Årsmöteshandlingar 2014

Årsmöteshandlingar 2014 Sida 1

Innehållsförteckning 0. Föredragningslista vid årsmöte i ÖOK 2014-02-20... 3 1. VERKSAMHETSBERÄTTELSER 2013... 4 1.1 Verksamhetsberättelse för Styrelsen 2013... 4 1.2 Verksamhetsberättelse för TT-kommittén 2013... 5 1.3 Verksamhetsberättelse för Arrangemangskommittén 2013... 6 1.4 Verksamhetsberättelse för Ungdomskommittén 2013... 7 2. VERKSAMHETSPLANER 2014... 8 2.1 Verksamhetsplan för Styrelsen 2014... 8 2.2 Verksamhetsplan för TT-kommittén 2014... 9 2.3 Verksamhetsplan för Arrangemangskommittén 2014... 9 2.4 Verksamhetsplan för Ungdomskommittén 2014... 10 3. BUDGETFÖRSLAG 2014... 11 3.1 Budgetförslag för Styrelsen 2014... 11 3.2 Budgetförslag för TT-kommittén 2014... 12 3.3 Budgetförslag för Arrangemangskommittén 2014... 12 3.4 Budgetförslag för Ungdomskommittén 2014... 12 3.5 Budgetförslag för Östersunds OK... 13 Sida 2

0. Föredragningslista vid årsmöte i ÖOK 2014-02-20 1. Mötets öppnande 2. Fastställande av röstlängd för årsmötet 3. Fråga om mötets behöriga utlysande 4. Val av ordförande och sekreterare för mötet 5. Val av justeringsmän att jämte ordförande justera mötesprotokollet och att tillika fungera som rösträknare 6. Fastställande av dagordning 7. Föredragning av styrelsens och kommittéernas verksamhetsberättelse för föregående år 8. Föredragning av styrelsens förvaltningsberättelse 9. Föredragning av revisorernas berättelse 10. Fastställande av resultat- och balansräkning samt verksamhetsberättelser 11. Beslut angående ansvarsfrihet för styrelsen 12. Behandling av från styrelsen eller revisorerna till årsmötet hänskjutna frågor 13. Behandling av från enskilda medlemmar inkomna motioner till styrelsen 14. Fastställande av verksamhetsplan och budget för innevarande år 15. Fastställande av medlemsavgifter 16. Val av: ordförande, kassör, och sekreterare för en tid av 1 år övriga styrelseledamöter styrelsesuppleanter kommittéfunktionärer två revisorer samt revisorssuppleanter tre ledamöter i valberedningen varav en utses till ordförande redaktion ÖOK Nytt 17. Övriga frågor 18. Mötets avslutande Sida 3

1. VERKSAMHETSBERÄTTELSER 2013 1.1 Verksamhetsberättelse för Styrelsen 2013 Styrelsen har under det gångna året bestått av: Maj-Britt Ringvall (ordförande), Tom Brantheim (kassör), Lars-Eric Gahlin (sekreterare), Britta Brännström (ungdom), Markus Hansson (träning/tävling), Marcus Amrén (arrangemang) och Ida Willén (träning/tävling). Den huvudsakliga verksamheten bedrivs i kommittéerna. Styrelsen har en samordnande roll för kommittéarbetet. Styrelsen har under året haft 10 protokollförda sammanträden. Vi har fått 30 nya medlemmar under året, varav 16 ungdomar. Vår ungdomsverksamhet fortsätter att utvecklas. Vi har många ungdomar, som deltar i våra träningar. Av Skogskarlarnas klubb fick vår ungdomsverksamhet på JHOFs årsmöte ett stipendium på 3 000 kr för vårt fina arbete med ungdomar. Vi har under året genomfört ett antal orienteringstävlingar med bra ekonomiskt resultat. Norrlands Mästerskapen i Sinnberg var en lyckad tävling både sportsligt och ekonomiskt. Loffelunken har utvecklats till en av våra större tävlingar och är uppskattad med många deltagare från Norge. Årets tävling arrangerades med ungdomar som funktionärer. En bra satsning som bådar för fler funktionärer. Klubben har även i år tillsammans med Brunflo IF och Frösö IF genomfört en tredagarstävling i Vålådalen Det samlade överskottet från tävlingarna har använts till digitalisering av kartan söder om Vålån. Arbetet med skidorientering sker i huvudsak i förbundets regi. ÖOK har arrangerat Skid-O cupen i Rannåsen med cirka 30 deltagare varje gång. Vi har under 2012 överfört våra kartor till Kartföreningen, som därigenom har övertagit all kartverksamhet. Från klubben har vi överlämnat en prioritering till Kartföreningen både avseende revideringar och nyframställning av kartor. Vi har investerat i mobilt bredband, kartställ för MTB-O för utlåning samt en ny diskmaskin till klubbstugan. Klubben har även i år lyckats nå ett positivt resultat tack vare: Att vi arrangerat många tävlingar under året med bra överskott Att vi delat ut informationsblad sex gånger till Östersundshems hyresgäster Att Bingoverksamheten ger ett överskott tack vare kostnadsbesparingar i Alliansen Att vi lyckats med Ullmax försäljningen Under våren har en städdag arrangerats där klubbens medlemmar städat i stugan, målat bastun, skotergaraget och krattat tomten för att hålla vår klubbstuga i fint skick. Vi röjde även fårstängsel och vindfällen på stigarna. Dagen avslutates med en måltid, som Erica Johansson svarade för. I oktober ordnade Lars-Eric Gahlin en träning i Pre-O orientering, vilket visade sig vara svårt även för rutinerade orienterare. Dagen avslutades med en uppskattad soppa, som tillretts av Malin Sjöblom. Sida 4

