Vad är nästa steg för din ekonomiorganisation? En studie om ekonomiorganisationens effektivitet i 500 svenska företag och organisationer

Vad är nästa steg för din ekonomiorganisation? En studie om ekonomiorganisationens effektivitet i 500 svenska företag och organisationer

Oavsett skillnader i systemstöd, transaktionsvolymer eller branscher var det framförallt en sak som utmärkte de effektiva ekonomiorganisationerna de hade alla ett uttalat mål om att bli bättre.

Innehållsförteckning Sammanfattning 4 En föränderlig värld ställer nya krav 5 Studiens metod och omfattning 6 Så effektiva är ekonomiorganisationerna 7 Så blir din ekonomiorganisation effektivare 12 Avslutning 15 Vad är nästa steg för din ekonomiorganisation? 3

Sammanfattning För tredje året i rad har Ernst & Young utfört en studie om effektiviteten på svenska ekonomiorganisationer. Fler än 500 företag och organisationer med 50 till 1 000 anställda har besvarat frågor om hur mycket tid och kostnader de lägger ner på olika processer. Studien visar att Sveriges ekonomiorganisationer totalt sett blivit mer effektiva, men att gapet ökat mellan de mest och minst effektiva organisationerna. Enligt studien kan de undersökta företagen sammanlagt spara 356 miljoner kronor årligen på att effektivisera sina processer. Det skulle innebära en årlig besparing på 3,9 miljarder kronor för samtliga företag i Sverige med 50 till 1 000 anställda. I studien undersöks leverantörsfakturaprocessen, kundfakturaprocessen, löneprocessen, hantering av manuella verifikationer samt ekonomiorganisationen i sin helhet. Nytt för årets studie är att vi studerat rapporteringsprocessen mer ingående, och att vi frågat företagen vad de helst skulle vilja ägna mer tid åt. Undersökningen visar följande årliga besparingspotentialer för de undersökta företagen: hanteringen av leverantörsfakturor: 94 miljoner kronor hanteringen av kundfakturor: 86 miljoner kronor hanteringen av lönespecifikationer: 73 miljoner kronor hanteringen av manuella verifikationer: 103 miljoner kronor i medeltal kan varje företag eller organisation spara cirka 500 000 kronor per process. Om resurser skulle frigöras svarar ekonomiorganisationerna att de skulle ägna mer tid till analys, uppföljning och rapportering, månadsbokslut, årsbokslut samt övriga aktiviteter. 4 Vad är nästa steg för din ekonomiorganisation?

En föränderlig värld ställer nya krav Under det senaste decenniet har vi på Ernst & Young sett att ekonomiorganisationerna flyttat fram sina positioner från att vara traditionell bokförare till att även fungera som strategisk affärspartner till verksamhetens ledning. Många ekonomichefer upplever ökade förväntningar från bland annat styrelsen, samtidigt som den rådande finanskrisen och det efterföljande konjunkturläget ökar behovet av riskanalyser och kostnadskontroll. Större organisationer har tvingats anpassa sig till ökade såväl externa som interna krav. Noterade bolag upplever att de behöver förse investerare med mer information än tidigare. Att effektivisera ekonomiorganisationernas administrativa arbete blir allt viktigare om man ska kunna möta ökade förväntningar. De resurser som en effektivisering frigör kan användas för att omfördela kompetenserna inom ekonomiorganisationen. Ju mindre resurser det löpande arbetet kräver, desto större andel av de totala resurserna kan användas till analys och affärsstöd. Studien visar att ekonomicheferna upplever en stark efterfrågan på följande affärsstöd från olika avdelningar inom företaget: analyser av avvikelser upprättande av budget och prognosberäkningar verksamhetsanalyser effektivisering av processer i hela organisationen hjälp att tydliggöra strategier och styrmodeller nyckeltalsjämförelser rådgivning och utbildning framtagning av så kallade early warning -modeller hjälp med personalekonomi utveckling och samordning av ekonomisystem omvärldsbevakning investeringsanalyser resursfördelningsmodeller. Beroende på ekonomiorganisationens kompetens kan dessa aktiviteter hanteras med hjälp av egen personal eller externa affärspartners. Effektiviseringsarbete kan innebära att arbetskraft frigörs till förmån för att sprida kunskap och hantera viktiga frågor för företagets framtid. Dagens affärssystem, webbaserade ekonomiprogram och andra digitala verktyg möjliggör allt effektivare processer. Inom detta område gäller det främst att identifiera vilka processer som ska effektiviseras och först därefter effektivisera dessa. Att kritiskt granska befintliga processer kräver både resurser och kompetens. Resultatet av en utvärdering kan bli att delar av ekonomiorganisationens arbete, till exempel lönehanteringen eller leverantörsfakturahanteringen, sköts med hjälp av outsourcing. Genom att lägga ut hela eller delar av arbetet kan tid frigöras till företagets kärnverksamhet. Ny teknik skapar möjligheter och förutsättningar för outsourcing med bibehållen och ökad kontroll och kvalitet för organisationen. Vad är nästa steg för din ekonomiorganisation? 5

