Verksamhetsplan 2015 Regionservice

Verksamhetsplan 2015 Regionservice Fastigheter

Innehåll 1/44 Begreppsförklaringar... 2 Organisation... 3 Område Fastigheters verksamhetspolicy... 4 Kvalitet (K)... 6 Miljö (M)... 8 Arbetsmiljö (AM)... 10 Ekonomi (E)... 11 Processperspektiv - Processvisa mål och aktiviteter... 12 1. Ledning och utveckling... 13 och mått... 13 Aktiviteter... 13 2. Ta in fastighetsbehov... 21 och mått... 21 Aktiviteter... 21 3. Ta in kundbehov... 22 och mått... 22 Aktiviteter... 22 4. Planering och Finansiering... 24 och mått... 24 Aktiviteter... 24 och mått... 25 6. Köp och Försäljning... 26 och mått... 26 Aktiviteter... 26 7. Bygg och installation... 27 och mått... 27 Aktiviteter... 27 8. Drift... 29 och mått... 29 9. Utrustning/Konst... 32 och mått... 32 Aktiviteter... 32 10. Förvaltning... 33 och mått... 33 Aktiviteter... 33 A. Ekonomi... 34 och mått... 34 Aktiviteter... 34 B. Personal... 35 och mått... 35 Aktiviteter... 35 C. Upphandling... 37 och mått... 37 Aktiviteter... 37 D. Fastighetsdokumentation... 39 och mått... 39 Aktiviteter... 39 E. Administration... 40 och mått... 40 Aktiviteter... 40 F. Risk, säkerhet och brand... 41 och mått... 41 Aktiviteter... 41 Stödperspektiv... 42 Tillräckliga, främst personella, resurser... 42 Engagerad, delaktig och tydlig kultur... 44

2/44 Begreppsförklaringar Begreppsförklaringarna är inga generella definitioner utan Område Fastigheters tolkningar och specificeringar av nedanstående begrepp: Intressent: En grupp (eller person) som har ett intresse i, eller påverkas av, en organisations verksamhet område: Område inom vilket man vill prestera ett resultat och uppnå mål. Område Fastigheters (Kvalitet, Miljö, Arbetsmiljö och Ekonomi) bör ammans täcka in dels behov och krav från viktiga intressenter samt kunna hantera Region Örebro läns övergripande målformuleringar. Övergripande mål: Långsiktiga, ofta generellt formulerade (ej mätbara), ej tidsatta mål Specifikt mål: Mätbara och tidsatta mål : Någonting man mäter för att kunna utvärdera tånd eller utveckling. I det här sammanhanget är det synonymt med nyckeltal eller indikator. Utgångsvärde: Det mätvärde måttet (eller nyckeltalet) har vid en mätperiods start värde: Det mätvärde (på måttet) man vill uppnå inom den bestämda tidsperioden Aspekt: Aspekter är underkategorier till a (t.ex. miljöaspekter) som ska vara utvalda på så vis att det innebär en nedbrytning och specificering av målområdet samtidigt som den stora majoriteten av det som är viktigt inom målområdet innefattas. Strategikarta: En grafisk illustration av vilka övergripande mål en organisation vill uppnå samt vad man tror är viktigt att eftersträva för att ge förutsättningar för att uppnå de övergripande målen (en karta av mål som visar vägen till de övergripande målen). Perspektiv: Strategikartan kan delas in i Perspektiv med olika fokus för vilka mål som sätts. I mål- eller intressentperspektivet är organisationens övergripande prestation i fokus. I processperspektivet är fokus vad processerna ska prestera för att kunna uppnå de övergripande målen. I stödperspektiv är fokus vilka förutsättningar som krävs för att processerna ska kunna prestera.

