Revisionsrapport 24 / 9 2008 Genomförd på uppdrag av revisorerna september 2008 Landstinget Kronoberg Granskning av landstingets upphandling
Innehåll 1. Sammanfattning...2 2. Bakgrund...3 3. Syfte...3 3.1. Frågeställningar...3 4. Metod...4 5. Upphandlingsvolym, organisation och rutiner för upphandling...4 5.1. Upphandlingsvolym 2007 / genomförda upphandlingar...4 5.2. Organisation och rutiner...5 6. Frågor och svar om upphandling i landstinget Kronoberg...5 7. Intervjuer...7 8. Granskning av upphandlingar...9 8.1. Ambulansutalarmeringssystem...9 8.2. Infusionslösningar, näringslösningar, spädningsvätskor och spolvätskor...10 8.3. Rekryteringstjänster...10 8.4. Hörselrehabilitering...11 8.5. Sjukvårdsartiklar...11 1
1. Sammanfattning Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Landstinget Kronoberg granskat landstingets upphandlingsverksamhet. Landstinget har sedan flera år en upphandlingsavdelning som svarar för specialistkompetens avseende upphandlingar inom landstinget. Upphandlingar genomförs inom olika verksamheter med upphandlingsavdelningen som ett särskilt nav som säkerställer att upphandlingarna bedrivs enligt LOUs (Lagen om Offentlig Upphandling) intentioner. Vi bedömer efter granskningen att upphandlingsorganisationen i allt väsentligt är ändamålsenlig. Upphandlingsavdelningens olika upphandlare ansvarar för olika varu- och tjänsteområden och medverkar som projektledare i de olika verksamheternas upphandlingar. Vidare svarar upphandlingsavdelningen för att bereda och ta fram särskilda styrdokument samt att genomföra utvecklingsinsatser inom upphandlingsområdet. Inom upphandlingsavdelningen har under 2005-2006 inrättats en befattning som inköpssamordnare samt under 2008 en tjänst som inköpscontroller. Inköpssamordnaren har ett särskilt ansvar för att informera, utbilda och formera ett nätverk för personer inom olika verksamheter med inköpsansvar. Inköpscontrollern har som särskilt ansvar att genomföra uppföljning, utvärdering och kontroll av gjorda inköp/upphandlingar. Vi bedömer att landstinget genom beslutet att inrätta de båda befattningarna nu har fått bättre möjlighet än tidigare att styra och informera verksamheterna om regelverket kring upphandling. Huvudsyftet med båda tjänsterna är också att följa upp och främja avtalstroheten. Under våren 2008 har en särskild styrgrupp inrättats för upphandlingsområdet. Syftet är att lyfta strategiska upphandlingsfrågor till landstingsledningen. Ett sådant prioriterat strategiskt område är att starta upp aktiviteter för att öka köptroheten till de avtal som landstinget har upprättat med olika leverantörer. Upphandlingsavdelningen har upprättat processbeskrivningar av upphandlingens olika moment. Beskrivningarna finns tillgängliga på landstingets intranät och är ett bra stöd i upphandlingsprocessen. De intervjuer som genomförts visar bland annat att det finns önskemål om att förbättra informationen och tillgängligheten om upphandlingsregler etc på intranätet. Granskningen visar i sammanhanget att det inom UA för närvarande pågår ett arbete med att ta fram en ny upphandlingsmodul som ska vara tillgänglig på intranätet. Intervjuerna indikerar också att utbildningsinsatserna till landstingets personal avseende upphandlingsområdet behöver utökas. Vi har granskat fem genomförda upphandlingar. Granskningen visar att upphandlingarna i allt väsentligt har genomförts korrekt. Förfrågningsunderlag och kravspecifikationer är upprättade enligt LOU:s intentioner. I samtliga upphandlingar har sakkunniga från verksamheten varit engagerade i att ta fram förfrågningsunderlag samt i att utvärdera anbuden. Slutsats Sammantaget bedömer vi efter genomförd granskning att upphandlingsavdelningen bedriver ett viktigt utvecklingsarbete i upphandlingsfrågor och som därmed främjar att olika upphandlingar genomförs effektivt. 2
