Uppgiftsfördelning i det systematiska arbetsmiljöarbetet Första upplagan
Uppgiftsfördelning i det systematiska arbetsmiljöarbetet
Arbetsmiljöverket 2004 Text: Carin Frostberg, Organisatoriska och medicinska enheten Redaktör: Annika Hellberg Grafisk form: Artworkmen AB Tryck: Lenanders Grafiska AB, Kalmar Första upplagan, andra tryckningen september 2004 ISBN: 91-7464-448-3
Innehåll Inledning... 5 Om uppgiftsfördelning... 6 Vad innebär uppgiftsfördelning? Uppgiftsfördelning en grund för systematiskt arbetsmiljöarbete Uppgiftsfördelning betyder inte att delegera ansvar Syftet med uppgiftsfördelning Arbetsmiljöarbete bygger på samverkan Att tänka på vid uppgiftsfördelning.................................. 8 Vilka uppgifter behöver fördelas? Uppgifter för arbetsgivarens högsta företrädare Hur börjar uppgiftsfördelningen? Vem kan få uppgifter? Personer i linjen Resurspersoner Hur ska uppgifterna beskrivas? Vad innebär det att ha fått en uppgift? Hur går uppgiftsfördelningen till?................................... 15 Uppgiftsfördelning utanför fasta arbetsställen Formella krav Befogenheter, resurser, kunskaper och kompetens När det inte fungerar.................................................. 19 Vad händer om uppgiftsfördelningen inte fungerar bra? När den som fått uppgifter inte kan utföra dem Minneslista vid uppgiftsfördelning.................................. 20
Inledning Den 1 januari 1993 började Arbetsmiljöverkets föreskrifter om internkontroll av arbetsmiljön att gälla, AFS 1992:6. Reglerna innebar på många sätt en nyordning av arbetsgivarens arbetsmiljöarbete. Tidigare var det ofta endast skyddsombuden, skyddskommittén och företagshälsovården som drev arbetsmiljöfrågorna. Arbetsmiljön hanterades vid sidan av den övriga verksamheten och låg sällan till grund för beslut av chefer och andra beslutsfattare. Föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM), AFS 2001:1, som ersatt internkontrollföreskrifterna är inriktade på att arbetsmiljöfrågorna ska hanteras i linjen och inte i en särskild sidovagn. Ett uttryck för detta är bestämmelserna om uppgiftsfördelning i 6 AFS 2001:1. 5
Om uppgiftsfördelning Vad innebär uppgiftsfördelning? 6 Fördela betyder sprida. Det är alltså fråga om att sprida uppgifter. Uppgiftsfördelning enligt 6 AFS 2001:1 innebär att fördela uppgifter i arbetsmiljöarbetet från arbetsgivarens högsta nivå och neråt i organisationen. Uppgiftsfördelning innebär att en eller flera personer får till uppgift att sköta arbetsmiljöfrågor som hänger samman med deras övriga arbete. Personerna behöver inte alltid på egen hand utföra alla uppgifter. Att ha fått en uppgift kan antingen innebära att se till att någon utför uppgiften och att bedöma resultatet eller att vara skyldig att utföra uppgiften själv. Vad uppgiften innebär avgörs av formuleringen i det konkreta fallet. Uppgiftsfördelning en grund för systematiskt arbetsmiljöarbete Det systematiska arbetsmiljöarbetet består av aktiviteterna undersökning, riskbedömning, åtgärder och kontroll av genomförda åtgärder. För att arbetet ska komma igång och fortsätta, måste det finnas personer med uppgift att se till detta. Uppgifterna behöver ofta fördelas på flera personer och det är arbetsgivaren som ska se till att det finns en uppgiftsfördelning (6 AFS 2001:1). Uppgiftsfördelning betyder inte att delegera ansvar Ibland talas det om delegering av ansvar, när man menar uppgiftsfördelning. Enligt arbetsmiljölagen (AML) kan arbetsgivaren inte göra sig av med sitt arbetsmiljöansvar genom att lägga ut uppgifter i arbetsmiljöarbetet på andra. Arbetsgivaren kan inte heller bestämma att någon viss person ska straffas när det inträffat en
