Skolstart 1 2015-05-05

Skolstart 1 2015-05-05

Innehållsförteckning 1. Hantera och inaktivera elever som slutat på skolan... 3 1.1. Inaktivera avslutade klasser med elever... 3 1.2. Inaktivera enstaka elever... 4 1.3. Arkivera/ta bort inaktiva elever... 4 2. Hantera befintliga undervisningsgrupper... 6 2.1. Ta bort gamla grupper... 6 2.2. Döp om befintliga grupper... 7 3. Inaktivera personal som slutat på skolan... 10 4. Skapa ny personal... 11 5. Importera nya elever... 14 5.1. Export/import... 14 5.2. Elevkö... 19 6. Skapa användarnamn till nya elever... 20 7. Skapa lösenord till nya elever... 23 8. Koppla elevernas inloggningsuppgifter till brev... 26 9. Ta bort vårdnadshavare som saknar elever... 31 10. Skapa nya vårdnadshavare... 32 11. Skapa lösenord till nya vårdnadshavare... 34 12. Koppla vårdnadshavarnas inloggningsuppgifter till brev... 36 13. Skapa program (gymnasiet)... 43 14. Skapa studieplaner (gymnasiet)... 44 14.1. Manuellt... 44 14.2. Export/import... 45 2

1. Hantera och inaktivera elever som slutat på skolan Elever som har slutat på skolan ska inte längre finnas kvar i systemet. I SchoolSoft tas en elev bort i två steg. 1. Inaktivera eleven En inaktiv elev kan alltid aktiveras på nytt i SchoolSoft. All information som finns i SchoolSoft kommer att finnas kvar om eleven aktiveras på nytt. 2. Ta bort/arkivera elev En inaktiv elev kan tas bort från systemet helt och hållet eller arkiveras. Om eleven tas bort från systemet rensas all information om eleven. Om eleven arkiveras rensas all information förutom namn, personnummer och betyg. Borttagen information kan inte återskapas. Enligt datainspektionen har man inte rätt att spara någon information om en elev som slutat på skolan, utom just betygen. Nedan följer vår rekommendation om hur ni enklast hanterar elever som inte längre går kvar på skolan. 1.1. Inaktivera avslutade klasser med elever Efter läsårsarkiveringen ska skolan inaktivera alla elever som slutat på skolan. Detta görs enklast per klass. 1. Klicka på Underhåll/Undervisningsgrupper och Ändra på en klass med elever som slutat på skolan. 2. Klicka sedan på Inaktivera (observera att det inte går att inaktivera en klass så länge den är kopplad till en schemaposition, när läsårsarkiveringen är genomförd är inga klasser längre kopplade till schemat). 3

3. Klassen och alla eleverna i klassen kommer nu att inaktiveras. Klassens namn kommer att döpas om med suffixet (inaktiv). Klass 9A kommer alltså få namnet 9A (inaktiv). Vi rekommenderar att ni byter namn på den inaktiva klassen till exempelvis 9A avslutade 2015 så att ni kan ha ett system som fungerar år efter år (detta gäller inte för skolor som har unika namn på sina klasser). 4. Om man aktiverar en elev som ingår i en inaktiv klass kommer eleven förlora sin klasskoppling. Detta eftersom en aktiv elev inte kan ingå i en inaktiv klass. 1.2. Inaktivera enstaka elever 1. Enstaka elever som slutar i andra klasser kan inaktiveras manuellt genom att klicka på Underhåll/Elev Ändra på aktuell elev och sedan på Inaktivera längst ned på sidan. 2. När en elev inaktiveras sätts automatiskt dagens datum som till-datum på elevens aktiva datumintervall på Admin-fliken. 1.3. Arkivera/ta bort inaktiva elever När ni vet att ni inte längre behöver komma åt information om de avgångna eleverna är det dags att rensa dem från systemet. 1. Klicka på Elev i menyn UNDERHÅLL 2. Gör en sökning på inaktiva elever. 4

