AVTAL OM UPPHANDLING AV KONTORSMATERIAL

Bilaga 4 AVTAL OM UPPHANDLING AV KONTORSMATERIAL Avtalsparter Beställare 1. Ålands hälso- och sjukvård 2. Leverantör 1. Ålands hälso- och sjukvård Centrallagret PB 1055 2. Ålands landskapsregering/trafikavdelningen Verkstads- och Lagerenheten Verkstadsgränd AX-22120 Mariehamn 3. Ålands landskapsregering Serviceenheten PB 1060 4. Ålands landskapsregering IT-enheten PB 1060 Utförare Leverantör Föremål för avtalet Avtalsparterna har kommit överens om leverans kontorsmaterial för den egna verksamheten, enligt offertbekräftelse. Produktområden - Brevkorg med tillbehör - Bok-, vägg-, penn- och plastställningar - Stiftapparater/Stiftborttagare/Hålstansar - Saxar/Vässare för sax - Linjaler - Pärmar - Diarieböcker - Pennor

- Plastfickor - Stift, gem och pappersklämmor - Tejp/tejpställningar/Lim - Stämplar - Band till märkapparat - Kopieringspapper - Kuvert/internpostkuvert med tryck - Påsar - Block och häften - Mellanblad - Etiketter och namnlappar - Räknemaskinspappersrullar - Miniräknare - Musmatta/ergonomiprodukter - Datarengöring - USB-minne, CD- och DVD-skivor - Övrigt kontorsmaterial - Skrivar- och kopieringstoner Avtalets giltighetstid Avtalet gäller 2 år från och med 2013-XX-XX till och med 2015-XX-XX med möjlighet till 1 års förlängning. (Exakta datum regleras vid avtalstecknandet.) Den upphandlande enheten förbehåller sig rätten att besluta om förlängningen. Avtalshandlingar Förekommer i handlingarna mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter, gäller de inbördes i nedan angiven ordning, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat: 1. Ändringar i eller tillägg till detta avtal som skriftligen godkänts av avtalets parter 2. Detta avtal 3. Anbudsförfrågan 4. Allmänna avtalsvillkor för offentlig upphandling av tjänster JYSE 2009 Produkter 5. Anbudet Alla tillägg och/eller ändringar till avtalet kräver parternas samtycke och skall ske skriftligen. Pris Pris framkommer av bilaga och anges i euro exkl.moms. Avtalade priser är fasta under det första året av avtalsperioden. Eventuella prisförhöjningar under avtalsperioden skall aviseras senast 60 dagar innan de träder i kraft och godkännas skriftligt av upphandlingsenheten (centrallagret) vid Ålands hälso- och sjukvård. Retroaktiva prishöjningar godkänns inte. Prisjustering kan endast godkännas en gång per år under avtalsperioden. Prisförändringar skall vara väl dokumenterade från tidigare led i form av branschindex eller liknande och lätt kunna kontrolleras av upphandlingsenheten vid Ålands Hälso- och Sjukvård. Kan överenskommelse om nytt pris inte träffas äger båda parter rätt att skriftligt säga upp avtalet med en (1) månads uppsägningstid. Under uppsägningstiden gäller den senaste träffade prisöverenskommelsen.

Betalningsvillkor Beställarna Ålands hälso- och sjukvård och Ålands landskapsregering faktureras utan moms (ifall leverantören är åländsk ska vi faktureras inkl. moms) skilt för respektive beställning (enligt bilaga 2a och 2b i anbudsförfrågan). Fakturan förfaller till betalning 21 dagar efter att godtagbar faktura inkommit. Om fakturan inkommer innan varan har levererats är betalningstiden 14 dagar räknat från den dag varan emottagits av kunden. Fakturorna skall vara utskrivna på svenska. För betalnings dröjsmål erläggs förseningsränta enligt av Finlands Bank utfärdat meddelande. Förseningsräntan har av Finlands Bank fastställts till 8 % för tiden 01.01.-30.06.2013. Dröjsmålsränta understigande 10 euro exkl. Moms får inte debiteras. Inga faktureringsavgifter eller andra typer av administrativa avgifter får debiteras. Faktura utställs på och sänds till följande; enligt beställningar: 1. Ålands hälso- och sjukvård Alla fakturor, oberoende om de sänds som e-faktura, pdf-faktura eller pappersfaktura, ska vara försedda med adressen: Ekonomiavdelningen PB 1091 referens 604 Ramavtal 2. Ålands landskapsregering Alla fakturor, oberoende om de sänds som e-faktura, pdf-faktura eller pappersfaktura, ska vara försedda med adressen: Ålands landskapsregering Finansavdelningen PB 2050 AX-22111 MARIEHAMN Fakturan ska märkas med referensen: Finans kontorsmaterial För beställningar av: Ålands landskapsregering. I första hand ska e-faktura användas. E-faktura (enbart i Finvoice-standard): E-faktura adress: FI8720323800001432 Operatör: Nordea Förmedlarens kod: NDEAFIHH PDF-fakturor: adress: faktura@regeringen.ax 3. Ålands landskapsregering Trafik verkstads- och lagerenheten PB 2050

