Tjänsteskrivelse 1 (5) Datum Diarienummer 2014-03-03 2012/85 Personalenhetschef Helen Svensson 0410-73 34 96, 0708-81 79 35 helen.svensson@trelleborg.se Bildningsnämnden Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) - rapport Bakgrund Enligt kommunens rutin för årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet ska rapportering av det systematiska arbetsmiljöarbetet ske årligen till förvaltningschefen. Syftet är att förvaltningarna ska ha en strukturerad uppföljning av arbetsmiljöarbetet där ledningsgruppen skaffar sig en aktuell bild av läget i hela förvaltningen. Förvaltningarna ska göra en sammanställning av inrapporterade uppgifter som ligger till grund för en rapport till respektive nämnd. Nämnderna ska sedan lämna förvaltningarnas rapporter vidare till kommunstyrelsen. Sammanställning 2013 Som ett underlag för uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet inom bildningsförvaltningen 2013 har förvaltningen inhämtat uppgifter från rektorer och förskolechefer kring hur arbetsmiljöarbetet bedrivs på resp. enhet. Frågeställningarna är i huvudsak desamma som ska besvaras i förvaltningens rapport enligt kommunledningsförvaltningens frågeformulär. Rektorerna och förskolecheferna har även fått beskriva hur de arbetar med elevinflytande/elevskyddsombud i sina verksamheter. Förvaltningens svar har sammanställt och redovisas under respektive fråga nedan. Den för bildningsförvaltningen specifika frågan om elevinflytande och elevernas arbetsmiljö besvaras under fråga 6. Fråga 1 Har förvaltningens anställda kännedom om kommunens/förvaltningens arbetsmiljöpolicy? Det är bildningsförvaltningens bedömning att förvaltningens personal har kännedom om kommunens arbetsmiljöpolicy. Information om arbetsmiljöpolicyn lämnas av rektorer och förskolchefer i samband med arbetsplatsträffar (APT) och dokumentet finns tillgängligt via intranätet och First Class. Trelleborg1000, v 1.0, 2008-09-16 Bildningsförvaltningen Postadress: Box 79, 231 21 Trelleborg Telefon: 0410-73 30 00 www.trelleborg.se Besöksadress: Johan Kocksgatan 4 Fax: 0410-191 20 E-post: bildningsforvaltningen@trelleborg.se Fakturaadress: Box 173, 231 23 Trelleborg Org.nr: 212000-1199
2 (5) Fråga 2 Har förvaltningen följande rutiner? - Arbetsplatsträffar - Medarbetarsamtal - Skyddsronder Samtliga rektorer och förskolechefer genomför arbetsplatsträffar, medarbetarsamtal och skyddsronder regelbundet. Arbetsplatsträffar genomförs åtta gånger/år, medarbetarsamtal en gång/år och skyddsronder ca en gång/år. Utöver ovanstående signalkällor så används bl.a. den årliga medarbetarundersökningen, sjukfrånvarostatistik och egna personalenkäter som verktyg i arbetsmiljökartläggningen. Fråga 3 Erhåller nyanställda arbetsplatsintroduktion? Merparten av nyanställd personal i bildningsförvaltningen erhåller arbetsplatsintroduktion av rektorer och förskolechefer. Personalenheten är involverad vid introduktion av korttidsvikarier genom vikariebanken. Fråga 4 Genomförs arbetsmiljöutbildning? Kommunen genomförde under 2012/2013 en arbetsmiljöutbildning för kommunens samtliga chefer. Bildningsförvaltningen bedömningen är att utbildningen generellt har bidragit till en ökad kunskapsnivå inom området. Fråga 5 Genomförs riskbedömningar? Riskbedömningar genomförs inom verksamheten. Detta är en klar förbättring, i jämförelse med tidigare års uppföljningar av det systematiska arbetsmiljöarbetet, som sannolikt beror på den arbetsmiljöutbildning som kommunen har genomfört för samtliga chefer. Arbetsmiljökartläggningar, riskbedömningar och handlingsplaner har genomförts, upprättats och redovisats som en del i utbildningen. Tunga lyft, hot och våld och buller är exempel på riskområden som är återkommande i arbetsmiljöarbetet. Fråga 6 Upprättas handlingsplaner? Svaren som har inkommit visar att handlingsplaner upprättas inom verksamheten. Detta är en förbättring, i jämförelse med tidigare års uppföljningar av det systematiska arbetsmiljöarbetet, som sannolikt beror på den arbetsmiljöutbildningen som kommunen har genomfört för samtliga chefer. Arbetsmiljökartläggningar, riskbedömningar och handlingsplaner har genomförts, upprättats och redovisats som en del i utbildningen. Efter den senaste medarbetarundersökningen har det lagts fokus på arbete med att upprätta handlingsplaner för att åtgärda upplevd stress och en hög arbetsbelastning.