3. Du kommer nu att se länken Ta bort inaktiva elever. Klicka på länken. 4. Markera vilka elever i listan som ska tas bort. Om alla elever ska tas bort kryssar du i rutan Markera/avmarkera alla. 5. Klicka på Arkivera eller Ta bort. 6. För alternativet Ta bort gäller följande: All elevdata, inklusive elevens arkiv, kommer att tas bort ur systemet. Även själva eleven tas helt bort från systemet. En elev som har fått betyg kan inte tas bort utan kommer att arkiveras. 7. För alternativet Arkivera gäller följande: 5

All elevdata förutom namn, personnummer, kommun och betyg kommer att tas bort ur systemet. 2. Hantera befintliga undervisningsgrupper För att underlätta hanteringen av elever och undervisningsgrupper bör man innan man skapar eller importerar det nya schemat döpa om klasser och grupper. 2.1. Ta bort gamla grupper 1. Börja med att ta bort alla avgångsklasser under Undervisningsgrupper i menyn UNDERHÅLL. 2. Om en enstaka grupp ska tas bort kan man göra det genom att klicka Ändra på gruppen och sedan välja Ta bort. Observera att du enbart kan ta bort en grupp om det inte finns några lektioner kopplade till den. 6

3. Om många grupper skall tas bort på en gång kan man klicka på länken Ta bort undervisningsgrupper. 4. Markera vilka grupper i listan som ska tas bort. Om alla grupper ska tas bort kryssar du i rutan Markera/avmarkera alla. 5. Klicka sedan på Ta bort. 6. * anger att gruppen är markerad som klass. 7. Kom ihåg att inte ta bort de nyskapade grupperna med inaktiva elever. 2.2. Döp om befintliga grupper Om ni återanvänder grupperna från förra året kan ni vilja döpa om dem. Gruppen 8Ma bör exempelvis heta 9Ma i år. Detta är vanligast i grundskolan. Om ni har unika namn (Ex 08-11NvMa) behöver ni naturligtvis inte döpa om grupperna. Detta är vanligast på gymnasiet. 1. Gå in på Undervisningsgrupper i menyn UNDERHÅLL. 7

2. Börja uppifrån och döp om alla grupper en årskurs i taget så att 8A blir 9A (9A har ju redan tagits bort, så det går att döpa om 8A till 9A), 7A blir 8A och så vidare, så att alla elever hamnar i rätt grupp. 3. Om undervisningsgrupperna inte kommer att användas kan de tas bort. Detta kan också göras med hjälp av Export/import. 1. Klicka på Undervisningsgrupper i menyn EXPORT/IMPORT. 2. Kopiera informationen i rutan och klistra in i Excel. 3. Ta bort alla kolumner förutom id, name och description. 8

4. Döp om grupperna så att 7A blir 8A etc. Var mycket noggrann så att två grupper inte får samma namn. Döp om både informationen i name och description. 5. Markera de 3 kolumnerna och kopiera dem. Det är viktigt att även rubrikerna kopieras. 6. Gå tillbaks till SchoolSoft och klicka på fliken import under EXPORT/IMPORT / Undervisningsgrupper. 7. Radera all information i rutan. 8. Klistra in informationen från Excel och klicka på Importera data. 9. Gruppernas namn är nu ändrade. 9

10. Inläsningen kan behöva göras i flera omgångar eftersom krockar kan uppstå med gamla namn. Om du får ett felmeddelande om att gruppen redan finns är det enklast att läsa in filen en gång till (eventuellt flera gånger till) tills du inte längre får några felmeddelanden. 3. Inaktivera personal som slutat på skolan Inaktivera all personal som inte längre jobbar på skolan. Även personal som är tjänstledig bör inaktiveras, om man inte vill att de skall kunna logga in och inte dyka upp i personallistor med mera. 1. Gå till Personal i menyn UNDERHÅLL 2. Klicka Ändra på personal som ska inaktiveras. 3. Klicka på Inaktivera. 10