arbetsolycka. Det är alltså bara arbetsuppgifter som kan fördelas, inte ansvar. Vem som ska straffas om en olycka inträffar får avgöras i efterhand av domstol. Det är därför missvisande att använda begreppet delegering när man menar uppgiftsfördelning. De personer som får uppgifter i arbetsmiljöarbetet får däremot en intern skyldighet gentemot arbetsgivaren att utföra uppgifterna på ett sådant sätt som var meningen. Syftet med uppgiftsfördelning Enligt AML är arbetsgivaren huvudansvarig för arbetsmiljön. För att kunna uppfylla sitt ansvar är det ofta nödvändigt att arbetsgivaren fördelar uppgifter i arbetsmiljöarbetet på andra personer i verksamheten. Uppgifterna bör läggas på dem som har de bästa förutsättningarna att utföra uppgifterna eller se till att de blir utförda. Det är viktigt att uppgiftsfördelningen blir tydlig, då uppgiftsfördelningen oftast är en förutsättning för ett effektivt och förebyggande arbetsmiljöarbete. 7 Arbetsmiljöarbete bygger på samverkan Systematiskt arbetsmiljöarbete vilar på två ben, arbetsgivarens ansvar och arbetstagarnas medverkan. Arbetsgivaren som har huvudansvaret, måste se till att arbetstagarna, skyddsombuden och i förekommande fall elevskyddsombuden får möjlighet att medverka i arbetsmiljöarbetet. Det är viktigt att den som fått uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet ser till att denna samverkan fungerar bra.
Att tänka på vid uppgiftsfördelning Vilka uppgifter behöver fördelas? 8 Utgångspunkten för uppgiftsfördelningen är i första hand bestämmelserna i föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete. I 10 AFS 2001:1 står det att arbetsgivaren ska vidta åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall. Fördelningen behöver därför också omfatta uppgiften att vidta förebyggande åtgärder. Det kan gälla åtgärder för att uppfylla kraven i föreskrifter från Arbetsmiljöverket eller i bestämmelser i arbetsmiljölagen. Åtgärder kan behövas för att förbättra såväl den fysiska som den psykosociala arbetsmiljön. Uppgifter för arbetsgivarens högsta företrädare En arbetsmiljöpolicy bör fastställas av arbetsgivarens högsta företrädare, till exempel bolagsstyrelsen, fullmäktige i kommun och landsting eller generaldirektören (GD) i statliga myndigheter och affärsverk. Det är också dessa som startar uppgiftsfördelningen. Det är viktigt att bolagsstyrelsen, fullmäktige och GD tar ställning till resultatet av den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet, bland annat för att kunna göra ändringar i arbetsmiljöpolicyn och uppgiftsfördelningen.
Hur börjar uppgiftsfördelningen? I aktiebolag ska styrelsen i skriftliga instruktioner ange arbetsfördelningen mellan å ena sidan styrelsen och å andra sidan den verkställande direktören och de andra organ som styrelsen inrättar (aktiebolagslagen). Styrelsen fördelar alltså uppgifter i arbetsmiljöarbetet till verkställande direktör (VD). I företag som drivs som enskild firma (oftast småföretag), bestämmer högste chefen vem som ska göra vad i arbetsmiljöarbetet. I kommun och landsting beslutar fullmäktige bland annat om nämndernas organisation och verksamhetsformer (kommunallagen). Fullmäktige ska också utfärda reglementen med närmare föreskrifter om nämndernas verksamhet och arbetsformer. Sedan fullmäktige lagt fast nämndorganisationen är det nämndernas uppgift att organisera arbetet inom sina olika verksamheter. Det innebär exempelvis att lägga ut arbetsmiljöuppgifter på förvaltningschefen. I statliga myndigheter och affärsverk har GD fått personalansvar direkt genom myndigheternas och affärsverkens instruktioner. Det är alltså GD som påbörjar fördelningen av uppgifter i arbetsmiljöarbetet. VD, förvaltningschef och GD kan i sin tur fördela alla eller vissa av sina uppgifter vidare under förutsättning att de har fått rätt att göra detta. 9 Vem kan få uppgifter? Personer i linjen Det är bara personer som tillhör arbetsgivarens egen verksamhet som kan omfattas av uppgiftsfördelningen. Det gäller alltså i första hand anställd personal. Det förekommer dock att personal hyrs in
