Vanda stad Utvärderingsberättelse 2010 www.vantaa.fi/utvärderingsberättelse www.vantaa.fi/arviointikertomus Revisionsnämnden 5.5.2011
Innehållsförteckning SAMMANDRAG... 1 1 REVISIONSNÄMNDEN... 5 1.1 Revisionsnämndens uppgifter... 5 1.2 Revisionsnämndens sammansättning... 5 1.3 Revisionsnämndens verksamhet... 5 1.4 Resultaten av den enkät som revisionsnämnden riktade till fullmäktigeledamöterna.. 7 2 UPPFÖLJNINGEN AV UTVÄRDERINGS-BERÄTTELSENS OBSERVATIONER...11 2.1 Svar med anledning av utvärderingsberättelsen för år 2009...11 2.2 Stöd till barn och unga...11 2.3 Kommuninvånare, partnerskap och nätverk...12 2.4 Trygga tillgången på kompetent arbetskraft...12 2.5 Målens bedömningsbarhet...12 2.6 Enskilda observationer...13 3 MÅLEN I STADENS STRATEGI...14 3.1 Allmänna observationer beträffande målen...14 3.2 Observationer angående rapporteringen av målen...15 3.3 Anmärkningar när det gäller mätandet av målen...15 3.4 Övriga observationer angående målen...17 4 UR ETT EKONOMISKT PERSPEKTIV...18 4.1 Stadskoncernens ekonomi och bokslutet...18 4.2 Stadens ekonomi och bokslut...19 4.2.1 Budgetutfallet...19 4.2.2 Stadens bokslut...20 4.2.3 Affärsverken...24 4.2.4 Jämförelse mellan de stora städerna...26 4.3 Verksamhetsberättelsen...27 4.4 Granskningen av investeringarna och lånebeloppet...27 4.5 Köp och försäljning av fast egendom...29 5 UR ETT VERKSAMHETSPERSPEKTIV...30 5.1 Stadskoncernen...30 5.2 Utredningen Helsingfors-Vanda och regionförvaltnings-utredningen...31 5.3 Samarbetet inom markanvändningen och boendet i huvudstadsregionen...34 5.3.1 Solidarisk bostadspolitik...35 5.3.2 Markanvändning...38 5.3.3 Perspektiv på samarbetet...39 5.4 Mätning av primärvårdens effektivitet och verkan samt de strategiska målen...39 5.5 Bildningsväsendets styrsystem...43 5.6 Övriga iakttagelser och utvärderingar...45 5.6.1 Sysselsättningsservicen...45 5.6.2 Idrottsanläggningarna i västra Vanda...47 5.6.3 Idrottsservicen...49 5.6.4 Verksamhets- och projektunderstöd...51 5.6.5 Områdeskommittéerna...52 5.6.6 Småbarnsfostran samt morgon- och eftermiddagsverksamheten...53 5.6.7 Daghemmet Lipunkantaja som investering och dess verksamhet...55 5.6.8 Depåverksamheten...57 5.6.9 Missbrukarservicen och psykosociala tjänster...59 5.6.10 Helsingforsregionens tolkcentral...62 5.6.11 Upphandlingscentralen...63 5.6.12 Fastighetscentralen...64 5.6.13 Social- och hälsovårdsväsendet...67 5.6.14 Skadestånd för aktörer inom Korson Keskustakiinteistöt Oy...68 5.6.15 VanVan -projektets framskridning...69 6 REVISIONSNÄMNDENS STÄLLNINGSTAGANDE TILL REVISORNS IAKTTAGELSER...71 7 REVISIONSNÄMNDENS FÖRSLAG TILL STADSFULLMÄKTIGE...72 8 UNDERSKRIFTER...73 FÖRKORTNINGAR...74
SAMMANDRAG 1) I rollen som serviceproducent och -aktör är Vanda stark. Detta framgår vid en granskning av driftsekonomin och produktiviteten. Vid utgången av 2010 är framtidsvisionerna för Vandas del positiva när det gäller att lyfta den kommunala ekonomin och staden är mycket konkurrenskraftig. Nu senast konstaterades i samband med Helsingfors-Vandautredningen hur effektivt Vanda ombesörjer sin service. Likaledes har resultat i olika produktivitetsundersökningar uppvisat ett positivt resultat för Vandas del. I olika kundenkäter har Vanda antingen fått tillfredsställande eller goda resultat. Detsamma gäller också bland stadens anställda i samband med Kommun 10-undersökningen. Ledningen och administrationen har varit saklig och korrekt. Vanda har lyckats spara in på sina redan från tidigare knappa resurser och verkar utgående från stadens skattefinansiering. Under 2010 överlät Vanda också 62,2 miljoner till andra kommuners förfogande genom utjämningen av statsandelarna på basis av skatteinkomsterna. 2) I Vandas balansräkning förekommer inget underskott som saknar täckning, varför nämnden inte behöver avlåta något uttalande i enlighet med kommunallagen. Däremot bedömer nämnden läget i ekonomin i sin helhet. Revisionsnämnden granskar Vandas ekonomiska situation enbart ur ekonomisk synvinkel. Politisk granskning hör inte till revisionsnämnden uppgifter. För att man ska hinna förverkliga balanseringsåtgärderna i praktiken, måste revisionsnämnden lyfta fram riskerna. I samband med utvärderingen 2010 ses den otillräckliga inkomstfinansieringen som det största problemet. Inkomstfinansieringsunderskottet beror på de investeringar som den snabbt expanderande staden har gjort. Vanda belastas av stora investeringsutgifter och skuldsättning. Under ekonomimomentet granskar revisionsnämnden ekonomin i sin helhet ur ett flertal olika perspektiv med slutsatsen att inkomsterna är otillräckliga i förhållande till utgifterna totalt. Vanda måste fortsätta med sin intensiva kostnadsjakt och investera i endast de allra mest brådskande projekten. 3) Utfallsprocenten för de strategiska målen under 2010 uppgick till 80. När de mål som fullföljts delvis tas i beaktande, stiger siffran till 90 procent. Tre mål överfördes till följande år och enligt rapporteringen i verksamhetsberättelsen lämnades två mål ofullbordade. Enligt revisionsnämnden var fyra mål av det slaget, att de inte kan bedömas, endera på basis av den mätare som uppställts eller utgående från utfallsrapporteringen. Vidare fanns det övrigt att anmärka i fråga om mätaren för ett mål. De strategiska riktlinjerna fullföljdes i rimlig mån. Som helhet kan det konstateras, att bokslututfallen följer riktlinjerna i budgetar och strategier. Ökningen av produktiviteten och dess uppföljning samt ett lyckat utfall av den strategiska ledningen förutsätter att kunskapshanteringen utvecklas. 4) Styrsystemet genomgicks med hjälp av den verksamhetsrevision som inriktats på bildningsväsendets styrsystem. Det konstaterades att styrsystemet i viss mån är funktionellt, men tungrott. Det är omöjligt att förmå stadens enheter och aktörer att förbinda sig till att samtidigt eftersträva ett tiotal målsättningar. Antalet tväradministrativa program är mycket omfattande. Ifall mängden styrredskap växer sig alltför stort, lyckas inte organisationen förbinda sig till att förverkliga och uppfölja allihop på en och samma gång. De mål som uppställts i programmen borde överföras till den balanserade strategin, eftersom styrningen i första hand bör ske via den balanserade strategin. Man bör utveckla rapporteringen och uppföljningen visavi styrningsdokumenten, eftersom en fungerande styrning samtidigt också förutsätter ett fungerande responssystem. För mängden rapporteringsförpliktelser bör man dock uppställa gränsvillkor. De sporrande incitamenten i anslutning till anslags- och ramförfaranden bör korrigeras så att de korresponderar med såväl eftersträvade, som negativa verkningar. 5) I anslutning till bedömningen av det ekonomiska läget efterlyser revisionsnämnden information om det aktuella läget för samarbetsstrukturerna. För koncernens del konstaterar revisionsnämnden att det är viktigt att i kommunen föra bok över koncernens interna arrangemang och de ekonomiska verkningarna 1