Personal som inte kommer att börja jobba igen bör tas bort helt: 1. Gå till Personal i menyn UNDERHÅLL 2. Gör en sökning på all inaktiv personal genom att markera Inaktiva och klicka på Sök. 3. Klicka på länken Ta bort inaktiv personal. 4. Markera de personer som ska tas bort och klicka sedan på Ta bort. Om en personal slutar får man ALDRIG göra om kontot till den ersättande personalens konto. Det blir mycket stora fel i historiken då. 4. Skapa ny personal 1. Gå till Personal i menyn UNDERHÅLL. 2. Välj Skapa personal. 3. Fyll i uppgifterna om den nya personalen. 4. Det är viktigt att tänka på att signaturen måste stämma överens med den signatur som finns i skolans schemaläggningsprogram (om schemat ska importeras till SchoolSoft). 11

5. Glöm inte att ge den nya personalen ett lösenord. Lösenordet måste ha minst 8 tecken och bestå av minst 1 siffra. Du skriver in det nya lösenordet på de två första raderna, i den 3:e raden skriver du in ditt eget lösenord. Lösenordet är av engångskaraktär och personalen kommer att få byta ut det första gången de loggar in. Personalen kan själva fylla i sina kontaktuppgifter. E-postadresser, telefonnummer till arbetet, övrig kontaktinfo och roller är synliga för elever och vårdnadshavare. De olika typerna är: Lärare ges till lärare. 12

Skolledare ges till rektorer, biträdande rektorer, skolchefer. Skolledare får tillgång till all information om alla elever, statistik om undervisningsnivå och hur lärarna sköter sin närvarorapportering. De kan också ges möjlighet att kunna logga in på personalens startsidor. Skolledare kan frånvarorapportera bakåt i tiden. Elevvårdare ges till skolsköterska, kurator och även ibland till expeditionspersonal. Elevvårdare får tillgång till all information om alla elever. Elevvårdare kan frånvarorapportera bakåt i tiden. Övrig personal ges till personal som inte behöver se studieresultat och närvaro. Övrig personal kan se scheman, klasslistor, nyheter och aktiviteter. Extern personal samma som övrig personal. Ges till personal som inte ingår i skolpersonalen och kan väljas bort vid utskrift av listor. Administratörsrättigheter: Ja ges till dem som ska kunna sköta allt underhåll, elevdokument, enkäter, betyg, studieplaner, exporter och importer samt göra inställningar i SchoolSoft. Nej innebär att man inte är administratör. Om man inte är administratör kan man ändå få tillgång till vissa delar av adminfliken. Vid Administratör: Nej syns Visa fler alternativ där man kan kryssa för vilka olika rättigheter personen ska ha. Alternativen motsvarar de olika menyerna i SchoolSoft. Väljer man UNDERHÅLL kan personen administrera hela underhållsmenyn. Väljer man enbart Ämnen och Undervisningsgrupper är det enbart de två menyerna man kommer åt. Om du klickar på Visa fler alternativ kan du välja om personalen ska kunna sköta närvarorapporteringen för några andra lärare. 13

5. Importera nya elever Vid läsårsstart kan ni själva importera de nya eleverna till skolan. Detta görs via funktionen Export/import. Om ni använder SchoolSofts elevkö görs istället importen från kön. Se avsnitt Elevkö för mer information. 5.1. Export/import Om ni använder SchoolSoft för kommunfakturering och rapporter till SCB behöver ni göra importen av eleverna i två steg. Dels information som syns på elev-fliken och dels den information som syns under admin-fliken. Om ni inte använder kommunfaktureringen eller SCB-rapporterna räcker det med att göra importen till elev-fliken. Importera alltid information till elev-fliken först. Elev-fliken För att elevernas klasskoppling ska läsas in måste klassen först vara skapad i SchoolSoft. 1. Hämta Excel-dokumentet Elever-elev på http://schoolsoft.se/mallar 2. Använd det här dokumentet och fyll i info om nya elever. 3. De enda obligatoriska kolumnerna att fylla i är socialnumber, fname och lname. Alla andra kan uteslutas. Class = klass (måste först skapas i SchoolSoft) Fname = förnamn Lname = efternamn Socialnumber = personnummer Address1 = Adress Address2 = c/o Pocode = postnummer City = Stad Homephone = Hemtelefon Mobile = mobiltelefon Email = e-postadress Year = år Username = användarnamn. Användarnamnen kan även automatgenereras (se kap 6) och behöver då inte läsas in via Export/import. Not publish = Publicera ENDAST elevens namn till andra elever och vårdnadshavare. Markera med siffran 1 om detta är aktuellt. Contactinfo = övrigt Language2 = elevens språkval (grundskolan). Skriv in språkets förkortning (TY, SP, SEN etc.) Language1 = elevens val (grundskolan) Mothertongue = modersmål (grundskolan). Skriv in språkets förkortning (ARA, FI, EN etc.) 14

