REHABILITERINGS- POLICY

EDA KOMMUN REHABILITERINGS- POLICY Reviderad 2012-02-21

Innehållsförteckning 1. INLEDNING... 3 2. KOMMUNIKATION OCH AVSTÄMNING... 4 3. DOKUMENTATION... 4 4. KOSTNADER FÖR REHABILITERING... 4 5. INFORMATION TILL DE ANSTÄLLDA... 4 6. KONTAKT VID SJUKFRÅNVARO... 5 6.1 Inbjudan till arbetsplatsträffar... 5 6.2 Medverkan vid personalsociala aktiviteter... 6 6.3 Deltagande i kompetensutveckling... 6 7. REHABILITERINGSAKTÖRERNAS ROLLER... 6 7.1 Den enskildes roll... 6 7.2 Arbetsgivarens roll... 6 7.3 Försäkringskassans roll... 6 7.4 Företagshälsovårdens roll... 7 7. 5 Fackets roll... 7 7.6 Personalavdelningens roll... 8 8. TILLVÄGAGÅNGSSÄTT... 8 8.1 Tillbaka till arbetsplatsen...8 8.2 Tillbaka till samma arbete fast vid annan arbetsplats inom verksamheten... 9 8.3 Omplacering till annat yrke inom samma verksamhet... 9 8.4 Omplacering av medarbetare till annan verksamhet i kommunen... 10 8.5 Uppsägning på grund av personliga skäl... 10 8.5.1 Avgångsvederlag... 10 8.5.2 Under uppsägningstiden... 10 SAMMANFATTNING... 11 2

1. INLEDNING Inom Eda kommun är policyn att om en medarbetare blir långvarigt sjukskriven eller av andra skäl har svårigheter att ha kvar arbetsuppgifterna pga medicinska orsaker, måste medel sättas in för att få den anställde fullt arbetsför i den ursprungliga miljön. Syftet med rehabilitering är att den som drabbats av sjukdom eller annan nedsättning av arbetsförmågan ska återvinna bästa möjliga funktionsförmåga. En rehabiliteringsåtgärd kan vara förändringar av individers arbetsförhållanden eller vara av medicinsk, psykologisk eller social art. Arbetsmiljölagen och Arbetsmiljöverkets ålägger arbetsgivaren ansvaret för att en organiserad anpassnings- och rehabiliteringsverksamhet bedrivs på arbetsplatsen. Detta innebär bla att arbetsgivaren ska uppmärksamma ohälsa bland sina anställda och vidta åtgärder i förebyggande och rehabiliterande syfte. Rehabilitering ska: Återföra medarbetare som drabbats av sjukdom eller annan nedsättning av arbetsförmågan tillbaka till arbetslivet. Genomföras så att medarbetare som får sin arbetsförmåga nedsatt av ålder, sjukdom eller handikapp, så långt det är möjligt kan arbeta kvar på sin ursprungliga arbetsplats. Minska sjukfrånvaron och oönskad personalomsättning Stimulera till goda arbetsresultat Hur ska vi nå våra mål? Ansvaret ligger hos närmaste chef Ska göras efter fastlagd rehabpolicy Tidiga insatser för att undvika sjukskrivningar/hjälpa sjukskrivna tillbaka till arbete och ett aktivt arbete för att minska sjukfrånvaron. Ska ske med hjälp av samverkan mellan berörda parter så som exempelvis - Den enskilde - Chef - Försäkringskassa - Företagshälsovård - Fackligt ombud - Personalavdelning 3