Det är angeläget att den nya styrgruppens arbete som bland annat fokuserar på att öka köptroheten och minska antalet direktupphandlingar fullföljs. Det är också viktigt att styrgruppens intentioner och beslut kontinuerligt följs upp för att utröna de effekter som uppnås. Vi rekommenderar att UA ser över möjligheterna att utöka utbildningsinsatserna till personal inom landstinget avseende upphandlingsområdet. Slutligen är det av vikt att information och tillgänglighet om upphandlingsregler på intranätet förbättras. 2. Bakgrund Samtliga landsting, kommuner och andra offentliga organ är skyldiga att tillämpa reglerna i LOU. I korthet innebär lagens regler att i princip samtliga inköp måste upphandlas i konkurrens. Regelverket är omfattande och det ställer stora krav på myndighetens upphandlingsfunktion. Landstinget revisorer genomförde år 2004 en granskning av upphandlingen av det personaladministrativa systemet Respons. Granskningen fokuserade själva upphandlingsobjektet och inte i första hand landstingets upphandlingsprocess i ett övergripande perspektiv sett ur vinkeln lagenlighet och effektivitet. 3. Syfte Granskningen har haft som syfte att: granska om landstinget har en ändamålsenlig organisation för upphandling, granska om regler och rutiner efterlevs i praktiken, granska ett antal genomförda upphandlingar. Det övergripande kontrollmålet för granskningen är att all upphandling ska ske med affärsmässighet, konkurrens, objektivitet och likabehandling samt följa de lagar och regler som gäller. 3.1. Frågeställningar Här följer exempel på frågeställningar som belyses i granskningen: Finns dokumenterade, ändamålsenliga och aktuella interna riktlinjer och upphandlings-/inköpsrutiner som uppfyller krav på god intern kontroll och krav enligt LOU samt att de tillämpas på ett adekvat sätt? o Vilka principer gäller för de kriterier som sätts upp vid olika upphandlingar? Hur ser reglerna ut för viktning av kriterier? Finns det en dokumenterad upphandlings-/inköpsorganisation med utsedd inköpsansvarig som har att samordna inköpsfrågor? Hur har den nya upphandlingslagstiftningen implementerats i organisationen? o Sker till exempel rangordning av leverantörer vid upphandling av en tjänst eller vara där avtal tecknas med flera leverantörer (ramavtal)? Erhåller inköps-/upphandlingsansvariga kontinuerlig utbildning och information om förändringar i de lagar, regler och rutiner som styr upphandlings/- inköpsverksamheten? Har förvaltningen egna kvalitetssäkringskontroller som säkerställer att alla upphandlingar sker affärsmässigt och i enlighet med gällande lagar och regler. När och hur informeras den politiska nivån om en aktuell upphandling? Några aktuella upphandlingar granskas. 3
4. Metod Allmänna handlingar såsom landstingets upphandlingsföreskrifter, förteckningar över ramavtal m.m. har studerats. Intervjuer har genomförs med chefen för upphandlingsavdelningen (UA) samt med cheferna för respektive närsjukvården, länssjukvården, folktandvården, gemensam administration och Grimslövs folkhögskola samt med en avdelningssekreterare vid rättspsykiatriska regionkliniken Fem upphandlingar har granskats avseende dokumentation, lagtillämpning etc. Upphandlingarna har valts ut så att olika typer av upphandlingsobjekt blivit representerade. 5. Upphandlingsvolym, organisation och rutiner för upphandling 5.1. Upphandlingsvolym 2007 / genomförda upphandlingar Upphandling är en kontinuerlig process som inte har någon naturlig brytpunkt vid årsskiftena. Antalet upphandlingar respektive upphandlingsvärdena varierar därför mellan åren beroende på vilka upphandlingar som pågår respektive avslutas. Landstinget införskaffar årligen externa varor och tjänster till ett värde om cirka 1,3 miljarder kronor vilket är cirka 33 procent av den totala budgetomslutningen. Merparten köps via upphandlade/tecknade avtal (f.n. cirka 750 stycken), vilka representerar ett kontinuerligt avtalsvärde på 800 1000 miljoner kronor. I mellanskillnaden mellan landstingets årliga anskaffning (1,3 miljarder) och avtalsvärdet (800-1000 miljoner) torde finnas ytterligare volym som är upphandlingsbar (dock inte hela volymen). Enligt upphandlingsavdelningen är det ett högt prioriterat område att minska diskrepansen mellan anskaffad och upphandlad volym. Den årliga upphandlingsvolymen har under ett antal år varierar mellan ca 300 450 miljoner kronor beroende på vilka avtal som krävt förnyelse respektive vilka övriga upphandlingar som aktualiserats. Ett kontinuerligt arbete pågår också med att hitta områden som saknar upphandling/avtal