Ekonomisk halvårsrapport för 2012 KFUK-KFUMs scoutförbund I nedanstående rapport presenteras kortsiktigt det ekonomiska läget för KFUK-KFUMs scoutförbund under det första halvåret 2012. Styrelsen vill här få en chans att presentera vår bild av läget just nu en bild som dock hela tiden förändras i takt med att vi skaffar oss mer och mer information om scoutförbundets tidigare, nuvarande och framtida ekonomiska situation. Kortfattat kan styrelsen konstatera att scoutförbundets ekonomi är ytterst ansträngd överensstämmelsen gentemot den liggande budgeten avseende de löpande kostnaderna för framför allt kansli och personal har varit mycket låg under första halvan av 2012. De stora löpande kostnaderna har också medfört att scoutförbundets betalningsförmåga stundtals har varit begränsad, vilket i kombination med delvis bristande rutiner i sin tur har medfört kostnader för betalningspåminnelser och inkassokrav. Scoutstyrelsen ser mycket allvarligt på situationen och har vidtagit åtgärder som på sikt kommer att anpassa de löpande kostnaderna efter förbundets nuvarande storlek och intäkter. Emellertid är vi i många fall bundna till avtal och regler som gör att scoutförbundet i många fall tvingas fortsätta betala för en verksamhet som inte är anpassad efter organisationens ekonomiska förutsättningar, vilket kommer att få stora konsekvenser för årets resultat. I andra fall har vi också medvetet valt att gå med ett negativt resultat till förmån för kontinuitet i verksamhet som från årsskiftet flyttas över till Scouterna Riksorganisationen, bland annat avseende konsulentstöd. Resultatet för perioden 1 januari 30 juni 2012 beräknas i dagsläget till 306 tkr. Löpande bokföring Scoutförbundet har under 2011 och 2012 haft en hög personalomsättning vad gäller funktionen som sköter den dagliga ekonomihanteringen, vilket har skapat en del problematik kring kontinuitet och helhetsgrepp kring scoutförbundets operativa ekonomiarbete. Bland annat har det efter FM2012 uppdagats att flertalet kostnader som uppkom under 2011 har bokförts först i början av 2012, vilket i nuläget belastar 2012 års resultat med omkring 900 tkr. I huvudsak är detta kostnader för - kanslisamverkan med Scouterna under 2011 (366 tkr) - medlemsavgifter till KFUM Sverige för 2011 (132 tkr) - kostnader för förbundsgemensamma tidningar (127 tkr) - förbundsledningsaktiviteter såsom resor, boende och logi (162 tkr) - kansli samt externa tjänster (112 tkr) Ekonomifunktionen i samråd med scoutförbundets revisorer kommer under hösten att se över möjligheterna att uppmärksamma detta i scoutförbundets redovisning för 2012. Scoutförbundet delar nu ekonomifunktion tillsammans med KFUM Sverige i form av Maritha Norberg ett upplägg som styrelsen tror kan skapa den stabilitet och kontinuitet som vi är i så stort behov av i skrivande stund. Ekonomirutinerna anpassas nu också efter en mindre organisations behov och förutsättningar, exempelvis genom att ta hem fakturor istället för att använda ett externt företag för fakturascanning. 1
Löpande bokföring - i korthet - Fakturor för kostnader om 900 tkr som uppkom under 2011 har felaktigt bokförts under 2012 - Hög personalomsättning inom ekonomifunktionen under senaste året - Anpassning av ekonomirutiner pågår för att bättre passa scoutförbundets framtida behov Likviditet Likviditeten utgör scoutförbundets förmåga att betala räkningar och skulder på kort sikt, det vill säga att kunna betala de löpande utgifterna för exempelvis personal och lokaler. Scoutförbundets likviditet har under 2012 varit stundtals väldigt svag, där en hel del obetalda fakturor har ansamlats från 2011 och har betalats under det senaste halvåret. Detta resulterade i början av juni i att styrelsen blev tvungna att fatta beslut om att sälja av 1 MSEK av de Bancofonder som scoutförbundet förfogar över ett förfarande som på intet sätt är önskvärt men som styrelsen anser var nödvändigt för att inte belastas med ytterligare inkassokrav och kostnader förknippat med detta. Nedan presenteras en graf som visar scoutförbundets sammanlagda likviditet vid olika tillfällen under året på förbundets SEB- samt postgirokonton. 