www.pwc.se Revisionsrapport Fredrik Ottosson Cert. kommunal revisor Malin Kronmar augusti 2015 p wc



Relevanta dokument
Nämndernas inköpsverksamheter bedrivs inte på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt. Vi grundar vår bedömning på att antalet

Redovisning av intern kontroll2012 för kommunstyrelsens förvaltning

Granskning av inköpsrutinen och köptrohet

Svenska Spels GRI-profil 2013

Verksamhetsberättelse 2009

Revisionsrapport. Granskning av inköpsrutinen. mot leverantörer. Borgholm Energi AB. Malin Kronmar Caroline Liljebjörn

DOM YRKANDEN OCH UTVECKLING AV TALAN

Revisionsrapport Ramavtal Sundsvalls kommun Linda Marklund, Revisionskonsult Per Ståhlberg, Cert. kommunal revisor

Verksamhetsberättelse 2010 Uppsökande Verksamhet med Munhälsobedömning

5. Roger Nordén, Ä:.' I

Revisionsrapport. Granskning av inköpsrutinen. mot leverantörer. Borgholms kommun. Malin Kronmar Caroline Liljebjörn

Riktlinjer till reglemente för attest av ekonomiska transaktioner

Motion 1982/83: 697. Thorbjörn Fälldin m. fl. Ökat sparande

l iootterdotterdotterdotterbolag

Revisionsrapport. Attestrutiner. Östhammars kommun. Datum: Författare: Jonas Eriksson Carin Norberg

r+1 Uppvidinge \2:1 KOMMUN Kallelse/underrättelse Svar på skolinspektionens riktade tillsyn i Uppvidinge./. kornmun Dnr.

l l l l l l l l l l l l l l l

Laholmshem AB & Kommunfastigheter i Laholm AB

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 27 {43) M SALA LEDNINGSUTSKOTTET. Ulrika Spärebo [S] inkom den 19 juni 2017 med rubricerad motion.

Attestreglemente med tillämpningsanvisningar

REGELBUNDEN INSPEKTION AV SKOLOR

Intern kontroll avseende fakturahantering

Sammanträdesprotokoll. Kommunala handikapprådet

Översyn och ändring av taxa för offentlig kontroll av livsmedel 2019 Dnr MBN2018/80/03. Miljö- och bygglovsnämndens beslut

Utfärdad/ändrad Beslut, datum, paragraf Diarienr Gäller fr o m Avd Sida. ATTEST- OCH UTANORDNINGSREGLEMENTE

Syftet med reglerna i attestreglementet är att säkerställa att transaktioner som bokförs är korrekta avseende:

ATTESTREGLEMENTE 1(6) STYRDOKUMENT DATUM

Bilaga B Uppdragsmodell

Granskning av intern kontroll avseende betalningsrutiner. Vattenpalatset i Mönsterås AB

KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL KS (371) Närvarande: (markerade med x, tjänstgörande ersättare i ledamots ställe markerade med xx):

Detaljplan för Evelund

Granskning av intern kontroll avseende betalningsrutiner

Tillämpningsanvisning till Attestreglemente

r.j Uppvidinge Kallelse/underrättelse Miljö- och byggnadsnämnden Sammanträde med: Datum: Tid: KL 13.30

4 Verksamhetsmål

Stjerneskolans matsal i Torsby. Klockan 16:00 i salarna 258, 260, 262 och 263

Handläggare. Lena Henlöv Svar på motion från folkpartiet "utvärdering av södertälje skol modell"

HandledarGuiden. - till dig som tar emot en praktikant år från PraktikService Malmö stad

Attestreglemente Reviderat 2012 KS12.185

Ge bara ett svar på varje fråga. Välj det svar som passar in bäst. Det är viktigt att du svarar på samtliga frågor.

Tillämpningsanvisningar till reglemente för attest och kontroll av ekonomiska transaktioner

Attestreglemente för Malung-Sälens kommun

Föreliggande dokument är antaget av kommunfullmäktige/styrelsen , 52. Reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner i Partille kommun

Beslutsattest omfattar följande moment:

Uppföljning avseende granskning av attestrutiner

UaFS 14/ Blad 1 RIKTLINJER, MED REGLER, FÖR KONTROLL (ATTEST) AV EKONOMISKA TRANSAKTIONER I UDDEVALLA KOMMUN

Södertälje kommun. Granskning av upphandling och hantering av avtal inom social- och omsorgskontoret och samhällsbyggnadskontoret

