Datum 2016-06-20 1(7) Kallelse styrelsemöte Sävar IK fotboll torsdagen den 23/6 2016 Tid: 08.00-09.15 Plats: Klubbstugan Närvarande Höglund, Marie Sandström, -Anders Enquist. Övriga kallade Anmält förhinder Richard Lundmark, Roger Sandqvist Antecknas av Justeras av Agenda Nr / Tid Ärende Ansvarig Innehåll / Syfte / bilaga 1. (5 min) Inledning och agenda 2. Öppna aktiviteter H Syfte: Genomgång och uppdatering av aktivitetslista Status, beslut. Vi har många aktiviteter igång och vi behöver avsätta tid för att säkerställa dessa. Underlag: Aktuell lista längst bak 3. Ekonomisk redovisning Marie Syfte: Ge styrelsen en redovisning av ekonomiskt resultat, och möjligheter till synpunkter/frågor Genomgång av budgetläge vid varje styrelsemöte med syfte att ha överblick av ekonomin. Marie informerar om läget. Budgeten är i balans (något plus), men kostnader för flertalet aktiviteter saknas så som planhyror. Redovisning av beslut om Multiarena och konsekvenser för fotbollssektionens ekonomi. 4. Förfrågan från herrlagets spelarråd Roger 1. Spelartruppen har en stark önskan om att ha hela matchställ, dvs. inte bara matchtröja utan också shorts + strumpor. Jag vet att även ni har en sådan önskan. Men det var det första de lyfta. Oproffsigt och att det kändes som ungdomsfotboll uttryckte de. Styrelsen jobbar utifrån fastslagen budget (som saknas här), men ska försöka tillgodose önskemålet utifrån återstående frivaror och vad Adidas kan ge för pris på shorts (eller strumpor). Kan priset hållas inom ramen för återstående fribeloppet så JA. 2. Bättre träningstider. Frågan till ffa. är: Har andra lag börjat på gräs så att det går att få en tidigare tid på
Sävar IK 2(6) halvplan någon dag? I annat fall får vi vänta på nästa tidsättning. 5. Investering i omklädningsrum Målarfärg Roger Inkommen offert på färg Dam och Herr får köpa in färgen enligt offert och måla om. 6. 7. Information om barack Ny barack är uppställd. Vi behöver fatta beslut om: Information om det löpande arbetet kring Höstyran/ Tjejsistan PA Var ska nyckel vara? Ska el dras in? Ska vatten dras in? Ska luckor sättas för fönster? Vad ska flyttas hit? Huvudnyckel i nyckelgömma på baracken (Roger). Reservnyckel till baracken förvaras i nyckelgömman i lilla konferensrummet i Klubbstugan. Ej tillsammans med reservkiosknyckeln som får hänga på krok ovanför eller i egen nyckelgömma. El: JA, kontakta Mattias Vängbo och Danne för hur. (?) Vatten: JA, kontakta Mattias Vängbo och Danne för hur. Timer för vattenåtkomst styrd från insidan låter klokt. Spika igen fönstret för att undvika skadegörelse. Markus (sommarjobbare), Roger kontaktar kyrkan om detta. Syfte: fatta beslut kring organisation och ansvar kring höstcuperna 8. Information kring frivaror avtal Syfte: ge en överblick över ekonomin kring fördelningsnyckel hos Intersport och konsekvenser för fotbollssektionen. Fotbollen har tagit ut 41000kr i frivaror. 44 800kr är det fotbollen kan plocka ut enligt rådande fördelningsnyckel. 70 000kr har vi att fördela mellan sektionerna. Nuvarande fördelningsnyckel är baserad på aktiv idrott : Fotboll 64% Gymnastik 13%
Sävar IK 3(6) Handboll 22% 20 000kr kommer innebandyn att erhålla 2016 9. Maja Bergkvist slutar som mentor Maja Bergkvist slutar som mentor pga nytt arbete i Skellefteå. Karl Söderberg (vår nuvarande målvakts mentor) är tillfrågad om uppdraget under höst och nästa år. 10. Information om ny arbetsyta inom Google Drive informerade Inge och styrelsen om detta. Inge hade redan viss erfarenhet av Google Drive och var positiv. 11. Information om ny rutin gällande förskottsbetalning 12. Övrig fråga Marie Föreningsstyrelsen har beslutat om att inga förskottsutbetalningar kan göras. Man lägger ut och skickar in kvitto till kansliet som betalar ut. Beslut om rutin: - Kvittot för utlägget tejpas fast på ett papper - Skriv vad utlägget avser - Namn och kontotnummer (även clearinnr) - Summan på totalbeloppet på utlägget - Vilket lag avser utlägget - Lämna papperet i plastfacket för Ungdom i lilla konferensrummet i Klubstugan - Utlägget attesteras och konteras sedan av kassören och utbetalas av kansliet. Förslag från medlem hur ansvar fasta uppgifter blir gjorda: 1.Styrelsen får in ett förslag om "matchdag". 2.Styrelsen beslutar att det är en bra ide och något Sävar IK ska försöka ordna. 3.Styrelsen ger ledningsgruppen i uppdrag att skapa en matchdags arbetsgrupp. 4.Ledningsgruppen skickar en intresse anmälan till alla ledare (föräldrar?). 5.Ledningsgruppen skapar en arbetsgrupp bestående av X antal ledare och en gruppansvarig ur ledningsgruppen. 6.Arbetsgruppen tar fram ett eller flera förslag på hur en matchdag skulle kunna fungera. 7.Ledningsgruppen presenterar för styrelsen ett färdigt förslag på "Sävar IK Matchdag". 8.Styrelsen beslutar att anta eller neka ledningsgruppens förslag. Ledningsgruppen bör väll bestå av 4-6 personer med en gruppansvarig. Skulle detta kunna vara ett sätt för fotbollssektionen att arbeta?
