Städtjänster
Bakgrund Alla myndigheter har behov av städtjänster Stora värden Svårt att upphandla
Förstudie
Urval av synpunkter från myndigheter Ett avtalsområde med samtliga tjänster Ca 20% INSTA 800 Schysta villkor
Urval av synpunkter från branschen För mycket på lägsta pris Bristfällig uppföljning av krav från myndigheterna Obeskattad arbetskraft Arbetsmiljö (Höga avverkningstakter) Personalvård
Upphandling
250:-
Utvärderingskriterier vid upphandling av ramavtalet Kvalitet -14 kronor Personalvård - 6 kronor Elektroniskt stödsystem Referensuppdrag genomförande Referensuppdrag avslutade Friskvårdsbidrag Friskvårdstimme Medarbetarundersökning
Avrop
Objektsbeskrivning Vad? (visa lokalerna?) När? Hur? Kvalitetsuppföljning?
Genomförande av avrop Ett ändamålsenligt avtal kan sägas bestå av tre komponenter Tjänsten (Objektet) Kontraktsvillkoren Kontraktsuppföljning
Städtjänster - Omfattning Dagligstädning I dagligstädning kan plock i pentry eller konferens rum m.m. ingå. Periodisk städning (städning utöver den regelmässiga städningen t.ex. storstädning) Fönsterputsning Golvvård Om tjänsten dagligstädning tillhandahålls kan även hygienmateriel såsom toalettpapper, tvål, handsprit, pappershandukar och diskmedel ingå i avropet. Avrop kan ske av hela eller delar av en eller flera av dessa tjänster.
Tjänsten/Objektet Det går att beskriva städtjänsterna på olika sätt, exempelvis Som i exemplet nedan beskriva de ingående momenten Låta leverantören bestämma En kombination av dessa Insta 800 Det viktigaste är att på förhand ha identifierat sitt behov.
Tjänsten/Objektet Kvalitetsuppföljning 1. Eget kvalitetsuppföljningssystem 2. Av leverantören framtaget kvalitetsuppföljningssystem 3. INSTA 800 eller annat system
Tjänsten/Objektet Daglig städning Lokaltyp Daglig service Övrig service daglig Konferensrum och Tömma papperskorg Golvmetod (dammsugning eller moppning) Klart före 8.00. Rengöring av mindre mötesrum Damma öppna ytor whitebordtavlor ska ske med torr duk Rengöra whiteboardtavla Torka av bord. Borsta av stolar Tysta rum Tömma papperskorg Städas en gång per vecka Golvmetod (dammsugning eller moppning) Avfläckning vid behov Damma av bord, stol. Kaffeautomat Daglig rengöring samt påfyllning av kaffe. Efter 08.00 8 st maskiner vån 2 (Cafe) och vån 1 (konferens) före 8.00 5 st Prestolino, 1 st Bistro, 2 st Cafemat Tömning sump och påfyllning kaffe sker 1 gång per dag. Märke: WMF Påfyllning av mjölk 6 st maskiner sker 2 ggr/dag Pentry våningsplan Rengöra bänk och diskho Städas efter 8.00 Tömma papperskorg Golvmetod (dammsugning eller moppning)
Tjänsten/Objektet Veckostädning Lokaltyp Daglig service Övrig service daglig Konferensrum och Tömma papperskorg Golvmetod (dammsugning eller moppning) Klart före 8.00. Rengöring av mindre mötesrum Damma öppna ytor whitebordtavlor ska ske med torr duk Rengöra whiteboardtavla Torka av bord. Borsta av stolar Tysta rum Tömma papperskorg Städas en gång per vecka Golvmetod (dammsugning eller moppning) Avfläckning vid behov Damma av bord, stol. Kaffeautomat Daglig rengöring samt påfyllning av kaffe. Efter 08.00 8 st maskiner vån 2 (Cafe) och vån 1 (konferens) före 8.00 5 st Prestolino, 1 st Bistro, 2 st Cafemat Tömning sump och påfyllning kaffe sker 1 gång per dag. Märke: WMF Påfyllning av mjölk 6 st maskiner sker 2 ggr/dag Pentry våningsplan Rengöra bänk och diskho Städas efter 8.00 Tömma papperskorg Golvmetod (dammsugning eller moppning)
Kontraktsvillkoren I de allmänna villkoren och i kravspecifikation bl.a. står det hur tjänsterna (objektsbeskrivningen) ska levereras och påföljderna om så inte sker. Det finns även en ändringsklausul. Läs bilaga Allmänna villkor och fundera särskilt på följande: Ska vi skriva säkerhetskyddsavtal? Se 7.14.2 i Allmänna villkor. Ska vi skriva sekretessavtal? Se 7.13 i Allmänna villkor. Behöver vi ange delar av städinstruktionen redan i avropsförfrågan? Se 7.7.1.2 Allmänna villkor. Tilldelningskriterier - behöver gås igenom inför avrop (se 7.11 om Pris i Allmänna villkor samt även avsnitt 8 Avropsrutin). Hur ska prissättningen ske i avropet samt i kontraktet? Se 4.1 nedan. Betalnings och faktureringsvillkor enligt 7.12 i Allmänna villkor. Kan vi utifrån vår beskrivning av Städtjänsterna (objekten) utläsa vad som utgör ett fel enligt de Allmänna villkoren?
