Sammanträdesprotokoll

Sammanträdesprotokoll VALNÄMNDEN Plats och tid Stadshuset, Avesta, klockan 13:15-14:00 Beslutande Laila Borger (S), ordförande Lilian Palm (S) Stig Lindqvist (S) Lars Levahn (S) Per-Axel Siljebäck (M) Monika Pettersson (C) Övriga deltagande Göran Johansson, administrativ chef Sara Lundkvist, trainee Christina Hardyson, kanslisekreterare, sekreterare Utses att justera Monika Pettersson (C) med Per-Axel Siljebäck (M) som ersättare Justeringens plats och tid Kommunkansliet tisdag 29 oktober 2013 klockan 13:00 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 10-19 Ordförande Justerande Sammanträde Valnämnden ANSLAG Datum 2013-10-23 Anslag sätts upp 2013-10-29 Anslag tas ner 2013-11-20 Protokollets förvaring Kommunkansliet Christina Hardyson

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 2 ÄRENDELISTA 10 Information 3 11 Postens erbjudande om tjänster vid valen 2014 4 12 Bemanning i valdistrikten 2014 6 13 Bemanning vid förtidsröstning 2014 8 14 Bemanning vid förtidsröstning på institutioner 2014 10 15 Vallokaler och röstningslokaler vid valen 2014 11 16 Kommunala bud 2014 13 17 Valskjutsar 2014 15 18 Tid för nästa sammanträde 16 19 Delgivningar 17

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 3 10 Information - Administrativa chefen Göran Johansson informerar om traineer i Avesta kommun. Trainee Sara Lundkvist presenterar sig. - Seminariet Supervalåret 2014 som Sveriges Kommuner och Landsting ordnar var fullbokat 27 november. Laila Borger (S), Lars Levahn (S) och Christina Hardyson är anmälda till det nya tillfället, 29 januari 2014, i Stockholm. Christina Hardyson anmäler även Lilian Palm (S) till seminariet den 29 januari 2014. - Lilian Palm (S) informerar om Demokratidagen 1 oktober 2013. Arrangör: SCB:s enhet för demokratistatistik. Bl a informerades om skolvalet och medelålder på politiker i riksdag, kommun och landsting. Kommunpolitiker har högst medelålder.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 4 11 Postens erbjudande om tjänster vid valen 2014 Sekreteraren Christina Hardyson och valnämndens ordförande Laila Borger (S) har träffat tjänstemän från Posten som erbjudit sina olika tjänster vid valet. Posten erbjuder följande tjänster som hittills har utförts av röstmottagare, tjänstemän i Stadshuset och valnämnden: - Köra ut valmaterial till röstningslokalerna och vallokalerna. - Hämta upp förtidsrösterna från röstningslokalerna. - Sortera och förvara förtidsrösterna. - Leverans av förtidsröster till respektive vallokal samt till onsdagsräkningen. - Hämtning av kvarvarande valmaterial i röstningslokaler och vallokaler. Prisuppgifter har begärts för 1. Hämtning av förtidsröster från förtidsröstningsställena och förvaring samt transport till Stadshuset. 2. Hämtning av förtidsröster från förtidsröstningsställena, förvaring och sortering samt transport till valdistrikten på valdagen. Vid EU-valet 2004 hanterades ca 1 700 förtidsröster (EU-valet 2009 är inte jämförbart eftersom Avesta kommun då även hade en kommunal folkomröstning). Vid allmänna valet 2010 hanterades ca 6 200 förtidsröster. Valnämnden fick information om ärendet vid sammanträdet 4 september 2013. Valnämnden beslutade att ärendet skulle behandlas vid valnämndens nästa sammanträde när Postens svar inkommit. Aministrativa chefen Posten AB