2. KOMMUNIKATION OCH AVSTÄMNING När många aktörer är inblandade i känsliga och för medarbetaren jobbiga ärenden, är det av yttersta vikt att kommunikationen är korrekt, samordnad och har rätt tidtabell. Det är därför viktigt att de involverade i ett rehabiliteringsärende träffas och stämmer av händelse och åtgärdsförlopp i form av rehabmöten. Detta tillvägagångssätt sörjer också för att vänsterhanden vet vad högerhanden gör, samtidigt som den enskilde inte upplever att kontakterna sker över huvudet på dem. (Man pratar med varandra, inte om varandra). Rehabiliteringsärenden är ofta en svår och ibland smärtsam process både för enskilda som berörs och chefer. Det är därför oerhört viktigt att denna process inte görs längre än nödvändigt, utan bedrivs skyndsamt. Av den anledningen måste olika typer av flaskhalsar i dessa ärenden undvikas, så inte denna process blir längre än nödvändigt. Detta betyder att man exempelvis bör vara restriktiv med att bevilja olika typer av ledighet för den berörde i anslutning till arbetsprövning. 3. DOKUMENTATION Det är av yttersta vikt att varje åtgärd som vidtas för att få den anställde tillbaka i arbete ska dokumenteras. Cheferna har det yttersta ansvaret för att anpassning och rehabiliteringsinsatser sker och ska dokumentera detta i form av minnesanteckningar och handlingsplaner. Dessa planer behöver inte skickas till någon, men kommer att behövas för att få tillbaka medarbetare i arbete och om det blir ett längre rehabiliteringsärende för att arbetsgivaren ska kunna påvisa vilka åtgärder som gjorts. 4. KOSTNADER FÖR REHABILITERING Det är i första hand arbetsplatsen, där den sjukskrivne har sin bottentjänst, som är ekonomiskt ansvarig för de rehabiliterande insatserna. Att verksamheten ska bära kostnaderna för rehabiliteringen beror på att det är dem som formellt är arbetsgivare beträffande anställningsförhållandet och ska därmed bära kostnaderna. Verksamheternas kostnadsansvar gäller även i det skede när ärendet överlämnats till personalavdelningen, i syfte att hitta en omplaceringsmöjlighet utanför det egna verksamhetsområdet, så länge den aktuella arbetstagaren har kvar sitt gamla anställningsförhållande. Personalavdelningen har dock ett mindre konto för kommunövergripande rehabiliteringsinsatser som kan användas för punktvisa åtgärder. 5. INFORMATION TILL DE ANSTÄLLDA Arbetsprövning innebär att en ny medarbetare ska få prova på arbetsuppgifter och smälta in i en främmande miljö och personalgrupp under en tid. Ev kan denna arbetsprövning resultera i att arbetstagaren erbjuds en ledig tjänst på arbetsstället. Av erfarenhet vet vi att detta kan tas emot med blandade känslor hos personalgruppen vid arbetsstället. Detta får dock anses vara en normal reaktion, eftersom denna helst vill påverka rekrytering av nya medarbetare, 4

