Samverkan, hälsa och arbetsmiljö i Växjö kommun
INNEHÅLL 04 06 10 12 20 24 28 Inledning Förutsättningar för samverkan Medarbetarsamtalet individen i samverkan Arbetsplatsträffen grunden för samverkan Samverkansgruppen det representativa inflytandet Hälsa och arbetsmiljö att samverka för ett hållbart arbetsliv Bilagor: 1. Medarbetarsamtalet syfte innehåll handlingsplan 2. Exempel på dagordning arbetsplatsträff samverkansgrupp 3. Kollektivavtal för samverkan, hälsa och arbetsmiljö 3
4
Inledning Samverkan och helhetssyn ger ett långsiktigt hållbart arbetsliv för alla medarbetare och en bra verksamhet för medborgarna. Växjö kommun och fackliga parter har tecknat ett nytt avtal om samverkan utifrån intentionerna i det centrala avtalet FAS 05. FAS står för Förnyelse, Arbetsmiljö och Samverkan. Samverkansavtalet ska ge dig som medarbetare ökad delaktighet, inflytande och ansvar. Detta innebär att du får information och ges möjlighet att påverka i frågor som rör din arbetsplats. Verksamhetsmålen ska vara tydliga, väl kända och diskuterade i organisationen och bland medarbetarna. Det måste vara tydligt för alla vad som ska åstadkommas. Medarbetarsamtal, arbetsplatsträffar och samverkansgrupper utgör de olika delarna i avtalet där arbetsmiljö och hälsa har en tydlig och stark roll. Målet är att förena en väl fungerande verksamhet med ett långsiktigt hållbart arbetsliv för medarbetarna. För att du som medarbetare ska få kunskap om vad samverkan innebär för dig och arbetsgruppen kommer informations- och utbildningsinsatser att genomföras. Nya medarbetare får information och utbildning om samverkansavtalet i samband med sin introduktion. Häftet du håller i din hand har tagits fram i samverkan mellan parterna för att vara till hjälp när samverkan ska införas på din arbetsplats. December 2008 Michael Färdigh Personal- och förhandlingschef, Växjö kommun 5
6
Förutsättningar för samverkan Samverkansavtalet är en samordning av medbestämmandefrågor och arbetsmiljöfrågor 1. Grundläggande är att innan chefen fattar och verkställer beslut ska ärendet behandlas på den arbetsplatsträff eller samverkansgrupp det berör. För att samverkan ska fungera och verksamheten utvecklas förutsätts en dialog mellan arbetsgivaren, medarbetare och arbetstagarorganisationer om verksamhet, måluppfyllelse och resurser. Följande förutsättningar bör vara uppfyllda: tydliga mål för verksamheten klargjord arbetsfördelning mellan förtroendevalda och tjänstemän en organisation med tydlig delegering av uppdrag/uppgifter och befogenheter ledarskap med en helhetssyn på verksamhet, medarbetare, organisation och resurser en vilja att fatta beslut i samverkan samverkanssystem som följer och löpande anpassas till organisation och beslutsnivåer chefer och medarbetare har kunskap om målet med samverkan och hur samverkan bedrivs. Samverkansavtalet ger alla medarbetare direktinflytande på arbetsplatsen. Att både chef och medarbetare är väl insatta i avtalets innehåll krävs för att samverkan ska fungera. Båda parter har ett gemensamt ansvar för att aktualisera frågor om hälsa, arbetsmiljö och verksamhetens utveckling. 1 Den rättsliga grunden för samverkan utgörs av medbestämmandelagen (MBL), arbetsmiljölagen (AML) och lagen om facklig förtroendemans ställning på arbetsplatsen (FML). Övriga arbetsrättsliga lagar, allmänna bestämmelser (AB), lokala kollektivavtal och Växjö kommuns personalpolicy ska också beaktas. 7
Om arbetstagarorganisation eller arbetsgivaren finner att en fråga inte lämpar sig för behandling i samverkan tillämpas MBL respektive AML i sin helhet i den frågan. Samverkan omfattar inte tvister, individärenden eller kollektivavtalsfrågor. I dessa frågor tillämpas MBL respektive AML i sin helhet. Samverkan på olika nivåer En god samverkan kännetecknas av att alla gemensamt strävar mot verksamhetens mål, ser sin roll i helheten och kan växla mellan helhets- och detaljperspektiv. När samverkan sker på en arbetsplats tas medarbetarnas samlade kunskap, förmåga och olika perspektiv tillvara. Förutsättningen är en god dialog som bygger på respekt och viljan att lyssna på varandra en vilja att försöka förstå hur andra tänker. Arbetsgivarens ansvars- och beslutsnivåer avgör var samverkansfrågorna tas upp. Frågorna ska i första hand behandlas av dem som direkt berörs i sitt arbete. För att uppfylla målet med samverkan behövs mötesplatser i organisationen, dessa är: Medarbetarsamtalet mellan medarbetaren och chefen för avstämning av målsättningar, arbetssituation och utveckling (minst 1 gång/år). Arbetsplatsträffen (APT) mellan chef och medarbetare på arbetsplatsen (cirka 1 gång/månad). Lokal samverkansgrupp (LSG) mellan arbetsgivare och fackliga företrädare på lokal nivå (cirka 1 gång/månad). 8