av dessa arrangemang, för att garantera att den bild man får av boksluten vid respektive tillfälle kan kompletteras med denna information det är av yttersta vikt för stadsfullmäktige, stadsstyrelsen och revisionsnämnden att vara medvetna om egendomsarrangemang och dessas verkningar när det ekonomiska läget i kommunen bedöms. Samarbetsområdet kan ha ansvar för verksamhet som till sin omfattning utgör en mycket betydande del av budgeten. Därvid bör den ansvariga kommunen eller den samkommun som bär ansvaret ha kunskap om avtalskommunernas ekonomiska läge. Det är viktigt att utreda, hur ansvaret för att sköta om att förpliktelsen när det gäller att täcka underskottet i en enskild kommun i praktiken fördelas mellan ansvarskommunen eller den samkommun som har ansvaret och avtalskommunerna. 6) Arbetslöshetsgraden i Vanda och andelen långtidsarbetslösa är större än i de omgivande kommunerna. Antalet unga arbetslösa (under 25 år) uppgår till knappt 1 000. Man får inte låta dem marginaliseras. I sysselsättningsservicen arbetar man på att få till stånd större smidighet och kreativitet när det gäller de åtgärder som syftar till att främja ungdomarnas sysselsättning. Projektet Ungdomar i arbete och utbildning är en ny verksamhetsform som tagits i bruk och bidrar till att koncentrera sysselsättningsservicen för unga till en enda instans och strävar till att arbetsplatser och läroavtalsplatser i företag ordnas. Det är lönsamt att utöka antalet läroavtalsplatser och sommararbetsplatser. 7) Genomförandeprogrammet för markanvändning, boende och trafik i Helsingforsregionen 2017 (MBT 2017) styr planeringen och genomförandet av städernas markanvändning och bostadsproduktion. Målen i programmet har långt inkluderats i huvudstadsregionens städers program och planer som berör markanvändning och boende samt städernas strategiska mål. Genomförandeprogrammet MBT 2017 har framskridit relativt väl i städerna. Särskilt i fråga om bostadsproduktionen har man halkat efter målen. Det är dyrt att bo i huvudstadsregionen trots städernas strävanden efter att öka mängden bostäder till rimliga kostnader. Genomförandet av programmet för minskning av långtidsbostadslösheten 2008 2011 har efter de första årens initialsvårigheter framskridit väl i huvudstadsregionen. Planeringssamarbetet har igångsatts inom samarbetsområdena och en ny gemensam utvecklingsbild för huvudstadsregionens gemensamma markanvändning är under arbete. Uppgörandet av en ny gemensam generalplan ses som aktuellt först när de regionala utgångspunkterna har preciserats. 8) Inom idrottsservicen ligger prioriteringarna dels på barnens och ungdomarnas, del de äldres behov. Det är viktigt att försöka nå de barn som inte utövar idrott och få dem att aktivera sig. För de äldres livskvalitet är det ytterst viktigt att aktivt bibehålla rörelseförmågan. Till prioriteringarna i planeringen under de närmaste åren hör näridrotts- och -motionsplatser och -service för alla åldersgrupper. Den största satsningen under de närmaste åren är dock anläggandet av Elmo idrottspark. Vidare bör substansstyrningen i de av staden ägda bolagen för motion och idrott förenhetligas och effektiviseras samt bättre sammanjämkas med koncernstyrningen. 9) Verksamhetsmodellen för ansökan om verksamhetsoch projektunderstöd har reviderats. Utöver att understödsprinciperna reviderats lyfts i ansökningsprocessen även fram de utrymmen som organisationerna bereds dispositionsrätt till av staden och andra stödformer. I de allmänna utdelningsgrunderna har uppmärksamhet fästs vid stadens strategiska mål. Användningen av e-tjänster, när detta för ansökningarnas del fullt ut fås i bruk, är ägnat att förutom att skapa effektivitet också bidra till jämlikhet. Jämförbarheten underlättas och både understöds- och ansökningshistorien finns lätt tillgängliga. Vidareutvecklingen av e-tjänsterna är av vikt. Avsikten är att öka stadens stöd och rådgivning till organisationerna och samtidigt från stadens sida samordna verksamheten så att nya verksamhetsmodeller skulle gå att frambringa genom samarbete organisationerna emellan. Det är skäl att uppmuntra organisationerna till ytterligare intensifierat samarbete. 10) Områdeskommittéerna är rätt stora och utsedda på politiska grunder. Det vore viktigt att i verksamheten också få med övriga aktiva invånare. Forum för växelverkan som motsvarar Håkansbölemodellen, där även organisationer och företag kan vara med, skulle kunna vara mycket effektiva om de fås att fungera. Det är skäl att fördomsfritt granska områdeskommittéernas roll och de sätt som områdesverksamheten 2
förverkligas på och sträva efter att mer än tidigare inkludera invånare, organisationer, företag och religiösa samfund i verksamheten. 11) Missbrukarservicen har gått in för att ändra sin servicestruktur i en riktning som mer betonar öppna tjänster. Ändringen görs i samarbete med den övriga social- och hälsoservicen genom att nya serviceformer utvecklas som bättre svarar på klienternas behov. Utvecklingsarbetet har kommit väl igång och nya serviceformer genomförs redan i form av pilotprojekt. Det är viktigt att fortsätta arbetet med att utveckla missbrukarservicens öppna tjänster. Tillgången på anstaltsplatser måste också tryggas för att se till att alla klienter för en ändamålsenlig service och att tillgången på service i framtiden tryggas. I den psykosociala servicen har kötiderna till familjerådgivningarna förlängts. Vid familjerådgivningarna klarar man tillsvidare av att snabbt hantera krisfall, men i övrigt är servicen svårt belastad och kötiden är flera månader lång. De förslag som getts av den arbetsgrupp som utrett utvecklandet av familjerådgivningarnas verksamhet och servicestrukturen måste verkligen snabbt föras vidare för att man i framtiden bättre ska kunna svara på det ökande servicebehovet och korta av kötiderna. 12) Fastighetscentralens organisationsreform har beretts under 2010 och beredningen fortsätter 2011. Huvudriktlinjerna för reformen har dragits och man önskar bibehålla fastighetscentralens centrala roll genom att behålla fastighetscentralen som ett av stadens verksamhetsområden. Vid genomförandet av planeringen av fastighetscentralens organisationsreform har även representanter från andra av stadens verksamhetsområden deltagit. Kundbehoven och kundtillvändheten bör också framhävas i verksamheten inom den nya fastighetscentralens verksamhetsområde. Det nya serviceavtalssystemet, vilket berör lokaliteterna och lokalitetsservicen och omfattar alla verksamhetsområden, måste vara klart innan fastighetscentralens nya verksamhetsområde inleder sin verksamhet. 