1.2 Verksamhetsberättelse för TT-kommittén 2013 Kommittén har under året bestått av Ola Lindgren, Ida Willén, Magnus Oredsson och Markus Hansson (ordf.). I år åkte vi på 25-manna och detta blev en succé. En eloge till Ida Willén som samordnade alltihopa. Alla som var med och deltog hade en dunder helg. Vi åkte varken på 10-mila eller på Jukkola. Tre träningstillfällen kopplade till 25-manna har genomförts samt ett fristående i Rannåsen. Vålådalens 3-dagars ville vi uppmana så många som möjligt till att delta i så att klubben betalade i år igen hela anmälningsavgifterna samt att vi samordnade gemensamt boende tillsammans med ungdomskommittén. Vi har under året provat att köra igång gemensamma löpträningar dock är det svårt att få det att passa för alla. Markus höll i en grupp och Ida i en. I Markus grupp så blev det tillslut 3-4 orienterare och 7-8 vanliga dödliga löpmotionärer. I Idas grupp är det lite upp och ner och kör fortfarande, fortsätter under 2014 Klubben har inte under 2013 haft några juniorer och därför ingen verksamhet. Vi har haft ambitionen att ordna gemensamma skjutsar till länets tävlingar med blandat resultat, fortsätter under 2014. Sida 5

1.3 Verksamhetsberättelse för Arrangemangskommittén 2013 Arrangemangskommitén under 2013 har bestått av Anna Ringvall, Marcus Amrén, Torgny Pettersson, Claes Söderhjelm, Madelene Wallentin och Dick Friberg. Skidorientering Skidorienteringen under 2013 har genomförts enligt plan. Tävlingsprogrammet har bestått av fem deltävlingar i J-H skido-cup. En helg med DM samt Natt-DM. Ansvarig för tävlingarna har varit Torgny Pettersson med visst bistånd av ÖOK-medlemmar och övriga orienteringsklubbar. Någon mer omfattande skidorienteringsträning har ej genomförts under året. Tävlingsområdet har varit Rannåsen-ÖSKområdet och Odensala. Orientering Under året har 21 st tävlingar arrangerats. Årets stora begivenhet var NM-medel och lång i Sinnberg. Tävlingen lockade ca 350 löpare vardera dag. NM blev ett lyckat arrangemang där vi fick mycket positiv respons angående banläggningen och TC. Ett stort tack till byföreningen som ordnade med mat, fika och parkering. Under april genomfördes 5 st Park O-Cup tävlingar vilka lockade ca 120 personer per tävling, vilket är bra. I juni arrangerades 10-klubbs i Singsjön där byföreningen hjälpte till med fiket. I juli arrangerades 2 st PreO-tävlingar i sammarbete med Roger Johansson, Kungälvs OK vilka lockade ca 50 tävlande/dag. Efter semestern arrangerades Rannåsdagarna. I år valde vi att enbart arrangera 3 st tävlingar när den 1:a planerade Rannåsdagen sammanföll samma vecka som NM och Fjäll-Ol vilket gjorde att antalalet funktionärer och kontroller var begränsad. Rannåsdagarna lockade något färre deltagare i år, troligtvis på grund av lite sämre väder. Under september genomfördes 3 st natt-tävlingar vilka lockade ca 30 personer per tävling. Loffelunken arrangerades också under september men lockade färre deltagare än föregående år. Detta berodde till största del av att det hade blivit en krock med en tävling i Trondheims området vilket gjorde att det kom färre Trönder till tävlingen, vilka brukar vara majoritet av startfältet. Orienteringssäsongen avslutades med en PreO-tävling för klubbmedlemmarna vid klubbstugan. Naturpasset Under 2013 har vi erbjudit följande Naturpass: Lägden, Spikbodarna/Odensala, Torvalla, Rannåsen samt Fotonaturpass på Andersön samt Körfältet/Björkbacka. Dessutom har vi under någon vecka i september haft ett gratis Fotokulturpass tillsammans med Östersunds kommun. Totalt har naturpassen dragit in omkring 17 000 kr till klubben. De som hjälpt till att planera och sätta ut kontroller har varit Mats Nilsson, Dick Friberg och Britta Brännström och kartproduktionen har som vanligt legat hos Torgny Pettersson. Ett varmt tack till dessa ideella arbetskrafter. Det är ganska imponerande att vi under året har lyckats arrangera orientering, skid-o, mtb-o, pre-o plus natur/foto-pass. Detta har ej kunnat utföras utan alla klubbmedlemmars hjälp. Ett stort tack! Sida 6