Leisureschool = fritids. Markera med siffran 1 om detta är aktuellt. 4. Ta bort alla gröna rader i filen (dvs. förklaringar och exempelelever) samt hela den översta raden med svenska texter. 5. När din fil är färdig och fylld med den information du vill importera till SchoolSoft kopierar du all information i filen. Det är mycket viktigt att du även tar med rubrikerna. 6. Gå in i på Elever i menyn EXPORT/IMPORT och klicka på fliken Import. 7. Radera all information som står i rutan. 8. Klistra in informationen från Excel och klicka på Importera data. 9. Du får en bekräftelse på om importen har lyckats. Om något är fel får du en varning med vad som är fel och vilka elever de gäller. De eleverna måste importeras på nytt när felet är rättat. Hör av dig till support@schoolsoft.se om du inte vet hur du ska rätta felet. 15

10. Nu hittar du eleverna under Elev i menyn UNDERHÅLL. Admin-fliken 1. Hämta Excel-dokumentet Elever-admin på http://schoolsoft.se/mallar 2. Använd det här dokumentet och du fyll i info om nya elever. 3. De enda obligatoriska kolumnerna att fylla i är socialnumber. Alla andra kan uteslutas. Socialnumber = personnummer District = Kommun. Både kommunens namn och kommunnumret kan skrivas in. 16

Fromdate = Från och med-datum Om inget datum fylls i blir importdatumet startdatum. Om från-datum sätts längre fram än läsårsarkiveringsdatumen kommer inte elevernas årskurs att räknas upp om importen görs innan läsårsarkiveringen. Anges med åå-mm-dd. Hasmothertongue = deltar i modersmål (grundskolan). Markera med siffran 1 om detta är aktuellt. SVA = svenska som andraspråk (grundskolan). Markera med siffran 1 om detta är aktuellt. Freetimehours = Timmar fritids (grundskolan). Ange hur många timmar eleven går på fritids. Preschoolhours = Timmar förskola (förskolan). Ange hur många timmar barnet går i förskolan. Nationalprogram = program, inriktning (gymnasiet). Fyll i vilket Program, inriktning eleven ska gå. Program, inriktning. 4. Ta bort alla gröna rader i filen (dvs. förklaringar och exempelelever) samt hela den översta raden med svenska texter. 5. När din fil är färdig och fylld med den information du vill importera till SchoolSoft kopierar du all information i filen. Det är mycket viktigt att du även tar med rubrikerna. 6. Gå in i på Elever Admin i menyn EXPORT/IMPORT och klicka på fliken Import. 7. Radera all information som står i rutan. 8. Klistra in informationen från Excel och klicka på Importera data. 17

9. Du får en bekräftelse på om importen har lyckats. Om något är fel får du en varning med vad som är fel och vilka elever de gäller. De eleverna måste importeras på nytt när felet är rättat. Hör av dig till support@schoolsoft.se om du inte vet hur du ska rätta felet. 10. Du ser dina uppdateringar på varje elev på fliken Admin. 18