samt att genomföra upphandling inom dessa områden. Ett annat högt prioriterat område är att befrämja avtalstroheten, dvs tillse att verksamheten använder och följer de avtal som finns tecknade. Skälen till bristande avtalstrohet kan vara flera: Informationen om avtalen når inte ut till den enskilda verksamheten Det finns andra etablerade inköpskanaler sedan lång tid tillbaka Man tycker inte att den/de upphandlade produkterna passar den egna/aktuella verksamheten Det är roligt att ha leverantörskontakter/göra egna inköp Antalet upphandlingar respektive upphandlingsvolym för 2007 framgår av UA:s årsanalys. Av denna kan utläsas att UA under 2007 har genomfört cirka 538 upphandlingar / inköp av varierande storlek till ett sammanlagt avtalsvärde av cirka 293 mkr. Besparingen / kostnadssänkningen på genomförd upphandlingsvolym bedöms av UA uppgå till cirka 42 mkr. 4
5.2. Organisation och rutiner Upphandlingsavdelningen är organisatoriskt placerad i landstingsledningen. Upphandlingschefen ingår landstingsdirektörens stab. Inom upphandlingsavdelningen arbetar totalt 15 personer. Under 2008 har inrättats en ny tjänst som inköpscontroller. Sedan 2006 finns det inom avdelningen också en inköpssamordnare med ett särskilt ansvar för att informera om avtal etc inom verksamheten. Inom avdelningen arbetar även en jurist. Som tidigare nämnts har landstinget och dess upphandlingsavdelning konstaterat att en viss del av dagens upphandlingar/inköp görs utan att upphandlingsavdelningen anlitas och utan att upprättade köpeavtal nyttjas. Sådana upphandlingar utan upphandlingsavdelningens medverkan genomförs av verksamheten dels då avtal saknas, dels då avtal finns men att verksamheten inte tar hänsyn till tecknade avtal utan gör direktköp av annan leverantör istället. De två tjänsterna som samordnare och controller har som syfte att förbättra situationen såtillvida att informationen till verksamheterna om avtal etc ska förbättras likväl som intern kontroll och uppföljning av upphandlingar förväntas öka inom organisationen som helhet. Ett viktigt instrument för att förstå upphandlingsarbetets olika delar är de processbeskrivningar som UA har upprättat av de olika stegen i en upphandling. Beskrivningarna finns tillgängliga på landstingets intranät och är ett viktigt stöd för de personer som deltar i upphandlingsprocesserna. Vid genomförandet av en upphandling bildas i regel alltid en särskild arbets/referensgrupp som tillsammans under upphandlarens ledning, praktiskt genomför upphandlingen. Gruppen medverkar från framtagandet av förfrågningsunderlaget och fram till och med utvärderingen av upphandlingen. UA håller på att utveckla ett upphandlingsstöd med dokument- och ärendehanteringssystemet Platina som bas. Färdiga delar i detta är bl.a avtalsdatabasen, bevakning av avtalstider, rapportgenerator för olika typer av avtalsrapporter mm. För närvarande pågår arbete med att ta fram en särskild upphandlingsmodul där det bland annat ingår stöd / mallar för förfrågningsunderlag samt övriga upphandlingsdokument. Avdelningen arbetar också med att ta fram en kvalitetshandbok. Vidare har UA tillsammans med en leverantör utvecklat en modell för e-anbud och digital avtalssignering. Tekniken har tillämpats på ett flertal upphandlingar, bland annat tandtekniska tjänster vilken omfattade fyra landsting och 85 leverantörer. Hanteringen bedöms som enkel och rationell och håller på att implementerats fullt ut inom UA. Avdelningen slutförde under 2007 en avtalskatalog för samtliga 750 aktiva avtal. Avtalen återfinns på intranätet. 6. Frågor och svar om upphandling i landstinget Kronoberg De följande frågorna har besvarats av upphandlingschefen. Vilka principer gäller för de kriterier som sätts upp vid olika upphandlingar? Det finns två principer för utvärdering: Lägsta pris Ekonomiskt mest fördelaktiga anbud 5
