Hitta och jämför hjälpmedel

Hitta och jämför hjälpmedel Avrapportering från utredningsfas, 4 april 2013

1. Inledning... 3 1.1 Bakgrund och beskrivning av uppdraget... 3 1.2 Om rapporten... 4 1.3 Angreppssätt för kravarbetet... 4 1.3.1 Hjälpmedelsdatabasen... 4 1.3.2... 7 2. Resultat... 8 2.1 Hjälpmedelsdatabas... 8 2.1.1 Inledning... 8 2.1.2 Kravbild... 8 2.1.3 Övergripande teknisk lösning... 14 2.2... 21 2.2.1 Inledning... 21 2.2.2 Resultat målgruppsanalys... 21 2.2.3 Övergripande kravbild... 24 2.2.4 Prototypskisser på hitta- och jämförtjänsten... 25 2.2.5 Övergripande teknisk lösning... 32 2.2.6 Redaktionellt material... 35 Sid 1/37

Förkortningar Förkortning CeHis PIM SFTI SLA Center för ehälsa i samverkan Product Information Management Single Face To Industry Service Level Agreement Begrepp Begrepp Backlog Databas Hinfo Hjälpmedelsanvändare Konsumentprodukter Leverantörer Tjänsteplattformen Definition/beskrivning En sammanställning av alla krav och önskemål som finns på ett utvecklingsobjekt, sorterad på prioritet. Ägs och hanteras av produktägaren. Den hjälpmedelsdatabasen som projektet ska utveckla Den nuvarande hjälpmedelsdatabasen En hitta- och jämförtjänst på 1177.se samt tillhörande redaktionellt material Personer som har behov av hjälpmedel samt andra berörda, exempelvis anhöriga Produkter som är avsedda för konsumenter som också kan användas för att kompensera för funktionsnedsättning och som finns att köpa i öppna handeln Hjälpmedelsleverantörer och grossister En nationell teknisk plattform som förenklar, säkrar och effektiviserar informationsutbytet mellan olika IT-system inom vård och omsorg. Anslutning görs via så kallade tjänstekontrakt tekniska specifikationer som reglerar vilken information som utbyts mellan olika system. Sid 2/37

1. Inledning 1.1 Bakgrund och beskrivning av uppdraget Information om de hjälpmedel som förskrivs inom landsting, regioner och kommuner lagras idag tillsammans med information om upphandlingsavtalen med hjälpmedelsleverantörerna i en databas. Den används förutom vid förskrivning även vid olika former av informationssökning. Databasen drivs idag gemensamt av hjälpmedelsleverantörerna, hjälpmedelsverksamheten och Hjälpmedelsinstitutet. Teknikleverantör är en privat aktör (huvudman och juridisk person). Projektet ska utveckla en ny hjälpmedelsdatabas som ska ersätta den befintliga. Skälet till det är att alla de parter som driver dagens databas är överens om att en dylik databas istället bör ägas av landsting och regioner tillsammans, och ingå i Nationell ehälsa. Utvecklingen inkluderar även de användargränssnitt och de tekniska gränssnitt som behövs. Projektet ska också genom att utveckla en interaktiv hitta- och jämförtjänst göra det lättare för invånare att jämföra olika hjälpmedel. Tjänsten kommer tillsammans med redaktionellt material att finnas på 1177.se, där det redan idag går att få viss information om funktionsnedsättningar och hjälpmedel. Det finns även en viljeriktning hos regeringen att stärka invånarna genom ökad information om konsumentprodukter. Projektet ska därför även förbereda en införlivning av konsumentprodukter i viss utsträckning, baserat på resultatet från en parallellt pågående utredning om konsumentprodukter. Projektets effektmål är att hjälpmedelsdatabasen ägs av landsting och regioner tillsammans och ingår i Nationell ehälsa att öka intressenternas möjligheter att påverka innehåll och funktionalitet i databasen att via öppna jämförelser stärka hjälpmedelsanvändare genom ökad information och därmed bättre förutsättningar att välja hjälpmedel (gäller hjälpmedelsanvändare med Fritt val) alternativt större inflytande i samband med val av hjälpmedel (normal förskrivning) att i samband med val av hjälpmedel öka delaktigheten hos personer med behov av hjälpmedel att via en temasida (eller motsvarande) bidra till att personer med behov av hjälpmedel på ett enkelt sätt kan få information och relevant vägledning. Sid 3/37

