Så förbättras verksamhetens arbetsmiljö Vägledning till Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete, AFS 2001:1

Transkript

1 Så förbättras verksamhetens arbetsmiljö Vägledning till Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete, AFS 2001:1

2

3 Så förbättras verksamhetens arbetsmiljö Vägledning till Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1)

4 Den här vägledningen bygger på föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1). Här får ni råd och rekommendationer som kan vara till hjälp när ni ska följa våra föreskrifter. Sifforna i marginalen hänvisar till de olika paragraferna i föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete. Arbetsmiljöverket 2014 Texter: Arbetsmiljöverket Redaktör: Annika Hellberg/Marianne Tägtström Grafisk produktion: Typisk Form designbyrå Illustrationer: Tobias Flygar Omslagsfoto: Plattform Tryck: DanagårdsLitho Första upplagan, april 2014 ISBN Fler exemplar av boken beställs från Arbetsmiljöverket Stockholm Telefon: E-post: arbetsmiljöverket@av.se

5 Förord Ett förebyggande arbetsmiljöarbete leder till en bra arbetsmiljö som gynnar alla. Det är angeläget både för arbets givare och arbetstagare, men också för hela samhället. Alla på arbets platsen måste medverka för att uppnå en tillfredsställande arbetsmiljö och minska riskerna för ohälsa och olycksfall i arbetet. Arbetsgivaren ansvarar för arbetsmiljön och ska se till att arbetsmiljöarbetet ingår naturligt i verksamheten. Det mesta som görs på arbetsplatsen har betydelse för arbetsmiljön. Ett systematiskt arbetsmiljöarbete är inte krångligt. Det handlar om att skapa ordning och reda organisera arbetsmiljöarbetet låta alla få komma till tals och bli överens om vad som ska gälla undersöka arbetsförhållandena bedöma risker vidta åtgärder följa upp ifall det bidragit till en förbättrad arbetsmiljö eller inte. Många arbetsgivare har rutiner för sitt systematiska arbetsmiljöarbete. Det är mycket viktigt att också följa upp arbets- 3

6 miljöarbetet så att det går att bedöma om det leder till en bättre arbetsmiljö. Med den här vägledningen hoppas vi att det ska bli enklare att skapa ett bra arbetsmiljöarbete som ger goda arbetsförhållanden. Ywonne Strempl chef för avdelningen regler Arbetsmiljöverket 4

7 Innehåll Förord 3 Introduktion Inledning 10 Utgå ifrån den egna verksamheten 10 Anledningar att bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete 11 Arbetsmiljöarbetet påverkar ekonomin 12 Bild över det systematiska arbetsmiljöarbetet 14 Regelträd för arbetsgivare 20 Vägledning Alla arbetsgivare omfattas av reglerna 24 Verksamheten i fokus 26 Hela verksamheten omfattas 26 Både utvecklande och förebyggande arbete 27 Naturlig del i verksamheten 28 Helhetsbedömning av arbetsmiljön 29 Samverkan mellan chefer och arbetstagare 30 Olika roller i arbetsmiljöarbetet 31 Samverkan i praktiken 33 Arbetsmiljöpolicy 36 Tydliga rutiner 38 5

8 Fördelning av uppgifter 40 Uppgifterna ska fördelas uppifrån och ned 42 En del av det dagliga arbetet 43 Beskrivning av uppgifterna i arbetsmiljöarbetet 45 Uppgiftsfördelning utanför fasta arbetsställen 46 Uppföljning av fördelning av arbetsmiljöuppgifter 47 Alla i verksamheten ska ha kunskap 48 Skriftliga instruktioner 51 Undersökning av arbetsmiljön 53 Exempel på vanliga risker 54 Tips inför undersökning av arbetsmiljön 55 Exempel på undersökningsmetoder 56 Synliggör eventuella strukturella skillnader 57 Riskbedömning 59 Riskbedömningar i samband med förändringar 61 Samordna olika riskbedömningar 61 Utredning av olyckor, ohälsa och tillbud 63 Utredning ger viktig kunskap 63 Att tänka på vid en utredning 64 Ett internt system för rapportering 66 Åtgärder 68 Olika nivåer på åtgärder 68 Handlingsplan 71 Använd handlingsplanen aktivt 72 Kontroll av genomförda åtgärder 76 Perspektiv på genomförda åtgärder 77 6

9 Uppföljning av arbetsmiljöarbetet 78 Uppföljningens delar 80 Komplettering med hjälp av företagshälsovård 82 Bilagor Bilaga 1. Minneslista vid fördelning av arbetsmiljöuppgifter 86 Bilaga 2. Utredning av tillbud och olycksfall 87 Arbeta systematiskt 87 Fakta 87 Tidslinje: Vad hände innan? 88 Orsaker till händelsen 89 Analys 91 En kort rapport 91 Uppföljning 91 Information till andra 92 Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) 93 7

10

11 Introduktion 9

12 Inledning I den här vägledningen ger vi stöd till att utveckla arbetsmiljöarbetet så att det blir en del av er dagliga verksamhet. Vägledningen bygger på reglerna om systematiskt arbetsmiljöarbete (som ofta kallas SAM) och den beskriver grunden i arbetsmiljöarbetet. Detta behöver alltid anpassas till den egna verksamheten. Använd våra exempel och checklistor när de passar för er verksamhet. Chefen har ett ansvar för att se till att arbetsmiljöarbetet sköts på ett sätt så att intentionen i arbetsmiljölagen uppfylls, vilket innebär att: ingen ska behöva bli sjuk eller komma till skada på grund av sitt arbete uppnå en bra arbetsmiljö på arbetsplatsen. Strävan är att arbetsmiljön ska ge ett positivt utbyte i form av ett rikt arbetsinnehåll, arbetstillfredsställelse, gemenskap och personlig utveckling. Föreskrifterna finns som bilaga. Utgå ifrån den egna verksamheten Varje aktivitet i arbetet, varje förmedlad attityd på arbetsplatsen och alla intryck från arbetsdagen kan påverka vår hälsa. Med hjälp av ett systematiskt arbetsmiljöarbete kan verksamheten organiseras så att många orsaker till ohälsa 10

13 förebyggs och att en god hälsa främjas. För att klara det behöver arbetsmiljöarbetet vara en del av det dagliga arbetet och inte hanteras som en sidovagn. Figur 1: Arbetsmiljöarbetet är en del av verksamheten. Ett arbetsmiljöarbete som sker vid separata möten där endast arbetsmiljö diskuteras och där de som styr verksamheten inte är närvarande det leder inte till ett fungerande arbetsmiljöarbete i lagens mening. Det blir snarare en sidovagn, som är tung för verksamheten att dra med sig och som tar onödigt mycket tid att administrera. Anledningar att bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete Ett systematiskt arbetsmiljöarbete ger möjlighet att upptäcka risker innan något hänt, till skillnad mot att enbart genomföra åtgärder efter en sjukdom, ett tillbud eller en olycka. Med hjälp av systematiken går det att upptäcka mer av det som är viktigt för medarbetarnas hälsa och det blir tydligt 11