Vid enklare upphandlingar kan UA ibland fastställa alla krav på varan/tjänsten i kravspecifikationen och endast gå på lägsta pris. Normalfallet är dock att UA använder principen ekonomiskt mest fördelaktiga anbud. UA tar då tillsammans med verksamheten fram 4 5 kriterier som viktas. Kriterier och viktandelar diskuteras ingående i referensgruppen. Kriteriet pris väger ofta tungt med hänsyn till landstingets ekonomi. Valda kriterier varierar naturligtvis beroende på vilken typ av upphandling som det gäller. Hur har den nya upphandlingslagstiftningen implementerats i organisationen? Den stora skillnaden mellan gamla och nya LOU rör ramavtal, avropsordningen från dessa, regler om en andra konkurrensutsättning mm. All berörd personal inom UA har erhållit utbildning avseende förändringarna i LOU. Berörd personal inom verksamheten har informerats via utskick från avdelningens inköpssamordnare. Information ges också på internwebben under rubriken: Inköps- och avtalsinformation för verksamheter. Respektive upphandlare informerar arbets-/referensgruppen om gällande regler i samband med att upphandlingen genomförs. Sker till exempel rangordning av leverantörer vid upphandling av en tjänst eller vara där avtal tecknas med flera leverantörer (ramavtal)? Ja, i den mån UA tecknar regelrätta ramavtal. Eftersom ramavtalsupphandling med flera leverantörer och (odefinierade volymer) oftast ger dåliga priser så försöker landstinget istället att endast anta en leverantör per produkt/produktgrupp. Om UA är osäkra på om en leverantör kan tillhandahålla hela produktgruppen/volymen eller om landstinget behöver alternativa produkter inom samma produktgrupp så anger UA i förfrågningsunderlagen att 70 procent av angiven volym kommer att köpas av leverantör 1 och 30 procent av leverantör 2. Förfarandet underlättar att hantera reglerna om avropsordning. Dessa är oftast svåra att hantera ute i verksamheten. Erhåller inköps-/upphandlingsansvariga kontinuerlig utbildning och information om förändringar i de lagar, regler och rutiner som styr upphandlings/inköpsverksamheten? Ja, alla upphandlare erhåller juridisk utbildning/fortbildning om förändringar i lagstiftningen när så sker. Nya medarbetare erhåller inledningsvis grundläggande utbildning i offentlig upphandling, övriga medarbetare erhåller fortlöpande utbildning efter behov. Kompetensutveckling sker också genom samverkansdagar och erfarenhetsutbyte med angränsande landsting. Har förvaltningen egna kvalitetssäkringskontroller som säkerställer att alla upphandlingar sker affärsmässigt och i enlighet med gällande lagar och regler. Nej. Detta har diskuterats inom avdelningen. Synen på behovet är delad. Upphandlingarna skiljer sig åt relativt mycket beroende på vilket upphandlingsområde det rör sig om. Om UA skulle börja med löpande kvalitetskontroller skulle det kräva att organisationen förfogade över ytterligare upphandlingskompetens och juridisk sakkunskap. (Granskarens kommentar: Den nya befattningen som inköpscontroller har bland annat en funktion att förbättra kvaliteten i upphandlingsprocesserna. Dock kan inte denna tjänstemans arbete säkerställa så att alla upphandlingar genomförs enligt gällande lagar och regler). 6
När och hur informeras den politiska nivån om en aktuell upphandling? Enligt delegation och gällande arbetsordning handläggs upphandlingar på följande sätt: Återkommande förbrukningsupphandlingar. UA bevakar när avtalstiden går ut. Ansvarig upphandlare initierar en förnyad upphandling genom att kontakta berörda verksamheter och ber dessa utse en arbets-/referensgrupp. Upphandlingen genomförs och information om avtal, avtalsvillkor, leverantör och upphandlingsresultat kommuniceras ut i verksamheten. Det nya avtalet fasas in när det gamla löper ut. Återkommande landstingsövergripande upphandlingar. I princip lika som ovanstående. Verksamhetsrelaterade upphandlingar. Upphandlingsavdelningen kontaktas av en verksamhet som har ett specifikt behov. En arbets-/referensgrupp tillsätts från verksamheten. UA förvissar sig om att erforderliga budgetmedel finns och att upphandlingen är erforderligt sanktionerad. Upphandlingen genomförs. Politiskt beslutade upphandlingar (konkurrensutsättningar m.fl). Dessa genomförs med återföring till politiken i den omfattning som fastställs vid planeringen av den enskilda upphandlingen (exempelvis driftentreprenader). Generellt gäller att om en upphandling berör den politiska intressesfären, dvs inte är en ren verkställighetsfråga, eller tenderar att hamna utanför givna ramförutsättningar, så lyfts frågan upp till landstingsledning och politiken. Alla upprättade avtal (inkl avtalsförlängningar mm) läggs in i avtalsdatabasen. 