3000000 2500000 2000000 SEK 1500000 1000000 500000 0 2012-01-02 2012-01-27 2012-02-27 2012-03-19 2012-04-11 2012-05-03 2012-05-25 2012-06-19 Datum Likviditet - i korthet - Scoutförbundets situation vad gäller tillgång till likvida medel är och har varit instabil under det senaste året Halvårsresultat Resultatet för kvartal ett och två 2012 uppskattas (inräknat kostnader som i huvudsak uppkom under 2011) i dagsläget till 306 tkr. Baserat på kontohändelser under juli har scoutförbundet backat ytterligare nästan 250 tkr; uppskattningsvis kommer resultatet för januari-juli att hamna omkring -550 tkr. Som nämnts tidigare svarar dock omkring 900 tkr av årets betalningar för kostnader som uppkom redan under 2011, men Scoutstyrelsen ser ändå väldigt allvarligt på det 2
stora utflödet av pengar under våren och arbetar aktivt för att på olika sätt begränsa detta inför 2013. Hur kan då utfallet avvika i sådan utsträckning från det budgeterade resultatet? Givetvis beror det på en kombination av ett antal parametrar, men ur styrelsens synvinkel beror det negativa resultatet på i huvudsak tre faktorer; - Minskade intäkter Utfallet från scoutförbundets intäkter har inte motsvarat de intäkter som budgeterades vid FM2012 i Malmö, främst i form av bidrag för bland annat internationell verksamhet och konsulentstöd. - Kostnader för lokalhyra och kanslidrift I och med flytten från Scouternas kansli i Örnsberg till KFUM Centrals kansli i centrala Stockholm uppkom ett antal merkostnader som inte fanns budgeterade, inte minst i form av att scoutförbundet har varit tvungna att betala dubbla hyra mellan maj till augusti. Scoutstyrelsen ansåg emellertid att förändringen var nödvändig för att få en bra start på kanslisamverkan vid KFUM Central då både KFUM Sverige, KFUM Idrott och KFUM Triangel flyttade dit vid samma tidpunkt. Långsiktigt sett är kostnaderna för kanslidriften på KFUM Central också lägre än vid Scouternas kansli, men kortsiktigt sett har det medfört vissa merkostnader. - Inköp av förköpsbiljetter till YMCA Europe Festival 2013 I början av året tog den föregående styrelsen beslut om att köpa in 50 st förköpsbiljetter till YMCA Europe Festival 2013 i Prag för att möjliggöra deltagande på arrangemanget för scoutförbundets medlemmar. Detta belastar emellertid årets resultat med 155 tkr pengar som förbundet räknar med att få tillbaka under 2013 då biljetterna kommer att säljas vidare till deltagare vid Europafestivalen. Vad har styrelsen i sin tur gjort för att försöka begränsa det kraftiga utflödet av pengar från scoutförbundet? Styrelsens analys grundar sig naturligtvis i vad som generellt sett kostar mycket och där besparingspotential på så vis också är stor. Nedan presenteras en översiktlig bild av hur scoutförbundets kostnader hittills har fördelat sig under 2012; Kostnadsfördelning 2012, januari till juli 7% 3% 2% 7% 3% Arrangemang 15% Kommunikation Anläggningar 25% Administration/kansli Personal Medlemsavgifter Förbundsledning Förköpsbiljetter 38% - Flytt av kansli Den styrelse som tillträdde vid FM2012 beslutade att gå på den tidigare styrelsens linje och genomföra en flytt av vårt kansli från Scouternas lokaler i Örnsberg till KFUM Centrals kansli på Rosengatan 1 i Stockholm. Den främsta anledningen till detta var rent verksamhetsmässig vi har haft ett väldigt gynnsamt samarbete med bland andra SSR 3
