För utförligare information, se beslut http://ki.se/sites/default/files/1_806_2016_regler_for_representation_vid_karolinska_institutet_170403.pdf. OBS! Enligt beslut av Skatteverket upphör rättigheten för KI att rekvirera/få tillbaka ingående moms på representationser från den 1 juli 2017. Den nya regeln gäller fr o m redovisningsperiod 201707 och innebär att fakturor efter brytdagen den 4 juli 2017 inte ska bokföras med någon ingående moms. Den ingående momsen på fakturan avseende representation bokas om i sin helhet som en, vilket anges i aktuella fall nedan. 1 Extern representation Lunch/middag Måltid med gäster där representationen riktar sig till andra organisationer med ett externt syfte. Deltagare kan vara både externa gäster och KIanställda. Verifikation: faktura från restaurang 5531 Max 900 kr per person inkl. moms. Alkoholhaltiga drycker: Högst två standardglas vin eller öl per person. Extern representation ska ha omedelbart samband med KI:s verksamhet, tid, ort och aktörer. 1 Andra utgifter utöver måltider, t ex teaterbiljetter eller liknande evenemang. Externa gäster eller KI-anställda bjuds på aktivitet utöver måltid. Verifikation: faktura från arrangör 5531 Max 450 kr per person inkl. moms. Beloppet kan kombineras med det externa representationsbeloppet. 1 Omedelbart samband innebär att representationen ska ingå som ett led i att inleda, upprätthålla eller avsluta samarbete med för KI viktiga aktörer/samarbetspartners, t ex vid andra högskolor och universitet. Får inte vara uttryck för personlig gästfrihet. Det ska finnas ett omedelbart samband avseende tid och ort, t ex ska en representations lunch/middag ske i samband med mötet och inte vid ett senare tillfälle. Får inte vara ofta förekommande mot samma personer. 1
2 Intern representation 2.1 Personalvård Julbord och/eller julfest KI-anställda bjuds på julbord och/eller julfest. Verifikation: restaurangnota 4961 Max 650 kr per person inkl. moms (Max två ggr/år inkl. personalfest). Alkoholhaltiga drycker: Högst två standardglas vin eller öl per person. Sprit får inte förekomma. Gäller oavsett organisatoriska enheter då KI är en arbetsgivare. Personalfest KI-anställda bjuds på middag på restaurang eller i KI:s lokaler. Verifikation: restaurangnota 4961 Max 650 kr per person inkl. moms. (Max två ggr/år inkl. julbord och/eller julfest). Alkoholhaltiga drycker: se ovan, julbord och/eller julfest. Gäller oavsett organisatoriska enheter då KI är en arbetsgivare. Andra utgifter utöver måltider, t ex lokalhyra eller andra aktiviteter. KI-anställda bjuds på aktivitet utöver måltid i samband med festen eller mötet. Verifikation: faktura från arrangör 4961 Max 450 kr per person inkl. moms. Beloppet går att kombinera med internt representationsbelopp. 2
Uppvaktning/avtackning Kaffe eller fruktkorg Anställda bjuds på kaffe och tårta eller motsvarande lättare förtäring Gratis kaffe eller fruktkorg till anställda Verifikation: faktura från leverantör Fullt 4969 Ringa värde, max 150 kr 2 Se även avsnitt 4 Gåvor till anställda. Fullt 4969 Ringa värde Skattepliktig måltid Alla andra måltider än enklare förtäring och representation. 4962 Förmånsbeskattning Mötesansvarig ansvarar för att regelverket följs för förmånsbeskattning. 2.2 Intern kurs och planeringskonferens Intern kurs och planeringskonferens inkl. måltid eller kaffe och kaka. KI anordnar kurs/planeringskonferens för KIanställda. Full kost. Det kan också vara frågan om en planeringskonferens t ex i egenskap av koordinator i EU-projekt. OBS! Om konsulter med långt uppdrag hos KI medföljer konteras detta på konto 5543. Verifikation: faktura från restaurang Fullt Fullt 4812 48119 551*/552* 5793 Se http://ki.se/medarbetare/blanketteroch-mallar-inom-personalomradet, Förmånsbeskattning. Extern faktura Intern huvudboksorder Vid särredovisning av konferensavgift på fakturan: Logi och resor Måltider inkl. dryck Alkoholhaltiga drycker: se ovan, julbord och/eller julfest. Program med minst sex timmar schemalagd arbetstid per heldag samt deltagarförteckning. 