7. Intervjuer Intervjuer har genomförts med chefen för länssjukvården, chefen för närsjukvården, chef och stf. chef på folktandvården, chefen för landstingservice, bitr. chef på Grimslövs folkhögskola samt avdelningssekreterare på rättspsykiatriska regionkliniken. Länssjukvårdens chef menar att UA har blivit bättre och bättre på informera om upphandlingsreglerna. Det är också bra att det finns ett personnätverk för upphandling inom landstinget. Alla stora upphandlingar sker i nära samarbete med UA. UA har också varit ett bra stöd vid stora upphandlingar som har genomförts tillsammans med andra landsting. Positivt är att UA nu har anställt en inköpscontroller som bland annat kommer att ha en uppgift att följa upp och utvärdera genomförda upphandlingar. Landstinget har i våras bildat olika styrgrupper varav en som ansvarar för upphandlingsområdet. Denna grupp kommer att bli ett bra forum för att diskutera och fatta beslut om strategiska frågor avseende upphandling. Länssjukvårdens chef anser vidare att den information som handlar om upphandling på intranätet inte är särskilt tillgänglig för personalen. Detta beror i sig på att intranätet är omfattande vilket gör att enskilda funktioner/områden som upphandling lätt försvinner i den stora informationsmängden. När det gäller landstingets arbete med elektronisk handel är länssjukvårdens företrädare medveten om att detta har varit en stötesten på flera håll inom offentlig sektor. Inom närsjukvården upplevs att samarbetet med UA är väl fungerande. Flera stora upphandlingar genomförs löpande och utan problem. Exempel på sådana har varit entreprenader på vårdcentraler och hjälpmedel. Tidigare (för ca 1,5 år sedan) skötte Hjälpmedelsinstitutet alla hjälpmedelsupphandlingar, men sedan institutet lades ner har merarbetet för upphandlingar ökat påtagligt inom närsjukvården. Numera måste 0,5 1 person sysselsättas inom närsjukvården för att genomföra tekniska specifikationer etc 7
avseende tekniska hjälpmedel vid de återkommande upphandlingarna tillsammans med UA. Det upphandlingsnätverk som finns inom landstinget och där närsjukvården ingår fungerar bra. Folktandvården har ett väl utvecklat samarbete med UA. Större upphandlingar görs återkommande tillsammans med UA. Ett önskemål från folktandvården vore på ett tidigare stadium än idag för att då gemensamt kunna diskutera strategi och grundläggande upplägg för en upphandling. Man önskar att UA i ännu högre grad ska kunna utgöra en konsultativ resurs istället för att som idag vara en alltför styrande funktion. Folktandvårdens chef menar också att upphandlings- och avtalsinformationen på intranätet skulle kunna göras mer lättillgänglig. Ett sätt att göra informationen mer överskådlig kan vara att presentera kortare sammanfattningar om innehållet i texten samt att en kontaktperson anges i sammanhanget. Vid Grimslövs folkhögskola anser den biträdande chefen att samarbetet med UA fungerar utmärkt. Vid större upphandlingar av karaktären inköp av möbler och IT-utrustning, biträder alltid upphandlarna på UA. Löpande införskaffning av varor, till exempel livsmedel, görs genom direkta avrop till avtalad leverantör. En person inom skolan är direkt ansvarig för att tillsammans med UA delta och utveckla i enhetens aktiviteter avseende elektronisk handel. För övrigt har folkhögskolans personal på senare tid (tre år) inte erhållit någon utbildning avseende upphandling. Inom den rättspsykiatriska kliniken ansvarar fyra enhetschefer för anskaffning till sin respektive enhet. Det mesta av behoven kan tillgodoses genom de upphandlingar som genomförts centralt och som resulterat i olika avtal. De flesta avropen avser kontorsmaterial och medicin. Vid avrop använder personalen den beställningsrutin som finns tillgänglig på intranätet för landstingets alla verksamheter. Den intervjuade menar att sökfunktionen på intranätet för de olika avtalens varu- och tjänstegrupper bör förbättras. Chefen för gemensam administration är tillika utsedd till ordförande för den nya styrgrupp som inrättats avseende upphandling. Styrgruppen