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 5 11 (forts) Postens svar med kostnadsberäkning: EU-valet beräkning på 2 500 förtidsröster 1. Transporter/förvaring 20 773: - = 8:31/förtidsröst 2. Transporter/förvaring/sortering 23 196:- + 15 000:- = 38 196:- = 15:28/förtidsröst R, K, L-valet beräkning på 7 000 förtidsröster 1. Transporter/förvaring 20 773:- = 2:97/förtidsröst 2. Transporter/förvaring/sortering 23 196:- + 42 000:-- = 65 196:- = 9:31/förtidsröst Sekreterarens förslag: - Avesta kommun tecknar avtal enligt alternativ 2 med Posten för EU-valet och R, K, L- valet för år 2014. Beredning - Postens valtjänster 2014 EU-valet - Postens valtjänster 2014 Allmänna valet - Valnämnden 4 september 2013 8. - Kommunkansliets skrivelse 10 oktober 2013. Vid valnämndens sammanträde redogör administrativa chefen Göran Johansson för utrymmet i valnämndens budget om avtal tecknas med Posten AB. Sekreteraren Christina Hardyson informerar om att Leksands kommun valåret 2010 köpte transport/förvaring/sorteringstjänster ang förtidsröster från Posten AB, och var mycket nöjda. Flera kommuner i Dalarna tittar nu på Postens erbjudande. Valnämndens beslut - Avesta kommun tecknar avtal enligt alternativ 2 med Posten för EU-valet och R, K, L- valet för år 2014. Aministrativa chefen Posten AB

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 6 12 Bemanning i valdistrikten 2014 Valnämnden beslutade 4 september 2013 att inte ändra valdistriktsindelningen. Det innebär att Avesta kommun som tidigare består av tolv valdistrikt. Enligt vallagens 3 kapitel 4 ska det för varje valdistrikt utses minst fyra röstmottagare, varav en ordförande och en ersättare för ordföranden. Vid röstmottagningen ska minst tre röstmottagare vara närvarande i vallokalen och en av dessa ska vara ordförande eller vice ordförande. Vem som helst kan jobba som röstmottagare, ett rimligt krav är dock att personen är över 18 år. Det är inget krav att röstmottagaren bor i den kommun de får uppdrag av. Det är bra om kommunen har en så bred rekryteringsbas som möjligt med hänsyn till t ex ålder, kön och etnicitet när röstmottagare utses. Bemanningen på de båda valdagarna 2014 planeras på samma sätt som vid valet 2010, d v s sex röstmottagare under valdagen (efter schema). Vid valdagen i september utökas bemanningen med en rösträknare som tillträder ett par timmar innan vallokalens stängning och som arbetar till valkvällens slut i åtta av distrikten. I de fyra mindre distrikten kallas ingen rösträknare in. Tre röstmottagarreserver bör också utses. Alla röstmottagare ska få utbildning. Röstmottagarnas kompetens är oerhört viktig för allmänhetens förtroende för valsystemet. Sekreterarens förslag: - Sex röstmottagare tjänstgör efter schema i varje valdistrikt på valdagen den 25 maj 2014 samt valdagen den 14 september 2014, varav en är ordförande i valdistriktet och en är ersättare för ordföranden i valdistriktet. - Tre röstmottagarreserver utses till de båda valdagarna. - Vid valdagen den 14 september 2014 utses dessutom, i de åtta största valdistrikten, en rösträknare som tjänstgör efter vallokalens stängning fram till valkvällens slut. - Delegation ges till ordföranden i valnämnden med sekreteraren som föredragande att utse röstmottagare inkl ordförande och vice ordförande i varje valdistrikt vid de båda valdagarna, rösträknare i de åtta större valdistrikten vid valdagen i september samt reserver till de båda valdagarna. Valdistriktens ordförande och vice ordförande Valnämndens ordförande Sekretariatet