Förvaltningsövergripande samverkansgrupp (FSG) mellan arbetsgivare och fackliga företrädare på förvaltningsnivå (cirka 1 gång/månad). Kommunövergripande samverkansgrupp (KSG) mellan arbetsgivare och fackliga företrädare på kommunnivå (cirka 1 gång/ månad). Direkt inflytande Representativt inflytande Medarbetarsamtalet APT LSG FSG KSG Bilden visar samverkan på olika nivåer. I medarbetsamtalet och på arbetsplatsträffen har medarbetaren Direkt inflytande ett direkt inflytande i frågor Representativt som rör arbetsplatsen. inflytande I samverkansgrupperna på lokal, förvaltnings- och kommunnivå företräder de fackliga parterna medlemmarnas intressen. Kommunikationen mellan de olika nivåerna har stor betydelsesamtalet där arbetsplatsträffarnas APT synpunkter LSGoch samverkansgruppens FSG diskussioner KSG Medarbetar- utgör en del av underlaget inför arbetsgivarens beslut. Direkt inflytande Representativt inflytande Medarbetarsamtalet APT LSG FSG KSG Direkt inflytande Representativt inflytande Medarbetarsamtalet APT LSG FSG KSG 9
10
Direkt inflytande Representativt inflytande Medarbetarsamtalet APT LSG FSG KSG Direkt inflytande Medarbetarsamtalet individen i samverkan Representativt inflytande Medarbetarsamtalet APT LSG FSG KSG Direkt inflytande Representativt inflytande Medarbetarsamtalet APT LSG FSG KSG Direkt inflytande Representativt inflytande Medarbetarsamtalet i Dialog mellan chef och medarbetare ska ske kontinuerligt APT LSG FSG KSG arbetet och genom regelbundet återkommande medarbetarsamtal. Medarbetarsamtalet ska vara väl förberett, strukturerat, Direkt inflytande Representativt inflytande tillbakablickande och framåtsyftande. samtalet APT LSG FSG KSG Medarbetar- Varje medarbetare i Växjö kommun har rätt till minst ett medarbetarsamtal per år. Chef och medarbetare stämmer då av målsättningar, arbetsinnehåll, arbetsmiljö och utveckling. Samtalet ska dokumenteras och en handlingsplan tas fram. I den framgår vad som har bestämts, vem som ska utföra vad och när det beräknas vara klart. Medarbetarens roll För att du ska kunna göra ett bra jobb och trivas med dina arbetsuppgifter behöver du och din chef stämma av ditt arbete och din arbetssituation. Du förmedlar dina tankar om verksamheten och bidrar med idéer och förslag till förbättringar både på ett personligt plan och för verksamheten i stort. Din chef kan då stötta dig och skapa förutsättningar för att du ska kunna utvecklas. Under ditt medarbetarsamtal kommer du och din chef överens om hur detta ska gå till. Chefens roll Medarbetarsamtalet är ett verktyg för dig som är chef. Du får en möjlighet att stämma av målen för verksamheten med varje medarbetare. Du får ett beslutsunderlag inför framtiden och en återkoppling på ledarskapet. Samtalet skapar förutsättningar för förbättringar av verksamheten och utveckling för medarbetaren. Under samtalet tar ni upp medarbetarens arbetssituation, samarbetsklimat, arbetsmiljö och kompetensutvecklingsbehov. Växjö kommuns underlag för medarbetarsamtal finns som bilaga på sidorna 28 till 33. Materialet har tagits fram i samverkan mellan parterna. 11
12
Direkt inflytande Representativt inflytande Medarbetarsamtalet APT LSG FSG KSG Direkt inflytande Arbetsplatsträffen Representativt inflytande Medarbetarsamtalet APT LSG FSG KSG Direkt inflytande Representativt inflytande grunden för samverkanmedarbetar- samtalet APT LSG FSG KSG Direkt inflytande Representativt inflytande Medarbetarsamtalet Det är genom arbetsplatsträffen (APT) som arbetsgruppen APT LSG FSG KSG och verksamheten ska utvecklas. Alla medarbetare ska känna delaktighet och ges möjlighet att påverka och ta ansvar. Syftet med arbetsplatsträffen är att skapa ett forum för information och dialog mellan medarbetare och chef för att gemensamt arbeta med utveckling, planering och uppföljning av arbetet inom det egna området. Målet med arbetsplatsträffen är att öka medarbetarnas inflytande och ansvarstagande på den egna arbetsplatsen 2. Arbetsplatsträffen ska tillvarata tankar och idéer hos alla medarbetare så att en väl fungerande verksamhet och en god arbetsmiljö uppnås. Arbetsplatsträffens uppgifter Arbetsplatsträffen ska genomföras med samma självklarhet som arbetsplatsens övriga arbetsuppgifter. På arbetsplatsträffen kan exempelvis följande frågor behandlas: Mål för verksamheten Effektivisering, förbättrings- och förändringsarbete Uppföljning och utvärdering av resultat Nyanställningar, introduktion och arbetsplanering Ekonomiska förutsättningar, budget och bokslut Organisation Gemensamma arbetsmiljöfrågor Kompetensutveckling Jämställdhets- och mångfaldsfrågor Information från kommunledning/förvaltningsledning etc. Övriga frågor som aktualiseras av medarbetare eller chef 2 Arbetsplats avser den naturliga arbetsenhet som medarbetaren tillhör och som utgör chefens ansvarsområde. 13
