterligare kontorslokaler och kommunens alarmeringscentral (KAC) för att underlätta viss informationsverksamhet. 4.1.2 Krisledningsgruppens ledningslokal Ledningslokal med teknisk utrustning, reservelverk och motsvarande utrustning som finns hos brand och säkerhet inrättas i Stadshuset Nygatan 16 sammanträdesrum Kubbe, våning 4. Ledningsarbetet påbörjas från brand och säkerhets ledningslokal och flyttas sedan till ledningslokal i Stadshuset. 4.1.3 Krisledningsnämndens lokal För krisledningsnämnden avdelas i Stadshuset, Nygatan 16 sammanträdesrum Gene, våning 4. Stödfunktioner till nämnden inryms i angränsande kontorsrum. 4.1.4 Reservlokal för krisledningsfunktionen Om omständigheterna kring en händelse medför att ingen av ovan nämnda lokaler kan användas ska verksamheten flyttas till ITavdelningens lokaler på Backgatan 5 (f.d. Komvux lokaler). Lokalerna har bra IT-teknik och fast reservkraft samt utrustning för att vid krislägen kunna flytta kommunens telefonväxel till lokalerna och lämpar sig därför bra för kommunal ledning och information. 4.1.5 Ansvarig för iordningställande av ledningslokaler Ansvarig för iordningställande av ledningslokaler för krisledningens arbete vid en allvarlig samhällsstörning eller extraordinär händelse är krisledningsgruppens serviceansvarig. Enhetschef för samhällsskydd ska vara behjälplig i arbetet.

24 (41) 4.2 Stabsorientering Vid en allvarlig samhällsstörning eller en extraordinär händelse eller när ett viktigt beslut fattas, finns det behov av information. Beroende på omständigheterna kan det även finnas behov för kommunledningen att kalla samman representanter från berörda nämnder och förvaltningar samt samverkande myndigheter och organisationer till en stabsorientering. Stabsorienteringens syfte är att ge information om läget och direktiv för det fortsatta krisledningsarbetet. Exempel på föredragningslista: - Närvarokontroll - Syfte med stabsorientering - Presentation av läget i stort - Väderförhållanden - Läget för drabbade personer - Gällande inriktning för kommunens verksamhet, styrande beslut - Redogörelse för kritiska verksamheter och funktioner - Informationsläget - Personalläget - Ekonomi, underhåll, försörjning och kommunikationsvägar - Uppföljning av beslut - Frågor - Sammanfattning och inriktning för det fortsatta arbetet - Tid och plats för nästa stabsgenomgång. 4.3 Överföring av ledningsansvar Krisledningsnämnden och/eller krisledningsgruppen kan efter bedömning överlämna krisledningsansvaret till ansvarig nämnd eller styrelse under förutsättning att denna bedöms ha kapacitet att hantera situationen. Vid en allvarlig samhällsstörning eller en extraordinär händelse av mycket stor omfattning eller svårighetsgrad kan bedömningen göras att behov finns av regionalt stöd och länsstyrelsen kontaktas för samråd. Krisledningsnämnden har ansvaret att i samråd med krisledningsgruppen besluta om överföring av ledningsansvar. 4.4 Uppföljning och utvärdering av inträffad händelse Vid allvariga samhällsstörningar eller extraordinära händelser ska alltid uppföljning och utvärdering som omfattar följande genomföras: Kalla till möte för att utvärdera hanteringen av den inträffade händelsen (personal, externa resurser, media m.m.).

25 (41) Samla in upprättade uppföljningar och utvärderingar från berörda verksamheter (förvaltningar, bolag och övriga aktörer). Dokumentera resultatet av utvärderingen. Informera nämnderna om utvärderingens resultat. Skicka en kopia av dokumentationen till länsstyrelsen. Kontrollera den faktiska hanteringen av händelsen gentemot denna plan för att åskådliggöra brister i planeringen (underlag för revidering av planen).

26 (41) 5. ADMINISTRATIVT STÖD FÖR KRISLEDNING Krisledningsnämnden och krisledningsgruppen har administrativt stöd till sitt förfogande för dokumentation och handläggning, kontorsservice, kommunikationsstöd, IT och annan teknisk support, transport samt måltidsservice av servicegruppen. Gruppen består till största delen av personal från kommunledningsförvaltningen och konsult- och serviceförvaltningen. Ansvarig för servicegruppen är chefen för konsult- och serviceförvaltningen. Servicegruppens huvudsakliga arbetsuppgifter: Dokumentera och registrera skrivelser, meddelanden, händelseförlopp och vidtagna åtgärder. Kontorsservice i form av exempelvis utskrift, kopiering etc. Ta fram underlag för stabsorientering m.m. Tillhandahålla IT och annan teknisk support för att upprätthålla samhällsviktiga datasystem. Transporter samt måltidsservice. Kommunsekreteraren är sekreterare i krisledningsgruppen med ansvar för att dokumentera beslut och händelser i en händelsedagbok. Protokoll ska föras för redovisning till nämnder, styrelser och länsstyrelsen. Ordinarie sekreterare i kommunstyrelsen arbetsutskott är sekreterare i krisledningsnämnden. Protokoll ska föras för redovisning till nämnder, styrelser och länsstyrelsen.