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 7 12 (forts) Beredning - Kommunkansliets skrivelse 11 oktober 2013. Vid valnämndens behandling av ärendet meddelar sekreteraren att det finns behov av att rösträknarna börjar redan klockan 18:00 för att vara behjälpliga när förtidsrösterna ska hanteras. Valnämnden beslutar enligt sekreterarens förslag. Valnämndens beslut - Sex röstmottagare tjänstgör efter schema i varje valdistrikt på valdagen den 25 maj 2014 samt valdagen den 14 september 2014, varav en är ordförande i valdistriktet och en är ersättare för ordföranden i valdistriktet. - Tre röstmottagarreserver utses till de båda valdagarna. - Vid valdagen den 14 september 2014 utses dessutom, i de åtta största valdistrikten, en rösträknare som tjänstgör från klockan 18:00 fram till valkvällens slut. - Delegation ges till ordföranden i valnämnden med sekreteraren som föredragande att utse röstmottagare inkl ordförande och vice ordförande i varje valdistrikt vid de båda valdagarna, rösträknare i de åtta större valdistrikten vid valdagen i september samt reserver till de båda valdagarna. Valdistriktens ordförande och vice ordförande Valnämndens ordförande Sekretariatet

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 8 13 Bemanning vid förtidsröstning 2014 Valnämnden beslutade 4 september 2013 att förtidsröstning ska ske i Avesta, Krylbo, Fors och Horndals bibliotek (bibliotekens öppettider), på Skogsgläntan (måndag-fredag, ett par timmar varje dag, veckan innan valsöndagarna) och i Stadshuset på valdagarna 25 maj och 14 september 2014. Förtidsröstningsperioderna är 7 maj 25 maj 2014 samt 27 augusti 14 september 2014. Bemanningen planeras på samma sätt som vid valet 2010. Biblioteket i Avesta tog emot huvuddelen av förtidsrösterna och dessutom budröster från lantbrevbärarna i kommunen. Biblioteket i Avesta bör ha följande bemanning: - En röstmottagare som i första hand är ordningsman/två pass per dag (problem med valsedlar vid valet 2010). - Ett mottagningsbord med två röstmottagare/två pass per dag under hela förtidsröstningsperiodens. - Ytterligare ett mottagningsbord från kl 11:00 med två röstmottagare/två pass per dag fr om torsdag i förtidsröstningsperiodens andra vecka och t o m förtidsröstningsperiodens slut. Biblioteken i Krylbo, Fors och Horndal bör ha en röstmottagare som tjänstgör med stöd från bibliotekarien. Skogsgläntan och Stadshuset bör ha två röstmottagare. Alla röstmottagare ska få utbildning. Röstmottagarnas kompetens är oerhört viktig för allmänhetens förtroende för valsystemet. Sekreterarens förslag: - Delegation ges till ordföranden i valnämnden med sekreteraren som föredragande att utse röstmottagare för att genomföra förtidsröstning under förtidsröstningsperioderna 2014 samt att vid behov förändra bemanningen vid förtidsröstningen. Beredning - Kommunkansliets skrivelse 11 oktober 2013. Valnämndens ordförande Sekretariatet

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 9 13 (forts) Valnämndens beslut - Delegation ges till ordföranden i valnämnden med sekreteraren som föredragande att utse röstmottagare för att genomföra förtidsröstning under förtidsröstningsperioderna 2014 samt att vid behov förändra bemanningen vid förtidsröstningen. Valnämndens ordförande Sekretariatet

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 10 14 Bemanning vid förtidsröstning på institutioner 2014 Valnämnden beslutade 4 september 2013 att institutionsröstning ska ske söndag 18 maj 2014 och söndag 7 september 2014 på Tallbacken, Balders, Framnäs och Björkhagen. Bemanningen vid förtidsröstning på institutioner planeras på samma sätt som vid valet 2010. Fyra röstmottagare behövs för att genomföra institutionsröstningen. Två röstmottagare har ansvar för förtidsröstning på Tallbacken och Balders och de andra två röstmottagarna har ansvar för förtidsröstning på Framnäs och Björkhagen. Alla röstmottagare ska få utbildning. Röstmottagarnas kompetens är oerhört viktig för allmänhetens förtroende för valsystemet. Sekreterarens förslag - Delegation ges till ordföranden i valnämnden med sekreteraren som föredragande att utse fyra röstmottagare för att genomföra förtidsröstning på institutioner, s k institutionsröstning 2014. Beredning - Kommunkansliets skrivelse 11 oktober 2013. Valnämndens beslut - Delegation ges till ordföranden i valnämnden med sekreteraren som föredragande att utse fyra röstmottagare för att genomföra förtidsröstning på institutioner, s k institutionsröstning 2014. Valnämndens ordförande Sekretariatet

