TRANAs KOMMUN KULTUR- OCH FRITIDSNÄMNDEN SAMMANTRÄDES PROTOKOLL 2012-03-26 Sida 1(15) Plats och tid Beslutat Studiebesök på Kulturskolan 13.30-14.10, Sammanträde på Stadshuset, Tranan 3, kl. 14.15-16.30 Frida Gårdmo, (FP) Ordförande Bengt E Carlsson I (S) Vordförande Matiida Forsärla, (MP) Ledamot Claes Lindell, (S) Ledamot, 45-56 Helen Uddenberg, (M) Ersättare Nenad Lukic, (S) Ersättare Evelina Olsson, (S) ersättare Övriga närvarande Eva Gullberg Barbara Engbom Pär Jonsson Claes Sjökvist Hans Ahlsen Förvaltningschef Sekreterare Stadsbibliotekschef Kultur- och ungdomssekreterare, 45-56 Anläggningschef Patrik Svan ängen Kulturskolans rektor 44 Justerare Justeringens plats och tid Matiida Forsärla (MP) Kultur- och fritidskontoret 2012-04-02 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 44-56 Ordförande Justerare ~J~. ;Uc.h!J~ fi,;${t. Kultur & Fritid tfn 0140-681 00
I Utdraosbestvrkande m TRANAs KOMMUN 2012-03-26 Sida 2 (15) KULTUR- OCH FRITIDSNÄMNDEN ANSLAG/BEVIS Organ Datu m då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Underskrift Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Kultur- och fritidsnämnden 2012-03-26 2012-04-03 2012-04-25 Kultur- och fritidskontoret P4Li1~
2012-03-26 Sida 3(15) 44 Dnr 51/12 Studiebesök på kulturskolan Kultur- och fritidsnämnden gör ett studiebesök på kulturskolan. Rektor Patrik Svanängen visar runt i kulturskolans olika lokaler. Han redogör för vilka kurser som kulturskolan kan erbjuda: instrumental-, ensemble-, dans- och teaterundervisning m m. Han redogör även för framtidsvisioner, marknadsföring och åtgärder för att väcka intresse bland unga i Tranås. Se bilaga.
I.11I~tpr;lrp~ ~inn I Utdraasbestvrkande Sam man trädesdatum 2012-03-26 Sida 4 (15) Avd A: KS- och KF-ärenden 45 Dnr 105/10 Aktivitetsstöd för äldre, kufn 100/11, kufnau 32/12 Kultur- och fritidsnämnden beslutade 2011-08-29 100 att utbetala aktivitetsstöd enligt förvaltningens föreslagna kriterier, att godkänna att hälsocoachprojektet kan söka "aktivitetsstöd för äldre" under försöksperioden samt att en förutsättning för ett permanent "aktivitetsstöd för äldre" är att Kultur- och fritidsnämnden får utökad ram, vilket föranleder ett äskande om utökad driftbudgetram från 2013 hos kommunfullmäktige. Nämnden har tidigare beslutat att finansiering under året 2012 sker med del av överskott från 2011. Se bilaga. FÖRUTSÄTTNINGAR Total budget för "aktivitetsstöd för äldre", som kommunfullmäktige beslutade 2011-06-13 128 att införa på prov, uppgår till 100 tkr att finansieras inom befintlig budget. 50 tkr inom kultur- och fritidsnämnden och 50 tkr inom socialnämnden. Se bilaga. MOTIVERING AV FÖRSLAG TILL BESLUT Ansökningar till "aktivitetsstöd för äldre" har inkommit (15/2) från diverse föreningar. Se bilaga. Föreningarna får 4,20 kr per deltagare i respektive föreningsaktivitet för perioden 117-31/12. En av motionären Mats Antonssons avsikt var att uppmuntra att nya aktiviteter startas för att aktivera en åldrande befolkning. Det kan konstateras att inga nya aktiviteter startats men hälsocoachprojeket kan ändå ha nytta av det faktum att man kan göra en sammanställning över vilka aktiviteter för äldre som faktiskt finns att välja mellan iföreningslivet. Om avsikten är att uppmuntra att nya aktiviteter startas bör ett annat stöd kunna ges i samarbete med hälsocoachprojektet. KONSEKVENSER Förvaltningen har sammanställt utfall och konsekvenser. Se bilaga. Nämndens tilläggsäskande inför 2013 beviljades ej av kommunfullmäktige. I Kultur- och fritidsnämndens driftbudget 2013 finns ej utrymme att finansiera en eventuell fortsättning för "aktivitetsstöd för äldre". Alternativet