Lathund representation m.m. Denna lathund ska ses endast som en vägledning och bygger på LU:s föreskrifter om representation (Dnr EK2011/37) samt Skatteverkets bestämmelser. Rekommenderad kostnad, avdrag, och konteringsanvisningar för ett antal händelser 1) Representation som överstiger rekommenad ska i varje enskilt fall godkännas i förväg av områdets kanslichef eller chefen för sektionen Ledningsstöd 2) Moms utöver maximalt avdrag bokförs som kostnad. Intern representation avser anställda som uppbär lön eller arvode från LU Institutionen är skyldig att till lönehanteringen anmäla representation som medför förmånsbeskattning. Med regelmässigt menas var eller varannan vecka Vid extern representation får antalet interna deltagare endast i undantagsfall överstiga antalet externa gäster Val av konto för representation ( eller ) där både externa och interna deltagare deltar avgörs av övervägande andelen, i andra hand kan syftet vara avgörande för valet av konto, men aldrig delad kontering. Personalfester/motsvarande får arrangeras högst 2 ggr per år. En /mottagarförteckning ska alltid innehålla för- och efternamn samt organisatorisk tillhörighet Händelse/Aktivitet Beskrivning händelse/krav på verifiering Rekommen Arbetslunch/middag på restaurang Två eller flera anställda träffas för gemensam lunch och diskussion i arbetsfrågor på en restaurang. Verifikation: restaurangnota, Får ej ske regelmässigt Arbetslunch/middag på arbetsstället Två eller flera anställda beställer lunch/middag till arbetslokalen, under pågående arbete och /eller Får ej ske regelmässigt Begravningsblommor Krans, gravbukett, handbukett. Verifikation: Faktura samt namn på mottagare inget avdrag 495000/ Blomsteruppvaktning vid disputation, födelsedag, anställds sjukdom eller anställningens upphörande. samt namn på mottagare 250,00 kr budavgift fullt avdrag 495000 Blommor eller gåvor till ett Disputationslunch Lunch för respondent, opponent, handledare, betygsnämnd. Disputationsmottagning Mottagning med buffé för anställda och externa personer, Disputationsuppvaktning Blommor eller gåva till disputand eller inköpskvitto 250,00 kr fullt avdrag 495000 Blommor eller gåvor till ett "Dricks" I undantagsfall och får inte överstiga 5% av representationskostnaden och ska rymmas inom maxkostnaden. Enklare uppvaktning Fruktkorg till anställda Blommor vid disputation, födelsedag, anställningens upphörande. Verifikation: Faktura eller inköpskvitto Tillgängligt för alla, tex i ett lunchrum. 250,00 kr fullt avdrag 495000 Blommor eller gåvor till ett fullt avdrag 495000 Sida 1 av 5
Hedersdoktor, ringar, frackhyra mm från leverantören fullt avdrag ring 638000 frackhyra 578900 Hedersdoktor, lunch, middag Informationsmöte med enklare förtäring för anställda Anställda bjuds på kaffe och bulle 100,00 kr 7,20/person vid 574700 Momsavdraget baseras på 60,00 kr/person Informationsmöte med enklare förtäring för studenter eller andra externa mottagare Det bjuds på kaffe och bulle 100,00 kr 7,20/person vid Momsavdraget baserat på 60.00 kr/person Julgåva till anställda eller kvitto, mottagarförteckning 450,00 kr fullt avdrag 495000 Blommor eller gåvor till ett Jullunch/Julbord Julfest, kringkostnader Anställda bjuds på jullunch. Utöver måltid enligt ovan, kringkostnader såsom lokalhyra, musikunderhållning mm. + 350,00 kr 45,00/person vid sats 25 %, 21,60/person vid sats 12 %, sats 6 % Momsavdraget baseras på 180,00 Kaffe till anställda Konferensdeltagande, extern arrangör Konferensdeltagande, extern arrangör, vetenskaplig konferens Konferenskostnad, intern konferens på kursgård Konferenskostnad intern konferens på LU LU-konferenser med externa deltagare Gratis kaffe från automat eller liknande till anställda LU-anställd deltar i konferens som arrangeras av annan än LU. Måltider ingår. LU-anställd deltar i vetenskaplig konferens som arrangeras av annan än LU. Måltider ingår. Konferens på kursgård mer än 1 dag. I konferenskostnaden ingår helpension för deltagarna. Arbete pågår hela dagarna. från kursgården Ev. avslutande middag på kvällen. Heldagskonferens för anställda på LU, kaffe fm, lunch och kaffe em ingår. Ev. avslutande middag på kvällen. LU anordnar konferens och inbjuder externa deltagare. I konferensen deltar även LUanställda. Deltagare betalar konferensavgift. för hotell, mat, lokalhyra fullt avdrag 495000 fullt avdrag 481000 Utgår traktamente skall detta fullt avdrag 574000 Utgår traktamente skall detta fullt avdrag 481000 450,00 kr 22,50 per person fullt avdrag 573200 450,00 kr 22,50 per person fullt avdrag 573200/ 574000 Sida 2 av 5