3/44

Vision och värdegrund 4/44 Region Örebro läns vision är: Hälsa och livskraft genom trygghet, kvalitet och hållbar utveckling Region Örebro läns värdegrund är: Vi skapar förtroende genom att vara lyhörda, öppna, samspelta och engagerade i en utveckling för människornas bästa. Vi visar respekt för allas lika värde och delaktighet. Vi finns nära invånarna under hela livet. Vi ser behoven hos varje person. Fem förutsättningar för regionens verksamhet Region Örebro läns inriktning för planeringsperioden 2016-2017 vilar på fem förutsättningar - Ett gott liv för länsinvånarna - Kraftfull utveckling - Rikt utbud och tillgänglighet - Förtroende, erfarenhet och nytänkande - Tillsammans över gränserna Område Fastigheters verksamhetspolicy Område Fastigheter är ett område inom Regionservice. Område Fastigheter är en effektiv serviceorganisation som bedriver verksamhet inom fastighetsförvaltning, fastighetsdrift och bygg- och installationsprojekt där även lokalplanering och konstnärlig utsmyckning ingår. Vår verksamhet ska präglas av hög kvalitet och omtanke om såväl våra kunder som miljön, regionens ekonomiska resurser och inte minst varandra. Vi arbetar utifrån övergripande mål, policys och våra egna ambitioner genom ständiga förbättringar inom våra ; Kvalitet, Ekonomi, Miljö och Arbetsmiljö. Område Fastigheter ska via sin verksamhetsplan bidra till att Regionservice blir Sveriges bästa serviceorganisation genom att ytterligare utveckla våra tjänster till kärnverksamheterna. Kvalitet Genom vårt sätt att bedriva verksamhet förser vi regionorganisationens verksamheter med funktionella, driftsäkra och hälsosamma men även trivsamma och estetiskt tilltalande lokaler och utemiljöer. Utgångspunkten ligger alltid i att möta verksamheternas behov - inte bara av ett bra slutresultat utan också av bra stöd och dialog på vägen. Ekonomi Region Örebro län har stora och viktiga uppdrag med begränsade resurser, varför det naturligtvis är viktigt att hushålla med ekonomiska medel. De pengar vi kan spara kan komma vården tillgodo antingen direkt eller långsiktigt (genom lägre hyror). Vi har även ett ansvar att förvalta och därmed behålla eller öka värdet på ett fastighetsbestånd som utgör en värdefull och strategisk resurs för Region Örebro län. Miljö Våra fastigheter har en stor miljöpåverkan genom sin livscykel, inte minst genom energiförbrukning och materialval men även genom t ex lokalisering. Genom vårt arbete har vi stor möjlighet att minska denna långsiktiga miljöpåverkan. Miljön påverkas dessutom direkt av hur vi bedriver vår verksamhet bl a beroende på transportval, val av kemikalier etc. Vår ambition är att i all vår verksamhet minimera och om möjligt förebygga negativ miljöpåverkan och på så vis bidra till en ekologiskt hållbar samhällsutveckling.

5/44 Arbetsmiljö För att klara av våra åtaganden behöver vi personal som har rätt kompetens för sina arbetsuppgifter, är effektiva och har en stark känsla för service. En god arbetsmiljö är mycket viktig för vår personal. För oss innebär en god arbetsmiljö att förebygga såväl fysiska arbetsmiljörisker i drift, på byggarbetsplatser, i kontorsmiljö och vid transporter som att förebygga ohälsosam psykosocial belastning. Område Fastigheter ska även vara en attraktiv arbetsgivare med en god arbetsmiljö som förmår att locka till sig och behålla den bästa arbetskraften. Det innebär också att verka för att vi alla är stimulerade, delaktiga, trivs och mår bra. Struktur på mål och aktiviteter samt strategikarta Utgångspunkten för de intressentbehov Område Fastigheter beaktar är Region Örebro läns övergripande Regionservice övergripande Egen bedömning av intressenter För att uppnå våra mål arbetar vi processorienterat med ständig förbättring. För att processerna ska kunna fungera effektivt och utvecklas krävs dock vissa förutsättningar. Denna logik, som illustreras av vår strategikarta, ger också strukturen i aktivitetsplanen som följaktligen är indelad i tre avsnitt motsvarande perspektiven i strategikartan. et i processperspektivet gäller alla processer (det skulle kunna ritas som en målsättning per process) och syftar till att våra processer måste fungera effektivt och ständigt förbättras och anpassas till nya behov för att kontinuerligt kunna möta målsättningarna i intressentområdet Stödperspektivet visar att processerna inte kan fungera effektivt och utvecklas om det inte finns tillräckliga resurser för att både kunna prestera bra och driva förbättringsarbete samt en kultur av engagemang, delaktighet och dialog och men som ändå innehåller en tydlighet i vad som förväntas och vad som gäller.

6/44 Symbolförklaringar Färgindikatorer, prognos måluppfyllelse 2015 = uppnått eller överträffat målnivån = mindre, acceptabel avvikelse från målnivån = större negativ avvikelse från målnivån / Intressentperspektiv Förändringspilar, utveckling under året, prognosens resultat 2015 jämfört med 2014 = resultatet har förbättrats = resultatet är oförändrat = resultatet har försämrats Kvalitet (K) Övergripande mål Vi ska tillhandahålla ändamålsenliga lokaler och tjänster enligt kundens krav och behov Specifika mål Kvalitet Aspekter Utgångsvärde värde Datum Värde Prognos K.1 Våra fastigheter ska vara handikappanpassade enligt Insatser för funktionshindrade BFS 2003:19 HIN, enligt Funktionshinderpolitiskt program 2013-2016 Enkelt avhjälpta hinder ska åtgärdas Tillgänglighet Andel yta med avklarade enkelt avhjälpta punkter i handikappinventering 75 % 100 % 2015 BB MW Projekt startas kontinuerligt (Se även aktivitet i Ta in Kundbehov)

7/44 Kvalitet Aspekter Utgångsvärde värde Datum Värde Prognos K.2 Förenklad brandskyddsdokumentation tas fram för alla fastigheter Säkerhet Andel fastigheter med framtagen dokumentation 75 % 85 % 2015 BB JB Fastigheter med dygnet-runtverksamhet (boende) prioriteras K.3 Öka antalet rapporterade avvikelser Samtliga aspekter Antal avvikelser 22 25 2015 TS AMA Hälso- och sjukvård Vården är patientsäker K.4 Ökad tillgänglighet till våra tjänster K.5 Ökad kundnöjdhet med personalens bemötande inom Område Fastigheter K.6 Öka kvalitén i utförda tjänster inom Område Fastigheter Kvalitet % 55 % 80 % 2015 TS RS Kund 1 (Drift 63 %, ToP 47,5 % 2013) Kvalitet % 73 % 80 % 2015 TS RS Kund 2 (Drift 76,8 %, ToP 70 % 2013) Kvalitet % 64 % 80 % 2015 TS RS Kund 2 (Drift 72%, ToP 54,4 % 2013)