1.2 Om rapporten Projektet är indelat i faserna utredning, förberedelse för utveckling, utveckling, införande och integration samt överlämning till förvaltning. Vissa av faserna överlappar varandra i olika skeden. Utredningsperioderna för hjälpmedelsdatabasen respektive jämförelsetjänsten är förskjutna i förhållande till varandra. Utvecklingen av hjälpmedelsdatabasen är planerad att starta först, varför projektet hittills har ägnat det huvudsakliga arbetet åt denna. Utredningsfaserna och förberedelse för utveckling kommer att fortlöpa tills utvecklingen börjar, nu planerat till juni respektive augusti. Denna rapport är därför en avrapportering av aktuellt läge snarare än att den avser allt utredningsarbete. Rapporten innehåller resultatet från och/eller beskrivning av genomfört kravarbete gällande hjälpmedelsdatabasen en externt utförd målgruppsanalys av invånares behov och önskemål om en hitta- och jämförtjänst samt prototypskissarbete en inventering av befintligt redaktionellt material om hjälpmedel och utarbetning av ett förslag till upplägg av det redaktionella materialet på 1177.se. Rapporten levererades den 4 april 2013. 1.3 Angreppssätt för kravarbetet 1.3.1 Hjälpmedelsdatabasen Under utredningsfasen har projektet arbetat med att identifiera kravbilden för hjälpmedelsdatabasen. Följande har genomförts: intervjuer och kravmöten med leverantörer intervjuer och kravmöten med sjukvårdshuvudmän intervjuer och kravmöten med Hinfo-kansliet. Intervjuer och kravmöten med leverantörer Det finns ett stort antal leverantörer som förser hjälpmedelsdatabasen med information och som är den största användargruppen av databasens funktioner. Projektet har intervjuat ett flertal leverantörer och strävat efter att få ett brett urval av större och mindre leverantörer samt leverantörer av olika slags hjälpmedel. Även en leverantör som inte är ansluten till dagens hjälpmedelsdatabas, Hinfo, har intervjuats för att projektet skulle få en bild av presumtiva leverantörers synpunkter inför arbetet med den nya databasen. Sid 4/37

Intervjuerna har gjorts vid ett personligt möte eller per telefon med stöd av ett skriftligt frågeunderlag. I flera fall har både en representant för företagsledningen och en representant för det praktiska och tekniska arbetet med databasen intervjuats för att få en bred kravbild som sträcker sig från leverantörens strategiska överväganden kring sin produktinformation till praktisk och teknisk detaljnivå när det gäller hantering av data i databasen. De enskilda intervjuerna finns dokumenterade inom projektet och har gett underlag till en första version av en så kallad backlog med beskrivning av funktionella krav på databasen. Ett par leverantörsrepresentanter deltog även i ett gemensamt arbetsmöte inom projektet som ytterligare detaljerade kravbilden till backlogen. Följande leverantörsrepresentanter har intervjuats under kravfasen: Mats Göthberg, VD, Etac Anna Lindkvist, Hinfo-ansvarig, Etac (deltog även i arbetsmötet) Thomas Müller, VD, Invacare Malin Ström, HA-koordinator, Invacare (deltog även i arbetsmötet) Per Unander-Schari, VD, LB Medical Joakim Werch, sakkunnig, LB Medical Sophie Pettersson, VD, Kvistberga AB, samt Help-gruppen inom Swedish Medtech (deltog även i arbetsmötet) Maria Gustafsson, försäljningschef, Minicross Karin Winberg, marknadschef, Abilia Pernilla Karlsson, VD, Komikapp Jörgen Andersen, VD, Iris Björn Mattson, HA-ansvarig, Iris Staffan Syk, VD, Polar Print Fredrik Palo, HA-ansvarig, Polar Print Helena Wallbom, VD, Phonak Liselott Larsson, administrativ chef, Attends Andreas Teske, Hinfo- och artikelansvarig, Mercado Medic Thomas Klevås, företagsledare, Funwheels. Intervjuer och kravmöten med sjukvårdshuvudmän Inom gruppen sjukvårdshuvudmän ryms olika användargrupper som i sin tur har olika slags krav på en hjälpmedelsdatabas, från beställare och upphandlare, via avtalshanterare och samordnare till hjälpmedelskonsulenter och förskrivare. De flesta av dessa användare arbetar inte direkt i själva databasens gränssnitt eller funktioner, utan arbetar i sina respektive verksamhetssystem som hämtar viss data från databasen. Sid 5/37

Projektet har strävat efter att genomföra intervjuer med sjukvårdshuvudmän med geografisk spridning över landet och användare av olika interna verksamhetssystem. Intervjuerna har gjorts vid ett personligt möte eller per telefon med stöd av ett skriftligt frågeunderlag. De enskilda intervjuerna finns dokumenterade inom projektet och har gett underlag utifrån sjukvårdshuvudmannasidan till backlogen med beskrivning av funktionella krav på databasen. Sex sjukvårdsrepresentanter deltog även i ett gemensamt arbetsmöte inom projektet som ytterligare detaljerade kravbilden till backlogen. Följande representanter för sjukvårdshuvudmän har intervjuats under kravfasen: Mats Renard, enhetschef, Malmö stads Hjälpmedelscentrum, samt medlem i Sesams användarförenings arbetsutskott Elisabeth Wigert, ingenjör och produktansvarig, hjälpmedelscentral, Jönköping Lovisa von Goes, verksamhetsansvarig, hjälpmedelscentral, Jönköping Mats Uddemar, tekniker, hjälpmedelscentral, Jönköping Lotta Svensk, arbetsterapeut och förskrivare, Stockholm Catarina Svanborg, arbetsterapeut och förskrivare, Norrtälje Jonas Andraey, hjälpmedelstekniker, Halland Lina Berggren, upphandlingsansvarig hjälpmedel, Skåne Kerstin Kingfors, hjälpmedelskonsulent syn, Stockholm (deltog även i arbetsmöte) Lena Pihl Dahl, audionom, Stockholm (deltog även i arbetsmöte) Kerstie Eliasson, produktkoordinator, Sodexo Hjälpmedelsservice, Stockholm (deltog även i arbetsmöte) Kerstin Berg-Nilsson, länsservice, Boden (deltog även i arbetsmöte) Kerstin Malmgren, avtalshandläggare, Stockholm (deltog även i arbetsmöte) Mikael Karlsson, avdelningschef logistik hjälpmedel, Dalarna (deltog även i arbetsmöte). Intervjuer och kravmöten med Hinfo-kansliet Personal på Hinfo-kansliet har en roll som central administratör av databasen. I denna roll hanteras mycket av det dagliga arbetet med att förvalta och utveckla databasen både vad det gäller innehåll och kvalitet. Ett flertal möten och intervjuer har därför hållits under kravfasen med representanter för Hinfo-kansliet för att fånga upp krav och behov för rollen central administratör. De personer som intervjuats och som deltagit i möten är Lillvor Ovesson Ulla-Britt Blomquist. Sid 6/37

