Projektrapport Flippen 2016 Skiftinge Vårdcentral Signeras: Ort och datum Projektbeställare SID 1(12)
Versionshantering Version 1 Datum Kommentar 2 Ändringar markerade (j/n) 1 Versionerna numreras enligt följande: Versionsnummer 0.1-0.9 är utkast eller remiss, dvs. de är inte godkända. Version 1.0 och kommande är godkända versioner. Kommande numrering är 1.1 osv. 2 Här skrivs kommentarer som är till nytta för att följa förändringar och versioner. Det kan t.ex. avse att en version är uppdaterad av projektbeställaren och vilka förändringar som skett. SID 2(12)
Innehållsförteckning 1 Projektförutsättningar... 4 2 Sammanfattande slutsatser... 4 3 Grundläggande information... 5 3.1 Bakgrund... 5 3.2 Syfte... 6 3.3 Effektmål... 6 3.4 Delmål/ aktiviteter... 6 3.5 Projektets arbetssätt... 7 3.6 Projektorganisation... 7 4 Resultat... 8 4.1 Aktiviteter... 10 4.2 Utfall budget och resurser... 11 5 Fortsatta leveranser... 12 6 Övrigt... Fel! Bokmärket är inte definierat. SID 3(12)
1 Projektförutsättningar Landstinget Sörmland arbetar mot det gemensamma målet att nå Sveriges friskaste län 2025, personcentrerad vård är ett av utvecklingsområdena inom satsningen. Den nya patientlagen förändrar kraven på delaktighet och rätten till bra kommunikation. Detta innebär förändrade arbetsätt för verksamheter och patienternas förväntan på vården. Som en del landstingets arbete för personcentrerad vård erbjöds vårdcentralen Skiftinge delta i det nationella innovationsprojektet Flippen. December 2015 fick vårdcentralen Skiftinge medel från Regionala kunskapsstyrningsgruppen för Uppsala-Örebro sjukvårdsregionen för att ge vårdcentralen en möjlighet att öka innovationstakten i projektet. Denna slutrapport är ett led i att rapportera gjorda aktiviteter till regionförbundet och ett stöd i vårdcentralens framtida arbete. 2 Sammanfattande slutsatser Innovationsprojektet Flippen har engagerat och involverat både patienter och personal i en rad förbättringsåtgärder på vårdcentralen Skiftinge. Vårdcentralen har inte bara genomfört förändringar utan också fått följande effekthemtagning: inga väntetider för patienter med psykisk ohälsa väntelistan till läkare har ersatts av en strukturerad väntelista för kroniskt sjuka där vårdcentralen numera är i fas som ett resultat av strukturerad väntelista har de egenproducerade samtalen minskat och därmed lett till en ökad telefontillgänglighet tvärprofessionella team som gemensamt arbetar utifrån patientens behov Det har varit utmanade och tidskrävande att få både patienter och personal involverade i förbättringsarbetet för att gemensamt hitta nya lösningar och arbetsätt. Vi är inte på något sätt färdiga ännu men börjar i större utsträckning förstå vilket behov som medborgarna har av framtidens vårdcentral. Medverkan i projektet har gjort det möjligt att identifiera fortsatta utvecklingsområden och framförallt organisera vårdcentralen så att den skapar möjlighet att kunna erbjuda personcentrerade vårdtjänster. En av vårdcentralen och landstingets fortsatta utmaning för att bygga framtidens sjukvård handlar om att få fart på digitaliseringen, detta gäller både för patienter och personal. I den dagliga driften av en verksamhet finns det frustration i att sitta fast i gamla digitala system och inte kunna erbjuda tjänster som verkligen vore möjligt om landstinget var mer i fas med införandet av digitala tjänster och system. Centralt i projektet har varit att använda tjänstedesign som metod för att identifiera verkliga behov och faktiskt våga vara i behovsanalysen något längre än normalt. Detta för att verksamheten ska kunna göra det möjligt att bygga lösningar som har effekt för de som ska använda tjänsten. Arbetssättet har gett energi in i verksamheten genom att med små medel finna lösningar som gör skillnad. SID 4(12)
