Fullmäktige 29.04.2013 Sida 1 / 1 3921/02.08.00/2012 Revisionsnämnden 9 21.3.2013 68 Upphandling av revision av offentlig förvaltning och ekonomi räkenskapsåren 2013 2016 Beredning och upplysningar: Virpi Ala-aho, tfn 09 8162 2087 Jukka Värre, tfn 09 8168 4924 Timo Martelius, tfn 09 8162 5271 E-post enligt modellen fornamn.efternamn@esbo.fi Förslag Revisionsnämnden Fullmäktige - väljer OFR, CGR Pasi Leppänen som är ansvarig OFR-revisor i BDO Audiator Ab till stadens revisor 2013 2016, - beslutar att beslutet om upphandling är bindande först när avtalet har undertecknats och - att upphandlingen genomförs enligt Esbo stads revisionsstadga så att revisorns mandatperiod är densamma som fullmäktigeperioden. - Ärendet blir offentligt när beslutet om upphandling har vunnit laga kraft. Affärshemligheter i anbudshandlingarna ges inte offentlighet. Beslut Bilaga Redogörelse Revisionsnämndens förslag godkändes enhälligt. 13 Tarjouspyyntö 14 Kelpoisuusehdot 2013-2016 15 Vastuunalainen JHTT 16 Vastuunalaisen varahenkilö 17 Hintaliite 2 18 Hintaliite 3 19 Tarkastustiimi 20 Sopimus 2013-2016 Enligt 72 i kommunallagen ska fullmäktige välja en eller flera revisorer som granskar stadens förvaltning och ekonomi. Revisorn utför sitt uppdrag under tjänsteansvar. Revisorn ska vara en OFR-revisor eller ett OFR-samfund. Dessa har godkänts av revisionsnämnden för den offentliga förvaltningen och ekonomin. Samfundet skall förordna en OFR-revisor till ansvarig revisor.
Fullmäktige 29.04.2013 Sida 2 / 2 Enligt 71 2 mom. i kommunallagen ska revisionsnämnden för fullmäktige bereda de ärenden som gäller granskningen av förvaltningen och ekonomin I enlighet med kommunförbundets rekommendationer beredde revisionsnämnden för perioden 2009 2012 en anbudsbegäran med bilagor och inledde anbudstävlingen om upphandling av revision av offentlig förvaltning och ekonomi räkenskapsåren 2013 2016. Revisionsnämnden för 2013 2016 gör en framställning om valet av revisor till fullmäktige. Enligt 5 i Esbo stads revisionsstadga väljer fullmäktige ett OFR-samfund för granskningen av förvaltningen och ekonomin under de år som motsvarar fullmäktiges mandattid. Beredningen av upphandlingen av revisor har gjorts i samarbete med upphandlingsexperter. Under behandlingen av ärendet närvarar upphandlingsdirektör Timo Martelius samt svarar på frågor under nämndens möte. Esbo stad begärde anbud om stadens revisionstjänster i enlighet med dokument för begäran om anbud. Upphandlingsförfarandet var öppet och upphandlingen överskrider till sin volym EU:s tröskelvärde (200 000 euro) för upphandlingar. Urvalsgrunden för upphandlingen är helhetsekonomisk förmånlighet, varvid kriterierna utgörs till 60 % av tjänstens pris och till 40 % av tjänstens kvalitet. Kvalitetskriterierna som användes vid valet definierades i anbudsbegäran. Upphandlingsannonsen publicerades i Hilma offentliga upphandlingar 14.1.2013 och dess preciseringar 11.2.2013. Anbudsbegäran med bilagor fanns tillgängliga i internet på stadens webbplats. Inom utsatt tid 26.2.2013 kl. 12.00 inlämnades anbud av följande fyra OFRrevisionssamfund: KPMG Julkishallinnon palvelut Oy (FO-nummer 0746285-7), BDO Audiator Oy (FO-nummer 0904285-6), PwC Julkistarkastus Oy (FO-nummer 1064970-0) och Ernst & Young Julkispalvelut Oy (FO-nummer 1076218-0). Bedömning av anbudgivarnas lämplighet: enligt 52 i upphandlingslagen ska anbudsgivarnas lämplighet bedömas innan anbuden jämförs. Alla som deltog i anbudstävlingen och lämnade anbud inom utsatt tid uppfyllde kraven på lämplighet i anbudsbegäran. Bedömning av anbuden utifrån anbudsbegäran: Enligt 46 i upphandlinslagen ska anbud som inte motsvarar anbudsförfrågan eller anbudsförfarandets krav uteslutas ur anbudsförfarandet för att trygga en jämlik och icke-diskriminerande behandling. Alla anbud uppfyllde kraven i anbudsbegäran. Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) ska tillämpas på offentliggörandet av upphandlingsdokument, avgifter som uppbärs för handlingar samt partens rätt att få information, då upphandlingsenheten är en i 4 i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet avsedd myndighet eller i enlighet med någon annan bestämmelse bör följa den nämnda lagen. Enligt 6 och 7 i ovan nämnda lag: - En begäran om anbud blir offentlig när handlingen har undertecknats. En begäran om komplettering av ett anbud som gäller upphandling och entreprenad liksom även någon annan rättshandling som avgörs på basis av anbud samt utredningar och
