VERKSAMHETSBERÄTTELSE 213 Umeå universitetsbibliotek MARS 214
2 Verksamhetsberättelse 213 Verksamheten vid Umeå universitetsbibliotek (UmUB) har under 213 bedrivits efter de mål som upprättats och de prioriteringar som slagits fast. Utveckling av den publika miljön, webb- och söktjänster, digitalisering, attraktiva samlingar och undervisning har präglat verksamheten under året. UmUB har stärkt ambitionen att vara den centrala mötesplatsen för studenter vid universitetet med en fortsatt satsning på utveckling av lärmiljöerna i Umeå och Örnsköldsvik. Samarbetet med institutionerna har förstärkts. UmUB har fortsatt att analysera kommande generationsväxling och det framtida kompetensförsörjningsbehovet. Rekrytering av nya kompetenser har fortsatt. Från 1 juli 213 har universitetet fått ett utökat uppdrag och en ny avdelning har inrättats, Universitetspedagogik och lärandestöd, UPL, som erbjuder professionellt pedagogiskt stöd till lärare och studenter. Verksamheter som ingår i den nya avdelningen är Universitetspedagogiskt centrum, Studieverkstaden och UmUB:s undervisningsverksamhet. Under hösten har ett omfattande visions- och strategiarbete påbörjats och genomförts och ledningsgruppen har tillsammans med personalen arbetat fram en vision och strategier gällande från 214, som tydligt kopplar verksamheten till visionen för Umeå universitet. UmUB:s kärnverksamheter - stöd till utbildning och forskning Mål: UmUB har höjt kvaliteten på utrustning och service i de publika lokalerna och utvecklar den utifrån ständigt uppdaterad kunskap om användarnas beteenden och behov. En översyn och förbättring av möblering av referensytan på UB har genomförts. En resurslabbsfunktion har installerats på medicinska biblioteket, MB, och på biblioteket konstnärligt campus, KC. Ett av UB:s konferensrum har utrustats med inspelningsmöjligheter för lärare vid UmU, Capture lecture. Särskilda ämnesguider, Libguides, har skapats med utvalda resurser inom olika ämnen. Mål: Biblioteket har skapat webb- och söktjänster som leder till en ökad användning och kunskap om såväl tryckta som digitala samlingar och arkiv. En ny webbplats har tagits i bruk för forskningsarkivet. En ny metasök har integrerats med UmUB:s webbplats. UmUB har ökat tillgängligheten genom chattfunktion på webbsidan. Nya modeller för användarstyrt förvärv har provats (Patron driven acquisition PDA).
3 Mål: UmUB har i ökad utsträckning blivit delaktig i den ordinarie undervisningen på kurser och program. Ett ärendesystem för undervisningsverksamheten har tagits i bruk. Den nya avdelningen, UPL, har påbörjat arbetet med att samordna och utveckla pedagogiskt stöd till både lärare och studenter. Mål: Biblioteket har digitaliserat betydande delar av sin äldre litteratur och andra känsliga dokument. Forskarservicen och UmUB:s roll för att sprida forskningsresultat har förbättrats och expanderat. UmUB fortsätter digitalisering av avhandlingar från UmU och har påbörjat en inventering av rapporter lämpliga för digitalisering. En marknadsföringskampanj om fortsatt digitalisering har genomförts mot den samhällsvetenskapliga fakulteten. Vid årets slut var drygt 5 verk digitaliserade och ca 38 nedladdningar har hittills registrerats och mest nedladdade är avhandlingar inom ämnet historia med upp till 5 nedladdningar/st. En särskild forskarstödsgrupp med tidsbegränsat uppdrag för att utveckla forskarstödsverksamheten har inrättats. Samverkan Mål: UmUB är en självklar samverkanspartner vid den strategiska planeringen av och arbetet med bland annat information, IT- verksamhet, utbildning och forskning inom universitetets olika delar och nivåer. Studieverkstaden och biblioteket har deltagit i samarrangemang av ett 1- tal lunchseminarier