samtidigt som den ordinarie personalen ser lediga tjänster som en potentiell möjlighet att få högre sysselsättningsgrad. Med anledning av detta är det ett absolut krav att cheferna informerar grundligt om vad syftet med arbetsprövningen är, bakgrunden till den, samt att omplaceringsärenden äger företräde vid lediga tjänster pga bestämmelserna i lagen om anställningsskydd. 6. KONTAKT VID SJUKFRÅNVARO Flertalet undersökningar visar att en stor del av korttidsfrånvaron inte enbart beror på medicinska orsaker, utan även till psykosociala bakgrundsfaktorer. Ett exempel på sådana bakgrundsfaktorer kan vara otrivsel. En förutsättning för att kunna minska all korttidsfrånvaro är självfallet att angripa dessa orsaker. För att detta ska vara möjligt förutsätts en god kommunikation mellan arbetsledning och berörda arbetstagare för att kunna kartlägga och ev åtgärda orsakerna, i synnerhet om de har med otrivsel i arbetsmiljön att göra. Ibland kan dock även en god och rätt genomförd kommunikation med en arbetstagare om t ex frånvaron leda fram till omständigheter och orsakssamband som chefen inte har förutsättningar eller kompetens att hantera. I så fall ska chefen verka för att arbetstagaren erbjuds hjälp från andra aktörer såsom exempelvis försäkringskassa eller företagshälsovård, vilka kan ha bättre förutsättningar att hjälpa till. För att markera arbetsgivaransvaret beträffande åtgärder i anslutning till korttidsfrånvaron ska arbetsledningen om möjlighet finns redan första sjukdagen, men senast den 3:e sjukdagen, efter sjukanmälan kontakta den sjukskrivne för att diskutera vad arbetsgivare kan biträda med i form av hjälp, stöd etc, i syfte att förkorta sjukdomsperioden, eftersom denna form av kommunikation faller in under chefens totala personalansvar. 6.1 Inbjudan till arbetsplatsträffar Vad beträffar beteendet hos långtidssjukskrivna, har det visat sig att det ibland är mentalt svårt för dessa att återgå i tjänst, efter en längre tids sjukdom, p g a att de successivt förlorat kontakten med arbetskamrater och arbetsledning eller att andra faktorer ändrats i arbetsmiljön under frånvarotiden. För att förebygga detta, skall arbetsledningen inbjuda in långtidssjukskrivna till arbetsplatsträffar, under förutsättning att deras närvaro kan kombineras med sjukdomen. Arbetsledningen bör vid sådana inbjudningar för säkerhets skull kontakta försäkringskassan, då de ytterst är ansvariga för huruvida sjukskrivningen kan kombineras med närvaron, utan att ersättningen bryts. Det är viktigt att påpeka att det självfallet är en rättighet för all personal att vara sjukskriven vid sjukdom, men samtidigt en skyldighet för arbetsgivaren att i samarbete med berörda vidta olika åtgärder i syfte att underlätta för arbetstagarna att så tidigt som möjligt återgå i tjänst. 5

6.2 Medverkan vid personalsociala aktiviteter Varje arbetsplats förfogar numera över den egna arbetsplatspengen. Syftet med denna är att personalgruppen ska kunna hitta på egna personalsociala aktiviteter för att främja trivseln och sammanhållningen inom personalgruppen. Vid sådana tillfällen är det oftast möjligt att också inbjuda de långtidssjuka, för att de ska få bättre förutsättningar att hålla kontakten med arbetskamraterna och arbetsledningen under sjukskrivningen. Med hänsyn till att dessa personalsociala åtgärder inte normalt är detsamma som vanliga arbetsuppgifter är det heller ingen risk att försäkringskassan ifrågasätter ersättningen vid deltagande. 6.3 Deltagande i kompetensutveckling Deltagande i kompetensutveckling är också en aktivitet som flertalet långtidssjukskrivna borde kunna omfattas av. Detta är inte bara ett sätt att hålla kontakten med personalgruppen, utan också en möjlighet att hålla kunskaperna vid liv. Uppdaterade yrkeskunskaper underlättar både mentalt och praktiskt för långtidssjukskrivna att återgå i arbete. Samtidigt ger också detta en signal från arbetsgivaren till den sjukskrivne att vi räknar med att du kommer tillbaka, vilket kan leda till bättre självkänsla. 7. REHABILITERINGSAKTÖRERNAS ROLLER För att rehabiliteringsarbetet ska fungera bra gäller det att de olika rehabiliteringsaktörerna gör rätt saker i rätt tid för att resultatet ska bli bra. En förutsättning för detta är att känna till varandras funktioner, d v s vem som gör vad. 7.1 Den enskildes roll I rehabiliteringsprocessen ligger även ansvaret hos den enskilde individen. Med detta menas att den som är sjukskriven aktivt måste delta i sin egen rehabilitering. Detta innebär bla att vara nåbar, lämna de upplysningar som behövs för att klarlägga behovet av rehabilitering, försöka att komma med egna förslag till lösningar, komma på rehabmöten och ställa upp på överenskomna handlingsplaner. 7.2 Arbetsgivarens roll Arbetsgivaren är enligt lag skyldig att ge den anställde stöd och erbjuda de åtgärder som behövs för att återfå eller behålla arbetsförmågan. Vidare är arbetsgivaren ansvarig för att rehabiliteringen kommer igång när det behövs och att den fortlöpande ska pågå under hela processen. Rehabiliteringsmöjligheter ska erbjudas så som exempelvis anpassning av arbetsplatsen, ändrade arbetsuppgifter och arbetstider. När detta är gjort ska handlingsplaner upprättas. 7.3 Försäkringskassans roll Det är arbetsgivaren, och inte försäkringskassan, som är operativt ansvarig för de rehabiliterande insatserna. Däremot har försäkringskassan funktionen som: 6

