Arbets- och delegationsordning. Kristianstadsbygdens Rödakorskrets

Transkript

1 !1 Arbets- och delegationsordning Kristianstadsbygdens Rödakorskrets Fa

2 !2 Allmänt I en väl fungerande förening är rollerna tydliga - kretsstyrelsen styr, frivilligledare leder och frivilliga utför verksamheten. Denna arbetsordning syftar till att tydliggöra uppgifterna för och mellan kretsstämma, kretsstyrelse, arbetsutskott, kontaktledamot, frivilligledare, informations/rekryteringsgrupp och verksamhetschef för Second Hand &Café. Organisationsprinciper Kretsstämman är kretsens högsta beslutande organ. Kretsstämman fastställer övergripande inriktningsmål på förslag från styrelsen. De bärande principerna i arbets- och delegationsordningen är att kretsstyrelsen utövar den gemensamma styrningen över samtliga verksamheter och ansvar gentemot kretsstämman. Beslut av verksamhetskaraktär skall fattas av dem som är närmast verksamheten; verksamhetschef och frivilligledare. Kretsstyrelsen fastställer verksamhetsplan och budget för kommande verksamhetsår på förslag från verksamhetschef/ frivilligledarna och efter beredning av arbetsutskottet. Kretsstyrelsen utser/avskiljer frivilligledare och beslutar om verksamhetens indelning. Arbetsutskottet bereder och verkställer ärenden till och beslut fattade av kretsstyrelsen och svarar inför denna. Frivilligledarna/verksamhetschef leder respektive arbetsgrupp i enlighet med av kretsstyrelsen fattade beslut och inom fastställd budgetram.

3 !3 Kretsstämma Kretsstämmans uppgift regleras i Svenska Röda korsets (SRK) stadgarna 11. Kretsstyrelse Kretsstyrelsens uppgift regleras i stadgarna 12. Utöver dessa uppgifter gäller allmänt att styrelsen skall vara styrande, stödjande och kontrollerande. Kretsstyrelsen består av sju ledamöter och utser, en vice ordförande, en kontaktledamot, en kassör och en sekreterare. Kretsstyrelsen fastställer årlig verksamhetsplan och budget för samtliga verksamheter. Kretsstyrelsen beslutar i principiella och strategiska frågor och frågor som rör prioritering av och fördelning/omfördelning mellan arbetsområden/arbetsgrupper. Verksamhetschefen deltar på kretsstyrelsens möten. Hen har då yttranderätt. Kretsstyrelsen skall fullgöra följande uppgifter: Styra och samordna förvaltningen av Kristianstadsbygdens Rödakorskrets angelägenheter och ha uppsikt över samtliga verksamheter. Kretsstyrelsen ska sammanträda minst fyra gånger/år. Kretsstyrelsen är beslutför när minst hälften av ledamöterna, bland dem ordförande eller vice ordförande, är närvarande. Besluta om organisation, arbets- och delegationsordning samt attesträtt (attestordning). Besluta om styrelsens konstituering. Besluta om firmatecknare och kontotecknare. Besluta om prioriteringar av inriktningar. Besluta om disposition av tillgängliga medel. Besluta om avtal och vara avtalstecknande part. Besluta om policyfrågor. Avge yttrande över till kretsstämma inkomna motioner.

4 Avge yttrande över remisser. Ansvara för planering av kvalitetsutveckling. Ansvara för att upprätta handlingar så att årlig revision kan utföras. Ansvara för att uppföljning och utvärdering redovisas på kretsstämma. Svara för medelsförvaltning. Svara för inventarieförvaltning. Svara för samverkan och samarbete med andra organisationer, enskilda och andra samhällsorgan. I förekommande fall motionera till Riksstämma. Föra talan i mål i domstol där det p g a lag inte ankommer annan. I övrigt fullfölja de uppdrag som kretsstämman lämnat. I övrigt tillse att samtlig verksamhet bedrivs enligt gällande lagstiftning. Följa upp och utvärdera samtliga verksamheter.!4 Arbetsutskott (AU) Arbetsutskottet består av tre ledamöter. Ordförande, vice ordförande och kassör. Annan ledamot och/eller tjänsteperson kan vid behov adjungeras till utskottet. Hen har då yttranderätt. Arbetsutskottet skall bereda och verkställa ärenden till och beslut fattade av kretsstyrelsen och svarar inför denna. Arbetsutskottet kan vid längre förfall för ledamot utse tillfällig ersättare bland styrelsens ledamöter. Arbetsutskottet skall även stödja kontaktledamoten. Arbetsutskottet ska: Svara för tolkning av arbets- och delegationsordning samt attestreglemente. Vara förhandlingspart. Vara part gentemot tjänstemannaorganisationen och handha frågor rörande enskilda medarbetare Övervaka tillämpningen av avtal. Besluta i frågor av icke principiell karaktär. Besluta i frågor som inte kan invänta styrelsens beslut.