Studiens metod och omfattning Ernst & Young har undersökt fler än 500 svenska företag 1 och organisationer med 50 till 1 000 anställda. Företagen har genom en webbenkät fått besvara frågor om hur mycket tid och kostnader de lägger ner på leverantörsfakturaprocessen, kundfakturaprocessen, löneprocessen och hanteringen av manuella verifikationer. De har också fått uppge hur ekonomiorganisationen totalt sett disponerar sin tid. Notera att det endast är ekonomiorganisationens nedlagda tid som har undersökts för varje process, inte hur övriga delar av företaget påverkar processerna. Nytt för i år är att vi har frågat hur mycket tid företagen lägger på övriga aktiviteter som rapportering och uppföljning, analys och controlling samt administration. Vi har också frågat företagen vad de skulle vilja ägna mer tid åt. Svaren har sedan bearbetats och resultatet har klassificerats in i A, B och C-företag där A-företaget är det mest effektiva företaget (första kvartil) B-företaget kan ses som ett medelföretag med besparingspotential (median) C-företaget är företaget med mest besparingspotential (tredje kvartil). Besparingspotentialen för respektive process har beräknats som skillnaden mellan A-företaget (första kvartil) och B-företaget (median) samt mellan A-företaget och C-företaget (tredje kvartil). 2 För att kunna upptäcka eventuella skillnader mellan företagen har vi också delat in företagen i branschkategorierna tillverkande företag, tjänsteföretag, handelsföretag och övriga företag. 1 Med företag avser vi aktiebolag, handelsbolag, kommanditbolag, ekonomiska föreningar, vinst- och ej vinstdrivna organisationer samt bolag ägda av kommuner och landsting. 2 Genomsnittliga besparingar för samtliga processer är beräknade som total besparing per process och företagskategori eller antal företag inom respektive kategori. Observera att antalet svar kan variera mellan processer och avvika från antalet medverkande företag och organisationer i studien som helhet. 6 Vad är nästa steg för din ekonomiorganisation?

Så effektiva är ekonomiorganisationerna Vad lägger din ekonomiorganisation tid på? Liksom tidigare år visar årets studie att huvuddelen av en ekonomiorganisations resurser läggs på att hantera transaktionsintensiva processer kundfakturor, leverantörsfakturor, redovisning och lönehantering. Studien visar också att det i 55 procent av ekonomiorganisationens arbetsuppgifter finns en sammanlagd besparingspotential på 356 miljoner kronor hos de undersökta företagen. Med andra ord finns det stora möjligheter att omfördela resurser och öka servicenivåer eller reducera kostnader. 45 procent av ekonomiorganisationernas tid utgörs av övriga arbetsuppgifter rapportering och uppföljning, analys och controlling, administration samt övrigt. Många personer inom ekonomiorganisationerna upplever att det är just med dessa aktiviteter som de skapar mervärde för sitt företag eller organisationen som helhet. 24 % 46 % Rapportering och uppföljning Analys och controlling Administration Vad är nästa steg för din ekonomiorganisation? 7