är en av 11 styrgrupper inom olika funktionsområden som påbörjat sitt arbete efter sommaren 2008. Uppgiften är att vara en grupp som fattar strategiska beslut avseende landstingets upphandlingsområde. Styrgruppen består av personer med stor kunskap kring upphandlingsprocessen och verksamheterna i landstinget. En av de prioriterade frågorna för styrgruppen är nu att tillse att åtgärder vidtas för att avtalstroheten ska öka eller med andra ord minska antalet inköp/upphandlingar som görs utan att upprättade leverantörsavtal utnyttjas. Chefen för gemensam service menar att UA är väl fungerande och stöttar landstingets verksamhet på ett bra sätt i olika upphandlingar. Den särskilda kompetensen som upphandlarna vid UA besitter är viktig inte minst då olika kravspecifikationer ska ställas upp. Här är det ofta en fråga om att balansera verksamhetens sakkunskap kring en produkt eller tjänst med upphandlarens kompetens kring de formella kraven på en kravspecifikation. Upphandlaren har därvid en viktig uppgift att lyssna in verksamhetens önskemål och omsätta dem i begripliga dokument. UA lyckas bra med denna uppgift. Kommentar Intervjuerna visar att verksamheterna har god erfarenhet av samarbete med UA. Viss kritik har framförts över att verksamhetsföreträdarna (folktandvården) inte kommer in tillräckligt tidigt i upphandlingsprocessen. Den särskilda styrgrupp som startat sitt arbete efter sommaren har som en prioriterad uppgift att vidta åtgärder för att öka avtalstroheten inom landstinget. Synpunkter har också framförts om att upphandlingsavdelningens information om upphandlingsregler etc på intranätet bör förbättras och göras mer tillgänglig 8
8. Granskning av upphandlingar Granskningen har innefattat fem genomförda upphandlingar av varor och tjänster. Urvalet för granskningen har gjorts genom ett slumpmässigt urval. Följande upphandlingar har granskats: Ambulansutalarmeringssystem Infusionslösningar, näringslösningar, spädningsvätskor och spolvätskor Rekryteringstjänster Hörselrehabilitering Sjukvårdsartiklar Granskningen har inriktats på följande antal tillfrågade leverantörer förfrågningsunderlaget vad gäller exempelvis kriterier för att göra urvalet öppningsprotokollet vad gäller datum, underskrifter, uppgifter om närvarande personer, leverantörer, belopp, eventuella reservationer m.m., eventuell utvärderingspromemoria, urvalskriteriernas överensstämmelse med anbudsförfrågan, beslut respektive förslag till utvärdering av anbuden avtal. 8.1. Ambulansutalarmeringssystem Upphandlingen avsåg ett ambulansutalarmeringssystem för Landstinget. Ett förfrågningsunderlag annonserades under februari 2008. Syftet med upphandlingen var att skapa ett gemensamt larmnätverk för hela länet. Av förfrågningsunderlaget framgick de viktade bedömningskriterier som skulle komma att användas vid utvärderingen av anbuden. Ett antal kriterier viktades därefter enligt följande. Totalkostnad, 60 procent, Funktion, 10 procent, Teknik, 20 procent, Garanti, service och underhåll, 10 procent. Respektive kriterium bedömdes därefter enligt en femgradig poängskala där 5 var högsta möjliga poäng. I en kravspecifikation med bilaga specificerades kraven på systemet och tillhörande tjänster. En referensgrupp från verksamheten har deltagit i hela upphandlingsprocessen. Av utvärderingen som genomfördes av referensgruppen (fyra sakkunniga samt upphandlaren), framgår att två anbud inkommit, varav det ena inte uppfyllde skall-kraven i förfrågningsunderlaget. Det kvarvarande anbudet uppfyllde samtliga ställda krav och valdes därför ut som leverantör för ett nytt ambulansutalarmeringssystem. Kommentar Upphandlingen är väl dokumenterad. Utvärderingskriterier och viktningsprinciper framgår tydligt av förfrågningsunderlaget. Vid utvärderingen har dessa kriterier och principer tillämpats. Utvärderingen har dokumenterats i en särskild rapport. En särskild referensgrupp har deltagit i upphandlingen. Granskningen visar att upphandlingen har genomförts korrekt. 9
