PROTOKOLL styrelsemöte SAK Lördag 8 april 2017 kl. 09.00 16.00 Plats: SMO, Malmgårdsvägen 63 Närvarande: Frånvarande: Inger Axell Anders Fänge Kasim Husseini Suppleant Kajsa Johansson Suppleant ( 10-11) Peder Jonsson Ordförande Dag Klackenberg Bengt Kristiansson Hans Linde ( 8-15) Shirin Persson Freshta Dost Magnus Forsberg Anna-Karin Johansson Generalsekreterare Dessutom närv: Klas Bjurström Handl Strat. Ledning (protokoll) Karolina Andersson Ekonomiansvarig (endast 8) 1. Mötets öppnande. Beslutförhet. Ordförande Peder Jonsson öppnade mötet. Styrelsen konstaterades vara beslutför. 2. Val av justerare att utse Anders Fänge att tillsammans med ordföranden justera protokollet. 3. Fastställande av föredragningslista Under övriga frågor lades avtal med tillförordnad GS 1
att med tillägget fastställa föredragningslistan 4. Föregående protokoll 5. Säkerhetssituation att lägga protokoll FS 2017-03-18/19 till handlingarna. Enligt arbetsöverenskommelsen med ordföranden är Generalsekreterarens rapport, som innehåller uppdatering av säkerhetssituationen, en av de delar som GS inte upprätthåller under den avtalsförlängda tiden 1 mars 15 maj. Styrelsen hade därför tillsänts ett oredigerat underlag från säkerhetsenheten i Kabul. Eventuella frågor på rapporten besvaras vid senare uppföljning. 6. Generalsekreterarens rapport Enligt arbetsöverenskommelsen med ordföranden är Generalsekreterarens rapport, som innehåller uppdatering av säkerhetssituationen, en av de delar som GS inte upprätthåller under den avtalsförlängda tiden 1 mars 15 maj. Styrelsen hade därför tillsänts därför ett oredigerat underlag. Styrelsen bad om förklaring till två skrivningar i GS-rapporten. a) Avseende sidan 6, 3.2. SO2, första punkten, sista meningen; vilket universitet avses med detta? Är upphandling klar? Var är SAK i processen? b) På sid 14 framgår att The process to make communications in Afghanistan part of the next Strategic Plan has been a ping-pong match, which is still not settled. Styrelsen önskade förtydligande om detta och eventuellt utfall av ping-pong-matchen. 7. Rapporter lokalföreningarna Närvarande ledamöter redogjorde för sina kontakter med SAKs lokalkommittéer, vilka i flera fall nyligen hållit sina årsmöten. Särskilda noteringar var bland annat: Inger Axell rapporterade bland annat från Södertäljes årsmöte som var mycket trevligt, med god mat och bra stämning. Vidare delade Inger noteringar från en workshop som hållits av Stockholms LK och som hon framhöll som ett mycket bra och strukturerat sätt att arbeta. Noteringarna bifogas protokollet då de kan vara av relevans för andra lokalkommittéer. Anders Fänge rapporterade om utvecklingen inom Malmös LK och Lunds LK. Styrelserna för båda LK är försiktigt positiva och i princip överens om samgående efter ett gemensamt extra årsmöte som är planerat att äga rum i september. Shirin Persson meddelade att man i Skaraborg förbereder skolveckan, och undrar om det är möjligt att sprida Hemmat till lokalföreningarna för att kunna förmedla till personer som läser Dari? Shirin Person rapporterade från Föreningsutskottets (FU) möte 1 april. Sju av lokalkommittéerna var representerade och diskuterade bl a hur FU kan underlätta och stödja lokalkommittéernas arbete, till exempel samordning av besök av ambassadörer. 8. Första reviderade reviderade budget 2017 Karolina Andersson presenterade SAKs första reviderade budget för 2017. Den sammanlagda budgeten ökar med 51,6 MSEK till 332,8 MSEK, (dvs +18%) vilket är SAKs hittills högsta. Ökningen förklaras av bland annat ökade anslag inom utbildning i områden dit många återvändande flyktingar tagit sig, kommande avtal inom Citizen Charter som ersätter det tidigare National Solidarity Programme, BPHS, implementeringar flyttade från 2016, samt 2