8/44 Miljö (M) Övergripande mål Förvaltning och nybyggnation av våra fastigheter ska bidra till att främja en hållbar utveckling som innebär att nuvarande och kommande generationer tillförsäkras en hälsosam och god miljö Miljöhänsyn ska tas och miljöanpassade produkter efterfrågas vid upphandling De kemiska produkterna ska bli färre och successivt ersättas med mindre farliga produkter Observera Graddagskorrigering (klimatkorrigering 2015) är fr o m i år införd och innebär retroaktiv justering av statistik för värme from 2010. Specifika mål Miljö Aspekter Utgångsvärde värde Datum Värde Prognos M.1 I enlighet med Miljö- och Hållbarhetsprogram 2012-2015 ska energikonsumtion kwh/m2 minska med minst 15 % jämfört med 2010 Miljö/ Energi Minskning i kwh/m 2 från 2010 (graddagsjusterat) 187,0 197,3 kwh/m 2 2010 167,7 2015 JOJ KD Hållbar utveckling Projekt pågår som planerat i Handlingsplan Fastigheter 2012-2015 OBS Graddagsjustering (klimatkorrigering 2015) är fr o m i år införd och innebär retroaktiv justering av statistik för värme fr o m 2010 Samtliga erforderliga åtgärder kommer inte att vara genomförda till 2015.

9/44 Miljö Aspekter Utgångsvärde värde Datum Värde Prognos M.2 Elanvändningen per yta (kwh/m 2 ) har minskat med minst 10 % jämfört med 2010. Miljö/ Energi kwh/m 2 100,6 kwh/m 2 2010 89,9 kwh/ m 2 2015 JOJ KD Hållbar utveckling Projekt pågår som planerat i Handlingsplan Fastigheter 2012-2015 och

10/44 Arbetsmiljö (AM) Övergripande mål Vara en attraktiv arbetsgivare Aktivt arbeta för en god arbetsmiljö och rimlig arbetsbelastning Specifika mål Arbetsmiljö Aspekter Utgångsvärde värde Datum Värde Prognos AM.1 Område Fastigheter ska vara lika bra eller bättre än Regionservice genomsnitt för NMI Alla AMaspekter Värde NMIenkäten i jämförelse med hela Region Örebro län 74 2013 Regionservice, 74 80 2015 TS LM Attraktiv arbetsgivare

11/44 Ekonomi (E) Övergripande mål Förvaltning och nybyggnation av våra fastigheter ska ske kostnadseffektivt Behålla eller öka fastigheternas värde Specifika mål Ekonomi Aspekter Utgångsvärde värde Datum Värde Prognos E.1 Område Fastigheter ska årligen ha en ekonomi i balans Budgetefterlevnad % avvikelse (exkl kapitaltjänst) - +/- 0 % 2015 TS AH

12/44 Processperspektiv - Processvisa mål och aktiviteter STÖDPROCESSER A. Ekonomistyrning B. Personal C. Upphandling D. Fastighetsdokumentation E. Administration F. Risk, säkerhet och brand

13/44 1. Ledning och utveckling och mått Aspekter Utgångsvärde värde Datum Värde Prognos 1.1 Behålla certifiering enligt ISO 9001, ISO 14001 och OHSAS 18001 Samliga aspekter Certifikat Godkänd certifiering Godkänd certifie ring 2015 TS TS Aktiviteter 1. Ledning och utveckling Ursprung handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget, relationer). (K, M, AM,E) 1.2 Utveckla ärendehantering och återkoppling till kund. Återkoppling ska ges vid mottagandet av ärendet, under ärendet (vid fördröjning) och efter ärendets slutförande Kund 1 3) Ökad kundnöjdhet Återkoppling genom beställnings- och felanmälanformulär på intranätet ska utvecklas ytterligare LM 2015-08 Alla 1.3 Se över och anpassa öppettider och tillgänglighet till kompetens efter kundens behov, så långt det är möjligt Kund 1 4) Ökad kundnöjdhet Supportkanaler och tillgänglighet ska anpassas vid förändrade behov TS 2015-04 Alla

