Protokoll nr 3-14 Möte Ordinarie styrelsemöte Datum 2014-03-20 Tid 19-21 Plats Föreningslokalen Tämnarvägen 14, 120 53 Årsta Punkt Vad Vem 1 Mötet öppnas. Registrering av närvaro/förhinder Ordf Närvarande Tomas Adolfsson ordförande Åsa Mårtensson vice ordförande Malin Parkkali sekreterare Mattias Norberg V sekreterare Sofie Francke ledamot Jan Andersson ledamot Katarina Willner - suppleant Frånvarande Heidi Nilsson Anders Månsson - suppleant 2 Faställande av dagordning Ordf 3 Fastställande av mötesfunktionärer a) Mötesordförande Tomas Adolfsson b) Mötessekreterare Malin Parkkali c) Justerare Mattias Norberg 4 Föregående styrelseprotokoll samt andra protokoll Sekr Dragning och justering av styrelseprotokoll 2-2014. Malin skriver ut exemplar för underskrift. 5 Ekonomi a) Rapport om saldo på föreningens konto Ek
På förvaltningskonto: På PM-konto: 2 609 345, 83 kr 3 659 151, 39 kr Totalt 6 141 606, 22 b) Beslut rörande egna inköp t.ex. förtäring Ek c) Genomgång av budgetposter och investeringar Ordf d) Förfallen avgift e) Förändringar av lånevillkor: 6 Juridik a) Årsstämma, flyter allt på som det ska inför årsstämman? Tomas och Birgitta har gått igenom årsredovisningen arbetet med årsredovisningen flyter på framåt. Det är ett snävt tidsschema och här tar Tomas ansvaret för att tillsammans med styrelsens ekonomiansvariga Heidi se till att allt går enligt plan. Mattias Norberg undersöker om Billy är ledig för ordförande till extrastämma. Lokal för stämma är bokad 18-21 och styrelsen planerar att stämman hålls 19-21. Mattias tar fram längor för att kryssa i de medlemmar som kommer närvara vid stämman. En förvaltningsberättelse måste skrivas ihop. Respektive styrelsemedlem skriver ihop en del för sitt ansvarsområde. Deadline för att maila till Tomas är den 6 april. 7 Fastighets och byggnadsfrågor a) Portlås Inga klagomål sen senaste styrelsemötet gällande porttelefonerna. b) Logglista fastighetsfrågor 1. Mats från Fastighetsägarna skickar faktura för skorstenar till brf-innehavare ca 14 000 SEK per skorsten. 2. Vattenavläsning för förbrukning måste brf-ägare avläsa själv i garagen. Tomas tar upp frågan om vattenavläsning med Annika för att säkerställa att det är inskrivet i hyresavtalen om att styrelsen har tillstånd att gå in i garaget att läsa av vattenmätaren om hyresgästen vägrar mäta vattenförbrukningen. c) Beslut om dagvattenbrunn se bilaga 1
Styrelsen beslutar att forska vidare i frågan. Åsa mailar fastighetsägarna och hör sig för om rekommenderad lösning fördelar och nackdelar, tidsåtgång för respektive metod, samt vad det innebär för de boende i närområdet. d) Beslut om ventilation se bilaga 2 Styrelsen beslutar att gå vidare och kontraktera med Ventmetoders erbjudande enligt erbjudande 3 se bilaga 2. Hannu som är chef för Ventmetoder även om offerten blivit 200 000 SEK dyrare. Då han fortfarande har det billigaste alternativet med bra garantier. 8 Inkomna ansökningar om ombyggnationer 9 Utemiljö Inga ansökningar om ombyggnationer. a) Gemensam trädgårdsdag 27/4 fördelning av ansvarsområden. 