2 Personalvårdsförmåner är, enligt Skatteverkets definition, förmåner av mindre värde, som syftar till att skapa trivsel i arbetet. Skatteverket anger inget exakt belopp för ringa värde därav har KI faststället ett eget maxbelopp. För att förmånen ska räknas som en personalvårdsförmån måste förmånen rikta sig till hela personalen. 3
KI-konferens med externa deltagare 2.3 Extern kurs och konferens KI anordnar konferens för både KI-anställda och externa deltagare. Deltagare kan t ex betala konferensavgift. Verifikation: faktura från restaurang Fullt 5543 Extern faktura Alkoholhaltiga drycker: se ovan, julbord och/eller julfest. Program med minst sex timmar schemalagd arbetstid per heldag samt deltagarförteckning. Personalutbildning Anställd deltar i extern kurs i arrangörens lokaler. Lunch ingår i kursavgift som KI betalar. (för den del som gäller kost) 4811 Förmånsbeskattning/kostförmån Ej momsavdrag för den del som avser kost. Verifikation: faktura från arrangör på kursavgift Den anställde ansvarar för sin förmånsbeskattning. Se http://ki.se/medarbetare/blanketteroch-mallar-inom-personalomradet, Förmånsbeskattning. 4
Gåvor (avsnitt 3 och 4) bör inhandlas i KI:s webbshop om inte särskilda skäl föreligger, se http://ki.se/medarbetare/webbshop för sortiment och beloppsgränser. 3. Gåvor till extern mottagare (ej anställd) Representationsgåva Verifikation: faktura från leverantör Begränsat Max 45 kr 5531 Max 400 kr inkl. moms Beslut om representationsgåva, se inledning i Representationsregler sid 1. Se bif. länk på sid 1 i detta dokument. Exempel på gåva: blomsterarrangemang, bok eller fruktkorg. Omedelbart samband med KI:s verksamhet, tid, ort och aktörer krävs. 3 Gåva till konsistorieledamot Verifikation: faktura från leverantör 5531 Max 250 kr inkl. moms. Skattepliktigt för mottagaren om uppdraget varat mindre än 6 år. Vid uppdrag som varat i mer än 6 år, se avsnitt 4 Gåvor till anställda. Gåva från KI till annan organisation Verifikation: faktura från leverantör Begränsat Max 45 kr 5531 Max 1 700 kr inkl. moms. Beslut om gåva till annan org., se inledning i Representationsregler sid 1. Se bif. länk på sid 1 i detta dokument. Omedelbart samband med KI:s verksamhet, tid, ort och aktörer krävs. 4 3 Omedelbart samband innebär att representationen ska ingå som ett led i att inleda, upprätthålla eller avsluta samarbete med för KI viktiga aktörer/samarbetspartners, t ex vid andra högskolor och universitet. Får inte vara uttryck för personlig gästfrihet. Det ska även finnas ett omedelbart samband avseende tid och ort, t ex ska en representations gåva avlämnas i samband med mötet och inte i efterhand. 4 Se not 3 ovan. 5
4. Gåvor till anställda 5 Julgåva Verifikation: faktura från leverantör Fullt 4963 Max 450 kr inkl. moms Om marknadsvärdet är högre blir gåvan skattepliktig från första kronan. Avtackning och minnesgåva tillsvidareanställd personal Verifikation: faktura från leverantör eller inköpskvitto Fullt 4963 Max 1 700 kr inkl. moms vid max 2 tillfällen (inkl. NoR) vid 50 alternativt 60 år NoR (Nit och Redlighet, statlig tjänst i minst 30 år) När en anställning upphör (anställning i minst 6 år) Avtackning visstidsanställd personal Gåva kan ej bytas ut mot annat t ex middag eller presentkort. Verifikation: faktura från leverantör Fullt 4963 Max 250 kr inkl. moms. Jubileumsgåva (KI jubilerar) Verifikation: faktura från leverantör Fullt 4963 Max 1 350 kr inkl. moms. Beslut av Rektor/Universitetsdirektör Blomsteruppvaktning Verifikation: faktura från blomsterhandel Fullt 4969 Max 400 kr inkl. moms, exkl. frakt. Trivselåtgärd av enklare slag vid nyanställning, sjukdom, födelsedagar och vid anställningens upphörande. 5 Gåvobeloppet från KI kan inte kombineras med belopp från privata insamlingar, det måste vara separata fakturor. 6