14/44 1. Ledning och utveckling Ursprung handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget, relationer). (K, M, AM,E) 1.4 Bidra till att en organisation för skylthantering, inredning och lös utrustning kommer på plats Kund 1 6) Rekrytering sker under 2015 TS 2015-08 Alla 1.5 Informera mottagare av ärenden att de personligen ansvarar för att ärenden hamnar hos rätt person/enhet Kund 1 8) Ökad kundnöjdhet Tydliggöra att mottagaren av ärendet ansvarar för hela ärendegången och återkopplar till kund. TS 2015-04 K, AM, E 1.6 Det goda kundmötet genomförs på alla arbetsplatser Kund 2 4) Ökad kundnöjdhet Genom Regionservice centralt har publicerats en skrift Det goda kundmötet som vi ska arbeta med internt på våra APT. Chef 2015 K, AM, E 1.7 Följa upp Det goda kundmötet genom medarbetarenkäten om servicepolicy och Regionservice kundenkät. Utifrån resultatet tas en handlingsplan fram. Kund 2 5) Ökad kundnöjdhet Utifrån resultatet tas en handlingsplan fram. Chef 2015-08 K, AM, E 1.8 Skapa fler paketlösningar efter kundernas behov Kund 2 6) Ökad kundnöjdhet Förslag till paketlösningar tas fram och genomförs inom vårt område samt genom samarbete med övriga områden inom Regionservice TS 2015 Alla 1.9 Undersöka hur resultatet från dialoger med barn, som genomfördes hösten 2014, Hållbar utveckling Fullmäktiges övergripande Inom fastighetsområdet kan vi arbeta med att tydliggöra barnperspektivet och utveckla Lokal- plane- 2015-08 Alla

15/44 1. Ledning och utveckling Ursprung handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget, relationer). (K, M, AM,E) kan genomföras vision verksamheten ytterligare t.ex. vid ny- och ombyggnationer av lokaler, väntrum, osv. rare Se dokument Nuläge och förslag till utveckling av barnperspektivet från Lednings- och verksamhetsstöd (LoVS) 2014-05-13 1.10 Genomföra process för underhåll på patientlyftar/sängar för att reducera kostnader men framförallt så att säkerheten på produkterna upprätthålls på samma sätt överallt. Processen ska hållas generell så att den kan användas på liknande utrustning i nästa steg Hälso- och sjukvård Vården är patientsäker God och patientsäker vård Grupp för Allmän teknisk service utreder ansvarsfrågorna sedan tas en process en process fram för underhåll TS 2015-08 Alla 1.11 Utveckla och ta fram fler servicetjänster till hälso- och sjukvården efter kundens önskemål Hälso- och sjukvård Vården är patientsäker God och patientsäker vård Grupp skapas för utveckling av servicetjänster TS 2015 Alla 1.12 Öka antalet inrapporterade avvikelser Hälso- och sjukvård Vården är patientsäker Säkerställa funktioner och status i våra fastigheter Analyser av våra inkommande avvikelser samt kontinuerlig information till personalen om betydelsen av att anmäla avvikelser i egen verksamhet. AMA 2015 Alla

16/44 1. Ledning och utveckling Ursprung handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget, relationer). (K, M, AM,E) 1.13 Identifiera och förbättra några av Regionservice arbetsflöden över områdesgränserna med stöd av lean-filosofin Kund 2 3) Ökad kundnöjdhet Förbättrad arbetsmiljö Utbildning av personalen i lean samt utse leanledare. Initiera till leanprojekt TS 2015 Alla 1.14 Regionservice alla verksamheter ska sortera organiskt matavfall Hållbar utveckling De totala avfallsmängderna har minskat med 5 % jämfört med 2010 Förbättrad miljö Samtliga avdelningschefer/ driftchefer/sektionschefer ansvarar för att det finns möjlighet att sortera organiskt matavfall. JOJ 2015 Alla 1.15 En arbetsplatsträff under året ska innehålla miljöutbildning Hållbar utveckling Alla medarbetare genomgår miljöutbildning under programperioden och utbildningen är obligatorisk vid nyanställning. Förbättrad miljö och arbetsmiljö Genomgången utbildning redovisas i resp. kompetensoch utbildningsmatris under G:\ Chef 2015 Alla 1.16 Öka antalet aktiviteter för minskad el-användning Hållbar utveckling Elanvändningen per yta har minskat med 10 % jämfört med 2010 Förbättrad miljö Miljösamordnare ammans med miljöombud genomför energisparkampanj för att påminna alla medarbetare om effektiva åtgärder i vardagen. JOJ 2015 M, E

17/44 1. Ledning och utveckling Ursprung handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget, relationer). (K, M, AM,E) 1.17 Följa upp orsak till att medarbetare använder bil vid tjänsteresor. Hållbar utveckling Klimatpåverkan från tjänsteresor har minskat med 30 % jämfört med 2010. Förbättrad miljö och arbetsmiljö Uppföljning av orsak till att medarbetare använder bil vid tjänsteresor Chef 2015 M, AM, E 1.18 Se över möjligheten att förbereda och utrusta befintliga motorvärmarstolpar för att kunna ladda el-bilar Hållbar utveckling Klimatpåverkan från tjänsteresor har minskat med 30 % jämfört med 2010. Förbättrad miljö Utredning och ev. utbyte ML 2015-08 M, AM, E 1.19 Minska användningen av engångskläder, engångsmuggar, engångshandskar, engångsbestick, engångsmatlådor, engångsbatterier samt kopiering/utskrift Hållbar utveckling Alla förvaltningar /bolag bedriver ett aktivt arbete för att minska klimatpåverkan från engångsmaterial enligt Klimatlista för engångsmaterial. Förbättrad miljö Miljöombuden gör en inventering. Vad använder vi och hur använder vi vår materiel? (batterier, kopiering/utskrift m m) Dubbelsidig kopiering/ utskrift används där det går. Automatisk sådan inställning vid utskrift på vissa maskiner. Vill man inte ha dubbelsidig utskrift måste man välja enkelsidig sådan. JOJ 2015 Alla Laddningsbara batterier används nästan uteslutande och omhänder-tas enligt regelboken då de är uttjänta.