5 Besvara av till styrelsen ställd skrivelse av mer rutinmässig karaktär. Därutöver skall arbetsutskottet handlägga de ärenden som kretsstyrelsen uppdrar åt utskottet.!5 Kontaktledamot Kontaktledamot svarar för information mellan styrelse och frivilligledare för kretsens verksamheter. Kontaktledamot ska: Vara stöd och bollplank till frivilligledare. Stimulera frivilligledarna till ett nytänkande och till kreativa lösningar. Ge styrelsen information om verksamheten. Ge information till frivilligledare om gemensamma angelägenheter som aktuella insamlingskampanjer, marknadsföringsevent och viktiga styrelsebeslut. Medverka vid avslutande av volontäruppdrag. Kontaktledamoten bör delta i minst två möte med frivilligledargruppen per termin. Frivilligledare Frivilligledare utses av styrelsen. Frivilligledarens uppgift har sin grund i Röda Korsets utbildningsmaterial för ideellt ledarskap: Om Röda Korset. Frivilligledarnas uppgift är att leda arbetsgrupperna. en innebär att leda arbetet i enlighet med verksamhetens mål och riktlinjer, formulera mål för gruppens arbete utifrån lokala behov samt utveckla gruppen. I frivilligledarens ansvar ligger att tillsammans med informations- och rekryteringsgruppen rekrytera nya medarbetare till arbetsgrupperna, samt svara för att dessa får adekvat information och utbildning för uppdraget. Vidare skall frivilligledaren aktivt verka för att tillräckligt antal

6 medarbetare finns för verksamhetens genomförande. Särskilt skall beaktas frågan om inflytande och delaktighet för medarbetare. I uppgiften ingår att inom den arbetsgrupp som frivilligledaren ansvarar för beakta och genomföra de beslut som fattas av kretsstyrelsen och arbetsutskott samt att besluten kommuniceras och integreras i verksamheten. Rapportering skall omgående ske till arbetsutskottet om väsentliga avvikelser från verksamhetsplan och budget. Arbetsutskottet skall vidare uppmärksammas om uppkomna frågor av strategisk eller annan väsentlig karaktär. Frivilligledaren ska fullgöra följande uppgifter: Leda arbetsgruppen. Utarbeta underlag till verksamhetsplan och budget. Utarbeta underlag till verksamhetsberättelse. Ge förslag på nya behov inom sitt verksamhetsområde. Svara för kommunikationen mellan styrelse/kontaktledamot och arbetsgrupp. Godkänna medarbetare. Avsluta volontäruppdrag efter samråd med kontaktledamot.!6 Informationsgrupp/Rekryteringsgrupp Informations/rekryteringsgruppen ska bestå av verksamhetschefen, en styrelseledamot, en frivilligledare och ytterligare en person. Informations/rekryteringsgruppen är en central arbetsgrupp då det gäller kontakt och information till medlemmar och medarbetare och en sammanhållande länk för att ta tillvara medlemmars vilja till engagemang. Informationsgruppen ska: Utarbeta rutiner för mottagande och introduktion av nya medlemmar och medarbetare. Göra en första intresse- och lämplighetsbedömning. Informera om Röda Korsets grundprinciper, frivilligpolicyn samt nödvändiga utbildningar.

7 Ha kontinuerlig kommunikation med frivilligledare avseende behov av medarbetare, utbildningsbehov, mm. I samråd med frivilligledare föreslå kandidater till utmärkelser. Utarbeta underlag till verksamhetsplan och budget. Utarbeta underlag till verksamhetsberättelse.!7 Arbetsgruppen för - Second Hand & Café Arbetsgruppen för Second Hand & Café ska bestå av verksamhetschefen, en personalrepresentant, kretsordföranden och tre volontärer. Arbetsgruppen för Second Hand & Café ansvarar tillsammans med verksamhetschefen för verksamhetens kort- och långsiktiga utveckling. Verksamhetschefen leder och fördelar det dagliga arbetet i Second Hand & Café. Verksamhetschefen har personalansvaret för anställd personal, praktikanter och volontärer som arbetar på Second Hand & Café. Verksamhetschefen har också arbetsmiljöansvaret för verksamheten i Second Hand & Café. Arbetsgruppen ska: - Följa butikens ekonomiska utveckling månad för månad och utifrån det sätta in lämpliga åtgärder för att budgeten hålls. - Utarbeta en årlig marknadsföringsplan för Second Hand & Café. - Utarbeta en strategi för insamling av varor till butiken. - Använda lokalytan på ett flexibelt sätt - utifrån trender, kundernas efterfrågan och tidigare försäljningsresultat. - Utarbeta underlag till verksamhetsplan och budget - Utarbeta underlag till verksamhetsberättelse och måluppfyllelse