5. Tjänsteresa Måltider vid studieresa/kurs Traktamente utbetalas Internt anordnad studieresa/kurs. KI står för alla er. Verifikation: restaurangnotor från måltider Fullt 5793 Traktamente ska reduceras. Beskattning av kostförmån om resa längre än 1 vecka Måltider vid studieresa och extern representation förekommer traktamente utbetalas ej Internt anordnad studieresa. KI står för alla er inkl. för extern motpart 5531 5793 Om extern representation Om endast KI-anställda Måltider, utan representation, vid tjänsteresa som inte ingår i kurs/konferensavgift Den anställde betalar själv för måltiderna under tjänsteresan. Den anställde begär traktamente. Verifikation: reseräkning till personalavdelningen. 4321-4323 Ökade levnadser ersätts via traktamente 7
6 Akademiska ceremonier Installation Promotionshögtid i Stadshuset Lic högtid (diplomutdelning ingår) (förekommer inte för närvarande) Examensavslutning/högtid Installationshögtid i Berwaldhallen Verifikation: faktura från restaurang för alla deltagare Promotionsmiddag där vissa betalar deltagaravgift Verifikation: faktura från restaurang för alla deltagare Verifikation: inbetalning av deltagaravgift Verifikation: faktura från restaurang för alla deltagare Examen i Filadelfiahallen eller examensfest på Grand Hotel. Verifikation: faktura från anlitad restaurang Fullt 5543 Akademisk ceremoni, anordnas av KI Fullt 5543 Akademisk ceremoni, anordnas av KI Utg moms 3441 el KI fakturerar deltagaravgift för 3443 middagen. Fullt 5543 Akademisk ceremoni, anordnas av KI Fullt 5543 Akademisk ceremoni, anordnas av KI Nya studenter hälsas välkomna av rektor Verifikation: faktura från anlitad restaurang Fullt 5543 Akademisk ceremoni, anordnas av KI Nobelföreläsningar och mottagning Verifikation: faktura från anlitad restaurang, leverantörsfakturor på övriga er Fullt 5543 Akademisk ceremoni, anordnas av KI Enklare förtäring alternativt mingel när betygsnämnden sammanträder och vid disputationstillfälle Verifikation: räkning från restaurang 4961 Dagtid på disputationsdagen (Ej disputationsmiddag) Förteckning över disputationstillfället och KI-anställda som deltar. 8
7 PR-karaktär Aktivitet av PR-karaktär Ex rekrytera studenter. Verifikation: faktura från restaurang Fullt 5543 Marknadsföring mot allmänhet betraktas som verksamhets, fullt momsavdrag Lunch till KI-ambassadörer Lunch/lunchkuponger till studenter som representerar KI på mässor, besöker gymnasieskolor, Stockholm Academic Forum. 5531 Syfte: Göra reklam för KI 8 Övrigt Kollo för nyantagna studenter Verifikation: faktura från studentförening, faktura för hyra av kollogård, inköp av livsmedel Fullt 5732 alt resp kostn konto Verksamhets. Anordnas av KI. Lunchkuponger till praktikanter PRAO-elever som får lunch/lunchkuponger under praktikperioden Verifikation: kvitto på lunchkuponger 4969 Om lön betalas ut blir lunchen skattepliktig. Frukost/macka till försöksperson Verifikation: faktura från leverantör Fullt 5797 Enklare förtäring Studenter och forskarstuderanden Enklare förtäring i samband med introduktion till kurs eller program, kaffe till väntrum Fullt 5793 Enklare förtäring 9