18/44 1. Ledning och utveckling Ursprung handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget, relationer). (K, M, AM,E) 1.20 Regionservice har några nya medarbetare med funktionsnedsättning i någon form av sysselsättning/ anställning Attraktiv arbetsgivare Region Örebro län är en attraktiv arbetsgivare med medarbetare som trivs och utvecklas i sin yrkesroll Arbeta för att medarbetare med funktionsnedsättning får någon form av sysselsättning/anställning inom Fastigheter Chef 2015 K, AM 1.21 Uppfylla kraven i Miljö- och hållbarhetsprogram Identifiera energibesparingsmöjligheter och årligen redovisa dessa i en sammanställning av genomförda pågående och planerade energieffektiviseringsprojekt Miljö och Hållbarhet Förbättrad miljö Upprättad lista ska ständigt innehålla besparingsmöjlighet på 8,5 milj kwh (motsvarar 3 % per år) Ca 30 st projekt finns inventerade som energiprojekt. Genomförs i takt med budgeterade medel 198,2 kwh/m 2 år 2010 JOJ 2015 Alla Kalkylering av CO 2 -besparing samt payoff-kalkyl ska tas fram för varje projekt 191 kwh/m 2 år 2013. Ca 70 st projekt i handlingsplan energi, ett tiotal pågår 1.22 Upphandla anläggning för destruktion av lustgas vid Karlskoga lasarett Hållbar utveckling Klimatpåverkan medicinska gaser Förbättrad miljö och arbetsmiljö Upphandling för destruktion av lustgas vid Karlskoga lasarett JOJ 2015 Alla

19/44 1. Ledning och utveckling Ursprung handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget, relationer). (K, M, AM,E) 1.23 Utreda möjligheten att samla in lustgas och övriga anestesigaser i övriga verksamheter för destruktion Hållbar utveckling Klimatpåverkan från medicinska gaser (lustgas och anestesigaser) har minskat med 70 % jämfört med 2010 Förbättrad miljö och arbetsmiljö Patientsäkerhet Mäta mängden insamlad lustgas vid USÖ och jämföra med den påfyllda volymen. Utreda möjlighet att samla in lustgas och övriga anestesigaser JOJ 2015 Alla 1.24 Införa digitala informationsskärmar inom vårt område där det finns ett behov av information Attraktiv arbetsgivare 5 Införa digitala informationsskärmar inom vårt område där det finns ett behov av information TS 2015 K, AM 1.25 Öka antalet aktiva analysledare i Regionservice Hälso- och sjukvård Vården är patientsäker Utbilda analysledare inom området som ska arbeta aktivt med händelse- och riskanalyser TS 2015 Alla 1.26 Utveckla, analysera, åtgärda och kommunicera relevanta nyckeltal för våra kunder och inom Regionservice Ekonomi 6 2) Ta fram ett mindre antal relevanta nyckeltal som är jämförbara på nationell nivå TS 2015-04 Alla 1.27 Utvärdera Regionservice organisation efter Region Örebro läns behov och struktur Ekonomi 6 4) Anpassa vår organisation efter Hälso- och sjukvårdsförvaltningens nya organisation TS 2015 K, AM, E 1.28 Mini-föreläsningar eller motsvarande från andra områden på respektive arbetsplatsträff Attraktiv arbetsgivare 5 1) Bjuda in andra områden till personalmöten samt delta i andra områdens personalmöten. Chef 2015 K, AM, E

20/44 1. Ledning och utveckling Ursprung handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget, relationer). (K, M, AM,E) 1.29 Fastigheter arbetar efter beslutat åtgärdsprogram för energifrågor Hållbar utveckling Klimatpåverkan från energianvändning ha minskat med 45 % i jämförelse med 2010 Projekt pågår som planerat i Handlingsplan Fastigheter 2012-2015 JOJ 2015 Alla 1.30 Skapa förutsättningar för att minska mängden osorterat avfall Hållbar utveckling MHP: De totala avfallsmängderna har minskat med 5 % jämfört med 2010 Förbättrad miljö och arbetsmiljö Rutiner ska tas fram JOJ 2015 Alla 1.31 Utveckla strategi för hur konsulter kan användas Undvika orimlig arbetsbelastning samt frigöra tid för strategiskt arbete för ledningsbefattningar Förbättrad kvalitet, arbetsmiljö och kostnadsbesparing Rutin skrivs för hur formerna för arbetet med inhyrd projektledare etc ska fungera (mandat, ansvar, styrning, arbetsgång) ML 2015 K, AM, E