8 !8 Samverkansråd Samverkansrådet är underställt de samverkande kretsarna. - Svarar för kretssamverkan inom en kommun - Svarar för kontakterna med kommunen - Utser ombud till riksstämman och anmäler dessa senast den 15 januari till Svenska Röda Korsets styrelse - utser deltagare från kretsarna till Rödakorsforum

9 !9 Delegationsordning Delegationsprinciper Delegation innebär överförande av beslutanderätten. Samtliga uppdrag som delegeras skall efter varje tertial återrapporteras till den som överfört beslutanderätten. Delegationen kan när som helst återtas. Kretsstyrelsen får uppdra åt ordföranden, arbetsutskott eller andra personer att var för sig eller flera i förening handlägga ärenden enligt kretsstyrelsens bestämmande. Kretsstämmans uppgift kan inte delegeras. Delegation Arbetsutskott Kretsstyrelsen delegerar följande uppgifter till arbetsutskottet (AU): Svara för arkiv och diariefrågor. Svara för tolkning av arbets- och delegationsordning samt attestreglemente. Vara förhandlingspart. Vara part gentemot tjänstemannaorganisationen och handha frågor rörande enskilda medarbetare Övervaka tillämpningen av avtal. Besluta i frågor av icke principiell karaktär. Besluta i frågor som inte kan invänta styrelsens beslut. Besvara av till styrelsen ställd skrivelse av mer rutinmässig karaktär. Därutöver skall arbetsutskottet handlägga de ärenden som kretsstyrelsen uppdrar åt utskottet. Beslut som fattas av arbetsutskottet på delegation, skall snarast återrapporteras till styrelsen.

10 Kontaktledamot Kretsstyrelsen äger rätt att inom kontaktledamotens verksamhetsområde delegera uppgifter, beslutsrätt och ansvar till kontaktledamot.!10 Frivilligledarna Frivilligledaren äger rätt att inom fastställd verksamhetsplan fatta erforderliga beslut för driften av verksamheten inom budget. Verksamhetschef - Second Hand & Café Verksamhetschefen äger rätt att inom fastställd verksamhetsplan och budget fatta erforderliga beslut för driften av Second Hand & Café. Personal- och arbetsmiljöansvaret för Second Hand-butikens verksamhet är delegerat till verksamhetschefen. Se vidare Delegering av arbetsmiljöuppgifter Informationsgruppen/rekryteringsgrupp Informations/rekryteringsgruppen äger rätt att inom fastställd verksamhetsplan fatta erforderliga beslut för driften av verksamheten inom budget.

11 !11 Delegering av Arbetsmiljöuppgifter Det systematiska arbetsmiljöarbetet är förebyggande och handlar om att tydliggöra fysiska och psykosociala arbetsmiljöfrågor anpassade till arbetsplatsen. Ansvaret omfattar alla som utför arbete i kretsens hyrda lokal dvs. frivilliga, förtroendevalda, personer hänvisade från olika myndigheter, praktikanter och anställda. Även inhyrd/ inlånad arbetskraft omfattas av kretsstyrelsens arbetsmiljöansvar. Ansvaret omfattar följande arbetsmiljöuppgifter: Kartlägga, identifiera och bedöma arbetsmiljörisker, såväl fysiska, psykiska som sociala genom skyddsronder, enkät psykosocial arbetsmiljö samt medarbetarsamtal en gång/år. Vidta åtgärder för att minska risker för ohälsa och olycksfall, samt följa upp om åtgärderna är tillräckliga. Regelbundet kontakta sjukskrivna medarbetare enligt GS-fackets riktlinjer för arbetsmiljö och rehabilitering. Ha kontroll av medarbetarnas arbetstid och övertid. Ha kontakt med Arbetsförmedling, Arbete & Välfärd, Kriminalvården och Migrationsverket och följa upp de personer som är placerade på Second Hand & Café. Vara uppmärksam på tidiga tecken på bl.a. stress, alkohol och drogmissbruk och vid behov informera styrelsen om åtgärder. Genomföra minst fyra arbetsplatsträffar/år med anställd personal. Upprätta årliga mål, handlingsplaner och budget för arbetsmiljöarbetet inom Second Hand & Café och delge kretsstyrelsen handlingsplanen. Samverka med berörda medarbetare vid planering av ev. nya lokaler eller förändringar i befintlig. Ansvara för introduktion, information, instruktioner och utbildning inom ansvarsområdet. Anmäla olycksfall och allvarliga tillbud till Arbetsmiljöverket och SRK (incidentrapport) och ansvara för att utredningar av sådana arbetsskador och tillbud görs (gäller anställda). Föra dialog med kretsstyrelsen ang. ersättare för arbetsmiljöuppgifter

12 !12

13 !13