Utvärdering kriterier vid avrop Pris Kvalitet
Utvärderingspriser vid avrop Städtjänster per timme 230-231,15 kronor För övriga städtjänster inkl. varor är faktiskt pris = utvärderingspris
Utvärdering kvalitet vid avrop Kvalitet för avropad tjänst Hur genomföra uppstart? Hur kommer tjänsten utföras? Hur kommer kvalitet följas upp/säkerställas? Beredskap vid frånvaro?
Utvärdering kvalitet vid avrop Hur görs bedömningen? o Skriftlig beskrivning o Muntlig presentation o Referenser från liknande uppdrag
Exempel utvärdering Förutsättningar Dagligstädning prissatt per timme Golvvård av 5000 kvm per år Fönsterputs ska utföras 2 gånger per år Tilldelningskriterier Pris Kvalitet
Exempel utvärdering Dagligstädning prissatt per timme Pris vid utvärdering per år blir: 300 (timmar) x 230 (SEK) x 12 (antal månader) = 828 000 SEK Golvvård 5000 kvm per år Offererat pris per kvm 19 SEK. Pris vid utvärdering per år 19 (SEK) x 5000 (kvm) = 95 000 SEK Fönsterputs 2 gånger per år Offererat pris för samtliga fönster som omfattas är 50 000 SEK per år
Exempel utvärdering Totalt pris vid utvärdering: 828 000 SEK (dagligstädning pris per timme) + 95 000 SEK (golvvård) + 50 000 SEK (fönsterputs)= 973 000 SEK
Exempel utvärdering Kvalitet Muntlig presentation med beskrivning av hur uppstart och genomförande av uppdraget kommer att ske, 50 000 SEK
Exempel utvärdering Utvärderingspris Leverantörens utvärderingspris = Pris - Kvalitet = 973 000 SEK 50 000 SEK =923 000 SEK (Faktiskt pris 900 000 + 95 000 + 50 000= 1 045 000 SEK)
AR-villkor ifråga om lön, semester, arbetstid och tjänstepension De arbetsrättsliga villkoren formuleras så det kan uppfyllas på följande sätt: 1. Leverantören är bunden av tillämpligt rikstäckande kollektivavtal 2. Leverantören tillämpar, utan att vara bunden, villkor i nivå med det KA som UD refererar till 3. Leverantören fullgör ramavtalet med utstationerade arbetstagare, enligt motsvarande arbetsvillkor enligt lagen (1999:678) om utstationering av arbetstagare
Sysselsättningsfrämjande krav Arbetstagare som utför dagligstädning under kontrakt, ska innefatta ett procenttal upp till 20 procent ur den målgrupp avropsberättigad anger Allmän visstidsanställning ( AVA ) Sedvanlig proportionalitetsbedömning Acceptera en kandidat, allternativt genomfört seriöst rekryteringsförsök inom 4 månader, vid vite Leverantören ska visa att anställningen inte lett till undanträngningseffekter Uppföljningsansvar! AF behjälplig (rätt målgrupp etc)
Allmänna villkor Ramavtalsleverantörens allmänna åtagande RAL ansvarar för att kontraktsföremål: uppfyller ställda krav i Kontrakt, Ramavtal och Allmänna villkor ( ) är lämpliga för de ändamål för vilka Tjänster av denna typ normalt används, liksom för de särskilda ändamål som Avropsberättigad angivit i Kontrakt, samt tillhandahålls med omsorg och på ett fackmannamässigt sätt, i enlighet med god sedvänja m.m.
7.7.1.6 Fel i tjänsten 1. Reklamation! 2. Innehållande av betalning och en rätt och skyldighet för RAL att skyndsamt avhjälpa fel om detta är möjligt/skäligt 3. Prisavdrag? 4. Anlita tredje part för avhjälpning, samt fakturera merkostnad plus 20 procent 5. Förtida upphörande och vite (10 procent av årlig omsättning) Inget löpande vite under kontraktstiden!
7.19 Förtida upphörande samt vite Utöver rätt till uppsägning enligt andra villkor föreligger sådan rätt: (a) För icke-felande part om motparten väsentligt bryter sina åtaganden och inte inom 30 dagar efter skriftlig anmodan vidtagit rättelse. Minst 3 avtalsbrott kan ackumuleras till väsentlig avtalsbrott. (b) Ramavtalsleverantör omfattas av uteslutningsgrund. (c) Oriktiga uppgifter i avropssvar av betydelse för tilldelningen.
Frågor?
Välkommen att kontakta oss För frågor om ramavtalet kontakta Ramavtalsansvarig Kontakta ramavtalsservice vid frågor av allmän karaktär: 08-700 07 70, ramavtalsservice@kammarkollegiet.se Våra webbplatser avropa.se kammarkollegiet.se/statens-inkopscentral Vid övriga upphandlingsfrågor: Ett samlat upphandlingsstöd finns på upphandlingsmyndigheten.se
Hjälp Uppdatera oss att dig bli om bättre våra delta ramavtal i våra - prenumerera årliga utvärderingar! på vårt nyhetsbrev!
Tack!