1.3.2 Under utredningsfasen har projektet arbetat med att identifiera kravbilden för hitta- och jämförtjänsten samt tillhörande redaktionellt innehåll. Följande har genomförts: målgruppsanalys av hjälpmedelsanvändares och invånares krav och behov. Målgruppsanalys av hjälpmedelsanvändares och invånares krav och behov För att få underlag för kravställningen på tjänsten gav Inera konsultföretaget Kärnhuset i uppdrag att genomföra en målgruppsanalys. Uppdraget har handlat om att definiera och avgränsa målgruppen hjälpmedelsanvändare segmentera och prioritera inom målgruppen beskriva vilken information målgruppen behöver och vill ha på en webbplats med hjälpmedelsinformation ta fram prototypskisser som ger förslag på struktur och innehåll för en webbplats med en hitta- och jämförtjänst. Projektet har deltagit i vissa av de moment som ingått i målgruppsanalysen, exempelvis genom att påverka utformningen av frågor som använts vid webbenkäter och i intervjuer. De övergripande aktiviteter som utförts inom målgruppsanalysen är: inläsning av ett stort antal rapporter och tidigare undersökningar inledande bakgrundsintervjuer (elva stycken) med experter inom området hjälpmedel k studie genom analys av sökmönster vid Googlesökningar med begrepp inom området funktionsnedsättning och hjälpmedel kvalitativ studie genom 32 djupintervjuer med brukare och förskrivare kvantitativ studie genom 500 intervjupersoner med funktionsnedsättningar som besvarat en webbenkät, rekryterade via Norstats riksrepresentativa webbpanel. Totalt sett är det en gedigen målgruppsanalys som innehåller både kvantitativa och kvalitativa metoder. Det finns utmaningar med att försöka kartlägga och ställa frågor kring en tjänst som ännu inte existerar, och en risk för att främst högengagerade hjälpmedelsanvändare kommer till tals. Trots dessa reservationer är det tydligt att resultaten från de olika momenten i målgruppsanalysen pekar åt samma håll, vilket gör det möjligt att dra slutsatser inför kravställning av tjänsten Hitta och jämför och av det kompletterande redaktionella innehållet. Sid 7/37

2. Resultat 2.1 Hjälpmedelsdatabas 2.1.1 Inledning Hjälpmedelsdatabasen ska vara en samlingsplats för all data om hjälpmedel som både leverantörer av hjälpmedel och personal från sjukvårdshuvudmännen behöver i sin dagliga verksamhet. Databasen ska innehålla exempelvis avtalsinformation, hjälpmedelsinformation samt underlag för att kunna förskriva hjälpmedel. Leverantörerna ska kunna lägga in relevant information om sina hjälpmedel och sjukvårdshuvudmannasidan ska kunna sköta sin hjälpmedelsadministration i databasen. Sjukvårdhuvudmannasidans olika personalkategorier som behöver använda hjälpmedelsdatabasen är exempelvis avtalshanterare, hjälpmedelskonsulenter och audionomer med flera, annan administrativ personal på hjälpmedelscentraler samt förskrivare ute i den kliniska verksamheten. Hjälpmedelsdatabasen ska även ligga till grund för den kommande tjänsten Hitta och jämför hjälpmedel på 1177.se. Enligt ett styrgruppsbeslut ska funktionalitet och användarvänlighet hos databasen vara likvärdig den som nuvarande lösning har. Detta innebär att flera av de funktionella krav på databasen som framkommit under kravinsamlingen från leverantörer, sjukvårdshuvudmän och framtida användare av tjänsten ligger, eller kan komma att ligga, inom området vidareutveckling. De uppfylls inte fullt ut av nuvarande databas, och hör därför inte till de ska-krav som kan ställas på utvecklingen av den nya databasen. Istället blir de som bör-krav, krav som kan hanteras om och när det finns resurser. Det kan bli antingen inom projektet eller i kommande förvaltning med tillhörande vidareutveckling. 2.1.2 Kravbild Inledning Kravinsamlingen har visat att det finns en stor och heterogen grupp som använder hjälpmedelsdatabasen. Dessa användargrupper har delvis väldigt olika behov och incitament men ska använda sig av samma databas. Detta leder till att det finns en del områden där olika användares behov står emot varandra. Samtidigt finns det också samsyn kring vissa delar där alla användargrupper har uttryckt liknande behov i kravinsamlingsfasen. I detta avsnitt beskrivs övergripande de viktigaste funktionella krav som lyfts fram av samtliga användare och därefter av varje användargrupp för sig. Därefter beskrivs kort de områden där olika behov står emot varandra och där en fortsatt diskussion behöver föras inför prioriteringar och principiella utvecklingsbeslut. Samsynen gäller framför allt det som beskrivs under rubriken icke-funktionella krav och rör önskemål om snabbare svarstider från databasen, enklare och tydligare gränssnitt och bättre användbarhet generellt. Sid 8/37