14 vilka åtgärder som hjälper. Genom att bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete kan ni på arbetsplatsen upptäcka risker i arbetet och åtgärda dem i tid förebygga olycksfall, sjukdom, stress och andra negativa följder av arbetet skapa goda arbetsförhållanden, vilket kan minska sjukskrivningarna öka trivsel och engagemang i arbetet få färre driftstörningar och uppnå en förbättrad kvalitet skapa större ordning och reda. Dessutom bidrar arbetsmiljöarbetet till en bra ekonomi, ett gott anseende för organisationen och att det blir lättare att behålla och rekrytera personal. Arbetsmiljöarbetet påverkar ekonomin Arbetsmiljön är en av många aspekter på en verksamhet, liksom ekonomi, kvalitet och miljö. Alla dessa faktorer påverkar varandra och formar tillsammans verksamhetens innehåll. Arbetsmiljön i verksamheten har ekonomiska aspekter. Kostnader för kvalitetsbrister beror många gånger på brister i arbetsmiljön. Sjukfrånvaro som beror på brister i arbetsmiljön innebär också kostnader. Dessa kostnader kan man göra en grov uppskattning av. 12

15 Exempel på kostnader vid sjukskrivning Om en arbetstagare till exempel utsätts för kränkande behandlingar arbetar personen inte lika effektivt som tidigare. Även de som utövar kränkningarna använder sin arbetstid sämre. En del av den förlorade tiden måste troligen ersättas med övertid. Om den kränkande behandlingen leder till sjukskrivning behöver kanske en vikarie rekryteras och introduceras. Orsakerna till den kränkande behandlingen utreds antingen av någon i organisationen eller av en utomstående konsult. Utredningen leder till att åtgärder genomförs i organisationen, inte sällan av flera olika slag. Det kan också behövs enskilt samtalsstöd för den utsatte arbetstagaren. Alla dessa moment kan översiktligt beräknas både i tid och i pengar. På motsvarande sätt som i exemplet går det att räkna ut kostnaderna i andra situationer där förhållanden i arbetet orsakat sjukskrivning. Frånvaron får ofta direkta konsekvenser för verksamheten. Det leder i vanliga fall till ökad arbetsbelastning för kollegor, vilket medför större risk för felaktiga beslut, behov av att verksamhet prioriteras bort, risk att avtal och överenskommelser inte går att hålla och kanske även till kvalitetsförsämringar och förlorade kunder. Arbetsmiljön kan även påverka arbetsresultatet och ekonomin positivt, till exempel när arbetstagare trivs med chefer och arbetskamrater har tillräckliga kunskaper för arbetet och kontroll över sin arbetssituation 13

16 förstår hur deras arbetsuppgifter hänger samman med helheten kan lära nytt och utvecklas i arbetet. Bild över det systematiska arbetsmiljöarbetet Det systematiska arbetsmiljöarbetet kan illustreras på flera sätt. En vanligt förekommande bild är ett hjul som anger de centrala delarna undersökning, riskbedömning, åtgärder och kontroll. Hjulet symboliserar att arbetsmiljöarbetet är en kontinuerlig process med återkommande aktiviteter. Figur 2: Centrala aktiviteter i ett systematiskt arbetsmiljöarbete. 14

17 I hjulbilden saknas dock flera delar av det systematiska arbetsmiljöarbetet som är viktiga för att helheten ska fungera, som till exempel rutiner, fördelning av uppgifter och behovet av kunskaper. En mer heltäckande illustration av det systematiska arbetsmiljöarbetet ges i figur 3. Bilden är en processkarta med ett huvudflöde av aktiviteter i mitten (jämför med figur 2), och stöd- och ledningsprocesser som är förutsättningar för att aktiviteterna ska kunna bedrivas och genomföras på bästa sätt. I figurens olika delar finns referenser till paragraferna i föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1). 15

18 Arbetsmiljöpolicy 5 Uppföljning av arbetsmiljöarbetet 11 Undersök arbetsmiljön 8 Undersök arbetsmiljön 8 Utred olyckor, ohälsa och tillbud 9 Gör en riskbedömning 8 Genomför åtgärder 10 Kontrollera genomförda åtgärder Ta fram en 10 handlingsplan 10 Bättre arbetsmiljö Samverkan på alla nivåer 4 Rutiner 5 Fördelning av uppgifter 6 Tillräcklig kunskap och kompetens 6, 7, 12 Figur 3: Processbild över systematiskt arbetsmiljöarbete. 16

19 Huvudflöde Undersök arbetsmiljön Vilka arbetsmiljörisker känner ni redan till i er verksamhet? Använd den kunskapen för att bestämma hur de fysiska, psykologiska och sociala arbetsförhållandena ska undersökas. Exempel på undersökningsmetoder är medarbetarsamtal, enkät om arbetsklimat, skyddsrond och bullermätningar. Utred olyckor, ohälsa och tillbud Utredning görs med syftet att det inte ska hända igen. Genom att rapportera tillbud kan ni få syn på tidigare okända risker och det ger större möjlighet att åtgärda riskerna innan det inträffar olyckor. Olycka oönskad plötslig händelse som lett till fysisk eller psykisk skada på person. Skadan kan vara lindrig eller så allvarlig som en dödsolycka. Tillbud oönskad händelse eller situation som kunnat leda till hälsobesvär, sjukdom eller olycksfall. Ohälsa sjukdom enligt medicinska, objektiva kriterier eller kroppsliga och psykiska funktionsstörningar. Styrkan i upplevelserna, varaktigheten och förmågan att fungera som tidigare avgör om det är ohälsa eller inte. Gör en riskbedömning Med undersökningarna som underlag går det att bedöma var det finns risker. Nästa steg är att bedöma hur allvarlig varje risk är. 17

20 Genomför åtgärder Åtgärder behöver genomföras på olika sätt beroende på vilken risk som har upptäckts. Det kan vara ändringar i organisationen, utbildning, skyddsanordningar och så vidare. I våra olika föreskrifter på finns krav på vad som ska uppfyllas. Ta fram en handlingsplan Åtgärda risker direkt om det är möjligt, och skriv ned vad som gjorts. Om det inte går, gör en handlingsplan som beskriver vilka risker som finns, hur de ska åtgärdas, vem som ska göra det och när det ska vara klart. Kontrollera genomförda åtgärder Kontrollera alla typer av åtgärder som ni har genomfört så att de har fått önskad effekt. Om åtgärderna inte har hjälpt, eller om de har skapat nya risker, behöver ni göra en ny undersökning och börja i vänstra delen av figur 3 igen. Om de planerade åtgärderna inte är genomförda behöver ni fundera på varför, och vilka risker det inneburit. Ni behöver också uppdatera handlingsplanen. Lednings- och stödprocesser Samverkan på alla nivåer Arbetsgivaren ska ge skyddsombud, elevskyddsombud och andra arbetstagare möjlighet att medverka i arbetsmiljöarbetet. Rutiner För alla aktiviteter i arbetsmiljöarbetet ska det finnas rutiner som beskriver vad som ska göras, hur det ska göras, när det ska göras och vem som ska vara med. En rutin kan också hänvisa till en blankett eller checklista. 18

