Användardokumentation

Användardokumentation SENAST UPPDATERAD 040312

INFORMATION OM KATALOGEN... 4 POLICY FÖR UPPBYGGNAD AV REGION SKÅNES ORGANISATIONSKATALOG... 5 INLEDNING OCH SYFTE... 5 KATALOGENS BYGGSTENAR...5 ORGANISATION... 5 ORGANISATIONSENHETER... 5 PERSONER... 6 FUNKTIONER... 6 BEHÖRIGHETSPUNKTER... 6 UPPDATERING AV KATALOGINNEHÅLL... 7 Central uppdatering... 7 Lokal uppdatering... 8 KATALOGENS STATUS... 8 GRUNDLÄGGANDE BEGREPP... 9 ÖPPNA KATALOGEN... 9 ANGÅENDE KATALOGSTRUKTUREN... 9 INLOGGNING... 10 OBLIGATORISKA VÄRDEN... 10 HJÄLP MED VAD DE OLIKA FÄLTEN ANVÄNDS TILL... 10 LÅSTA FÄLT... 10 OLIKA TYPER AV INMATNINGSFÄLT... 10 ATT HITTA INFORMATIONEN MAN SÖKER... 13 Enkel sökning... 13 Avancerad sökning... 13 HANTERING AV ENHETER... 15 Identitetskod... 15 Komplettera uppgifter för en enhet... 15 Kontaktuppgifter ärvs... 15 Presentationsfältet... 16 Beskrivningsfältet... 16 Direkttelefon för allmänheten... 16 Öppettider och Besökstider... 16 Egennamn... 16 Export till Telekatalog...17 Telefonkatalog... 17 Export till Sjukvårdsupplysningen... 17 Verksamhet... 17 Vårdform... 17 Koppla Enhetschef till enheten... 17 Bild och Karta... 18 Övriga fält... 18 HANTERING AV PERSONER...19 Lägg till Personer... 19 Namnstandard... 19 Personuppgifterna kontrolleras... 20 Personnumret finns redan i katalogen men har annat namn... 20 Namnet finns men inte med det personnummer du angav... 21 Både personnummer och namn finns... 21 Personen har tidigare tagits bort... 22 En helt ny person... 22 Identitetskod... 23 Bemanningskod... 23 E-postadress... 23 E-postadress annan... 23 2(33)

Interntelefon... 23 Bild... 24 Ändra personuppgifter... 25 Byt namn på person... 25 Ta bort person... 25 Flytta person - Person som byter enhet... 26 Du har personer att flytta in... 29 HANTERING AV FUNKTIONER... 30 Identitetskod... 30 Uppdatering av uppgifter... 30 HANTERING AV BEHÖRIGHETSPUNKTER... 31 Lägg till behörighetspunkt... 31 Ändring och borttag av uppgifter... 32 3(33)

INFORMATION OM KATALOGEN Skånekatalogen är en elektronisk katalog, som har en logisk struktur baserad på Region Skånes organisation. Här kan man finna information för att kunna kommunicera med medarbetare i Region Skåne. Det kan röra sig om e-post, vanlig post, telefon, mobiltelefon eller fax. Skånekatalogen skall också fungera som bärare av s k certifikat som behövs för att införa säkerhetstjänster för digital signering och kryptering. Informationen i katalogen ägs av verksamhetsenheterna själva, som skall se till att informationen är aktuell och korrekt. Varje enhet skall därför ha en Administratör som uppdaterar enhetens del av katalogen. Att söka information i katalogen gör man enkelt med Internet Explorer. Region Skåne har infört ett meddelandehanteringssystem vid namn NimiS. För att kunna bli delaktig av detta system krävs att man är registrerad i Skånekatalogen. En registrering i denna är nödvändig för att i framtiden kunna använda även andra system t ex ebill, som är ett system för elektronisk hantering av fakturor. Administratören skall registrera alla som skall använda NimiS, d v s i första hand alla som har tillgång till en dator inom sin enhet. Detta kommer att göras genom att en blankett delas ut till de som skall registreras i katalogen. Personerna fyller själv i sina uppgifter och därefter blir det Administratören inom kliniken/avdelningen som registrerar uppgifterna i Skånekatalogen. Därefter skall Administratören svara för de förändringar som skall göras, dvs de skall hålla katalogen aktuell. 4(33)