Gemensamma funktionella krav Bättre sökmöjligheter Det är tydligt att alla användargrupper önskar sig bättre sökmöjligheter än vad dagens databas erbjuder. Det handlar främst om en friare sökning som inte kräver exakthet i ord och begrepp och som inte ställer krav på att man söker hierarkiskt, genom att tvingas ange kategorier. Detta krav kan vara svårt att fullt ut tillgodose i en kommande utvecklingsfas. Sökfunktioner är resursmässigt krävande att utveckla och dessutom använder sjukvårdshuvudmännen andra verksamhetssystem för att göra sökningar i, vilket påverkar den totala sökbarheten. Det är främst leverantörer som arbetar inne i själva databasen och som förser den med information, vilket talar för att deras användarupplevelse ska viktas högt. Samtidigt har andra användare, som förskrivare, ett stort behov av att hitta exakt den information de söker i sin arbetssituation. Förbättrade sökmöjligheter bör därför vara något att överväga i utvecklingen av en ny databas. Högre kvalitet i databasen Alla användargrupper efterfrågar en högre kvalitet i databasen. Kvalitetsaspekterna gäller allt från struktur av vissa informationsmängder och avsaknad av viss information till brister i processer som exempelvis när avtal ska färdigställas. En anledning till kvalitetsproblem är att stora delar av informationen i databasen är frivillig att lägga in, vilket leder till att bara vissa leverantörer lägger in den. Från leverantörernas sida finns synpunkter på att sjukvårdshuvudmännen försenar och försvårar leverantörens inmatningsprocess vid nya avtal exempelvis genom att inte låsa upp avtal eller genom att ha bristfälliga kontaktuppgifter i databasen. Sammanfattningsvis skulle en kvalitetshöjning och ökad nöjdhet kunna uppnås genom tydliga riktlinjer och rutiner som samtliga användargrupper ser nyttan av och ställer sig bakom. Detta kräver dock en gemensam kvalitetsdiskussion mellan databasens olika användargrupper och därefter styrande beslut om sådant som riktlinjer och obligatorisk information. Denna diskussion kan med fördel inledas under projektperioden för att öka chanserna till högre kvalitet i den nya databasen redan vid lansering. Det är rimligt att tro att den också behöver fortsätta under förvaltningsfasen. Att databasen är en grund för tjänsten Hitta och jämför hjälpmedel på 1177.se kommer också att påverka vilka kvalitetskrav som ställs. Funktionella krav från leverantörerna Det som leverantörerna framför allt eftersträvar är en mindre arbetsbörda när det gäller att lägga in och uppdatera information i databasen. Flera av de intervjuade leverantörerna berättar om hur inläggning av information kan ta flera arbetsveckor i anspråk, särskilt i samband med upphandlingar och nya avtal, men också vid ändringar av databasens struktur och informationskrav. Detta upplevs som en extra pålaga för att få leverera hjälpmedel till kunderna, särskilt eftersom leverantörerna också betalar en årlig avgift för databasen. Sid 9/37