13) Under 2010 gjordes såväl en utredning om fördelarna och nackdelarna med en eventuell sammanslagning av städerna Helsingfors och Vanda, som en utredning över fördelarna och nackdelarna med en modell med en tvåstegsförvaltning i regionen. Utredningen Helsingfors-Vanda gjordes som tjänstearbete i temagrupper bestående av representanter från båda städerna. I regionutredningen deltog å sin sida 14 av städerna och kommunerna i Helsingforsregionen och utredningsarbetet utfördes som tjänstearbete i arbetsgrupper bestående av regionens ledande tjänsteinnehavare. Vanda stad svarade för den praktiska samordningen och stödtjänsterna i anslutning till regionutredningen. Bägge utredningarna producerade rikligt med material som kan användas då olika slags verksamhet utvecklas och planeras. Materialet från utredningen Helsingfors-Vanda kan användas då samarbetet mellan städerna utvecklas och även då städernas egen verksamhet utvecklas. Materialet från utredningen om en tvåstegsförvaltning för regionen kan å sin sida utnyttjas när man överväger nya regionala utvecklingsmodeller. Vanda stadsfullmäktige godkände i april 2011 Vandas ståndpunkt till utvecklingen av regionförvaltningen. Vandas åsikt är att målet när Helsingforsregionen utvecklas bör vara att effektivisera och förenkla den komplexa förvaltningen och den regionala servicens strategiska planering och beslutsfattande. Enligt Vanda bör kommunerna också inneha en prominent roll i arbetet med att utveckla Helsingforsregionen. I ett protokollsuttalande som bifogades till fullmäktiges beslut betonades dessutom att särskild vikt måste fästas vid att öka medborgarnas påverkningsmöjligheter vid den fortsatta processen med att utveckla regionförvaltningen. 14) Efterfrågan på dagvård har under de senaste åren klart överskridit prognoserna i Vanda och orsakat anslagsöverskridningar i budgeten. Småbarnsfostran införde nya alternativ för dagvården på heltid 2010 bl.a. genom att utöka klubbverksamheten och grunda nya serviceställen för tillfällig vård av barn. En nyhet för barnfamiljerna var också vårdplatsgarantin, dvs. att ett barn i dagvård utlovas en vårdplats i sitt gamla daghem under följande augusti månad, om barnet avbryter sin dagisvistelse för en period på minst fyra kalendermånader. Dessutom beslutade stadsfullmäktige att höja och fastställa villkor för Vandatillägget till hemvårdsstödet. Genom detta beslut syftade man till att utjämna efterfrågan på dagvård på heltid. På samma 3
gång förbättrade man med hjälp av VanVan-systemet möjligheterna att dra nytta av ekonomiska fakta och göra ekonomin mer förutsägbar. Genom åtgärderna från småbarnsfostrans sida lyckades man också få efterfrågan på dagvård på heltid att plana ut och utgifterna hölls inom budgetramarna 2010. 15) De av stadens materialupphandlingar som överskrider tröskelvärden har centraliserats till upphandlingscentralen. Servicen konkurrensutsätts i huvudsak av verksamhetsområdena, dessas kompetens när det gäller konkurrensutsättning måste vidareutvecklas. Dessutom görs i viss mån gemensamma upphandlingar tillsammans med städerna i huvudstadsregionen. Beaktandet av miljöaspekter i upphandlingar underlättas, eftersom det fortsättningsvis görs upp fler kriterier som är lämpade för detta ändamål. Följande utmaning skulle kunna vara att trygga en etisk produktion och att utveckl för ändamålet anpassade villkor. 17) De strategiska målen på stadsnivå som uppställts för primärvården samt de mål som verksamhetsområdet för social- och hälsovård uppställt för primärvården anknyter både till främjandet av den allmänna hälsan och främjandet av primärvårdens produktivitet och styrningen av en effektiv resursanvändning. För de mål som hör samman med effektivitet och produktivitet har man funnit mätare som mäter dessa mål väl, men de övriga målen saknar i allmänhet tydligt mätbara storheter, varför mätningen av dessa och bedömningen av utfallet ofta stöter på problem. Mätarna och mätningarna har ingen klar styrande verkan när det gäller verksamheten inom primärvården, eftersom målen inte är klara på alla nivåer inom organisationen. Informationen om målen från ledningen till dem som verkställer och vice versa borde ökas i primärvården. Likaså saknar primärvårdens finansiering och de prestationer som ska produceras direkta kopplingar och därmed har mätningarna och mätarresultaten inte alltid önskad inverkan på själva verksamheten. Det är viktigt att det finns en högklassig och fungerande primärvård för att kostnadsinbesparningar ska kunna göras inom den specialiserade sjukvården. 16) Systemet för verksamhetsstyrning, dvs. VanVanprojektet har framskridit på ett sätt som gett resultat. Läget när det gäller att hantera fakta har förbättrats och försnabbats. Snabbare tillgång till information om ekonomin och möjligheterna att tillämpa denna kunskap är i synnerhet fördelar som uppkommit i och med projektet. Projektets framskridande uppdelades ursprungligen i tre faser och borde ha avslutats år 2010. Andra fasen av projektet blev till sitt innehåll mer omfattande än planerat. Organisationsändringarna inverkar också på hur projektet framskrider. Projektet avslutas våren 2012. 4
1 REVISIONSNÄMNDEN 1.1 Revisionsnämndens uppgifter Fullmäktige tillsätter för sin fullmäktigeperiod en revisionsnämnd, som enligt 71 i kommunallagen ska bereda de ärenden som gäller granskningen av förvaltningen och ekonomin och som fullmäktige ska fatta beslut om, ska bedöma, om de mål som fullmäktige uppställt för verksamheten och ekonomin nåtts, ska utvärdera hur balanseringen av ekonomin förverkligas under räkenskapsperioden och om den aktuella ekonomiplanen och det gällande åtgärdsprogrammet räcker till, om det i kommunens balansräkning förekommer ett underskott som inte täckts, och gör en utvärdering av hur de politiska målen nås. Revisionsnämnden utarbetar varje år en utvärderingsberättelse till fullmäktige som överlämnas i samband med behandlingen av bokslutet. Utvärderingsberättelsen är en sammanfattning av utvärderingspromemorior och de iakttagelser och bedömningar som gäller verksamhets- och budgetåret i fråga och som görs med anledning av bokslutet. Revisionsnämnden kan också vid behov ge sin utvärdering i form av en separat berättelse. I den utvärderingsberättelse