Kunddriven och effektiv planering av trafikutbud Workshop 3
Bakgrund och nuläge Vi har nu en gemensam affärsmodell för fördubblad kollektivtrafik Vi har en gemensam avtalsprocess Vi har ett gemensamt modellavtal där trafik med potential för utveckling upphandlas med tydliga resandeincitament för trafikföretaget samt med ett ansvar för utveckling av utbud, tidtabell och lokal marknadsföring Alla följer inte modellavtalet, men många gör det, och med variationer Förutsättningarna att tillämpa modellavtalet i praktiken varierar Det finns ett behov att ta nästa kliv för att få det att hända i praktiken 2
Önskat läge Vi ska ha ett enhetligt arbetssätt i den svenska kollektivtrafiksmarknaden för att ta fram ett kunddrivet och effektivt trafikutbud Över tid ska vi ständigt bli bättre att möta kundernas krav, behov och förväntningar samtidigt som utbudet effektiviseras Kunskapen och kompetensen skall öka varje år och vi ska vara trygga med att vi har ett bra arbetssätt och ett bra systemstöd 3
Slutrapporten utgör således: En övergripande process med nyckeltal som mäter processen En nedbrytning i aktiviteter av respektive steg i den övergripande processen En definition av respektive aktivitets input och output samt en beskrivning av vilka förutsättningar, tjänster och verktyg som krävs för att aktiviteten skall kunna genomföras En rekommendation om hur vi fortsätter arbetet 4
Projektgrupp SLL: Per Ekberg och Linda Meurling Västtrafik: Eva Constantin, Maria Lindqvist och Michael Stjernberg Skånetrafiken: Maria Holmgren, Joakim Agartson, Fredrik Schell, Eva Rosén, Annika Bondesson, Annika Reis, Maria Löfgren och Madeleine Nilsson Karlstadsbuss: Mattias Bergh Hallandstrafiken: Daniel Modiggård Jönköpings länstrafik: Erik Andersson Keolis: Stefan Gustavsson, Erik Asklund, Mark Kesper och Stefan Zetterberg Nobina: Henrik Birath, Tom Olsson, Christer Berg, Åsa Löwner och Erik Almlöf 5
Vi har bedrivit arbetet i tre workshops 28/1 Workshop 1 Definiera branschens behov av en gemensam process för planering av utbud och tidtabeller samt ta fram ett första utkast på processen 6/2 Workshop 2 Färdigställ första utkast på processen, enas om övergripande nyckeltal och definiera vilka aktiviteter som ingår i respektive steg 24/2 Workshop 3 Ta fram input, output och förutsättningar för aktiviteterna och enas om beslutsunderlag avseende eventuell fortsättning 6
Vi har använt oss av ett internetbaserat projektverktyg som hela projektgruppen har tillgång till www.projectcompanion.se Här hålls planen med datum etc. levande Här finns alltid uppdaterad info om projektet Här finns dokumentation om projektet, material från workshops etc. 7
Kunddriven och effektiv planering av trafikutbud FÖRSTUDIENS RESULTAT 8
Projektgruppen är enig om att en branschgemensam process för kunddriven och effektiv utbudsplanering behövs! Med utbud avser projektgruppen i detta dokument linjesträckning, turtäthet, fordonstyp, inre specning av fordon, kopplade tjänster (ex wifi ombord), etc. 9
Projektgruppen definierar kunddriven och effektiv enligt nedan: Kunddriven: Känna kundernas behov, inte bara dagens utan även framtidens. Ha god kunskap om kundernas resor och resmönster, som bygger på omvärldsbevakning och analys. Se till att vi får nya kunder i starka stråk, bibehålla eller avveckla trafik i svaga stråk. Effektiv: Säkra att vi använder våra resurser på bästa sätt genom att både säsongs- och dygnsanpassa vårt utbud efter kundernas behov. Nyttja olika trafikslag i en mix som ger optimal beläggning. Ha förmåga att snabbt kunna ställa om utbudet utifrån förändrade behov och förutsättningar. Säkra att utbudet är väl kommunicerat till kunderna. Tillse att vi använder samhällets resurser på bästa sätt genom att ha ett situationsanpassat utbud vad gäller antal turer, fordonsstorlek, öppettider och produkt. 10
De viktigaste skälen till en branschgemensam process för kunddriven och effektiv utbudsplanering Se långsiktigt på affären, gemensamma nyckeltal med målstyrning och uppföljning för ökad lönsamhet och samhällsnytta mer trafik för pengarna Lika arbetssätt mellan alla parter där vi säkrar kompetens och ansvarsförflyttning av utveckling och planering av trafikutbudet Gemensam utveckling av effektiva verktyg för kundanalys och utbudsutveckling Säkra samverkan och nyttja gemensamma resurser på bästa sätt samt skapa förståelse mellan parterna Gemensamt ansvar mellan upphandlare och utförare, där också politik och infrastrukturförvaltare är involverade 11