21 Fördelning av uppgifter Uppgifter inom arbetsmiljöarbetet kan fördelas på chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare. Om ni har en delegationsordning för verksamheten kan ni lägga till uppgifter inom arbetsmiljöarbetet där. Det juridiska arbetsmiljöansvaret kan inte delegeras, utan det är alltid högsta ledningen som har ansvaret. De som tilldelas uppgifter i arbetsmiljöarbetet ska också ha kunskaper, befogenheter och resurser i form av pengar och tid. Tillräcklig kunskap och kompetens Alla arbetstagare ska känna till hur de ska arbeta för att minska riskerna i arbetet och bidra till att skapa en god arbetsmiljö. Arbetsgivare, skyddsombud och chefer eller andra arbetstagare med uppgifter inom arbetsmiljöarbetet ska även ha grundläggande kunskaper om den lagstiftning de omfattas av. Om chefer inte har tillräcklig kunskap och kompetens för att sköta arbetsmiljöarbetet på ett systematiskt sätt ska arbetsgivaren ta hjälp av företagshälsovården eller annan sakkunnig kompetens. Arbetsmiljöpolicy Arbetsmiljöpolicyn bör visa arbetsgivarens övergripande målsättning, viljeriktning och medel för det långsiktiga arbetet med verksamhetens arbetsmiljö. De risker som finns i verksamheten är en viktig utgångspunkt när arbetsmiljöpolicyn skrivs. Uppföljning av arbetsmiljöarbetet En gång om året ska arbetsgivaren göra en uppföljning av arbetsmiljöarbetet. Det är en värdering av hur arbetsmiljöarbetet har fungerat, och 19

22 hur det skulle kunna förändras för att på ett ännu bättre sätt bidra till en bättre arbetsmiljö. Regelträd för arbetsgivare Det finns några lagar som är specifikt riktade till arbetsgivare, och som berör förhållandet mellan arbetsgivare och arbetstagare. Arbetsmiljölagen, arbetstidslagen och semesterlagen hör till sådana lagar. Av dessa lagar är det endast arbetsmiljölagen som har tillhörande föreskrifter. Det är riksdagen som beslutar om arbetsmiljölagen, regeringen som beslutar om arbetsmiljöförordningen och vi på Arbetsmiljöverket som beslutar om föreskrifter inom ramen för arbetsmiljölagen. Dessa föreskrifter ingår i Arbetsmiljöverkets författningssamling (AFS). Det finns många olika föreskrifter som beskriver vad arbetsgivaren minst behöver göra för att ordna ett så säkert arbete som möjligt för arbetstagarna. De beskriver alltså innehållet i arbetsmiljöarbetet, till exempel för att hantera buller, kemiska risker och de särskilda förutsättningar som finns för minderåriga. Föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) är övergripande regler om hur arbetsmiljöarbetet ska skötas. I det systematiska arbetsmiljöarbetet är det därför viktigt att alltid titta på de regler i AFS-serien som gäller för den aktuella verksamheten och de aktuella arbetsuppgifterna. Om vi föreställer oss arbetsmiljöreglerna som ett träd så är arbetsmiljölagen rötterna: det grundläggande som ger näring och förutsättningar för resten av trädet. Genom stammen går all näring upp till grenarna. Där finns systematiskt 20

23 arbetsmiljöarbete som ett stöd, en form för hur arbetet ska bedrivas. Grenverket är sedan olika stort och olika komplext för varje arbetsplats, beroende på vilken verksamhet som bedrivs. Varje gren representerar en föreskrift som anger vad som krävs mer i detalj. Figur 4: Regelträd för arbetsgivare. 21

24 I denna vägledning beskriver vi stammen, med några exempel plockade från trädets grenar. Varje arbetsplats behöver själv kartlägga vilka exempel som är relevanta, och vilka ytterligare regler som kan behöva följas i verksamheten. En hjälp att hitta relevant information är temasidor och branschpaket på vår webbplats.

25 Vägledning I de följande avsnitten ger vi en fördjupande vägledning till de olika paragraferna i systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1). Siffrorna i marginalen hänvisar till paragraferna. 23

26 Alla arbetsgivare omfattas av reglerna 1 Reglerna om systematiskt arbetsmiljöarbete gäller för alla arbetsgivare (se rutan nedan). Alla arbetstagare omfattas: anställda, praktikanter, lärlingar, vikarier, provanställda, projektanställda och även chefer och arbetsledande personal. Elever från och med förskole klass, värnpliktiga, andra som tjänstgör inom totalförsvaret samt personer på vårdinstitutioner som utför anvisat arbete likställs med arbetstagare. Definition av arbetsgivare En arbetsgivare är en fysisk eller juridisk person som har en eller flera arbetstagare. Ett litet företag kan drivas som enskild firma och arbetsgivaren är då en fysisk person. Juridiska personer kan vara handelsbolag, aktiebolag, föreningar, stiftelser, kommuner, landsting och församlingar. Staten representeras som arbetsgivare av statliga myndigheter och affärsverk. Bolag som tillsammans bildar en koncern är ingen juridisk person. Därför behöver arbetsmiljöarbetet organiseras i varje bolag för sig, även om bolagen har samma ägare. Den som tar in arbetskraft Den som anlitar inhyrd personal är skyldig att följa våra föreskrifter för det arbete som inhyrningen gäller. Den som har samordningsansvaret på ett gemensamt arbetsställe, till exempel 24

27 ett äldreboende med arbetstagare från olika arbetsgivare, ska inkludera alla arbetstagare i arbetsmiljöarbetet för de delar som kan tillämpas på det gemensamma arbetsstället. Den som erbjuder arbetskraft Den som hyr ut arbetskraft, är underleverantör av tjänster eller har arbetstagare som arbetar hos den som har samordningsansvar på ett gemensamt arbetsställe, har helhetsansvaret för arbetsmiljön för sina arbetstagare. I det ingår arbetstagarnas totala fysiska och psykiska belastning när hon eller han arbetar på olika ställen. 25