Vad vill din ekonomiorganisation lägga mer tid på? Alla förändringsarbeten börjar med ett behov. Det kan vara en önskan om något nytt eller en justering av något befintligt. När ekonomiorganisationerna tillfrågats om vilken Manuella aktivitet verifikationer de önskar att de hade mer tid till, svarar merparten tid för analys, följt av rapportering och uppföljning. Utifrån dessa svar kan man dra två generella slutsatser: Ekonomiorganisationerna har vetskapen om att de kan tillföra verksamheterna ytterligare mervärde genom att lägga mer tid på analyser och uppföljning. Tiden som krävs för att tillföra verksamheterna ytterligare mervärde är begränsad. Analys Uppföljning och raportering Månadsbokslut Årsbokslut 0 200 400 600 800 1000 1200 Poäng Frågan om vad respondenterna vill lägga ner mer tid på har besvarats genom att de har rangordnat svarsalternativen analys, uppföljning och rapportering, månadsbokslut, årsbokslut samt övrigt. Svarsalternativet med högst rang fick fem poäng och de övriga fick poäng i fallande ordning ner till det svarsalternativ med lägst rang som fick ett poäng. Alla poäng har sedan summerats för att visa vad respondenterna som grupp helst vill lägga mer tid på. 8 Vad är nästa steg för din ekonomiorganisation?

24 % 46 % Rapportering och uppföljning Analys och controlling Administration Hur effektiv är din kundfakturaprocess? 24 % Kundfakturaprocessen tar 14 procent av den totala tid som ekonomiorganisationerna har till förfogande. Precis som för leverantörsfakturaprocessen visar studien att de företag som har stora volymer och i hög utsträckning hanterar fakturorna elektroniskt, lättare kan skapa en effektiv process. För kundfakturaprocessen visar branschkategorierna handelsföretag och övriga de bästa resultaten. 46 % Rapportering och uppföljning Analys och controlling Administration För de bolag som har en kostnad för att hantera en kundfaktura är besparingspotentialen totalt 86 miljoner kronor i snitt 399 000 kronor för ett B-företag och 669 000 kronor för ett C-företag. Manuella verifikationer Hur effektiv är din leverantörsfakturaprocess? Leverantörsfakturaprocessen tar 16 procent av den totala tid som ekonomiorganisationerna har till förfogande. Studien visar att de företag som har en stor volym leverantörsfakturor och i hög utsträckning hanterar fakturorna elektroniskt, också har en generellt sett mer kostnadseffektiv process. De branschkategorier som visar bäst resultat utgörs av handelsföretag och övriga. Besparingspotentialen är totalt 94 miljoner kronor för de undersökta bolagen i snitt 435 000 kronor för ett B-företag och 692 000 kronor för ett C-företag. Manuella verifikationer Vad är nästa steg för din ekonomiorganisation? 9

24 % % 46 % Rapportering och uppföljning Analys och controlling Administration Hur effektiv är din hantering av manuella verifikationer? Hanteringen av manuella verifikationer tar 14 procent av den totala tid som ekonomiorganisationerna har till förfogande. Det är en process som varierar stort mellan de undersökta företagen. Sett till kostnaden per manuell verifikation följer nyckeltalen trenden för leverantörs- och kundfakturaprocessen det vill säga att en stor volym genererar lägre kostnad per verifikation. Att ha låga kostnader per manuell verifikation är positivt. För att nå en lägre totalkostnad är det dock viktigare med ett lågt antal manuella verifikationer. Besparingspotentialen är totalt 103 miljoner kronor för de undersökta bolagen i snitt 307 000 kronor för ett B-företag och 1 091 000 kronor för ett C-företag. Hur effektiv är din löneprocess? Löneprocessen tar 11 procent av den totala tid som ekonomiorganisationerna har till förfogande. Branschkategorierna tjänsteföretag och övriga har lägre kostnad per lönespecifikation jämfört med andra kategorier. En förklaring till detta kan vara att ett antal företag i undersökningen inte hanterar lönerna inom ekonomiorganisationen utan att de hanteras av till exempel HR-avdelningen. Besparingspotentialen är totalt 73 miljoner kronor för de undersökta bolagen i snitt 318 000 kronor för ett B-företag och 822 000 kronor för ett C-företag. 10 Vad är nästa steg för din ekonomiorganisation?

