Förvaltningsberättelse 2014

Förvaltningsberättelse 2014 Uppsala Rödakorskrets, 817602-0389, är en ideell förening som utgör en egen juridisk person. Enligt grundprincipen om enhet är kretsen formellt underställd Svenska Röda Korsets styrelse. Svenska Röda Korsets uppdrag, enligt stadgarnas 1, är att förhindra och lindra mänskligt lidande, skydda liv och hälsa, skapa respekt för människovärdet, främja ömsesidig förståelse och vänskap samt verka för samarbete och varaktig fred mellan alla folk. Uppsala Rödakorskrets består av 1960 medlemmar, 560 frivilliga, ett trettiotal praktikanter, 14 förtroendevalda och 12 anställda. Vår Second Hand finns i förhyrda lokaler på Danmarksgatan 20B. Internationella Träffpunkten och kansli med lokaler för frivilligverksamheter finns i ägda lokaler på Trädgårdsgatan 16C. Allt vårt arbete utgår från Röda Korsets sju grundprinciper: humanitet, opartiskhet, neutralitet, självständighet, frivillighet, enhet och universalitet. Organisation Kretsens verksamhet utgår från Svenska Röda Korsets verksamhetsinriktning där de prioriterade verksamhetsområdena är konflikt och katastrof, migration samt hälsa och social delaktighet. Kretsens 17 verksamhetsgrupper arbetar inom ramen för dessa områden. Styrelsen Under 2014 har styrelsen sammanträtt vid 9 tillfällen och haft en planeringsdag. Styrelsen har bland annat beslutat om ansvarsfördelning mellan styrelse och kretschef genom en arbetsordning för styrelsen och en instruktion för kretschefen. Kontakterna mellan styrelsen och de frivilliga har tydliggjorts genom ett beslut om kontaktmannaskap mellan verksamhetsgrupper och styrelsen. Vidare har styrelserepresentanter ingått i olika arbetsgrupper i syfte att följa och utveckla verksamheten. Samverkansrådet I Uppsala kommun består samverkansrådet av 11 kretsar. Under 2014 har samverkansrådet haft fyra möten och bland annat valt riksstämmoombud inför Riksstämman 2015 och tagit fram riktlinjer för krisberedskap i kommunen. Samverkansrådet har letts av Uppsalakretsens ordförande. Frivilliga medarbetare Frivilligledarna har träffats i helgrupp vid två tillfällen under 2014. Vid det första tillfället presenterades Röda Korsets arbete mot diskriminering och vid det andra tillfället behandlades kretsens verksamhetsplan 2015. 26 frivilligledare har varit verksamma 2014. Frivilligledarna har i sin tur anordnat frivilligträffar i sina respektive frivilliggrupper. Anställda medarbetare De anställda medarbetarna består av verksamhetsutvecklare och kommunikatör, kanslist, butikspersonal, samordnare, Café- och köksansvarig (husmor), projektledare och chefer. I kategorin butikspersonal ingår en chaufför, en kassaansvarig och en ansvarig för butikens sortiment och handledning av arbetspraktikanter. I kategorin samordnare ingår en samordnare för Internationella 1

träffpunkten och en samordnare för folkrätts- och flyktingfrågor. I kategorin chefer ingår en verksamhetschef och en biträdande chef för vår second hand-butik samt en kretschef. De anställda finansieras med kretsens egna medel samt bidrag från Allmänna arvsfonden, Uppsala Kommun och Arbetsförmedlingen. Kretsen har totalt 12 anställda. I februari 2014 fick kretsen en ny organisation med en kretschef som verkställande tjänsteman, kretschefen är direkt underställd styrelsen. Projektledaren för barngruppen sade upp sig april 2014 och ny projektledare rekryterades. Rollen som kretssekreterare omformades till verksamhetsutvecklare och kommunikatör under våren 2014. Kanslisten arbetar sedan september 2014 halva sin tid med administration på Second Hand och andra halvan på kansliet. Samordnaren för folkrätts- och flyktingfrågor har varit tjänstledig för annat uppdrag under april-juni 2014 och är föräldraledig sedan september 2014. Arbetsgrupper De interna arbetsgrupperna har varit sammansatta av styrelseledamöter, frivilliga, frivilligledare och anställda: Framtidsgruppen bildades på uppdrag av kretsstyrelsen augusti 2013. Gruppen har tagit fram förslag till riktlinjer för Röda Korsets fortsatta arbete i Uppsala, med två tidshorisonter, två och fem år. Gruppen lämnade sin rapport i slutet av 2014 och den kommer att ingå i underlag för fortsatt verksamhetsplanering och utveckling. Verksamhetsplaneringsgruppen har under hösten 2014 arbetat fram en verksamhetsplan med fem prioriterade områden. Förslag till plan har bearbetats på ett frivilligledarmöte samt på ett möte med anställd personal. De fem prioriterade områden är lönsamhet, ett Röda Kors, social nytta, migration och krisberedskap. Dessa områden följer Svenska Röda Korsets beslutade verksamhetsinriktning respektive strategi 2020. Verksamhetsgruppernas egna aktivitetsplaner/handlingsplaner ska kopplas mot de olika prioriterade områdena. Under 2015 kommer vi att fortsätta arbeta med målfokusering och prioriteringar. Momsgruppen har under hösten beaktat skatteverkets ställningstagande avseende moms och beskattning. Arbetsgruppen har tagit fram en risk- och konsekvensanalys som har diskuterats med kretsens fackliga ombud. Analysen kommer att presenteras för styrelsen i februari 2015. Gemensam stödfunktion - Uppsala Rödakorskrets har deltagit som testkrets för det centrala second hand-projektet och bidragit i uppbyggnaden av en nationell gemensam stödfunktionen. Den gemensamma stödfunktionen kommer att erbjuda kretsar tjänster inom marknads- och säljstöd, HR/personalfrågor samt ekonomi. Kretsen har under 2014 deltagit i diverse nätverk i Uppsala Kommun. Exempel på nätverken är LöK (lokala överenskommelsen), Social oro samt Ensamkommande barn. Aktiviteter Praktikanter Under 2014 har vi haft praktikanter i Second hand-butiken och på Internationella träffpunkten. Med praktikanter menar vi personer som arbetstränar, studenter, skolelever och personer från frivården. Totalt har 30 personer praktiserat hos oss under 2014, från ett par veckor till flera månader. Under 2014 gjorde vi en intern utredning som visade att behovet av arbetsträningsplatser ökar och att handledning kräver mycket tid från anställda och frivilliga medarbetare. För år 2015 sökte vi därför ökade medel från Uppsala Kommun och ämnar rekrytera en handledare på heltid. 2