REGLEMENTE FÖR ATTEST OCH KONTROLL AV EKONOMISKA TRANSAKTIONER

Svanenmärkning av Städtjänster

Bostadsförsörjningsprogram Torsby kommun

Regler. Fö r ekönömiska transaktiöner. Vision. Program. Policy. Regler. Handlingsplan. Riktlinjer Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Nämnd

SÖDERTÄLJE KOMMUNALA FÖRFATTNINGSSAMLING

Svenska Spels GRI-profil

Granskning av intern kontroll avseende betalningsrutiner. Mönsterås Utvecklings AB

ABCD. Intern kontroll avseende inköp Revisionsrapport. Arvika kommun. KPMG Antal sidor: 12

Attestordning för Region Halland

Verksamhetsplan Folkrättskretsen (Krets 01145)

MELLERUDS KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Flik A Titel Attestreglemente med tillämpningsanvisningar

REGLEMENTE FÖR KONTROLL AV VERIFIKATIONER

Granskning av upphandlingsverksamheten. Sandvikens kommun

GNESTA gh i KOMMUN -X

Datum Regional modell för strategiprocess för film och rörlig bild Diarienummer

Granskning av utbetalningar

Svanenmärkning av Städtjänster

Granskning av arvoden till förtroendevalda

Riktlinjer för attest med tillämpningsanvisningar

Granskning av inköpskort, uppföljning. Halmstads kommun. Revisionsrapport. Februari Kerstin Sikander Carl-Magnus Stensson

Tillämpningsanvisningar till reglemente för attestering av ekonomiska transaktioner i Bengtsfors kommunkoncern

1 (5) Attestreglemente. Regler för kontroll av verifikationer. Antagen av Kommunfullmäktige

Ärende nr 9. Yttrande över "En kommunallag för framtiden {SOU 2015:24)

Mälarhöjdens ryttarsällskap

Utbildningsprogram Hogia PA-kompetens AB våren 2001

Lokala föreskrifter för att skydda människors hälsa och miljön för Lilla Edets kommun

Delegationsordning, attestordning, firmatecknare samt attestanter för Samordningsförbundet Södra Roslagen

Attestreglemente för Borgholms kommun

Matarengivägsprojektet

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Astrakanen, tisdag , kl 13:30-17:40

Svenska Spels GRI-profil 2012

Datum: Attestreglemente. För kontroll av kommunens ekonomiska transaktioner. Antaget av kommunfullmäktige den 27 oktober 2014, 70

Granskning intern kontroll

Granskning av fakturahantering

ARBETSMARKNADSENHETENS VISIONER OCH MÅL

l l l l l l l l l l l Motion till riksdagen 1988/89: Ub532 av Lennart B runander och Marianne Andersson (båda c) Förskollärarutbildning i Borås

Rapport intern kontroll 2016

Timrå kommun. Kommunens konstinnehav Revisionsrapport. KPMG AB Audit Antal sidor: 9 6 mars 2012 Granskning av kommunens konstinnehav

Miljö- och hälsoskyddsnämnden

Granskning av upphandlingsverksamhet

l Andel (%) trävirke från certifierat skogsbruk i produkten/andel (%) vegetabiliska naturfibrer från certifierad ekologisk odling

1. Antagen av kultur- och fritidsnämnden den XX XX 2011, XX

Kommunal författningssamling. Attestreglemente. Motala kommun

Granskning av Regionstyrelsens arbete med skydd mot korruption och oegentligheter

1. Upphandling. De grundläggande principerna innebär:

~ ~"'~;.. -~~ ... WWV~... Paragrafer ~ ÖRNSKÖLDSVIKS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL l (12) Landsbygdsgruppen.

REGLEMENTE FÖR BUDGETANSVAR OCH INTERN KONTROLL

Reviderad Bilaga KS 2013/9/5. SAlA KOMMUN. ink Delegationsordning KOMMUNSTYRELSEN

Granskning av leverantörsfakturor

BESLUT E Ledningsutskottet föreslår att kommunstyrelsen hemställer att kommunfullmäktige f beslutar

Återinför namnet Drevviksstrand i stället för Östra Skogås svar på medborgarförslag väckt av Lars Andersson, Björn Engman, Bo Lundberg och Kim Wiking

Pressmeddelande Från Regionkansliet :30

Transkript:

www.pwc.se Revisionsrapport Fredrik Ottosson Cert. kommuna revisor Main Kronmar augusti 05 p wc