Tillsynsmyndighet, d v s att arbetsgivaren fullgör sin del av arbetsgivaransvaret. Konsult och bollblank vad gäller möjligheten att ge hjälp till självhjälp. Beslut om ersättning dvs betalar ut sjukpenning. Försäkringskassan är också den instans som beviljar rehabiliteringsersättning när en arbetstagare, som är sjukskriven behöver arbetspröva på andra jobb för att få en provkarta på huruvida alternativa omplaceringar är möjligt. Mer information om försäkringskassan finns i bifogad bilaga och på hemsidan www.forsakringskassan.se 7.4 Företagshälsovårdens roll Avsikten med företagshälsovården är att den ska stödja och biträda kommunens verksamheter i olika medicinska kompetenser som vi inte har i egen regi. Exempel på vad företagshälsovården kan göra är: Förebyggande insatser och rehabilitering Medicinska bedömningar tex arbetsförmågebedömning Arbetsmiljörelaterade utvärderingar och tester Ergonomi Beteendevetenskap/psykologi Friskvård Tekniska insatser Ex på de personresurser vid företagshälsovården som kan erbjuda ovanstående service är: Arbetsmiljöingenjör Psykolog Beteendevetare Ergonom Sjukgymnast Hälsopedagog Företagssköterska Företagsläkare Alla anställda som har eller är på väg att få någon form av arbetsrelaterade besvär har rätt till en kontakt hos företagshälsovården. Kontakten går genom chefen eller via personalsekreteraren. Sjukvårdrelaterade frågor, som inte har med arbetet att göra, hänvisas till landstinget. 7.5 Fackets roll De fackliga företrädarna ska vara underrättade om de olika stegen som tas i ärendet, då det är naturligt att även arbetsplatsombuden vill vara informerade om processen. Dessutom kan de fackliga företrädarna vara med och stötta den enskilde, eftersom en förflyttningsprocess kan medföra både oro och ångest. Den anställde har också rätt att själv begära att få ha med sig en facklig företrädare vid exempelvis rehabmöten. 7