Policy för uppbyggnad av Region Skånes organisationskatalog Inledning och syfte För Region Skåne med dess enheter, personer och funktioner finns en datoriserad katalog med kapacitet att lagra ett bredare spektrum av beskrivande och kontaktrelaterade faktauppgifter. Därigenom finns möjligheten att bygga upp ett gemensamt stöd för organisations- och verksamhetsbeskrivning, elektronisk meddelandehantering (e-post och EDI), adressering samt telefonering och fax. Till katalogens fördelar hör bl a att den skall vara åtkomlig för anställd personal i hela Skåne och att den uppdateras kontinuerligt på decentraliserad nivå med hjälp av särskild behörighet. Via sina datorer kan vanliga användare (genom särskilda användargränssnitt) bläddra och flexibelt söka i katalogen. Katalogen måste byggas upp på ett enhetligt sätt för att man ska lära sig hitta i den. Det krävs en enhetlig syn på hur den ska struktureras som grund för att den ska kunna fyllas med information. Denna policy har utformats för att tjäna detta syfte. Katalogen måste vara uppbyggd så att man kan hitta i den. En policy har utformats för att det ska finnas en enhetlig syn på hur katalogposter ska ordnas i en hierarkisk struktur. Katalogposterna är i huvudsak av typen organisationsenhet, person eller funktion. Katalogens byggstenar I en hierarkisk uppbyggnad ska följande typer av katalogposter finnas: Organisation Organisationsenheter Personer Funktioner Behörighetspunkter (behörighet) Organisation Endast en katalogpost av denna typ ska finnas i Region Skånes organisationskatalog. Den benämns Region Skåne (av regionfullmäktige fastställt arbetsnamn för hela Skåne läns landstings samlade organisation) och är överordnad alla andra katalogposter. Organisationsenheter Dessa katalogposter bildar ett träd av över- och underliggande enheter. Inom Region Skåne är huvudprincipen att organisationsträdets uppbyggnad ska spegla organisationens formella utformning. Under Region Skåne finns förvaltningar som leds av förvaltningschefer. Därunder finns större ansvarsenheter som leds av olika slags verksamhetschefer och under dessa ytterligare mindre ansvarsenheter som leds av sina chefer o s v. 5(33)

Vid sidan av förvaltningar under Region Skåne kan det finnas underorganisationer för bolag, fackliga företrädare, förtroendemän, privata vårdgivare, primärkommunala sjukvårdshuvudmän etc. Dessa trädgrenar byggs ut enligt överenskommelser och principer som bedöms lämpliga från fall till fall. Personer Katalogposter av denna typ dominerar till antalet och de tillhör alltid en organisationsenhet. Huvudprincipen är att personposter placeras in på en lämplig nivå i organisationsträdet och att denna nivå bedöms lokalt i organisationen. Här kan man göra bedömningen att man inte i onödan ska behöva leta efter personer på olika underenheter om de alla tillhör en överordnad ansvarsenhet. Å andra sidan kan det i vissa fall vara motiverat att tydligt presentera vilken underenhet en person eller grupp av personer tillhör. Funktioner Dessa katalogposter utgörs av speciella funktioner eller projekt med ett tydligt behov av att kunna ta emot e-post. Exempel kan vara olika typer av expeditioner eller beställnings- /rapporteringsinstanser. Ofta delar flera personer ansvaret att ta hand om meddelanden till en funktion. Funktionsposter ska alltid placeras in under den organisationsenhet de verkligen tillhör i katalogens trädstruktur. Behörighetspunkter Dessa poster används för att styra behörigheten i katalogen. Behörigheterna fungerar så att man får fullständiga rättigheter under hela den grenen som behörighetspunkten ligger i. Man kan även lägga upp mera avancerade behörighetspunkter, men vi har inte sett någon anledning till detta ännu. Direkt under Region Skåne finns den första behörighetspunkten och till denna finns endast ett fåtal användare kopplade. Övriga behörighetspunkter finns under de olika enheterna och man kan begränsa en användares behörighet genom att tilldela honom/henne en behörighetspunkt långt ner i strukturen. För att få lov att administrera en behörighetspunkt krävs att man själv inte är medlem i denna och att man finns med i en grupp längre upp i trädet. 6(33)