Granskning av inköpsrutiner och köptroheten mot everantörer Innehåsforteckning. Sammanfattning och revision en bedömning.... Bakgr-und... 3.. Revisionsfrågor.......................... 3... Kontrofrågor... 3... Avgränsning...... 3.. ---- Metod........ = ~~.. 3 g. Reger om offentig ttpphanding...... 4 3.. Besut om att upphanda......... 4 4 Iakttageser från Karshamns kommun... 5 4.. Organisation och ansvarsfördening........... 5 4... Upphandingsenheten... 6 4.. I viken utsträckning görs inköp enigt avta?...... 7 4.3. Förvatningarnas bestäarorganisationer......... 8 4 4 Attestreger... 9 4 5 Uppföjning av avtastrohet................... augusti 05 Karshamns kommun

Granskning av inköpsrutiner och köptroheten mot everantörer. Sammanfattning och revisione bedömning PwC har på uppdrag av de förtroendevada revisorerna i Karshamns kommun granskat inköpsrutiner och inköp inom avta. Vi bedömer att nämndernas inköpsverksamheter inte bedrivs på ett ändamåsenigt oc ekonomiskftitreci.sstäande sätt. Vi grundar vår bedömning på att antaet bestäningsberättigade är adees för högt och att inköp i atför stor utsträckning sker utanför avta. Det är oroande att det band de datakonsutföretag som anitats utanför avta fanns sex everantörer där inköpen översteg so o tkr under en period om ett år. Det finns behov av att utvecka en mer strukturerad inköpsorganisation. Detta kan ske genom att ägga ut ansvaret för inköpen för oika produktområden inom förvatningen på särskit utsedda personer. Det bir då ättare att nå ut med information om gäande ramavta inom respektive produktområde. Det är positivt att besut har fattats om att införa eektronisk hande (e-hande) i kommunen. Vi bedömer att det kommer att förbättra avtastroheten och effektivisera inköpsprocessen. Vi bedömer att kommunens attestreger behöver förbättras ytterigare för att stärka den interna kontroen. Vi anser att beoppsgränserna koppade ti besutsattestanter bör besutas formet samt att besut om att tifåigt höja beoppsgränsen för besutsattest bör fattas av överordnad. Vi bedömer att formueringen i kommunstyresens regemente om styresens ansvar i upphandingsfrågor är något okar. Nämnderna är ansvariga för upphanding av nämndspecifika varor och tjänster. Av kommunstyresens regemente framgår att styresen övertar ansvaret för nämndspecifika upphandingar om de är av principie vikt. Vad som avses som principiet i dessa sammanhang framgår inte. Vi anser att det bör förtydigas vika upphandingar som är av stor principie vikt, exempevis genom en beoppsgräns. Vidare bedömer vi att det finns dokumenterade rutiner för inköp. Vi anser att upphandings- och inköpspoicyn och riktinjerna för upphanding och inköp behöver revideras utifrån att beoppsgränserna för direktupphanding har höjts. Vi bedömer att upphandingsenheten utgör ett viktigt stöd ti nämnderna i inköpsoch upphandingsfrågor. Det är positivt att enheten satsar på att förbättra avtastroheten. Det bör utredas hur sökning i avtasdatabasen kan förenkas. Vi bedömer att kommunens attestreger i huvudsak är ändamåseniga men kan förbättras ytterigare för att stärka den interna kontroen. Vi bedömer att kommunstyresen inte har genomfört tiräckiga kontroer och uppföjningar av kommunens inköp utanför avta. Det är positivt att ett augusti 05 Karshamns kommun av 4

Granskning av inköpsrutiner och köptroheten mot everantörer dataprogram utveckas för detta ändamå. Uppgifter bör tas fram för aa kommunens verksamheter och presenteras för styresen och nämnderna. augusti 05 Karshamns kommun av 4

Granskning av inköpsrutiner och köptroheten mot everantörer. Bakgrund Revisorerna har utifrån en bedömning av väsentighet och risk funnit det angeäget att genomföra en granskning av inköpsrutiner och köptroheten mot everantörer. Köptroheten är avgörande för everantörers förtroende för kommunen. En hög inköpstrohet ger kommunen bättre vikor i upphandingar och avta. Det är också viktigt att ramayi:aanvänds på.etleffektivt sätt-och att avtaen ed -r ti ekonomisk nytta för kommunen. Det är styresen och nämnderna som ansvarar för att inköpsrutiner föjer faststäda reger och ingångna avta... Revisionsfrågor Bedrivs nämndernas samade inköpsverksamhet på ett ändamåsenigt och ekonomiskt tifredsstäande sätt? Är nämndernas interna kontro av inköpsverksamheten tiräckig?... Kontrofrågor Har nämnderna en ändamåsenig organisation för inköp och upphanding? Viket stöd har nämnderna från den centraa upphandingsenheten? Finns en dokumenterad process och dokumenterade rutiner för inköp'? Finns ändamåseniga attestreger? Inom vika områden finns det ramavta? I viken utsträckning görs inköp enigt avta? Leder avtaen ti ekonomisk nytta för verksamheterna? Viken uppföjning görs av avtastroheten och inköpsrutinerna inom ramen för nämndernas interna kontro?... Avgränsning Granskningen avgränsas ti att omfatta de nämnder som efter en översiktig genomgång av befintiga ramavta har befunnits svara för en övervägande de av kommunens totaa inköp... Metod Granskningen har genomförts genom intervjuer, dokumentstudier, data från programmet Inyett och stickprovsgenomgång av upphandingar. Intervjuer har genomförts med upphandingschef, upphandare och upphandingsgruppens edamöter. Vidare har avstämningar gjorts med redovisningschefen. aug usti 05 Karshamns kommun PwC 3 av 4