Den övergripande processen för kunddriven och effektiv planering av trafikutbud i kollektivtrafiken: Ta fram gemensam utvecklingsplan med nuläge, förutsättningar samt kund- och effektivitetsdrivna mål Ta fram trafikutbud utifrån satta mål Ta fram tidtabell utifrån satta mål Följ upp utfall mot satta mål 12
Utkast på Nyckeltal som mäter den övergripande processen för ett kunddrivet och effektivt trafikutbud i kollektivtrafiken: Nyckeltal Beskrivning Antal påstigande resenärer (rullande 12) Marknadsandel / Potential Antal påstigande resenärer per tidtabellstimme Kabinfaktor Skattesubvention (kr) per resa / Kostnadstäckningsgrad Månatlig mätning av det totala antalet påstigande resenärer senaste 12 månaderna Kollektivtrafikens marknadsandel eller potential, behöver definieras och säkerställas gemensamt Totalt antal påstigande resenärer delat med totalt antal utförda tidtabellstimmar (Antal påstigande resenärer x medelrestid (tim)) / (Tidtabellstimmar x medeltal sittplatser) Total skattesubvention i kronor delat med totalt antal genomförda resor alternativt kostnadstäckningsgrad Restidskvot Kollektivtrafikens restid / Bilens restid (bör vara högst 1,5) Teoretisk snitthastighet Verklig snitthastighet Kundtid Punktlighet avgång Punktlighet framkomst Sammanfattande kundnöjdhet Relevans Upplevd snabbhet Upplevd lyhördhet Upplevd punktlighet Tidtabellens teoretiska snitthastighet Trafikens snitthastighet enligt realtidssystemet Totalt antal tidtabellstimmar / totalt antal arbetade timmar Enligt realtidssystemet mätt punktlighet vid avgång (% godkända turer) Enligt realtidssystemet mätt punktlighet vid framkomst (% godkända turer) Barometern Barometern fråga K3, Allmänhetens uppfattning avseende trafikutbudets relevans Barometern fråga 11, Allmänhetens uppfattning avseende trafikutbudets snabbhet Barometern fråga 16, Allmänhetens uppfattning avseende RKTM:s och trafikföretagens lyhördhet Barometern fråga K5, Kundernas uppfattning avseende trafikutbudets tidpassning 13
Det första steget i processen består av följande aktiviteter: Ta fram gemensam utvecklingsplan med nuläge, förutsättningar samt kund- och effektivitetsdrivna mål Ta fram trafikutbud utifrån satta mål Ta fram tidtabell utifrån satta mål Följ upp utfall mot satta mål Sammanställ omvärldsfaktorer Sammanställ förutsättningar från RKM Analysera måluppfyllnad mot tidigare satta mål Sammanställ fysiska planer Analysera befintliga kunders resande och resebehov Sammanställ politiska direktiv Analysera potentiella kunders resande och resebehov Sammanställ analyser, risker och slutsatser Sätt gemensamma kund- och effektivitetsdrivna mål Sammanställ infrastrukturprojekt Analysera utbud, punktlighet och effektivitet Sammanställ demografisk data Analysera strategiska förutsättningar Sammanställ trafikavtalets mål och inriktning Sammanställ ekonomiska ramar 14
Ta fram gemensam utvecklingsplan med nuläge, förutsättningar samt kund- och effektivitetsdrivna mål Aktiviteternas Input, output och förutsättningar: Ta fram trafikutbud utifrån satta mål Ta fram tidtabell utifrån satta mål Följ upp utfall mot satta mål Aktivitet Input Output Förutsättningar Sammanställ omvärldsfaktorer Sammanställ förutsättningar från RKM Sammanställ fysiska planer Sammanställ politiska direktiv Sammanställ infrastrukturprojekt Förändringar inom EU, stat, region som påverkar kollektivtrafiken. Tekniska landvinningar, ekonomi, etc. Trafikförsörjningsprogram, strategier, inriktningar, planer, etc. Översiktsplaner, regionala planer, nationella planer, detaljplaner, etc. Politiska direktiv, beslut avseende tågtrafik och infrastruktur, etc. Infrastrukturprojekt med påverkan Sammanställning Sammanställning Sammanställning Sammanställning Sammanställning Sammanställ demografisk data Demografisk data Sammanställning N/A Sammanställ trafikavtalets mål och inriktning N/A N/A N/A N/A N/A Trafikavtalet med bilagor Sammanställning N/A Sammanställ ekonomiska ramar Ekonomiska ramar för utbudet Sammanställning N/A 15