är i så fall att minska ungdomsstödet 7-20 år. Om stödet inte förlängs måste föreningarna få information före sommaren. Innan föreningarna påbörjar att föra närvarokort, ett administrativt merarbete. FÖRSLAG TILL BESLUT att föreslå socialnämnden och kommunfullmäktige att "aktivitetsstöd för äldre" upphör budgetåret 2013 i den nuvarande formen. Kultur- och fritidsnämndens AU beslutar föreslå Kultur- och fritidsnämnden att anta förvaltningens förslag. Kultur- och fritidsnämnden beslutar enligt AU:s förslag. Expedieras till socialnämnden och kommunfullmäktige
mju~trnbl'f~~~~n~e~ 2012-03-26 Sida 5 (15) Avd B: Kultur- och fritidsnämndsärenden 46 Dnr 44/12 Dokumenthanteringsplan Kultur & Fritid, kufn 33/12 Kultur- och fritidsnämnden har ansvar för de allmänna handlingar som skapas inom dess verksamheter. För att den dokumentation som sparas från nämndens verksamheter skall bli möjlig att använda och ge en bra bild över verksamheterna behöver handlingar som inte har långsiktigt värde gallras ut. Gallring betyder att handling förstörs, kastas bort. Kultur- och fritidsnämnden skall fatta beslut om vilka handlingar som får gallras. Som hjälpmedel för hur handlingar skall hanteras finns dokumenthanteringsplaner upprättade för samtliga verksamheter. I samarbete med berörda tjänstemän och kommunarkivarien har översyn skett av dessa. Aktuella lagar och anvisningar har följts i arbetet: Arkiviagen, Arkivförordningen och Råd om bevarande och gallring utgivna av samarbetsgruppen mellan Riksarkivet och Sveriges kommuner och landsting samt rutiner inom verksamheterna. Innehåll i en dokumenthanteringsplan En dokumenthanteringsplan innehåller information om vilka dokument/handlingar som är aktuella i verksamheten, sorteringsordning, förvaringssätt, när leverans till kommunarkivet skall ske och om handlingen skall bevaras eller gallras ut m.m. Dokumenthanteringsplanerna behöver kontinuerligt uppdateras för att de ska vara aktuella. Minst en gång per mandatperiod bör översyn ske, vilket är målsättningen framöver. BESLUTSUNDERLAG Förslag på uppdaterade dokumenthanteringsplaner bifogas för 1. Allmänna ärenden 2. Biblioteksverksamhet 3. Fritidsverksamhet 4. Kulturverksamhet 5. Ungdomsverksamhet För att dokumenthanteringsplanerna för kultur- och fritidsnämndens verksamheter skall gälla skall de fastställas av kultur- och fritidsnämnden. Se bilagor. FÖRSLAG TILL BESLUT att fastställa uppdaterade dokumenthanteringsplaner för kultur- och fritidsnämndens verksamheter Kultur och fritidsnämndens AU beslutar föreslå Kultur och fritidsnämnden att anta förvaltningens förslag. Kultur och fritidsnämnden beslutar enligt AU:s förslag. Expedieras till kommunens arkiv
2012-03-26 Sida 6 (15) 47 Dnr 45/12 Granskningsbart i kvalitetskontrollplan. kuf" 34/12 Kultur- och fritidsförvaltningen har fått i uppdrag att upprätta lista på vilka saker som i framtiden kan granskas i nämndens Kvalitetskontrollplan. Förvaltningen föreslår att man skulle kunna undersöka och rapportera om: Riskanalyser 8årbarhetsanalyser LotteritiIlstånd Medarbetarsamtal Uppdatering av hemsida AU föreslår att "uppföljning av att dokumenthanteringsplanen följs" bör läggas till listan. Kultur- och fritidsnämndens AU beslutar föreslå Kultur- och fritidsnämnden att i samband med fastställande av Kvalitetskontrollplan inför 2013 diskutera eventuellt byte av områden. Nämnden diskuterar ytterligare förslag. Frida Gårdmo (FP) föreslår att jämlikhetsarbete läggs till. Matiida Forsärla (MP) föreslår mångfaldhetsarbete. Claes Lindell (8) föreslår ti Ilgänglighetsarbete. Kultur- och fritidsnämnden beslutar enligt AU:s förslag med ovanstående tillägg.