1.4 Verksamhetsberättelse för Ungdomskommittén 2013 Utifrån den verksamhetsplan vi gjorde för 2013 kan vi summera året på följande vis. Säsongen inleddes med träningar vid Krumhornet med aktiviteter för en nybörjargrupp under ledning av Marie Björklund och Ida Willén, en fortsättningsgrupp med Anna Ringvall och Britta Brännström som ledare och en ungdomsgrupp där Mats Lundqvist, Inger Dahlgren, Anders Johansson och under våren även Monika Lund tränat gruppen. Som trevligt sällskap och hjälpande händer har ledarna haft många föräldrar till barnen på plats. Många ungdomar deltog i parkorienteringarna, Frösö femdagars och tioklubbs. Däremot hade vi inte med något lag på tiomila. Det deltog inte heller något seniorlag i tävlingen. Före årets läger, som i år hölls i Orrviken, hade många även tävlat i OK Nipans tävling i maj. Lägret hölls i samband med DM-tävlingarna som Frösön höll på Lövsta och Andersön. Vi tränade, tävlade och umgicks intensivt under en helg. Under tävlingshelgen i Vålådalen utnyttjade många barn- och ungdomar med familjer det gemensamma boendet hos Edlers i Edsådalen. För fem av de äldre ungomarna blev Rikslägret i Sälen en höjdpunkt på sommaren. Mats följde med som ledare och veckan bjöd på mycket träning. Under sommaren var det också många som gjorde fina, modiga lopp på O-ringen i Boden. Men allt mys på campingen var nog viktigast ändå. Under hösten fortsatte träningsgrupperna vid Krumhornet. Ett fåtal åkte på den roliga tävlingen, Daladubbeln, men desto fler var med i klubbens lag på 25-manna med bravur. I sena höstmörkret träffades vi både för nattorientering i Rannåsen och klättring på sporthallen. För ungdomskommittén/ Britta Brännström Sida 7

2. VERKSAMHETSPLANER 2014 2.1 Verksamhetsplan för Styrelsen 2014 Styrelsen fortsätter att stötta kommittéerna i deras arbete med orienteringsverksamhet i olika former både sommar och vinter. En fortsatt diskussion/genomgång av vilka kartor, som bör revideras och eventuell nyproduktion i samråd med Kartföreningen kommer att göras. För att utbilda funktionärer krävs en samordning mellan klubbarna inom distriktet med JHOF som ansvarig. Behov finns av både banläggarutbildningar på olika nivåer och tävlingsledarutbildningar. För enklare funktionärssysslor skall fler familjer engageras i framförallt träningstävlingar. Att behålla ungdomarna och få dem att fortsätta som juniorer och delta i tävlingar har hög prioritet. Klubben fortsätter med försäljning av Ullmax-kläder, vilket är en viktig inkomstkälla för klubben och dessutom mycket uppskattat av våra kunder. Klubben fortsätter att delta i arrangemanget av Vålådals-tävlingarna. Styrelsen vill aktivera ännu fler medlemmar att delta på arbetsdagarna för att rusta upp klubbstugan, skotergaraget och röja på tomten. Östersund 2014-01-31 Maj-Britt Ringvall Lars-Eric Gahlin Tom Brantheim Britta Brännström Markus Hansson Marcus Amrén Ida Willén Sida 8