5.2. Elevkö Om skolan använder SchoolSofts elevkö för intagning av nya elever kan eleverna i kön importeras till SchoolSoft inför skolstarten. När en elev har status antagen finns valmöjligheten Importera markerade elever till SchoolSoft. Då skapas automatiskt ett konto till eleven och vårdnadshavaren med de uppgifter som är registrerade i kön. De inloggningsuppgifter som vårdnadshavaren tidigare har fått är inte längre giltiga. 1. Gå till Elevkö i menyn KÖSYSTEM. 2. Gör en sökning på alla elever med ett visst startår, årskurs och med status Antagen. 3. Markera på höger sida vilka elever som ska importeras till SchoolSoft. 4. Klicka på Visa fler alternativ. 5. Välj Statdatum. Om inget startdatum väljs kommer dagens datum anges som startdatum. Om ett startdatum skrivs in i rutan Startdatum kommer detta datum anges som elevens startdatum i SchoolSoft. Om en import görs innan läsårsarkiveringen och startdatumet ligger efter läsårsarkiveringen kommer elevernas årskurs inte flyttas upp (vilket annars sker vid läsårsarkivering). Detta innebär att man kan importera eleverna redan innan arkiveringen och jobba med dem under våren, t.ex. klassplacera dem och årskurslägga dem, utan att de får en ändrad årskurs efter arkiveringen. 6. Kryssa i rutan Importera markerade elever till SchoolSoft. 7. Välj OK på frågan Vill du verkligen importera eleverna till SchoolSoft? 8. Glöm inte att Spara. 19

Markera de elever som ska importeras, kryssa i rutan Importera, välj ett startdatum och spara. Elever från elevkön kan importeras från kön till skolan om de ligger som inaktiva på en annan skola i samma organisation. Adressuppgifter på elever och vårdnadshavare kommer se ut som de gjorde på den gamla skolan och inte ändras om andra uppgifter finns i elevkön. TIPS! Innan eleverna importeras i SchoolSoft kan skolan lägga in kommunkopplingen på eleverna. Detta görs manuellt på varje elev och kan inte göras av vårdnadshavarna. Detta för att minska risken för fel när skolan fakturerar kommunerna. 6. Skapa användarnamn till nya elever I SchoolSoft får du ett stöd för att enkelt skapa användarnamn och lösenord till alla elever som inte har det i dagsläget. 1. Klicka på Elev i menyn UNDERHÅLL. 20

2. Klicka på länken Skapa inloggningsuppgifter för elever. 3. Välj en eller flera klasser i listan (genom att hålla CTRL-knappen intryckt). 4. Markera Visa elever som saknar användarnamn och klicka sedan på knappen Visa klasslista. 5. SchoolSoft listar nu de elever i urvalet som saknar användarnamn. 6. Markera vilka elever från urvalet som systemet ska skapa användarnamn till. Om alla elever ska få användarnamn kryssar du i rutan Markera/avmarkera alla. 7. Välj form på användarnamnet. 2+2 ger ett användarnamn baserat på de 2 första bokstäverna i förnamnet + de 2 första bokstäverna i efternamnet. Dennis Bengtsson får användarnamnet debe. 3+3 ger ett användarnamn baserat på de 3 första bokstäverna i förnamnet + de 3 första bokstäverna i efternamnet. Dennis Bengtsson får användarnamnet denben. 21

fname.lname ger ett användarnamn baserat på elevens förnamn och elevens efternamn. Dennis Bengtsson får användarnamnet dennis.bengtsson. Prefix och Suffix. Tecken som skriv in i rutan prefix kommer hamna framför alla elevers användarnamn. Tecken som skrivs in i rutan suffix kommer att hamna efter alla elevers användarnamn. Hantera duplikat med löpnummer Om det redan finns en användare med samma användarnamn kommer en siffra läggas till efter elevens användarnamn (ex debe1). Om alternativet inte är ikryssat och duplikat uppstår kommer ni få en varning och användarnamnet skapas inte. 8. Klicka på Skapa användarnamn. 9. Ett nytt fönster öppnas med information om elevernas användarnamn. 22