10 för att fungera som chef och arbetsledare i inhyrarens verksamhet. Då kan de självklart få chefs- och arbetsledaruppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Kravet i 3 AFS 2001:1 innebär att det systematiska arbetsmiljöarbetet ska inordnas på ett naturligt sätt i den dagliga verksamheten. Ett uttryck för detta är att chefer och arbetsledare får uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Vanligtvis har chefer personalansvar och arbetsledarna leder det dagliga arbetet. I linje med dessa uppgifter ligger att de ska se till att personalen har en bra arbetsmiljö. Uppgifter kan både fördelas på namngivna personer och på särskilda funktioner. En person som är samordnare för självstyrande grupper kan få uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet under den period personen är samordnare. Det går däremot inte att lägga uppgifter på en hel grupp. Arbetsmiljöarbetet kan ofta behöva spridas på flera personer. I små företag med bara några få anställda sköter arbetsgivaren ofta arbetsmiljöarbetet själv. Om det finns mer än en chef i företaget eller om det finns arbetsledare är det ofta värdefullt om arbetsgivaren lägger ut arbetsmiljöarbete på dessa personer. Arbetsmiljöaspekterna kan då lättare beaktas i den löpande verksamheten och arbetsmiljöarbetet blir bättre integrerat i verksamheten. Detta innebär också att högste chefen kan avlastas. Det finns inga krav på att alla chefer och arbetsledare måste ha uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet. I den mån de har personalansvar eller utövar arbetsledning är det dock naturligt att de också har arbetsmiljöuppgifter. Det är viktigt att planera hur situationen ska hanteras när en chef eller arbetsledare är sjuk, har semester eller är borta av annan anledning. För att arbetsmiljöarbetet ska fungera bra hela tiden bör det alltid finnas en ersättare för den som har arbetsmiljöuppgifter.
Resurspersoner Det går inte att lägga ut allt arbetsmiljöarbete på olika resurspersoner, exempelvis på personer inom den interna företagshälsovården och arbetsmiljöhandläggare. Arbetsmiljöarbetet ska ju fördelas och spridas i organisationen och ingå som en naturlig del i verksamheten. Resurspersonerna ska istället fungera som stöd för chefer och arbetsledare, till exempel genom att sköta statistik över sjukfrånvaro, förse chefer och arbetsledare med blanketter och annat underlag för arbetsmiljöarbetet samt sammanställa dokumentation om arbetsmiljöförhållandena. Företagshälsovårdens personal ska kunna hjälpa till med undersökning och riskbedömning, föreslå åtgärder och hjälpa till med att genomföra åtgärderna, samt informera och utbilda i systematiskt arbetsmiljöarbete. Det går inte att fördela uppgifter i arbetsmiljöarbetet på ett skyddsombud i dennes egenskap av skyddsombud. Skyddsombudet företräder arbetstagarna och tillhör i denna funktion inte arbetsgivarens verksamhet. Däremot kan ett skyddsombud ha till ordinarie uppgift att sköta delar av det systematiska arbetsmiljöarbetet, exempelvis skyddsombud som arbetar som personalhandläggare. Det går inte heller att lägga arbetsmiljöuppgifter på dem som är föremål för arbetsgivarens tjänster, exempelvis personer som får vård och omsorg. De är inte anställda av arbetsgivaren och tillhör inte arbetsgivarens verksamhet på det sätt som menas i 6 AFS 2001:1. En arbetsgivare som driver verksamhet enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade kan alltså inte enligt 6 AFS 2001:1 utse brukaren till arbetsledare för en personlig assistent. Det kan också vara svårt för brukaren att både tillgodose assistentens och sina egna intressen. Ibland är dock brukaren själv arbetsgivare för assistenten och kan då själv utöva arbetsledning över denne. 11
