1 (6) 20111010 Riktlinjer för sociala medier för Fagersta kommun Riktlinjerna beskriver hur Fagersta kommun och dess verksamheter kan använda sociala medier på ett sätt som stämmer överens med kommunens värdegrund, varumärke, policydokument samt lagar och regler. Vad är sociala medier? Sociala medier utgörs enkelt uttryckt av människor som för konversationer - eller gör inlägg av olika slag som kan kommenteras - online. Det kan till exempel vara bloggar, mikrobloggar som Twitter, webbplatser där man delar med sig av musik, bilder eller filmklipp (Flickr eller Youtube) eller communitys som Facebook eller Linkedin. Grundidén med en community, det vill säga ett digitalt nätverk som bildar en grupp på till exempel Facebook, är att gruppen - oavsett om det är en organisation eller ett företag - gemensamt bidrar till värdet i nätverket. En community ska vara en plattform där den målgrupp det berör ska känna sig bekväm att delta, ta kontakt och få hjälp. Ju mer nytta våra läsare har av informationen på till exempel Fagerstas communitys, desto högre blir värdet och desto större blir utdelningen för kommunen.
2 (6) Därför kommunicerar Fagersta kommun via sociala medier Mediesamhället förändras ständigt och nya kommunikationsvägar skapas. För kommunen är det viktigt att finnas på de arenor och via de nya kanaler där vi når våra målgrupper. Alltfler medborgare i olika åldrar har tillgång till sociala medier, som är både lättillgängliga och billiga att använda. Sociala medier ska ses som ett komplement till traditionella medier. De ersätter inte kommunens officiella webbplats www.fagersta.se. Syftet med att använda sociala medier kan variera beroende på vilken verksamhet eller vilken kanal det handlar om. Exempel: kommunicera med medborgarna och omvärlden. Då är sociala medier ett snabbt och enkelt sätt att nå fram och skapa en dialog samt öka förståelsen för hur kommunen fungerar. I en krissituation är också sociala medier det snabbaste sättet att nå ut med information till medborgarna. vidga medborgardemokratin och öka tillgängligheten. Alla som vill får här en möjlighet att i dialogform föra fram idéer, tankar och åsikter och därmed även vara med och påverka. hitta nya målgrupper. Människor i alla åldrar lägger allt mer tid på Internet. Genom att finnas på olika arenor ökar möjligheten att nå nya målgrupper som normalt inte söker sig till kommunens webbplats eller tar del av mer traditionella informationskanaler. marknadsföra Fagersta. Det finns en mängd möjligheter att nå ut med nyheter, skapa goodwill, marknadsföra kommunen, dess verksamheter, evenemang och liknande. Varumärket Fagersta påverkas hela tiden av vad andra säger om Fagersta - bland annat på sociala medier. Genom att delta här, är vi själva med och bidrar aktivt till byggandet av vårt varumärke. Användare Varje förvaltning avgör själv om den ska använda sociala medier, vilka tjänster som ska användas, samt vem eller vilka som representerar förvaltningen. Uppdraget att representera en förvaltning i sociala medier ska komma från förvaltningschefen. De förvaltningar som väljer att använda sociala medier ska meddela informationsenheten.
3 (6) Hur börjar man? Innan man startar ett konto i sociala medier, till exempel en Facebooksida, måste man noga överväga vad sidan ska användas till samt hur den ska skötas och vem som ska sköta den. Följande krav ska vara uppfyllda innan sidan startas: Förvaltningschef ska ha godkänt att kontot öppnas. Kommunens informationsenhet ska vara informerad. Informationsenheten bistår även med råd och stöd, både vid starten av en aktivitet i sociala medier och vid den löpande hanteringen. En aktivitetsplan ska finnas (en kopia lämnas till informationsenheten) med följande innehåll: En beskrivning av aktiviteten (både syfte och mål) och vilket socialt medium det handlar om. En beskrivning av målgruppen. Hur och när och av vem övervakning och uppdatering normalt ska skötas. Vem som ansvarar för kontot när ordinarie ansvarig inte är på plats. Att sköta ett konto På sociala medier förväntar sig aktörerna snabb respons. Det är därför viktigt att administratören (ansvarig tjänsteman) är aktiv med uppdateringar, svarar snabbt på frågor och snabbt tar bort olämpligt material (se nedan). Med tanke på att sociala medier är "öppna" ständigt är det önskvärt att någon ansvarig är beredd att läsa av kontot minst en gång per dygn, oavsett veckodag. Frågor som ska besvaras kan självklart vänta till nästkommande vardag, men olämpligt material bör alltid tas bort inom 24 timmar. Frågor som kontoadministratören själv inte kan besvara skickas vidare till den som är ansvarig för verksamheten. Såväl kritiska synpunkter som värdefull respons kan vara viktigt att skicka vidare till dem som berörs. Som anställd i Fagersta kommun är du en ambassadör för din organisation. När det är möjligt, klargör din befattning som representant för din organisation. Skilj på privat och professionellt agerande.