2.2 Verksamhetsplan för TT-kommittén 2014 Kommer inte att planera in någon svart serie direkt efter snön då vi istället satsar på att öka deltagande på vårens tävlingarna genom gemensamma skjutsar. Däremot finns visioner om att tillsammans med de äldre ungdomarna genomföra teknikträning under året. I år ska vi återigen åka iväg på 25-manna, två lag är planerade! Boka in helgen 11-12 oktober redan nu! Finns även en målsättning över att åka på Jukkola. Målsättningen är att det under året kommer att vara en gemensam klubbhelg på någon tävling. På länets tävlingar ska TT försöka att samordna skjutsar för att öka klubbkänslan och ge möjlighet för alla att komma iväg. 2.3 Verksamhetsplan för Arrangemangskommittén 2014 Under 2014 kommer vi att arrangera följande tävlingar Tävlingar Dag JH SkidO Cup 1 14-01-05 JH SkidO Cup 2 14-01-18 JH SkidO Cup 3 14-02-15 JH SkidO Cup 4 14-02-22 JH SkidO Cup 5 14-08-03 ParkO 14-04-15 ParkO 14-04-17 ParkO 14-04-22 ParkO 14-04-24 ParkO 14-04-29 10-klubbs 3 14-06-03 ÖOK Dagserie 1 14-08-12 ÖOK Dagserie 2 14-08-19 DM Medel 14-08-23 DM Lång 14-08-24 ÖOK Dagserie 3 14-08-26 ÖOK Nattserie 1 14-09-02 DM MTBO 14-09-05 ÖOK Nattserie 2 14-09-09 ÖOK Nattserie 3 13-09-12 Loffelunken 14-09-13 ParkO Prel 14-09-20 Klubbavslutning I år kommer troligtvis Loffelunken bli den tävling som kommer att locka mest med deltagare. Vi har pratat både med Tröndelag och Västernorrland för att försäkra oss om att tävlingen ej kolliderar med deras arrangemang. Responsen har varit positiv så i år verkar det komma en hel del ungdomar från klubbarna i Västernorrland. Vi får jobba vidare med att göra det arrangemang bättre så att ungdomarna tycker att detta är ett arrangemang att komma tillbaks till. Sida 9

Höstens DM är det ÖOK som arrangerar. DM är tänkt att köras på NM-kartan i Sinnberg om inte allt för mycket skog har fallit ned. Under vårens ParkO har vi tänkt att köra en ungdomscup där det blir prisutdelning på den sista tävlingen. Ett test skall även göras under hösten med att arrangera en Parkorientering för att se om vi lyckas att locka alla de som springer under våren. En lathund för våra mindre träningstävlingar skall tas fram under vintern för att förenkla för klubbens medlemmar att ansvara och hjälpa till som fuktionärer på dessa arrangemang. 5 st skidorienteringstävlingar kommer att arrangeras under 2014. Dessa genomförs framförallt genom Torgny, Claes och Jämtlands orienteringsförbund. Vi hoppas att några av våra nybörjare skall våga att prova på SkidO. Under 2014 är strävan att försäljningen av Naturpass skall öka ytterligare. Med hjälp av våra medlemmar borde försäljningen av dessa gå att höja om de marknadsförs mot medlemmarnas olika arbetsplatser. 2.4 Verksamhetsplan för Ungdomskommittén 2014 Grundverksamhet: Nybörjarträning Krumhornet 1 gång/vecka Fortsättningsgrupper Krumhornet 1 gång/vecka Ungdomsgrupp Krumhornet 1 gång/vecka Fortsättning- och ungdomsgrupperna har även träningstävlingarna som ett träningstillfälle i veckan. Tävlingar: Påskresa med träning och tävling för ungdomar som vill komma i gång med säsongen tidigt. Gemensam tävlingshelg, Sundsvall 16-18/5 eller NM Wing OK 24-25/5. Gemensamt boende i Vålådalen. Många deltagare i ÖOKs 25manna lag. Läger: Påskresan blir en kombinerad läger- och tävlingsresa. Läger för alla på hemmaplan i samband med DM i juni. Riksläger i Sälen från 13 år. Ledare: Utbildningar i SISUs regi i ledarskap, Plattformen/GTU för nya ledare. Barntränarutbildning för de som inte gått. Ungdomstränarutbildning för de som gått barn. Barn- och ungdomsledarkonferens för 2-3 st. Sida 10