Frågor som berör och påverkar den egna arbetsplatsen behandlas på arbetsplatsträffen innan chefen fattar beslut. Är det en fråga där arbetsgivaren har förhandlingsskyldighet 3 enligt MBL ska frågan behandlas i samverkansgrupp. Innan samverkansgruppen färdigbehandlar frågan ska medarbetare vid berörda arbetsplatser ges möjlighet att lämna sina synpunkter till samverkansgruppen. När arbetsgivaren därefter fattar beslut ska synpunkterna och samverkansgruppens dialog utgöra en del av underlaget. Vid behov initierar arbetsplatsträffen frågor till samverkansgrupp, exempelvis frågor som får påverkan vid flera arbetsplatser eller hela förvaltningen. I de fall arbetsplatsträff ersätter MBL Arbetsplatsträff kan ersätta förhandling och information enligt MBL 11 och 19 i frågor som påverkar den egna arbetsplatsen, men då krävs att: chef och medarbetare är överens om det chefen på arbetsplatsen har mandat att förhandla och fatta beslut arbetsplatsträffens samtliga fackliga företrädare har förhandlingsmandat samtycke ges av de berörda parterna i förvaltningsövergripande samverkansgrupp När MBL fullgörs på arbetsplatsträffen är det viktigt att ta hänsyn till hälso- och arbetsmiljöaspekterna. Skyddsombuden bidrar, i den mån de är representerade, genom sin roll och kompetens till att 3 Arbetsgivaren har förhandlingsskyldighet i beslut som rör viktigare förändringar av arbetsgivarens verksamhet. Exempel på sådana frågor är omorganisering, nedläggning, större investeringsbeslut eller arbetstidens förläggning. 14
För att alla i gruppen ska kunna vara delaktiga behövs en gemensam grund. hälso- och arbetsmiljöaspekterna beaktas i de frågor som behandlas. Protokoll ska föras och justeras av chef och fackliga representanter. Om oenighet uppkommer kan arbetstagarorganisation begära att arbetsgivaren fullgör sin förhandlingsskyldighet genom att tillämpa MBL. Begäran om att arbetsgivaren ska fullgöra sin förhandlingsskyldighet ska skriftligen inkomma till chefen senast sju kalenderdagar efter att samverkan avslutats. Förhandlingsmandat för arbetsplatsträff kan återkallas av förvaltningsövergripande samverkansgrupp om någon berörd part i FSG begär det skriftligen. Vägen från information till beslut på arbetsplatsträffen För att alla i gruppen ska kunna vara delaktiga behövs en gemensam grund. Det är därför viktigt att alla får information i ärenden som ska tas upp på arbetsplatsträffen. Information, dialog och beslut i ett ärende behöver inte behandlas vid samma arbetsplatsträff. Det är också viktigt att tydligt skilja på vad som är information och vad som är dialog. Information är viktigt dels för att skapa en gemensam referensram och möjliggöra delaktighet, dels för att skapa förståelse för beslut som ska tas på olika nivåer i verksamheten. Dialog ger medarbetarna möjlighet att bidra med idéer och synpunkter vilket skapar ett bättre beslutsunderlag. Det är viktigt att alla utnyttjar rätten att framföra sina åsikter. Dialogen ger även möjlighet att skapa förståelse för beslut som gruppen inte står bakom men är nödvändiga till exempel utifrån verksamheten, lagstiftning eller politiska beslut. 15
Beslut fattas alltid av chefen, som är den formella beslutsfattaren. När dialogen är avslutad redovisar chefen sitt förslag till beslut. Detta är särskilt viktigt eftersom gruppen i beslutsläget ska ta ställning till chefens förslag och inte till varandras förslag. Beslut fattas av chefen oavsett om enighet råder eller inte men målsättningen är att genom samråd nå enighet före beslut. Enighet innebär att gruppen är överens om hur något ska hanteras, inte att alla tycker likadant. Sammanfattning görs av ärendet innan det avslutas. Chefen tydliggör vilket beslut som fattats, vem som gör vad och när det ska vara klart. Dokumentation görs i form av anteckningar som justeras av chef och en medarbetare. Det ska framgå vilka frågor och ärenden som chefen informerat respektive fattat beslut om. I anteckningarna ska det även framgå om ärendet avslutats i enighet eller oenighet. Din roll som medarbetare Din delaktighet och ditt engagemang är avgörande för en fungerande samverkan. Som medarbetare medverkar du i förändringsarbete och verkar för en god hälsa och arbetsmiljö. För att kunna påverka är det därför viktigt att du är aktiv på arbetsplatsträffarna. Din roll som chef Du som chef har ansvar för att arbetsplatsträffar genomförs. Det är även ditt ansvar att se till att du och dina medarbetare har kunskap om hur samverkan fungerar så att arbetsplatsträffarna bidrar till utveckling av verksamhet, hälsa och arbetsmiljö. Motivera och utveckla gruppen och dig själv genom dialog och samarbete. Gör medarbetarna delaktiga innan beslut ska fattas eller resurser disponeras. Vid förändring av tagna beslut och omdisponering av resurser är delaktighet särskilt viktigt. Motivera 16
Enighet innebär att gruppen är överens om hur något ska hanteras, inte att alla tycker likadant dina beslut för medarbetarna utifrån ett sakligt grundat underlag. Genom dialog och diskussion med gruppen om omständigheter och överväganden som ligger till grund får medarbetarna en större förståelse för de beslut som ska fattas. Det ger även förutsättningar för en gemensam framtidssyn. Kom ihåg för chefen Genomför arbetsplatsträffarna regelbundet, cirka 10 ggr per år. Extra arbetsplatsträff kan kallas till vid behov. Genomför arbetsplatsträffarna inom ordinarie arbetstid. Schemalägg arbetsplatsträffarna utifrån övriga beslutsprocesser inom verksamhetsområdet, till exempel nämndssammanträden, och boka in träffarna halvårsvis eller årsvis. Alla som har sitt huvudsakliga arbete förlagt till arbetsplatsen ska delta. Dagordning ska finnas tillgänglig så att alla gemensamt bygger arbetsplatsträffens innehåll. Skicka ut dagordning och aktuella handlingar som ska behandlas senast sju kalenderdagar före arbetsplatsträffen. Längre framförhållning kan behövas vid beslut i större frågor. Dokumentera arbetsplatsträffarna genom anteckningar som justeras av chef och medarbetare. Ersätter arbetsplatsträffen förhandling och information enligt MBL 11 och 19 ska protokoll föras och justeras av chef och fackliga representanter. 17