växelkurseffekter. Avseende det senare pågår arbete med att se över hur organisationen kan minska sin exponering mot valutarisker. Ökningen fördelar sig enligt följande: a. 13.8 MSEK relaterar till nya insatser riktade mot återvändande flyktingar (finansierade av Sida med 12 MSEK och Musikhjälpen 1 MSEK. b. 6.3 MSEK läggs till BPHS-EPHS c. 11.4 MSEK nya insatser inom Citizen Charter c. 6.6 MSEK är ännu inte använda medel från Sida från 2015-2016. d. 11.2 MSEK relaterar till valutakursförändringar e. 2.3 MSEK är ännu ofinansierade insatser. SAK planerar för förstärkningar av interna resurser för att hantera expansionen framöver. Styrelsen diskuterade särskilt genomförandet av insatserna för att täcka behov som uppkommit till följd av de många återvändande flyktingarna i östra Afghanistan. Presentationen bifogas protokollet. att begära uppföljning av var de extra insatserna riktade mot återvändande flyktingar genomförs, hur det förankras samt hur det konfliktförebyggande perspektivet tillgodoses. att godkänna den första reviderade budgeten inklusive ökningen om 51,6 MSEK enligt fördelning ovan. Kl 10.20: Styrelsen avbröt mötet för fika, samtal och frågestund med Andreas Stefansson, tillträdande tillförordnad GS. 9. Rapporteringsrutiner, förslag AU Bengt Kristiansson sammanfattade kort sin pm om hur styrelsen för att leva upp till sitt ansvarstagande bör begära kraftfullare rapporteringsrutiner från fältet till styrelsen under det kommande året. SAKs generalsekreterare Anna-Karin Johansson lämnade en skriftlig kommentar till promemorian inför mötet och begärde att få till protokollet att SAK inte genomför en omfattande delegering till Regional Management Offices (RMO) av ekonomiska ansvar, då detta identifierats som en risk. Den finansiella strukturen bibehålls. Heads of RMO får dock en attesträtt som ligger något över vad projektcheferna på projektkontoren tidigare hade. Det är implementering av verksamheten som delegeras. Vad gäller uppföljning har SAK byggt upp ett betydligt starkare system på senare år, med en starkare Monitoring & Evaluationenhet (M&E), men också med Program Quality Monitoring vartannat år. Vidare har SAK anställt M&E-ansvariga på RMO:erna, som arbetar i samråd med M&E på KMO, vilken är ytterligare ett lager av uppföljning. Promemoria med management respons bifogas protokollet. att uppdra åt GS att påskynda upphandlingen av tredjepartsmonitorering och tillse att en plan läggs fram för en systematiskt genomförd tredjepartsmonitorering av SAKs verksamheter i Afghanistan. 3
att uppdra åt GS att tills vidare kontinuerligt delge styrelsen rapporter efter varje tredjepartsmonitorering liksom internrevisorers rapporter till landchef, finanschef och generalsekreterare. 10. Inför årsmötet a) Motioner Styrelsen gick igenom föreslagna motionssvar, fördelningen av ansvar att presentera styrelsens svar samt hanteringen vid åsiktstorget. Motion Förslag Presenteras av Reserv Station åsiktstorget 1 A-nytt 2 Org och lokalt arbete 3 Flykting 4 Stöd i Afgh för återvänd. 5 Undernäring 6 Läkemedel 7 Aktivitetsgr 8-12 uppf tidigare motioner ÅM-uttalande Bifall Bengt Kristiansson Kasim Husseini 1 Besvarad Shirin Persson Hans Linde 1 Besvarad Anders Fänge Peder Jonsson 2 Avslag Kajsa Johansson Bengt Kristiansson Besvarad Kajsa Johansson Dag Klackenberg 3 Besvarad Kajsa Johansson Hans Linde 3 Besvarad Inger Axell Peder Jonsson 1 Besvarad Hans Linde Shirin Persson 4 Anders Fänge Peder Jonsson 2 3 att föreslå och fördela ansvaret enl ovan b) Proposition flyktingfrågan Det föreslagna årsmötesuttalandet antogs med vissa förändringar. Bland annat lades följande stycke in, hämtat från årsmötesuttalandet 2014. SAK anser att det är orimligt att återsända familjer, ensamkommande unga vuxna eller barn med svagt socialt nätverk i dagens Afghanistan. Sverige bör vid prövning av migrationsstatus och vid återsändande till Afghanistan vägledas av FN:s flyktingorgan UNHCR:s rekommendationer. SAK uppmanar Migrationsverket att noga följa säkerhetsläget och inte göra generaliserande bedömningar då säkerhetsläget ständigt förändras i Afghanistan. att med ovanstående tillägg föra uttalandet till årsmötet c) Solidaritetspriset SAKs styrelse utser pristagare på förslag av en priskommitté som har att föreslå efter nomineringsförfarande. Förslaget brukar inte presenteras skriftligt i förväg och styrelsens representant (som också är sammankallande) i priskommittén var inte närvarande vid mötet för att presentera kommitténs motivering. Kriterierna är att priset ska gå till 4