Granskning av inköpsrutiner och köptroheten mot everantörer 3 Reger om offentig upphanding Syftet med upphandingsregerna i LOU, Lagen om Offentig Upphanding, är att de upphandande myndigheterna ska använda de offentiga mede som finansierar offentiga upphandingar på bästa sätt genom att dra nytta av konkurrensen på aktue marknad. Regeverket syftar också ti att ge everantörer möjighet att täva på samma vikor i varje upphanding. Med offentig upphanding menas de åtgärder en upphandande myndighet vidtar för att tidea ett kontrakt eer ingå ett ramavta avseende varor, tjänster eer byggentreprenader. Regerna för offentig upphanding är oika beroende på om värdet av upphandingen är över eer under de s. k. tröskevärdena. 3.. Besut om att upphanda Besut om att handa upp, består av två dear: anskaffnings- och inköpsbesut. Med anskaffningsbesut menas avgöranden om att något behövs i verksamheten och ska anskaffas på något sätt. Inköpsbesut däremot fattas när everantör väjs, och det avgörs vika vikor som ska gäa för köpet. I en nämnd bör fera inköps- och anskaffningsbesut med förde kunna deegeras ti ett utskott eer tjänsteman. Mindre anskaffningsbesut som igger i inje med uppstäda må och budget borde kunna ses som ren verkstäighet (Hiborn Ingegärd & Tengdeius Karin 988, Nämndbesut?, Deegering?, Ren Verkstäighet?, Stockhom, Svenska Kommunförbundet, s. 40). augusti 05 Karshamns kommun 4 av 4

Granskning av inköpsrutiner och köptroheten mot everantörer 4 Iakttageser från Karshamns kommun Kommunfumäktige antog år 03 en upphandings- och inköpspoicy för kommunens verksamheter. I poicyn anges övergripande må, såsom att upphanding och inköp ska prägas av effektivitet, kompetens, samverkan samt etik och mora. Mået är en od totaekonomi och där samtiga kostnader_h~ktas UdeL produkten/utrustningen/tjänstens användningstid. Vidare yfts vikten av mijökrav fram på oika sätt, samtidigt som det varnas för risken att kraven kan diskriminera eer utestänga företag. Fumäktige kompetterade poicyn med riktinjer inom området. Av riktinjerna framgår ett anta bestämmeser för kommunens tjänstemän i inköps- och upphandingsarbetet Band annat framförs vikten av att föja ramavta och att nämnderna ansvarar för att inom ramen för den interna kontroen föja efterevnaden av avtaen. Ti riktinjerna finns ett anta biagor med information om regeverk och rutiner för inköp och upphanding. 4.. Organisation och ansvarsfordening Fumäktige har fördeat ansvaret för upphanding och inköp mean kommunstyresen och nämnderna. Enigt regementet ansvarar kommunstyresen för kommunövergripande upphandingar, upphandingar som sker samordnat med andra kommuner och upphandingar av stor principie vikt.i Nämnderna ansvarar för upphandingar av varor och tjänster som endast rör den egna verksamheten och som inte är av stor principie vikt. Vad som avses med upphandingar av stor principie vikt framgår inte. Kommunstyresen och nämnderna har i sin tur deegerat besutsfattandet. Kommunstyresen, tekniska nämnden, fritidsnämnden, byggnadsnämnden, omsorgsnämnden och socianämnden har deegerat rätten att besuta om kontraktsvärde upp ti8 procent av tröskevärdet ti förvatningschef. Vid kontraktsvärden över 8 procent men under tröskevärdet har besutet deegerats ti upphandingschefen. I övriga nämnder har iknande deegation skett men utifrån beoppsgränsen 5 procent av tröskevärdet. Nämnderna har inte deegerat besuträtt i upphandingar där kontraktsvärdet överstiger tröskevärdet. Tidigare åg gränsen för direktupphanding vid 5 procent av tröskevärdet, numera utgör gränsen 8 procent. Vi har undersökt om rätt deegat fattat besut i fyra sumpmässigt utförda upphandingar. I två av ärendena hade rätt deegat fattat besut. I de två andra ärendena hade samhäsbyggnadschefen deegation att ta besut men besut hade fattats av upphandingschefen. Det gäde upphandingarna av nybyggnad av pavijong Möegårdens skoa och av tvättmaskiner avsedda för mopptvätt. Dessa upphandingar åg inom tekniska nämndens ansvarsområde. Nämnden har Kommunstyresens regemente 9. augusti 05 Karshamns kommun 5 av 4