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 11 15 Vallokaler och röstningslokaler vid valen 2014 Avesta kommun har tolv valdistrikt och i varje valdistrikt ska det finnas en vallokal. Varje kommun ska se till att det finns lämpliga lokaler som kan användas som vallokaler och som i fråga om lokalisering, tillgänglighet och öppethållande ger väljarna goda möjligheter att rösta. Nedan redovisas de lokaler som använders vid 2010 års val: Valdistrikt Vallokal Avesta N-Högbo Avesta församlingsgård, Bruksgatan 3 Avesta C Markusskolans matsal, Markusgatan 19 Avesta V-Bengtsbo-Nyhyttan Samlingslokalen Kolan, Prästgatan 35 Avesta S Avesta Brandstation, Axel Johnsons väg 70 Horndal Kulturforums foajé, Stora vägen 8 By By Sockenstuga Folkärna Folkärna församlingsgård Fors Fors skolas matsal, Hagbovägen 1 Krylbo Krylbo församlingsgård, Smidesgatan 5 Karlbo Karlbo skolas matsal, Folkaregatan 55 Skogsbo N-Rutbo-Grytnäs Klockarskolans matsal, Ingevallsbovägen 5 Skogsbo C-Grytnäs Gärde Skogsbo skolas matsal, Skogsbovägen 2 Samtliga lokaler bedöms vara bra som vallokaler för alla väljare. Dubbeldörrar kan hållas öppna, hissar finns och handikapptoaletter finns i samtliga lokaler. By Sockenstuga måste utgå som vallokal eftersom den är ute tillförsäljning. Övriga lokaler ska kunna bokas som vallokaler till valen 2014. Lokaler för förtidsröstning (Avesta bibliotek, Krylbo bibliotek, Fors bibliotek, Horndals bibliotek, Skogsgläntan, Stadshuset, Tallbacken, Balders, Framnäs och Björkhagen) som valnämnden beslutat om 4 september 2014 bedöms också vara bra för alla väljare och ska kunna bokas in som röstningslokaler till valen 2014. Valnämndens ordförande Sekretariatet

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 12 15 (forts) Sekreterarens förslag - Valnämndens sekreterare undersöker om By skolas matsal kan användas som vallokal. - Föreslagna lokaler i valdistrikten samt By skolas matsal bokas in som vallokaler till valen 2014. - Föreslagna lokaler för förtidsröstning bokas in som röstningslokaler till valen 2014. Beredning - Kommunkansliets skrivelse 11 oktober 2013. Vid valnämndens behandling av ärendet meddelar sekreteraren att Krylbo bibliotek, som sedan valet 2010 flyttat in i Åvestadalsskolan, enligt biblioteksassistenten inte är lämplig att använda vid förtidsröstningen när klasserna och allmänheten kommer dit för boklån. Därför måste eventuellt annan lokal hittas i Åvestadalsskolan eller någon annanstans i Krylbo. Om Krylbo bibliotek inte kan användas som röstningslokal behöver två röstmottagare utses för röstmottagning i Åvestadalsskolan eller annan lokal i Krylbo. Valnämndens beslut - Valnämndens sekreterare, i samråd med valnämndens ordförande, undersöker om By skolas matsal kan användas som vallokal för valdistriktet i By. - Valnämnden sekreterare, i samråd med valnämndens ordförande, undersöker om Krylbo bibliotek, annan lokal i Åvestadalsskolan eller annan lokal i Krylbo kan användas som röstningslokal för förtidsröstning i Krylbo. - Övriga föreslagna vallokaler i valdistrikten och röstningslokaler för förtidsröstning bokas in till valen 2014. - Delegation ges till ordföranden i valnämnden med sekreteraren som föredragande att vid behov boka andra vallokaler eller röstningslokaler samt eventuellt utöka antal röstmottagare till två vid förtidsröstmottagning i Krylbo, till valen 2014. Valnämndens ordförande Sekretariatet