som görs upp efter fullmäktigeperiodens slut granskas också hur fullmäktigeperiodens mål nåtts, inklusive den allmänna linjen i fråga om ekonomiplanperiodens mål. 1.2 Revisionsnämndens sammansättning Stadsfullmäktige tillsatte 26.1.2009 en revisionsnämnd för fullmäktigeperioden 2009 2012. Revisionsnämndens sammansättning var under 2010 följande: ska sörja för att kommunens och dess dottersamfunds revisioner samordnas, om revisorn i sin revisionsberättelse framställt en anmärkning mot den redovisningsskyldiga, ska revisionsnämnden från berörda parter skaffa redogörelser gällande anmärkningen i revisionsberättelsen och ett utlåtande av stadsstyrelsen, samt efter detta lägga fram sitt eget beslutsförslag till fullmäktige över de åtgärder som revisionsberättelsen, de anmärkningar som framställts i den samt de införskaffade redogörelserna och utlåtandena föranleder. Ledamot Kokko Hannu, ordförande Virta Raija, vice ordförande Ala-Nikkola Taina Heinonen Ilmari Härmälä Göran Jääskeläinen Markku J Koivuniemi Petri Niikko Mika Ryhänen Riitta Tahvanainen Säde Ersättare Korhonen Leena Kunnas Jukka Murto Marja-Leena Saramo Jussi Leppänen Janne Sodhi Ranbir Norres Lasse Uppala Timo Kuokkanen Marjut Loikkanen Eva Maria Av 74 i kommunallagen framgår revisionsnämndens rätt att få tillgång till uppgifter då nämnden sköter sitt granskningsuppdrag. Allmänt kan det konstateras att revisionsnämndens uppgift ansluter sig till det demokratiska systemet, eftersom revisionsnämnden fungerar som sakkunnigorgan för den politiska styrningen och revisionsnämndens ledamöter fungerar som representanter för kommunens invånare. Nämnden är en institution som betonar fullmäktiges ställning som strategisk ledare 1.3 Revisionsnämndens verksamhet Revisionsstadgan är den externa revisionens instruktion som godkändes av stadsfullmäktige 28.1.2008 och som trädde i kraft 1.3.2008. Enligt den bildas den externa revisionens resultatområde av revisionsnämnden, revisorn och den under revisionsnämnden lydande externa revisionens personal. Till den externa 5
revisionens personal hör OFR stadsrevisor, två stadsinspektörer samt en inspektionssekreterare. OFR-sammanslutningen Oy Audiator Ab har fungerat som revisor, OFR, CGR Pasi Leppänen har varit ansvarig revisor i början av året medan OFR, CGR, CIA Tuulikki Tuononen varit ansvarig revisor från och med 26.8.2010. Vanda stad har årligen köpt 180 revisionsdagar av OFR-sammanslutningen. Enligt revisionsstadgan bistår stadsrevisorn OFR-sammanslutningen med revisionen. Enligt avtalet har revisionen bistått OFRsammanslutningen under 80 dagar. Revisionsnämnden fastställde 2008 principerna för hur revisionen av koncernbolag ska ordnas. Som revisorer för koncernsamfunden har följande CGR-samfund verkat under 2010: Ernst & Young Oy, Deloitte & Touche Oy och KPMG Oy Ab. Under verksamhetsåret 1 höll revisionsnämnden sammanlagt åtta sammanträden inför utvärderingen av år 2010. Utöver detta har nämndens arbetsgrupper sammanträtt sammanlagt åtta gånger. Nämnden behandlade 26.8.2010 revisorns arbetsprogram för revisionsåret 2010. Den ansvariga revisorn har regelbundet deltagit i nämndens sammanträden och rapporterat om genomförandet av arbetsprogrammet samt om sina observationer under revisionsarbetet. År 2010 utarbetade revisionsnämnderna i Esbo, Helsingfors, Grankulla och Vanda för tredje gången en gemensam utvärdering. Utvärderingen leddes av en styrgrupp bestående av ordförandena för revisionsnämnderna. Revisionsnämnderna utvärderade hur samarbetet framskridit inom markanvändning och boende i huvudstadsregionen. Den slutliga versionen av rapporten behandlades i respektive stads revisionsnämnd våren 2011. Revisionsnämnden undersökte också mätningar av effektiviteten och verkningsgraden inom primärvården samt de strategiska målen i Vanda stad. Som underlag för bedömningen inhämtades en undersökning som en studerande sammanställt som underlag för sitt examensarbete. Utvärderingen ingår under punkt 5.4. Revisionsnämnden avger en separat verksamhetsberättelse och gör upp en plan för sin verksamhet. Planering och genomförande av utvärderingen I sitt utvärderingsarbete har nämnden enligt sin utvärderingsplan satt sig in i verksamheten inom stadens olika verksamhetsområden och produktionen av tjänster enligt de handlingar nämnden inhämtat, samt genom att höra ansvarspersoner och besöka verksamhetsområdena. Den årliga utvärderingsplanen utgör en del av fullmäktigeperiodens utvärderingsplan. I Vanda betonar revisionsnämndens utvärderingsarbete fullmäktiges ställning som strategisk ledare och som det organ som ska ställa upp politiska mål. Den infallsvinkel som intas vid utvärderingen utgår från de strategiska valen och de kritiska framgångsfaktorerna för att gå vidare till de bindande målen och jämförelser av hur väl de nåtts i förhållande till de resultatrapporter som getts av verksamhetsområden, resultatområden och resultatenheter. Mål för utvärderingen är de metoder med vilkas hjälp man försöker nå målen, samt om arbetet löper enligt strategin. Utvärderingen görs utgående från resultat- och ändamålsenlighetsperspektiv. De balanserade mätinstrumentens synvinklar effekt, ekonomi, personal och processer utgör utgångspunkter för revisionsnämndens utvärderingsverksamhet i Vanda. Planeringen av utvärderingen ställer krav på dataservicen och planeringen av hur data ska insamlas. Vandas strategiska mål på stadsnivå blir allt mer tväradministrativa, vilket innebär utmaningar för utvärderingsarbetet. Under fullmäktigeperioden går man också igenom resultatområdena som en del av strategin på stadsnivå och förankringen av den. I det sammanhanget utvärderas också enskilda funktioner. Över dessa presenteras sammandrag i de avsnitt som gäller respektive verksamhet. Utvärderingen är en del av styrningen och utvecklingen av verksamheten. I Vanda utnyttjas utvärderingsresultaten som en del av ekonomiplanerings- och strategiprocessen. Utvärderingsnämnden är ett redskap för att uppnå demokrati och fullfölja redovisningsskyldigheten. Revisionsnämndens utvärderingsplan har förverkligats under planeringsperioden. Likaså fullföljdes revisorns arbetsprogram beträffande revisionsberättelsen för 2010. 1 Verksamhetsåret 1.6.2010 31.5.2011. 6