8.2. Infusionslösningar, näringslösningar, spädningsvätskor och spolvätskor Upphandlingen genomfördes som en öppen upphandling och avsåg ett ramavtal för infusionslösningar, näringslösningar, spädningsvätskor och spolvätskor. En referensgrupp/terapigrupp från verksamheten har deltagit i upphandlingsprocessen. Förfrågningsunderlaget annonserades i oktober 2007. I förfrågningsunderlaget specificerades hur utvärderingen av de olika anbuden skulle genomföras. I en särskild kravspecifikation framgick särskilda krav på produkten. Det framgår att sex anbud har lämnats. För av förfrågningsunderlagets 22 olika efterfrågade varugrupper fördelade terapigruppen poäng enligt utvärderingskriteriernas principer vilket innebar att de leverantörer/varugrupper valdes ut som erhöll högst poäng. Fördelningen framgår av utvärderingen. Kommentar Upphandlingen är väl dokumenterad. En särskild terapigrupp bestående av läkare, apotekare och upphandlare har deltagit i upphandlingen och medverkat i framtagandet av förfrågningsunderlag samt i utvärderingen. Utvärderingskriterier och viktningsprinciper framgår tydligt av förfrågningsunderlaget. Vid utvärderingen har dessa kriterier och principer tillämpats. Utvärderingen har dokumenterats i en särskild rapport. Upphandlingen har genomförts korrekt. 8.3. Rekryteringstjänster Upphandlingen utfördes som en förenklad upphandling och avsåg rekryteringstjänster uppdelat på följande två befattningsområden: A) Chefer till ledande befattningar samt specialister och B) läkare med specialistkompetens. Anbudsgivare hade möjlighet att svara på båda eller endast ett av områdena. Upphandlingen annonserades i april 2008. I förfrågningsunderlaget hade kriterier och viktandel preciserats enligt följande. Praktisk erfarenhet och kompetens 30 % Uppdragets genomförande 35 % Pris 35 % Totalt svarade 12 företag på förfrågan. Vissa av företagen svarade på båda delarna av förfrågan medan ett antal endast svarade på en av delarna. Efter poängsättning av de olika kriterierna inom respektive befattningsområde erhölls de mest fördelaktiga anbuden. Av den dokumenterade anbudsutvärderingen framgår vilka poäng som åsatts respektive leverantör. Personer från verksamheten har deltagit i upphandlingsprocessen. Kommentar Anbudsutvärderingen tydligt dokumenterad. Personer från verksamheten har varit delaktiga i upphandlingsarbetet bland annat vad gäller att ta fram förfrågningsunderlag samt vid anbudsutvärderingen. Förfrågningsunderlag och övriga upphandlingsdokument visar att upphandlingen har genomförts korrekt. 10
8.4. Hörselrehabilitering Upphandlingen annonserades i mars 2008 som en förenklad upphandling. Syftet med upphandlingen var att kunna ge de patienter som inte kunde erbjudas basal hörselrehabilitering inom tre månader (vårdgarantin), adekvat vård. Upphandlingen omfattade upp till 400 utprovningar/hörselrehabiliteringsinsatser. Av förfrågningsunderlaget framgår tydligt upphandlingens viktnings- och utvärderingsprinciper. Referenspersoner från verksamheten har deltagit i vid upphandlingsarbetet. Det gäller till exempel framtagande av förfrågningsunderlag samt vid utvärdering. Landstinget erhöll två anbud. Båda anbuden bedömdes av upphandlaren som likvärdiga utifrån två av förfrågningsunderlagets tre kriterier: Genomförande och lokalisering. Utslagsgivande blev därför priset som var det tredje kriteriet. Kommentar Upphandlingen är väl dokumenterad. Utvärderingskriterier och viktningsprinciper framgår tydligt av förfrågningsunderlaget. Vid utvärderingen har dessa kriterier och principer tillämpats. Utvärderingen har dokumenterats i en särskild rapport. Referenspersoner från verksamheten har deltagit i upphandlingsprocessen. Granskningen visar att upphandlingen har genomförts korrekt. 8.5. Sjukvårdsartiklar Upphandlingen som utannonserades i maj 2007 avsåg Sjukvårdsartiklar och genomfördes som en öppen upphandling för landstingen i Kronoberg och Blekinge. Anbudsvärdet bedömdes till cirka 20 mkr baserat på 2006 års inköpsvolymer. I upphandlingsarbetet har deltagit en referensgrupp av sakkunniga från verksamheten. Gruppen har varit med i framtagandet av förfrågningsunderlag som vid utvärdering. Av förfrågningsunderlaget framgår tydligt kriterier och viktningsprinciper för utvärderingen. Dessa principer har tillämpats vid utvärderingen som har genomförts av upphandlaren i samarbete med de sakkunniga. Trettio anbud avlämnades vilka