27 (41) 6. KRISKOMMUNIKATION 6.1 Informationsverksamhet Inom verksamhetsområdet Information vid kommunledningsförvaltningen ingår ett antal uppdrag med övergripande syfte att informera om Örnsköldsvik. Denna innefattar såväl extern profilering av Örnsköldsvik som intern information för Örnsköldsviks kommun och samhällsinformation för ökad delaktighet och utvecklad demokrati. Kommunens webbplats, intranät, trycksaker och pressmeddelanden är exempel på informationsavdelningens ansvarsområden. 6.2 Informationsarbete I kommunens krisledningsorganisation för allvarliga samhällsstörningar och extraordinära händelser samt höjd beredskap ingår en informationsgrupp med upplysningscentral. Informationschefen ingår i krisledningsgruppen, ersättare för funktionen finns också utsedd. Krisledningsgruppen tar beslut om vilken information som ska spridas om händelsen, t.ex. till media och allmänhet. Informationsgruppen ansvarar för att samordning sker gentemot ytterst ansvarig förvaltningschef/bolagschef. Vid planerade offentliga uttalanden från förvaltning, bolag eller krisledningsnämnd ska den information som delges media och allmänhet vara godkänd och förankrad i kommunens krisledningsgrupp. Information som i det dagliga arbetet sorterar under en specifik yrkesutövares normala rutiner gör så också under en extraordinär händelse. Om tvivel skulle uppstå avseende riktigheten i att uttala sig ska informationen först förankras i kommunens krisledningsgrupp. Viktigt att beslut som fattas ute i verksamheten under en allvarlig samhällsstörning eller extraordinär händelse meddelas förvaltningschef eller avdelningschef som sedan meddelar krislednings- (informations) gruppen vilka beslut som fattats. 6.3 Informationsgrupp med upplysningscentral 6.3.1 Ansvaret för informationsgruppen arbete Informationschefen är ytterst ansvarig för informationsgruppens och upplysningscentralens arbete. Informationsgruppen står i direkt förbindelse med krisledningsgruppen och har till uppgift att förmedla samordnad och förankrad information både internt och externt.

28 (41) Informationsgruppen kallas ut av informationschefen efter samråd i krisledningsgruppen. KAC kan vara behjälplig att kalla ut personer i informationsgruppen enligt upprättad lista antingen via systemet Rapid Reach eller telefon och SMS. Vid start av informationsgruppen vid en allvarlig samhällsstörning och en extraordinär händelse ska: Kommunens informationsgrupp vara i funktion inom fyra timmar Information visas på kommunens hemsida på Internet via särskild sida för krisinformation. Informationsfunktionen ska vara igång inom fyra timmar (se avsnitt 2.2) Kommunens upplysningscentral och telefonväxel vid behov öppnas inom fyra timmar. 6.3.2 Organisation för informationsgrupp med upplysningscentral Informationsgruppen med upplysningscentral består av informatör, webbredaktör, samordnare, sakkunniga, telefonister och växeltelefonister ( i Stadshusets reception och i upplysningscentral), dagboksantecknare, omvärldsbevakare och representanter för integrationsenheten. Till denna informationsgrupp kan också en servicegrupp och representanter från frivilliga resursgruppen tillföras beroende på händelsens art och längd. Informationschef ingår i krisledningsgrupp Informationsgrupp med upplysningscentral Informatör + Webbredaktör Samordnare + Sakkunniga Telefonister + Växeltelefonister Dagboksantecknare Omvärldsbevakare Representant/er integrationsenheten Arbetet organiseras enligt ett schema med möjlighet till två-skift för telefonsvarare samt dagboksantecknare. Övriga arbetar dagtid. Telefonisterna ansvarar för omvärldsbevakning kvällstid. Vid en mer långvarig eller intensiv händelse kan en utökning av gruppens sammansättning och arbetstider göras. Arbetsschema för arbetet i upplysningscentralen finns som bakomliggande dokument till krisledningsplanen. 6.3.3 Start av informationsgrupp upplysningscentral Informationsgrupp med upplysningscentral inrättas efter beslut i krisledningsgruppen. Informationsgruppen placeras i sammanträdesrum

29 (41) Vågön, Nygatan 16 våning 2. Upplysningscentral placeras i sammanträdesrum Drömme, Nygatan 16 våning 1. Omvärldsbevakare placeras i rum Skrike eller annat ledigt utrymme i närheten av sammanträdesrum Drömme. Kompetens från förvaltning och bolag som drabbats av händelsen kan tillföras upplysningscentralen för att snabbare ge korrekta svar och minska antalet frågor som måste lyftas till krisledningsgruppen. Informationschefen har rätt att efter samråd besluta om personalresurser eller speciell kompetens ska tillföras informationsgruppen. Riktlinjer för start av upplysningscentralen samt larmlista över personal för bemanning av uppgifterna i informationsgruppen finns redovisade som bakomliggande dokument till krisledningsplanen. 6.3.4 Informationsuppgifter fördelat på funktioner Informatörer Flera informatörer finns i informationsgruppen. En av dessa sköter kommunikationen mellan informationsgruppen och krisledningsgruppen och håller den senare gruppen underrättad om oklarheter och eventuella behov av kompletterande information till allmänheten. Informatörerna producerar och distribuerar i samarbete med webbredaktören information för t.ex. pressmeddelanden, fax, begäran om myndighetsmeddelande och webbinformation. Informatörerna ansvarar även för att personal i stadshusets reception hålls uppdaterade om läget. Webbredaktör producerar och distribuerar i samarbete med informatören information genom t.ex. pressmeddelanden, fax, begäran om myndighetsmeddelande, webbinformation och sociala media. Samordnare har till uppgift att leda arbetet i upplysningscentralen. Samordnaren ser också till att personer i gruppen som behöver avlösning blir avbytta och att medarbetarna får mat och fika. Sakkunniga bistår informationsgruppen med expertkunskap inom områden som berörs av händelsen för att snabba svar kan ges på vanligt förekommande frågor. Telefonister tar emot telefonsamtal och besvarar allmänhetens frågor. Inkommande samtal antecknas och lämnas till dagboksantecknare. Telefonister i upplysningscentralen upplyser allmänheten utifrån information från krisledningsgrupp och sakkunniga i informationsgruppen.