Sävar IK 4(6) Jag skulle gärna kunna tänka mig att delta eller ansvara för ledningsgruppen. Detta är för att lyfta bort uppgifter från styrelsen så dom kan fokusera på ekonomi och annat. Antecknas av : Justeras av: -Anders Enquist Marie Sandström Öppna aktiviteter Id Innebörd Ansvar Datum (klart) Status 1:1 Klocka och läktare till Skogsvallen+5- mannamål Roger Maj 2015 Påbörjad Besked att klocka kommer i början av maj 1:2 Projekt kring inomhusträning, Hans, Jörgen, Roger Påbörjad 1:5 Ungt ledarskap Feb-15 Påbörjad 1:10 Utvecklings arbete av övergång junior senior verksamhet Styrelse/Idrottlyftet/Roger Feb -15 Påbörjad 1:26 prata med ICA om sponsring + Mats April -14 Påbörjad 2:28 Öka medlemsinflytande och Styrelsen Jan -16 Ej påbörjad öppna upp för flexibla former av engagemang 2:29 Implementera Fotbollsförbundets Spelarutbildningsplan 2.0 Styrelsen/tränargruppen Jan -16 Påbörjad
Sävar IK 5(6) 2:30 Röda tråden som går genom hela Styrelsen/tränargruppen Jan - 16 Påbörjad föreningen från knattelag till senior nivå. Organisera övergång mellan ungdom och seniornivå 2:31 Öka antalet tränare som använder Styrelsen/tränargruppen Mars -15 Påbörjad S2S applikationen 2:32 Utveckla styrfunktion i den nya Styrelsen Mars -15 Ej påbörjad styrelsen i Sävar IK fotboll som består av ledamöter från ungdom, herr. Detta sker genom utbildning i föreningslära och stöd från process ledare från SISU/VFF. 2:33 Utveckling av intern och extern Styrelsen Mars -15 Påbörjad kommunikationsstrategi 2:34 Sävar IK:s medverkan i Sävarcamp Staffan Norin och H Sept- 16 Påbörjad 2015 3:36 Tidfördelningsförslag P05 Mars -16 Avslutad 3:41 Utarbeta förslag Stödfond PA April 16 Påbörjad 3:43 Uppdatera domarlista. Ta bort de Roger Sandqvist Mars 15 påbörjad som inte dömer 4:47 Fotografering herr och damlag april påbörjad 4:49 Aktivera ansvarig för respektive Feb 15 Påbörjad ansvarsområde 4:50 Valborg Herr och dam April 16 Påbörjad 4:51 Hemsidan April 15 Påbörjad 4:52 Arbeta fram nya rutiner och ansvarsfördelning för tjejsistan/höstyran Styrelsen April 15 Påbörjad 5:1 Utveckla Matchvärdskapet Styrelsen Oktober Påbörjad 16 5:2 Rekrytering av projektgrupp cuper Påbörjad 5:3 Skapa två omklädningsrum med syfte att skapa en hemmakänsla och ett medskapande. Både herr- och damlaget är medskapande. Marie och Roger Juni Påbörjad 5:4 Skapa uppdragshandlingar till våra PA Juni Påbörjad arvoderade ledare 5:5 Utse någon i herrlaget som arbetar Roger kollar intresse Juni Påbörjad med herrlagets hemsida. Ge utbildning. kollar utbildning 5:6 Valborg? Marie kollar med Dam mars Påbörjad 5:7 Rutiner kring kiosk Marie april Påbörjad 5:8 Köpa in nybörjar kit Avslutat 5:9 Rutin kring tröjor PA Maj Påbörjad 6:1 Aktuella utbildningar (domare, Maj Påbörjad empowering Coaching 6:2 Sökningar Idrottslyftet / Roger Maj Påbörjad
Sävar IK 6(6) 6:3 Arbete kring läktare/ uteplats / Roger Juni Påbörjad 6:4 Beställning av overaller Juni Påbörjad 6:5 Beställning av tränartröjor Juni Påbörjad