Revisionsnämnden belönades Vanda stads revisionsnämnd vann första priset i huvudserien Årets utvärderingsberättelse 2009. Tävlingen arrangerades av PricewaterhouseCoopers. Segraren utvaldes av en oavhängig jury med följande sammansättning: Antti Mykkänen, ombudsman för kommunala sektorns utvecklingsstiftelse, Pentti Meklin, professor emeritus inom kommunal ekonomi samt PD Mikko Wennberg, expert på utvecklingen och utvärderingen av offentlig förvaltning. Information Revisionsnämnden och den externa revisionen presenteras på Vanda stads webbplats www.vanda.fi. Föredragningslistor och protokoll samt utvärderingsberättelsen om hur målen för verksamheten och ekonomin förverkligats har lagts ut på webben så att stadsborna kan läsa dem. Revisionsnämnden rapporterar och informerar i första hand till stadsfullmäktige om sådant som anknyter till dess uppgifter. Vid informationen följer man i tillämpliga delar de allmänna anvisningar om principerna för stadens information som godkänts av stadsstyrelsen. 1.4 Resultaten av den enkät som revisionsnämnden riktade till fullmäktigeledamöterna Utdelning av priset för årets utvärderingsberättelse 2009. Foto Olli Manner. Övrig verksamhet Revisionsnämnden har deltagit i den gemensamma utbildningen för revisionsnämnder och revisionsväsenden i huvudstadsregionen som ordnades av Helsingfors stad 23.11.2010. Seminariet som behandlade ämnena metropolpolitik, metropolområdets konkurrenskraft och välfärd, Helsingfors Vanda-utredningen och utredningen över regionförvaltningen hölls i Helsingfors stadshus. Dessutom arrangerar Esbo, Lahtis, Tavastehus och Vanda årligen ett eget tvådagars seminarium. Under 2010 hölls seminariet i Esbo 9. 10.11.2010. Nämnden har deltagit i olika utbildningstillfällen inom området under 2010 och fortsatt att utveckla sin egen utvärderingsverksamhet genom att bl.a. arrangera en utbildning 27.10.2010. Revisionsnämndens ordförande och stadsrevisorn deltog i en utvecklingskonferens för revisionsväsendet inom den kommunala sektorn i Norden som arrangerades på Island 14. 17.8.2010. Revisionsnämnden genomförde hösten 2010 en enkät riktad till fullmäktigeledamöterna. Enkäten genomfördes gemensamt av Björneborg, Esbo, Helsingfors, Kuopio, Lahtis, Rovaniemi, Tammerfors, Tavastehus, Uleåborg, Vanda och Villmanstrand. Svaren på enkäten analyserades av professor Lasse Oulasvirta från Tampereen yliopisto medan dessa sammanställdes av personalen vid Lahtis stads externa revision. Enkäten var uppdelad i tre avsnitt, i den första delen efterfrågades ledamöternas åsikt om de mål som fullmäktige uppställt. Den andra delen behandlade revisionsnämndens verksamhet medan den tredje delen omfattade utvärderingsberättelsen. I enkäten användes betygsättningen 1 5 (1 sämst och 5 bäst). Över målen och utvärderingsberättelsen användes en helhetsbedömningen enligt betygsskalan 4 10 (4 sämst och 10 bäst). Enkätens svarsprocent i Vanda uppgick till 50,7, då städernas medeltal uppgick till 58 procent i genomsnitt. Avsnittet som berör målen När det gällde uppställandet av målen upplevde Vandaledamöterna att de kunde påverka något mer än genomsnittet. Det ansågs att målet något mindre än 7
genomsnittligt inverkade på kommunens verksamhet. Kopplingen till kommunens strategi återigen överensstämde med genomsnittet för städerna. Bäst knutna till målen ansågs strategin vara i Tammerfors medan läget i Helsingfors var svagast. Sämst kopplade till anslagen ansågs målen vara i Vanda och Helsingfors. Likaså ansågs målen i Vanda, Helsingfors och Rovaniemi inte omfatta tillräckligt med mål som rörde servicen riktad till kommuninvånarna. I Vanda uppnådde man inte heller medeltalet när det gäller åsikterna om huruvida målen var tillräckligt utmanande eller lagom till antalet. Vitsordet för Vandas mål uppgick emellertid till 7,7, då medeltalet för alla städer var 7,6. Avsnittet som berör revisionsnämndens verksamhet Denna fråga, som behandlade revisionsnämndens verksamhet oavhängigt och oberoende av den övriga kommunorganisationen, fick i Vanda vitsordet 3,9, då medeltalet uppgick till 4,0. Det ansågs att de kommunala tjänsteinnehavarnas verksamhet väl bedömdes av revisionsnämnden, likaså verksamheten i förtroendeorganen. På frågan om revisionsnämnden jämlikt bedömer kommunens olika funktioner fick man svaret 3,8, medan det allmänna medeltalet uppgick till 3,6. Avsnittet som berör utvärderingsberättelsen Det ansågs att revisionsnämndens utvärderingsarbete producerat relevant information om utfallet av de operativa och ekonomiska målen. Resultatet var överensstämmande i Vanda, Helsingfors och Uleåborg med ett värde på 4,0, då medelvärdet uppgick till 3,7. Det att utvärderingsberättelsen grundar sig på fakta fick i Vanda vitsordet 4,3 (medeltalet 4,0). Utvärderingsberättelsen ökar fullmäktiges möjlighet att utveckla kommunens verksamhet och dess resultat fick vitsordet 4,1 (då medeltalet uppgick till 3,7). I fråga om bedömningen av hur väl man i planeringen av den kommande verksamheten beaktar de observationer och ställningstaganden som framläggs av revisionsnämnden höll Vanda sig exakt till medeltalet 3,2. Informationen om utvärderingsberättelsen till kommuninvånarna i Vanda låg under genomsnittet med vitsordet 2,7 (medeltalet 2,8). Vitsordet för utvärderingsberättelsen var 8,6, vilket var det bästa resultatet bland de städer som deltog i enkäten. Städernas genomsnitt i denna fråga var 8,0. I de fritt formulerade svaren framlades önskemål enligt följande: Fråga: Vilka slags ändringar skulle du önska i beslutsfattandet rörande målen eller i målens innehåll? När målen görs upp bör en gemensam diskussion programmatiskt föras mellan de olika politiska grupperna och tillsammans med tjänstemannakåren. När politikerna själva är med om att dra upp riktlinjerna för målen, förbinder man sig till dessa vid beslutsfattandet. Det vore bra om substansen i målen dels skulle vara budgetårsmål på kortare sikt som är både konkret och entydigt mätbara, dels ekonomiplanemål på längre sikt som i större omfattning drar upp riktlinjer för verksamheten. Det nuvarande antalet är fortfarande alltför stort. Uppmärksamhet bör fästas vid målsättningarnas innehåll, eftersom de många gånger är svåra att få något begrepp om eller att skapa sig någon helhetsbild. Överhuvudtaget önskades målinriktning, mätbarhet och att kärnan i uppdraget lyfts fram. I beslutsfattandet och målens innehåll efterfrågades äkta demokrati. Gruppdisciplinen stryper hela processen så att den blir bara en show för ett antal herrar. Tjänstemännen har också en politisk bakgrund, vilket medför att besluten är avgjorda på förhand. Det är bara för formens skull besluten åker ett varv runt stadsstyrelsen och stadsfullmäktige. Tidsperspektivet och mer omfattande dryftande av innehållet lyftes fram på följande sätt av två av respondenterna: På våren borde man redan börja fundera över målen, och det för flera fullmäktigeår i stöten samt vilka etappmålen skulle kunna vara för att målet ska nås. Samtidigt skulle man kunna fundera över hur strategin formas, föra debatt om den och dess förverkligande, mer än hittills. Målens mätare borde vara bättre. Målsubstansen bör insamlas utifrån ett vidare fält och inte enbart som ett resultat av interna överläggningar mellan några få politiska grupperingar. De politiska utnämningarna av de ledande tjänstemännen leder huvudsakligen till mål som är partiernas mål 8