3 Grundläggande information 3.1 Bakgrund Flippen i primärvården är en nationell satsning för att stödja utvecklingen av innovativa arbetssätt utifrån befolkningens behov. Målet är bästa möjliga hälsa och trygghet. Sveriges kommuner och landsting har fått i uppdrag genom överenskommelsen från socialdepartementets satsning för att främja nya patientcentrerade arbetsätt i primärvården. Projektet heter Flippen i primärvård och inspirationen kommer från begreppet Flipping healthcare. Grundidén är att i högre grad än tidigare vända på perspektivet inom hälso- /sjukvården. Den centrala frågeställningen är hur vi kan låta patienternas unika förutsättningar styra utformningen av våra insatser för hälsa och trygghet i befolkningen. En vårdcentral i varje region, totalt sju stycken, har valts ut för att verka som pionjärer i utvecklingen av framtidens primärvård. Vårdcentralen Skiftinge är en av dessa vårdcentreraler. Under hösten 2016 breddades införande och fler vårdcentraler arbetar nu i projektet. Det nationella projektet ska samla information om patientens och befolkningens behov, utmana nuvarande tankesätt för hur arbetet med hälsa och trygghet sker. Nya arbetsätt ska testas som på djupet tar tillvara på befintlig kompetens hos patienter, vårdpersonal och andra aktörer i samhället. Personcentrerad vård landstinget Sörmland Landstinget Sörmlands verksamheter arbetar mot det gemensamma målet att bli Sveriges friskaste län 2025. I detta arbete har nio utvecklings/programområden identifierats. Ett av dem är Personcentrerad vård. Att arbeta personcentrerat är att följa Hälso- och sjukvårdslagen och den nya patientlagen där det tydligt framgår att vården ska bedrivas så att den uppfyller kraven på en god vård, vara av god kvalitet och tillgodose patientens behov av trygghet i vård och behandling, vara lätt tillgänglig samt bygga på respekt för patientens självbestämmande och integritet. Personcentrerad vård är vård där patienten blir sedd och respekterad som en jämlik partner och där vården utgår från personens förutsättningar, resurser och hinder. Det är också vård som möjliggör personens delaktighet i utformningen av vården. Personcentrerad vård har visat sig ge tryggare patienter, minskad vårdkostnad, bättre behandlingsresultat och minskad vårdtid i slutenvård. Landstingsstyrelsen beslutade 11 mars 2015 att framtagen arbetsmetodik för personcentrerad vård ska införas i landstinget Sörmland (LS-LED15-0002-8). Den framtagna strategin för personcentrerad vård beskriver att införandet av personcentrerad vård kräver ett omfattande förankrings- och utvecklingsarbete både på organisations-, enhets- och medarbetarnivå. SID 5(12)
Skiftinge vårdcentral Skiftinge en av Sörmlands 18 Lanstingsdrivna Vårdcentraler. Upptagningsområdet är 13 000 listade patienter i utkanten av Eskilstuna. Närområdet är socioekonomiskt belastat och har en del landsbygd. På vårdcentralen arbetar det ca 45 personer i tvärprofessionella team. Vårdcentralen har många års erfarenhet av att arbeta med förbättringsarbete och har bland annat deltagit i projekt samverkan för ett hälsosamt åldrande, utvecklat diabetes och hjärtsviktsteam och nu under projekttiden etablerat ett psykosocialt team. Vårdcentralen är HBTQ certifierad. 3.2 Syfte Genom personcentrerad vård hitta nya samverkansformer med vår befolkning. Syftet är att skapa trygg befolkning, smidig resa genom vården och rätt utnyttjande av resurser. Nya arbetssätt kommer att testas i projektet som på djupet tar tillvara på befintlig kompetens hos patienter, vårdpersonal och andra aktörer i samhället. 