Uppdatering av kataloginnehåll Respektive förvaltning eller motsvarande ska genom någon samordningsansvarig svara för sin del av kataloginnehållet. Inom större förvaltningar måste det finnas ett kontaktnät av Administratörer vid olika organisationsenheter. Vissa delar av kataloginnehållet kan uppdateras lokalt via katalogens web-sida av de personer som fått behörighet. Uppdatering av andra delar måste beställas hos en central funktion. Det finns särskilda regler för hur man uppdaterar katalogposternas enskilda uppgifter. Inom regionförvaltningen ansvarar man för att det finns tillräckligt med övergripande stöd och samordning för att uppdateringen inom Region Skåne ska fungera. Central uppdatering En central funktion behövs för den uppdatering man av olika skäl inte bör decentralisera. I dagsläget har Region Skåne avtalat med WM-data, leverantör av katalogsystemet, att ansvara för denna funktion. Den centrala uppdateringsfunktionen ska av respektive förvaltning/motsvarande part få besked om vem eller vilka som har rätt att beställa uppdatering. Dessa personer ska ha tillräcklig kunskap om hur man namnsätter och ordnar katalogposter enligt strukturpolicy. Central uppdatering av organisationsenheter innefattar att lägga till nya poster med namn, ändra namn på poster, flytta poster samt att ta bort poster. När det gäller personposter innefattar den centrala uppdateringen att lägga till nya med namn om inte detta görs lokalt. Den centrala uppdateringen av funktionsposter innefattar att lägga till nya poster med namn, registrera posternas e-postadresser, ändra namn på poster, flytta poster samt att ta bort poster. 7(33)

Lokal uppdatering Den lokala uppdateringen, d v s vid respektive ansvarig organisationsenhet, kan ske via katalogens web-sida av personer som fått behörighet och lärt sig hantera uppdateringsfunktionerna. Dessa personer ska också ha lärt sig hur katalogposters enskilda uppgifter får uppdateras och känna till hur man namnsätter och ordnar katalogposter enligt strukturpolicy. Organisationsenheter kan man uppdatera genom att registrera och ändra merparten av enskilda uppgifter när posterna väl är beställda och upplagda i katalogen. Personposter kan man lägga till genom att ange namn samt registrera och ändra merparten av enskilda uppgifter. Man kan också ta bort poster om de inte innehåller e-postadresser. Det finns en blankett för faktainsamling som personer bör fylla i för att underlätta registrering. Tänk på att foto kräver godkännande av personen! Funktionsposter kan man uppdatera genom att registrera och ändra merparten av enskilda uppgifter när posterna väl är beställda och upplagda i katalogen. Behörighetspunkter kan administreras av de användare som är medlem i behörighetspunkten ovanför. Katalogens status De flesta av Region Skånes nuvarande förvaltningar representeras med en organisationsstruktur. Övergången till det nya mailsystemet, NimiS, har krävt en uppdaterad katalog och därmed har alla förvaltningar uppdaterat Skånekatalogen. I det perspektiv som råder kommer flera av dagens förvaltningar att förändras eller lösas upp och nya förvaltningar eller samverkansparter med nya inre organisationsstrukturer att växa fram. Skånekatalogen ska spegla förnyelsen av Region Skånes formella organisation i takt med att den tar form. Skånekatalogen kommer att användas som lagringsplats för säkerhet, bl a certifikat för att styra åtkomst och behörighet, och är därmed en grundsten i Region Skånes Säkerhetsplattform. 8(33)

Grundläggande begrepp Öppna katalogen Du når katalogen antingen via intranät under rubriken Skånekatalogen eller genom att skriva in adressen http://katalog.i.skane.se i din webläsare. Då öppnas Läs LEWA som första alternativ. Du byter till Admin LEWA genom att klicka på Inloggning Admin LEWA. Då du först kommer in i Katalogen får du upp grundbilden med Region Skåne. Detta är den översta nivån i katalogstrukturen. Angående katalogstrukturen Innehållet i Skånekatalogen visas i Lewa som informationsytor, i den vänstra visas organisationen i form av en trädstruktur, till höger visas innehållet i den enhet i trädstrukturen som markerats. Genom att klicka på ett +-tecken öppnas underliggande delar i trädstrukturen och genom att klicka på ett minustecken stängs dessa. Högra informationsfältet ändras först när ett nytt fält markeras i trädet. En lista på de enheter man varit inne på visas längst upp till vänster. För att snabbt gå tillbaka kan man välja enhet i listan. Möjlighet finns också att gå via Bakåt-knappen 9(33)