Granskning av inköpsrutiner och köptroheten mot everantörer deegerat rätten att fatta besut i kontraktsvärden understigande 8 procent av tröskevärdet ti förvatningschefen. Kontraktsvärdet för pavijongen vid Möegårdens skoa uppgick ti 3 6oo tkr (tröskevärdet för byggentreprenader är 67 tkr.) och det för tvättmaskinerna ti 6o tkr (tröskevärdet för varor och tjänster är so6 tkr.). 4... Upphandingsenheten Kommunens upphandingsenhet har ett samordnande ansvar för inköp och upphanding. Av upphandings- och inköpspoicyn framgår att upphandingar av varor och tjänster-som övefstiger 5 procent av-tröskevärdet ska genomföras-av upphandingsenheten. Vidare svarar enheten för nedanstående uppgifter. Vara kommunens amänna expertfunktion på upphanding av varor och tjänster. Samordna och genomföravaru-och tjänsteupphandingar såvida inte dessa har deegerats ti annan enhet. Ge information och erbjuda utbidning ti ansvariga inom förvatningar. Bistå de kommunaa boagen med hjäp vid behov. Leda kommunens upphandingsgrupp. Initiera uppdateringar av upphandingspoicyn. Bistå vid avbrytande av inköps- och upphandingsavta där entreprenören inte föjer angivna vikor eer i övrigt åsidosätter ingångna avta. Besuta om adekvata upphandingsverktyg ti de kommunaa förvatningarna. Företräda kommunen vid överprövningar vid upphandingar. Se ti att förteckning över kommunens samade avta hås aktue och tigängig. Upphandingsenheten vidtar åtgärder för att öka avtastroheten och minimera otiåtna direktupphandingar. Band annat begär enheten in information från förvatningarna om behovet av ramavta. Enheten svarar även för avtasdatabasen, ti viken aa medarbetare har tigång. Databasens sökfunktion är begränsad, detta då endast ett fåta sökord per avta finns registrerat. Upphandingsenheten samar representanter från aa förvatningar i en upphandingsgrupp. Enheten använder sig av dataprogrammet Inyett för att ansysera vika inköp som inte görs utifrån ett avta. Anaysen är heautomatisk och granskar samtiga everantörsfakturor utifrån oika parameterar exempevis om betaning går ti bufföretag eer om samma faktura har betaats nyigen. Kommunen har även vat att registrera sina ramavta i systemet viket innebär att samtiga betaningar augusti 05 Ka rshamns kommun 6 av 4