12 Uppgiftsfördelning i bolag som tillsammans bildar en koncern måste göras i varje bolag för sig, även om bolagen har samma ägare. Koncernen är nämligen ingen juridisk person. I kommun och landsting är det alltid fullmäktige som bestämmer nämndernas inbördes verksamhetsområden. En nämnd i en kommun eller ett landsting kan alltså inte fördela vissa av sina uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet på en annan nämnd. Ett företag anlitar ofta entreprenörer för olika uppdrag. Det kan exempelvis gälla byggfirmor eller datakonsulter. Företagets chefer och arbetsledare kan inte utöva chefskap eller arbetsledning över entreprenörens anställda. De kan inte heller fördela uppgifter på dem. Entreprenörens verksamhet är nämligen juridiskt sett skild från beställarens. Det gäller även om entreprenörens verksamhet tidigare ingått i företagets verksamhet men knoppats av, outsourcats. Hur ska uppgifterna beskrivas? Uppgifterna bör anges så detaljerat och konkret som behövs för att innehållet i uppgiftsfördelningen ska vara tydligt. Uppgifterna för första linjens chefer eller arbetsledare kan förslagsvis vara följande: Ta fram konkreta mål för arbetsmiljön Genomföra enskilda samtal med de anställda, exempelvis utvecklingssamtal, för att få reda på hur arbetstagaren upplever sin arbetsmiljö Genomföra personalmöten Genomföra skyddsronder
Kommunicera löpande med de anställda på ett sådant sätt att signaler om psykisk och fysisk påfrestning eller ohälsa kan fångas upp i ett tidigt skede Se till att nyanställda får introduktion i arbetet Hjälpa arbetstagarna med prioritering av arbetsuppgifter Ge stöd och återkoppling Ge anställda den kompetensutveckling som de behöver Anpassa arbetet till den enskilde arbetstagarens förutsättningar Genomföra förebyggande åtgärder för att minska fysisk och psykisk belastning som kan leda till att de anställda drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet Skriva handlingsplaner med åtgärder Kontrollera att genomförda åtgärder varit effektiva Genomföra riskbedömningar när ändringar i verksamheten planeras Anmäla arbetsskador till Försäkringskassan Anmäla dödsfall, svårare personskada och allvarliga tillbud, enligt 2 arbetsmiljöförordningen, till Arbetsmiljöverket Utreda och ställa samman ohälsa, olycksfall och allvarliga tillbud Genomföra rehabiliteringsutredningar Ta fram rutiner för introduktion, kompetensutveckling, enskilda samtal, personalmöten, skyddsronder och handlingsplaner Anmäla till närmast högre chef när vissa arbetsmiljöinsatser inte kan genomföras inom ramen för tilldelade befogenheter eller resurser, eller på grund av bristande kunskaper 13 Den här beskrivningen kan vara till ledning vid uppgiftsfördelning även till andra chefer och arbetsledare högre upp i organisationen. Självklart måste uppgiftsfördelningen alltid anpassas till förhållandena i den aktuella verksamheten.
Vad innebär det att ha fått en uppgift? Arbetsmiljöhandläggare, handläggare på personalavdelningen och personal inom företagshälsovården, både intern och extern, är exempel på resurspersoner som kan anlitas när uppgifterna ska genomföras. Vissa uppgifter behöver chefer och arbetsledare kunna genomföra själva, dock i samverkan med berörda arbetstagare. Det gäller exempelvis att: 14 Ta fram mål för arbetsmiljöarbetet Ha enskilda samtal med personalen Genomföra personalmöten Genomföra skyddsronder Göra rehabiliteringsutredningar Ta fram rutiner för arbetsmiljöarbetet Det ligger naturligt i chefers och arbetsledares uppgifter att kommunicera löpande med de anställda för att fånga upp tecken på påfrestningar eller ohälsa, ge stöd och återkoppling och hjälpa till med prioritering av arbetsuppgifter. När det gäller insatser som fordrar mer djupgående kunskaper på arbetsmiljöområdet exempelvis mer komplicerade former av undersökning och riskbedömning behöver ofta särskilda expertresurser anlitas, till exempel företagshälsovården. Det är då viktigt att chefer och arbetsledare har tillräcklig beställarkompetens för att rätt experthjälp ska kunna anlitas.