28 Verksamheten i fokus 2 Det är verksamheten som är utgångspunkten för arbetsmiljöarbetet. Föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete ställer krav på att arbetsgivaren undersöker, planerar, bedriver och följer upp verksamheten på ett sådant sätt att arbetsmiljön blir så bra som möjligt. Arbetsmiljöarbetet är alltså väldigt nära kopplat till styrningen av verksamheten. Många av lösningarna till att skapa en bra arbetsmiljö ligger just i detta. Med verksamheten som utgångspunkt är det lättare att fokusera på sådant som ger resultat i form av ökad trivsel och säkrare arbete. Arbetsmiljöarbetet behöver alltid anpassas till det konkreta arbetet som utförs i verksamheten. Hela verksamheten omfattas Föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete omfattar hela verksamheten oavsett om den bedrivs på samma ställe hela tiden, är spridd eller rörlig. Det gäller också för distansarbete, till exempel när arbetstagaren arbetar hemifrån. Arbetsmiljöarbetet ska inte begränsas till arbetsmiljön för huvuddelen av arbetstagarna utan omfatta alla förhållanden även om det bara berör en eller några få personer. Arbetsmiljöarbetet behöver bedrivas både under löpande verksamhet och vid förändringar som exempelvis omorganisationer, nybyggnation, flytt, införande av nya arbetsmetoder och när nya maskiner eller kemikalier ska användas. 26

29 Både utvecklande och förebyggande arbete Det finns två tydliga syften uttryckta i arbetsmiljölagen, arbetsmiljöförordningen och föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete: att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet att uppnå en tillfredsställande arbetsmiljö. Strävan är att arbetsmiljön bidrar till ett positivt utbyte i form av ett rikt arbetsinnehåll, arbetstillfredsställelse, gemenskap och personlig utveckling. Det kan uppnås till exempel genom att arbetstagare ges möjlighet till inflytande, handlingsfrihet, variation, samarbete och sociala kontakter. 27

30 Naturlig del i verksamheten 3 Många verksamhetsbeslut påverkar arbetsmiljön. Följderna för arbetsmiljön behöver därför bedömas och beaktas innan besluten fattas. Det görs genom att arbetsmiljöfrågorna hanteras inom ramen för samma organisation som övrig verksamhet. Det gäller framför allt i fråga om särskilda aktiviteter, till exempel större inköp/leveranser och omorganisation årligen återkommande arbete, till exempel budget, planering och uppföljning sammankomster, till exempel styrelsemöten, personalmöten och projektmöten dokument, till exempel policyer och befattningsbeskrivningar. Arbetsmiljöarbetet ska ingå i den dagliga verksamheten så att arbetsmiljön inte glöms bort. Detta leder till att viktiga arbetsmiljöåtgärder genomförs innan någon arbetstagare drabbas av ohälsa. Att samordna arbetsmiljöfrågorna med andra aktiviteter leder sannolikt även till minskad risk för motstridiga beslut i verksamheten. Uttrycket den dagliga verksamheten innebär att om en arbetsmiljöfråga blir aktuell bör den behandlas på samma sätt 28

31 som frågor inom produktion, ekonomi och kvalitet. Den ska inte tas upp vid någon särskild sammankomst eller skjutas upp som om den vore mindre viktig. Helhetsbedömning av arbetsmiljön Ett arbetsmiljöarbete som är integrerat i verksamheten gör att alla arbetsmiljöaspekter (fysiska, psykologiska och sociala) blir tydliga. Det kan gälla aspekter som är organisatoriska, till exempel arbetsbelastning trivselrelaterade, till exempel våld, hot och trakasserier belastningsergonomiska, till exempel tunga lyft tekniska, till exempel säkra maskiner kemiska, till exempel hälsofarliga ämnen fysikaliska, till exempel buller och ventilation. 29

32 Samverkan mellan chefer och arbetstagare 4 Arbetsmiljöarbetet vilar på två ben: chefens ansvar och arbetstagarnas medverkan. Chefen, som har huvudansvaret, måste se till att arbetstagarna, skyddsombuden och i förekommande fall elevskyddsombuden får möjlighet att medverka i arbetsmiljöarbetet. Det är viktigt att den som har fått uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet ser till att denna samverkan fungerar bra. Arbetsmiljöfrågor bör tas upp vid de forum för samverkan som redan finns i verksamheten, exempelvis vid introduktionstillfällen utbildningar möten medarbetarsamtal. Det är viktigt att arbetstagarna och skyddsombuden får verkliga möjligheter att delta i det arbete som ska leda fram till ett beslut om exempelvis rutiner och instruktioner, introduktions- och kompetensutvecklingsprogram. De måste också få möjligheter att vara med i processen med undersökning och riskbedömning, åtgärdsplanering och kontroll av genomförda åtgärder. Det räcker alltså inte att de får information när ett beslut redan är fattat eller när en aktivitet redan har genomförts. 30

33 Arbetstagarna och skyddsombuden måste få lämna synpunkter på olika förslag. Det är ofta värdefullt att ta tillvara den kunskap som finns hos arbetstagare som är vana vid verksamheten, och hos skyddsombud som har en utbildning och ett perspektiv som stärker arbetsmiljöarbetet. Det är dock alltid den ansvariga chefen som fattar det slutliga beslutet. Hos branscher där kollektivavtal finns kan det finnas samverkansavtal som tar upp formerna för samverkan mellan arbetsgivaren och arbetstagarna. Olika roller i arbetsmiljöarbetet Arbetsgivaren har huvudansvaret för arbetsmiljön. För att de personer som leder en organisation ska kunna uppfylla sitt ansvar behöver det praktiska arbetsmiljöarbetet fördelas på chefer, arbetsledare och andra arbetstagare. De som arbetar på personalavdelningen, personal inom den interna eller externt anlitade företagshälsovården och anlitade experter är exempel på resurspersoner som kan vara ett stöd i arbetsmiljöarbetet. Arbetstagarna bör uppmuntras att meddela när det är något som inte fungerar på arbetsplatsen, till exempel avvikelser, risker, tillbud och arbetsskador. De ska medverka i arbetsmiljöarbetet och delta i genomförandet av åtgärder. Arbetstagarna ska följa organisationens rutiner och instruktioner för arbetet, inklusive rutiner och instruktioner i arbetsmiljöarbetet. Arbetstagarna ska också se till att chefer och arbetsledare får den information som behövs för att förbättra arbetsmiljön genom att 31

34 anmäla tillbud och olycksfall till arbetsgivaren lämna synpunkter vid undersökning och riskbedömning lämna synpunkter vi utarbetande av arbetsmiljöpolicy och rutiner lämna synpunkter vid planering av åtgärder och kontroll av genomförda åtgärder. Om det finns minst fem arbetstagare på arbetsstället ska arbetstagarna utse ett skyddsombud bland arbetstagarna. Utses flera skyddsombud i organisationen ska ett av dem vara huvudskyddsombud. Det vanliga är att den fackliga organisationen utser skyddsombud. Ett regionalt skyddsombud kan vara verksamt på arbetsställen som inte har någon skyddskommitté. Det regionala skyddsombudet är inte anställt vid arbetsstället och tillhör alltså inte arbetstagarna där. Skyddsombudet företräder arbetstagarna i arbetsmiljöfrågor och förväntas vara pådrivande och bevakande på arbetsmiljöområdet. Chefer får inte fördela arbetsmiljöuppgifter till skyddsombud. Skyddsombudet har rätt att ta del av de handlingar och få de upplysningar som behövs för uppdraget. Skyddsombudet har också rätt att sköta sitt uppdrag inom arbetstiden. En skyddskommitté består av företrädare för arbetsgivaren och arbetstagarna och är ett samrådsorgan i arbetsmiljöfrågor. Det ska finnas en skyddskommitté på arbetsställen med minst 50 arbetstagare, och det ska alltid ingå ett skyddsombud i kommittén. 32