Individ eller organisation med bas i Sverige som arbetat extraordinärt aktivt med: 1. att inom något område verkat för att stärka solidariteten med det afghanska folket 2. att motverka fördomar, eller stärka toleransen och förståelsen för afghanerna och deras land. 3. att stärka fred, mänskliga rättigheter, och utveckling i Afghanistan. De nominerade till priset i år verkar samtliga inom området migration i Sverige. Trots att både styrelsen i stor utsträckning, och sannolikt SAKs medlemmar, sympatiserar med insatserna som de nominerade har gjort, kan styrelsen inte bortse från att kriterierna för priset tydligt är formulerade för att påverka utvecklingen i Afghanistan till det bättre. Då styrelsen därmed inte kunde se att nominerade pristagare uppfyllde de formella kriterierna beslöt styrelsen att inte utdela priset 2017. att inte utdela priset 2017 d) Medlemsavgift Kabul LK Enl beslut av SAKs årsmöte ska styrelsen godkänna medlemsavgiften för Kabuls lokalkommitté. Avgiften föreslås vara oförändrad, dvs 1000 Afs / person och år, samt 250 afs per person och år för familjemedlemmar, barn, studenter och personer med funktionsnedsättning. att medlemsavgiften för Kabuls LK skall vara oförändrad e) Åsiktstorget Styrelsen diskuterade behandlingen av motioner och årsmötesuttalande vid åsiktstorget. Utsänt förslag godkändes med förändringen att motion 4 skulle tillhöra station 3 som varande en programfråga. att motion 4 ska behandlas vid station 3 att station 3 och 4 om möjligt ska placeras nära varandra i lokalen 11. Strategisk Plan 2018-2021 Ordf Peder Jonsson inledde punkten med att be styrelsen hålla sig till innehållsliga synpunkter och förslag till förbättringar. Genom Klas Bjurström bad GS om ett brett mandat att fortsatt redigera, förbättra och korta till ett mer läsvänligt och därmed användbart dokument för hela organisationen. Styrelsen pekade på en avsaknad på kvalitativa indikatorer i resultatramverket. Styrelsen framförde ett flertal kommentarer och förslag till förbättringar, bland annat att: - Förstärka skrivningarna om monitorering och, med nuvarande svårigheter avseende kontroll och uppföljning i åtanke, framhålla nödvändigheten av kontinuerliga ansträngningar och innovativa metoder. - Att se över de många referenserna till främst sifferuppgifter som är oklara, svåra att verifiera eller riskerar att snabbt bli inaktuella. att ge GS ett tydligt mandat att fortsatta redigera, förbättra och korta med stöd av Klas Bjurström, Peder Jonsson och Kajsa Johansson att med detta godkänna SAKs strategiska plan för 2018-2021 5
12. Styrelsens utvärdering av sitt eget arbete Styrelsen diskuterade sina erfarenheter av årets arbete samt möjligheter till utveckling. Dag Klackeberg önskade tydligare förslag till beslut redan i underlagen inför möte. 13. Nästa styrelsemöte Punkter på agendan vid det konstituerande styrelsemötet 2017-05-20 Val av arbetsutskott Val av sammankallande till styrelsens övriga utskott Redaktionsrådet Solidaritetsprisgrupp 2018 Firmatecknare Förslag till mötesdagar under styrelsens arbetsår 2017-18 14. Övriga frågor Rekrytering av TF GS: Ordf Peder Jonsson har nått en överenskommelse med Andreas Stefansson om 6 månader med option på ytterligare 3+3 månader. Alla villkor motsvarar de för nuvarande GS. Överenskommen ersättning är 63 800 kr per månad, vilket enligt tidigare princip motsvarar den ersättning en riksdagsledamot har. 15. Mötet avslutades Ordföranden avslutade mötet. Mötessekreterare: Klas Bjurström Handläggare Strategisk Ledning, Mötessekreterare Justeras: Peder Jonsson Ordförande Anders Fänge Ledamot Bilagor: 6
- Sammanfattning av diskussioner vid styrelsens mini-workshop 4 april 2017 (Sthlms LK) - Presentation 1st revised Budget - PM om starkare rapporteringsrutiner inkl management respons - Årsmöteshandlingar inkl motionssvar och uttalande enligt beslut - Strategisk Plan 2018-2021 med ändringar 7