Arbetsbördan upplevs som allt för stor oavsett om leverantören lägger in information via manuella eller tekniska gränssnitt. Huvudkravet från leverantörerna är därför ökad enkelhet, snabbhet och effektivitet när det gäller att lägga in och uppdatera information. Vissa efterfrågar en teknisk lösning, exempelvis XML-format, för att kunna överföra information direkt från sina verksamhetssystem till hjälpmedelsdatabasen och omvänt. Andra vill ha en Excelbaserad teknisk överföring som i dag med en validator, men efterfrågar ökad prestanda och en effektivare hantering. Ytterligare en grupp använder sig enbart av manuell inmatning och efterfrågar mer användarvänliga manuella gränssnitt och snabbare reaktioner från systemet. Alla efterfrågar ett sätt att automatiskt importera så mycket av nuvarande information som möjligt till den nya databasen inför driftsättning. Många ifrågasätter om all information som efterfrågas verkligen är nödvändig eller om det går att minska mängden information som behöver läggas in per produkt och artikel. Generellt upplevs avtalsinformationen som mer hanterlig än artikelinformationen. Särskilt stor tveksamhet finns kring de så kallade faktamallar som används i den nuvarande databasen för att definiera vilka egenskaper som bör läggas in per produkt- eller artikelkategori. Faktamallarna är inte obligatoriska vilket gör att enbart vissa leverantörer fyller i den efterfrågade informationen. Flera av de större leverantörerna, med flera tusen artiklar i databasen vardera, anser sig inte ha tid att fylla i faktamallarna. Ett funktionellt krav från leverantörerna är följaktligen att dessa informationsmängder även fortsättningsvis ska vara frivilliga. När det gäller avtalshanteringen önskar sig flera leverantörer en bättre kommunikationsmöjlighet med kunderna i samband med exempelvis förlängning av avtal eller ändringar i avtal under löpande avtalsperiod. Önskemålet gäller exempelvis bättre överblick av vilka kunder som har en viss artikel i sina avtal, möjlighet att skicka gruppmeddelanden till samtliga kunder med påminnelse om att avtalet snart går ut eller information om vilken artikel som ersätter en artikel som kommer att utgå ur sortimentet. Önskemål finns också om att kunden genom att svara accepterande på dessa meddelanden skulle föra processen vidare så att avtal låses upp och ny information ersätter den tidigare. I dagens system krävs manuellt hanterande och processen stannar ofta upp på grund av svårigheter att få tag på rätt person hos kunden vid rätt tillfälle. Detta orsakar hög arbetsbelastning och ökar risken för fel och missförstånd under tidskritiska perioder då exempelvis nya avtal ska börja gälla. Funktionella krav från sjukvårdshuvudmännen De flesta användare av databasen inom sjukvården och hjälpmedelsverksamhet arbetar inte direkt i databasen utan i egna verksamhetssystem som hämtar information från databasen. Detta gör att de funktionella krav som har kommit fram under kravinsamlingsfasen ofta handlar om att verksamhetssystemet antingen ska fungera precis som idag, oaktat byte av underliggande databas, eller bättre. Ett huvudkrav från sjukvårdshuvudmännen får därför anses vara att verksamhetssystemen ska fungera som vanligt vid ett skifte av databas. Eventuella förbättringar i funktionalitet i databasen behöver i viss mån även diskuteras i olika användargrupper för verksamhetssystem om de ska få full effekt. Sid 10/37

Sjukvårdshuvudmännen består i sin tur av olika användargrupper. De kan grovt delas in i avtalshanterare, hjälpmedelskonsulenter och audionomer med flera, förskrivare och servicetekniker. Dessa grupper har både liknande och särskilda krav. Alla dessa grupper önskar sig mer information, och mer korrekt information, alltså både ökad kvantitet och kvalitet på databasens informationsmängder. Avtalshanterarna efterfrågar färre felaktigheter efter att leverantörerna har lagt in information i samband med en upphandling. Det skulle minska deras arbetsbörda med att detaljkontrollera och ställa kompletterande frågor via mejl och telefon i samband med avtalshantering. Hjälpmedelskonsulenter, servicetekniker och framför allt förskrivare önskar sig mer information om hjälpmedlens olika egenskaper än vad de hittar i databasen idag. Många önskar att det vore obligatoriskt för leverantörerna att lägga in information om egenskaper via faktamallarna. Många efterfrågar bilder med bättre kvalitet. Här är problemen bland annat att bilder inte ligger lagrade i databasen utan nås via länkar till leverantörernas webbplatser. Länkar kan vara trasiga eller gå till startsidan på en webbplats vilket leder till extra arbete för användaren i form av letande efter korrekt bild. Bilder används i hög grad i flera användarsituationer som stöd för beslut kring förskrivning, beställning och service. Många användare på sjukvårdssidan uttrycker att det är svårt att hitta information i databasen. Det kan bero på exempelvis begränsad sökfunktionalitet i databasen eller i verksamhetssystemet samt avsaknad av rätt informationsmängder i databasen. Ett allmänt funktionellt krav från dessa användare är att enkelt och snabbt hitta den information man söker efter. Områden som kräver fortsatt arbete för överenskommelse och samsyn Faktamallar Som framkommit tidigare råder inte samsyn mellan användargrupperna kring vad som är mest väsentligt i databasen. Här finns också en inneboende svårighet när en användargrupp (sjukvårdshuvudmännen) ställer krav på vad en annan användargrupp (leverantörerna) ska göra. Kraven är inte heller alltid tydliga eftersom all information inte är obligatorisk att lägga in, vilket leder till ett inkonsekvent innehåll. Tydligast framträder denna konflikt när det gäller faktamallarna som definierar vilka egenskaper som ska beskrivas för en viss kategori av hjälpmedel. Dessa egenskaper ska vara till hjälp för exempelvis en förskrivare som söker efter ett lämpligt hjälpmedel efter en viss frågeställning. Troligtvis kommer en delmängd av dessa egenskaper att fylla samma funktion när en hjälpmedelsanvändare vill använda tjänsten på 1177.se. De faktamallar som finns idag har arbetats fram via arbetsgrupper där även leverantörer har ingått. Ändå upplevs de bland flertalet leverantörer som dåligt förankrade. Detta leder till att många, både stora och små, leverantörer, inte lägger in någon information alls i faktamallarna. Anledningen beskrivs vanligen som att det är alltför tids- och kostnadskrävande, men också att vissa leverantörer (exempelvis inom området hörsel) inte anser att faktamallarna är korrekt utformade för att beskriva deras hjälpmedel. En förskrivare som söker efter egenskaper som storlek, vikt, funktionalitet eller färg får slumpartade och inkonsekventa träffar beroende på vilka leverantörer som valt att lägga in informationen. Förskrivare och hjälpmedelskonsulenter uttrycker som sitt största funktionella krav att det ska gå att hitta mer beskrivande egenskapsinformation i databasen. Sid 11/37