Inloggning Inloggningen beror på hur datorn är konfigurerad. Är datorn inloggad i REG domänen får man inte upp någon inloggningsruta överhuvudtaget utan den tidigare inloggningen gäller även för LEWA. Om datorn inte inloggad i REG domänen får man upp en Windowsinlogging där man får ange sitt RS-ID och lösen (samma som i mailsystemet). Lägst Internet Explorer 5.5 krävs för att detta ska fungera. Du är inloggad tills dess att samtliga Internet-uppkopplingar är stängda. Obligatoriska värden De obligatoriska uppgifterna är markerade med *. Hjälp med vad de olika fälten används till Du kan få information om hur formatet för de olika attributen ska se ut genom att klicka på det understrukna attributnamnet i vänster kolumn (tänk på att ett nytt fönster öppnas). Stäng fönstret när du vill gå tillbaka. Låsta fält Fält som inte går att ändra är markerade med grått. Dessa ägs av andra system eller måste ändras via en annan funktion (t ex måste förnamn ändras via byt namn funktionen). Olika typer av inmatningsfält Alt 1, flera rader Här trycker man Enter för att komma till nästa rad och det är max 6 rader med 30 tecken på vardera raden som gäller. 10(33)

Alt 2, lista Här har man inte möjlighet att skriva in värden utan man måste välja genom att markera. Alt 3, val i flera nivåer Denna form av inmatning finns på enhet vid val av Verksamhet. Här markerar du först nivå 1 och får då upp de tillhörande valen under nivå 2, markera önskat val och klicka därefter OK. Om flera val ska göras för en enhet upprepas ovanstående när första valet uppdaterats. Alt 4, markera Ja eller Nej 11(33)

Alt 5, lägg in en bild, markera bildfilen där den lagras Detta kan göras på person och ev karta för vägbeskrivning till enhet (det finns bara möjlighet att lägga in en bild). Tänk på att det krävs godkännande av personen om ett foto ska läggas in. Storleken är begränsad till max 40kb och 70x90 pixlar och formatet ska vara jpeg. Alt 6, länkat flervärdes attribut Den här typen av inmatningsfält används för att länka till andra poster i katalogen. När du har gjort önskade förändringar klicka på knappen Spara längst ner i bilden. Innan Du har klickat på Spara har du möjlighet att ångra dina förändringar genom att klicka på knappen Avbryt. 12(33)

Att hitta informationen man söker Enkel sökning I övre delen av skärmbilden finns ett inmatningsfält för enkel sökning. Där kan man fritt skriva in ett sökvärde. Resultatet visar träffar som i sitt namn innehåller det värde man angivit oavsett om de är av typen enhet, person eller funktion. De listas som länkar i ett sökresultat. Då du vill söka fram en person med både förnamn och efternamn måste man skriva enligt namnstandarden, efternamnet först, därefter ett blanktecken och sist förnamnet. Sök fram din enhet genom att skriva enhetens namn eller orten och klicka på Sök. Obs! Tänk på att sökningen börjar där du för närvarande står i katalogen. I exemplet ovan visas både funktioner och enheter där ekonomi finns med i namnet. Ovanför sökresultatet visas utgångspunkten för sökningen och hur många träffar man fått. Antalet träffar är maximerat till 100 st. Om detta överskrids visas en text som lyder Det finns fler träffar än de som visas, försök avgränsa din sökning. Avancerad sökning Man kan även göra en avancerad sökning för enhet, person eller funktion. 13(33)