Ta fram gemensam utvecklingsplan med nuläge, förutsättningar samt kund- och effektivitetsdrivna mål Aktiviteternas Input, output och förutsättningar: Ta fram trafikutbud utifrån satta mål Ta fram tidtabell utifrån satta mål Följ upp utfall mot satta mål Aktivitet Input Output Förutsättningar Analysera måluppfyllnad mot tidigare satta mål Analysera befintliga kunders resande och resebehov Analysera potentiella kunders resande och resebehov Analysera utbud, punktlighet och effektivitet Satta mål Utfall nyckeltal Resandestatistik, kundsynpunkter, restidskvot, barometern, resvaneundersökning, ev. resenärsundersökningar, ombordundersökningar etc. Restidskvot, barometern, resvaneundersökning, ev. resenärsundersökningar Statistik punktlighet Statistik avseende leverans Statistik effektivitet Analys avseende måluppfyllnad Analys avseende befintliga kunders krav, behov och förväntningar samt potential per stråk och område Analys avseende potentiella kunders krav, behov och förväntningar samt potential per stråk och område Analys avseende utbudet Statistikdatabas: Realtidsdata, tidtabellsdata, avvikelser, resande etc. Definierade nyckeltal Totalt resande, egen statistik avseende resande, restidskvoter marknadsandel per stråk och område, etc. Barometern (med tillräckligt många intervjuer), resvaneundersökningar, statistik kundsynpunkter, statistik ombordundersökningar Totalt resande, egen resandestatistik, marknadsandel per stråk och område, etc. Barometern (med tillräckligt många intervjuer) och resvaneundersökningar. Statistikdatabas: Realtidsdata, tidtabellsdata, avvikelser, resande etc. 16
Ta fram gemensam utvecklingsplan med nuläge, förutsättningar samt kund- och effektivitetsdrivna mål Aktiviteternas Input, output och förutsättningar: Ta fram trafikutbud utifrån satta mål Ta fram tidtabell utifrån satta mål Följ upp utfall mot satta mål Aktivitet Input Output Förutsättningar Sammanställ analyser, risker och slutsatser Sätt gemensamma kund- och effektivitetsdrivna mål Analyser Riskanalyser Slutsatser Sammanställ analyser, risker och slutsatser Sammanställning Satta mål N/A Statistikdatabas: Realtidsdata, tidtabellsdata, avvikelser, resande etc. Definierade nyckeltal 17
Ta fram gemensam utvecklingsplan med nuläge, förutsättningar samt kund- och effektivitetsdrivna mål Det andra steget i processen består av följande aktiviteter: Ta fram trafikutbud utifrån satta mål Ta fram tidtabell utifrån satta mål Följ upp utfall mot satta mål Bedöm ekonomisk effekt (RKM och trafikföretag) Förslag avseende ramar för utbud Ta fram förslag på förändringar i utbud Bedöm effekt på resande Bedöm samhällsekonomisk effekt Samråd med intressenter Dokumentera beslutsunderlag utbudsförändringar Besluta om utbud Bedöm effekt av föreslagna förändringar mot satta mål 18
Ta fram gemensam utvecklingsplan med nuläge, förutsättningar samt kund- och effektivitetsdrivna mål Aktiviteternas Input, output och förutsättningar: Ta fram trafikutbud utifrån satta mål Ta fram tidtabell utifrån satta mål Följ upp utfall mot satta mål Aktivitet Input Output Förutsättningar Förslag avseende ramar för utbud Satta mål från steg 1 i processen Förslag avseende ramar för utbud N/A Ta fram förslag på förändringar i utbud Utvecklingsplan med kund- och effektivitetsdrivna mål Förslag på förändringar av utbudet Behov av verktyg? Bedöm ekonomisk effekt Förslag på förändringar av utbudet Bedömning av förslagets kostnad Modell för kostnadsberäkning Bedöm effekt på resande Förslag på förändringar av utbudet Bedömning av förslagets effekt på resandet Bedöm samhällsekonomisk effekt Förslag på förändringar av utbudet Bedömning av förslagets samhällsekonomiska effekt Bedöm effekt av föreslagna förändringar mot satta mål Förslag på förändringar av utbudet Bedömning av förslagets effekt på satta mål Modell för simulering av effekt på resande Modell för bedömning av samhällsekonomisk effekt N/A 19
Ta fram gemensam utvecklingsplan med nuläge, förutsättningar samt kund- och effektivitetsdrivna mål Aktiviteternas Input, output och förutsättningar: Ta fram trafikutbud utifrån satta mål Ta fram tidtabell utifrån satta mål Följ upp utfall mot satta mål Aktivitet Input Output Förutsättningar Samråd med intressenter Dokumentera beslutsunderlag utbudsförändringar Förslag på förändringar av utbudet med bedömningar Förslag på förändringar av utbudet med bedömningar och intressenternas input Intressenternas input Beslutsunderlag Besluta om utbud Beslutsunderlag Beslut om utbud N/A N/A N/A 20