Problemet kräver lösningar på flera nivåer. Det måste finnas incitament för leverantörerna att satsa resurser på att lägga in stora mängder information. Ett generellt obligatorium från sjukvårdshuvudmännen kopplat till upphandlingskriterier är en möjlig lösning, men en dålig grund för ett förtroendefullt samarbete med en gemensam databas. Kraven från sjukvårdshuvudmännen måste förtydligas och förankras bättre. En möjlighet är att ett fortsatt gemensamt arbete med detaljering av kraven inom varje hjälpmedelskategori skulle kunna leda fram till en mer förankrad syn på mängden egenskaper i faktamallarna och en acceptans kring överenskomna mängder. Troligen kan en öppen tjänst på 1177.se också bidra till denna acceptans. Det finns hjälpmedelsområden, exempelvis inkontinens, där faktamallarna nått acceptans bland alla användargrupper. Egenskaper och deras eventuella obligatorium måste vara ett fortsatt arbetsområde både under och efter projektet. ISO-koder Kopplat till området faktamallar finns området ISO-koder där det också råder bristande samsyn kring kravbilden. ISO-koder är kopplat till kategorisering, sökning och faktamallar i den nuvarande databasen vilket gör kodverket väldigt centralt för funktionaliteten. Leverantörerna använder inte ISO-koder i sina egna verksamhetssystem vilket gör kodverket irrelevant och obegripligt för dem. Detta leder till svårigheter med att ange korrekta ISO-koder eftersom systemet inte heller erbjuder ett tydligt stöd för inmatningen. Leverantörerna upplever inte heller att kodverket fungerar som en äkta standardisering eftersom det innehåller regionala och lokala tolkningar. Olika regioner anger olika ISO-koder för samma hjälpmedel och kontaktar leverantörerna för att få ISO-koder ändrade så att beställningar kan göras. Detta undergräver förtroendet för kodverket och gör att man kan ifrågasätta den centrala betydelsen av ISO-koderna i systemet. Kodverket uppdateras med jämna mellanrum utan att alla kunder anpassar sin egen versionshantering efter detta, vilket leder till ytterligare problem med aktualitet och relevans. Även på sjukvårdshuvudmannasidan råder viss osäkerhet inom flera användargrupper kring vad syftet med ISO-koderna är även om andra grupper använder sig av dem. Det är uppenbart att ISO-koder behöver finnas som informationsmängd även i den nya databasen, men troligen behöver hanteringen av dem ses över och anpassas efter olika användargruppers behov eller icke-behov. Detta förutsätter en fördjupad utredning kring kravbilden för ISO-koderna som behöver göras inom projektet inför utvecklingsfasen. Information som ska visas publikt Slutligen finns ett område som kommer att aktualiseras av kravställningen för hitta- och jämförtjänsten på 1177.se. I dagens databas är det frivilligt för leverantören att visa sin information i den publika delen av Hinfo. Vissa leverantörer gör detta och andra inte. Vissa leverantörer ser stora fördelar med att lägga in ännu mer av sitt hjälpmedelsutbud i den framtida databasen just för att denna via 1177.se kommer att nå en större publik än nuvarande publika Hinfo. Andra leverantörer vill inte vara publika av olika skäl, en del för att de inte kan hantera privata kundkontakter och eventuell privat försäljning, och andra för att de inte önskar visa upp sina produkter för andra än utbildade förskrivare och hjälpmedelskonsulenter. Även bland sjukvårdshuvudmän finns olika inställning till om hjälpmedelsanvändare ska kunna se ett större utbud av hjälpmedel än det som avtalats om i den egna regionen. Här finns en oro för att utsättas för ett tryck från hjälpmedelsanvändare som man inte kan hantera. En diskussion kommer att behöva föras kring vad som krävs för att ska ha en bra kvalitet och motsvara användarnas behov. Sid 12/37

Icke-funktionella krav De icke-funktionella kraven handlar i stora drag om att skapa förutsättningar för att tjänsten i sin helhet ska kunna ha en hög tillgänglighet, en kapacitet som klarar både initial och en utökad belastning, samt att säkerheten är tillräcklig för att garantera att informationen bland annat skyddas från obehörig åtkomst eller förvanskning. Ambitionsnivån för samtliga krav är att åtminstone leva upp till den nivå som nuvarande hjälpmedelsdatabas tillgodoser. Estimat har gjorts av nivåer för tillgänglighet och prestanda för nuvarande hjälpmedelsdatabas. Dessa nivåer har, tillsammans med erfarenheter från andra IT-system, varit bas för att ställa icke-funktionella krav på den nya hjälpmedelsdatabasen. Under utredningsarbetet har utkast till icke-funktionella krav tagits fram. I det fortsatta arbetet ska dessa krav förankras och fastställas. Icke-funktionella krav har tagits fram inom områdena teknisk tillgänglighet prestanda säkerhet modifierbarhet interoperabilitet användbarhet nationella krav. Sid 13/37