Dagordning, anteckningar och protokoll ska innehålla aktuella informations- och beslutsärenden. Av anteckningarna och protokollet ska det även framgå om ärendet avslutats i enighet eller oenighet. Gå igenom anteckningarna från föregående arbetsplatsträff, nämndsprotokoll och samverkansprotokoll. Roterande ordförande- och sekreterarskap ökar delaktigheten i arbetsgruppen. Ge facklig företrädare möjlighet att lämna information i samband med arbetsplatsträffen. Andra mötesformer Det finns även andra viktiga mötesformer på arbetsplatsen, till exempel planeringsmöten, arbetslagsmöten eller morgonmöten som behövs i vardagen för att driva verksamheten framåt. Dessa mötesformer är inte en formell del av samverkan och ska inte förväxlas med arbetsplatsträffen. 18
19
20
Direkt inflytande Representativt inflytande Medarbetarsamtalet APT LSG FSG KSG Direkt inflytande Samverkansgruppen Representativt inflytande Medarbetarsamtalet APT LSG FSG KSG Direkt inflytande Representativt inflytande det representativa inflytandet Medarbetarsamtalet APT LSG FSG KSG Samverkansgruppen är mötet mellan arbetsgivarens och arbetstagarorganisationernas representanter. Samverkansgrupper inrättas på kommun- förvaltnings- och lokal nivå och avgörs utifrån de ansvars- och beslutsnivåer som finns vid respektive förvaltning. Exempel på lokal nivå kan vara avdelning, distrikt eller skola. Samverkansgruppernas uppgifter Grundläggande är att innan arbetsgivaren fattar och verkställer beslut ska samverkan ske. Arbetssättet i samverkansgrupperna ska sträva efter att genom samråd nå enighet före arbetsgivarens beslut. Syftet med samverkan på denna nivå är att skapa mötesplatser för dialog mellan arbetsgivaren och fackliga företrädare i frågor som rör verksamhet, utveckling och framtid. Samråd i samverkansgrupp ersätter information och förhandling enligt MBL 11, 12, 19 och 38. Vid oenighet i sådan samverkansgrupp kan arbetstagarorganisation begära att arbetsgivaren fullgör sin förhandlingsskyldighet genom att tillämpa MBL. Begäran om att arbetsgivaren ska fullgöra sin förhandlingsskyldighet ska skriftligen inkomma till chefen senast sju kalenderdagar efter att samverkan avslutats. Samverkansgrupper utgör skyddskommitté enligt AML 6 kap 9 och ska vara policyskapande i hälso- och arbetsmiljöfrågor. I arbetet ingår att planera, kontrollera och följa upp hälso- och arbetsmiljöförhållanden, det systematiska arbetsmiljöarbetet samt arbetsanpassning och rehabilitering. 21
Parterna har gemensamt ansvar för att aktualisera frågor om verksamhetens utveckling, hälsa och arbetsmiljö. Berörd part i samverkansgruppen bedömer när det är aktuellt att hämta in synpunkter från de arbetsplatsträffar som kan påverkas av beslutet. Arbetsplatsträffen kan även vid behov initiera frågor till samverkansgrupp. Kommunikationen mellan de olika nivåerna i samverkan har stor betydelse, där arbetsplatsträffarnas synpunkter och samverkansgruppens dialog utgör en del av underlaget inför arbetsgivarens beslut. Samverkansgrupperna behandlar frågor kring utveckling, personal, ekonomi, organisation, arbetsmiljö, jämställdhet, mångfald, kompetensutveckling, hälsa och rehabilitering. Samråd i samverkansgrupp omfattar inte tvister, individärenden eller kollektivavtalsfrågor. I dessa frågor tillämpas MBL respektive AML i sin helhet. Lokal samverkansgrupp (LSG) behandlar samtliga övergripande frågor inom ansvarsområdet eller som påverkar medarbetare vid flera arbetsplatsträffar. Frågor av förvaltningsövergripande karaktär lyfts till förvaltningsövergripande samverkansgrupp. Förvaltningsövergripande samverkansgrupp (FSG) behandlar frågor som är övergripande eller som påverkar fler än en samverkansgrupp inom förvaltningen. Frågor av kommunövergripande karaktär lyfts till kommunövergripande samverkansgrupp. Kommunövergripande samverkansgrupp (KSG) behandlar frågor som är kommunövergripande eller som påverkar flera förvaltningar samt ärenden som rör policyfrågor, riktlinjer och företagshälsovård. 22