2012-03-26 Sida 7 (15) 48 Dnr 46/12 Handlingsplan för ökad tillgänglighet, kufnau 48/12 Kultur- och fritidsförvaltningen har för avsikt att ta fram en handlingsplan för ökande av tillgänglighet, ur alla dess aspekter, gällande för hela ansvarsområdet; Kultur /ungdomsavdelningen, Biblioteksavdelningen, Anläggnings-/friluftsavdelningen samt gällande samarbete och utveckling av och med föreningslivet. Förvaltningens ledningsgrupp önskar initiera en diskussion om tillgänglighetsfrågor i vid mening för att möjliggöra dels en kartläggning över hur förvaltningen handhar tillgänglighet idag, vad vi behöver förbättra samt hur en prioriteringsordning/handlingsplan bör utformas. Under AU-sammanträdet diskuteras olika områden som bör behandlas i handlingsplanen. Kultur- och fritidsnämndens AU beslutar föreslå Kultur- och fritidsnämnden att fortsätta diskussionen vid nästa nämndsammanträde. Nämnden diskuterar att ökad tillgänglighet innebär att många olika områden måste kartläggas för att sedan kunna upprätta en handlingsplan. Förvaltningschef Eva Gullberg förutspår att det kommer ta tid att göra en noggrann kartläggning med handlingsplan men att förvaltningen kommer att lämna underhandsinformation till nämnden om hur arbetet fortskrider. Det föreslås att en särskild arbetsgrupp arbetar med handlingsplanen för ökad tillgänglighet samt att inbjuda tillfälliga "experter" att delta i arbetet för att kunna föreslå rätt åtgärder. Kultur- och fritidsnämnden beslutar att uppdra till kultur- och fritidsförvaltningen att ta fram en handlingsplan för ökande av tillgänglighet inom kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområden.
I Iltrlr"nohAdvrbnrlA 2012-03-26 Sida 8 (15) 49 Dnr 47/12 Diskussionspunkt - fritidsanläggningar. kufnau 36/12 Förvaltningen föreslår att el1 plan angående vilka fritidsanläggningar som Tranås skall ha i framtiden bör upprättas. Diskussion om vad skall det allmänna skall/bör finansiera föreslås utmynna i en plan att arbeta efter. I tidningen Fritid & Park nr 1, 2012 skriver Torsten Wikenståhl ett debattinlägg angående fritidsanläggningar och "invånarnas möjlighet att får en meningsfull fritid avseende motion, rörelse och sällskapsspef'. Han skriver vidare "Människor som har svårt att hitta något meningsfullt att göra på sin fria tid brukar komplettera den bristen med sådant som betraktas som mindre bra för individen men som inte heller är bra för samhället. Önskar vi sunda och friska medborgare och en harmonisk kommun att bo i får inte de som tagit på sig uppgiften att planera vårt samhälle slarva bort förutsättningarna för det framtida goda samhället. " Wikenståhl visar en ideskiss på hur en kommunal plan för fritidsanläggningar kan se ut. Se bilaga. AU diskuterar vilka kriterier som skall vara avgörande när framtida anläggningar projekteras, elit- kontra folkhälsoperspektivet. Kultur- och fritidsnämndens AU beslutar föreslå Kultur- och fritidsnämnden att fortsätta diskussionen vid nästa nämndsammanträde. Nämnden diskuterar hur framtida fritidsanläggningar skall kunna finansieras och driftas. Att kommunen kan tillhandahålla attraktiva anläggningar bedöms som mycket viktig för kommunens överlevnad. Ordförande Frida Gårdmo (FP) föreslår att nämnden bland annat diskuterar kring om nyföretagande kan kombineras med framtida fritidsanläggningar. Det som anses mest angeläget är tillbyggnad av rehab-bassäng och idrottshall med fullmått där friidrotten även har träningsmöjligheter. Tranåsbostäder har tagit i sin investeringsbudget för framtiden om- och tillbyggnad på 80 milj kr under två år (2015-2016). Kultur- och fritidsnämnden beslutar att uppdra till förvaltningen att ta fram ett lägre kostnadsförslag för om- tillbyggnad av idrottshall med möjlighet för friidrotten att träna samt kostnad för tillbyggnad av rehabbassäng. att uppdra till förvaltningen att föreslå områden/anläggningar där nyföretagande kan kombineras med framtida fritidsanläggningar.