för studenter. UmUB har fortsatt arbetet med att utveckla kreativa lärande- och studiemiljöer i Learning Space. UmUB deltar i projektet gemensamt Campuskort och har genomfört pilotprojekt med skrivarlösning Print on demand. Mål: UmUB är en respekterad och efterfrågad samverkanspartner i arbetet med att utveckla och sprida kunskap om fakulteternas och institutionernas utbildning och forskning. Flera projekt och andra aktiviteter drivs i nära samarbete med universitetsinstitutioner. Resultat Det sker en fortsatt utveckling av tjänster för vetenskaplig publicering. Biblioteket har infört regelbunden import av publiceringsdata till publiceringssystemet DiVA. Därigenom har forskares och administratörers arbete med manuell inmatning av data kunnat minskas kraftigt. Integrationen av publiceringsdata från DiVA i forskares och institutioners webbplatser har utökats. Biblioteket har under året fortsatt med riktade kontakter på fakultets- och institutionsnivå dels genom referensgrupper med lärare/forskare, dels i form av
4 institutionsbesök, samverkan med centrumbildningar och forskarskolor samt deltagande av UmUB- personal i ämneskonferenser och vetenskapliga nätverk. Mål: UmUB har väletablerade och intensiva kontakter och samarbetsprojekt med andra forskningsbibliotek, högskolor och företag. Arbetet med forskningskommunikation och publika aktiviteter pågår kontinuerligt och formerna utvecklas. UmUB har medverkat i det nationella projektet Front 214. UmUB har deltagit i projektet Söka på golvet tillsammans med Designhögskolan och HumlabX. En nationell bibliotekskonferens har genomförts i samarbete med länsbibliotek, lånecentral och Svensk biblioteksförening. UmUB har arrangerat en nationell konferens om digitalisering och tillgängliggörande inom ABM- området, Syns vi så finns vi. UmUB har arrangerat en nationell konferens om förvärv, Vi köper allt värv och förvärv i bibliotekens vardag. Mötesplats Arkivet har genomfört populärvetenskapliga kvällsföreläsningar för en intresserad allmänhet vid 16 tillfällen och Medicinska biblioteket har anordnat välbesökta lunchföredrag vid 16 tillfällen då UmU- forskare på ett lättfattligt sätt berättat om de senaste rönen inom forskningen. UmUB:s personal har varit engagerad i yrkesföreningar, expertgrupper och i olika nätverk. Personal- och verksamhetsstöd UmUB är mitt i en period av stora pensionsavgångar och under 213 gick 11 personer i pension. Eftersom detta är en stor utmaning för verksamheten har det arbetats intensivt med kompetensförsörjningsfrågorna genom en kartläggning av de kompetenser som försvinner samt en analys av kompetenser som blir viktiga framledes. En strategi för kompetensöverföring har även utformats. Pensionsavgångarna skapar ett ekonomiskt utrymme för rekryteringar av ny personal och under 213 återbesattes ca 5 % av pensionsavgångarna. Under 214 kommer återbesättningsgraden att vara betydligt högre, ca 9 %. Samtidigt pågår ett arbete med att rationalisera arbetsprocesser och hitta nya tekniska lösningar för att effektivisera verksamheten, ex vis utveckling av ett nytt fjärrlåneärendesystem. Flyttning av proxy till en SAN- lösning har förbättrat den tekniska infrastrukturen. Personalkostnaderna för 213 är i princip på samma nivå som 212. Orsakerna till att kostnaderna inte har ökat är flera, bl a har enbart 5 % av pensionsavgångarna under året återbesatts samt att kostnaderna för 3 bibliotekarier har överförts till den nya avdelningen. UmUB valde också att hyra in konsulter för systemutveckling av ett nytt fjärrlånesystem istället för att anställa egen personal. UmUB har under 213/214 genomfört ett stort projekt med att RFID- märka böckerna i biblioteken. All bibliotekspersonal har deltagit i projektet.