10 Administration Trädgårdsdagen kl. 10-14 uppdelning av uppgifter: Åsa pratar med markservice om vad som ska göras. Åsa ber Mats att beställa container. Tomas & Janne ansvarar för inköp av korv med bröd, tänk på att köpa vegokorv, kaffe och läsk samt bullar, kol och tändvätska. Styrelsen har kort på Martin Ohlsson storcashar. Prel. datum för inköp torsdag den 24/4. Janne fixar fram föreningens kontokort och grossistkort. Malin lägger in informationen på hemsidan och skickar ut nyhetsbrev. Janne är grillansvarig under trädgårdsdagen. Samling vid Sköntorpsvägen 103. a) NY STÅENDE PUNKT! Avrapportering tisdagsmöte De tisdagar med öppet i föreningslokalen avrapporteras av de som varit närvarande för att säkerställa att alla ärenden följs upp. Väldigt få medlemmar kommer på besök när föreningslokalen är öppen varannan tisdag. Styrelsen lägger till en punkt på stämman om att lyfta frågan till föreningen om att endast ha öppet et tillfälle i månaden. 11 Överlåtelser och godkännande av medlemskap Sedan föregående möte har styrelsen godkänt inträde och utträde av fyra medlemskap. S112, T10, S97, S101
12 Fakturafrågor 13 Avtalsfrågor a) Nytt elavtal. Tomas har lagt till punkten nytt elavtal. Styrelsen diskuterar elavtal och hur vi ska ta det vidare. Mattias kontaktar ÅF och Mats för att se vad som är ett rimligt avtal för föreningen. 14 Avfall och återvinning Majspåsar kommer komma inom ett år från Stockholm stad. Malin bevakar när Stockholm stad kommer erbjuda alternativet. 15 Andrahandsuthyrning 16 Kalender 17 Övrigt Inga inkomna ansökningar för andrahandsuthyrningar. Åsa meddelar att hon lånar föreningslokalens bord till sitt födelsedagskalas. Styrelsen har fått papper från brandkontoret gällande utdelning. 18 Information till boende Lyfta upp kontakta styrelsen på webbplatsen. Malin ser över informationen för att uppdatera den. 19 Mötet avslutas
Bilaga 1 UTLÅTANDE Utlåtande avseende dagvattenbrunn. Beställare: Brf Hjäimaren-Sköntorp Plats: Mark mellan port 32A och port 34 Tillsynsförrättare: Erik Nilsson Fastighetsägarna Bakgrund Då vatten blir stående i en yta avsedd för parkering (dagvattenbrunn mynnar i igensatt stenkista). vill föreningen ha in ett förslag på lösning samt uppskattad kostnad för utförande. Besiktningens omfattning En tillsyn har utförts över området, Ytan är ca 30kvm och nedsänkt ca 25 cm gentemot omliggande gräsytor. Resultat 3 alternativ finns. 1. Att höja upp ytan så att parkeringen ligger i höjd med gräsmattor samt dränera runt om. Ca 30 000:- plus asfaltering ca 30 000:- 2. Ansluta brunn till befintlig dagvattenledning hörnet fastigheten 32A. Ca 30 000:- (om detta är möjligt med hänsyn till eventuellt berg under mark) 3. Ansluta brunn till en nytillverkad stenkista. (enkel installation) Ca 20 000:- Priserna är cirka och kan variera med årstid och arbetsbelastning hos entreprenören. Erìk Nìlsson 2013-ll-l8 Fastighetsägarna service i Stockholm AB
Bilaga 2 Ventilation Mail från ÅF Jag har som jag berättade över telefon haft ett möte med Hannu och Ventmetoder mot bakgrund av nedan. Egentligen var tanken att vi skulle upprättat ett entreprenadkontrakt. Jag skall här sammanställa era alternativ i nuläget: 1. Inleda en tvist om det ursprungliga priset på 930 000 kr. Rent juridiskt är han nog bunden vid sin offert även om vi inte tecknat ett avtal. Han är tydlig med att han inte kan genomföra entreprenaden för 930.000 kr. 2. Gå på det näst högsta budet 1.200.000 kr från HH-ventilation. Deras garantitid är bara 2 år mot efterfrågade 5 år. Det kanske kan gå att förhandla fram 5 år. 3. Gå vidare med Ventmetoders erbjudande som ÅF förhandlat fram, innehållande följande: - Total anbudssumma på 1.170.000 kr exkl. moms. - Fritt 5-årig garanti och ett 5-årigt serviceavtal och filterbyten för de nya aggregaten (periodicitet 1 gång per år). Värde ca 60.000-70.000 kr - Fri OVK-besiktning för de aktuella husen (dags att göra i höst och lämpligt att göra i samband med entreprenaden). Värde ca 20.000 kr