21/44 2. Ta in fastighetsbehov och mått Aspekter Utgångsvärde värde Datum Värde Aktiviteter 2. Ta in Fastighetsbehov Ursprung (ej obl) handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget, relationer). 2.1 Starta planering för att våra lokaler ska underhållsbesiktigas Process Ta in Fastighetsbehov Bättre bedömning av framtida underhållskostnad er 2,0 Mkr/år budgeteras 2015-2016 Planering för att genomföra underhållsbesiktningar på fastighetsbeståndet med hjälp av konsult. Underhållsbesiktning genomförs 2015-2016 BB 2016 Alla

22/44 3. Ta in kundbehov Övergripande mål och mått Aspekter Utgångsvärde värde Datum Värde Prognos Aktiviteter 3. Ta in Kundbehov Ursprung (ej obl) handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget, relationer). 3.1 Vid alla större planerade verksamhetsinsatser, såväl nya eller vid en förändring, ska alltid en plan för aktuella kommunikationsinsatser finnas. Kund 3 1) Ökad kundnöjdhet och förbättrad arbetsmiljö Ta fram mall för kommunikationsplan Projektledare ansvarar för att kommunikationsplan tas fram vid större projekt ML 2015 Alla

23/44 3. Ta in Kundbehov Ursprung (ej obl) handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget, relationer). 3.2 Bidra till att utveckla och förklara investerings- och byggprocessen och vilka beslutspunkter som ska ingå i processen för att uppnå ökad transparens och styrning Ekonomi 6 1) Ökad kundnöjdhet Informationsblad om byggprocessen kommuniceras ML 2015-04 K, AM, E 3.3 Regionservice redaktörer ska medverka till att skapa ett nytt intranät som främjar intern kommunikation för kunder och medarbetare Kund 3 2) Ökad kundnöjdhet och förbättrad arbetsmiljö Fastigheters områdesredaktör medverkar till att skapa ett nytt intranät AMA 2015-08 K, AM, E

24/44 4. Planering och Finansiering och mått Aspekter Utgångsvärde värde Datum Värde Prognos Aktiviteter 4. Planering och Finansiering Ursprung (ej obl) (besparing, miljö hänvisningar till handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget, relationer). 4.1 SKL:s Gränsdragningslista Utrustning/ inredningslista implementeras i alla projekt. Tydligare ansvarsfördelnin g inom Region Örebro län Underlag med ekonomiska konsekvenser vid fullt införande av SKL:s gränsdragningslista tas fram för beslut i regionledningen TS 2015 K, E

25/44 5. Inhyrning och mått värde Datum Värde Aspekter Utgångsvärde Prognos Aktiviteter 5. Inhyrning Ursprung (ej obl) (besparing, miljö handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget, relationer).

26/44 6. Köp och Försäljning och mått 6. Köp och Försäljning Aspekter Utgångsvärde värde Datum Värde Prognos Aktiviteter 6. Köp och Försäljning Ursprung (ej obl) (besparing, miljö handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget, relationer).

27/44 7. Bygg och installation och mått Aspekter Utgångsvärde värde Datum Värde Prognos Aktiviteter 7. Bygg och Installation Ursprung (ej obl) handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget). 7.1 Implementera PTS (Program för teknisk standard) i våra processer Kund Bättre kvalitet, enhetlighet och kostnadsbesparing Implementering av PTS i vår verksamhet ML 2015 Alla 7.2 Utarbeta, uppdatera och följa hygienrutiner Hälso- och sjukvård Vården är patientsäker Lägre sjuktal hos personal samt god och patientsäker vård Hygienrutiner kommuniceras både internt inom området och externt till entreprenörer och konsulter ML 2015 AM

28/44 7. Bygg och Installation Ursprung (ej obl) handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget). 7.3 Rutiner tas fram för källsortering av byggavfall Hållbar utveckling De totala avfallsmängderna har minskat med 5 % jämfört med 2010 Förbättrad miljö och arbetsmiljö Rutiner ska tas fram. ML 2015-08 Alla

29/44 8. Drift och mått Aspekter Utgångsvärde värde Datum Värde Prognos Aktiviteter 8. Drift Ursprung (ej obl) hänvisningar till handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget). 8.1 Utveckla beställningsformulären och tydliggör att även muntliga beställningar ska mottas där så är möjligt Kund 1 2) Ökad kundnöjdhet Information till kund om vad som kan beställas via formuläret på intranätet och vad som ska gå via resp. förvaltare LM 2015-03 Alla Tydliggöra i organisationen att muntliga beställningar ska tas emot där så är möjligt 8.2 Energioptimering i det dagliga driftarbetet Miljö och Hållbarhet Optimerad energiförbrukning Utbildning inom energioptimering genomförs för utsedd personal inom driften under 2015 JOJ 2015 E, M Start av energigrupp inom Drift