5 Ekonomi Inför 213 budgeterade UmUB med ett underskott på 6 mnkr. UmUB:s ekonomiska resultat för år 213 blev negativt, - 44 tkr. Den största orsaken till att underskottet inte blev större är att en stor del av projektkostnaderna, ca 1,3 mnkr för RFID- projektet, kommer att belasta 214 års budget. UmUB:s myndighetskapital uppgår 131231 till 16 356 tkr varav 5 821 tkr avser mediaförvärven. Intäkter 213 Anslag styrelsen/lokaler/bidrag/försäljning mm Kostnader 213 Personalkostnader Litteratur Avskrivningar Lokaler Drift Summa kostnader Årets resultat 141 47 56 155 3 64 2 234 42 156 1 698 141 847-44 Personalstatistik Antal anställda Kategori Antal anställda Varav ej fast anställd Antal årsarbetare Bibliotekarie 71 5 65,5 Biblioteksassistent 9 7,25 Övriga 1) 48 3 44 (x) Totalt 128 8 116,75 1) Från 1 juli 213 inräknas personal från den nya avdelningen, UPL, bestående av universitetsadjunkter, lektorer, studievägledare, språkkonsulter och webbutvecklare. (x) I kategori övriga inräknas också administratörer, bokbindare, avdelningschefer, arkivarier, IT- personal, vaktmästare och överbibliotekarie. Kön, kategori, ålder Kön Kategori Medelålder Antal Kvinnor Bibliotekarie 49 54 Biblioteksassistent 51 4 Övriga 52 22 Män Bibliotekarie 48 17 Biblioteksassistent 59 5 Övriga 52 26 Totalt 5 128
6 Arbetsmiljö och miljöledning Mål: UmUB har en god arbetsmiljö, såväl fysisk som psykosocial. Den är en viktig förutsättning för att arbetet ska kunna bedrivas på ett sådant sätt att risken för skador och sjukdomar elimineras så långt det är möjligt. Den goda arbetsmiljön vid UmUB bidrar också till trivsel, högre produktivitet och förbättrad kvalitet i arbetet. Arbetsmiljöarbetet är en integrerad del i bibliotekets ordinarie arbete. Medvetenheten om miljö- och klimataspekter är stor bland UB:s personal. Dessa aspekter beaktas i all verksamhet och vid inköp och upphandlingar. Ett flertal aktiviteter har genomförts under 213 för att förbättra arbetsmiljön som t.ex. individuell anpassning av enskilda arbetsplatser och flexibla lösningar för gemensamma arbetsytor. Friskvårdsgruppen har fortsatt sitt arbete med bl.a. att föreslå gemensamma aktiviteter för friskvårdstimmarna. I samband med sammanslagningen med UPC och Studieverkstaden har ett antal sociala aktiviteter anordnats för att de olika personalgrupperna ska lära känna varandra. Mål: UmUB har en kompetent och välutbildad personal som har god beredskap och vilja att utvecklas i sitt arbete. UmUB har möjligheter att rekrytera personal för såväl den ordinarie biblioteksverksamheten som specialister till strategiska områden. UmUB har fortsatt att analysera kommande generationsväxling och kartlagt det framtida kompetensbehovet i en kompetensförsörjningsplan och poängterat vikten av introduktionen av nya medarbetare och överlämningsprogram i samband med pensionsavgångar. Av de nyrekryteringar som har gjorts har stor vikt lagts på att rekrytera personal med kompetenser som anses vara viktiga för bibliotekets framtida utveckling. Likabehandling Mål: Likabehandlingsarbetet är en del av UmUB:s kvalitetsarbete och skall genomsyra hela bibliotekets verksamhet. UmUB får möjlighet att nyrekrytera och lyckas då öka andelen underrepresenterat kön inom alla anställningskategorier. Medvetenheten om vikten av jämställdhet på arbetsplatsen är stor bland UmUB:s personal. Ingen anställd i sin verksamhet skall vara utsatt för trakasserier, diskriminering eller annan kränkande behandling på grund av kön, etnicitet, funktionshinder, religion eller annan trosuppfattning. UmUB:s personal har återkommande fortbildning kring jämställdhet och mångfald. /Verksamhetsberättelsen är sammanställd av Mikael Sjögren, Gunni Öberg och Maria Hanell. Beslutad av Biblioteksstyrelsen mars 214.