Samtliga fakturor skall vara märkta med beställarens namn eller enligt instruktioner av beställaren. Omärkta fakturor returneras till beställaren. Provanvändning under avtalsperioden Köparen har under avtalsperioden rätt att i begränsad omfattning prova alternativa produkter från annan leverantör. Leverans Leverans till beställarna, enligt adressuppgifter nedan, skall verkställas inom 7 dagar räknat från elektronisk beställning. Om leverantören inte kan leverera inom utsatt tid är leverantören skyldig att meddela detta och meddela ny leveranstidpunkt snarast möjligt, dock senast inom 7 dagar räknat från beställningen. Om leverantören inte har möjlighet att leverera beställd och avtalad produkt inom avtalad tid har köparen rätt att anskaffa motsvarande produkt från annan leverantör och leverantören är då skyldig att ersätta köparen för de merkostnader i form av prisskillnader och annat som köparen åsamkats. Att observera! All handel mellan Åland och EU (förutom Finland) följer särskilda anvisningar. Det självstyrda landskapet Åland är full medlem av Europeiska unionen, och tillhör EU:s tullunion, men står utanför skatteunionen. Det innebär att Åland omges av en så kallad skattegräns, även gentemot övriga Finland, och räknas som tredje land vid handel med övriga EU. Därför tillämpas samma regler som vid handel mellan EU och länder inom EES-området. Leveransadresser: Ålands hälso- och sjukvård Centrallagret PB 1055 AX-22 111 Mariehamn FO- nr 1907542-4 Tullkundnr 5505-3 Kontaktperson: Lagerchef Pernilla Nyberg Tel.nr +358-(0)18-535113 e-post: pernilla.nyberg@ahs.ax Ålands landskapsregering Självstyrelsegården/varumottagning Östra ingången, vån 1 PB 1060 FO-nr 0145076-7 Tullkundnr 5520-2 Kontaktperson: vik. övervaktmästare Carina Blomqvist Tel. Nr +358-(0)18-25177 e-post: carina.blomqvist@regeringen.ax

Ålands landskapsregering Verkstads- och Lagerenheten Verkstadsgränd AX-22120 Mariehamn FO-nr 0145076-7 Tullkundnr 5520-2 Kontaktperson: verkstadschef Kaj Ekebom Tel.nr +385-(0)18-25166 e-post: kaj.ekebom@ls-mail.ax Leveransvillkor Finnterms 2001 TOP gäller. Fri leverans till och avlastning vid köparens lager. I leveransen skall ingå försäkring av produkterna tills de når köparens lager. Användarundervisning Leverantör skall under avtalstiden ha beredskap att på begäran ge kompletterande undervisning i användning av produkterna. Undervisningen skall ges på svenska. Det skall även finnas möjlighet att ställa frågor om produkterna på svenska, samt möjlighet till demonstration på plats på svenska Förändringar i sortiment Utbyte av avtalad artikel ska aviseras till beställaren minst trettio (30) dagar före beräknat skifte av artikel. Leverantören ska på begäran kunna tillhandahålla beställaren den nya artikeln för utvärdering. Utbyte får ske först sedan beställaren lämnat skriftligt godkännande därom. Utgår artikel ur sortiment ska leverantören erbjuda likvärdig artikel med motsvarande eller högre kvalitetsnivå till högst samma pris. Vite Om leverans försenas i förhållande till överenskommen leveranstid och detta inte beror på köparen och inte kan anses utgöra force majeure har köparen rätt till vite. Vite utgår efter varje full vecka förseningen varar med 1 % av värdet av den försenade leveransen. Vitet skall i sin helhet dock inte överskrida 3 % av leveransens värde. Efter upprepade förseningar i leveranser i jämförelse med avtalad leveranstid eller efter en enstaka försening om minst 3 veckor kan köparen ensidigt upphäva avtalet. Produkternas kvalitet Kvaliteten på produkterna skall vara god och motsvara den kvalitet som offererats och godkänts. För avvikelser i kvaliteten på levererade produkter gör upphandlingsenheten skriftlig reklamation. Om tre reklamationer görs för samma produkt, kan köparen säga upp köpeavtalet med omedelbar verkan. Om leverantören företar ändringar i produkt, kvalitet, utförande, fabrikat, förpackning beslutar köparen om huruvida produkten kan godkännas i användning för det ändamål den ursprungligen godkänts.