4 (6) För att dokumentera mediet ska den ansvarige se till att en skärmdump tas minst en gång per år och/eller vid större förändringar. Skärmdumpen ska sparas digitalt. Aktivitetsplaner och inloggningsuppgifter lämnas (som en extra säkerhetsåtgärd) för förvaring på informationsenheten så att kommunen inte råkar ut för att det finns konton som ingen kommer åt. I egenskap av politiker ska man inte stå som ansvarig för sociala medier med kommunen som avsändare. Det är mer lämpligt att politiker använder sig av det egna partiets kanaler. Kommunen kan dock erbjuda länkning från www.fagersta.se. Språk och bilder När du använder Internet på din arbetsplats representerar du Fagersta kommun och all kommunikation ska följa god sed. Språket som används ska vara vårdat och anpassat till mediet och målgruppen. Man brukar generellt säga att tonen på sociala medier bör vara personlig men inte privat. Också för kommunen bör tonen vara något mer personlig än i det som skrivs med kommunen som avsändare i övriga sammanhang. I övrigt gäller samma skrivregler som för vår webbplats: Skriv direkt till läsaren. Använd alltid du (med liten bokstav) Använd inga förkortningar Var tydlig, men undvik upprepningar Svara alltid i en trevlig och positiv ton oavsett hur inlägget är skrivet Svara aldrig på "påhopp" eller personangrepp Bilder som publiceras på Internet med kommunen som avsändare ska vara neutrala och får inte ha ett stötande innehåll. Bilder med identifierbara personer får aldrig publiceras på Internet utan tillåtelse från den avbildade eller (om det handlar om en omyndig person) vårdnadshavaren eller en god man. Identifierbara, digitaliserade och sökbara bilder på barn under 16 år får aldrig publiceras på Internet utan vårdnadshavarens skriftliga godkännande. Webbgruppen, som arbetar med kommunens och skolornas hemsidor, har tagit beslutet att aldrig publicera bilder på identifierbara barn för att värna barnens integritet. Om och när det är möjligt ska Fagersta kommuns grafiska profil användas även på sociala medier.
5 (6) Olämpligt material Brottsligt eller olämpligt material ska tas bort snarast möjligt (helst inom ett dygn). Ta alltid snabbt bort inlägg som innehåller: Förtal, personliga angrepp, känsliga personuppgifter eller förolämpningar Hets mot folkgrupp, sexistiska yttranden eller andra trakasserier Olovliga våldskildringar eller pornografi Uppmaningar till brott eller utgöra annan brottslig handling Olovligt bruk av upphovsrättsligt skyddat material Svordomar eller obscena ord Kommersiella budskap eller reklam Samordning Alla sociala medier där Fagersta kommun är representerat och riktar sig till allmänheten, ska vara listade på och ha en tydlig ingång från www.fagersta.se. Regler, lagar och arkivering E-delegationens Riktlinjer för hur statliga myndigheter bör använda sociala medier - version 1.0 kom vid årsskiftet 2011. Uppdraget från regeringen till E-delegationen var att ta fram riktlinjer för hur myndigheter använder sociala medier, särskilt om hur de rättsliga aspekterna ska beaktas. Den första versionen av riktlinjerna innehåller beskrivningar om vilka rättsliga krav myndigheterna måste följa, vilka rutiner de bör införa och vilka resurser de bör avsätta. Om arkivering står följande: "Inlägg på det sociala mediet bör arkiveras regelbundet för att bevaras för framtiden. Det kan ske genom att föra över inläggen till ett e-arkiv. Om flödet av inlägg inte är för stort kan ett alternativ vara att med jämna mellanrum bevara en ögonblicksbild av mediet, till exempel genom att ta en skärmdump eller göra utskrift av inläggen." Om allmänna handlingar: "Allmänheten har rätt att ta del av allmänna handlingar som är offentliga. De inlägg som myndigheten gör i sociala medier och som utomstående gör i dialog
6 (6) med myndigheten blir allmänna handlingar. Myndigheten ska veta vilka handlingar som är allmänna i sociala medier som de är aktiva i, ha en beskrivning av handlingarna tillgänglig och ge allmänheten möjlighet att själv söka bland handlingarna. Allmänna handlingar som är offentliga ska kunna visas upp och lämnas ut som utskrift. Utlämnande kan i många fall även ske elektroniskt, i vart fall om de inte innehåller personuppgifter. Allmänna handlingarna behöver inte diarieföras, det räcker med att de hålls ordnade så att det framgår om de upprättats av myndigheten eller inkommit från någon annan och när det har skett. Det kan ske direkt i det sociala mediet, genom att skrivas ut eller att via länkning eller motsvarande sparas i elektronisk form i ett annat medium hos myndigheten." För regler och övriga riktlinjer kring myndigheters sätt att hantera sociala medier, se bifogade Sammanfattning av E-delegationens riktlinjer samt Checklista för sociala medier ur ett juridiskt perspektiv. För mer information eller en djupare analys hänvisas till den kompletta upplagan av E-delegationens riktlinjer version 1.0, som kan laddas ner från: http://www.edelegationen.se/sida/riktlinjer-for-sociala-medier Anna Hötzel pressansvarig, Fagersta kommun Bilaga 1 Sammanfattning av E-delegationens riktlinjer Bilaga 2 E-delegationens Checklista för sociala medier ur ett juridiskt perspektiv.