10. Markera informationen i fönstret, kopiera och klistra in i Excel för att arbeta vidare med dem där. OBS! Stäng inte fönstret innan du har sparat informationen någon annan stans. Informationen går inte att återskapa. 7. Skapa lösenord till nya elever 1. Om du har ett öppet fönster med användarnamn till eleverna är det viktigt att du stänger det innan du börjar skapa lösenord. 2. Klicka på Elev i menyn UNDERHÅLL. 3. Klicka på länken Skapa inloggningsuppgifter för elever. 4. Välj en eller flera klasser i listan (genom att hålla CTRL-knappen intryckt). 23

5. Markera Visa elever som saknar lösenord och klicka sedan på knappen Visa klasslista. 6. SchoolSoft listar nu de elever i urvalet som saknar lösenord. 7. Markera vilka elever från urvalet som systemet ska skapa användarnamn till. Om alla elever ska få lösenord kryssar du i rutan Markera/avmarkera alla. 8. Klicka på Skapa engångslösenord 24

9. Ett nytt fönster öppnas med information om elevernas lösenord här finns också elevernas användarnamn. Informationen sparas också som en fil, som du kan spara på din dator. 10. Markera informationen i fönstret, kopiera och klistra in i Excel för att arbeta vidare med dem där. OBS! Stäng inte fönstret innan du har sparat informationen någon annan stans. Informationen går inte att återskapa. 11. Lösenordet som är skapat är av engångskaraktär. Det innebär att eleven kommer att få byta ut lösenordet första gången hon eller han loggar in i systemet. 25

8. Koppla elevernas inloggningsuppgifter till brev Ett lätt sätt att hantera utdelningen av elevernas lösenord är att skapa brev som kopplas ihop med elevernas inloggningsuppgifter. Breven kan sedan skrivas ut och delas ut till eleverna. Beroende på vilket ordbehandlingsprogram man använder. I exemplet nedan visar vi hur man gör i Office-2010. För andra ordbehandlingsprogram gör en sökning på koppla dokument. Kontakta support@schoolsoft.se om ni hellre vill att vi skapar breven åt er. Arbetet med detta faktureras efter avtalsenlig konsulttaxa. 1. Hämta Word-dokumentet Förslag på brev till elever.doc på http://schoolsoft.se/mallar 2. Spara brevet på datorn. 3. Anpassa brevet efter skolans behov. Dvs. lägg in skolans logga, skriv in kontaktuppgifter, rätt inloggningslänk och gör anpassningar i texten så att den passar skolans behov. Det går självklart lika bra att använda ett brev som ni har skapat själva. 4. Klicka på fliken Utskick. 26

5. Klicka på Starta koppling av dokument och välj Brev. 6. Klicka på Välj mottagare och välj Använd befintlig lista. 7. Leta reda på det dokumentet där du sparat elevernas inloggningsuppgifter. 27

8. Välj Öppna. 9. Väll vilken flik i dokumentet vill öppna (troligtvis har du sparat uppgifterna i den första fliken). 10. Markera ordet förnamn (1.). Se till att du även markerar hakparenteserna. 11. Klicka på Infoga kopplingsinstruktion och välj fname (2.). 2. 1. 12. Ordet förnamn kommer i det färdiga brevet bytas ut mot informationen som står i din Excel-lista under rubriken fname. 13. För likadant med efternamn (lname), klass (class), användarnamn (username) och lösenord (password). 28

14. Klicka på Förhandsgranska resultat för att se resultatet. 29

15. Klicka på Förhandsgranska resultat och välj Redigera enskilda dokument. 16. Välj Alla och klicka på Ok. 17. Spara det nya dokumentet på din dator. Härifrån kan du skriva ut breven och dela ut dem till eleverna. 30