Reklamation Saknat gods samt synliga transportskador ska noteras på transportörens fraktsedel för att därefter anmälas till transportföretaget. Skador som upptäckts senare ska omgående, dock inom sju (7) dagar efter leverans, anmälas till transportföretaget. Övriga reklamationer, som t.ex. felaktigheter på/i produkten, anmäls till leverantören så snart felaktigheten upptäcks. Före retur av skadat eller felaktigt gods ska leverantören kontaktas. Vid felbeställning svarar beställaren för returfrakt, om inte annat överenskommits med leverantören. Produkter skall förpackas väl. För varor som skadas vid returfrakt övertar leverantören ansvaret att lösa detta med transportföretaget. Felaktig leverans Vid felaktig leverans, orsakad av leverantören, svarar denne för samtliga kostnader. Garanti Garantitiden är 24 månader om inte något annat har avtalats. Garantitiden börjar från och med den dag då beställaren har godkänt och tagit emot varan. Garantin omfattar alla fel som kommer fram under garantitiden. Leverantörens garanti omfattar dock inte fel som beror på att varan har använts i strid med användningsinstruktionerna eller på något annat felaktigt sätt. Leverantören är skyldig att genast efter att ha blivit underrättad på egen bekostnad undanröja alla fel som kommer fram under garantitiden eller att leverera en ny vara i stället för den defekta. I garantireparationen ingår också att göra ändringar i varudokumenten till följd av reparationen. Om ingenting annat har avtalats, förlängs garantitiden med den tid som varan inte har kunnat användas på grund av felet. Garantitiden är dock högst dubbelt så lång som den ursprungliga garantitiden. Om det upptäckts ett fel på en vara under garantitiden och det finns grundad anledning att anta att även andra varor kommer att ha samma fel, är leverantören skyldig att reparera felet på alla levererade och kommande varor. Beställaren ska lämna en vara för garantireparation till en plats i Finland som anvisas av leverantören. Leverantören ska stå för kostnaderna för garantireparationen och för utgifterna för att lämna in varan för garantireparation och för att lämna tillbaka den. Om leverantören inte uppfyller sina garantiförpliktelser inom en skälig tid efter att beställaren har reklamerat felet, har beställaren rätt att låta en tredje part göra nödvändiga reparationer och kräva skadestånd. Då ska beställaren i förväg underrätta leverantören om att varan kommer att repareras hos en tredje part. Beställaren har också rätt att kräva prissänkning i stället för reparation. Även efter garantitiden är leverantören skyldig att, genast efter att ha blivit underrättad, undanröja de fel på en vara som fanns på varan när risken överfördes till beställaren och som