35 Samverkan i praktiken Chefen tar fram rutiner för samverkan med arbetstagare och skyddsombud. Redan i detta sammanhang bör chefen ge arbetstagarna och skyddsombuden möjlighet att medverka. Det är värdefullt att föra protokoll vid de möten där arbetsmiljön tas upp. Det är viktigt att den som ska medverka i ett möte får reda på detta i god tid för att kunna avsätta tid för mötet och förbereda sig inför detta. Det är också viktigt att arbetsledare och chefer får information om att en arbetstagare ska delta i ett möte så att de får tid att sätta in en ersättare för arbetstagaren eller disponera om arbetet. Tid för medverkan Enligt arbetsmiljölagen har skyddsombuden rätt att sköta sitt uppdrag inom arbetstiden. Det är viktigt att chefer, arbetsledare och arbetskamrater accepterar detta. Av flera olika skäl finns det praktiska begränsningar för skyddsombuden att kunna medverka vid alla de undersökningar och riskbedömningar som görs löpande. Däremot bör skyddsombuden alltid medverka när rutiner tas fram för hur löpande undersökningar och medarbetarsamtal ska organiseras. Kunskaper för effektiv medverkan Skyddsombuden har en uttrycklig rätt i arbetsmiljölagen att ta del av handlingar och få annan information som behövs för 33

36 deras uppdrag. Inför möten ska de i förväg få del av underlag och de andra upplysningar som behövs för att kunna delta aktivt. Skyddsombuden har enligt lag tystnadsplikt om sekretessbelagt material. Även andra arbetstagare har rätt att ta del av handlingar och få de upplysningar som behövs för att de ska kunna medverka i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Enskilda arbetstagare har dock inte någon tystnadsplikt. Arbetstagare och skyddsombud kan ibland behöva särskilda kunskaper om det som ska tas upp vid ett möte. Det kan handla om att undersöka arbetsförhållandena och göra en riskbedömning eller göra en arbetsskadeutredning. Vid sådana tillfällen kan det exempelvis vara värdefullt att känna till statistik över sjukskrivningar, tillbud, olyckor och arbetsskador, forskning och olika undersökningsmetoder. När det gäller planering av åtgärder kan det behövas information om alternativa lösningar. Chefen måste därför ge arbetstagare och skyddsombud de kunskaper som de behöver för att kunna delta på ett meningsfullt sätt i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Chefen ska ge möjlighet till samverkan Utgångspunkten är att chef, skyddsombud och arbetstagare samverkar i allt arbetsmiljöarbete. Det är viktigt att den ansvariga chefen tar till sig arbetstagarnas synpunkter och tar hänsyn till sådant som kan förbättra arbetsmiljön. Samverkan är särskilt viktig när undersökning och riskbedömning genomförs, till exempel vid skyddsronder och personalmöten 34

37 riskbedömning görs inför ändringar i verksamheten, till exempel när arbetsmetoder, arbetstider eller arbetsinnehåll ska ändras åtgärder planeras genomförda åtgärder kontrolleras utredning av ohälsa, olycksfall och allvarliga tillbud genomförs arbetsmiljöpolicy, rutiner och instruktioner tas fram introduktioner och kompetensutveckling planeras företagshälsovård upphandlas. 35

38 Arbetsmiljöpolicy 5 När ni har undersökt arbetsmiljön behöver den ansvariga chefen diskutera med skyddsombud och arbetstagare hur arbetsförhållandena bör vara på lite längre sikt. Det är då naturligt att utgå från resultatet av de undersökningar som gjorts av arbetsplatsens fysiska, psykologiska och sociala arbetsförhållanden. Det långsiktiga arbetet sammanfattas i en arbetsmiljöpolicy. Arbetsmiljöpolicyn bör visa arbetsgivarens övergripande målsättning, viljeinriktning och medel för det långsiktiga arbetet med verksamhetens arbetsmiljö. För att arbetsmiljöpolicyn ska vara till ledning i arbetsmiljöarbetet behöver den vara tydlig, konkret och möjlig att följa upp. Den kan till exempel vara inriktad på konkreta åtgärder för att förebygga olycksfall och för att öka variationen i arbetet. Om det finns minst tio anställda i er verksamhet ska arbetsmiljöpolicyn vara skriftlig. Frågor att besvara vid utformandet av en arbetsmiljöpolicy kan till exempel vara: Hur vill vi att arbetsmiljön ska vara? Vad strävar arbetsgivaren efter? Varför är arbetsmiljöarbete viktigt hos oss? Vad vill vi fokusera på för att skapa en bra arbetsmiljö hos oss? Vilka arbetsmiljöregler är särskilt viktiga för vår verksamhet? 36

39 Arbetsmiljöpolicyn beslutas av den högsta ledningen i organisationen. I till exempel aktiebolag är det styrelsen, i kommuner och landsting är det fullmäktige. Organisationen bör sätta upp konkreta och uppföljningsbara mål i verksamheten så att innehållet i den övergripande arbetsmiljöpolicyn kan förverkligas. I en verksamhet finns vanligen flera olika mål och policyer. Arbetsgivaren kan exempelvis ha olika policyer för verksamhet, arbetsmiljö, miljö, kvalitet, personal, jämställdhet, mångfald, missbruk och droger samt för arbetsanpassning och rehabilitering. Det är nödvändigt att innehållet i verksamhetens olika policyer är förenliga med varandra. Därför är det bra om vissa policyer tas fram samtidigt. Det är också möjligt att lägga ihop flera policyer i samma dokument. 37

40 Tydliga rutiner 5 För alla aktiviteter i arbetsmiljöarbetet ska det finnas rutiner som beskriver vad som ska göras hur det ska göras när det ska göras vem som ansvarar vilka som medverkar. En rutin kan också hänvisa till en blankett eller checklista. Om det finns minst tio arbetstagare i er verksamhet ska rutinerna vara skriftliga. I ett litet företag kan det räcka med att det finns en tydlig framförhållning när det gäller vad som ska göras i arbetsmiljöarbetet. Det är särskilt viktigt med rutiner för hur och när undersökning av arbetsmiljön ska göras. Ofta finns redan verksamhetsrutiner som arbetsmiljöarbetet kan utgå från och inordnas i. När rutiner för olika aktiviteter i verksamheten tas fram bör de också omfatta arbetsmiljöarbetet. På det sättet finns större sannolikhet för att arbetsmiljöarbetet genomförs och att åtgärder för att tillgodose arbetsmiljön inte strider mot andra insatser i verksamheten. Om det till exempel finns en rutin för inköp av kontors- 38