9. Ta bort vårdnadshavare som saknar elever När eleverna är inaktiverade och borttagna från SchoolSoft kan inte deras vårdnadshavare längre logga in. Det kan ändå vara bra att rensa bort vårdnadshavare som saknar elever. 1. Klicka på Vårdnadshavare i menyn UNDERHÅLL. 2. Klicka på länken Ta bort vårdnadshavare som saknar elever. 3. SchoolSoft listar nu de vårdnadshavare som saknar elever. 4. Markera de vårdnadshavare som ska tas bort. Om alla vårdnadshavare ska tas bort kryssar du i rutan Markera/avmarkera alla. 5. Klicka på Ta bort. 31

10. Skapa nya vårdnadshavare SchoolSoft ger ett stöd för att automatgenerera ett vårdnadshavarkonto per elev. Kontot får förnamnet Vårdnadshavare för Dennis och efternamnet Bengtsson om eleven heter Dennis Bengtsson. 1. Om du har ett öppet förnster med lösenord till eleverna är det viktigt att du stänger det innan du börjar skapa vårdnadshavare. 2. Klicka på Vårdnadshavare i menyn UNDERHÅLL. 3. Klicka på länken Skapa inloggningsuppgifter för vårdnadshavare. 4. Välj en eller flera klasser i listan (genom att hålla CTRL-knappen intryckt). 5. Markera Visa elever som saknar vårdnadshavare och klicka sedan på knappen Visa klasslista. 6. SchoolSoft listar nu de elever i urvalet som saknar vårdnadshavare. 7. Markera vilka elever från urvalet som systemet ska skapa vårdnadshavare till. Om alla elever ska få vårdnadshavare kryssar du i rutan Markera/avmarkera alla. 32

8. Klicka på Skapa vårdnadshavare. 9. Ett nytt fönster öppnas med information om de nya vårdnadshavarna kopplade till respektive elev. 10. Markera informationen i fönstret, kopiera och klistra in i Excel för att arbeta vidare med dem där. OBS! Stäng inte fönstret innan du har sparat informationen någon annan stans. 33

11. Skapa lösenord till nya vårdnadshavare Innan lösenord skapas till vårdnadshavarna måste de ha fått användarnamn. Användarnamnet är samma som elevens användarnamn och skapas under UNDERHÅLL/Elev. 1. Om du har ett öppet förnster med nya vårdnadshavare är det viktigt att du stänger det innan du börjar skapa lösenord. 2. Klicka på Vårdnadshavare i menyn UNDERHÅLL. 3. Klicka på länken Skapa inloggningsuppgifter för vårdnadshavare. 4. Välj en eller flera klasser i listan (genom att hålla CTRL-knappen intryckt). 5. Markera Visa vårdnadshavare som saknar lösenord och klicka sedan på knappen Visa klasslista. 6. SchoolSoft listar nu de vårdnadshavare i urvalet som saknar lösenord. 34

7. Markera vilka vårdnadshavare från urvalet som systemet ska skapa lösenord till. Om alla vårdnadshavare ska få lösenord kryssar du i rutan Markera/avmarkera alla. 8. Klicka på Skapa engångslösenord. 9. Ett nytt fönster öppnas med information om vårdnadshavarnas lösenord här finns också vårdnadshavarnas användarnamn. Informationen sparas också som en fil, som du kan spara på din dator. 10. Markera informationen i fönstret, kopiera och klistra in i Excel för att arbeta vidare med dem där. OBS! Stäng inte fönstret innan du har sparat informationen någon annan stans. Informationen går inte att återskapa. 11. Om någon vårdnadshavare inte har ett användarnamn kommer inte lösenord att skapas. Vårdnadshavare som inte fått några nya lösenord listas i en separat ruta. 12. Observera att vårdnadshavarna alltid har samma användarnamn som sina barn. Användarnamnet skapas på eleven. 35