7 Umeå UB i siffror 29-213 16 14 Tryckta böcker 12 1 8 6 4 Pliktleverans Inköp Gåvor 2 Pliktleverans 13426 161 9984 891 9529 Inköp 614 5773 8639 8869 7114 Gåvor 836 8567 6142 5878 5635 Kommentar: Siffran för antalet inköpta böcker gäller här fysiska böcker. Under året har UmUB förvärvat Early English Books som innehåller ca 125 e- böcker med engelskspråkig litteratur. TidskriBer 25 2 15 1 5 elektroniska 117 1585 12147 12275 14797 tryckta 5471 576 5767 5787 5782 Kommentar: E- tidskrifterna har ökat och antalet tryckta tidskrifter är konstant.
8 UndervisningsEd à 6 min 14 12 1 8 6 4 2 UB MB Ö- vik UB 456 471 585 482 62 MB 396 398 471 461 61 Campus Ö- vik82 96 138 91 72 Kommentar: undervisningstiden har minskat i Ö- vik pga färre studenter (- intag socionomer, nedlagd spautbildning). 12 1 8 6 4 2 Deltagare i undervisning Ö- vik MB UB UB 6364 6445 5752 4536 5713 MB 3782 3576 2933 266 33 Campus Ö- vik 517 768 632 55 256 Kommentar: antalet deltagare har minskat i Ö- vik pga neddragning av utbildningsplatser.
9 12 1 8 6 4 2 Besökare Ö- vik MB UB KC UB 732381 739135 684386 658122 48364 MB 195921 29819 24325 22288 196719 Campus Ö- vik4419 3794 3883 4882 46562 KC- bibl. - - - - 3999 1582 KC- bibliotekets siffror 212 gäller okt- dec. Kommentar: UB:s sjunkande besökssiffror för 213 beror på tekniskt problem med den automatiska avläsningen av in- och utpasserande, vilket inte har upptäckts förrän vid denna sammanställning. (Den ena läsaren har inte registrerat in- och utpasserande). 8 7 6 5 4 3 2 1 Antalet lån Lån [Initiala lån] e- böcker nedladdn. Ö- vik MB UB UB 178193 14661 137378 126193 117147 MB 33868 31879 29163 26471 23545 Campus Ö- vik 11867 13377 11598 11341 9983 e- böcker nedladdn. 222 228419 22495 581428 5583 Kommentar: antalet lån minskar. Enligt KB:s instruktioner har sättet att räkna statistiken för nedladdningar av e- böcker ändrats från 212 varför siffrorna från tidigare år inte är helt jämförbara.
1 Nedladdningar av EdskriBsarEklar 15 1 5 nedladdningar av EdskriBsarEklar 21 211 212 213 21 211 212 213 Tidskriftsart. 922478 878599 83676 979319 Kommentar: Förutom dessa nedladdningar direkt från tidskrifterna så hämtas ytterligare cirka 3 artiklar från databaser som innehåller tidskriftsartiklar i fulltext (213). Nedladdningar av fulltexter från DIVA 12 1 8 6 4 2 21 211 212 213 DIVA fulltexter DIVA 21 211 212 213 Fulltexter 586195 614526 82462 144892 Kommentar: nedladdningarna ökar främst genom att antalet fulltexter ökar i databasen och bibliotekens nya söktjänster ger ökad tillgänglighet till dessa texter.