7.6 Personalavdelningens roll Personalavdelningens uppgifter i rehabprocessen är dels att stötta men också att biträda chefer i rehabiliteringsarbetet. Personalavdelningen är de som också har den djupaste kunskapen inom arbetsrättsområdet och kan på så vis medverka till att allt sker i enlighet med de lagar och regler som finns. 8. TILLVÄGAGÅNGSSÄTT För att förebygga ohälsa, tillgång till bra analysunderlag och ge medarbetarna professionell sjukvårdsrådgivning finns en sjuk och friskanmälansservice via vår företagshälsovård Previa. Sjukanmälan för alla tillsvidareanställda och dem med vikariat överstigande 6 månader, ska göras direkt till vår företagshälsovård Previa. Sjukanmälan kan göras dygnet runt, alla dagar året runt på telefonnummer 0771-625625. Övriga sjukanmäler sig direkt till sin närmaste chef. Redan vid sjukanmälan startar rehabiliteringsprocessen, men det är sjukdomens art som sedan avgör graden av rehabiliteringsinsatser. Uppföljningssamtal sker på tredje sjukfrånvarodagen då den anställde kontaktas av leg sjuksköterska för fortsatt rådgivning och vägledning. Gärna första sjukdagen, men senast den tredje sjukdagen ska även närmaste chef ha varit i kontakt med den anställde. Läkarintyg ska, om sjukfrånvaron överstiger sju dagar, lämnas till chefen. Vid långtidssjukskrivning är det mycket viktigt att fortlöpande och i tid lämna läkarintyg till chefen, för att på så vis styrka sin frånvaro. Sms påminnelse om att lämna in läkarintyg kommer till dem som uppgett sina mobiltelefonnummer till sina chefer. Genom stöd i de allmänna bestämmelserna har också chefen rätt att begära läkarintyg från första dag, s.k förstadagsintyg, om det finns särskilda skäl att göra detta. Likaså finns rättigheten att begära att läkarintyg ska vara utfärdat av anvisad läkare. Friskanmälan för alla tillsvidareanställda och dem med vikariat överstigande 6 månader ska göras till samma nummer som sjukanmälan. Verksamhetens ansvar 8.1 Tillbaka till arbetsplatsen Det är viktigt att komma ihåg att det oftast finns en orsak till att medarbetaren sökt sig till ett visst yrke och en viss arbetsplats. Därför måste alla åtgärder aktiveras för att i första hand ordna så att medarbetaren kan återgå i tjänst på ursprungsstället och ursprungsbefattningen, innan andra åtgärder överhuvud taget föreslås. Exempel på åtgärder som bör prövas i syfte att underlätta en tillbakagång till yrket och arbetsplatsen kan vara: - Teknisk anpassning av arbetsplatsen till nya betingelser - Hjälpmedelanskaffning - Förebyggande insatser och träning för den enskilde vid kommunens företagshälsovård 8

- Riktade utbildningsinsatser Det är cheferna som har förstahandsansvaret att tillse ovanstående. Däremot kan naturligtvis chefen söka biträde från verksamhetschef eller personalavdelningen om så önskas. 8.2 Tillbaka till samma arbete vid annan arbetsplats inom verksamheten Om medarbetaren inte kan återgå i tjänst på den tidigare arbetsplatsen, trots åtgärder, ska ändå ambitionsnivån vara att den berörde, om möjligt, får vara kvar inom sitt yrke. Förutsättningar att förflytta medarbetaren till andra arbetsplatser, fast inom samma befattning, ska därför undersökas. Detta kan vara en framkomlig väg p g a att: - Ergonomiska förhållande kan skifta mellan olika arbetsplatser inom samma förvaltning - Nya och andra arbetskamrater kan innebära en ny start om vissa psykosociala orsaker finns i bakgrunden - Byggtekniska förutsättningar att installera hjälpmedel och anpassa arbetsplatserna kan variera inom verksamheterna. Även när möjlighet till förflyttningen finns är det fortfarande chefen, där den anställde är stationerad, som formellt äger ärendet. Hjälp och biträde kan dock erbjudas från personalavdelningen eller verksamhetschefen. 8.3 Omplacering till annat yrke inom samma verksamhet Om man dammsugit den egna verksamheten på möjligheter att förflytta medarbetaren till ett likartat arbete inom yrkesområdet, återstår omplacering eller utbildning till annat jobb, i första hand inom den egna verksamheten. Även här är det fortfarande, åtminstone formellt, chefen som är ägare av ärendet, trots att medarbetaren ännu inte kan återgå till sin ursprungliga arbetsplats, så länge denna har kvar sitt anställningsförhållande där. Trots att chefen alltjämt är ägare av ett arbetsanpassnings- och rehabiliteringsärende, även om ett nytt arbete inte kunnat ordnats inom den gamla arbetsplatsen, så övertar verksamhetschefen, i ett sådan skede det operativa arbetet med att hitta en lösning inom någon annans arbetsplats, fast inom den egna verksamheten. Däremot står det naturligtvis verksamhetsschefen fritt att helt eller delvis delegera denna procedur till personalavdelningen. Det är av yttersta vikt, när både verksamhetsschefen och personalavdelningen biträder med samma ärende, att man underrättar varandra om vad och när olika åtgärder vidtas, förbereds eller genomförs. I samband härmed måste även stå helt klart vem som sköter kontakten med tredje part ex. Försäkringskassan, företagshälsovården samt feedback till chefen. Innan verksamheterna själva vidtar några omplaceringsbeslut måste dock personalavdelningen alltid tillfrågas. Anledningen är att det kan föreligga omplaceringsbehov från andra verksamheter, vars arbetstagare har högre prioritet av företräde framför den egna verksamhetens arbetstagare. 9