Hur effektiv är din rapporteringsprocess? Ekonomiorganisationerna i studien ägnar cirka 24 procent av sin tillgängliga tid, eller totalt 304 000 timmar, till att rapportera. Omräknat till arbetsdagar innebär det en halv dag per vecka eller två dagar i månaden per heltidsanställd medarbetare. Observera att en effektivisering av processen för månadsbokslutet ger effekt tolv gånger under ett år medan en effektivisering på årsbokslutet bara ger effekt en gång per år. Studien behandlar inte besparingspotentialen för rapporteringsprocessen då underlaget från undersökningen varit för osäkert. Hur mycket kan företagen spara? Den sammanlagda besparingspotentialen för de undersökta företagen i studien är uppemot 400 miljoner kronor inom ekonomiorganisationens del av processerna för hantering av leverantörsfakturor, kundfakturor, löner och manuella verifikationer. Studien visar på en stor spridning av kostnaden för ekonomiorganisationen per timme. En förklaring till den stora spridningen kan vara regionala skillnader i löner, fördelning i lokalkostnader och olika typer av gemensamma kostnader. Vad är nästa steg för din ekonomiorganisation? 11

Så blir din ekonomiorganisation effektivare Som tidigare nämnts behandlar denna studie endast ekonomiorganisationens del i en process. För att skapa en effektiv process behöver samtliga avdelningar eller funktioner som ingår i processen analyseras. Insikterna från över 400 intervjuer med de företag som medverkade i 2007 och 2008 års studier, och vår samlade erfarenhet av konsultuppdrag, pekar på att kommunikationen mellan olika avdelningar eller funktioner i stor utsträckning påverkar huruvida en process är effektiv, eller inte. Likaså är det inte alltid tekniken som gör en process effektiv utan att processen är anpassad till den egna verksamheten. Övergripande mål Allt effektiviseringsarbete eller förändringsarbete bör utgå från ett övergripande mål. Vill vi reducera kostnader eller tid? Vill vi skapa möjligheter för ökad support till övrig verksamhet? Har vi möjlighet att reducera personalstyrkan? Kan vi omplacera personal? Hur kan ekonomiorganisationen hjälpa exempelvis marknadsavdelningen? Nulägesanalys När vi har en övergripande bild eller idé om vad vi vill åstadkomma blir nästa steg i effektiviseringsarbetet att göra en nulägesanalys. Till att börja med kan det vara klokt att rikta in analysen på en av ekonomiorganisationens huvudprocesser, till exempel hanteringen av leverantörsfakturor. Hur ser processen ut i dag och vad kan göras bättre? Hur ligger vi till jämfört med andra företag och vad gör de som vi inte gör? Eftersom verksamheter och förutsättningar aldrig är identiska går det sällan att direkt överföra en process från ett företag till ett annat. Låt dig därför snarare inspireras av hur andra företag eller organisationer bedriver sitt effektiviseringsarbete för att kopiera deras struktur. Detaljerad målbild och implementation När nulägesanalysen är på plats är det dags att tydliggöra och kvantifiera målsättningen. Både långsiktiga och kortsiktiga mål bör klargöras. Sätt gärna delmål som du kan nå på ett tidigt stadium. Fundera på vilka mål och aktiviteter som går att mäta. Mät sedan dessa. Sluta göra rapporter som ingen läser. Bygg istället rapporter i systemet som minimerar det manuella arbetet, och ta fram mallar som underlättar bokslutsarbetet. Våga ställa krav på ekonomiorganisationens underleverantörer. Ta hjälp av rapporteringsverktyg, inskanning av fakturor och andra verktyg, men se till att anpassa dessa efter verksamheten och inte tvärtom. 12 Vad är nästa steg för din ekonomiorganisation?