30/44 8. Drift Ursprung (ej obl) hänvisningar till handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget). 8.3 Minskning av olika fabrikat avseende kemiska produkter och avveckling av farliga produkter Hållbar utveckling Fullmäktiges övergripande mål för ekologisk hållbarhet Förbättrad miljö och arbetsmiljö Samordning inom driftgrupperna vid val av typ av produkt. Arbete med avveckling av vissa kemikalier enligt lista samt framtagande av plan för riskbedömning av kemikalier LM 2015 Alla 8.4 Generalisera metod för riskanalyser mot specifik utrustning/utrymme. Recertifiering BV 25-27/3 2013 samt intern lagrevision gällande drift byggarbetsplatser 19/3 2013 AFS 2006:4 3 Säker arbetsmiljö Kan utgå från KH:s metod med riskanalyser med protokoll (uppdaterat) som finns på plats samt på G:\. Arbeta igenom all utrustning under en lång tid. Output för varje utrustning blir: Informationsmaterial i form av riskanalysen m m Eventuell specifik instruktion Andra specifika åtgärder (eller allmänna åtgärder om så bedöms lämpligt) LM 2015 Alla Detta kan planeras i koppling till att matrisen över särskilt farlig utrustning/ utrymmen mot behörig personal tas fram. Plan för riskbedömning av utrustning/maskiner 8.5 Få driften involverad - utöver drift- och gruppchefer - vid framtagande av verksamhetsplan Internrevision Ledningsprocess 2010-10-22 Bättre kvalitet, miljö och arbetsmiljö Skapa möjlighet till träffar inom driften. Driften planerar in specifika möten för arbete med detta. LM 2015 Alla

31/44 8. Drift Ursprung (ej obl) hänvisningar till handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget). 8.6 Utarbeta, uppdatera och följa hygienrutiner Hälso- och sjukvård Vården är patientsäker Lägre sjuktal hos personal samt god och patientsäker vård Hygienrutiner kommuniceras löpande både internt inom området och externt till entreprenörer LM 2015 AM

32/44 9. Utrustning/Konst och mått Aspekt er Utgångsvärde värde Datum Värde Prognos Aktiviteter 9. Utrustning/Konst Ursprung (ej obl) handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget, relationer).

33/44 10. Förvaltning och mått Aspekter Utgångsvärde värde Datum Värde Prognos Aktiviteter 10. Förvaltning Ursprung (ej obl) handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget, relationer). 10.1 Vid varje investering ska en kalkyl om framtida kostnader göras för att säkerställa att det ryms inom budget Ekonomi Vid varje investering ska en kalkyl om framtida kostnader göras för att säkerställa att det ryms inom budget BB 2015 K, E

34/44 A. Ekonomi och mått Aspekter Utgångsvärde värde Datum Värde Prognos Aktiviteter A. Ekonomi Ursprung (ej obl) handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget). områden A.1 Uppgradering/utredning av det ekonomiska datastödet LFKalk Bristande funktion i LFKalk 300 tkr Med hjälp av utvecklingsekonom och LandstingsIT utreda behov och möjligheter TS 2015 K, E A.2 Utveckla och förklara prissättning inom Regionservice samt redovisa antalet kostnadsbesparande åtgärder Ekonomi 6 3) Redovisa prissättning och redovisning av kostnadsbesparing TS 2015 K, E A.3 Uppföljning och analys av budget och utfall varje månad. Vid underskott ska handlingsplan upprättas. Ekonomi 6 7) Månadsvis kontroll av budget och utfall varje månad TS 2015 K, E

35/44 B. Personal och mått Aspekter Utgångsvärde värde Datum Värde Prognos Aktiviteter B. Personal Ursprung (ej obl) (besparing, miljö handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget). B.1 Uppföljning, analys och ev. åtgärd av korttidsfrånvaron (0-14 dagar) Attraktiv arbetsgivare Region Örebro län är en attraktiv arbetsgivare med medarbetare som trivs och utvecklas i sin yrkesroll Frisktalet ska bibehållas genom tidiga åtgärder vid frekvent korttidsfrånvaro Chef 2015 K, AM, E B.2 Alla medarbetare ska vara inbjudna till minst en trivselaktivitet/år Stimulera till bra sammanhållning och arbetsklimat Planera in minst en trivselaktivitet under året TS 2015 AM

36/44 B. Personal Ursprung (ej obl) (besparing, miljö handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget). B.3 Samtliga medarbetare som vill ha heltid ska erbjudas detta under de förutsättningar som preciseras under personalavsnittet i Region Örebro läns verksamhetsplan Attraktiv arbetsgivare Region Örebro län är en attraktiv arbetsgivare med medarbetare som trivs och utvecklas i sin yrkesroll Samtliga medarbetare som vill ha heltid ska erbjudas detta Chef 2015 AM

37/44 C. Upphandling och mått Aspekter Utgångsvärde värde Datum Värde Prognos Aktiviteter C. Upphandling Ursprung (ej obl) (besparing, miljö handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget). C.1 Miljökrav ställs och uppförandekod ska användas i samtliga upphandlingar där så är möjligt Hållbar utveckling All upphandling beaktar faktorer som påverkar miljö, hälsa och socialt ansvarstagande Förbättrad miljö och arbetsmiljö Upphandlingsenheten gör samtliga våra upphandlingar och i deras mallar är miljökrav och uppförandekod implementerade ML 2015 C.2 Utreda möjligheterna att upphandla omhändertagande av byggavfall Hållbar utveckling De totala avfallsmängderna har minskat med 5 % jämfört med 2010 Förbättrad miljö och arbetsmilj Utreda möjligheten att upphandla omhändertagande av bygganfall både större och mindre entreprenader ML 2015-08