Här visas ett sökformulär för enhet där man kan ange flera sökvärden samtidigt och även välja vad som ska visas i sökresultatet. Motsvarande sökformulär finns för person och funktion. Om man skulle råka stå på en person när man väljer avancerad sökning kommer sökningen att utgå från föräldern till denna post. Sök ex fram alla Röntgenenheter. Önskas mer information måste du markera vilka uppgifter som skall visas ex Beskrivning, Ort, Telefon, Besöksadress etc. Tänk på att sökresultatet beror på vad som är inlagt i katalogen. Sök personer med ett visst efternamn och ort Malmö samt välj vilka uppgifter som ska visas. Sökresultatet visar max 100 träffar om man inte själv ändrar detta längst ner i bilden. Gäller endast katalogadministratörer. När sökresultatet kommer upp har du möjlighet att välja om du vill ha detta som en Excel-fil för ev bearbetning genom att trycka på knappen Utskriftsanpassad. 14(33)

Hantering av enheter Katalogadministratören har endast möjlighet att förändra/komplettera befintliga uppgifter för enheter. Det går inte att lägga till nya enheter, ta bort befintliga, byta namn eller flytta dem. Detta beställs från central enhet. Identitetskod Varje enhet i katalogen tilldelas ett ID som skapas utifrån landsbeteckningen SE16, organisationsnumret och RS-ID. Organisationsnumret för Region Skåne är 2321000255. RS- ID är nästa lediga löpnummer och knyts till enhetsnamnet. RS-ID återanvänds inte utan samma RS-ID återfås om en borttagen enhet återanvänds inom Region Skåne. RS-ID-numret består av ett O framför fem siffror. Komplettera uppgifter för en enhet Gå till detaljuppgifterna för en enhet genom att söka dina enheter enligt ovan. Du får nu upp information om enheten. Klicka därefter på Ändra enhetens uppgifter: Kontaktuppgifter ärvs Då man förändrar en enhets uppgifter kopieras automatiskt närmast överliggande enhets organisationsnummer liksom kontaktuppgifter såsom fax, besöksadress, internpost, postadress, telefonväxel, postnummer, leveransadress, faktureringsadress, juridisk driftform och ägarform. Exempel på hur en enhet ser ut i ändringsläget. 15(33)

Presentationsfältet I detta fält beskriver man enheten kortfattat (fältet är begränsat i antal tecken till max 130). Denna kortfattade beskrivning presenteras en trappa upp vid visning i Skånekatalogen. Det är denna beskrivning som presenteras på Internet. Beskrivningsfältet I detta fält beskriver man enheten och fältet är begränsat till 1024 tecken. Direkttelefon för allmänheten Detta fält används för Internetpresentationen av enhetens direkttelefonnummer. Öppettider och Besökstider Öppettider är när enheten har öppet och Besökstider är tider då det är möjligt att besöka patienter. Egennamn Namn för att identifiera en enhet på ett enklare sätt än genom den ordinarie hierarkin. Avsikten med "Egennamn" är att namnge enheter så att de kan sökas, och framför allt hittas, av personer som inte känner till den vanliga organisationen. Exempelvis kan "Region 16(33)

Skåne/Universitetssjukhuset i Lund/Division 1/Verksamhetsområde Akutsjukvård/Akutmottagning" kunna ha egennamnet "Akuten, Lund" och kunna sökas på detta begrepp. Egennamn översätts till hela det fullständiga namnet. Kontroll görs så att inga dubbletter av egennamn finns. Innan egennamn används krävs en noggrann genomgång och diskussion på respektive förvaltning om vilka egennamn som förvaltningen ska använda. Avsikten med egennamn är att en enhet ska kunna hittas, vilket innebär att egennamnet ska kunna förstås av de personer som söker i katalogen. Längre fram kommer projektet "Sök din Vårdgivare" att utnyttja Skånekatalogen för att ge medborgare möjlighet att på ett kontrollerat sätt söka över Internet. Export till Telekatalog Telefonnummer för enheten och dess personal kommer att exporteras till förvaltningens papperskatalog. Rutinen kommer att tas i praktiskt bruk inom USiL under hösten 2002. Telefonkatalog Efter framställning av en första telefonkatalog för USiL kommer ett arbete att inledas för att kunna tillhandahålla samma möjlighet för övriga förvaltningar. Redan nu kan den intresserade förvaltningen fundera över sin struktur i Skånekatalogen, framför allt om den, tillsammans med innehållet, är lämplig att presentera i en telefonkatalog. Export till Sjukvårdsupplysningen Kontaktuppgifter för enheten som adress, telefon och tider exporteras till Sjukvårdsupplysningen som underlag för deras arbete. Verksamhet Klassificering av verksamheten på en enhet enligt HSA (Hälso- och Sjukvårdens Adressregister) och Socialstyrelsen. Viss möjlighet finns att påverka klassificeringen genom kontakt med centralt katalogansvarig. Vårdform Gruppering enligt Landstingsförbundet. Viss möjlighet finns att påverka grupperingen genom kontakt med centralt katalogansvarig. Koppla Enhetschef till enheten Du kan även koppla Enhetschef motsvarande till enheten. Det går att koppla mer än en person per enhet och görs via knappen Lägg till medlem. Sök användare med hjälp av namnet eller RS-ID. Vid sökning är det max 10 träffar som visas! Markera den/de valda personen/personerna och tryck Välj denna/dessa. Du kan också välja Ny sökning om inte personen finns med bland de visade. 17(33)