3 (5) Hur beaktar ni elevernas arbetsmiljö och hur arbetar ni med elevinflytande/elevskyddsombud? Det är generellt svårt att engagera elevskyddsombud och skolorna måste därför jobba med elevernas arbetsmiljö och elevinflytande i andra former. Kamratstödjare och arbete med elev- och klassråd är exempel på detta. Inom förskolan finns det verksamheter som genomför barnens skyddsrond eller intervjuer med barnen i syfte att ge barnen ett ökat inflytande i planeringen. Fråga 7 Registreras och utreds tillbud och olycksfall samt rapporteras allvarliga olycksfall till arbetsmiljöverket? Allvarliga olycksfall rapporteras alltid till arbetsmiljöverket. Dessutom har verksamheterna blivit bättre på att registrera skador och allvarliga tillbud i kommunens skaderapporteringssystem Flexite. Bildningsförvaltningen gör dock bedömningen att det fortfarande finns utrymme för förbättringar och framför allt behöver rutinerna för rapportering av risker utvecklas. Kommunen arbetar dessutom med att kunna introducera ett nytt skaderapporteringssystem som bör bidra till att registrering av skador och olyckor underlättas. Fråga 8 Hur sker uppföljning av sjukfrånvaro? Uppföljning av sjukfrånvaron sker via programmet Adato av respektive rektor/förskolechef. Personalavdelningen följer dessutom upp sjukfrånvaron med respektive rektor och förskolechef varje år Fråga 9 På vilket sätt använder förvaltningen företagshälsovård? Rektorer och förskolechefer använder företagshälsovården både förebyggande och i samband med rehabilitering etc. Previa anlitas bl.a. för att genomföra arbetsförmågebedömningar, bullermätningar och ergonomiska genomgångar samt i arbetet med grupputveckling (ex. då det finns en konflikt inom arbetsgruppen) och som ett samtalsstöd kopplat till psykisk ohälsa. Fråga 10 Hur bedrivs rehabilitering/arbetsanpassning inom förvaltningen? Arbetet med rehabilitering och arbetsanpassning sker i nära samråd med och med stöd av personalavdelningen och företagshälsovården. Det är bildningsförvaltningens bedömning att det finns upparbetade rutiner inom detta område som fungerar mycket bra. Trots tydliga rutiner och stöd från företagshälsovården och personalavdelningen har sjukfrånvaron ökat i förvaltningen under 2013. En utbildning i att upptäcka tidiga signaler på ohälsa planeras att genomföras i samarbete med Previa för samtliga chefer under 2014.
4 (5) Fråga 11 Hur ser förvaltningens arbetsmiljöorganisation ut? Förvaltningens organisation framgår av bifogat organisationsschema (bilaga 1). Förvaltningschefen är chef för förskolechefer och rektorer samt personer i förvaltningens stab med chefansvar. Dessa tilldelas arbetsmiljöuppgifter inom respektive ansvarsområden och kan sedan vidarefördela uppgifter till medarbetare i sin organisation. Fråga 12 Hur samverkar arbetsgivare/arbetstagare i arbetsmiljöarbetet? Samverkan sker i de former som anges i kommunens samverkansavtal med de fackliga organisationerna, d.v.s. på arbetsplatsträffar och i samverkansgrupp. Fråga 13 Finns utfärdad arbetsmiljödelegation från nämnd till förvaltningschef och vidare i förvaltningen? Bildningsnämnden beslutade den 19 oktober 2011, 179, att tilldela förvaltningschefen arbetsmiljöuppgifter inom sitt ansvarsområde med rätt till vidarefördelning av arbetsmiljöuppgifter inom ansvarsområdet enligt redovisat dokument. Processen med tilldelning av arbetsmiljöuppgifter pågår kontinuerligt inom förvaltningen. Fråga 14 Har den som erhållit arbetsmiljödelegation rimliga befogenheter för att kunna åtgärda brister i arbetsmiljön? Bildningsförvaltningen bedömer att så är fallet. För att en tilldelning av uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet ska kunna ske, krävs det att den som blir tilldelad dessa har kompetens, befogenheter och resurser att utföra uppgifterna eller se till att de blir utförda. Detta gäller på alla nivåer i organisationen. Fråga 15 Hur arbetar förvaltningen med resultatet av medarbetarundersökningen Medarbetarundersökningen tas upp för diskussion i grupp på de olika enheternas arbetsplatsträffar. Resultatet ligger till grund för en riskbedömning och upprättande av handlingsplaner. Efter den senaste medarbetarundersökningen läggs mycket fokus på arbetet med upplevd stress och en hög arbetsbelastning. Exempel på åtgärder i verksamheten är: översyn av schema och arbetsrutiner, kommunicera upplevd stress i medarbetarsamtal och anordna temadagar kring upplevd stress. Fråga 16 Bifoga upprättad handlingsplan utifrån de områden som behöver åtgärdas med anledning av brister som uppkommit i analys av svar i detta frågeformulär. Åtgärder som kommer att vidtas till följd av de brister som har redovisats under respektive fråga ovan, framgår av sammanfattningen nedan. Sammanfattning Det är bildningsförvaltningens bedömning att rektorernas och förskolechefernas kunskaper och kompetens inom arbetsmiljöområdet har ökat. Detta kan utläsas i svaren på de frågor som har ställts till rektorerna och förskolecheferna i de
5 (5) senaste årens uppföljningar av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det är bildningsförvaltningens slutsats att den nyligen genomförda arbetsmiljöutbildningen har givit goda resultat. Det är vidare bildningsförvaltningens bedömning att det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerar inom förvaltningen. Vissa förbättringsområden kan dock identifierats. Personalenheten planerar därför att genomföra en fördjupad genomgång med respektive rektor /förskolechef under 2014 för att säkerställa att rutiner för arbetsmiljöarbetet fungerar i praktiken, samt att erbjuda stöd från personalenheten där det brister. Den senaste medarbetarundersökningen visade att många medarbetare inom bildningsförvaltningens verksamheter upplever stress och en hög arbetsbelastning i sitt arbete. Detta är ett fortsatt fokusområde i verksamheternas arbetsmiljöarbete och bildningsförvaltningen gör bedömningen att det fortsatt kommer att vara den största risken för ohälsa bland personalen. Ny medarbetarundersökning kommer att genomföras under hösten 2014. Sjuktalen för bildningsförvaltningen har stigit under 2013, för att tidigare kunna sätta in åtgärder vid begynnande ohälsa genomförs en kommunövergripande utbildning kring att identifiera tidiga signaler för samtliga chefer i Trelleborg. Trelleborg som ovan Helen Svensson Personalenhetschef