2.1.3 Övergripande teknisk lösning Informatik Projektet har under utredningsfasen analyserat informationsbehov och informationsflöden som berör hjälpmedelsdatabasen. Bild 1 Centrala informationsmängder för hjälpmedelsdatabasen Bild 1 visar på en övergripande nivå de mest centrala informationsmängder som hanteras av databasen. Utöver dessa informationsmängder finns det även ett antal andra informationsmängder som ska implementeras, exempelvis användarinformation. En produkt är en gemensam beteckning på ett eller flera hjälpmedel som har ett antal gemensamma egenskaper. Till produkt hör normalt ett (ibland stort) antal artiklar. En produkt kan inte säljas. Artiklar kan förekomma som huvudhjälpmedel, tillbehör och reservdelar. Med artikel avses sådan enhet som kan säljas och som kan ingå i ett avtalat utbud med sjukvårdshuvudman. Det kan finnas flera varianter av en artikel, där någon eller några egenskaper skiljer varianterna åt. Sid 14/37

Den streckade rutan som visar Bild, Dokument, Fakta och Material består av utökad information som kan registreras för både produkter och artiklar. Det finns normalt bilder som visar hjälpmedlets utseende, men det kan även förekomma bilder i form av bland annat sprängskisser och detaljer. Dokument kan vara övergripande om hjälpmedlet, men kan även avse instruktioner och annan information som kan användas av hjälpmedelsanvändare, servicetekniker med flera. Fakta avser detaljerade egenskaper om produkter och artiklar. Fakta registreras via så kallad faktamall, som är kopplad till den ISO-kod och sökord som produkten eller artikeln kategoriseras genom. Det är möjligt att beskriva de material som produkten eller artikeln består av. Avtal avser ett urval av artiklar med ett överenskommet pris (prislista). Avtal tecknas mellan en leverantör och en eller flera sjukvårdshuvudmän. Ungefärliga informationsmängder i dagens hjälpmedelsdatabas är: 6000 produkter, 200 000 artiklar, 120 faktamallar, 100 000 bilder och 200 000 dokument. Baserat på identifierade behov från genomförd analys utformas informationsmodellen så att den bland annat underlättar införande av både konsumentprodukter och användning av databasens information i e-handelslösning. Databasen kommer att stödja e-handelsstandarden SFTI (Single Face To Industry) genom att ta hänsyn till SFTI i samband med datamodellens design. En del av det kommande arbetet kommer att bestå av att skapa tjänstekontrakt som kommer att utgöra gränssnittsbeskrivningar i form av struktur och format, och som ska göras tillgängliga för externa system via Tjänsteplattformen. Utvecklarnas arbete med att definiera tjänstekontrakten kommer att ske i samråd med konsumenter av de integrationer som möjliggörs med tjänstekontraktens hjälp. Åtkomst till information för externa parter kan ske via användargränssnitt, men det ska också finnas möjlighet att ansluta IT-system till hjälpmedelsdatabasen via tjänstekontrakt som exponeras på Tjänsteplattformen. Hjälpmedelsdatabasen är tänkt att i första hand vara självförsörjande på information, vilket innebär att inga externa informationskällor är planerade att användas. Sid 15/37

Informationsflöde Bild 2 Övergripande informationsflöde Bild 2 visar att det finns ett antal mänskliga och maskinella aktörer som registrerar eller använder hjälpmedelsdatabasens information. Huvudflödet är, förenklat, följande: Leverantörer registrerar (producerar) information om sina hjälpmedel och skapar prislistor för utvalda hjälpmedel. Sjukvårdshuvudmän och leverantörer fastställer ett avtalat utbud. Sjukvårdshuvudmännens konsumenter av information om avtal och hjälpmedel får tillgång till informationen via sina beställar- eller förskrivarsystem. Invånare får tillgång till information om hjälpmedel via den kommande hitta- och jämförtjänsten på 1177.se. Den övergripande tekniska lösningen Hjälpmedelsdatabasen är en informationskälla som främst lagrar information om hjälpmedel och avtal, samt information om de leverantörer och sjukvårdshuvudmän som ingår avtal om hjälpmedel. Databasens information registreras främst av leverantörer, men även andra aktörer kan registrera viss information. Hjälpmedelsdatabasen ska erbjuda både användargränssnitt för de mänskliga aktörerna och integrationsgränssnitt för de IT-system som ska integrera mot databasen på ett strukturerat sätt. Sid 16/37

Användargränssnitten är avsedda för användare hos leverantörer och sjukvårdshuvudmän, samt för tjänstens centrala administratörer. De samlade kraven på databasen består dels av funktionella och icke-funktionella krav som ställs på tjänsten, dels av krav som ställs på nationella tjänster som samverkar med andra IT-system. Dessa krav har identifierats under utredningsfasen. Den föredragna lösningen för systemsamverkan inom vårdområdet är via tjänstekontrakt som tillgängliggörs via Tjänsteplattformen. Hjälpmedelsdatabasen ska kommunicera via denna samverkanslösning. Hitta- och jämförtjänsten, som är ett användargränssnitt för invånare, använder databasen som informationskälla. Bild 3 Schematisk bild av hjälpmedelsdatabasen i systemlandskapet Bild 3 visar en schematisk komponentmodell för databasen, samt att samverkan med andra system sker via tjänstekontrakt på Tjänsteplattformen. Sid 17/37