Hur går uppgiftsfördelningen till? De flesta beslut i verksamheten har någon arbetsmiljöaspekt. Uppgiftsfördelningen på arbetsmiljöområdet bör därför följa beslutsordningen. Detta vållar sällan några problem i en linjeorganisation. I stabs-, matris-, projekt- eller processorganisationer är förhållandena däremot ofta komplexa. Även här bör uppgiftsfördelningen följa den beslutsordning som finns. Vid mer eller mindre tillfälliga projektarbeten är det särskilt viktigt att på förhand ta ställning till vem som ska besluta vad när det gäller arbetsmiljön. I små företag passar inte begreppet uppgiftsfördelning. Där lägger chefen vanligen ut arbetsmiljöuppgifter när behov uppstår. Även där är det dock att rekommendera att det på förhand är bestämt vem eller vilka som ska sköta vad. Uppgiftsfördelningen görs uppifrån och nedåt i organisationen. Det är olämpligt att hoppa över något led i kedjan eftersom detta kan skapa oklarhet om vem personalen ska vända sig till i arbetsmiljöfrågor. Det finns inget krav på att uppgiftsfördelningen ska göras så långt ut i verksamheten som det går, rent organisatoriskt. Syftet med fördelningen är att det alltid finns någon som ser till att alla arbetstagare i verksamheten har en bra arbetsmiljö. Fördelningen behöver därför göras så att detta kan tillgodoses. 15 Uppgiftsfördelning utanför fasta arbetsställen I verksamhet som bedrivs på olika arbetsställen, till exempel byggen, bör arbetsgivaren se till att det alltid finns någon chef eller arbetsledare med arbetsmiljöuppgifter på varje ställe. Chefen eller
16 arbetsledaren behöver vara tillgänglig på plats eller åtkomlig genom någon form av kommunikationsmedel. Detta gäller också företag med rörlig verksamhet, exempelvis vid transport-, serviceoch omsorgsarbete i enskilda hem och vid arbete som bedrivs på olika tider exempelvis natt- och skiftarbete. Om ett utländskt företag driver verksamhet i Sverige, tillfälligt eller under längre tid, måste företaget följa den svenska arbetsmiljölagstiftningen. De som arbetar i Sverige måste då ha någon chef eller arbetsledare, med uppgifter i arbetsmiljöarbetet, tillgänglig på plats. Det kan också fungera bra om chefen och arbetsledaren är åtkomlig genom ett kommunikationsmedel. Om ett svenskt företag driver verksamhet i ett annat land ska företaget följa det landets arbetsmiljölagstiftning. Om andra regler tillämpas där, som ställer lägre krav på uppgiftsfördelning, kan arbetsgivaren givetvis ändå välja att tillämpa våra svenska arbetsmiljöbestämmelser med bland annat systematiskt arbetsmiljöarbete. Formella krav I företag med färre än tio anställda behöver arbetsgivaren inte göra en skriftlig uppgiftsfördelning. I större organisationer ska uppgiftsfördelningen däremot vara skriftlig. Det är bra om fördelningen är daterad och underskriven av den person som fördelat uppgifterna. Om fördelningen har gjorts på annat sätt, till exempel genom e-post, bör det ändå framgå vem som har gjort fördelningen. Det är praktiskt att ta med uppgiftsfördelningen på arbetsmiljöområdet i beslutsordningar, befattningsbeskrivningar eller andra dokument som ger besked om rätten att fatta beslut. Det finns inget formellt krav på att den som får uppgifter ska skriva under. Det viktigaste är att personen har klart för sig vad
uppgifterna innebär. Om den som får uppgifter skriver under fördelningen kan hon eller han dock känna större ansvar för vad som ska göras. Uttrycket returnera ansvar bör undvikas. Det kan nämligen ge intryck av att arbetsgivaren lagt ut själva arbetsmiljöansvaret, något som inte är möjligt. Detta ligger ju alltid kvar på de yttersta företrädarna för arbetsgivaren. Om det handlar om att lämna tillbaka uppgifter, får man diskutera och samråda med den som tilldelat uppgifterna och sedan lämna tillbaka dem muntligt eller skriftligt. Vare sig uppgiftsfördelningen är muntlig eller skriftlig måste den vara tydlig. Det måste stå klart, både för den som fått uppgifter och för övriga berörda, vem som ska göra vad i arbetsmiljöarbetet. Det räcker vanligen inte att lämna över ett dokument med nedskrivna uppgifter. Arbetsgivaren behöver oftast förklara vad fördelningen innebär. Det måste klart framgå vilka uppgifter som ligger kvar på högre nivå. Det är också viktigt att det är tydligt vilka uppgifter som ligger hos chef eller arbetsledare på en parallell avdelning på samma nivå i organisationen. 17 Befogenheter, resurser, kunskaper och kompetens De uppgifter som fördelats måste motsvaras av tillräckliga befogenheter, resurser, kunskaper och kompetens (6 AFS 2001:1). Det är väsentligt att det tydligt klargörs vilka beslutsbefogenheter som följer med uppgifterna. Vilka beslut får fattas? En relativt vanlig situation är att en arbetstagare inte använder personlig skyddsutrustning. Hur ska då chefen eller arbetsledaren agera? Resurser kan vara ekonomiska medel, tillgång till personal, utrustning, lokaler samt egen tid.