Utbildning Under 2014 har genomförts flera utbildningar för frivilliga. Deltagarna kom från nästan alla verksamheter. Utbildningarna har hållits av frivilliga och anställda. Utbildning Antal tillfällen Deltagare Rödakorskunskap 5 80 Människor på flykt 2 29 Att vara frivillig 2 30 Frivilliga har därutöver valt att gå på kurser som erbjöds via e-learning. Nya insamlingsmetoder Under hösten 2014 testade kretsen att införa ett givarkort med EAN-kod som insamlingsmetod. Kretsen har också marknadsfört sms-gåvor och digitalbössa. Nya samarbeten Under våren samarbetade vi med Fjärilens vingar; en utställning och auktion där konstnären Maud Karlsson bjöd in ett tjugotal konstnärer, auktionen gav 20 000 kr som skänktes till Röda Korset för arbete med barn. Under hösten påbörjades ett samarbete med Sirius Gränslös Fotboll, som gav ett bidrag till kretsen ca 36 000 kr. Samarbetet kommer att vidareutvecklas under 2015. Kommunikation Annonser För att öka försäljningen på vår Second Hand samt öka gåvoinflödet annonserade vi på UNT vid sex tillfällen, oftast i samband med insamlingskampanjer. Vi annonserade även på Studieblocket vid två tillfällen: Vårtermin (allmän) och hösttermin (second hand). Samtliga annonser producerades av kretsen förutom annonsen om på flykt-kampanjen som både producerades samt bekostades av Svenska Röda Korset inom ramen för testperioden för det centrala Second Hand-projektet. Facebook Under året har vi ökat vår synlighet på facebook. Vi har haft totalt 74 statusuppdateringar (genomsnitt 1,5 per vecka). Av dessa uppdateringar har 29 varit med bild och 36 med länk. Inläggstyper och interaktion Typ Räckvidd Genomsnittlig interaktion Länk 220 20 Foto 196 38 Status 196 32 Alla inlägg utom ett var obetalda. Vi marknadsförde, på prov, ett inlägg med en kostnad på 100 kronor. Räckvidden för det inlägget ökade från 108 dynamiska till 5712. Räckvidd för det inlägget är inte inräknat i genomsnitten ovan. Antalet gilla-markeringar för hela sidan har ökats från 151 den 1 januari till 231 den 8 december, en ökning på 53 %. 3