Representation Representation från arbetsgivarens sida sker utifrån de ansvars- och beslutsnivåer som finns kommunövergripande och vid respektive förvaltning. I övrigt utses arbetsgivarens representanter utifrån deras funktion i organisationen. I samverkansgrupp är arbetsgivaren alltid ordförande. Representation från arbetstagarorganisationer på kommunnivå sker utifrån mandat från respektive arbetstagarorganisation. Minst en facklig företrädare ska vara huvudskyddsombud. Antalet representanter i samverkansgrupperna på förvaltningsnivå och lokal nivå bestäms av respektive förvaltning och fackliga företrädare. Minst en facklig företrädare ska vara skyddsombud. Parterna ska gemensamt sträva efter att antalet deltagare i samverkansgrupp inte är fler än som motiveras utifrån effektivitets- och kvalitetsaspekter. Planering och dokumentation Samverkansgruppernas möten ska tids- och innehållsmässigt anpassas till beslutsprocesser som styr verksamhetens område och planeras årsvis. Samverkansgruppens möten genomförs dagtid. Arbetsgivaren ansvarar för att dagordning och handlingar skickas ut minst sju kalenderdagar i förväg till deltagarna i samverkansgruppen för att beslutsprocessen inte ska fördröjas. Det ska framgå vilka frågor och ärenden som arbetsgivaren informerar om respektive ska fatta beslut om. Protokoll ska föras och justeras av samtliga parter. Dagordning, anteckningar och protokoll ska innehålla aktuella informations- och beslutsärenden. Av anteckningarna och protokollet ska det även framgå om ärendet avslutats i enighet eller oenighet. 4 Till exempel sammanträde för nämnd, kommunstyrelse eller kommunstyrelsens organisations- och personalutskott. 23
24
Hälsa och arbetsmiljö att samverka för ett hållbart arbetsliv Hälso- och arbetsmiljöarbetet ska främja trivsel och samarbete samt öka medarbetarnas delaktighet, utveckling och inflytande i arbetet. Det förnyade samverkansavtalet FAS 05 betonar hälso- och arbetsmiljöarbetet. Vi påverkas fysiskt, psykiskt och socialt i arbetet och därför behöver hälso- och arbetsmiljöarbetet vara en integrerad del av verksamhetens vardag och utveckling. Hälso- och arbetsmiljöarbetet ska bedrivas systematiskt i samverkan med medarbetare, skyddsombud och fackliga företrädare. Resurser ska avsättas så att god hälsa och arbetsmiljö samt eventuellt behov av arbetsinriktad rehabilitering tillgodoses. Arbetsorganisation, arbetsinnehåll och arbetstid ska utformas så att medarbetaren inte utsätts för fysiska eller psykiska belastningar som kan medföra ohälsa eller olycksfall. Hälsoarbete och arbetsmiljöarbete är två grundläggande delar som kompletterar varandra. Det hälsofrämjande arbetet utgår från det som är friskt och bra på arbetsplatsen medan arbetsmiljöarbetet står för kartläggning och riskanalys av det som inte fungerar bra. Att både främja det friska och att kartlägga och åtgärda risker skapar förutsättningar för en hälsosam arbetsplats med bra arbetsmiljö. Arbetsgivarens modell för arbetsinriktad rehabilitering strukturerar och kvalitetssäkrar arbetet med rehabilitering och arbetsanpassning. Berörda deltagare (medarbetare, chef, personalspecialister, fackliga representanter, företagshälsovården och Försäkringskassan) ska vara förtrogna med dessa rutiner. Företagshälsovården är en oberoende expertresurs och ett komplement till den kunskap inom hälso- och arbetsmiljöområdet som finns i organisationen. Den arbetar för att främja och utveckla hälsa, förebygga risker samt föreslå åtgärder både på verksamhets- och 25
Att både främja det friska och att kartlägga och åtgärda risker skapar förutsättningar för en hälsosam arbetsplats med bra arbetsmiljö. individnivå. Företagshälsovårdens arbete ska ske i nära samarbete med förvaltningarna och vid behov av stöd och råd i arbetsrelaterade frågor kan de anlitas av både chef och medarbetare. Chefer, skyddsombud och fackliga företrädare och skyddsombud i Växjö kommun erbjuds kontinuerlig utbildning och uppdatering inom arbetsmiljöområdet vilket även inkluderar arbetsinriktad rehabilitering. Ett lämpligt riktmärke är att utbildning ska erbjudas årligen för att garantera en god kompetensnivå inom arbetsmiljöområdet. 26
27
BILAGA 1 Medarbetarsamtal syfte Varje medarbetare i Växjö kommun har rätt till minst ett medarbetarsamtal per år. Chef och medarbetare stämmer då av målsättningar, arbetssituation och utveckling. Samtalet ska dokumenteras och en handlingsplan tas fram. I den framgår vad som har bestämts, vem som ska utföra vad och när det beräknas vara klart. Medarbetarsamtalet är en del i samverkan. Medarbetarsamtalet ger: Delaktighet Förståelse för den egna rollen Möjlighet till utveckling för den egna personen En bild av varje persons arbetssituation En avstämning av ledarskapet Möjlighet att tala om verksamhetens resultat och mål Möjligheter till utveckling för verksamheten En samsyn kring verksamheten hos chef och medarbetare Beslutsunderlag inför framtiden Medarbetarens roll För att du ska kunna göra ett bra jobb och trivas med dina arbetsuppgifter behöver du och din chef stämma av ditt arbete och din arbetssituation. Du förmedlar dina tankar om verksamheten och bidrar med idéer och förslag till förbättringar både på ett personligt plan och för verksamheten i stort. Din chef kan då stötta dig och skapa förutsättningar för att du ska kunna utvecklas. Under ditt medarbetarsamtal kommer du och din chef överens om hur detta ska gå till. Chefens roll Medarbetarsamtalet är ett verktyg för dig som är chef. Du får en möjlighet att stämma av målen för verksamheten med varje medarbetare. Du får ett beslutsunderlag inför framtiden och en återkoppling på ledarskapet. Samtalet skapar förutsättningar för förbättring- 28