I I Jtrtr:lMhp~tvrkMrtp 2012-03-26 Sida 9(15) 50 Dnr91/10 Inta angående Ove Fundin skulptur 2012, kutn 67/10, kutnau 37/12 BESKRIVNING AV PROJEKT Kultur- och fritidsförvaltningen har fått i uppdrag att hylla den Tranåsbördige speedwayföraren Ove Fundin, även kallad "the Flying Fox", med en konstnärlig gestaltning i staden. Kultur- och fritidsnämnden har för detta ändamål avsatt 500.000 SEK, exkl moms. Förvaltningen beskriver hur jurygrupp utsetts samt beslutsprocessen i detalj. Se bilaga. BESLUTSPROCESSEN Jurygruppen har gemensamt arbetat fram en kravspecifikation för den konstnärliga gestaltningen, underlaget låg senare till grund för den utlysta anonyma offentliga anbudsinbjudan. Gruppen tog bland annat hänsyn till konstnärligt uttryck, val av konstnär, material och storlek, placering, ekonomi, tidsram etc i sitt val. Gruppen bjöd därefter in konstnären Richard Brixel med det vinnande bidraget för att i samråd med konstnären själv diskutera detaljer rörande skulpturen såsom lämplig placering, val av skylt etc och samtidigt offentliggöra den nya konstnärliga gestaltningen för allmänheten. Modellen av skulpturen finns i dagsläget att beskåda på Stadsbiblioteket. SKULPTUREN OCH TIDSPLAN Skulpturen kommer att tillverkas i brons av den internationellt kände konstnären Richard Brixel som tidigare gjort bland annat minnesmärket över Formel 1-föraren Ronnie Peterson i Örebro (2003) och det fyra meter höga verket Dream utanför OS arenan i Peking (2008). Arbetet med att förverkliga modellen av Ove Fundin-skulpturen påbörjades i januari 2012 och beräknas vara färdigt under juni månad 2012. Därefter kommer den färdiga skulpturen skeppas till Tranås för invigning i augusti 2012. Skulpturen kommer att gjutas i Kina med cire perdu-teknik och förstärkas inuti med stålrör. Materialet brons kommer att ge skulpturen en mjuk och vacker patina med en gyllenbrun grundton vilket särskilt kommer lysa igenom på de högre partierna. Montering kommer med största sannolikhet ske på en sockel av röd Tranåsgranit centralt i Tranås på Klockareplans västra sida. Skulpturens ungefärliga längd kommer vara 2650 mm, bredd 990mm och höjd 1450mm. Läs gärna mer om konstnären och skulpturen på www.brixel.com. Kultur och fritidsnämndens AU beslutar föreslå Kultur och fritidsnämnden att med godkännande lägga informationen till handlingarna. Kultur och fritidsnämnden beslutar enligt AU:s förslag.
I Justerares sia n I Utdraasbestvrkande 2012-03-26 Sida 10 (15) 51 Dnr 40/12 Registrering av förening Föreningen Bifrostorden Logen 11 Löfstad har ansökt om registrering hos Kultur- och fritidsnämnden. Se bilaga. Kultur och fritidsnämndens AU beslutar föreslå Kultur och fritidsnämnden att godkänna registrering av Bifrostorden Logen 11 Löfstad. Kultur och fritidsnämnden beslutar enligt AU:s förslag. Expedieras till föreningen Bifroslorden Logen 11 Löfslad
I Justerares sian I Utdraasbestvrkande 2012-03-26 Sida 11(15) 52 Dnr 52/12 Ekonomisk rapport 2012-01-01-2012-02-29 En ekonomisk rapport när endast två månader passerat 2012 har upprättats. Se bilaga. En periodiserad budgetuppföljning för perioden 2012-01-01-2012-02-29 med prognos för hela året har sammanställts. Att notera att prognosen för utfall hela året är räknat utan det överskott från 2011 som förvaltningen räknar med att få disponera. Därav redovisningen av det stora underskottet. Se bilaga. Kultur- och fritidsnämnden beslutar att med godkännande lägga rapporterna till handlingarna.