3.3 Effektmål Att nya arbetsmetoder har tagits fram för att möta framtidens vårdbehov. Att all personal som varit delaktiga i projektet känner att deras förutsättningar att använda patienter och deras närstående som en kontinuerlig resurs i vården ökat. Att deltagande patienter i projektet känner sig sedda och hörda och har kunnat ges möjlighet till att bidra till utvecklingen för personcentrerad vård. Att förbättringsmetodik, lösningar och verktyg som arbetas fram i projektet kan stå modell för övriga landstinget och resten av Sverige 3.4 Delmål/ aktiviteter Att utveckla en personcentrerad process för patienter med psykisk ohälsa där delaktigheten har stärkts för både patienter och personal. Stärka rehabiliteringen för patienter med återkommande besvär Att hitta nya mötesformer och utveckla befintliga mötesplattformar för patienter. Djupare förståelse för befolkningens behov genom att använda tjänstedesign som metod Att analysera och förstå vårdcentralens patientunderlag Förbättra kommunikation mellan icke svensktalande och vårdcentralen. Analysera och minska samtalen i TeleQ och få kontroll över våra egenproducerade samtal Se över samverkan mellan andra samhällsaktörer för att tillsammans skapa bästa möjliga hälsa. Att samtliga yrkesprofessioner skall kunna boka direkttid till läkare, psykolog, bettendevetare och sjukgymnast/fysioterapeut. IT- stöd och e-hälsa naturligt integrerat Möta befolkningen på offentliga platser (travbana, ica maxi/ apoteket hjärtat, mötesplatser i området). SID 6(12)
Prova innovativa arbetssätt för att möta befolkningens behov Utveckla nya arbetssätt för att möta kronisk sjukdom på vårdcentralen 3.5 Projektets arbetssätt Med SKLs innovationsmodell som utgångspunkt har nya samverkansformer och nya arbetsätt testats tillsammans med patienter och personal. I ett första skede har en behovsanalys gjort med focus på patienternas behov och för att på djupet förstå vad som behövs innan nya lösningar testas. Det väsentliga för projektet har varit att införa personcentrerad vård med hjälp av tjänstedesign som metod. Vårdcentralen har fått metodstöd från utvecklingsenheten. Tjänstedesign är ett iterativt angreppsätt för att lösa utmaningar och problem utifrån ett system perspektiv. Fokus är att förstå användarens (patientens) behov och hur den upplever att använda en tjänst före, under och efter användning och de olika interaktioner som uppstår. Utifrån denna kunskap byggs sedan lösningar som låter användare och tjänsteorganisation att samskapa värde för både användare och tjänsteorganisationen. Se fig 1. Figur 1 SKL s innovationsmodell 3.6 Projektorganisation SID 7(12)
Övergripande organisation Uppdragsgivarombud Ulla Mitt-Holm Verksamhetschef vårdcentralen Skf Uppdragstagare Aina Nilsson Divisionschef primärvård Metodstödjare Hanna Lundstedt Utvecklingsenheten Projektgrupp Skiftinge Tvärprofessionellt team bestående av Mari Hilli Kvalitetssamordnare Elin Larsson Roos Leg. Sjukgymnast Ola Hildonen Leg. Psykolog Intressenter/ referensgrupper Ledningsgrupp Division primärvård Styrgrupp för personcentrerad vård Designkompetens från Kroniskt Engagerad Patientråd 4 Resultat Personcentrerad vård i landstinget Sörmland handlar om att göra en omställning från en systemorienterad och produktionsanpassad organisation till en mer personcentrerad och medskapande vård. Under hösten 2015 genomfördes behovsanalyser på vårdcentralen och olika förbättringsområden identifierades. Flera uppstartsmöten initierades och en plan för projektet skissades upp (se bilaga 1 tidsplan). Tidsplanen har fyllts på och reviderats över tid och de flesta aktiviteter/åtgärder har följts enligt plan. Deltagandet i Flippen har gett vårdcentralen möjligheter att ytterligare stärka (snabba på) innovationstakten i primärvården. Verksamheten