ar av verksamheten och utveckling för medarbetaren. Det speglar dina och dina medarbetares olika roller och förväntningar. Under samtalet tar ni upp medarbetarens arbetssituation, samarbetsklimat och arbetsmiljön. Sekretess Den handlingsplan som tas fram vid medarbetarsamtalet är en allmän handling, som med hänvisning till personliga uppgifter kan sekretessbeläggas enligt 7:11.2 SekrL. Detta underlag för medarbetarsamtal är framtaget i samverkan, 2008-02-16, och ska användas som ett stöd för medarbetarsamtalen i Växjö kommun. Materialet kan byggas på och anpassas efter verksamheten. 29
BILAGA 1 Medarbetarsamtal innehåll Nedanstående rubriker ska tas upp under ett medarbetarsamtal. Under varje rubrik finns ett urval av frågor som är en hjälp inför samtalet. Fundera över vilka frågor som du vill ta upp. Minst en vecka innan samtalet delar du som chef ut medarbetarsamtalets syfte och innehåll till medarbetaren. Genomgång av tidigare samtal Arbetsplatsens utveckling Hur ser jag på målen för verksamheten och arbetet? Hur kan jag bidra till att nå målen? Hur utvecklar vi verksamheten? Hur planerar vi verksamheten? Jobbar vi med rätt saker? Vad ska hända framöver, och hur påverkas jag av det? Vilka förbättringar skulle kunna genomföras? Arbetssituation Vilka har varit mina viktigaste erfarenheter under året? Vad har lyckats bäst? vad beror det på? Vad har lyckats mindre bra vad beror det på? Vilka krav har arbetet ställt och hur har jag uppfyllt dem? Detta tycker jag att jag är bra på/mindre bra på. I vilka sammanhang presterar jag bäst? Några arbetsuppgifter/uppdrag som jag tycker att är otydliga? Har jag arbetsuppgifter som jag känner oro inför? Vilka arbetsuppgifter är viktiga och vilka är mindre viktiga? Vilka arbetsuppgifter är intressanta och mindre intressanta? Behöver något prioriteras om i mitt arbete? 30
Hur kan jag och mitt arbete utvecklas på kort och på längre sikt? Har jag tillräckligt med stimulerande arbetsuppgifter, ansvar och befogenheter? Får jag användning av mina kunskaper? Framtida arbetsuppgifter som jag vill arbeta med? Arbetsmiljö Fungerar den fysiska arbetsmiljön har vi t ex ändamålsenliga lokaler? Fungerar arbetstiden? Hur är arbetsklimatet och trivseln hos oss? Förekommer mobbning eller kränkande särbehandling? Upplever jag perioder med mycket stress? Finns det tid för återhämtning efter perioder av stress? Har jag lagom arbetsmängd? Hur markerar jag att jag behöver hjälp/stöd i arbetet? Ledarskap Hur är relationen mellan chef och medarbetare, behöver den förbättras och i sådana fall hur? Får jag den information jag behöver? Är de beslut som fattas tydliga? Hur förmedlas de beslut som berör oss/mig? Hur följs besluten upp? Får jag det stöd jag behöver i mitt arbete? Får jag den återkoppling jag behöver? 31
BILAGA 1 Medarbetarskap Hur är samarbetet mellan arbetskamraterna, behöver den förbättras och i sådana fall hur? Vad kan vi förbättra i kommunikationen mellan varandra? Hur ger vi varandra återkoppling och stödjer varandra i gruppen? Hur bidrar jag till att gruppen fungerar på bästa sätt? Hur hanterar vi konflikter på vår arbetsplats? Fungerar våra arbetsplatsträffar/personalmöten? Kompetensutveckling Behöver jag nya kunskaper och färdigheter för arbetet? Önskemål och behov av utbildning, praktik eller andra arbetsuppgifter. Övrigt Hälsoläge? Annat jag vill ta upp? 32
Medarbetarsamtal handlingsplan BILAGA 1 Tala igenom områdena. Inom de områden ni väljer att fördjupa skriver ni ner vad ni kommer överens om att göra, hur ni fördelar ansvaret och vid vilka tillfällen ni följer upp. Arbetsplatsens utveckling Detta har vi kommit överens om Så fördelar vi ansvaret Uppföljning Arbetssituation Arbetsmiljö Ledarskap Medarbetarskap Kompetensutveckling Övrigt Underskrifter Datum: Chef:... Medarbetare:... 33
BILAGA 2 Dagordning arbetsplatsträff På arbetsplatsträffen kan exempelvis följande punkter behandlas: Verksamhet och organisation mål utvärdering förbättrings- och förändringsarbete Personal arbetsorganisation arbetsfördelning schemaläggning jour och beredskap rekrytering introduktion av nyanställda Arbetsmiljö och hälsa systematiskt arbetsmiljöarbete fysisk arbetsmiljö psykosocial arbetsmiljö hälsofrämjande arbete Ekonomi ekonomiska förutsättningar budgetuppföljning bokslut inköp Kompetensutveckling Jämställdhet och mångfald Övriga frågor som aktualiseras av medarbetare eller chef 34