och inte de kommunala skattebetalarnas mål, vilket de borde vara. Innehållet och substansen i målen bör framtas helt konkret genom att höra kommuninvånarna själva. Innehållet i målen motsvarar till exempel inte majoritetens vilja. Enligt respondenten bör man hålla fast vid målen och inte bara konstatera att något mål inte uppnåtts. Fullmäktige borde ha möjlighet att bättre resursera målet, t.ex. under följande år. Fråga: Över vilka ärendehelheter skulle fullmäktige enligt din åsikt behöva den utvärderingsinformation som revisionsnämnden producerar? Oftast omnämndes fastighetscentralens verksamhet och fastighetsadministrationen. Inbesparingarna i euro i och med konkurrensutsättningen och verkningarna av denna samt bolagen fanns på önskelistan. Det vore bra att få tillgång till information i komprimerad form över de viktigaste målen inom alla verksamhetsområden. Likaså när det gäller behandlingen av de bindande målen i nämndernas beslutsfattning. Nyttan som åstadkoms av de reella kostnaderna förblir oklar för fullmäktigeledamoten i gemen. Det skulle vara bra att få rapporteringsuppgifter om centralförvaltningens verksamhet liksom stadsstyrelsens verksamhet. Dessutom önskades information om de samhälleliga verkningarna av besluten. Fråga: Förbättringsförslag och respons på revisionsnämndens verksamhetsmetoder och rapportering. Ledamöterna var till freds med revisionsnämndens nuvarande verksamhet. I ett av svaren önskades information om vad man fått till stånd med anslagen. Likaså framförde denne ledamot önskemål om att det borde finnas beredskap för revisionsinsatser med kort varsel i vissa bestämda ärenden. Fråga: Ifall du skulle önska även annan rapportering till fullmäktige angående nämndens utvärderingsuppdrag än utvärderingsberättelsen, i så fall vad och hur ofta (exempelvis mellanrapporter, uppföljningsrapporter angående åtgärder som vidtagits etc.)? Fullmäktigeledamöterna föreslog rapportering rörande uppföljningen av vidtagna åtgärder. Enligt ledamöterna får fullmäktige i igångsättningsfasen av olika projekt omfattande presentationer över projekten och dessas positiva verkningar. Däremot presenteras för det mesta ingen form av uppföljning. Resultatet av enkäten var att man borde öka uppföljningen av utfallet och att för projekten borde utnämnas ansvarspersoner. Å andra sidan konstaterade fullmäktigeledamöterna att revisionsnämnden borde rapportera i större omfattning, men i en del av svaren lämnades ledamöterna för revisionsnämndens förgottfinnande att endast rapportera om frågor som de upplevde som viktiga. Fråga: Hur skulle du utveckla revisionsnämndens utvärderingsberättelse? I svaren lades tonvikt vid att utveckla layouten och det önskades flera webblänkar. Likaså önskades ytterligare utvärdering av de samhälleliga effekterna. Sammandrag över enkäten Summa summarum är intrycket utgående från enkäten det, att man i städerna kan vara rätt tillfreds med sina utvärderingar och utvärderingsberättelser. Revisionsnämnderna har genom sin utvärderingsverksamhet på ett rimligt sätt infriat de förväntningar som ställts på dem, men fullt ut tillfredsställda kan man dock inte vara. Mellan de städer som undersökts förekommer vissa skillnader, även om de inte är särskilt betydande. Städerna har i viss mån fått bättre betyg av respondenterna i jämförelse med läget 2008. Ett klassiskt problem när det gäller målsättningar och mätarnas tillförlitlighet föreligger fortsättningsvis. Vidare borde rapporteringens utformning och inriktning utvecklas när man ser till enkätsvaren. Särskilt entydigt framträder mellan- och efterrapporteringens utveckling, delvis även utökad information riktat till kommuninvånarna. Denna observation gäller både enkäten 2008 och enkäten 2010. 9
Tillfredsställelse förekom inte ens tillnärmelsevis när det gäller revisionsnämndens resursering. I detta sammanhang borde uppmärksamhet fästas vid att stöda även de förtroendevalda ledamöterna i nämnderna så att de bättre klarar av sitt utvärderingsarbete och så att de får bättre utbildning, är mer delaktiga och har personliga förutsättningar för att sköta den krävande förtroendemannauppgiften. Det vore också skäl för revisionsnämnderna att skjuta fram sina ställningar i budgetprocessen, ifall det är möjligt inom ramarna för stadens ekonomiska situation. Fram lyftes även det faktum att informationen till kommuninvånarna om utvärderingarna borde utökas, liksom det att man i processen med att sätta upp mål och företa utvärderingar bättre borde lyssna på kommuninvånarna och göra dem delaktiga. 10
2 UPPFÖLJNINGEN AV UTVÄRDERINGS- BERÄTTELSENS OBSERVATIONER Utvärderingsberättelsen för år 2009 färdigställdes som behandlingsmaterial inför stadsfullmäktiges strategiseminarium 20 21.5.2010, utgående från vilket stadsfullmäktige vid sitt sammanträde 24.5.2010 förde en remissdebatt om ekonomiplanen för åren 2011 2014. Stadsfullmäktige antecknade vid samma sammanträde 24.5.2010 utvärderingsberättelsen för 2009 för kännedom och skickade den till stadsstyrelsen för åtgärder. Stadsstyrelsen skickade vid sitt sammanträde 7.6.2010 stadsfullmäktiges 24.5.2010 fattade beslut till vederbörande verksamhetsområden för åtgärder. Ekonomiplaneringen införskaffade utredningar av verksamhetsområdena, vissa av centralförvaltningens resultatområden och affärsverken om aktuella avsnitt i utvärderingsberättelsen som berörde dessa. Verksamhetsområdenas utredningar behandlades i nämnden under hösten 2010. Stadsstyrelsen godkände 1.11.2010 ekonomiplaneringens utredning om de åtgärder som föranletts av utvärderingsberättelsen för 2009 och presenterade den för stadsfullmäktiges kännedom som stadsstyrelsens utredning. Stadsfullmäktige antecknade stadsstyrelsens utredning för kännedom vid sitt sammanträde 15.11.2010. Förutom att vara till omedelbar och konkret nytta kan observationerna i utvärderingsberättelsen också ha indirekta verkningar. På grund av att kommunens verksamhet ofta karakteriseras av en viss tröghet och är långsiktig kan observationerna fungera som förändringsincitament som ger resultat först på lång sikt. Utvärderingsprocessen kan också ses som en kunskapskälla som utvecklar argumentationen och ökar den interaktiva dialogen mellan organisationen och de beslutsfattande organen. I det följande redogörs för verkningarna av observationerna i utvärderingsberättelsen 2009 utgående från stadsstyrelsens utredning. 