I.lo I~tpr"rp~ ~ion I I Jtrl",n~hP~tvrk"nrlp 2012-03-26 Sida 12 (15) 53 Dnr 53/12 Ej avslutade ärenden Vid dagens sammanträde sker en genomgång av de ärenden som ej avslutats under rubricerad period. Se bilaga. Kultur- och fritidsnämnden beslutar att stryka: 2009, 127, Uppdatera arkivbeskrivning, arkivförteckning och dokumenthanteringsplan. 2010, 67, Skulptur 2011 (Ove Fundin) 2011, 15, Utreda annan utsmyckning vid infarterna rv 32 samt alt placeringar för flytt av "Trandanserna" i framtiden 2011, 122, Presentation av Tore Kågen 2011, 154, Utreda avgifter på Epic
I II tc:t,:::lr~ro<:: <::inn I Iltrlr~n<h<><tvr1c~nrlp 2012-03-26 Sida 13 (15) 54 Dnr 54/12 Rapporter från Kontaktpolitiker Kontaktpolitiker för bibliotek, Bengt E Carlsson (S) rapporterar från besök på Tranås stadsbibliotek. Kontaktpolitiker för anläggningar, Mats Holmstedt (M) har vidarebefordrat ett mail från en medborgare som beklagade att hon inte kunde simma på grund av att simhallen stängde tidigare den 23 mars. Anläggningschef Hans Ahlsen kan rapportera att Simhallen bland annat har informerat om ändringen på Tranås kommuns hemsida under öppettiderna och genom anslag i simhallen. Personalen har nu kontaktat henne för klarläggande. Kontaktpolitiker för ungdom, Evelina Olsson (S) föreslår att det skulle kunna finnas volleyboliar eller fotbollar att låna, alla ungdomar har inte egna bollar. Kultur och fritidsnämnden beslutar att med godkännande lägga rapporterna till handlingarna.
Iltdp,r::::m)<::: c:.inn I Iltrlr"n~hpdvr1c"nrlp 2012-03-26 Sida 14 (15) 55 Dnr 55/12 Rapporter KULTUR Rapport från Inspirationsafton bild- och formskapande, konst och kultur 2012 har sammanställts. Se bilaga. Kultur- och ungdomssekreterare Claes Sjökvist rapporterar om att arbetet med förgyllning av Fantasifågeln måste ske på plats samt att trädet intill nu tagits ner. Claes rapporterar vidare om att planering av Valborgsmässo- och Nationaldagsfirandet pågår för fullt. FRITID Actic gym erbjuder seniordagar i simhallen med sommarerbjudanden. Se bilaga. Anläggningschef Hans Ahlsen rapporterar om att investeringsprojektet utegym pågår. Klartecken på föreslagen placering mellan beachvolleyplan och simhallen väntas. Förslag på lämplig gymutrustning finns med kostnadsberäkning. Vidare rapporterar Hans om att utformning av ny lekplats vid Hätte badplats nu är klart, ett investeringsprojekt som förväntas stå klart inför sommaren 2012. Sommens badplats skall även rustas upp, detta arbete är även inlett och beräknas vara klart till sommaren. Förvaltningschef Eva Gullberg rapporterar om att deltagare i en badmintontävling har fått besvara en enkät om hur man upplever det nya golvet i Tennis-/Badmintonhallen. Golvet fick övervägande positiva omdömen. UNGDOM Kultur- och ungdomssekreterare Claes Sjökvist rapporterar om arbetet med betongpark. En direktupphandling avseende planskiss har inletts. Med hjälp av denna planritning kommer bygglovshandlingar att inlämnas. Claes redogör även för de markprover som utförts på området i Ekmarkspark, som visar att det inte är några problem att bygga en skatepark här. Administrativ chef Barbara Engbom rapporterar om det pågående arbetet att sammanställa ett sommarkulprogram. Broschyren skall tryckas för att lämnas ut till skolbarnen efter påsklovet. Glädjande är att nya aktiviteter såsom innebandy och badminton har tillkommit förutom många populära aktiviteter som erbjudits tidigare. BIBLIOTEK Stadsbibliotekschef Pär Jonsson rapporterar om den förestående Framtidsveckan med tre föresläsningar på biblioteket. Pär rapporterar vidare om att en Strindbergsvecka planeras i höst. Kultur och fritidsnämnden beslutar att med godkännande lägga rapporterna till handlingarna.
2012-03-26 Sida 15 (15) 56 Anmälningsärenden Anmäldes och lades till handlingarna: a) Kultur- och fritidsnämndens AU-protokoll 2012-03-05 b) Kultur- och fritidsnämndens protokoll 2012-02-27. c) Kommunfullmäktige. Ombyggnation av stadshuset 2012-02-06 20. Dnr 169-11-10.