Dagordning samverkansgrupp BILAGA 2 I samverkansgruppen kan exempelvis följande punkter behandlas: Verksamhet och organisation mål övergripande lednings- och effektivitetsfrågor verksamhets- och organisationsutveckling utvärdering, förbättrings- och förändringsarbete Personal personalpolitiska program och riktlinjer arbetsorganisation personalutveckling rekrytering arbetsfördelning Arbetsmiljö och hälsa systematiskt arbetsmiljöarbete hälsofrämjande arbete rehabilitering och arbetsskador utbildning i arbetsmiljöfrågor planering och beställning av företagshälsovård Ekonomi ekonomiska förutsättningar budgetuppföljning bokslut inköp Kompetensutveckling Jämställdhet och mångfald Övriga frågor som aktualiseras av parterna 35
36
Kollektivavtal för samverkan, hälsa och arbetsmiljö i Växjö kommun BILAGA 3 1 Parterna träffar överenskommelse om nytt samverkansavtal för Växjö kommun i enlighet med intentionerna i FAS 05 med giltighet från och med 2009-04-01. Anvisningar har upprättats som talar om hur avtalet ska tillämpas. 2 Medbestämmandelagen (MBL), arbetsmiljölagen (AML) och lagen om facklig förtroendemans ställning på arbetsplatsen (FML) utgör den rättsliga grunden för samverkansavtalet. 3 Arbetsgivare, medarbetare och arbetstagarorganisationer ska samverka i frågor kring medbestämmande, arbetsmiljö, hälsa, jämställdhet och mångfald för att skapa en bra arbetsmiljö som bidrar till verksamhetens utveckling. 4 Arbetsgivaren ansvarar för att informera och behandla frågor i samverkan innan beslut fattas. Grundläggande är att innan arbetsgivaren fattar och verkställer beslut ska ärendet behandlas inom samverkanssystemet. En strävan ska vara att genom samråd nå enighet före arbetsgivarens beslut. 5 I samverkansprocessen är ett helhetsperspektiv av största betydelse. Berörd part i samverkansgrupp bedömer när det är aktuellt att hämta in synpunkter från de arbetsplatsträffar som kan påverkas av beslutet. Arbetsplatsträff initierar vid behov frågor till samverkansgrupp. 37
6 Avtalet omfattar inte tvister, individärenden eller kollektivavtalsfrågor. I dessa frågor tillämpas MBL respektive AML i sin helhet. 7 Om endera parten begär annat förfaringssätt än samverkan i särskild fråga tillämpas MBL respektive AML i sin helhet i den frågan. Samverkansnivåer 8 Nivåerna i samverkan utgörs av medarbetarsamtalet, arbetsplatsträff (APT), lokal samverkansgrupp (LSG), förvaltningsövergripande samverkansgrupp (FSG) och kommunövergripande samverkansgrupp (KSG). 9 Samverkansgrupper inrättas på kommun- förvaltnings- och lokal nivå utifrån de ansvars- och beslutsnivåer som finns vid respektive förvaltning. Varje nivå hanterar sina egna frågor enligt gällande ansvars- och beslutsnivåer. Medarbetarsamtal 10 Chefen har årligen medarbetarsamtal med varje medarbetare. 38
Arbetsplatsträff (APT) 11 Arbetsplatsträffen utgör ett forum för information och dialog mellan medarbetare och chef. Arbetsplatsträffen ska ge utrymme för förbättrings- och förändringsarbete men även behandla ämnen som personal, ekonomi, organisation, arbetsmiljö, hälsa, kompetensutveckling, jämställdhet och mångfald. 12 Alla som har sitt huvudsakliga arbete förlagt till arbetsplatsen ska delta. Med arbetsplats avses den naturliga arbetsenhet som medarbetaren tillhör och som utgör chefens ansvarsområde. 13 Arbetsplatsträff kan ersätta förhandling och information enligt MBL 11 och 19 i frågor som påverkar den egna arbetsplatsen, men då krävs att: chef och medarbetare är överens om det chefen på arbetsplatsen har mandat att förhandla och fatta beslut arbetsplatsträffens fackliga företrädare har förhandlingsmandat samtycke ges av de berörda parterna i förvaltningsövergripande samverkansgrupp. Förhandlingsmandat för arbetsplatsträff kan återkallas av förvaltningsövergripande samverkansgrupp om någon berörd part i FSG skriftligen så begär. 14 Fackliga företrädare ska ges möjlighet att lämna facklig information i samband med arbetsplatsträff. 39
Samverkansgrupp 15 Arbetsgivaren ansvarar för att frågor behandlas i samverkansgrupp innan beslut fattas. Parterna har gemensamt ansvar att aktualisera frågor om verksamhetens utveckling, hälsa och arbetsmiljö. Samråd i samverkansgrupp gör det möjligt att gemensamt delta i planerings- och beslutsprocessen samt överblicka och följa upp verksamheten. 16 Samråd i samverkansgrupp ersätter information och förhandling enligt MBL 11, 12, 19 och 38. Vid oenighet i sådan samverkansgrupp kan arbetstagarorganisation begära att arbetsgivaren fullgör sin förhandlingsskyldighet genom att tillämpa MBL. Begäran om att arbetsgivaren ska fullgöra sin förhandlingsskyldighet ska skriftligen inkomma till chefen senast sju kalenderdagar efter att samverkan avslutats. 17 Samverkansgrupper utgör skyddskommitté enligt AML 6 kap 9 och ska vara policyskapande i hälso- och arbetsmiljöfrågor. I arbetet ingår att planera, kontrollera och följa upp hälso- och arbetsmiljöförhållanden, det systematiska arbetsmiljöarbetet samt arbetsanpassning och rehabilitering. 18 Lokal samverkansgrupp (LSG) behandlar samtliga övergripande frågor inom ansvarsområdet eller som påverkar medarbetare vid flera arbetsplatsträffar. 19 Förvaltningsövergripande samverkansgrupp (FSG) behandlar 40