Personalavdelningens ansvar 8.4 Omplacering av medarbetare till annan verksamhet När samtliga arbetsanpassnings och rehabiliteringsmöjligheter inom verksamheten är uttömda, övertar personalavdelningen den operativa delen av ärendet, i syfte att hitta en omplacerings- eller rehabiliteringsmöjlighet till nytt arbete inom hela förvaltningen, dvs alla lediga jobb i kommunen. Även om personalavdelningen härvid övertar ärendet är det fortfarande chefen, där vederbörande har kvar sin anställning, som alltjämt är ägare av ärendet. När personalavdelningen tar över det operativa arbetet med att hitta en omplacering, kallas medarbetaren till ett möte, där man tillsammans stämmer av tidigare insatser, överlämnar nödvändig dokumentation och drar slutsatser av den kvarvarande restarbetsförmågan. Normalt erbjuds bara arbetsprövning på lediga jobb inom kommunen. Är det däremot svårt att fastställa den kvarvarande restarbetsförmågan kan arbetsprövning ändå göras, trots att ingen ledig tjänst finns. Detta görs i syfte att undersöka vilka medicinska förutsättningar medarbetaren har att klara av ett visst jobb och i samarbete med försäkringskassan. Finns ett arbete på vilken en medarbetare som är föremål för rehabilitering kan arbeta, har denne företrädesrätt till den lediga anställningen. Verksamheterna äger alltså inte rätt att rekrytera någon annan på den befattningen. 8.5 Uppsägning på grund av personliga skäl Hittas ingen omplaceringsmöjlighet, trots att man har försökt rehabiliterat personen och sökt efter nytt arbete åt denne i hela kommunen, har arbetsgivaren rätt att säga upp den enskilde på grund av personliga skäl. Detta är ofta en smärtsam process för den enskilde, men saknas omplaceringsmöjlighet inom hela kommunens organisation, finns förmodligen framtiden för den enskilde någon annanstans. 8.5.1 Avgångsvederlag När kommunen tvingas säga upp medarbetare pga personliga skäl lämnar kommunen avgångsvederlag enligt nedan om inget annat avtalas mellan kommunen och den enskilde medarbetaren: De som har varit anställda 1-5 år De som har varit anställda 5-10 år De som har varit anställda 10 år - får 2 månadslöner får 4 månadslöner får 6 månadslöner 8.5.2 Under uppsägningstiden Anställda som sägs upp och som under uppsägningstiden är helt sjukskrivna får avgångsvederlaget när anställningen upphör. Anställda som däremot är helt eller delvis friskskrivna mot annat arbete som inte kommunen kan erbjuda får istället lön under uppsägningstiden och anpassade arbetsuppgifter på den friska delen om inget annat avtalas. 10

SAMMANFATTNING CHEFEN ANSVARAR: 1. TILLBAKA TILL ARBETSPLATSEN - Teknisk anpassning - Hjälpmedelsanskaffning - FHV - Utbildning 2. TILLBAKA TILL SAMMA ARBETE VID ANNAN ARBETSPLATS INOM VERKSAMHETEN 3. OMPLACERING TILL ANNAT YRKE INOM VERKSAMHETEN PERSONALAVDELNINGEN Personalavdelningen övertar det operativa ansvaret, men det är fortfarande chefen som är ägare av ärendet. 4. OMPLACERING TILL ANNAT YRKE INOM KOMMUNEN 5. UPPSÄGNING AV PERSONLIGA SKÄL Mer information: Försäkringskassan www.forsakringskassan.se Personalavdelningen 11