Granskning av inköpsrutiner och köptroheten mot everantörer matchas mot kommunens ramavta. Uppgifter från systemet skickas ti förvatningens representant i upphandingsgruppen. Upphandingsenhetens initiativ för att förbättra band annat avtastrohet invoverar i hög grad förvatningarna. Förvatningarnas representanter i upphandingsgruppen ges oika uppdrag att arbeta vidare med i respektive organisation. Upphandingsoch inköpsfrågor utgör bara en de av dessa tjänstemäns arbetsuppgifter, varför arbetssituationen ätt bir pressad. Bedömning Vi bedömer att formueringen i kommunstyresens regemente om styresens ansvar i upphandingsfrågor är något okar. Det bör förtydigas vika upphandingar som är av stor principie vikt, försagsvis genom en beoppsgräns. Vidare bedömer vi att det finns dokumenterade rutiner för inköp. Vi anser att upphandings- och inköpspoicyn och riktinjerna för upphanding och inköp behöver revideras utifrån att beoppsgränserna för direktupphanding har höjts. Vi bedömer att upphandingsenheten utgör ett viktigt stöd ti nämnderna i inköpsoch upphandingsfrågor. Det är positivt att enheten satsar på att förbättra avtastroheten. Det bör utredas hur sökningen i avtasdatabasen kan förenkas. I viken utsträckning görs inköp enigt avta? Karshamns kommun har totat 64 ramavta inom 95 oika varugrupper. Se tabe i biaga. För att anaysera i viken utsträckning inköp görs utifrån ett avta har vi föjt upp inköp mot avta inom vissa områden. Urvaet baseras på inköp som genomförts av samtiga förvatningar. De områden som sticker ut är kontorsmaskiner och kontorsutrustning, resebyråer, konsuter och programvaruproducenter. Inom området kontorsmaskiner och kontorsutrustning har 66 procent av de totaa inköpen gjorts enigt avta. Inköpen har i huvudsak genomförts hos en everantör. När det gäer resebyråer har ett anta inköp utanför avta identifierats och avtasefterevnaden inom områden uppevs vara probematiskt. Kommunen har enigt avtasdatabasen 8 avta inom området konsuter. Anaysen visar att 45 procent av inköpen har gjorts enigt ett avta. De inköp som det inte finns avta ti avser främst datakonsuter, tekniska konsuter samt konsuter avseende företagsorganisation. Av de datakonsutföretag som har anitats är det sex everantörer där inköpen överstiger 500 tkr under en period om ett år. Kommunen har avta med två av everantörerna. Tekniska konsuter omfattas i fera fa av entreprenadupphandingar. Det är endast ett fåta entreprenadavta som är registrerade i avtasdatabasen. Det innebär att kommunen kan ha avta med fer everantörer. Kommunen har avta med den everantör som står för 8 procent av inköpen avseende tekniska konsuter. augusti 05 Karshamns kommun 7 av 4

Granskning av inköpsrutiner och köptroheten mot everantörer J, ' '!,,, '. r -..t 04049-05059 (tkr) Område Totat Upphandat Upphandat i inköp procent Livsmede 8 645 4 666 86% (4630-46390, 47-4799, 4730-4799, 08-0850) Kontorsmaskiner och kontorsutrustning 49 78 6~ (46660) Kontorsmöber 34 0 980 97% (46650,30,30) Kontorsförbrukningsvaror 3 896 3 490 90% (4649) Entreprenörer för bostadshus och andra 39 0 38 90 00 % byggander (400) Anäggningsentreprenörer 4 533 07 90% (40-4990) Div bygg och entreprenadtjänst er (430-7 77 63 704 88% 43999) Div konsuter (600,700,700,7-4534 8 87 45% 79) Programvaruproducenter (600) 9 835 49 4% i Summa 36 575 8708 79% Området programvaruproducenter uppvi:;ar en åg ande inköp enigt avta. Av de totaa inköpen avser 8 490 tkr inköp från fem everantörer varav kommunen har avta med en av everantörerna. Kommunen har inte handat upp större deen av sina IT -system. Bedömning Vi bedömer att inköp sker i atför stor utsträckning utanför avta. Frågan berör aa förvatningar. Ateftersom dataprogrammet Inyett utveckas bör förfinade anayser tas fram för att riktade insatser ska kunna ges. 4 3 Förvatningarnas besfäarorganisationer Majoriteten av aa inköp sker ute i förvatningarna. Genom att ha utsetts ti förvatningens representant i upphandingsgruppen har ekonomerna på förvatningarna fått i uppdrag att driva inköps- och upphandingsfrågor inom sina organisationer. Enigt ett kommunstyresebesut från år 005 ska nämnderna utse bestäningsberättigade inom sina verksamheter. En bestäningsberättigad är en person som har rätt att göra inköp/bestäningar för Karshamns kommuns räkning. Varje bestäningsberättigad erhåer en unik referenskod som är koppad ti ansvarskoden samt ett öpnummer. Referensnumret anges tieverantören och framgår sedan på everantörsfakturan. Inom utbidningsförvatningen finns en skriftig rutin för bestäningsberättigade. Inköp samordnas inte för ett produktområde ti några bestäningsberättigade, utan augusti 05 Karshamns kommun 8 av 4