38/44 C. Upphandling Ursprung (ej obl) (besparing, miljö handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget). C.3 Kartläggning av hur systemet för miljöbedömning av byggvaror, BVB, används samt fastställa framtida ambitionsnivå av hur systemet ska användas. Hållbar utveckling Upphandling Ta fram riktlinjer för hur systemet ska användas. ML 2015-08 Alla

39/44 D. Fastighetsdokumentation och mått Aspekter Utgångsvärde värde Datum Värde Prognos Aktiviteter D. Fastighetsdokumentation Ursprung (ej obl), handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget). D.1 Fastigheternas ritningar ska uppdateras och cad-ritas Enklare ritningshantering och mindre fel i entreprenader Fastigheternas ritningsmodeller såsom VS, el, och mark cad-ritas och uppdateras. Vi upphandlar delvis arbetet av extern konsult SD 2015 K, E

40/44 E. Administration och mått Aspekter Utgångsvärde värde Datum Värde Prognos Aktiviteter E. Administration Urpsrung (ej obl) handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget).

41/44 F. Risk, säkerhet och brand och mått Aspekter Utgångsvärde värde Datum Värde Prognos Aktiviteter F. Risk, säkerhet och brand Ursprung (ej obl) handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget). F.1 Fortsätta arbetet med reservvattenförsörjning till regionorganisationens sjukhus Hälso- och sjukvård Vården är patientsäker Bättre patient- och arbetsmiljösäkerhet Utredning pågår. En reservvattenförsörjning beräknas vara klar under 2017. JOJ 2017 Alla F.2 Sprinklerutbyggnad i befintliga lokaler för att uppnå motsvarande BBRkrav Myndighetsföreläggande finns. Skäligt enligt LSO Bättre patient- och arbetsmiljösäkerhet 200 Mkr totalt under en 7-årsperiod Pågår enligt plan JB 2020 Alla

42/44 Stödperspektiv Tillräckliga, främst personella, resurser Övergripande mål Säkerställa tillräcklig bemanning för att i en sund arbetsmiljö kunna prestera operativt och arbeta med förbättring Skapa förutsättningar för framtidens bemanning Strävan efter att utveckla vår kompetens och kundfokus för att kunna upprätthålla efterfrågad kvalitet i tjänsterna Detaljerade mål Datum Värde Aspekter Utgångsvärde värde Prognos Aktiviteter Tillräckliga, främst personella, resurser Ursprung (ej obl) handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget). S.1 I det årliga medarbetarsamtalet ska kompetensplanen tydliggöras Attraktiv arbetsgivare Region Örebro län är en attraktiv arbetsgivare med medarbetare som trivs och utvecklas i sin yrkesroll Vi ska klara av de uppdrag som vi får Kompetensutvecklingsplan tas fram och tydliggörs som ett resultat av medarbetarsamtal. Chefer 2015 K, AM, E

43/44 Tillräckliga, främst personella, resurser Ursprung (ej obl) handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget). S.2 Regionservice bidrar till Region Örebro läns kompetensförsörjningsplan och genomförandet av den Attraktiv arbetsgivare Region Örebro län är en attraktiv arbetsgivare med medarbetare som trivs och utvecklas i sin yrkesroll Underlag för kompetensförsörjningsplan tas fram baserat på medarbetarsamtalen TS 2015 K, AM, E S.3 Se över allas möjlighet och tillgång till modern teknik Attraktiv arbetsgivare Se över allas möjlighet och tillgång till modern teknik Chef 2015-08 Alla S.4 En årlig kartläggning av det framtida behovet av olika personalkategorier Framförhållning personalbehov Vi ska klara av de uppdrag som vi får Endagsseminarium med Ledningsgruppen för Område Fastigheter planeras in under året TS 2015 K, AM, E S.5 Klargöra att kompetensutveckling ingår i många aktiviteter utöver traditionell utbildning och hur utbildning ska registreras i Heroma. Attraktiv arbetsgivare Klargöra att kompetensutveckling ingår i många aktiviteter utöver traditionell utbildning och hur utbildning ska registreras i Heroma. Chef 2015-08 K, AM, E

44/44 Engagerad, delaktig och tydlig kultur Övergripande mål Eftersträva engagemang och motivation hos personalen Detaljerade mål Aspekter Utgångsvärde värde Datum Värde Prognos Aktiviteter Engagerad, delaktig och tydlig kultur Ursprung (ej obl) Bedömd effekt (besparing, miljö handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget). S.6 Genomförande av handlingsplan utifrån resultatet i 2013 års medarbetarenkät Attraktiv arbetsgivare Förbättrad arbetsmiljö Arbete med framtagna handlingsplaner vid avdelnings-, grupp- och chefsmöten pågår Chef 2015-04 K, AM, E