samtliga uppfyllde de kommersiella och grundläggande krav som ställdes på leverantören. Som grund för betygssättningen av de olika produkterna har tester genomförts av de olika sjukvårdsartiklarna. Dessa tester kommer att följas upp löpande under avtalstiden. Kommentar Upphandlingen är väl dokumenterad. Utvärderingskriterier och viktningsprinciper framgår tydligt av förfrågningsunderlaget. Vid utvärderingen har dessa kriterier och principer tillämpats. Utvärderingen har dokumenterats i en särskild rapport. En referensgrupp med sakkunniga har varit med hela upphandlingsprocessen. Granskningen visar att upphandlingen har genomförts korrekt. Stockholm den 24 september 2008 Mikael Lundén Certifierad kommunal revisor 11
Bilaga lagregler Offentlig upphandling regleras i LOU, (Lagen om Offentlig Upphandling) samt i lagen om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF). Reglerna bygger på principen att marknaden inom EU-länderna skall vara öppen. Upphandlingar får inte göras på ett sådant sätt att leverantörer särbehandlas, positivt eller negativt. Offentlig upphandling omfattar upphandling som görs av: staten, kommunerna, landstingen, bolag inom den offentliga förvaltningen, bolag inom försörjningssektorerna över vilka stat, kommun eller landsting har ett direkt eller indirekt bestämmande inflytande, bolag inom försörjningssektorerna som bedriver verksamhet med särskilt tillstånd från en myndighet. LOU och LUF innebär i korthet att all offentlig upphandling är lagreglerad. I lagen definieras dessutom särskilda tröskelvärden: EURO Kronor Varor 200000 1826000 Byggentreprenader 5150000 47778869 Varor och Tjänster 206000 1911155 Varor och tjänster inom vatten-, energioch transportsektorerna 412000 3822309 Upphandling under tröskelvärdena skall göras genom s.k. förenklad upphandling, urvalsupphandling eller direktupphandling. Förenklad upphandling innebär att anbud skall infordras genom annons eller skrivelser. Urvalsupphandling innebär att alla leverantörer har rätt att delta, deltagande leverantörer skall lämna anbud och den upphandlande enheten får förhandla med en eller flera anbudsgivare. Direktupphandling får användas endast om upphandlingens värde är lågt eller om det finns synnerliga skäl såsom synnerlig brådska orsakad av omständigheter som inte kunnat förutses och inte heller beror på den upphandlande enheten. Upphandlingsreglerna över tröskelvärdena är mer detaljerade med bl a omfattande publiceringsregler och minimitider för anbud. Lagen innehåller följande upphandlingsformer vid upphandling över tröskelvärdena: Öppen upphandling. Innebär att alla intresserade leverantörer och entreprenörer kan lämna anbud. Selektiv upphandling. Innebär att anbud endast får lämnas av vissa inbjudna leverantörer/entreprenörer som efter särskild annonsering anmält sitt intresse. Förhandlad upphandling. Innebär att beställaren tar upp förhandlingar med en eller flera tänkbara leverantörer/entreprenörer som efter särskild annonsering har anmält sitt intresse. 1
Om kommunen eller dess bolag inte utför upphandling enligt de krav som anges i LOU kan skadeståndsanspråk riktas mot kommunen eller bolaget. Nivån på skadeståndet kan uppgå till kontraktssumman inklusive den vinst som företaget gått miste om. Regler för upphandling av tjänster är uppdelad i två avdelningar, avdelning A och B. För upphandling av tjänster enligt avdelning A gäller fullständig regeltillämpning, dvs regler med tröskelvärden enligt ovan. För tjänster enligt avdelning B gäller begränsad regeltillämpning. Begränsningen innebär bl a att regler under tröskelvärdet skall tillämpas oavsett kontraktsvärde. Som exempel på tjänster som hör till avdelning B kan nämnas utbildningstjänster, tjänster inom hälso- och sjukvården, sociala tjänster och tjänster inom kultur, fritids- och idrottsverksamhet. Exempel på tjänster under avdelning A är underhåll och reparation av motorfordon, hushållsartiklar och maskinutrustning, landtransporter, datatjänster, redovisning och arkitekttjänster. Utifrån lagkraven måste det kommande årets inköp beredas. Det kan t ex ske utifrån det föregående årets inköp. Det skall framgå vad kommunen/bolaget skall handla upp och till vilken volym. 2