Ta fram gemensam utvecklingsplan med nuläge, förutsättningar samt kund- och effektivitetsdrivna mål Det tredje steget i processen består av följande aktiviteter: Ta fram trafikutbud utifrån satta mål Ta fram tidtabell utifrån satta mål Följ upp utfall mot satta mål Stäm av tidtabell mot satta mål Omsätt utbud i tidtabell Omsätt tidtabell i produktionsplaner Stäm av tidtabell med övriga trafiksystem Godkänn tidtabell 21
Ta fram gemensam utvecklingsplan med nuläge, förutsättningar samt kund- och effektivitetsdrivna mål Aktiviteternas Input, output och förutsättningar: Ta fram trafikutbud utifrån satta mål Ta fram tidtabell utifrån satta mål Följ upp utfall mot satta mål Aktivitet Input Output Förutsättningar Omsätt utbud i tidtabell Beslutat utbud Preliminär tidtabell Verktyg för tidtabellsplanering Omsätt tidtabell i produktionsplaner Stäm av tidtabell mot satta mål Stäm av tidtabell med övriga trafiksystem Preliminär tidtabell Produktionsplaner Verktyg för produktionsplaner Preliminär tidtabell Satta mål Avstämd tidtabell Preliminär tidtabell Avstämd tidtabell N/A Godkänn tidtabell Avstämd tidtabell Godkänd tidtabell N/A N/A 22
Ta fram gemensam utvecklingsplan med nuläge, förutsättningar samt kund- och effektivitetsdrivna mål Det fjärde steget i processen består av följande aktiviteter: Ta fram trafikutbud utifrån satta mål Ta fram tidtabell utifrån satta mål Följ upp utfall mot satta mål Genomför åtgärder Samla in utfallsdata om respektive mål Analysera och utvärdera utfall Identifiera avvikelser Analysera och dra slutsatser Besluta om åtgärder För över åtgärd till nästa års cykel 23
Ta fram gemensam utvecklingsplan med nuläge, förutsättningar samt kund- och effektivitetsdrivna mål Aktiviteternas Input, output och förutsättningar: Ta fram trafikutbud utifrån satta mål Ta fram tidtabell utifrån satta mål Följ upp utfall mot satta mål Aktivitet Input Output Förutsättningar Samla in utfallsdata om respektive mål Kundsynpunkter, barometern, ombordundersökningar, resandestatistik, punktlighetsstatistik, ekonomisk data, avvikelserapporter etc. Statistik avseende utfall Analysera och utvärdera utfall Statistik avseende utfall Analys av utfallsdata N/A Identifiera avvikelser Analys av utfallsdata Satta mål Avvikelser mot satta mål Analysera och dra slutsatser Avvikelser mot satta mål Slutsatser avseende avvikelserna N/A Besluta om åtgärder Slutsatser avseende avvikelserna Beslutade åtgärder N/A Genomför åtgärder Beslutade åtgärder Genomförda åtgärder N/A För över åtgärd till nästa års cykel Beslutade åtgärder Åtgärder till nästa års cykel N/A System för kundsynpunkter, barometern, ombordundersökningar, system för resandestatistik, system för punktlighetsstatistik, system för ekonomisk data, system för avvikelserapportering etc. System för måluppföljning (nyckeltalsdatabas) 24
Projektgruppen rekommenderar följande fortsättning: Förankra processen med identifierade behov med övriga aktörer Ta fram gemensam separat process inför upphandling inkl. datatillgång Standardisera begrepp Standardisera processens nyckeltal, eventuell gemensam databas Utred behov av standard avseende processdata (resandestatistik, punktlighet etc.) Säkerställ tillgång till Kollektivtrafikbarometern och påverkan avseende dess utveckling Redovisas till styrgruppen innan årsskiftet 2014/2015 25
X2AB:s styrelse föreslås att: Godkänna förstudien Kunddriven och effektiv planeringsprocess enligt denna redovisning Besluta om fortsatt förstudie där: - Genomförd förstudie med framtagen process förankras med övriga aktörer - Processens begrepp standardiseras - Processens nyckeltal standardiseras och eventuell gemensam nyckeltalsdatabas utreds - Behov av standard avseende processdata (resandestatistik, punktlighet etc.) utreds - Tillgång till Kollektivtrafikbarometern och påverkan avseende dess utveckling säkerställs - Gemensam separat process inför upphandling inkl. datatillgång tas fram Den fortsatta förstudien redovisas till styrgruppen innan årsskiftet 2014/2015 26