beställaren rimligen inte kunde ha upptäckt vid mottagningskontrollen eller under garantitiden. Statistik Senast 4 månader efter avtalsstart ska leverantör kostnadsfritt kunna tillhandahålla statistik enligt detta avtal. Avtalsuppföljning skall ske minst 2 gånger per år. I samband med uppföljningsmötena ska statistik enligt detta avtal kunna redovisas. Vid uppföljningsmötena skall avtalad leverantör också kunna redovisa uppföljning mot sina producenter/tillverkare. Statistiken ska vara beställaren tillhanda max tio (10) arbetsdagar efter begäran. Statistiken ska vara på svenska. Statistiken ska minst innehålla uppföljning av pris, restleveranser, fel leveranser och leveranstider. Uppföljning Leverantören ska tillhandahålla en kundansvarig, som ansvarar för information, statistikrapporter och regelbundna uppföljningsmöten minst 2 ggr/år. Ett uppföljningsmöte kan avse uppfyllelse av avtalsvillkor eller enskilda händelser. Initiativ till uppföljningsmöten kan tas av båda parter. Säkerhet och sekretess Leverantören förbinder sig att inte till någon enskild eller juridisk person röja uppgifter som leverantören tar del av i samband med uppdraget, vare sig det sker muntligen, genom att en handling lämnas ut eller på annat sätt. Leverantören förbinder sig även att inte nyttja sådan uppgift utan särskilt, skriftligt, tillstånd från Ålands hälso- och sjukvård. Leverantören ansvarar för att personalen har erforderlig information gällande sekretessregler. Sekretessen gäller även efter det att uppdraget har upphört. Överlåtelse av avtal och ägarskifte Leverantören får inte utan Ålands hälso- och sjukvårds skriftliga godkännande överlåta, upplåta eller pantsätta rättigheter enligt detta avtal, varken helt eller delvis till tredje part. Det informeras härmed om att Ålands hälso- och sjukvårds möjlighet att godkänna överlåtelse av avtal är starkt begränsad enligt upphandlingslagstiftningen. Likaså ska skriftligt godkännande från Ålands hälso- och sjukvård inhämtas i förväg vid väsentliga förändringar av ägarförhållanden hos leverantören. Ålands hälso- och sjukvård har rätt att föra över kontraktet till en sådan tredje part som helt eller delvis tar över Ålands hälso- och sjukvårds uppgifter. Hävning Ålands hälso- och sjukvård har rätt att häva avtalet och få ersättning för skada om leverantören: väsentligt misskött uppdraget levererad produkt inte motsvarar offererad efterfrågad produkt misskött uppdraget och inte utan dröjsmål efter skriftlig anmodan (varning) vidtagit rättelse i väsentligt hänseende brutit mot avtalet och inte utan dröjsmål efter skriftlig anmodan vidtagit rättelse. kommer på obestånd och inte ofördröjligen efter begäran ställer betryggande säkerhet för sitt åtagande inte fullgör eller på annat sätt missköter redovisning och betalning av skatter och avgifter

utan medgivande från Ålands hälso- och sjukvård överlåter avtalet på annan utan medgivande från Ålands hälso- och sjukvård genomför ägarskifte av väsentlig betydelse för Ålands hälso- och sjukvård saknar föreskriven försäkring lämnat oriktiga uppgifter i anbudet och dessa uppgifter har varit av väsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelning av avtal Om påtagliga brister förekommer med regelbundenhet oavsett om de var för sig åtgärdas inom rimlig tid kan en sådan regelbundenhet utgöra grund för såväl skadestånd som hävning av avtal. Om leverantören missköter uppdraget har Ålands hälso- och sjukvård rätt att låta avhjälpa felet eller bristen på leverantörens risk och bekostnad eller begära sådant prisavdrag som motsvarar felet eller bristen. Hävning ska ske skriftligen och kostnadsfritt för Ålands hälso- och sjukvård. Ålands hälsooch sjukvård äger därutöver rätt att erhålla ersättning för uppkomna kostnader i samband med hävning. Leverantören har rätt att häva avtalet och få ersättning för skada om Ålands hälso- och sjukvård väsentligt misskött uppdraget. Leverantören är i dessa fall berättigad till ersättning för utförd del av uppdraget, skälig kostnad för avveckling samt utebliven skälig vinst på den del av uppdraget som inte blivit utförd. Hävning ska ske skriftligen. Tvistelösning Tvist med anledning av ingånget avtal ska i första hand lösas av parterna gemensamt. Kan inte parterna enas ska tvist istället avgöras i Ålands tingsrätt enligt åländsk rätt. Leverantören får inte avbryta eller uppskjuta fullgörandet av de prestationer som avtalats under åberopande av att tvisteförfarande inletts eller pågår. Underskrift Detta avtal har uppgjorts i två likalydande exemplar, ett för vardera parten Mariehamn den Ålands hälso- och sjukvård Leverantör Bilagor: Bilaga 1 Anbudsförfrågan Bilaga 2 Godkänt anbud