18 Det är väsentligt att arbetsgivaren gör klart för sig att cheferna hinner med sina arbetsmiljöuppgifter, exempelvis utvecklingssamtal, återkoppling till arbetstagarna och kontinuerlig kontakt med dem. När man gör denna bedömning har naturligtvis chefernas andra uppgifter stor betydelse liksom deras kompetens att sköta arbetsmiljöarbetet. I platta organisationer har cheferna ofta ett mycket stort antal underställda, vilket kan innebära att de inte hinner med sitt arbetsmiljöarbete. En för stor arbetsmängd kan också vara negativt för deras egen arbetsmiljösituation. De kunskaper som chefer och arbetsledare ska ha, är relativt utförligt beskrivna i 6 AFS 2001:1 och i kommentarerna till bestämmelsen. Kunskaperna måste naturligtvis anpassas till behovet i varje särskild verksamhet och varje särskild situation. Den som får uppgifter ska också ha tillräcklig kompetens för att bedriva ett väl fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete, det vill säga ha förmåga att kunna omsätta arbetsmiljökunskaperna i praktiken.
När det inte fungerar Vad händer om uppgiftsfördelningen inte fungerar bra? Den högsta ledningen måste bevaka att uppgiftsfördelningen fungerar bra och annars vidta någon form av åtgärder. Varje person som fördelat uppgifter måste se till att den som fått uppgifterna sköter dem på ett bra sätt. I annat fall ligger det på den person som fördelat uppgifter att besluta vad som ska göras. Den som inte skött sina uppgifter kan ha åsidosatt sina interna skyldigheter. Det blir då arbetsgivarens sak att bestämma om eventuella sanktioner. När den som fått uppgifter inte kan utföra dem Om en chef eller arbetsledare bedömer att hon eller han inte kan utföra sina uppgifter på ett bra sätt, är chefen och arbetsledaren skyldiga att anmäla detta till överordnad chef. Den överordnade chefen är i sin tur skyldig att se till att hon eller han har förutsättningar för att kunna utföra uppgifterna. Det kan exempelvis krävas ökade kunskaper, ytterligare befogenheter eller ändrade resurser. Chefen och arbetsledaren måste också själva har en bra arbetsmiljö. 19
Minneslista vid uppgiftsfördelning 20 Bestäm vilka uppgifter i arbetsmiljöarbetet som behöver fördelas Utgå från organisationsschema Lägg uppgifterna på chefer med personalansvar eller på arbetsledare Se till att inga uppgifter glöms bort Hur ska uppgiftsfördelningen utanför fasta arbetsställen och arbetstider hanteras? Lägg uppgifter på en bestämd person eller funktion, inte på en hel grupp Bestäm vad som ska gälla vid sjukdom, semester och annan frånvaro Beskriv uppgifterna så detaljerat och konkret som behövs Ge befogenheter, resurser och kunskaper för uppgifterna Ange om det finns rätt till vidarefördelning Komplettera en skriftlig uppgiftsfördelning med muntlig information Informera övrig berörd personal om innehållet i uppgiftsfördelningen