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 13 16 Kommunala bud 2014 Väljare som på grund av sjukdom, funktionshinder eller ålder inte själva kan ta sig till en röstningslokal eller vallokal kan få hjälp av ett bud för att rösta. Väljaren utser själv bud och det kan vara väljarens make/maka/sambo/partner eller väljarens, alternativt väljarens makes/makas/sambos/partners barn, barnbarn, förälder eller syskon. Budet kan också vara väljarens vårdare eller motsvarande eller en anställd på häkte/kriminalvårdsanstalt. Kommunen har möjlighet att förordna kommunala bud som kan bistå de som inte själva kan ta sig till någon röstningslokal och inte heller har möjlighet att utse eget bud. Ett förordnat bud bör vara en person som upplevs trovärdig och neutral. Det kan t ex vara kommunanställda som vid behov och efter överenskommelse står till tjänst under arbetstid. Kommunala bud ska få utbildning för sitt uppdrag. Ett vittne ska alltid närvara vid röstningstillfället. Det är därför bra om två kommunala bud utses som samtidigt kan besöka väljaren. Då finns alltid ett vittne om väljaren inte tänkt på det och det finns någon att diskutera med om tvivelaktiga situationer uppstår. Väljaren lägger själv i valsedel i valkuvert som sedan klistras igen. Därefter läggs valkuverten ner i ett särskilt ytterkuvert för budröst. På det igenklistrade ytterkuvertet intygar väljare, vittne och bud att allt gått rätt till. Budet lämnar sedan in ytterkuvertet och röstkort till förtidsröstningsställe eller vallokal. Kommunen kan i valdatasystemet beställa färdiga kit med budröstningsmaterial inför varje valtillfälle alternativt att kit plockas ihop av kommunen. På hemsidan och i annonser om valet bör information finnas om hur man beställer budröstningsmaterial och även om möjligeten för vissa väljare att anlita kommunalt bud. Kommunalt bud efterfrågades vid något tillfälle vid valet 2010. Valnämnden beslutade 4 september 2013 att frågan om kommunala bud skulle behandlas vid valnämndens nästa sammanträde. Sekreterarens förslag: - Delegation ges till valnämndens ordförande, med sekreteraren som föredragande, att utse två kommunala bud som tjänstgör vid behov och efter överenskommelse med väljaren, under perioderna 19-23 maj 2014 samt 8-12 september 2014.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 14 16 (forts) Beredning - Valnämnden 4 september 2013 7. - Kommunkansliets skrivelse 10 oktober 2013. Valnämndens beslut - Delegation ges till valnämndens ordförande, med sekreteraren som föredragande, att utse två kommunala bud som tjänstgör vid behov och efter överenskommelse med väljaren, under perioderna 19-23 maj 2014 samt 8-12 september 2014.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 15 17 Valskjutsar 2014 I den förra vallagen stod angivet att valnämnden borde ordna valskjutsar till väljare som bor avlägset eller isolerat och för vilka det blir dyrt eller tar lång tid att ta sig till vallokalen. Numera är det valfritt för kommunerna att ordna valskjutsar på valdagen. Vid de senaste valåren har valnämnden beslutat avstå att ordna valskjutsar då efterfrågan av valskjutsar varit lågt eller inte alls efterfrågats vid valåren innan. Sekreterarens förslag: - Valnämnden avstår att ordna valskjutsar på valdagarna 2014. Beredning - Kommunkansliets skrivelse 11 oktober 2013. Valnämndens beslut - Valnämnden avstår att ordna valskjutsar på valdagarna 2014.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 16 18 Tid för nästa sammanträde Valnämndens beslut - Nästa sammanträde för valnämnden blir onsdagen den 12 februari 2013 kl 13:15 i Stadshuset.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 17 19 Delgivningar 1. Personalchefens beslut om arvoden och ersättningar i samband med valen 2014.