och SSF under flertalet år, men styrelsen bedömning är att då scoutförbundets fokus nu riktas om i och med bildandet av Scouterna Riksorganisationen så kan ett gemensamt kansli med övriga specialförbund inom KFUM Sverige skapa viktiga synergieffekter som annars är svåra att uppnå. En konsekvens av flytten har också blivit att kostnaderna för kanslidriften minskar kraftigt, även om scoutförbundet under några månader har fått betala dubbla hyror. - Översyn av personalkostnader Den förväntade minskningen av scoutförbundets totala intäkter under 2013 medför att kostnadsstrukturen i förbundet måste ses över. I nuvarande budget för 2012 svarar personalkostnader för nära 42% av de totala kostnaderna (motsvarande omkring 2,8 MKR). I den inför FM2012 föreslagna budgeten för 2013 beräknades de totala intäkterna under 2013 uppgå till omkring 3 MKR, och således krävs en anpassning av organisationen inför kommande för att matcha scoutförbundets intäkter. Halvårsresultat - i korthet - Resultatet för januari till juni 2012 beräknas till -306 tkr - Resultatet för januari till juli 2012 uppskattas till -550 tkr - Omkring 900 tkr beräknas vara kostnader som härrör till 2011, och baserat på detta uppgår det justerade halvårsresultatet till +594 tkr Finansiering och soliditet Vid årsskiftet 2012/2013 kommer scoutförbundets ansvar för medlemsstöd i form av exempelvis konsulentstöd att helt lyftas över till Scouterna Riksorganisationen en förändring som också innebär att Scouterna Riksorganisationen övertar det statsbidrag som scoutförbundet tidigare har finansierat stora delar av den löpande verksamheten med. Med andra ord innebär detta en stor omställning i hur scoutförbundets ekonomi är och kommer att vara strukturerad, där en betydande del av verksamheten i framtiden troligen kommer att vara projektfinansierad. De löpande kostnaderna för kansli och förbundsledning täcks i sin tur av intäkterna från Almanacksförsäljningen ett beroendeförhållande som har gjort att styrelsen i år har valt att satsa en del medel på utveckling av produkten såväl som sättet den säljs på. På Förbundsmötet 2012 beslutades att ge styrelsen i uppdrag att avyttra scoutförbundets lägergård Sjöbo. Sedan tidigare finns också årsmötesbeslut om att avyttra fjällanläggningen Storvallen. Försäljningen av anläggningarna innebär inte att scoutförbundets totala tillgångar ökar (såvida dessa inte säljs med vinst i relation till det bokförda värdet), men däremot omvandlas dessa till en något friare form av kapital. Styrelsens intention är givetvis att placera pengarna från de eventuella försäljningarna i en långsiktig sparform, men vi inser också att behovet av likviditet initialt är skriande för att kunna täcka de kostnader som Almanackan kommer att medföra under hösten 2012. Under styrelsemötet i början av juni tog styrelsen beslut om att lösa upp de ändamålsbestämda medlen för konsulentstöd samt underhåll av anläggningar som funnits inom scoutförbundet. Då konsulentstödet överförs till Scouterna Riksorganisationen vid årsskiftet 2012/2013 faller i mångt och mycket syftet med fonderingen. På samma sätt försvinner behovet av långsiktigt kapital för underhåll av anläggningar då scoutförbundets båda anläggningar nu ligger ute till försäljning. I övrigt har Scoutstyrelsen också uppmärksammats om att scoutförbundet har ett lån om 350 tkr tecknat under hösten 2007, där räntan i dagsläget uppgår till 9,1%. Ingenting har ännu amorterats 4