Granskning av inköpsrutiner och köptroheten mot everantörer de har rätt att göra inköp inom aa produktområden. Förvatningskontoret för en förteckning över dessa anstäda. Rätten att utse bestäningsberättigade är vidaredeegerat ti rektor, färskoechef och enhetschef viket har inneburit att ett stort anta har utsetts. Det är en utmaning för ekonomen att nå ut med information om ramavta och vikor ti aa. Någon riktad informationskana per produktområde kan inte användas, utan informationen måste spridas ti aa bestäningsberättigade. Liknande situation råder inom övriga förvatningar. Inom samhäsb ggnadsförvatningen är det enhetschefema so.m.utser vika anstäda som ska vara bestäningsberättigade inom sina respektive verksamheter. Idag är 48 procent av antaet anstäda bestäningsberättigade. Även inom omsorgsförvatningen finns ett stort anta bestäningsberättigade som har rätt att göra inköp inom samtiga produktområden. Förvatningens ekonomisassistenter utgör ett stöd ti de bestäningsberättigade och information om förändringar i ramavta osv. förmedas oftast via assistenterna. Kommunstyresen besutade i februari 05 att eektronisk hande (e-hande) ska impementeras i kommunen genom ett treårigt projekt. Med e-hande avses eektronisk bestäningsprocess inkusive fakturahantering. När systemet är utbyggt kommer bestäning att ske eektroniskt via en webbsida där kommunens prisista finns. Endast registrerade bestäare kan göra inköp via sidan och kommunen kan i större utsträckning styra vika bestäningar som görs, viket torde medföra bättre avtastrohet Vidare dokumenteras inköpsprocessen eektroniskt. Bedömning Vi bedömer att nämnderna inte har en ändamåsenig organisation för inköp och upphanding. Vi grundar vår bedömning på att antaet bestäningsberättigade är för högt. Det finns behov av att utvecka en mer strukturerad inköpsorganisation. Detta bör ske genom att ägga ut ansvaret för inköpen för oika produktområden inom förvatningen på särskit utsedda personer. Det bir då ättare att nå ut med information om gäande ramavta inom respektive produktområde. Det är positivt att besut har fattats om införa eektronisk hande (e-hande) i kommunen. Vi bedömer att det kommer att förbättra avtastroheten och effektivisera inköpsprocessen. 4 4 Attestreger Kommunens reger för attest framgår av Riktinjer för attest med tiämpningsanvisningar. Riktinjerna har faststäts av kommunstyresen, 04/ 75. Av riktinjerna framgår att de gäer för ekonomiska transaktioner som bokförs i kommunens bokföringssystem enigt Kommuna redovisningsag (KRL). Huvudregen är att ingen ensam får utföra samtiga attestmoment. Undantag från huvudregen får göras när det gäer intern fakturering mean två förvatningar då det är tiräckigt med en attest. augusti 05 Karshamns kommun PwC 9 av 4

Granskning av inköpsrutiner och köptroheten mot everantörer För samtiga ekonomiska transaktioner ska tre kontroer utföras. Det är mottagning/granskningsattest, besutsattest samt behörighetskontrol Mottagning/granskningsattest innebär kontro av: att varan har mottagits och att kvantitet och kvaitet är riktiga och att fakturan är rätt uträknad och att angivna rabatter är avdragna. Besutsattestanten ska kontroera: att bestäningen har skett i enighet med besut, pan eer direktiv för verksam eten. ontro av es ut an avse särskit nämndsbesut, budgetansag eer andra besutade paner, normer eer riktinjer. att vikoren stämmer med vad som överenskommits. Behörighetkontroen innebär kontro: att behörig besutsattestant har attesterat. Vid eektronisk signatur finns behörighetskontroen inagd i systemet. Ansvaret för rätt kontering åviar den som svarar för besutsattesten. Attesterna ska tecknas med namnteckning på pappersfaktura eer med eektronisk signatur. Attestmomenten ska utföras i en ogisk ordning så att största möjiga säkerhet uppnås. Det innebär att mottagning/granskningsattest utförs före besutsattest samt att besutsattest sker innan utbetaning. Vid eektronisk signering är det inte möjigt att betaa fakturan innan besutsattest har utförts. Ersättare får endast attestera vid ordinarie attestants frånvaro. Generet gäer att så kaade "egna kostnader" ska besutsattesteras av överordnad med besutsbefogenheter. Det finns beoppsgränser koppade ti respektive besutsattestant Beoppen är registrerade i fakturahanteringssystemet. Kommunen tiämpar generet samma beoppsgräns på besutsattester. Vissa besutsattestanter har högre beopp. Vid behov av att besutsattestera högre beopp kontaktar vederbörande systemförvataren via mej som tifåigt höjer beoppsnivån och därefter direkt sänker igen. Beoppsgränserna är inte formet besutade. Som nämnts ovan anayseras samtiga betafier av ett externt företag, Inyett. Det innebär att samtidigt som kommunen skickar en betafi ti banken skickas fien ti det externa företaget. Kommunen får direkt återkopping om någon faktura inte går igenom kontroen. Det finns då möjighet att stoppa betafien under resten av dagen. Bedömning Vi bedömer att kommunens attestreger i huvudsak är ändamåseniga men kan förbättras ytterigare för att stärka den interna kontroen. Det baserar vi på att samtiga externa inköp ska attesteras av två personer och att överordnad ska besutsattestera "egna kostnader". För att stärka den interna kontroen ytterigare augusti 0 5 Karshamns kommun O av 4