Databasens komponenter ska tillsammans tillgodose både funktionella och icke-funktionella krav. För att databasen ska kunna tillgodose kraven så behöver den åtminstone implementera huvudfunktioner som datalagring webbapplikation med användargränssnitt integrationsgränssnitt säkerhet sökfunktion. Exakt hur dessa funktioner ska utformas kommer att beslutas i det fortsatta arbetet då produktval, design och implementation ska ske. Av Bild 3 framgår även att hitta- och jämförtjänsten kommunicerar med databasen via tjänstekontrakt på Tjänsteplattformen. Möjligheter att utnyttja befintliga tjänster och produkter Hjälpmedelsdatabasen Projektet har utrett tekniska möjligheter att basera utvecklingen av hjälpmedelsdatabasen på befintliga tjänster eller produkter, enligt följande tre alternativ: 1. All funktionalitet utvecklas. 2. Programvara i form av produktkatalog med produktadministration anskaffas och anpassas till kravbilden, resterande delar av kravbilden utvecklas. 3. Anslutning sker till befintlig tjänst som tillhandahåller funktionalitet i form av produktkatalog med produktadministration. Tjänsten anpassas till kravbilden. Den tjänst som analyserades (på en hög nivå) var Visueras tjänst för produktkatalog och produktadministration. Oavsett alternativ är det neutrala ägandet en absolut förutsättning. Utredningen visade att alternativ 1 (All funktionalitet utvecklas) och 3 (Anslutning sker till befintlig tjänst ) var mest lämpade ur ett tekniskt perspektiv. Alternativ 2 undersöktes genom att göra en inventering av så kallade PIM-programvaror (Product Information Management). Det var i första hand så kallade Open Source-programvaror som bedömdes, men även några kommersiella alternativ analyserades. Bedömningen var att insatsen för att utveckla och anpassa dessa programvaror var för hög för att det skulle vara ett kostnadseffektivt alternativ. Beroendet till andra programvarors utvecklingsplaner och releasecykler innebär dessutom en ökad komplexitet för förvaltning av hjälpmedelsdatabasen. Sid 18/37

Realisering av databasen kommer att skilja sig beroende på vilket av ovanstående alternativ som väljs. Om alternativ 1 väljs behövs en utvecklingsplan som omfattar utveckling av samtliga ska-krav. Om alternativ 3 väljs kommer utvecklingsplanen att visa hur den valda tjänsten ska anpassas och i förekommande fall vidareutvecklas för att realisera de ska-krav som inte kan tillgodoses av tjänsten i dess ursprungliga skick. Perspektiv utöver det tekniska, såsom juridiska och affärsmässiga, beaktades inte i den tekniska utredningen. Hitta- och jämförtjänsten Även utredning av alternativ för utveckling av hitta- och jämförtjänsten har gjorts och alternativen är huvudsakligen: a) All funktionalitet utvecklas från grunden. b) Lösning, kunskap och kod från redan utvecklade jämförelsetjänster (som exponeras via 1177.se) återanvänds. Utredningen visade att alternativ b (återanvändning) är mest lämpat, ur många perspektiv, där tid och kostnad är några. Även denna utredning gjordes ur ett tekniskt perspektiv. Säkerhet Projektet har genomfört en intern säkerhetsklassificering av informationsmängderna. Analys av säkerhetsklassificeringen ledde till förslag till åtgärder som innebär att autentisering ska användas och kompletteras med användande av en genomtänkt behörighetsmodell. Kravet på autentiseringsmetoder är detsamma som för nuvarande hjälpmedelsdatabas, vilket innebär formsbaserad autentisering som baseras på identitet och lösenord. Dock skärps kraven på lösenord jämfört med nuvarande hjälpmedelsdatabas. Behörighetsmodellen ska möjliggöra att inloggade användare endast får tillgång de informationsmängder och den funktionalitet som är relevant för användarens behörighetsroll. Tillgång till informationsmängder kan begränsas genom att endast vissa informationsmängder blir åtkomliga, samt att endast informationsmängder som hör till den egna organisationen blir tillgängliga. Utformning av behörighetsmodellen kommer att baseras på kunskap om dagens behörighetsmodell samt på de insamlade funktionella kraven. Baserat på den genomförda säkerhetsklassificeringen rekommenderas åtminstone följande åtgärder: Skydda användaruppgifter, avtalsuppgifter och prisuppgifter mot obehörig åtkomst och obehörig uppdatering, genom autentisering och behörighet. Skydda den egna organisationens icke tillgängliggjorda information mot obehörig åtkomst. Skydda all uppdatering av information genom autentisering och behörighet. Säkerställ tillgång till information genom SLA (tillgänglighetsavtal). Sid 19/37