3. BUDGETFÖRSLAG 2014 3.1 Budgetförslag för Styrelsen 2014 Budget 2013 Utfall 2013 Förslag 2014 Intäkter Medlemsavgifter 39 000 29 500 30 000 Bingo 15 000 16 400 16 000 Kläder, Ullmax 50 000 30 000 30 000 Arbetsinsatser av medlemmar 40 000 65 000 70 000 Driftbidrag 16 500 16 500 16 500 Räntor 5 000 2 800 3 000 Uthyrning Rannåsen 4 000 400 2 000 Kläder, Trimtex 0 5 300 35 000 Övriga intäkter 2 000 1 000 1 000 Summa intäkter 171 500 166 900 203 500 Kostnader ÖOK-Nytt 9 000 8 600 9 500 Drift Rannåsen 30 000 29 200 30 000 Drift Krumhornet 3 000 3 000 3 000 Förbrukningsmaterial 2 000 2 200 2 000 Porto m m 500 200 500 Annonser 500 0 500 Försäkringar 5 500 2 700 2 700 Kläder, Trimtex 0 0 40 000 Kläder, Ullmax 40 000 23 000 23 000 Uppvaktningar, priser 1 000 5 000 2 000 Trivselgruppen 6 000 2 800 6 000 Diverse kostnader 10 000 9 500 8 000 Summa kostnader 107 500 86 200 127 200 Summa styrelsen 64 000 80 700 76 300 Sida 11

3.2 Budgetförslag för TT-kommittén 2014 Intäkter Kostnader Resultat Överföring från 2013 20000 20000 Träningskartor inkl. svarta serien 1000-1000 0 Anmälningsavgifter 5000-42500 -37500 Klubbhelg 2500-6000 -3500 Annan stafett 5000-20000 -15000 25-manna 20000-40000 -20000 Summa 53500-109500 -56000 3.3 Budgetförslag för Arrangemangskommittén 2014 Aktivitet Intäkter Kostnader Resultat ParkO 28,000 10000 18000 Rannåsen/nattserien/veckans bana 10,000 3000 7000 Loffelunken 25,000 13,000 12000 DM 13,000 8,000 5000 10-klubbs 4,000 1,500 2500 MTB-DM 3,500 3,000 500 Naturpasset 19,000 6,000 13000 Förbundsavgifter, annonser, övrigt 0 23,000-23000 SkidO 10,000 10,000 0 Summa 112,500 77,500 35,000 3.4 Budgetförslag för Ungdomskommittén 2014 Grundverksamhet med ungdoms-, fortsättnings- och nybörjargrupp Kartor 6000 Material 4000 Priser 2000 Tidig tränings- och tävlingsresa, påsk ca 7 pers + ledare Resa 5500 Boende 7000 Egenavgift 800 kr/pers Hemmaläger juni för alla logi+mat 7000 Riksläger, resa och anmälan 25000 Egenavgift 800 kr/pers Anmälningsavgifter, tävlingar 20000 Ledarutbildning 10000 Ledaraktivteter 5000 Sida 12

Skidorientering, spårning mm 5000 Kläder, tryck 1500 98000 Intäkter Kommun, LOK 10000 Statligtstöd 15000 Sportident 10000 Egenavgifter Riksläger 800kr/pers 4000 Egenavgifter, påskläger 800 kr/pers 5600 Summa 44600 3.5 Budgetförslag för Östersunds OK Budget 2012 Utfall 2012 Budget 2013 Utfall 2013 Budget 2014 Styrelsen inkl trivsel 61 000 52 500 64 000 56 000 76 000 Ungdomskommittén -200-37 500-50 000-31 000-53 400 Arrangemangskommittén 37 250 47 000 54 000 46 000 35 000 Tränings- och tävlingskommittén -94 200-61 000-66 500-66 000-56 000 Beräknat resultat 3 850 1 000 1 500 5 000 1 600 Fotnot: I styrelsens resultat 2013 ingår att värdet på Rannåsen-stugan har skrivits ner med 20 000 kr. Sida 13