För att ta bort en enhetschef måste du först markera den aktuella posten och därefter trycka på knappen Ta bort medlem. Bild och Karta Det är möjligt att lägga in bild eller karta för enheten. Övriga fält Det finns dessutom ett flertal andra fält för rapportering. Dessa framgår i formuläret vid ändring av enhetens uppgifter. Klicka på attributnamnet så framgår hanteringen av resp fält. 18(33)

Hantering av personer Lägg till Personer Alla personer som läggs upp i Skånekatalogen läggs upp som inaktiva användare i AD. Kontot aktiveras sedan och tilldelas ett lösenord av IT som också skapar en e-postadress om detta beställts. Som tidigare nämnts bör man ha blanketten Hjälp till insamling av uppgifter till Skåne Katalogen som underlag för nyuppläggning av personer. Blanketten finns separat i handboken. Då man lägger upp en ny person i katalogen är det viktigt att man lägger upp personen på rätt nivå i katalogstrukturen samt att man använder den bestämda namnstandarden. Namnstandard En person som läggs upp i katalogen måste ha ett unikt namn. Om flera personer med samma namn finns läggs initialer till. Smeknamn får inte användas. Det namn som används skall vara det namn personen är känd som, för de allra flesta är detta samma som namnet i folkbokföringsregistret. I undantagsfall kan ett annat namn registreras. Namn i folkbokföringsregister kan kontrolleras genom ID-handling t ex körkort eller genom personbevis. Lägg till nya personer genom att klicka på Lägg till person när du står på enheten. Du får nu upp en bild där du skall ange de uppgifter som unikt pekar ut en person i Region Skånes organisation, d v s förnamn, ev initial (används endast om flera personer har samma namn), efternamn och personnummer. 19(33)

Personuppgifterna kontrolleras En kontroll görs nu om personen redan finns i organisationen. Först kontrolleras om det finns personer som har samma personnummer som det du angav och sedan kontrolleras namnet. Personnumret finns redan i katalogen men har annat namn Om personnummer redan finns i organisationen, men med ett annat namn än det du angav kan du inte fortsätta. I det här fallet kan det vara så att du vill skapa en kopia av personen under din enhet, då måste du fylla i exakt rätt namn och personnummer annars kommer du inte vidare. Se nedan under Både personnummer och namn finns! 20(33)

Namnet finns men inte med det personnummer du angav Om personnumret är korrekt men namnet redan finns måste du först kontrollera att du skrivit in rätt uppgifter och i så fall lägga till en initial för att komma vidare. Genom att klicka på Sök efter liknande namn kan man få reda på vilka kombinationer som är upptagna. Både personnummer och namn finns Om systemet märker att både personnumret och namnet finns kan du välja att lägga upp en kopia av personen eller Gå tillbaka och ändra uppgifter. Se även under rubriken Personen har tidigare tagits bort. 21(33)