Ev. avslutande middag på kvällen om den inte ingår i konferensavgift. 650,00 kr 22,50 per person / Luciakaffe med glögg Verifikation: Inköpskvitton fullt avdrag 495000 Lunch/middag, extern representation Lunch/middag i hemmet, extern representation Verifikation: Inköpskvitto, Massage Massage som erbjuds alla anställda vid enheten. från leverantör. fullt avdrag 495000 Minnesgåva till anställda Gåva av minneskaraktär till anställd vid exempelvis högtidsdagar, t ex 50-årsdag, längre tids anställning (enl RSV 6 år) eller när anställningen upphör. Verifikation: Faktura från leverantören eller inköpskvitto, namn på mottagaren 10000,00 kr fullt avdrag 495000 Skattefrihet vid max två tillfällen under anställningstiden (1 tillfälle utöver utmärkelsen för "nit och redlighet") Personalfest, anställda bjuds på middag som serveras på restaurang Personalfest, anställda bjuds på middag som serveras i LU:s lokaler Personalutbildning/intern kurs inkl måltid LU anordnar kurs för anställda. Lunch samt kaffe fm och em. fullt avdrag 573200 Personalutbildng/extern kurs Anställd deltar i kurs som anordnas av extern arrangör i arrangörens lokaler. Lunch ingår i kursavgift som betalas av LU. från kursarrangören. fullt avdrag 481000 Utgår traktamente ska detta Planerings/informationsmöten Anställda som deltar i planerings/informationsmöte bjuds på lunch i anslutning till mötet. Verifikation: räkning från restaurang + Promotionsmottagning Mottagning med buffé för anställda och externa. från leverantören och/eller restuarangnota samt, t.ex. utdrag ur gästbok. 450,00 kr vid endast intern medverkan, 650,00 kr vid externa medverkan / Reklamgåva Artiklar av förhållandevis obetydligt värde med universitetets logotyp. Verifikation: Faktura från leverantören + mottagarförteckning 200,00 kr 45,00 kr Momsavdraget baserat på 180,00 kr/person Representation i hemmet Externa gäster bör inte vara i extrem minoritet. Verifikation: Inköpskvitto, Sida 3 av 5
Sammanräde med kaffe och bulle 100,00 kr 7,20/person vid 574700 Momsavdraget baserat på 60,00 kr/person. Styrelsemöte Ledamöterna bjuds på lunch. Verifikation: Faktura från leverantören och/eller restuarangnota samt. Teaterbiljetter, musikunderhållning till anställd i egenskap av julklapp att användas för enskilt bruk kvitto på teaterbiljetter samt 450,00 kr fullt avdrag 495000 Överstiger värdet beloppsgränsen ska gåvan beskattas från första. Teaterbiljetter, musikunderhållning till anställd i egenskap av kringkostnad tex vid julfest När teaterbiljetten är kombinerad med middag. kvitto på teaterbiljetter samt 350,00 kr 45,00/person vid sats 25 %, 21,60/person vid sats 12 %, sats 6 % Uppvaktning blommor Medarbetare går i pension, anställningen upphör el dyl. Blomsteruppvaktning. eller inköpskvitto 250,00 kr fullt avdrag 495000 Blommor eller gåvor till ett. Uppvaktning gåva Gåva tex vid 50-årsdag, längre tids anställning (enl RSV 6 år) eller vid anställningens upphörande. Verifikation: Faktura från leverantören eller inköpskvitto, namn på mottagaren 10000,00 kr fullt avdrag 495000 Skattefrihet vid max två tillfällen under anställningstiden (1 tillfälle utöver utmärkelsen för "nit och redlighet") Uppvaktning middag Anställda bjuds på middag vid medarbetares pensionering, anställningens upphörande eller motsv. Räknas som personalfest, får hållas högst 2 ggr per år Uppvaktning tårta Anställda bjuds på kaffe o tårta eller snacks o dryck eller motsv i samband med t.ex. medarbetares pensionering eller anställningens upphörande eller inköpskvitto, 100,00 kr fullt avdrag 495000 Uppvaktning vid anställdas bröllop, barnafödande etc Betraktas som privat kostnad och får ej belasta universitetets medel Workshops Övertidsarbete LU anordnar workshop. I programmet ingår kaffe och lunch. för mat, lokalhyra Enklare måltid såsom smörgås, pizza eller sallad och ska intas på arbetsplatsen. Verifikation: Inköpskvitto + fullt avdrag 573200 100,00 kr fullt avdrag 495000 Konto Benämning 481000 U Kursavgifter externa kurser och konferenser 495000 U Personalvårdande åtgärder U Intern representation Sida 4 av 5
U Representation (Extern) 573200 U Hotell och restaurang 574000 U Vetenskapliga konferenser 574700 U Förtäring vid sammankomster 578900 U Övriga köpta tjänster 638000 U Övriga varor Momssats Varor och tjänster Restaurangbesök och de flesta 25% konsumtionsvaror 12% Livsmedel och catering Tillträde till teater-, opera- och 6% bioföreställning samt till idrottsevenemang Sida 5 av 5