Granskning av inköpsrutiner och köptroheten mot everantörer har vi identifierat föjande förbättringsområden. Vi anser att beoppsgränserna koppade ti besutsattestanter bör besutas formet samt att besut om att tifåigt höja beoppsgränsen för besutsattest bör fattas av överordnad. Uppfijjning av avtastrohet Kommunstyresen har inte genomfört kontroer eer föjt upp inköp utanför avta. Under år 05 började upphandingsenheten föja inköp utanför avta genom dataprogrammet Inyett. Korrigeringar görs i programmet för att uppgifterna som tas ut ska bi så säkra som möjigt. Någon sammanstäning av uppgifter från programmerhar äunuinte överämnats ti styresen. - Samhäsbyggnadsförvatningen och omsorgsförvatningen har inom ramen för den interna kontroen föjt upp inköp och avtastrohet inom sina verksamheter. I sin interna kontro år 04 uppmärksammades tekniska nämnden på inköp utanför avta inom ett anta områden, band annat datakonsuter, fårskt bröd och fisk, hyra av arbetsmaskiner och sjökak Bedömning Vi bedömer att kommunstyresen inte har genomfört tiräckiga kontroer och uppföjningar av kommunens inköp utanför avta. Det är positivt att ett dataprogram tagits fram för detta ändamå. Uppgifter bör tas fram för aa kommunens verksamheter och presenteras för styresen och nämnderna. 05-08-8 ~.~~ +.:~~ Projektedare Uppdragsedare augusti 05 Karshamns kommun PwC av 4

Granskning av inköpsrutiner och köptroheten mot everantörer Biaga- Ramavtasområden Kommunen har 64 ramavta fördeade inom föjande varugrupper. Arbetskäder Banktjänster Barnvagnar och tibehör Beysningskäor Besiktning av~fordon Bevakningstjänster Brandarm 5 9 3 Edningsprodukter och drivmede i buk Energidekarationer Entreprenad Entreprenadmaskiner, hyra Entreprenadtjänster 4 Försäkringsmäkare Gasmästeriarbeten Gasögon för bidskärmsarbete Govarbeten Grus-, stenprodukter och matjord HVB-hem för vuxna Hjäpmede, service Hobby- och syssesättningsmateria IT-drifttjänster IT -produkter!t-system Idrottsmateria Inbrottsarm Inkontinensprodukter Internethanding dagigvaror Omsorgsförvatningen 3 9 3 9 3 4 7 augusti 05 Karshamns kommun av 4

Granskning av inköpsrutiner och köptroheten mot everantörer Juridiska tjänster Järnhande och maskinreservdear Kakspridning Kemikaier Kommunikationstjänster 9 Konsuter 8 Kontorsmateria 4 Kopiatorer MFP, hyra - Ky- och fryssystem service och rep Köksutrustning Leasing av fordon 3 Lek- och Parkmateria Lekpatsutrustning Leksaker 3 Litteratur 6 Livsmede 4 s Läromede, tryckta Lässmedstjänster Markarbeten Maskindiskkemikaier Mattransport Mediatjänster Mobia toaetter Mobiteefoner samt tibehör Mobiteefoner service/reparation Måningsarbeten 3 Möber 9 OVK (obi. ventiationskon tro) Pensionsförvatning Påtsageriarbeten Programvaror Rekryteringstjänster Resebyråtjänster Revisionstjänster Service och reparation av storköksutrustning skogsförvatning söjdmateria söjdvirke stationstankning storköksutrustning Teekommunikation augusti 05 Karshamns kommun 3 av 4

Granskning av inköpsrutiner och köptroheten mot everantörer Tidningar och tidskrifter Transporttjänster Trycksaker Trygghetsarm och armmottagning Trä- och byggvaror Undersökning arbetsmijö Utbidning VA-kemikaier VA-materia Ventiationsarbeten Ventiationsarbeten - fiter Vintervägsat och dammbindningsmede Vitvaror Vägmärken V~rdsängar med tibehör utämning beskattningsuppgifter Övrigt 4 6 3 3 3 augusti 05 Karshamns kommun 4 av 4