När en kopia av en personpost skapas upprättas en länk mellan posterna och man kan hoppa mellan de olika posterna genom att klicka på denna hänvisning. Man hamnar också direkt i ändraläget för personen man skapat en kopia för. Detta för att erbjuda uppdateraren möjlighet till att ändra uppgifter t ex adresser. Personen har tidigare tagits bort Då du försöker lägga in en person som tidigare har tagits bort hämtas uppgifterna från grenen Passiva poster och då ser bilden ut som ovan. En helt ny person Om både personnummer och namn är unika är allting ok och man skickas vidare till inmatningsformuläret för att registrera personens övriga uppgifter. Fax, besöksadress, internpost, postadress, telefonväxel, postnummer, leveransadress, faktureringsadress, juridisk driftform och ägarform kommer att kopieras från enheten ovanför. 22(33)

Identitetskod Varje person i katalogen tilldelas ett ID som skapas utifrån landsbeteckningen SE16, organisationsnumret och RS-ID. Organisationsnumret för Region Skåne är 2321000255. RS- ID är nästa lediga löpnummer och knyts till personnumret. RS-ID återanvänds inte utan samma RS-ID återfås om en person återvänder till Region Skåne efter en tids bortvaro. Personnumret visas inte för de personer som bara får läsa i katalogen. Bemanningskod Kod och text hämtad från personalsystemen för att beskriva vad en person arbetar som. Bemanningskoden är grupperad enligt gängse standard. Så småningom finns möjlighet att importera bemanningskoden från personalsystemen. Felaktiga koder bör därför rättas i Prima eller Palett. Vid behov av nya koder kan sådana inrättas i respektive personalsystem och i Skånekatalogen. Nya koder hanteras av centralt katalogansvarig. E-postadress Fältet "E-postadress" är klickbart och ger åtkomst till mail. E-postadress läggs in maskinellt efter beställning på resp FV Helpdesk. E-postadress annan Extra internetadress som läggs in manuellt. Interntelefon Används då ett särskilt interntelefonnummer finns, skilt från det vanliga telefonnumret. Används t ex av Primärvården. 23(33)

Bild Det finns möjlighet att lägga in ett foto på personen. Tänk bara på att det kräver personens godkännande! Storleken på fotot är max 40 kb och 70x90 pixlar samt formatet ska vara jpeg. Då man klickar på Lägg till/ändra-knappen öppnas fönstret enligt ovan och man får ange eller bläddra fram bildfilen samt lägga till denna. 24(33)

Ändra personuppgifter Öppna personposten som ska ändras och välj Ändra. Ändra uppgifterna och uppdatera genom att klicka på Spara knappen längst ner i bilden. Du kommer nu tillbaka till personuppgifterna och kan kontrollera din uppdatering. Byt namn på person Du kan ändra personens namn genom att öppna personposten och välja Byt namn. Fyll i ändringarna och tryck på knappen Ändra namnet så blir posten uppdaterad med det nya namnet. Ta bort person Då en person slutar sin anställning ska den tas bort från katalogen. Öppna personposten som ska tas bort och välj Ta bort. Systemet kräver att du bekräftar att du verkligen vill ta bort aktuell person för att man inte skall ta bort personer av misstag. Därefter flyttas personen till grenen för Passiva poster, som är ett slags arkiv över borttagna personer. Personerna ligger här i 6 mån och tas sedan bort helt från systemet. Under den period en person finns i denna gren kontrolleras personnummer och namn på nya personer även mot den passiva posten. Detta görs för att inte skapa onödig administration om en person kommer tillbaka inom 6 månader. Personer kan inte flyttas från den passiva grenen utan detta sker automatiskt när en person med samma personnummer och namn läggs upp som ny person. Personen behåller alltid sitt RS-ID oavsett när han/hon kommer tillbaka. 25(33)

Flytta person - Person som byter enhet Om en person slutar på en enhet och börjar på en annan hanteras detta genom att man flyttar personen till den nya enheten. Gå in på den enhet där personen för närvarande finns och klicka, under enheten, på Flytta personer 26(33)

Nästa steg för att flytta personen är att ange den mottagande enheten. Gå till mottagande enhet via trädstrukturen. Klicka därefter på Välj denna som mottagande enhet. 27(33)

Följande bild visas: Man ser vilka enheter som är aktuella och de personer som man har möjlighet att flytta från den avsändande enheten. Markera önskad person och klicka på + knappen Tryck på knappen om du ångrar valet Bekräfta att personen ska flyttas och klicka därefter på Fortsätt enligt nedan 28(33)