Fullmäktige 29.04.2013 Sida 3 / 3 andra handlingar som har sammanställts för behandlingen av anbudsärendet, blir offentliga när ett avtal i ärendet har ingåtts. - Upphandlingsbeslutet och ett av en myndighet i egenskap av avtalspart fattat avgörande samt för behandlingen av dessa hos myndigheten upprättade promemorior, protokoll och andra handlingar blir offentliga när ett beslut eller avtal har undertecknats. - Anbud gällande upphandling, entreprenad eller annat anbud samt anbudsansökningar som lämnats till upphandlingsenheten, blir offentliga när avtalet om upphandlingen träffats. Anbudshandlingar är med undantag av affärshemligheter offentliga och förvaras i Esbo stads externa revisionsenhets arkiv. Enligt upphandlingslagen får upphandlingskontraktet slutas tidigast 21 dagar efter delfåendet av upphandlingsbeslutet under förutsättning att beslutet har vunnit laga kraft. Som jämförelsepris användes de priser som anbudsgivaren meddelat för åren 2013 2016. Det ur ett ekonomiskt helhetsperspektiv fördelaktigaste anbudet gavs av BDO Audiator Oy med helhetspoängtalet 96,80. Poängen för alla jämförda anbud och de i jämförelsen använda priserna syns i följande jämförelsetabell. Ansvarig OFR: BDO Audiator Oy PwC Julkistarkastus Oy KPMG Julkishallinnon palvelut Oy Ernst & Young Julkispalvelut Oy Vägda poäng sammanlagt: 32,00 21,71 26,29 18,29 Ersättare för den ansvariga OFR-revisorn: Vägda poäng sammanlagt: Revisionsteam: 14,77 16,00 11,08 9,85 Vägda poäng sammanlagt: Vägda kvalitetspoäng sammanlagt: Slutliga relaterade poängtal i kvalitetsjämförelsen: 11,00 6,00 12,00 12,00 Pris: Prispoäng: 57,77 43,71 49,36 40,13 Pris- och kvalitetspoäng sammanlagt: 60,00 45,40 51,27 41,68 Placering: Ansvarig OFR: 331 348,31 375 030,00 304 800,00 482 228,00 Vägda poäng sammanlagt: 36,80 32,51 40,00 25,28 Ersättare för den ansvariga OFR-revisorn: Vägda poäng sammanlagt: 96,80 77,91 91,27 66,96 Revisionsteam: 1 3 2 4
Fullmäktige 29.04.2013 Sida 4 / 4 Beslutshistoria Revisionsnämnden 21.3.2013 Förslag Behandling Beslut Stadsrevisorn Virpi Ala-aho Revisionsnämnden föreslår att fullmäktige beslutar välja OFR, CGR Pasi Leppänen som är ansvarig OFR-revisor i BDO Audiator Ab till stadens revisor 2013 2016, att beslutet om upphandling är bindande först när avtalet har undertecknats och att upphandlingen genomförs enligt Esbo stads revisionsstadga så att revisorns mandatperiod är densamma som fullmäktigeperioden. Ärendet blir offentligt när beslutet om upphandling har vunnit laga kraft. Affärshemligheter i anbudshandlingarna ges inte offentlighet. Under mötet delades en kompletterande föredragningslista ut, där beslutsförslagets sista stycke preciserades. Nämnden diskuterade ämnet och godkände det preciserade beslutsförslaget. Därtill lades följande stycke till redogörelsedelen på föredragandens förslag: I anbudsbegäran ombads anbudsgivarna meddela en namngiven ansvarig OFRrevisor, ansvarig ersättare för revisorn samt revisionsteamets kompetens, som bedömdes utifrån de i bilagorna 4 6 presenterade uppgifterna. Nämnden godkände tillägget till texten i ärendets redogörelsedel. Upphandlingsdirektör Timo Martelius närvarade som inbjuden sakkunnig under behandlingen av ärendet. Revisionsnämnden godkände enhälligt föredragandens förslag. För kännedom - KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy - Ernst & Young Julkispalvelut Oy - PwC Julkistarkastus Oy - BDO Audiator Oy
Fullmäktige 29.04.2013 Sida 5 / 5
Fullmäktige 29.04.2013 Sida 6 / 6