12. Koppla vårdnadshavarnas inloggningsuppgifter till brev Ett lätt sätt att hantera utdelningen av vårdnadshavarnas lösenord är att skapa brev som kopplas ihop med vårdnadshavarnas inloggningsuppgifter. Breven kan sedan skrivas ut och delas ut till vårdnadshavarna. Beroende på vilket ordbehandlingsprogram man använder. I exemplet nedan visar vi hur man gör i Office-2010. För andra ordbehandlingsprogram gör en sökning på koppla dokument. Kontakta support@schoolsoft.se om ni hellre vill att vi skapar breven åt er. Arbetet med detta faktureras efter avtalsenlig konsulttaxa. 1. Hämta Word-dokumentet Förslag på brev till vårdnadshavare.doc på http://schoolsoft.se/mallar. 2. Spara brevet på datorn. 3. Anpassa brevet efter skolans behov. Dvs. lägg in skolans logga, skriv in kontaktuppgifter, rätt inloggningslänk och gör anpassningar i texten så att den passar skolans behov. Det går självklart lika bra att använda ett brev som ni har skapat själva. 4. Klicka på fliken Utskick. 36

5. Klicka på Starta koppling av dokument och välj Brev. 6. Klicka på Välj mottagare och välj Använd befintlig lista. 37

7. Leta reda på det dokumentet där du sparat elevernas inloggningsuppgifter. 8. Välj Öppna. 9. Väll vilken flik i dokumentet vill öppna (troligtvis har du sparat uppgifterna i den första fliken). 38

10. Markera ordet klass (1.). Se till att du även markerar hakparenteserna. 39

11. Klicka på Infoga kopplingsinstruktion och välj class (2.). 1. 2. 12. Ordet klass kommer i det färdiga brevet bytas ut mot informationen som står i din Excel-lista under rubriken class. 13. För likadant med elevens förnamn (studentfname), elevens efternamn (studentlname), förnamn (fname), efternamn (lname), användarnamn (username) och lösenord (password). 14. Klicka på Förhandsgranska resultat för att se resultatet. 40

15. Klicka på Förhandsgranska resultat och välj Redigera enskilda dokument. 41

16. Välj Alla och klicka på Ok. 17. Spara det nya dokumentet på din dator. Härifrån kan du skriva ut breven och dela ut dem till vårdnadshavarna. 42

13. Skapa program (gymnasiet) Det enklaste sättet att skapa program för de nya eleverna är att skapa en kopia av motsvarande program från förra läsåret. Då skapas en kopia av programmet med samtliga kurser som ligger inlagda. Om ett helt nytt program ska skapas, se istället manualen Betygssättning gymnasiet. 1. Klicka på Program i menyn KURS. 2. Välj Ändra på programmet du ska kopiera 3. Klicka på Skapa en kopia av detta program med samtliga kurser. 4. Döp om programmet och se till att start- och slutdatum stämmer. 5. Spara. 6. Klicka på Lägg till/ändra kurser för programmet. 43

7. Justera programmet så att rätt kurser finns med, rätt kategori och kursansvarig finns på kurserna, ändra start- och slutdatum samt ändra status så att programmet stämmer för de nya eleverna. 8. Spara. 14. Skapa studieplaner (gymnasiet) Kopplingen mellan eleverna och programmen görs genom att tilldela eleverna studieplaner. Detta kan antingen göras manuellt eller via Export/import. 14.1. Manuellt 1. Klicka på Studieplaner i menyn KURS. 2. Klicka på Skapa individuell studieplan. 3. Välj en elev i rullgardinslisten (bara elever som inte har studieplaner finns i rullgardinslisten). 44

4. Välj program. 5. Välj omfattning. 6. Spara. 7. Fortsätt med nästa elev i listan. 14.2. Export/import 1. Öppna ett nytt Excel-dokument. 2. Skriv in socialnumber i första rutan och program i andra. 3. I rutan under socialnumber skriver du in elevernas personnummer, i rutan under program skriver du in namnet på programmet som eleverna ska läsa. Programmet måste sedan innan vara skapat i SchoolSoft. 4. Kopiera de rutor du har lagt in information i. 5. Gå in under Export/import och klicka på Studieplaner. Välj att arbeta med Importfliken. 45

6. Ta bort all information som står i rutan. 7. Klistra in informationen från Excel och klicka på Importera data. 8. Eleverna kopplas nu till det valda programmet och du kan titta på deras studieplaner under Studieplaner i menyn KURS. 46