Förankra effektiviseringsarbetet i hela företaget Avgörande för en framgångsrik effektivisering är att arbetet förankras i hela företaget. Det bästa resultatet uppnås när alla som berörs av processerna blir delaktiga i förändringsarbetet. Skapa engagemang genom att delegera ansvar till berörda parter i ett tidigt stadium av effektiviseringsarbetet. Ofta spelar enskilda medarbetare en avgörande roll för hur effektivt ditt företag är. Enligt vår erfarenhet fungerar inte en bra lösning som har dålig acceptans. För att få en hållbar effekt bör effektiviseringsarbetet genomsyra hela företaget. Stöds förändringen av ledning och vd? Känner medarbetarna att de är med och skapar förändringen? Att tänka på Vilka processer kan ni effektivisera i företaget? Hur påverkar en förändring den interna kontrollen? Vilka medarbetare måste involveras i processen? Vilka systemstöd finns och hur kan vi utnyttja dem? Hur pass känslig är en process för till exempel sjukfrånvaro? Utvärdera och skapa målbild Insikt Detaljera lösningar Uppdrag Implementera förändring Beslut Kan en del eller hela processen bli föremål för outsourcing? Vilken rapportering efterfrågar ekonomiorganisationens interna och externa kunder? Chef Vilken kvalitetssäkring görs på rapporterna och hur tillförlitliga är dessa kvalitetssäkringar? Hur används rapporterna i styrningen av verksamheten? Ledningsgrupp Medverkan Medarbetare Medverkan Efterfrågad förändring Resultatet = Lösningen x Acceptansen 2 Vad är nästa steg för din ekonomiorganisation? 13

14 Vad är nästa steg för din ekonomiorganisation?

Avslutning Det råder ingen tvekan om att omvärldens krav på dagens ekonomiorganisationer blir allt större och att kostnadsmedvetenheten hos företag och organisationer har ökat. En avmattning i konjunkturen gör att organisationer både tvingas och har tid till att fokusera på administrativa kostnader. Att effektivisera ekonomiorganisationen har därför blivit mer aktuellt än någonsin. Intervjuerna med de över 400 företag som medverkade i 2007 och 2008 års studier talar sitt tydliga språk. Oavsett skillnader i systemstöd, transaktionsvolymer eller branscher var det framför allt en sak som utmärkte de effektiva ekonomiorganisationerna: de hade alla ett uttalat mål om att bli bättre. Vill du effektivisera din ekonomiorganisation? Vilka åtgärder krävs för att skapa en ekonomiorganisation som spelar en aktiv roll som verksamhetspartner till ledning och chefer på företaget? Ernst & Young har bred kompetens och lång erfarenhet av att arbeta med effektivisering och kvalitetssäkring. Våra specialister kan hjälpa ditt företag att utnyttja ekonomiorganisationens fulla potential för att skapa mervärde i er verksamhet. Vill du veta mer? Kontakta Magnus Noord via e-post magnus.noord@se.ey.com eller tfn 070-351 77 63, alternativt Anders Lundkvist via e-post anders.lundkvist@se.ey.com eller tfn 070-318 97 64. På ey.com kan du läsa mer om våra tjänster. Där hittar du även kontaktuppgifter till våra cirka 60 kontor runt om i landet. Vad är nästa steg för din ekonomiorganisation? 15

Ernst & Young Revision Skatt Transaktioner Rådgivning Redovisning Om Ernst & Young Ernst & Young är en ledande global aktör inom revision, skatt, transaktioner, rådgivning och redovisning. Våra 135 000 medarbetare världen över förenas av gemensamma värderingar och en stark vilja att leverera tjänster av högsta kvalitet. Vår drivkraft är att hjälpa medarbetare, kunder och den omvärld vi verkar i att uppnå sin fulla potential. www.ey.com/se 2009 Ernst & Young AB. All Rights Reserved. Ernst & Young AB ingår i det globala Ernst & Young-nätverket där varje medlem är en egen juridisk person.