Nu visas vilken/vilka person/-er som flyttats: Klicka på Stäng detta fönster och du kommer tillbaka till själva katalogen och den avsändande enheten. Gå in på mottagande enhet och kontrollera att personen finns där. Du har personer att flytta in Om den person som utför flyttningen inte har behörighet till den mottagande enheten så kommer personen att bli markerad för flyttning. Den kommer då att ligga kvar tills den som är ansvarig för den mottagande enheten loggar in i Skånekatalogen. Denne får då upp ett meddelande om att han/hon har personer att flytta in enligt nedan. Därefter kommer lista med personer som är på väg att flyttas in till enheten. 29(33)

Hantering av funktioner Dessa katalogposter utgörs av speciella funktioner eller projekt med ett behov av att kunna ta emot e-post. Exempel kan vara olika typer av expeditioner eller beställnings- /rapporteringsinstanser. Ofta delar flera personer ansvaret att ta hand om e-postmeddelanden till en funktion. Funktionsposter ska alltid placeras in under den organisationsenhet de verkligen tillhör i katalogens trädstruktur. Uppläggning av funktionsposter sker centralt, detta innefattar att lägga till nya poster med namn, registrera posternas e-postadresser, ändra namn på poster, flytta poster samt att ta bort poster. Identitetskod Varje funktion i katalogen tilldelas ett ID som skapas utifrån landsbeteckningen SE16, organisationsnumret och RS-ID. Organisationsnumret för Region Skåne är 2321000255. RS- ID är nästa lediga löpnummer och knyts till funktionsnamnet. RS-ID återanvänds inte utan samma RS-ID återfås om en borttagen funktion återanvänds inom Region Skåne. RS-IDnumret består av ett F framför fem siffror. Uppdatering av uppgifter Nedan visas exempel på en funktion. Uppdatering av funktionsuppgifter sker genom att man klickar på Ändra. Fyll i eller Ändra de uppgifter som gäller för just denna funktion. Öppettider och Telefontider registreras på samma sätt som för enheter. 30(33)

Hantering av behörighetspunkter Innan man kan lägga in behöriga på en viss nivå i organisationen måste en behörighetspunkt skapas för denna nivå. Det finns ingen maxgräns för hur många behöriga man kan koppla till en behörighetspunkt, men man bör inte ha fler än man kan hålla koll på. Du kan bara lägga in administratörer på nivåerna under där du själv har behörighet. Lägg till behörighetspunkt Man kan lägga upp nya behörighetsnivåer genom att gå till den enhet man vill lägga de behöriga på och välja Lägg till behörighetspunkt. Namnet på behörighetspunkten är alltid låst till Uppdateringsansvarig. Man lägger till medlemmar genom att klicka på knappen Lägg till medlem. Då öppnas ett nytt fönster med ett sökformulär. Här har man möjlighet att antingen söka efter personer via deras RS-ID eller deras namn. När man söker via namnet så returneras endast de 10 första träffarna och man måste specificera sin sökning om personen man söker inte finns med. 31(33)

Om personen man söker finns med i listan markerar man den genom att klicka i motsvarande box och sedan klicka på knappen Välj denna/dessa. Flera personer kan väljas från samma sökning genom att markera flera boxar. Ändring och borttag av uppgifter För att ändra behöriga i en befintlig behörighetspunkt klickar man på Ändra i visabilden för Uppdateringsansvariga. OBS att Ändra och Ta bort på denna nivå gäller hela behörighetspunkten. Borttagning av personer görs genom att först klicka på Ändra, därefter i nästa bild markera en person och klicka på Ta bort medlem (se nedan) Väl inne i ändrabilden kan man antingen ta bort befintliga medlemmar eller lägga till nya via knapparna Lägg till medlem och Ta bort medlem. När man är nöjd med ändringarna klickar man på Spara längst ner för att förändringarna skall sparas. Knappen Avbryt backar tillbaka till visabilden för Uppdateringsansvariga. 32(33)

Om man vill ta bort en eller fler medlemmar markerar man dessa först och klickar därefter på knappen Ta bort medlem. Därefter kommer man tillbaka till ändrabilden för Uppdateringsansvariga och måste klicka på Spara för att ändringarna man gjort skall sparas. Systemet kräver att du bekräftar borttagandet innan ändringen blir sparad. 33(33)