41 material är det enkelt att gå igenom den och se till att det som är relevant för arbetsmiljön för de som hanterar inköpet och för de som använder kontorsmaterialet finns med. På vissa arbetsplatser kan det finnas ett fungerande arbetsmiljöarbete, även om Arbetsmiljöverkets föreskrifter inte används där. Organisationen kanske använder andra begrepp för arbetsmiljöarbetet än de som finns i föreskrifterna. Arbetsgivaren sköter ofta arbetsmiljön som en naturlig del av sin verksamhet och tillämpar gemensamma rutiner för olika aktiviteter. Det förenklar både arbetsmiljöarbetet och övrig verksamhet. Om det redan finns någon form av arbetsmiljöarbete, kan ni med fördel utgå från det och lägga till de rutiner som eventuellt saknas. 39

42 Fördelning av uppgifter 6 Uppgifter i arbetsmiljöarbetet bör vara fördelade på chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare. Det juridiska ansvaret för arbetsmiljön kan inte delegeras, utan det ligger alltid hos arbetsgivaren. Se mer i rutan om skillnaden mellan fördelning och delegering. Det är arbetsgivarens ansvar att de som tilldelas uppgifter i arbetsmiljöarbetet också förstår vad fördelningen innebär, att de får eller har kunskaper för uppgiften samt att de får resurser bland annat i form av tid, utrustning, lokaler och ekonomiska medel. Uppgiftsfördelningen ska vara tydlig, och det ska vara tydligt vilka befogenheter i form av rätt att fatta beslut och att vidta åtgärder som följer med uppgifterna. Uppgiftsfördelningen ska vara skriftlig för arbetsgivare med minst tio arbetstagare. Det bör framgå vem som gjort fördelningen. Det finns inget formellt krav på att den som får uppgifter ska skriva under, utan kravet är att personen har klart för sig vad uppgifterna innebär. Det är praktiskt att ta med uppgiftsfördelningen på arbetsmiljöområdet i beslutsordningar, delegationsordningar, befattningsbeskrivningar eller andra dokument som ger besked om rätten att fatta beslut. Uppgifter kan både fördelas på namngivna personer eller på särskilda funktioner. Det går däremot inte att lägga uppgifter på en hel grupp. I små företag lägger chefen vanligen ut arbetsmiljö- 40

43 uppgifter när behov uppstår, utan en formell fördelning av uppgifter. Vi rekommenderar ändå att på förhand bestämma vem eller vilka som sköter vad. Det är viktigt att planera hur situationen hanteras när en chef eller arbetsledare är sjuk, har semester eller är borta av annan anledning. För att arbetsmiljöarbetet ska fungera bra hela tiden bör det alltid finnas en ersättare för den som har arbetsmiljöuppgifter. Skillnad mellan fördelning och delegering Att fördela arbetsmiljöuppgifter betyder inte att delegera ansvar. Enligt arbetsmiljölagen kan arbetsgivaren inte göra sig av med sitt arbetsmiljöansvar och inte heller bestämma vem som ska straffas om det inträffat en arbetsolycka. Det är alltså bara arbetsuppgifter som kan fördelas, inte själva ansvaret. Vem som ska straffas om en olycka inträffar får avgöras i efterhand av domstol. Om en olycka leder till åtal och domstolsbehandling, kan det ha stor betydelse för domstolens bedömning om den åtalade haft tillräckliga kunskaper och tillräckliga befogenheter och resurser för sina uppgifter. Det är alltså missvisande att använda begreppet delegering när man menar uppgiftsfördelning. De personer som får uppgifter i arbetsmiljöarbetet får däremot en intern skyldighet gentemot arbetsgivaren att utföra uppgifterna på ett sådant sätt som var meningen. De personer som får uppgifter i arbetsmiljöarbetet ska få tillgång till den information och få lämna synpunkter på de uppgifter som finns nämnda i föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) i bilaga 1. 41

44 Uppgifterna ska fördelas uppifrån och ned Uppgifterna i arbetsmiljöarbetet fördelas från högsta instans och ned till arbetstagarna. Fördelningen ser olika ut i olika typer av organisationer, vilket vi beskriver här. Skyddsombuden representerar arbetstagarna och kan därför i den egenskapen inte få uppgifter enligt 6. Aktiebolag I ett aktiebolag med en renodlad linjeorganisation får den verkställande direktören normalt arbetsmiljöuppgifter från styrelsen. Den verkställande direktören fördelar dem vidare och andra chefer kan i sin tur fortsätta fördelningen, om de fått i uppgift att göra det. Enskild firma I företag som drivs som enskild firma, bestämmer ägaren vem som ska göra vad i arbetsmiljöarbetet. Kommun och landsting I kommun och landsting beslutar fullmäktige bland annat om nämndernas organisation och verksamhetsformer enligt kommunallagen. Fullmäktige ska också utfärda reglementen med närmare föreskrifter om nämndernas verksamhet och arbetsformer. Sedan fullmäktige lagt fast nämndorganisationen är det nämndernas uppgift att organisera arbetet inom sina olika verksamheter. Det innebär 42

45 exempelvis fördela ut arbetsmiljöuppgifter till förvaltningschefen eller andra tjänstemän i organisationen. Statliga myndigheter I statliga myndigheter och affärsverk har generaldirektören fått personalansvar direkt genom myndigheternas och affärsverkens instruktioner. Det är alltså generaldirektören som påbörjar fördelningen av uppgifter i arbetsmiljöarbetet. Projektorganisationer I en linjeorganisation är det alltså ganska givet hur arbetsmiljöarbetet ska läggas upp. Men det kan vara mer komplext att fördela arbetsmiljöuppgifter i en verksamhet som är strukturerad både i linjer och i projekt. I en projektorganis a tion tillsätts under kortare eller längre tid särskilda grupper med medarbetare från olika enheter och med olika kompetenser. Gruppen får en avgränsad uppgift som ska redovisas till linjechefen före en viss tidpunkt. Det är viktigt att på förhand bestämma vem som ska svara för gruppmedlemmarnas arbetsmiljö, projektledaren eller linjechefen. Riktmärket bör vara att arbetsmiljöuppgifter fördelas enligt övrig beslutsordning och inordnas i denna. En del av det dagliga arbetet Uppgiftsfördelning innebär att en eller flera personer får till uppgift att sköta arbetsmiljöfrågor som hänger samman med deras övriga arbete. Då blir det en del av det dagliga arbetet. 43