frågor som är övergripande eller som påverkar fler än en samverkansgrupp inom förvaltningen. 20 Kommunövergripande samverkansgrupp (KSG) behandlar frågor som berör hela kommunen eller som påverkar flera förvaltningar. Representation i samverkansgrupp 21 Alla kollektivavtalsbärande organisationer som har medlemmar inom samverkansgruppens område har rätt till representation i samverkansgrupp. Inom respektive huvudorganisation (LO, TCO och SACO) kan representant utses att företräda flera förbund. När en fråga särskilt berör ett enskilt förbund kan detta adjungeras vid behov. 22 I samverkansgrupp ska minst en av representanterna vara skyddsombud. 23 Antalet representanter i samverkansgrupperna avgörs av parterna på förvaltningsnivå. Parterna ska gemensamt sträva efter att antalet deltagare i samverkansgrupp inte är fler än som motiveras utifrån effektivitets- och kvalitetsaspekter. 24 I samverkansgrupp är arbetsgivarens representant alltid ordförande. 41
25 För samverkansgruppens representanter utses ersättare som kallas av respektive part. 26 I kommunövergripande samverkansgrupp företräds arbetsgivarpart av fyra representanter jämte sekreterare, dessutom närvarar KSOP:s presidium. Personal- och förhandlingschef är ordförande. Företagshälsovården är en oberoende part och ska vara företrädd. Dagordning och dokumentation 27 Arbetsgivaren ansvarar för att arbetsplatsträff och möte i samverkansgrupp genomförs regelbundet och följer verksamhetens beslutsprocesser, till exempel inför nämndssammanträde. 28 Planering av arbetsplatsträff ska ske i samverkan med medarbetarna. Om arbetsplatsträffen ersätter förhandling och information enligt MBL 11 och 19 ska dagordning och aktuella handlingar skickas ut senast sju kalenderdagar före mötet. 29 För möte i samverkansgrupp ansvarar arbetsgivaren för att dagordning och aktuella handlingar skickas ut senast sju kalenderdagar före mötet. 30 Arbetsplatsträffar ska dokumenteras genom anteckningar. Om arbetsplatsträffen ersätter förhandling och information enligt MBL 11 och 19 ska protokoll föras och justeras av chef och facklig representant/er. 42
31 Möte i samverkansgrupp ska dokumenteras genom protokoll. Protokollet justeras av samtliga parter om inte annat överenskommits. 32 Dagordning, anteckningar och protokoll ska innehålla aktuella informations- och beslutsärenden. Av anteckningarna och protokollet ska det även framgå om ärendet avslutats i enighet eller oenighet. Hälsa och arbetsmiljö 33 Arbetet med hälso- och arbetsmiljöfrågor ska bedrivas såväl kortsom långsiktigt och resurser ska avsättas så att god hälsa och arbetsmiljö samt eventuellt behov av arbetsinriktad rehabilitering tillgodoses. Insatser som främjar hälsa ska vara en naturlig del av verksamheten och följas upp regelbundet på alla arbetsplatser. 34 Beslut om mål, medel och fördelning av arbetsmiljöuppgifter fattas av arbetsgivaren med hänsyn till samverkansavtalets intentioner, gällande lagstiftning och avtal. 35 Chefer, fackliga företrädare och skyddsombud erbjuds kontinuerlig utbildning och uppdatering inom arbetsmiljöområdet vilket även inkluderar arbetsinriktad rehabilitering. 43
Rehabilitering 36 Arbetsgivaren ansvarar för att det finns en modell för arbetsinriktad rehabilitering som strukturerar och kvalitetssäkrar arbetet med rehabilitering och arbetsanpassning. Företagshälsovård 37 Företagshälsovården är en oberoende expertresurs inom områdena förebyggande hälso- och arbetsmiljöarbete samt arbetsinriktad rehabilitering. Kompetens ska finnas inom områdena medicin, teknik, beteendevetenskap, ergonomi och friskvård. 38 Företagshälsovården ska, i nära samarbete med förvaltningarna, främst arbeta för att främja och utveckla hälsa och förebygga risker samt kunna föreslå åtgärder både för hela verksamheter och på individnivå. Utbildning och uppföljning 39 Arbetsgivaren ska kommunövergripande och partsgemensamt planera och genomföra utbildningsinsatser för chefer samt för fackliga företrädare och skyddsombud i samverkansgrupp. Utbildningen ska ge kunskap om samverkan som metod för att utveckla verksamhet och arbetsmiljö samt om den lagstiftning som utgör avtalets rättsliga grund. 44
40 På förvaltningsnivå ska varje medarbetare få information och utbildning om samverkansavtalet. Nya medarbetare ska i samband med sin introduktion ges information och utbildning om samverkansavtalet. 41 Arbetsgivaren har ansvar för att årligen genomföra partsgemensam uppföljning av samverkansavtalet. Överenskommelse på förvaltningsnivå 42 Inom angivna ramar upprättar varje förvaltning förvaltningsövergripande överenskommelser tillsammans med berörda arbetstagarorganisationer gällande samverkansorganisation och representation. Uppsägning 43 Avtalet gäller tillsvidare med en ömsesidig uppsägningstid om tre kalendermånader oaktat uppsägningstider i HÖK och FAS 05. Om detta avtal sägs upp upphör samtidigt förvaltningsspecifika överenskommelser tillhörande avtalet. Uppsägningen ska ske skriftligen. 45
ANTECKNINGAR 46
Kontakt: Växjö kommun, Personalkontoret Box 1222, 35112 Växjö. Besök: Västra Esplanaden 18, Växjö. Telefon: 0470-410 00 Webbplats: www.vaxjo.se