2.1 Svar med anledning av utvärderingsberättelsen för år 2009 Under 2010 har man lyckats förbättra utvärderingsberättelsens användbarhet genom att korrigera den tidtabell som använts för att lämna svar. Stadsstyrelsen gav sitt svar den 1 november 2010. Under hösten 2010 har utvärderingsberättelsen behandlats och svaren avgetts i nämnderna. Därmed har utvärderingsberättelsen kunnat påverka uppgörandet av budgeten för år 2011 och ekonomiplanen för åren 2012 2014. Allmänt kan det konstateras att de svar som ges till utvärderingsberättelsen har förbättrats. Likaså har verksamhetsområdena huvudsakligen börjat verka i enlighet med utvecklingsförslagen och rekommendationerna. 2.2 Stöd till barn och unga Utvärderingsberättelsen 2009: Andelen barn i åldern 0 17 år av åldersgruppen som placerats utom hemmet kvarstod 2009 på samma nivå som 2008, dvs. 1,4 procent. Målet var att minska andelen under år 2009. Det är således enkelt att mäta om målet nåtts och utvärderat med de mätare som ställts upp har målet inte nåtts. I stadsstyrelsens utredning konstateras att revisionsnämnden sett det som positivt att man lyckats få tillväxten i antalet placeringar att bromsa upp, vilket avviker i positiv mening från utvecklingen i de övriga stora kommunerna. I fortsättningen fäster verksamhetsområdet större uppmärksamhet än tidigare vid att mätarens målnivå hålls på en ändamålsenlig nivå. 11
2.3 Kommuninvånare, partnerskap och nätverk Utvärderingsberättelsen 2009: Det är viktigt att man lyckas med att revidera principerna för beviljandet av understöd. Den nya processen ska fungera så att alla ansökningar kan lämnas in på ett och samma ställe. Beviljandet av understöd ska vara jämlik och får endast grunda sig på ansökningarna och resultaten av verksamheten. Vid uppskattningen av understödsbeloppen ska också de ickefinansiella understöd som ges de sökande, t.ex. möjlighet att använda utrymmen, beaktas. Det är ur kundservicesynvinkel mycket viktigt att inlämnandet av understödsansökningar och processen med att bevilja understöd kan göras elektroniskt. Målet uppfylldes inte under 2009. Verksamhetsområdet håller med om alla observationer och rekommendationer som revisionsnämnden anfört. Verksamhetsområdet har fortsatt att bereda verkställandet av målet under 2010 i en ny arbetsgrupp. Ärendet behandlas närmare i kapitel 5.6.4 i denna utvärderingsberättelse. 2.4 Trygga tillgången på kompetent arbetskraft Utvärderingsberättelsen 2009: Resultaten från rekryterings- och inskolningsenkäten samt imagemätningarna hade ställts upp som utvärderingskriterium för målet. Inga mätningar av imagen gjordes. Även om den mätare som förverkligades gav sådana resultat som stöder uppfyllandet av målet, kan målet utvärderas till att ha nåtts endast till en del, eftersom den andra mätaren saknas helt. Personalcentralen kommenterar i sitt svar inte direkt imagemätningen, men konstaterar att satsningarna på arbetshälsan har fortgått och verksamhetssättet kommer att effektiviseras även under det kommande året. 2.5 Målens bedömningsbarhet Utvärderingsberättelsen 2009: Revisionsnämnden har inte kunnat bedöma målens genomförande i fråga om följande två mål: Energibesparingen effektiveras i de fastigheter som staden äger åtminstone enligt energieffektivitetsavtalen och resultatoch utvecklingssamtalen utgör en del av stadens ledningssystem vid alla resultatenheter. Det energieffektivitetsavtal som nämns i målet omfattar inte ännu något som helst mål för 2009. Det första etappmålet för energibesparning 3,971 GWh har fastställts för 2010. För att målet ska kunna utvärderas behövs också uppgifter om energiförbrukningen från tidigare år i de fastigheter som staden äger som underlag, men dessa siffror blir klara först våren 2010. Målets mätare gör det inte möjligt att utvärdera utfallet. Om man tolkar målet bokstavligt skulle vilket som helst antal resultat- och utvecklingssamtal som hållits uppfylla målet. Fastighetscentralen har i bokslutet rapporterat att målet för energibesparingar enligt energieffektivitetsavtalet uppnåtts i sin helhet. Verksamhetsområdet har inte alls uttalat sig om det skäl som omnämns i punkt 2.6 angående fullföljandet av målet. Av personalcentralens svar framgår att med mätaren för resultat- och utvecklingssamtalen har avsetts att mängden mäts och att den bedöms i förhållande till målet att var och en har rätt till sådana samtal. Vidare framgår av svaret att mätaren framöver bör utvecklas. Det att var och en har denna rättighet var emellertid inte målets mätare. 12
2.6 Enskilda observationer I utvärderingsberättelsen rekommenderades att man skulle utvärdera behoven av att reformera och utveckla den 2006 sammanställda och delvis föråldrade koncernstrategin. Koncernförvaltningen har uppdragit den interna revisionen att bedöma omfattningen av koncernstrategins reformeringsbehov och aktuella objekt före utgången av 2010. Koncernförvaltningen har som bindande mål för 2011 uppställt en uppdatering av koncernstrategin. hela organisationens beredskap till att i verksamheten företa jämställdhetsintegrering och arbeta för jämställdhet, likaså har verksamhetsområdet ordnat utbildning. Fastighetscentralen har inte gett någon skriftlig utredning med anledning av utvärderingsberättelsen. I utvärderingsberättelsen föreslogs att det ska övervägas ifall den direkta styrningen av dotterbolagen via budgeten ska intensifieras genom att på samma vis som i flera av de stora städerna uppställa ekonomiska och operativa mål för respektive dotterbolag. Genom denna praxis skulle man särskilt framhäva stadskoncernens politiska styrning och vikten av den koncernstyrning som utförs av fullmäktige skulle accentueras, i och med att service- och stöduppgifter överförs från staden till koncernbolagen. Koncernförvaltningen motiverar sitt svar omsorgsfullt och meddelar som sin ståndpunkt att den inte ser en uppdelning av befogenheterna som en naturlig lösning ur en allmänt principiell synvinkel och att det inte är ändamålsenligt att direkt styra enskilda dotterbolag via de bindande mål som uppställs i budgeten. Revisionsnämnden rekommenderar jämställdhetsintegrering av genusperspektivet med syftet att integrera genusperspektivet som en del av det normala tjänstearbetet och beredningen av ärenden, vilket betyder att man redan i planeringsskedet borde få konsekvensanalysen ur ett jämställdhetsperspektiv att bli en del av budgetprocessen. Verksamhetsområdet konstaterar att utvecklingen av jämlikheten och jämställdheten i verksamheten på stadsnivå har skrivits in i instruktionerna för fritidsoch invånarservicenämnden och verksamhetsområdet för fritid och invånarservice. I frågan har det framskridits till den del att verksamhetsområdet för fritid och invånarservice systematiskt har utvecklat 13