46 Personerna behöver inte alltid utföra uppgifterna på egen hand. De kan antingen se till att någon utför uppgiften och bedöma resultatet eller utföra uppgiften själv. Vad uppgiften innebär avgörs av formuleringen i det konkreta fallet. Se minneslista vid uppgiftsfördelning i bilaga 1. Resurspersoner Personer som arbetar med arbetsmiljö- och personalfrågor är resurspersoner för chefer och arbetsledare ute i organisationen. De ska inte sköta arbetsmiljöarbetet, utan ska istället fungera som stöd. Det kan de göra genom att till exempel sköta statistik över sjukfrånvaro, förse chefer och arbetsledare med blanketter och annat underlag för arbetsmiljöarbetet samt sammanställa dokumentation om arbetsmiljöförhållandena. Företagshälsovården eller någon annan extern resurs kan hjälpa till med flera delar av arbetsmiljöarbetet. Läs mer under rubriken Komplettering med hjälp av företagshälsovård. Arbetstagare Alla arbetstagare har skyldighet att följa instruktioner från arbetsgivaren och att använda den skyddsutrustning som arbetsgivaren tillhandahåller. Arbetstagare har också en skyldighet att uppträda på ett bra sätt mot varandra och mot chefer. 44

47 Brukare inom vård och omsorg Det går inte att fördela arbetsmiljöuppgifter till dem som är föremål för arbetsgivarens tjänster, exempelvis personer som får vård och omsorg. De är inte anställda av arbetsgivaren och tillhör inte arbetsgivarens verksamhet. Arbetsgivaren måste då ha någon chef eller arbetsledare med relevanta arbetsmiljöuppgifter tillgänglig, till exempel via en jourtelefon. Ibland är dock brukaren själv arbetsgivare och ansvarar då själv för arbetstagarnas arbetsmiljö. Beskrivning av uppgifterna i arbetsmiljöarbetet Uppgiftsfördelningen görs uppifrån och nedåt i organisationen. Det är olämpligt att hoppa över något led i kedjan eftersom detta kan skapa oklarhet om vem personalen ska vända sig till i arbetsmiljöfrågor. Uppgifterna bör anges så detaljerat och konkret som behövs för att innehållet i uppgiftsfördelningen ska vara tydligt. Självklart måste uppgiftsfördelningen alltid anpassas till förhållandena i den aktuella verksamheten. När uppgifter utförs går det bra att ta hjälp av resurspersoner (se avsnittet om olika roller i arbetsmiljöarbetet). Följande behöver chefer och arbetsledare genomföra själva, dock i samverkan med berörda arbetstagare: ta fram mål för arbetsmiljöarbetet ha enskilda samtal med personalen genomföra personalmöten 45

48 genomföra skyddsronder göra rehabiliteringsutredningar ta fram rutiner och instruktioner för arbetsmiljöarbetet. Det ska också ligga i chefers och arbetsledares uppgifter att kommunicera löpande med de anställda för att fånga upp tecken på påfrestningar eller ohälsa, ge stöd och återkoppling och hjälpa till med att prioritera arbetsuppgifter. Uppgiftsfördelning utanför fasta arbetsställen Byggnads- och anläggningsarbete är exempel på verksamheter som bedrivs på olika arbetsställen. I denna typ av verksamhet bör arbetsgivaren se till att det alltid finns någon chef eller arbetsledare med relevanta arbetsmiljöuppgifter tillgänglig på varje ställe, antingen genom att befinna sig på plats eller genom att vara lätt att komma i kontakt med. Detta gäller också företag med rörlig verksamhet, exempelvis vid transportarbete, servicearbete och omsorgsarbete i enskilda hem. Det gäller också vid arbete som bedrivs på olika tider, till exempel natt- och skiftarbete. Om ett utländskt företag driver verksamhet i Sverige, tillfälligt eller under längre tid, måste företaget följa den svenska arbetsmiljölagstiftningen. De som arbetar i Sverige måste då ha lätt att komma i kontakt med någon chef eller arbetsledare som är insatt i de svenska reglerna för arbetsmiljö. 46

49 Uppföljning av fördelning av arbetsmiljöuppgifter Den högsta ledningen måste bevaka att uppgiftsfördelningen fungerar bra och annars vidta någon form av åtgärder, till exempel göra ändringar i fördelningen. Varje person som har fördelat arbetsmiljöuppgifter måste se till att den som fått uppgifterna sköter dem på ett bra sätt. Den som inte skött sina uppgifter kan ha överträtt sina interna skyldigheter. Det blir då arbetsgivarens sak att bestämma om eventuella sanktioner. Om chefer eller arbetsledare bedömer att de inte kan utföra sina uppgifter på ett bra sätt, är de skyldiga att anmäla detta till överordnad chef. Det behöver göras på ett tydligt sätt, och bör därför göras skriftligt om fördelningen av uppgifter har gjorts skriftligt. Den överordnade chefen är i sin tur skyldig att se till att de underställda har de förutsättningar som krävs för att utföra uppgifterna. Det kan exempelvis krävas ökade kunskaper, ytterligare befogenheter eller ändrade resurser. Chefer och arbetsledare ska också själva ha en bra arbetsmiljö. 47

50 Alla i verksamheten ska ha kunskap 6 Chefer och arbetsledare har en avgörande betydelse för arbetsmiljön. Det är därför viktigt att de har god insikt i hur människor reagerar i olika situationer och i de hälsomässiga effekterna av till exempel hög arbetsbelastning, övertid, kränkande särbehandling, våld och hot och missbruk. Detta för att lättare kunna ge arbetstagarna det stöd de behöver. Chefer och arbetsledare bör ha kunskaper om sambandet mellan riskerna i arbetsmiljön och vad dessa kan leda till i form av ohälsa och olycksfall. Arbetsgivare och chefer eller andra arbetstagare med uppgifter inom arbetsmiljöarbetet ska ha grundläggande kunskaper om den lagstiftning de omfattas av. Se även figur 4, på sidan 21. Arbetsgivaren ska se till att de arbetstagare som får uppgifter inom arbetsmiljöarbetet också har tillräckliga kunskaper om följande områden: fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som innebär risk för ohälsa och olycksfall åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall arbetsförhållanden som främjar en bra arbetsmiljö. 7 Det finns även krav på att alla arbetstagare, inklusive chefer och arbetsledare, ska ha kunskaper inom arbetsmiljöområ- 48

51 det. Det kan ordnas genom utbildning och genom att delta i arbetsmiljöarbetet. Följande punkter är exempel på kunskaper och kompetens som behövs: kunskap om de risker som finns med de egna arbetsuppgifterna kunskap om de risker som finns i verksamheten kännedom om hur man kan arbeta för att minska risken för att drabbas av olyckor eller annan ohälsa kunskaper om vilken personlig skyddsutrustning och vilka tekniska hjälpmedel som kan behövas i arbetet kännedom om hur man kan arbeta för att främja en god arbetsmiljö kännedom om de egna rutinerna och instruktionerna. På arbetsplatser där det behövs personlig skyddsutrustning och tekniska hjälpmedel behöver arbetstagarna ta eget ansvar för att använda relevanta utrustningar och hjälpmedel. Arbetsgivaren ska lägga tillräckligt med tid på att motivera sådan användning. Vid arbete på platser som den egna arbetsgivaren inte kan bestämma över är det extra viktigt att arbetstagaren själv har grundliga kunskaper om riskerna i arbetet och vilka arbetssätt som främjar arbetsmiljön. Exempelvis vid arbetsplatser där flera arbetsgivare bedriver verksamhet eller vid distansarbete. 49