har gjort strukturella förändringar som utgår från patientens behov. Det första steget var att införa det psykosociala teamet för personer med psykisk ohälsa. Antalet patienter i väntelista har reducerats till 0 från tidigare 3 månaders väntetid och ca 40 personer som väntade på tid. Efter ett år i drift kvarstår förbättringen. Personalen i psykosociala teamet har utbildas i utmattningssyndrom för att handlägga tidig upptäckt och etablera samarbete med försäkringskassan. Ett annat identifierat förbättringsområde handlade om behovet av kommunikation med vårdcentralens befolkning. Som en del i att lösa detta har en undersköterska anställts som talar SID 8(12)
fem språk, under hösten 2016 kommer undersköterskan påbörja utbildning till tolk. Att ha en placerad person på vårdcentralen med tolkkompetens underlättar kommunikation och stöd till vår befolknings behov.. Vårdcentralen har mött befolkningen på andra plattformar än själva mottagningen tex ICA och kommunens mötesplatser. Resultatet är att vårdcentralen når de som inte söker vård aktivt och ger också en större möjlighet att arbeta med hälsofrämjande på ett närmare sätt än normalt. Både patienter och personal upplever att själva mötet får ett annat fokus då mötet inte sker inom vårdens väggar. Vårdcentralen Skiftinge har under projekttiden deltagit i projektet Kroniskt Engagerad 2.0. Det är ett projekt som drivs för att förbättra vården i primärvården med personcentrerad vård för kroniskt sjukdom. Här har vårdcentralen arbetat fram ett förbättrat flöde för patienter med diabetes och tvärprofessionella sambedömningar samt öppnat upp för telefontillgänglighet för diabetespatienter. Psykisk ohälsa kopplat till kronisk sjukdom är numera ett identifierat utvecklingsområde som vårdcentralen kommer att fortsätta att arbeta med. Detta projekt har också inneburit möjligheten att lyfta in kompetensen tjänstedesign i vårdcentralen. Inom IT och e-tjänster har vårdcentralen precis infört Visiba som är ett kommunikationsstöd för videosamtal. Vårdcentralen är nu utrustad för att kunna ta emot patienter digitalt men ännu har bara ett fåtal besök genomförts digitalt. Detta är ett fortsatt utvecklingsområde. Det har också varit svårigheter rent generellt att arbeta med IT-utvecklingen då förväntningarna på vad som är möjligt att genomföra ofta krockar med verkligheten. Vårdcentralen har under projekttiden etablerat nya former för att involvera patienterna i vårdens utvecklingsarbete. Bland annat har vaccinationsmingel genomförs, tjänstedesignaktivitet med behovsanalys för psykiskohälsa samt flertalet patientråd som kommer att bli ett etablerat arbetsätt på vårdcentralen. Att få prata med patienter på ett annat sätt än normalt upplevs som positivt och givande både bland patienter och personal. Ett stort problem vid uppstarten av projektet var att hantera den stora väntelistan till läkare. Denna väntelista var uppblandad med patienter med kroniska sjukdomar och patienter som i brist på möjlighet att erbjuda läkartid blev uppsatta på väntelistan eftersom det inte fanns något annat alternativ. Genom ett strukturerat arbete med väntelistan och en gemensam samsyn i arbetsgruppen om väntelistans syfte har nu väntelistan strukturerats och består nu endast av patienter med kroniska sjukdomar. Detta har resulterat i att arbetsmilön i telefon är bättre eftersom det numer finns läkartider att erbjuda patienterna och därmed lett till en ökad telefontillgänglighet Väntelistan hänger väl samman med utvecklingsområde för telefonrådgivningen. Patienterna efterlyser tillgänglighet och koninuitet och däremellan personalens frustration att kunna erbjuda läkartider och vara tillgängliga i telefon. Här har vårdcentralen arbetat med gemensamma mål och syfte kring telefontjänsten samt se över personalfördelningen. Nu ses en trend i minskade antal samtal samt något förbättrad tillgänglighet. SID 9(12)