3 MÅLEN I STADENS STRATEGI 3.1 Allmänna observationer beträffande målen Stadsfullmäktige ställde upp sammanlagt 51 strategiska mål för 2010. Av målen rapporterades 41 ha nåtts i sin helhet, fyra rätt väl och ett delvis. Enligt rapporteringen fanns det två mål som inte alls nåddes. Tre mål överfördes till 2011. I tabellen nedan granskas hur de bindande målen har nåtts indelade enligt de kritiska framgångsfaktorerna. I tabellen presenteras rapporteringen av målen enligt bokslutet. Om revisionsnämndens syn på graden av hur målet har nåtts skiljer sig från rapporteringen, presenteras detta i de två sista kolumnerna som anger nämndens syn på saken. Delvis hade man lyckats rätt väl med att ställa upp målen och mätarna. Merparten av målen samt mätarna i anslutning till dessa möjliggjorde en entydig utvärdering. Likaså var rapporteringen av målen till största delen god och revisionsnämnden var i fråga om de flesta av målen av samma åsikt när det gäller hur målen förverkligats. Vad gäller två av målen (mål 3 och 17) hade mätarna uppställts på ett sådant vis att bedömningen av utfallet enligt revisionsnämnden omöjliggjorts. Likaså finns det allt för vida tolkningsmöjligheter i fråga om mätaren i mål 43 för att en utvärdering ska gå att utföra. För den ena av de två mätare som uppställts för mål 16 fick man ingen information alls. Mätaren för mål 38 var nog exakt, men på basis av rapporteringen klarar man inte av att dra slutsatser om huruvida målet genomfördes på det sätt som presenteras i rapporteringen. Dessa mål och de problem som förknippas med dessa presenteras mer ingående nedan i kapitlen 3.2. och 3.3. Målens svaghet ligger i den praxis som blivit allt vanligare, att målet utgörs av en enstaka åtgärd. Under 2010 fanns det ovanligt många sådana mål. Bakgrunden till detta ligger i avtalet fullmäktigegrupperna emellan och de åtgärder som fastställts i stadens produktivitetsprogram, genom vilka man arbetar för även mer långt gående strukturella omvandlingar. Därmed måste man utreda servicenäten och sättet att ordna BOKSLUTET 2010 REVISIONSNÄMNDENS ÅSIKT I SIN HELHET VÄL DELVIS INTE ALLS AV ANNAN ÅSIKT Kontrollerad stadstillväxt 2 Specialåtgärder inom närings- och 1 1 sysselsättningspolitiken 6 Gemensamt ansvar för välfärd och miljö KAN INTE UTVÄRDERAS Servicenivån upprätthålls 8 2 1 Finslipning av servicestrategin 10 1 3 (överförd) Lokaliteter och stödfunktioner som 4 stödjer serviceproduktionen Förbättring av produktiviteten 3 1 Regionalt samarbete och intressebevakning 2 Framgångsrik och energigivande 1 1 1 ledning Produktiv personal som hittar sin 1 1 styrka Stabilisering av ekonomin 2 Egendomsförvaltning 1 1 Intensiv kostnadsjakt 1 14
servicen och reformer beredas. Om det inte går att formulera det som ett mål annat än i form av en åtgärd, t.ex. utförandet av en utredning, hör den då verkligen hemma bland stadens strategiska mål. Likaså har det i rapporteringen blivit en allt vanligare praxis att man i målrapporteringen inte talar om genomförandet av målet utan man hänvisar till olika dokument och beslut. En fullmäktigeledamot eller utomstående läsare kan sålunda inte få fram någon information om målets utfall via verksamhetsberättelsens rapportering. Av rapporteringen vill man få fram kunskap om hur pass långt det framskridits när det gäller att uppnå det önskade läget. Det är ingen som är intresserad av att få veta att ett visst dokument blivit färdigt ett visst datum. 3.2 Observationer angående rapporteringen av målen Bindande mål 38: I stadens verksamhet och service uppnås en produktivitetsökning på 2 %. Utvärderingskriterium En produktivitetsökning på 2 % uppnåddes. Bokslutets rapportering Målet nåddes i sin helhet. Revisionsnämndens utvärdering Det är omöjligt att utvärdera hur målet nåtts med de uppgifter som står till buds på den precisionsnivå som den uppställda mätaren medger. I rapporteringen av målet har olika indikatorer omnämnts (ökning i invånarantalet, inflationen, löneförhöjningar) och ökningen i städernas verksamhetskostnader har jämförts mellan åren 2009 och 2010. Dessutom innehåller rapporteringen åtgärder för att förbättra produktiviteten som uppräknas av de olika verksamhetsområdena. Av de indikatorer som presenteras i rapporteringen av målet kan man nog dra den slutsatsen att produktiviteten i stadens service har utvecklats i en positiv riktning och de åtgärder för att nå målet som är uppräknade är goda, men en exakt procentsats för produktivitetsökningen i stadens funktioner och service går inte att utläsa av rapporteringen. Rekommendationer: Att öka produktiviteten i stadens verksamhet och service är ett ytterst viktigt mål, som man alltid bör sträva till. En exakt mätning av produktiviteten är emellertid svår, eftersom en entydig matematisk mätare som skulle omfatta alla funktioner för detta ändamål står ännu inte till buds. Utvecklingen av de mätare som mäter produktiviteten måste fortsättas och i utvecklingsarbetet måste man även beakta skillnaderna mellan de olika verksamhetsområdena, för att alla verksamhetsområden ska få produktivitetsmätare som så väl som möjligt beaktar dessas särdrag. Staden måste fortsättningsvis utveckla sin kunskapsledning. 2 3.3 Anmärkningar när det gäller mätandet av målen Bindande mål 3: För alla arbetslösa Vandabor under 25 år, som inte har någon utbildningsplats, garanteras en arbets- eller praktikplats eller skapas beredskap för att ordna en arbets- eller utbildningsplats innan en sammanhängande arbetslöshetsperiod på sex månader uppfyllts i samarbete med stadens alla verksamhetsområden och FPA samt arbets- och näringsbyrån. Bokslutets rapportering Målet nåddes rätt väl. Utvärderingskriterium Antalet unga arbetslösa under 25 som deltagit i åtgärder och antalet sådana som blivit utanför. Revisionsnämndens utvärdering Målet går inte att bedöma. Den första delen av mätaren, antalet som deltagit i åtgärder, svarar inte på frågan om målet nåtts. Beskriver mätarens andra del (antalet som ställts utanför åtgärderna) målets utfall? I rapporteringen talas det om 2 Med hjälp av kunskapsledningen skapas metoder för att ordna kunskapssökning samt utnyttjande av kunskaper och ICT i verksamheten. Kunskapsledningen omfattar utvärdering av både beslutsfattandet och verksamheten. 15