52 Introduktion Introduktionen ska ges så tidigt som möjligt och vara mer ingående för personer som inte har haft arbete tidigare. De egna arbetsuppgifterna ska ingå, liksom sambandet med andras arbetsuppgifter och inblick i hur verksamheten fungerar i stort. Risker, vanliga åtgärder och metoder för att främja en bra arbetsmiljö ska också ingå. Introduktionen ska även beskriva det systematiska arbetsmiljöarbetet, till exempel vem arbetstagaren ska vända sig till när det gäller arbetsmiljön. Det kan krävas anpassning för att introduktionen ska fungera för arbetstagare med olika ålder, erfarenhet, vana vid det aktuella arbetet, vana vid arbetslivet, språkkunskaper, kulturell tillhörighet och eventuell permanent eller tillfällig funktionsnedsättning. Även inför nya arbetsuppgifter, ändrade arbetsuppgifter, ändrade arbetsmetoder, ändrad arbetsutrustning eller vid ändringar i verksamhet och organisation kan arbetstagaren behöva specifik introduktion. Om arbetstagaren inte upplever sig ha tillräckliga eller aktuella kunskaper så ska arbetstagaren anmäla det till arbetsgivaren. Figur 5: Checklista för introduktion. 50

53 Introducera till arbetet och till viktiga faktorer i arbetsmiljön samtidigt. Jämfört med att ha en parallell checklista för introduktion av arbetsmiljöfaktorer blir det mer effektivt att ta med arbetsmiljö i den introduktion som redan görs. Information i god tid Vid planerade ändringar av verksamhetens omfattning, inriktning och organisation ska arbetstagarna få information i god tid och de ska få möjlighet att delta i förändringsarbetet. Syftet är att fysiska och psykiska belastningar i arbetet ska kunna förebyggas så långt det är möjligt. Detta är särskilt viktigt vid nedskärning eller nedläggning av verksamheten. Skriftliga instruktioner De skriftliga instruktioner som finns i arbetet bör också inkludera arbetsmiljöaspekter. Till exempel om det i instruktioner för att förebygga trycksår ingår att vårdtagaren ska vändas regelbundet så samordnas de med instruktioner om hjälpmedel och arbetsrörelser som är skonsamma för personalen och vårdtagaren. Skriftliga instruktioner ska finnas för arbeten som innebär allvarliga risker. Det innebär att det behövs skriftliga instruktioner för till exempel svårhanterade stituationer med patienter eller vid hantering av farliga redskap som motorsåg. Det kan också behövas skriftliga instruktioner för reparation och underhåll. Det är viktigt att det finns skriftliga instruktioner för vad som ska göras vid tillbud, olycksfall och haverier. I flera av våra föreskrifter står det mer om 7 51

54 skriftliga instruktioner för de arbeten som är aktuella i olika branscher. Instruktionerna ska finnas tillgängliga på arbetsplatsen och vara lätta att förstå för alla arbetstagare på arbetsplatsen. De ska hållas aktuella och innehålla uppgifter om när de är uppdaterade. Arbetsgivaren ska följa upp att arbetstagarna förstår instruktionerna så som det är tänkt. Ofta behöver skriftliga instruktioner kompletteras med muntliga instruktioner. Skriftliga instruktioner kan kombineras med foton, symboler, illustrationer, filmer osv för att fungera för arbetstagare med olika ålder, erfarenhet, vana vid uppgiften, vana vid arbetslivet, språkkunskaper, kulturell tillhörighet och eventuell permanent eller tillfällig funktionsnedsättning som till exempel koncentrationssvårigheter eller dyslexi. 52

55 Undersökning av arbetsmiljön Ett sätt att påbörja undersökningen av arbetsmiljön är att utgå från det ni vet om verksamheten. Finns det något i verksamheten som kan orsaka oönskade konsekvenser för arbetstagarna? Er egen kunskap om verksamheten är ett bra underlag för att välja sätt att undersöka. Det finns många olika sätt att undersöka de risker som finns i arbetsmiljön. Anpassa sättet till er egen verksamhet. Det behövs undersökningar av arbetsförhållandena regelbundet, eftersom verksamheten och förutsättningarna för verksamheten förändras för de allra flesta organisationer. Det måste därför finnas rutiner som ger besked om när, hur och av vem undersökningar görs. Rutinerna tas fram av den ansvariga chefen i samråd med arbetstagare och skyddsombud. Ta reda på riskerna redan på planeringsstadiet, till exempel innan en omorganisation, innan en ny verksamhet startas eller då ett byggnads- och anläggningsarbete planeras. 8 53

56 Exempel på vanliga risker Hög korttidsfrånvaro, vantrivsel och konflikter kan vara varningssignaler på risker i arbetet. Chefer och arbetsledare bör också vara uppmärksamma på effekterna av till exempel övertid och hög arbetsbelastning. Några exempel på vanliga risker: Tidspress För stor / för liten arbetsmängd Oklara förväntningar på arbetsinsatsen Instruktioner som går att missförstå Reparations- och underhållsarbete Buller Luftföroreningar Repetitivt arbete Tunga lyft, olämpliga arbetsställningar Våldsbenägna personer Farliga ämnen (till exempel kemikalier) Arbete på hög höjd Arbete med maskiner Trasiga verktyg Nattarbete 54

57 Tips inför undersökning av arbetsmiljön Var uppmärksamma när arbete utförs. Tänk igenom hur arbetet utförs, och om det kan innebära risker för ohälsa och olycksfall, så att riskerna kan åtgärdas. Det kan exempelvis gälla att bedöma om de anställda har alltför mycket att göra eller känner press till följd av osäkerhet om vad arbetsuppgifterna kräver av dem. I förlängningen kan sådant leda till ohälsa. Lyft arbetsmiljön vid uppföljningar som redan görs. Arbetsmiljöundersökningar kan ofta samordnas med uppföljningar av verksamheten. Om ni till exempel ska följa upp om en arbetsmetod är lönsam är det ofta ett bra tillfälle att ta reda på om metoden innebär några arbetsmiljörisker. Ta reda på om arbetsmetoder kan förbättras. Arbetet kanske leder till skadliga kroppsliga belastningar, störande buller eller risk för sjukdom på grund av alltför högt arbetstempo. Skapa fungerande system för rapportering. Ledning och skyddsombud behöver kännedom om olyckor, tillbud och ohälsa, som ett underlag i arbetsmiljöarbete. 55