För det preventiva arbetet har ett nytt koncept för att sluta röka arbetats fram. Ca ett 20 tal patienter har genomgått en slutaröka utbildning och fått professionell handläggning. Detta är en forskningsstudie som pågår med avslut i december 2017. Sist men inte minst har den nationella arenan för projektet bidragit till enkelt erfarenhets utbyte med andra liknande verksamheter i Sverige. 4.1 Aktiviteter Projektet har hållit sig inom ramen för tidplanen förutom möjligheten att starta upp vissa delar vad det gäller IT-strukturer. Aktiviteter 2015 Behovsanalys Patientmedverkan Uppstart patientråd Möte med samhällsaktörer (mötesplatsen, folkhälsostrateger i kommun) IT-enheten engageras Behovsanalys patientråd psykisk ohälsa Aktiviteter 2016 Uppstart psykosociala teamet, januari Införa former för patientdelaktighet Alternativa mötesformer Införa nya vårdformer (gruppbehandling) Förnyade former av rehabilitering för återkommande patientgrupper Anställt undersköterska med arabiska som modersmål Påbörjad tolkutbildning Delta i projektet Kroniskt Engagerad 2.0, område diabetes Pilotprojekt Visiba, kommunikationsstöd Kontinuerlig spridning av resultat Strukturerad väntelista Struktur för telefonrådgivningen och förbättrad tillgänglighet kroniskt sjuka och stärka den psykisk ohälsa Tvärprofessionell sambedömning Rökstopp, nytt koncept Slutrapportering Ej genomförda planerade aktiviteter SID 10(12)
Incheckning via dator till besök, webbokning (rehab.) Införa nya digitala verktyg i form av appar Datoristerad livsstilsenkät och möjlighet att fylla i den i väntrum för patienter Överföring av enkät/formulär till journal 4.2 Utfall budget och resurser Skiftinge vårdcentral fick under 2016 stöd från Regionala kunskapsstyrningsgruppen för Uppsala-Örebro sjukvårdsregion med 500 000. Dessa medel har framförallt gått till personella resurser så att personal har fått möjliget till att arbeta med verksamhetsutveckling samt gå aktuella utbildningar vilket normalt är svårt med dagens grundbemanning. Utbildningsinsatser har varit en avgörande faktor för att få all personal engagerade i innovationsarbetet och utveckling av personcentrerad vård. De extra medlen från regionförbundet har gett förutsättningar för att driva på utvecklingsarbetet i snabbare takt än vad som annars är möjligt. I den tänkta budgeten 2016 hade medel lagts på att ta in designkompetens som stöd för innovationsarbetet men detta har inte behövs eftersom tjänstedesign kompetens har funnits i projektet Kroniskt Engagerad. Budget 2015 augusti - december Personella resurser, Projektledare 50 % 130 000 Behovsanalys 50 000 Design kompetens (inhyrd) 30 000 Resor, seminarier, Studiebesök 20 000 Totalt 2015 230 000 Budget 2016 Personella resurser, Projektledare 50 %, 500 000 Övrig personal på VC, designkompetens Utbildningar, seminarier, studiebesök, 100 000 Kommunikation, material, trycksaker 50 000 SID 11(12)
Totalt 2016 * 650 000 * Intäkt regionförbundet dec 2015 500 000 5 Fortsatta leveranser Projektresultatet lämnas över till Aina Nilsson, divisions chef primärvården. Ulla Mitt Holm verksamhetschef på vårdcentralen ansvarar för att driva de fortsatta planerade aktiviteterna inom Flippen. Identifierade utvecklingsområden Utveckling för diabetesteamet, förenkla kontaktmöjligheterna för patienterna Utveckla e-tjänsteutbudet Stärka hjärtsvikts teamet Utveckla etablerade former för patientmedverkan i förbättringsarbete Kompetensutveckla personalen i att ge stöd för psykisk hälsa vid kroniskt sjukdom Patientsäker väntelista SID 12(12)