på lånet då den första amorteringen är satt till december 2012, men däremot uppgår de totala räntekostnaderna som förbundet hittills har betalat för lånet till uppskattningsvis omkring 120 tkr. Finansiering och soliditet - i korthet - Scoutförbundets intäktssida kommer att genomgå stora förändringar under 2013 - Scoutförbundets båda anläggningar är under försäljning - De ändamålsbestämda medlen för konsulentverksamhet samt underhåll av anläggningar har lösts upp, i syfte att säkerställa scoutförbundets förmåga att betala kostnader för bl.a. almanackan under hösten 2012 Översiktlig prognos för hösten 2012 Almanackan produceras och säljs i år återigen i scoutförbundets regi, vilket innebär att scoutförbundet tar samtliga intäkter från försäljningen men också att förbundet måste kunna täcka samtliga kostnader för framtagningen och tillverkningen (uppskattningsvis omkring 1,7 MKr) redan innan merparten av produkterna har sålts. Ett extra förbundsmöte samt ledarhelgen GLÖD kommer att arrangeras i Jönköping under en helg i mitten av oktober ett arrangemang som styrelsen hoppas kommer att kunna ge mycket inspiration till våra ledare, och som därför också kommer att få kosta en del. Under hösten kommer också det EU-finansierade projektet Getting Together att genomföras på några utvalda platser runt om i Sverige projektet kommer att bäras upp av bidrag men belastar ändå scoutförbundets likviditet. Utöver detta tillkommer löpande kostnader för bland annat kansli, personal och styrelse. Bortsett från GLÖD bedöms samtliga kostnader hamna inom ramen för liggande budget, men styrelsen vill dock lämna viss reservation för oväntade kostnader som uppkommer då diverse avslutade tjänster slutfaktureras scoutförbundet under hösten. Förändring av kostnadsstruktur under 2013 Baserat på styrelsens grova uppskattningar av kostnadsstrukturen under 2013 (budgetarbetet inför nästa år är ännu inte slutfört) följer här en översiktlig jämförelse av hur de olika kostnadsposternas procentuella fördelning av scoutförbundets totala kostnader kommer att förändras från och med årsskiftet 2012/2013. 2012 Totala budgeterade kostnader för året (exkl. Alma): 6,7 Mkr 1 794 tkr (38%) 720 tkr (15%) 324 tkr (7%) 156 tkr (3%) 98 tkr (2%) Arrangemang Kommunikation Anläggningar Administration/kansli Personal Medlemsavgifter Förbundsledning Förköpsbiljetter 1 201 tkr (25%) 151 tkr (3%) 332 tkr (7%) (kostnader angivna för perioden januari till juni 2012) 5
2013 Totala budgeterade kostnader för året (exkl. Alma): 1,9 Mkr 1 050 tkr (54%) 45 tkr (2%) 214 tkr (11%) Arrangemang Kommunikation Anläggningar Administration/kansli Personal Medlemsavgifter Förbundsledning Förköpsbiljetter 200 tkr (11%) 372 tkr (19%) 55 tkr (3%) Som figurerna tydligt visar kommer scoutförbundets personal- och kanslifunktion att svara för en ännu större andel än i dagsläget (från ca. 63% under 2012 till ca. 74% under 2013). Även kostnader för förbundsledning kommer att utgöra en allt större andel, från dagens 7% till omkring 11% under 2013. I och med att Scouterna Riksorganisationen tar över statsbidragen för scoutförbundets medlemmar under 2013 kommer därmed kostnaderna för medlemsavgifter att minska betydligt. Den kanske mest drastiska förändringen är emellertid behovet av att minska de totala kostnaderna för att motsvara scoutförbundets intäkter under 2013 i dagsläget beräknar styrelsen att de totala kostnaderna inom scoutförbundet kommer att behöva minskas med drygt 70% i jämförelse med 2012 för att 2013 års resultat ska vara i balans. 6