Instagram #danmarksgatan20b Ett instagramkonto har startats där bilder från det dagliga arbetet på Second hand publiceras. Under 2014 har vi haft 100 inlägg och 90 följare. Administrativt och tekniskt system Vi har utvecklat stödsystem i syfte att förenkla, kvalitetssäkra och effektivisera verksamheten så att vi kan frigöra tid till vårt primära uppdrag att ge hopp och rädda liv. För bokning av kretsens lokaler har ett digitalt bokningssystem införts. Den löpande bokföringen skötts av en extern ekonomibyrå sedan september 2014. Byrån sköter även årsbokslutet. En fungerande IT-miljö med fri support och säker IT-hantering har inskaffats under hösten 2014. Telefonin och bokningssystemet (via telefon) för hämtning av gåvor till Second Hand har setts över. En förteckning över aktiva frivilliga har tagits fram. Systematiska uppdateringar kommer att utvecklas under 2015. Mallar för verksamhetsplanering och uppföljning har tagits fram och kommer att implementeras under 2015. Kretsens ekonomi Verksamhetsintäkter och resultat från finansiella investeringar utgör kretsens totala intäkter. Verksamhetsintäkterna uppgick till 12 380 757 kronor år 2014 vilket är en minskning med ca 2,4 % jämfört med föregående år. Under 2014 har kretsens ekonomi påverkats av minskad försäljning från vår second hand-butik, med ca 6,2 % jämfört med föregående år. Andra verksamhetsintäkter i form av spontana gåvor, medlemsavgifter och bössinsamling har däremot ökat med ca 44 % jämfört med föregående år. Bidrag till Svenska Röda Korsets nationella och globala insatser (inkl.) uppgår till ca 2,2 miljoner kronor. Utöver dessa bidrag finansieras större delar av våra lokala verksamheter med egna medel. Externa bidrag är en viktig finansieringskälla för kretsens lokala verksamhet. Årets externa bidrag uppgick till ca 1,9 miljoner kronor varav ca 700 000 kronor utgör anställningsstöd från Arbetsförmedlingen. Utsikter 2015 Vid årsskiftet blev det klart att moms införs för ideell second hand. Momsen kommer påverka vår verksamhet negativt. Under första tertialet beslutar styrelsen om kretsen ska momsregistrera oss eller om vi ska anpassa second-handverksamheten till Skatteverkets riktlinjer för momsbefrielse. Det senare innebär bland annat max 24 timmars öppethållande per vecka. Oavsett beslut kommer kretsens verksamhetsintäkter initialt att påverkas negativt. Vi behöver därför investera i att behålla frivilliga, locka nya kunder och givare så att vi kan behålla vår ledande marknadsposition oavsett öppettider. Vi behöver öka bidragen från externa aktörer. Under 2015 kommer partnerskap med bl.a. Uppsala kommun att sökas för delar av kretsens migrantverksamhet. Vi bör samtidigt vårda kretsens medarbetare, frivilliga, anställda och praktikanter, så att vi på sikt kan öka verksamheten. Behovet av nya frivilliga kommer att öka och därför ska rekryterings-satsningar 4

prioriteras. Gemensamma rutiner och arbetssätt ska vidareutvecklas. Synsättet ett Röda Kors ska genomsyra allt arbete. Ytterligare ett prioriterat område är att bli en starkare medlemsorganisation och under 2015 kommer flera satsningar att ske för att öka antal medlemmar. 5

Bilaga - Organisation Frivilligledare Barbro Kallberg, Second hand Britt-Marie Gunnarstedt och Christina Rudmark, Informationsgrupp Lars Björkeholm och Kerstin Weiberg, Besök och Medföljare, BoM Margaretha Å Skuteli och Ann-Christine Kärker, Anhörigstöd Melissa Cederqvist, Trygghetsringning Cally Andersson, Vaksalagruppen Bert Fredriksson, Fixarna Lena Thelander, Li Albinsson och Kerstin Vaxén, Rödakorsvärdar Gunilla Grenomer, Häktesgruppen Kristina Segerstedt och Eva Ståhl, Vuxna i skolan Hampus Lundin, Folkrättsinformatörer Gudrun Forsberg och Kerstin L Kiessling, Globalgruppen Fredrika Källström och Sofia Albért, Flyktinggruppen Eva Sporndly, Marie Allanson, Nadja Schweizer och Göran Netse, Välkomnare Margareta Löfholm, Alsikegruppen Tjänstemän Andrea Hormazabal, kretschef Dlovan Kassab, verksamhetsutvecklare och kommunikationsansvarig Ulrica Hanebring, kanslist Michael Eriksson, verksamhetschef Second hand Ghassan Hamze, bitr. butikschef Second hand Michael Westerlund, chaufför Second hand Dina Perez Robles, butiksbiträde Second hand Regina Rommedal, butiksbiträde Second hand Britt-Marie Kokanova, samordnare Träffpunkten Gunilla Löfberg, köks- och caféansvarig Träffpunkten Linda Wickström, samordnare för folkrättsoch flyktingfrågor, föräldraledig sep 2014. Josefine Paulsen, projektledare Barngruppen tom maj 2014. Elin Palmstierna Sharifzadeh, projektledare Barngruppen from maj 2014. Styrelsen Ingegerd Palmér, Ordförande from 26 feb 2014. Gunnel Arrbäck, vice ordförande Christina Johansson, kassör from 26 feb 2014. Margareta Åkerlind Skuteli, ledamot Claes-Erik Claesson, ledamot Katarina Lif Pikas, ledamot Heide Larsson, ledamot Revisorer Folkessons, auktoriserad revisor Anna Möller, interna verksamhetsrevisorer Britt-Marie Gunnarstedt, interna verksamhetsrevisorer Christina Rudmark, interna verksamhetsrevisorer Joanna Trajtlowicz, verksamhetsrevisorssuppleant Valberedning Eva Andér, sammankallande Anne-Marie Pernulf Hannah Matkala Nylander 6